ЭДО и КЭДО в одной компании разделяются по трём признакам: кто вторая сторона документа, какая норма его регулирует и какой подписью он закрывается. Счета-фактуры, УПД, акты и договоры с контрагентами идут во внешнем ЭДО по 63-ФЗ: обе стороны применяют УКЭП, а сотрудник компании подписывает УКЭП физического лица с приложением машиночитаемой доверенности. Трудовые договоры, приказы, заявления и ЛНА идут в КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ: работодатель подписывает УКЭП, работник в большинстве случаев УНЭП, ПЭП допустима для узкого перечня документов. Главное различие при настройке: во внешнем ЭДО основанием обмена служат закон и соглашение сторон, в КЭДО — локальный нормативный акт, уведомление работника и его согласие.
Разберём, какой документ попадает в какой поток, какие подписи в них допустимы и почему УКЭП, УНЭП и ПЭП не заменяют друг друга. Покажем матрицу маршрутизации по типам документов, четыре исключения, которые закон оставляет на бумаге, и порядок настройки ролей, при котором кадровые документы не уходят в контур внешнего ЭДО. Ошибки при смешении потоков и их цена, разные правила хранения архивов, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Чем поток КЭДО отличается от потока внешнего ЭДО
Кадровый электронный документооборот — частный случай электронного документооборота, который в России существует около двадцати лет. Технически это один и тот же обмен подписанными файлами, но правовая конструкция у потоков разная. Внешний ЭДО строится на равенстве сторон: два юридических лица договорились обмениваться документами и подтверждают волю подписью. КЭДО строится на трудовых отношениях: работодатель обязан обеспечить работнику возможность подписания и хранение документов, а работник имеет право отказаться от электронного формата.
Из этого следуют разные требования к системе. Для внешнего ЭДО достаточно, чтобы система корректно формировала и проверяла подпись. Система КЭДО дополнительно обязана обеспечить подписание электронного документа, его хранение в течение установленных сроков и фиксацию факта получения документа сторонами. Последний пункт в интерфейсе выглядит как статус документа в маршруте: просмотрел, согласовал, подписал, с датой каждого действия.
| Критерий | Внешний ЭДО | КЭДО |
|---|---|---|
| Вторая сторона | Юридическое лицо, ИП, физическое лицо по договору | Работник по трудовому договору |
| Правовое основание | 63-ФЗ, для ПЭП и УНЭП дополнительно соглашение сторон | Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, ЛНА о введении КЭДО |
| Что запускает обмен | Подписанное соглашение об ЭДО или прямое действие закона при УКЭП | Приказ, уведомление работника, письменное согласие |
| Подпись со стороны компании | УКЭП юридического лица либо УКЭП физического лица плюс МЧД | УКЭП работодателя |
| Подпись второй стороны | УКЭП контрагента | УНЭП или УКЭП работника, ПЭП для ограниченного перечня документов |
| Обязательная функция системы | Формирование и проверка подписи, передача контрагенту | Подписание, хранение, фиксация факта получения документа |
| Право отказаться | Контрагент не присоединяется к регламенту и работает на бумаге | Работник вправе не давать согласие, санкции за это неправомерны |
Строка про право отказаться объясняет, почему два потока не сводятся в один регламент: контрагента без соглашения вы просто не подключите, а работника без согласия обязаны продолжать вести на бумаге. В практике Добыто потоки разводят на уровне типов документов: тип задаёт, какой шаблон подставляется, какая подпись требуется и по какому маршруту идёт документ. Порядок официального оформления перехода на электронные кадровые документы описан в разделе Минтруда об электронном документообороте в сфере трудовых отношений.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Гибкость системы стоит проверять не по слову в презентации, а по конкретному вопросу: умеет ли она вычислять исполнителя по роли. Если за каждым подразделением закреплён свой кадровый специалист, система должна сама определить, кому уйдёт заявление, а не оставлять этот выбор сотруднику, который его подаёт. Попросите вендора показать настройку роли на вашей оргструктуре до подписания договора.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем виды подписи отличаются и где какая работает
63-ФЗ определяет три вида подписи, и все три объединяет одно свойство: подпись должна позволять установить лицо, подписавшее документ. Дальше начинаются различия, из-за которых виды подписи не взаимозаменяемы.
ПЭП фиксирует только сам факт подписания. Никаких криптографических преобразований с текстом документа не происходит, поэтому проверить целостность и неизменность файла после подписания невозможно. Отсюда практическое ограничение: если одна из сторон поменяет текст, доказать это доверенным способом не получится. УНЭП и УКЭП получаются в результате криптографического преобразования: сначала вычисляется хеш документа, затем хеш подписывается ключом. При проверке принимающая сторона вычисляет хеш заново, и совпадение значений подтверждает, что в документ не вносили изменений.
Разница между УНЭП и УКЭП лежит не в криптографии, а в требованиях к сертификату и средствам подписи. Для УКЭП нужен квалифицированный сертификат по составу, установленному приказом № 795, выпущенный аккредитованным удостоверяющим центром, а создание и проверка подписи выполняются средствами, прошедшими оценку соответствия по приказу ФСБ № 796. За счёт этого документ, подписанный УКЭП, по закону равнозначен бумажному с собственноручной подписью и признаётся любым внешним участником. УНЭП такого автоматического признания не даёт: юридическая сила появляется из нормативного акта или соглашения сторон, где описаны порядок создания подписи, порядок проверки и разбор конфликтных ситуаций.
| Вид подписи | Что подтверждает | Откуда берётся юридическая сила | Место в потоках компании |
|---|---|---|---|
| ПЭП | Факт подписания конкретным лицом | Правила оператора информационной системы и соглашение участников | Ограниченный перечень кадровых документов, внутренние сервисы |
| УНЭП | Автора и неизменность документа после подписания | Соглашение сторон или норма закона, регламент удостоверяющего центра | Основная подпись работника в КЭДО |
| УКЭП | Автора и неизменность документа при квалифицированном сертификате | 63-ФЗ напрямую, соглашение не требуется | Подпись работодателя в КЭДО и обеих сторон во внешнем ЭДО |
Выбор подписи для конкретного документа определяет не удобство сотрудника, а требование закона к этому типу документа. Часть кадровых документов закрывается только УКЭП, часть допускает УНЭП, для отдельных документов достаточно ПЭП.
Факт: документ, подписанный УКЭП, признаётся равнозначным бумажному по закону, и никакого дополнительного соглашения для этого заключать не нужно. Для ПЭП и УНЭП соглашение или нормативный акт с порядком создания, проверки подписи и разбора конфликтов обязательны.
Что стоит за запросами про тип подписки и единицу измерения УКЭП
УКЭП не продаётся как подписка на сервис. Единица учёта здесь одна: квалифицированный сертификат ключа проверки подписи, выпущенный на конкретного человека, с указанием его фамилии, имени, отчества и СНИЛС. Срок действия сертификата устанавливает удостоверяющий центр в своём регламенте, а верхнюю границу задаёт формуляр средства электронной подписи. Связка КриптоПро CSP 5.0 с Рутокен ЭЦП 2.0 в режиме неизвлекаемого ключа допускает срок действия ключа подписи до 3 лет, что уменьшает частоту перевыпуска сертификатов, если удостоверяющий центр это позволяет.
Второе, что скрывается за такими запросами, — смешение сертификата и носителя. Ключ подписи технически можно хранить где угодно, но конфиденциальность и существование ключа в единственном экземпляре обеспечивает только аппаратное средство: ключ создаётся на токене, не покидает его память и работает в неизвлекаемом режиме. Если ключ лежит в реестре компьютера, доступ к нему получает любой, кто получил доступ к машине.
Проверьте, какой подписью закрыт документ из вашего потока
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Распечатка в PDF со штампом «документ подписан электронной подписью» юридической силы не несёт: штамп нарисован и проверке не поддаётся. Значимость есть у электронного оригинала вместе с файлом подписи, поэтому при выгрузке для проверяющих отдавайте именно оригинал и файл подписи, а не картинку документа.»
Карта потоков: какой документ куда идёт
Разделение потоков начинается с перечня типов документов. Пока типы не описаны, любая настройка маршрутов упирается в ручные решения кадровика. Сценарная таблица ниже показывает, что критично в каждом типовом сценарии.
| Сценарий | Поток | Что критично |
|---|---|---|
| Договор, акт, УПД с контрагентом | Внешний ЭДО | УКЭП обеих сторон, МЧД, если подписывает не руководитель |
| Трудовой договор и допсоглашение | КЭДО | УКЭП работодателя, усиленная подпись работника, наличие согласия на КЭДО |
| Заявление на отпуск, справка, служебная записка | КЭДО | Маршрут согласования с фиксацией даты и статуса каждого участника |
| ЛНА и лист ознакомления | КЭДО | Готовность системы к одновременному обращению тысяч сотрудников |
| Договор с самозанятым или исполнителем по ГПХ | Внешний ЭДО | Правила КЭДО на этот поток не распространяются, подпись по соглашению сторон |
| Расчётный листок | КЭДО | Выдача в личный кабинет, отдельное согласие на электронный формат |
| Приказ об увольнении, акт о несчастном случае | Бумага | Электронная форма законом не допускается |
Маршрут для каждого типа задаётся один раз и переиспользуется. В Добыто КЭДО маршрут выбирается из готового списка или создаётся заново, а участники видят цепочку прохождения и статус каждого шага. Последовательный маршрут применяется там, где важен порядок подписантов, параллельный — там, где документ уходит нескольким участникам одновременно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Шаблоны приказов, положений и соглашений для двух потоков
Комплект закрывает обе стороны разделения: начните с положения о ведении КЭДО, оно задаёт перечень документов и категорий работников.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Шаблон соглашения по ЭДО | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
Что закон оставляет на бумаге и как вести смешанный поток
Четыре документа перевести в электронный вид нельзя ни при какой настройке систем: трудовая книжка в бумажной форме, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальные кадровые документы допускается вести электронно без дублирования на бумаге.
Третья линия, которую держат на бумаге, — работники, не давшие согласия на КЭДО. Отказ работника не даёт оснований для увольнения или иных санкций, и кадровая служба продолжает вести его документы в прежнем формате. Отдельно стоят дистанционные работники: обмен электронными документами с ними был разрешён ещё до появления статей 22.1-22.3 ТК РФ, и порядок такого обмена закрепляется в отдельном ЛНА об удалённой работе или прямо в трудовом договоре.
Полезно знать: у работников, принятых на работу после 31 декабря 2021 года и не имевших трудового стажа до этой даты, согласие на КЭДО не собирают. Достаточно уведомить их о том, что в компании ведётся электронный кадровый документооборот.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Закон требует именно письменного согласия работника на КЭДО, и трактовать это как согласие по корпоративной почте рискованно: на момент сбора согласия работник ещё не выразил волю на электронный обмен. Собирайте согласия на бумаге и храните их в личном деле. Для дистанционных работников действует свой порядок обмена, который закрепляется отдельно.»
Как развести два потока технически: роли, маршруты, интеграция
Основная часть кадровых документов создаётся в учётной системе, затем через интеграцию уходит в систему, где подписывается и хранится. Кадровому специалисту при этом удобнее открывать документ по гиперссылке прямо из учётной системы, не переключая интерфейсы.
Как разделить потоки ЭДО и КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте перечень типов документов и разнесите их по трём колонкам: внешний ЭДО, КЭДО, бумага. Спорные типы вносите в третью колонку до принятия решения.
- Шаг 2. Для каждого типа из колонки КЭДО зафиксируйте требуемый вид подписи со стороны работодателя и со стороны работника. Перечень закрепляется в положении о ведении КЭДО.
- Шаг 3. Примите ЛНА: либо один комплексный акт, либо приказ о введении КЭДО плюс отдельный регламент. Оба варианта закону не противоречат, если содержание отвечает требованиям ТК РФ.
- Шаг 4. Уведомите работников и соберите письменные согласия. Форму уведомления и срок определяете сами в локальном акте.
- Шаг 5. Настройте роли и права: кто создаёт документ, кто согласовывает, кто подписывает от лица работодателя, у кого есть доступ к электронному архиву. Матрица ролей делается до запуска, а не после.
- Шаг 6. Соберите маршруты по типам документов и закройте возможность менять состав подписантов и вид подписи на лету, если не хотите разбирать ошибки вручную.
- Шаг 7. Запустите пилотную группу на одном подразделении, снимите ошибки настройки и только после этого разворачивайте систему на всю компанию.
Что проверить до разделения потоков
Пять пунктов, из-за которых проекты чаще всего останавливаются на середине:
- Заполнены ли контактные данные сотрудников: без телефона или электронной почты личный кабинет не активируется.
- Актуально ли штатное расписание и оргструктура: маршруты вычисляют руководителя и кадрового специалиста именно по ним.
- Сколько учётных систем и юридических лиц придётся связать: документ должен уходить от нужного юрлица и возвращаться в нужную базу.
- Выдержит ли система массовое ознакомление с ЛНА, когда в неё одновременно обращаются тысячи сотрудников.
- Как организована выгрузка электронных оригиналов вместе с файлами подписи для проверки.
Важный нюанс из практики: мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию. Это снимает основную часть ошибок настройки ролей и маршрутов, пока цена исправления измеряется одним подразделением, а не всем штатом.
Лайфхак: не настраивайте возврат подписанных кадровых документов обратно в учётную систему. Документы задваиваются, база и нагрузка на учётную систему растут, а процедуры перештамповки и архивного хранения учётная система всё равно не поддерживает. Достаточно открывать документ из неё по гиперссылке.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Нагрузочные характеристики системы обсуждают редко, а зря: при переходе на КЭДО подключаются практически все сотрудники, и рассылка одного ЛНА приводит в систему несколько тысяч человек одновременно. Спрашивайте у вендора результаты нагрузочного тестирования до старта проекта, потому что масштабировать архитектуру после запуска получается не всегда.»
Ошибки при смешении потоков и во что они обходятся
Первая ошибка — подписать кадровый документ подписью, которая для него не предусмотрена. Сотрудник может иметь несколько подписей одновременно, и без ограничения на уровне маршрута он выберет ту, которой пользуется чаще. Документ придётся переподписывать, а при споре он не сработает как доказательство. Ограничение вида подписи в маршруте закрывает эту ошибку один раз и навсегда.
Вторая ошибка — хранить в кадровом архиве не оригинал, а печатную форму со штампом. При проверке нужен электронный оригинал вместе с файлом подписи: проверяющий должен иметь возможность проверить сертификат и убедиться, что документ не менялся. Роструд обновил формы проверочных листов и приравнял документ в электронном виде к бумажному, а самопроверку по ним можно пройти через сервис проверочных листов Онлайнинспекции.
Третья ошибка — забыть про машиночитаемую доверенность во внешнем потоке. Если документ подписывает не руководитель, а сотрудник своей УКЭП физического лица, к пакету прикладывается МЧД, подписанная УКЭП руководителя. В кадровом потоке право подписи от лица работодателя оформляется приказом об ответственном за КЭДО и делегировании подписи.
Четвёртая ошибка — вести кадровые документы в контуре, который проектировался под обмен с контрагентами. Кадровая система хранит персональные данные почти всего штата, и требования к её защите отличаются: за нарушения при обработке персональных данных введены оборотные штрафы, а специалисты по информационной безопасности со стороны заказчика теперь заходят в проект раньше бизнес-заказчиков.
Кейс из практики: в компании с распределённой структурой кадровые заявления и договоры с подрядчиками шли через один общий реестр без разделения по типам. Мы описали типы документов, привязали к каждому вид подписи и маршрут и закрыли смену подписанта на стороне сотрудника. Ручная пересортировка входящих документов из ежедневной задачи кадровой службы исчезла, а повторное подписание из-за неверно выбранной подписи прекратилось.
Когда разделять потоки не нужно
Разделение имеет смысл при двух условиях: в компании реально есть внешний обмен с контрагентами и есть достаточный объём кадровых документов. Если организация до 25 человек ведёт только кадровые документы, а с контрагентами работает по бумажным договорам несколько раз в год, отдельный контур внешнего ЭДО создаст лишнюю точку интеграции без выигрыша.
Второй случай — когда вся организация состоит из дистанционных работников. Для них порядок обмена электронными документами закрепляется в трудовом договоре или отдельном ЛНА и не обязан совпадать с общим порядком ведения КЭДО. Строить два параллельных регламента там, где хватает одного, смысла нет.
Третий случай — подразделения, где основная часть штата не пользуется смартфоном и отказывается от электронного формата. Пока согласий нет, поток остаётся бумажным, а система обслуживает те подразделения, которые перешли. Обязательным КЭДО по состоянию на 2026 год не является: нормативных актов, которые вводили бы его как обязательный, нет.
Хранение: почему архивы двух потоков живут по разным правилам
Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные. Право самостоятельно создавать архив и организовывать хранение даёт организации пункт 2 статьи 13 125-ФЗ об архивном деле, а сроки задаются перечнями документов с указанием сроков хранения. Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет, поэтому в части создания архивов электронных документов ориентируются на правила организации хранения, учёта и использования документов, утверждённые приказом Минкультуры № 526.
Разница между потоками в требованиях. Для кадровых документов основной регулятор — Трудовой кодекс, он закрепляет обязанность хранить документы, но не описывает, как именно. У финансовых документов нормативная база строже: это первичные документы учёта, они подлежат аудиту и требуют подтверждения расходования средств. Отсюда и разные критерии к контуру хранения каждого потока.
При выборе системы хранения полезно свериться с типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, утверждёнными приказом Росархива от 15 июня 2020 года. Стратегия долговременной сохранности описана в ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Проверьте, какие из этих свойств система обеспечивает при извлечении документа через 10 лет, а не только при подписании сегодня.
Стоимость подключения КЭДО и от чего она зависит
Стоимость складывается из численности подключённых сотрудников, тарифа и набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и кастомные шаблоны входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | период 1 год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении сотрудника |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронный архив | входит в тариф «Бизнес» | с даты подключения |
Итоговая сумма зависит от численности, выбранного тарифа и того, нужны ли выделенный сервер и кастомные интеграции. Актуальные условия по каждому тарифу и состав функций указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Два потока документов в компании различаются второй стороной, нормативным основанием и допустимым видом подписи. Внешний обмен закрывается УКЭП обеих сторон и машиночитаемой доверенностью, кадровый — УКЭП работодателя и усиленной подписью работника при наличии ЛНА, уведомления и согласия. Четыре документа остаются на бумаге независимо от настроек, а работник вправе отказаться от электронного формата без последствий для себя. Разделение потоков делается на уровне типов документов, маршрутов и ролей, а не на уровне отдельных решений кадровика по каждому файлу.
В Добыто мы описываем типы документов и маршруты под конкретную оргструктуру, разводим кадровый и внешний контуры и запускаем внедрение через пилотную группу. Такой порядок снимает основную часть ошибок настройки до того, как система разворачивается на весь штат.
Частые вопросы
Нужно ли соглашение об ЭДО, если обе стороны подписывают документы УКЭП?
Нет. При использовании УКЭП документ признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью по 63-ФЗ, дополнительные соглашения для этого не требуются, если иное не установлено нормативным актом. Соглашение обязательно, когда стороны применяют ПЭП или УНЭП: в нём описываются порядок создания подписи, порядок её проверки и разбор конфликтных ситуаций.
Может ли единоличный исполнительный орган работать с ПЭП?
Во внешнем обмене от лица юридического лица руководитель применяет УКЭП, квалифицированный сертификат для этого выдаёт УЦ ФНС. Сотрудник, действующий за компанию, использует УКЭП физического лица и прикладывает МЧД, подписанную УКЭП руководителя. ПЭП руководителя встречается только во внутренних сервисах, где её применение закреплено локальным актом с правилами определения подписавшего лица и где закон не требует усиленной подписи.
Может ли у одного сотрудника быть несколько подписей одновременно?
Да, закон количество подписей у физического лица не ограничивает, и на одном токене могут храниться ключи для разных задач. Риск в том, что сотрудник выберет не ту подпись. Ограничение задаётся в маршруте документа: система жёстко фиксирует допустимый вид подписи для конкретного типа, и сменить его на лету участник не может.
Обязательно ли интегрировать систему КЭДО с Госуслугами?
Обязанность возникает в одном случае: документы подписаны простой электронной подписью и работник подал заявление о размещении своих документов на портале госуслуг. В остальных ситуациях обязательного требования интегрировать систему работодателя с порталом нет, равно как и обязанности дублировать туда все кадровые документы.
В какой поток попадают договоры с самозанятыми и исполнителями по ГПХ?
В контур внешнего ЭДО. Правила статей 22.1-22.3 ТК РФ распространяются на работников по трудовому договору и на самозанятых с исполнителями по ГПХ не переносятся: вид подписи и порядок обмена определяются соглашением сторон. Договоры на выполнение работ и оказание услуг разрешено создавать, подписывать и хранить в электронном виде без дублирования на бумаге.
Что происходит с электронными документами работника после увольнения?
Документы, которые по закону остаются у работника, доступны ему в личном кабинете, включая трудовой договор. Документы, относящиеся к компании, остаются в её профиле и хранятся по срокам из перечней, действующих для бумажных документов. Удалить электронный документ нельзя: его можно только аннулировать, подписав соответствующий документ об аннулировании.
