Кадровый электронный документооборот охватывает большую часть процессов работы с персоналом — от приёма на работу до увольнения. С 2022 года организации получили право переводить в электронный вид трудовые договоры, приказы, заявления, табели учёта рабочего времени и десятки других кадровых документов. В статье разберём полный перечень документов и процессов КЭДО, требования к электронным подписям для разных типов документов и исключения, которые по-прежнему требуют бумажного оформления.
Автор статьи — Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20-летней практикой. В 2008 году получила красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.
Правовая основа КЭДО в России
Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ внёс изменения в Трудовой кодекс и закрепил понятие электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ теперь регулируют создание, подписание и хранение кадровых документов в электронном виде.
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.
По закону КЭДО — это создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумаге. Работодатель самостоятельно решает, какие документы переводить в электронный формат, но обязан получить согласие работников.
Информационная система для КЭДО должна обеспечивать фиксацию факта получения документа сторонами, хранение в течение установленных сроков и возможность представления документов по запросу контролирующих органов. Можно использовать собственную систему, сервис Работа в России или коммерческие платформы.
«Переход на КЭДО — право, а не обязанность работодателя. Но если решение принято, то информационная система должна соответствовать требованиям 377-ФЗ. На практике самописные решения часто не проходят проверку ГИТ из-за отсутствия надёжной фиксации получения документов.»
Документы, которые можно вести в КЭДО
Закон разрешает переводить в электронный вид практически все кадровые документы. Условно их можно разделить на несколько групп по этапам работы с персоналом.
Документы при приёме на работу
Трудовой договор — основной документ, оформляющий трудовые отношения. В электронном виде подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя. Работник может использовать УКЭП, усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП) или простую электронную подпись (ПЭП) — в зависимости от настроек системы работодателя.
Приказ о приёме на работу — издаётся на основании трудового договора. В КЭДО формируется автоматически из данных договора.
Личная карточка работника — форма Т-2 или её аналог. Содержит персональные данные, сведения об образовании, стаже, воинском учёте.
Согласие на обработку персональных данных — обязательный документ по 152-ФЗ.
Заявление о приёме на работу — не обязательно по закону, но многие работодатели его требуют.
Документы текущей работы
Табель учёта рабочего времени — форма Т-12 или Т-13. В КЭДО может формироваться автоматически на основе данных системы контроля доступа или заполняться вручную.
Графики сменности — утверждаются за месяц до начала учётного периода, доводятся до работников под подпись.
Дополнительные соглашения к трудовому договору — оформляют любые изменения условий труда: перевод, изменение оклада, режима работы.
Приказы о переводе — форма Т-5 для временного или постоянного перевода на другую должность или в другое подразделение.
Уведомления работодателя — об изменении условий труда, о сокращении штата, о предстоящем увольнении.
Отпуска и командировки
График отпусков — утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года. В КЭДО работники могут подавать пожелания, а система автоматически формирует график.
Заявления на отпуск — ежегодный, без сохранения заработной платы, учебный и другие виды.
Приказы об отпуске — форма Т-6 для одного работника, Т-6а для группы.
Записка-расчёт о предоставлении отпуска — форма Т-60, содержит расчёт отпускных.
Командировочные документы — приказ о направлении в командировку (Т-9), служебное задание, авансовый отчёт.
Полезные документы для скачивания
Документы при увольнении
Заявление об увольнении — работник подаёт за две недели до желаемой даты. В КЭДО фиксируется момент получения работодателем.
Приказ об увольнении — форма Т-8, основание для расчёта и выдачи документов.
Записка-расчёт при увольнении — форма Т-61, содержит расчёт компенсации за неиспользованный отпуск.
Справка о среднем заработке — для постановки на учёт в службе занятости.
«При увольнении критична фиксация даты получения заявления — от неё отсчитывается двухнедельный срок отработки. В бумажном документообороте часто возникают споры о том, когда именно работник подал заявление. КЭДО решает эту проблему — система фиксирует точное время до секунды.»
Документы, которые нельзя вести в КЭДО
Трудовой кодекс устанавливает исключения — ряд документов обязательно оформляется на бумаге независимо от наличия КЭДО в организации:
Акт о несчастном случае на производстве — форма Н-1. Требует подписи членов комиссии по расследованию, представителя профсоюза, пострадавшего или его представителя.
Приказ об увольнении при ликвидации организации или сокращении штата — когда работодатель прекращает деятельность, электронная система может стать недоступна.
Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда — журналы инструктажей, личные карточки инструктажа. Требование связано с необходимостью идентификации работника и подтверждения факта проведения инструктажа в момент события.
Также нельзя в электронном виде оформлять документы, если работник письменно отказался от участия в КЭДО или не дал согласия на его применение.
Требования к электронным подписям
Закон устанавливает разные требования к видам электронной подписи в зависимости от типа документа и стороны, которая подписывает.
Какую подпись использует работодатель
Для всех документов работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Это подпись с сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра, имеющая юридическую силу собственноручной.
Какую подпись использует работник
Для работника требования зависят от типа документа:
УКЭП обязательна при подписании:
- Трудового договора
- Договора о материальной ответственности
- Ученического договора
- Согласия на перевод
- Заявления об увольнении
- Отзыва заявления об увольнении
УНЭП или ПЭП допускается для остальных документов: заявлений на отпуск, ознакомлений с приказами, согласий на обработку персональных данных и других.
«Для работника получение УКЭП — не проблема. Сертификат можно выпустить через Госуслуги или в удостоверяющем центре. Но часть работодателей идёт навстречу и настраивает систему так, чтобы УНЭП или ПЭП принимались для большинства документов — это упрощает работу с персоналом.»
Процессы, которые автоматизирует КЭДО
Помимо документооборота, современные системы КЭДО автоматизируют целые кадровые процессы:
Онбординг — приём нового сотрудника. Система формирует пакет документов, направляет на подписание, контролирует сроки, уведомляет ответственных о готовности.
Управление отпусками — сбор пожеланий, формирование графика, подача заявлений, согласование, расчёт дней и выплат.
Учёт рабочего времени — интеграция с системами контроля доступа, автоматическое заполнение табелей, контроль переработок.
Документооборот по командировкам — от служебного задания до авансового отчёта.
Оффбординг — увольнение с контролем всех этапов: подача заявления, обходной лист, передача дел, расчёт, выдача документов.
Система КЭДО Добыто охватывает все перечисленные процессы и позволяет настроить маршруты согласования под структуру конкретной организации.
Хранение электронных кадровых документов
Сроки хранения электронных документов аналогичны бумажным и определяются Перечнем типовых управленческих документов. Приказы о приёме и увольнении хранятся 50 лет (75 лет для созданных до 2003 года), табели учёта рабочего времени — 5 лет при обычных условиях труда и 50 лет при вредных.
Информационная система должна обеспечивать сохранность документов в течение всего срока хранения, возможность поиска и выгрузки для проверяющих органов. Рекомендуется регулярное резервное копирование.
«Я рекомендую при выборе системы КЭДО обращать внимание на возможности архивного хранения. Через 10-15 лет может понадобиться документ для подтверждения стажа бывшего работника — система должна обеспечить доступ и читаемость файлов.»
Заключение
Переход на кадровый электронный документооборот — это не просто дань моде, а объективная необходимость для современного бизнеса. Компании, внедрившие КЭДО, сокращают время на оформление кадровых документов в 3-5 раз и минимизируют риск ошибок.
При выборе системы КЭДО важно учитывать соответствие требованиям законодательства, удобство интерфейса для сотрудников и возможность интеграции с существующими системами учёта.
Сервис Добыто КЭДО позволяет автоматизировать весь цикл работы с кадровыми документами — от создания до подписания электронной подписью.
Использованные источники
Часто задаваемые вопросы
Обязан ли работодатель внедрять КЭДО?
Может ли работник отказаться от КЭДО?
Какие документы обязательно требуют бумажного оформления?
Какая электронная подпись нужна работнику для подписания трудового договора?
Нужно ли дублировать электронные документы на бумаге?
Сколько хранятся электронные кадровые документы?
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.