Электронные кадровые сервисы закрывают одну обязательную задачу — юридически значимое подписание кадровых документов, и сильно расходятся во всём остальном. Минимум, заданный статьями 22.1-22.3 ТК РФ: локальный нормативный акт о введении КЭДО, уведомление работников, письменные согласия от тех, кто уже работал до 2022 года, УКЭП со стороны работодателя на трудовом договоре и УНЭП или УКЭП со стороны работника на том же договоре. Главное различие между сервисами проходит не по интерфейсу, а по границе функционала: одни умеют подписывать и хранить, другие ведут процесс целиком — от служебной записки и согласования до проводки в учётной системе и задач после подписания. Первый вариант дешевле на старте, второй не придётся менять через два года.
Ниже разобраны семь критериев, по которым сравнивают платформы, и три требования, которые попадают в техническое задание зря и удорожают проект. Показано, какая подпись допустима для каждого вида кадрового документа, чем УНЭП отличается от УКЭП и ПЭП, за какую единицу вендоры считают деньги. Таблица допустимости подписей, сценарная таблица по типам компаний, чек-лист подготовки к демонстрации, тарифы и сроки подключения на 2026 год — во второй половине статьи.
Что входит в электронный кадровый сервис и где проходит граница функционала
Базовый КЭДО — это платформа подписания документов в электронном виде плюс обслуживающие процессы вроде выпуска сертификатов. На вход подаётся приказ или заявление, на выходе получается подписанный файл и запись в архиве. Такую конфигурацию на рынке называют электронной ручкой: расстояния побеждены, документы лежат в одном месте, поиск занимает минуты вместо поездки в архив.
Кадровое делопроизводство шире подписания. Кадровый перевод начинается не с приказа, а с договорённости сотрудника с двумя руководителями, потом идут служебная записка, согласование по нескольким ролям, сбор параметров для учётной системы (ставка, категория, обучение), проводка в 1С, и только после этого — подписание и ознакомление. Дальше следует пост-процесс: подготовка рабочего места, выдача доступов, пропуск. Если платформа умеет только середину этой цепочки, остальное остаётся ручным.
Кейс из практики: у части компаний бумажный архив физически вынесен за пределы офиса — отдельные этажи здания или ангары в трёх километрах. Чтобы найти один оригинал, кадровик выделял отдельный день на поездку. После перевода архива в электронный вид тот же документ открывается за две минуты, и это самый быстро окупаемый эффект перехода, даже если больше ничего не автоматизировано.
Что закон оставляет на бумаге при любом сервисе
Статья 22.3 ТК РФ выводит из электронного документооборота четыре позиции: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Инструктаж проводится очно, и подпись о его прохождении остаётся собственноручной. Остальные кадровые документы допустимо вести только в электронном виде, без дублирования на бумаге.
Факт: согласие на переход в электронный вид не требуется от работников, которые впервые устраиваются на работу после 31 декабря 2021 года и не имеют трудового стажа. Их достаточно уведомить. От всех остальных согласие собирается в письменной форме.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Вопрос на демонстрации, который экономит компании смену системы через два года, звучит так: покажите, как в вашей платформе собирается процесс из блоков без участия разработчика. Если весь процесс зашит в код, каждое ветвление придётся заказывать вендору, а сложный процесс — это не два-три шага. Просите показать редактор маршрутов и блок постановки задачи, а не только окно подписания.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем подписи различаются и что чем подписывают
63-ФЗ выделяет три вида электронной подписи. ПЭП — простая: связка логина, пароля и кода из SMS. Она подтверждает доступ к учётной записи и телефону, но не защищает документ от изменений и технически может быть использована другим человеком, знающим реквизиты. УНЭП и УКЭП формируются криптографическими алгоритмами и дают уникальный отпечаток документа, поэтому любое изменение файла после подписания становится видимым при проверке.
Разница между УНЭП и УКЭП не в математике, а в том, кто отвечает за сертификат. УНЭП работника выпускается внутри сервиса КЭДО или через государственную инфраструктуру, УКЭП выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, а руководителю юридического лица — удостоверяющий центр ФНС. Отсюда следует практическое ограничение: УКЭП признаётся равнозначной собственноручной подписи по умолчанию, а ПЭП и УНЭП — только при наличии соглашения сторон либо когда их использование прямо предусмотрено федеральным законом. Для кадровых отношений таким законом выступает ТК РФ, но соглашение об использовании ПЭП и УНЭП с обязательным порядком проверки подписи всё равно остаётся рабочим инструментом на случай спора.
Распределение подписей по документам задано статьёй 22.3 ТК РФ и не меняется настройками сервиса.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на обучение | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказы, заявления, графики отпусков, табели, уведомления | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Ознакомление с локальными нормативными актами | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Приказ об увольнении, акт о несчастном случае, инструктажи по охране труда | Только бумага | Только бумага |
Из таблицы следует требование к сервису: он должен поддерживать все три вида подписи одновременно и назначать тип подписи отдельно каждому участнику маршрута. Универсальная схема, которая закрывает почти все кадровые процессы, — УКЭП на стороне работодателя и УНЭП на стороне работника, потому что УНЭП выпускается внутри сервиса за пару кликов и не требует поездки в удостоверяющий центр.
Отдельно спрашивают про облачную и мобильную подпись. Различие здесь в месте хранения ключа. Мобильная подпись хранится на устройстве или носителе, находящемся под контролем владельца, — смартфон, USB-токен. Облачная лежит на защищённом сервере удостоверяющего центра, и обращение к ней идёт через подтверждение, чаще всего SMS. Специалисты по безопасности указывают на возможность перехвата SMS как на слабое место облачной схемы, и в судебном споре доказательная база по ключу под личным контролем выглядит прочнее. Бесплатная для граждан и для работодателя альтернатива — приложение Госключ на Госуслугах, где УКЭП физического лица выпускается с удалённой идентификацией по загранпаспорту; ограничение в том, что подписание уводит сотрудника в отдельный интерфейс, а тело документа передаётся через государственную инфраструктуру.
Проверьте, какой подписью подписан ваш документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП мы подписываем до первого подписания, а не после запуска. В нём обязательно должен быть прописан порядок проверки подписи: без этого пункта соглашение формально есть, а доказывать в споре нечем. Возьмите один документ из пилота и проверьте его подпись вне сервиса — если сервис отдаёт файл вместе с открепленной подписью в формате sig, с доказательствами всё в порядке.»
Семь критериев, по которым сравнивают сервисы КЭДО
Сравнительные таблицы вендоров содержат десятки строк, но решение принимается по короткому набору параметров. Ниже те, из-за которых проекты переделывают.
1. Полнота поддержки видов подписи
Сервис должен поддерживать ПЭП, УНЭП и УКЭП и позволять назначать вид подписи каждому участнику маршрута отдельно. Если платформа умеет только УНЭП работника, трудовой договор через неё подписать можно, а приказ о премировании через ПЭП для линейного персонала — уже нет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
2. Работа с внештатным персоналом
Самозанятые и исполнители по договорам ГПХ — не работники, нормы ТК РФ на них не распространяются, и электронный обмен с ними строится на соглашении об электронном документообороте. Проверьте, ведёт ли сервис таких контрагентов в том же контуре, что и штат, или под них придётся заводить вторую систему. Если договоры с внештатниками генерируются в 1С, вопрос решается интеграцией; если они делаются вручную в Word, смотрите личный кабинет и удобство загрузки файлов.
3. Интеграция с учётной системой
Кадровый и зарплатный учёт подавляющего большинства российских компаний ведётся в 1С, поэтому у сервиса либо есть готовый коннектор, либо документированный API. Готовый коннектор ставится файлом расширения и не требует вашей команды разработки. Интеграция через API подключает разработчиков с обеих сторон. Уточняйте не факт наличия интеграции, а конкретные конфигурации и релизы: ЗУП, комплексная автоматизация и ERP различаются по структуре, и коннектор к одной не работает с другой.
Лайфхак: установка готового коннектора к 1С занимает около часа и не требует вашей команды разработки. Интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев и зависит от квалификации ваших разработчиков — закладывайте этот срок в план проекта до подписания договора.
4. Маршрутизация и роли
Маршруты бывают последовательными и параллельными, и сервис должен поддерживать оба, с произвольным числом участников и назначением типа подписи каждому. Второй слой требования — работа с ролями. Когда в компании десятки подразделений и за каждым закреплён свой кадровый специалист, система должна сама вычислять адресата заявления по штатному расписанию или управленческой структуре, а не спрашивать об этом сотрудника, который заявление подаёт.
5. Поведение под нагрузкой
Требование редко попадает в техническое задание и регулярно ломает запущенный проект. КЭДО подключается ко всем сотрудникам компании, и рассылка одного локального нормативного акта на ознакомление означает одновременный вход тысяч пользователей. Архитектура либо рассчитана на такой пик, либо нет, и масштабированием после запуска это не лечится.
Полезно знать: запрашивайте у вендора результаты нагрузочного тестирования с конкретным числом одновременно работающих пользователей. Серьёзные платформы подтверждают работу при десятках тысяч одновременных сессий, и эта цифра проверяется документом, а не устным обещанием.
6. Экосистемность и жизненный цикл документа
Кадровый документ в крупной компании регистрируется в журнале, заносится в дело и уходит на архивное хранение со сроком до 50 лет. Локальный нормативный акт живёт ещё дольше: согласование, утверждение, ознакомление, контроль актуальности, повторный запуск на пересмотр. Если платформа умеет только ознакомление, всё остальное придётся выносить в другую систему через интеграцию, а это отдельные деньги и отдельная точка отказа.
7. Единица тарификации
Вендоры считают деньги по-разному, и сравнить предложения по итоговой цифре в коммерческом предложении обычно нельзя. Прозрачная схема — фиксированная стоимость за активное рабочее место в месяц, куда входит всё нужное. Непрозрачная — отдельные строки за внедрение, за каждый модуль, за архив, за подписи. Отдельно уточните, что считается активным кабинетом и оплачиваются ли перевыпуски подписи: если сотрудник забыл пароль и перевыпустил УНЭП, это не должно превращаться в новую платную позицию. В Добыто счёт идёт за сотрудника в месяц, а выпуск ПЭП и УНЭП входит в тариф и отдельной строкой не появляется.
Важный нюанс из практики: готовая интеграция с 1С заявлена почти у всех вендоров, но на нетиповых конфигурациях с тысячей и более сотрудников её приходится дорабатывать. Добавьте к этому релизы 1С и обновления самого сервиса: связку нужно поддерживать постоянно. Спрашивайте у вендора не про наличие коннектора, а про регламент его обновления при выходе новых релизов учётной системы.
Что критично в зависимости от ситуации компании
Один и тот же критерий по-разному весит для разных компаний.
| Ситуация компании | Критично | Вторично |
|---|---|---|
| До 100 сотрудников, один офис, учёт в 1С | Скорость запуска, готовый коннектор, прозрачный тариф | Локальная установка, нагрузочные тесты, модуль делопроизводства |
| Распределённая сеть, линейный персонал без компьютеров | Мобильное приложение, push и SMS-уведомления, простая подпись для рядовых документов | Глубокая настройка маршрутов, интеграция с мессенджерами |
| Холдинг с несколькими юрлицами и своей службой безопасности | Локальная или гибридная поставка, лицензии вендора, роли и подчинённость из управленческой структуры | Скорость первого запуска, стоимость рабочего места |
| Много самозанятых и исполнителей по ГПХ | Работа с внештатным контуром, соглашение об ЭДО, личный кабинет контрагента | Расчётные листки, калькулятор отпусков |
| Государственное или подведомственное учреждение | Сертификаты и лицензии, размещение в государственном облаке или в своём контуре | Кастомизация интерфейса, маркетинговая известность вендора |
Определите свою строку до первой демонстрации: она сокращает список вопросов к вендору с сорока до восьми и снимает половину переговоров.
Требования, которые зря попадают в техническое задание
Три требования встречаются в заданиях регулярно, удорожают проект и не дают бизнес-ценности.
- Подписание кадровых документов простой электронной подписью на портале «Работа в России». Обязанности использовать этот портал у работодателя нет. Сотруднику при такой схеме приходится выходить из личного кабинета КЭДО на сторонний ресурс, отдельно авторизовываться и вспоминать пароль, а в цепочку добавляется ещё одна точка интеграции и ещё один источник простоя.
- Возврат подписанных документов обратно в учётную систему. Документ создаётся в учётной системе, подписывается и хранится в КЭДО, и открыть его из карточки в 1С можно по гиперссылке. Физический возврат файла даёт задвоение базы, рост нагрузки на 1С и неясную судьбу второго экземпляра: перештамповка и архивное хранение в учётных системах не реализованы.
- Интеграция с мессенджерами для уведомлений. Единого мессенджера, которым пользуются все 100% сотрудников, не существует, поддерживать нужно сразу несколько, а любой из них может быть заблокирован за один вечер вместе с вашим процессом уведомлений. Универсальные каналы — push в мобильном приложении и SMS, которая доходит даже на кнопочный телефон без интернета.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Требование про портал «Работа в России» в техническом задании чаще всего появляется из чужого шаблона, а не из задачи компании. Прежде чем оставлять его, проверьте по своему процессу: кто именно и какой документ будет подписывать через портал и что произойдёт с приёмом на работу, если портал в этот день недоступен. В девяти случаях из десяти требование снимается на первом же воркшопе.»
Во что обходится ошибка выбора
Цена ошибки редко сводится к стоимости лицензий. Если платформа не умеет собирать процессы и вендор не планирует это развивать, систему меняют целиком: заново собирают согласия, заново выпускают подписи сотрудникам, заново настраивают интеграцию и переносят электронный архив. Второй сценарий — нарушение порядка подписания: трудовой договор, подписанный работником простой электронной подписью вместо УНЭП или УКЭП, не соответствует статье 22.3 ТК РФ, а нарушение трудового законодательства влечёт штраф на юридическое лицо до 50 000 рублей по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Третий — утечка персональных данных из плохо защищённого контура: после введения оборотных штрафов внимание к защите данных выросло, и специалисты по информационной безопасности со стороны заказчика теперь приходят на первую же встречу раньше бизнес-заказчиков.
Безопасность вендора: лицензии, сертификаты и аттестация
Три документа, которые путают между собой, отвечают за разное. Лицензия разрешает вид деятельности и относится к разработчику. Сертификат подтверждает соответствие требованиям целого продукта или конкретной его версии. Аттестат подтверждает соответствие одного экземпляра — вашей информационной системы уже после развёртывания.
Деятельность в области информационной безопасности лицензируется, регуляторов два: ФСТЭК и ФСБ. ФСТЭК выдаёт лицензии на техническую защиту конфиденциальной информации и на разработку средств защиты информации. Любая система, где реализована хотя бы одна функция безопасности, включая проверку пароля пользователя, попадает под второй вид. Проверка лицензии разработчика — зона ответственности покупателя: у регуляторов широкие полномочия, и запрет на использование продукта оставит компанию без системы.
Сертификат выдаётся на конкретную версию продукта, поэтому уточняйте, сертифицирована ли та версия, которую вам поставляют, и как вендор поступает с новыми релизами. Часть разработчиков переходит на сертификацию не отдельной версии, а самого процесса разработки безопасного программного обеспечения. Обязательность сертифицированного продукта определяется не общим правилом, а вашей ситуацией: государственным организациям и системам с высокими уровнями защищённости он нужен точно, остальным нужно смотреть применимые нормативные документы.
Аттестация касается уже вас как оператора. По 152-ФЗ оценка соответствия требованиям обязательна, но проводится двумя способами: самостоятельно, с оформлением акта оценки соответствия, либо силами лицензиата ФСТЭК с выдачей аттестата. Если своего подразделения информационной безопасности нет, привлечение третьей стороны хотя бы для того, чтобы убедиться в отсутствии обязанности аттестовываться, обходится дешевле, чем штраф по итогам проверки.
Отдельный вопрос — где физически лежат данные. Поставка бывает облачной, локальной в контур клиента и гибридной. Облако снимает с вас инфраструктуру и резервное копирование, но для компаний со своей политикой безопасности и закрытым контуром часто оказывается неприемлемым. В 2025 году запросов на локальное развёртывание стало заметно больше, в том числе от среднего бизнеса, и часть компаний целенаправленно возвращается из облака в свой контур. Учитывайте и обратную сторону: локальная инфраструктура требует своих администраторов и своего плана резервных копий на весь срок хранения документов. В практике Добыто вопрос о виде поставки закрывается до первой демонстрации: если служба информационной безопасности требует закрытый контур, обсуждать облачные сценарии смысла нет, и в тарифной линейке под это выделен отдельный вариант с выделенным сервером.
Что подготовить до первой демонстрации
Сервис выбирается быстрее и дешевле, если к разговору с вендором готовы пять вещей: перечень процессов, которые вы автоматизируете сейчас и планируете через год; численность и структура персонала с разбивкой на штат, дистанционных работников и внештатников; название и релиз учётной системы; требования службы информационной безопасности; ответ на вопрос, кто в компании будет администратором сервиса.
Как подготовиться к выбору сервиса КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выпишите кадровые процессы по частоте: приём, отпуска, командировки, переводы, ознакомление с ЛНА, справки. Отметьте, какие из них сегодня отнимают больше всего времени кадровой службы.
- Шаг 2. Разделите персонал на три группы: штатные работники, дистанционные работники, исполнители по ГПХ и самозанятые. Для дистанционных электронное взаимодействие регулируется главой о дистанционной работе, письменное согласие с них не собирается; для остальных работников согласие обязательно.
- Шаг 3. Приведите в порядок штатное расписание, оргструктуру и контактные данные. Кабинет сотрудника не создаётся, если у человека не заполнен ни телефон, ни электронная почта, а маршруты согласования строятся по штатному расписанию.
- Шаг 4. Зафиксируйте название, конфигурацию и релиз учётной системы и запросите у вендора подтверждение совместимости именно с ними, а не с продуктовой линейкой в целом.
- Шаг 5. Соберите требования службы информационной безопасности до демонстрации: вид поставки, лицензии вендора, необходимость сертифицированной версии, порядок обработки персональных данных по поручению.
- Шаг 6. Подготовьте комплект ЛНА: положение о ведении КЭДО, приказ о введении, уведомление работников, форму согласия, соглашение об использовании ПЭП и УНЭП.
- Шаг 7. Запустите пилот на одном подразделении и доведите его минимум до нескольких десятков реальных подписаний, прежде чем раскатывать сервис на всю компанию.
В практике Добыто пилотная группа перед раскаткой снимает основную часть ошибок настройки: именно на ней выясняется, что часть сотрудников не получила уведомление, что роль согласующего вычисляется не по той структуре и что шаблон заявления не совпадает с формой из учётной системы.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Обучение линейного персонала занимает больше времени, чем техническая настройка. На практике сотрудникам хватает одного-двух вебинаров: как выпустить подпись, как сформировать заявление, как подписать документ. Отдельно обучаем кадровую службу — у неё сценариев больше. Планируйте обучение до старта пилота, а не после него, иначе первые заявления придут с ошибками и доверие к системе просядет.»
Документы для подготовки к запуску КЭДО
Комплект закрывает юридическую и организационную часть проекта; начните с положения о ведении КЭДО — остальные документы ссылаются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Дорожная карта внедрения КЭДО (шаблон для HR) | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
Когда электронный кадровый сервис не нужен или преждевременен
КЭДО остаётся добровольным. На дату публикации нет нормативных актов, которые делают его обязательным для какой-либо категории работодателей, поэтому утверждения об обязательности в отдельных публикациях не подтверждаются законом. Отказываться от перехода стоит осознанно, и есть ситуации, где он не окупается или преждевременен.
- Компания до 10 человек в одном офисе с редким документооборотом. Экономия на бумаге и курьере не покроет стоимость рабочих мест и времени на подготовку ЛНА.
- Штатное расписание и оргструктура не приведены в порядок. Маршруты согласования строятся из этих данных, и запуск сервиса на неверной структуре даёт заявления, уходящие не тем людям.
- Планируется смена учётной системы в ближайшие месяцы. Интеграцию придётся делать дважды.
- Значительная часть персонала физически не пользуется смартфоном. Таким работникам документооборот продолжают вести на бумаге, а от сервиса потребуется корректно работать в смешанном режиме.
- Работник не дал согласие на переход. Отказ не является основанием для увольнения или иных мер, и работодатель обязан продолжать оформлять его документы на бумаге.
Стоимость подключения КЭДО в Добыто: тарифы и сроки
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников, выбранного тарифа и необходимости интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | в день подключения |
| УКЭП для работодателя | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту УЦ |
| Установка и настройка модуля для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | один день |
Электронные подписи для сотрудников входят в тариф, отдельной строкой они не оплачиваются. Полный состав функций по каждому тарифу, условия перехода между тарифами и порядок пересчёта при повышении опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а тариф можно повысить или понизить в любой момент с пропорциональным пересчётом за оставшийся период.
Выводы
Выбор электронного кадрового сервиса сводится к двум решениям. Первое — какую границу функционала вы покупаете: только подписание или процессы вокруг кадровых документов, включая делопроизводство, ЛНА и архив. Второе — какие виды подписи и какие сценарии участников поддерживает платформа, потому что распределение ПЭП, УНЭП и УКЭП по документам задано законом и настройками не обходится. Остальные критерии — интеграция, маршруты, нагрузка, безопасность вендора и единица тарификации — проверяются документами и пилотом, а не презентацией.
Добыто закрывает обе части задачи: ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются внутри сервиса, УКЭП работодателя оформляется через партнёров-удостоверяющих центров, а модуль для 1С:ЗУП ставится и настраивается за один день. Перед раскаткой на всю компанию мы собираем пилотную группу и доводим её до реальных подписаний — на этом этапе видно всё, что не видно на демонстрации.
Частые вопросы
Можно ли перевести в электронный вид только часть сотрудников?
Да. Работодатель сам определяет перечень работников, в отношении которых вводится электронный документооборот, и фиксирует его в локальном нормативном акте по статье 22.2 ТК РФ. На практике так и делают: начинают с одного подразделения или с офисного персонала, а линейных сотрудников подключают вторым этапом. Смешанный режим, когда часть работников остаётся на бумаге, законом допускается и должен корректно поддерживаться сервисом.
Что делать, если работник отказался от перехода на КЭДО?
Отказ от использования электронных кадровых документов не является дисциплинарным проступком и не даёт оснований для увольнения или иных мер воздействия. Такому работнику документы оформляются на бумаге в прежнем порядке, за счёт работодателя. Отдельно учитывайте, что при повторном предложении перейти на КЭДО согласие снова должно быть письменным.
Кто выпускает УНЭП работнику и нужно ли за неё платить отдельно?
УНЭП работника выпускается внутри сервиса КЭДО: сотрудник задаёт пароль и получает подпись за несколько кликов, поездка в удостоверяющий центр не требуется. Перевыпуск при забытом пароле обычно не ограничен по количеству, при этом активной остаётся одна подпись. В прозрачной модели тарификации оплачивается количество активных рабочих мест, а не число выпущенных или перевыпущенных подписей — этот пункт стоит зафиксировать в договоре.
Стал ли КЭДО обязательным в 2026 году?
Нет. Нормативных актов, вводящих обязательный кадровый электронный документооборот для каких-либо категорий работодателей, на дату публикации не принято. Публикации об обязательности КЭДО не подтверждаются действующим законодательством. Отраслевая логика при этом повторяет путь электронной отчётности и электронных счетов-фактур: сначала добровольный удобный сервис, затем обязанность для крупнейших компаний, поэтому переход разумно планировать заранее, а не откладывать до появления нормы.
Что произойдёт с электронным архивом, если расторгнуть договор с вендором?
Порядок доступа к архиву после расторжения определяется лицензионным договором, и в большинстве случаев там предусмотрен сохранённый доступ к архивной версии. Проверьте этот пункт до подписания: часть кадровых документов хранится до 50 лет, и срок хранения переживёт любой договор с поставщиком. Отдельно уточните формат выгрузки: архив должен отдаваться вместе с файлами подписей, иначе юридическая значимость документов вне системы не подтверждается.
Нужно ли соглашение об электронном документообороте с самозанятыми и исполнителями по ГПХ?
Да, с ними отношения строятся не по ТК РФ, а по гражданско-правовому договору, и обмен электронными документами оформляется отдельным соглашением об электронном документообороте. Если стороны используют УКЭП, такая подпись признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию. При использовании ПЭП или УНЭП соглашение обязательно, и в нём должен быть описан порядок проверки электронной подписи.
Можно ли подписывать кадровые документы через Госключ?
Да, УКЭП физического лица, выпущенная в Госключе, применима в кадровых отношениях, для гражданина и для работодателя она бесплатна. Приложение доступно и как отдельное, и внутри мобильного приложения Госуслуг. Ограничения два: подписание уводит сотрудника в отдельный интерфейс, что снижает удобство сквозного процесса, и тело документа передаётся через государственную инфраструктуру, поэтому схему стоит согласовать со службой информационной безопасности.
