Электронное личное дело сотрудника — это структурированный цифровой архив всех кадровых документов одного работника, который ведётся в системе КЭДО на основании главы 49.1 Трудового кодекса РФ и Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019. Заменяет бумажную папку с копиями паспорта, дипломов, трудового договора, приказов, согласий. В этой статье разберём обязательный состав личного дела в электронном виде, сроки хранения каждого документа, правила доступа и конфиденциальности, требования к форматам файлов, особенности передачи дел при увольнении и порядок выгрузки при проверках.
Рассмотрим полный перечень документов, которые по закону обязаны быть в личном деле, разницу между личной карточкой формы Т-2 и личным делом, правила ведения для госслужащих и коммерческих компаний, нюансы хранения сканов документов с персональными данными, механизмы защиты от несанкционированного доступа и типичные ошибки при переходе с бумаги на электронный формат.
Автор статьи — Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20-летней практикой. В 2008 году получила красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.
Что такое электронное личное дело и зачем его ведут
Личное дело в классическом смысле — это совокупность документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного сотрудника. В коммерческих организациях ведение личных дел не является обязательным по Трудовому кодексу, но де-факто все HR-отделы их ведут, потому что иначе невозможно организовать работу. Для государственных и муниципальных служащих ведение личных дел — прямая обязанность работодателя по ФЗ «О государственной гражданской службе» и Указу Президента № 609 от 30.05.2005.
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.
В электронном виде личное дело обладает рядом преимуществ перед бумажным. Во-первых, оно не теряется: система КЭДО хранит все документы централизованно с резервным копированием. Во-вторых, доступ логируется: известно, кто и когда смотрел какой документ. В-третьих, поиск: нужный приказ находится за секунды, без перебора бумажной папки. В-четвёртых, удалённая работа: кадровик может оформлять документы из любой точки, где есть интернет.
Но есть и риски. Главный — утечка персональных данных. Электронная база, к которой есть удалённый доступ, в принципе более уязвима, чем шкаф в кабинете кадровика. Защита строится на уровнях: шифрование каналов, ролевая модель доступа, двухфакторная аутентификация, логирование операций, регулярный аудит. Требования сформулированы в ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных» и Приказе ФСБ № 117 от 18.03.2025.
«В моей практике компания, перешедшая на электронные личные дела без должной защиты, через полгода столкнулась с утечкой через учётную запись уволенного кадровика, у которого не отозвали права вовремя. Утечка — 1400 личных карточек, штраф от Роскомнадзора 480 000 рублей плюс иски от сотрудников. После этого в компании ввели автоматический отзыв прав в момент увольнения — это базовое требование к любой системе КЭДО.»
Состав электронного личного дела: обязательные и дополнительные документы
Базовый состав документов в личном деле сотрудника:
- Копия паспорта (страницы с фотографией и регистрацией)
- Копия СНИЛС
- Копия ИНН
- Копия диплома о профессиональном образовании и приложения
- Копии документов о дополнительном обучении, повышении квалификации
- Копия военного билета или приписного удостоверения (для военнообязанных)
- Копия документа о семейном положении (свидетельство о браке, рождении детей при наличии льгот)
- Медицинская справка о допуске к работе (при требовании)
- Справка об отсутствии судимости (для отдельных должностей)
- Заявление о приёме на работу
- Трудовой договор и все дополнительные соглашения к нему
- Согласие на обработку персональных данных
- Должностная инструкция с отметкой об ознакомлении
- Приказ о приёме на работу
- Приказы о переводах, перемещениях, изменении оклада
- Приказы о поощрениях и взысканиях
- Приказы о предоставлении отпусков
- Заявления сотрудника (на отпуск, на перевод, на увольнение)
- Личная карточка сотрудника (форма Т-2 или аналог)
- Приказ об увольнении и документы увольнения
Дополнительные документы по ситуации
- Договор о полной материальной ответственности (для материально ответственных лиц)
- Согласие на обработку биометрических данных (для пропускных систем с лицом/отпечатком)
- Документы о подтверждении льгот (инвалидность, многодетность)
- Уведомления о приёме иностранного работника в миграционные службы
- Копии разрешения на работу/патента для иностранных граждан
- Справки 2-НДФЛ за предыдущие периоды работы (для расчёта больничного)
- Документы о предыдущих отпусках без сохранения зарплаты
Форматы файлов и требования к оцифровке
Электронные документы в личном деле делятся на три группы по способу получения и хранения.
Первая группа — документы, изначально созданные в электронном виде и подписанные электронной подписью. Трудовой договор, подписанный УКЭП работодателя и УНЭП сотрудника, приказы с УКЭП руководителя, согласия сотрудников с УНЭП. Эти документы хранятся в исходном формате (обычно PDF/A-1a), имеют юридическую силу оригинала.
Вторая группа — сканы бумажных оригиналов, принесённых сотрудником при трудоустройстве (паспорт, диплом, СНИЛС). Эти сканы не имеют юридической силы сами по себе, это копии для кадрового учёта. При проверках ГИТ или в суде при необходимости нужны оригиналы или нотариально заверенные копии. Сканы должны быть в цвете, разрешение не менее 300 dpi, формат PDF или JPEG.
Третья группа — документы, переведённые в электронный вид из бумажного архива при внедрении КЭДО. Приказы по личному составу за прошлые годы, трудовые договоры сотрудников, работающих в компании более 10 лет, — их оцифровывают. Для придания юридической силы электронным копиям применяется механизм создания электронного дубликата: бумажный оригинал сканируется, скан заверяется УКЭП уполномоченного лица с указанием, что это копия бумажного оригинала.
«При переводе бумажного архива в электронный вид многие компании совершают ошибку: уничтожают бумажные оригиналы сразу после сканирования. Это недопустимо для документов со сроком хранения 50 лет. По приказу Росархива оригинал должен храниться до истечения установленного срока, электронная копия в КЭДО — параллельно. Уничтожить бумагу можно только с заменой на аттестованную электронную копию после прохождения комиссионной процедуры.»
Сроки хранения документов в электронном личном деле
Сроки хранения установлены Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 и совпадают для бумажных и электронных документов. Основные позиции:
- Трудовой договор и дополнительные соглашения — 50 лет (75 лет для договоров до 2003 года)
- Приказы по личному составу (приём, перевод, увольнение) — 50 лет
- Личная карточка сотрудника — 50 лет
- Личные дела — 50 лет
- Приказы о предоставлении отпусков — 5 лет
- Приказы о командировках — 5 лет (в пределах РФ), 50 лет (загранкомандировки)
- Приказы о дисциплинарных взысканиях — 5 лет
- Заявления сотрудников (личные) — 5 лет
- Табели учёта рабочего времени — 5 лет (50 лет при вредных условиях)
- Графики отпусков — 3 года
- Журналы инструктажа по охране труда — 45 лет
- Согласия на обработку персональных данных — в течение срока действия плюс 3 года
Счёт срока начинается с 1 января года, следующего за годом завершения документа. То есть приказ, изданный в 2026 году, хранится до конца 2076 года (при 50-летнем сроке). По истечении срока документы уничтожаются по акту после прохождения экспертной комиссии.
Ролевая модель доступа и защита данных
Ключевое требование к системе, хранящей электронные личные дела — строгая ролевая модель. Типовой набор ролей:
- Сотрудник — видит только своё личное дело, может запрашивать выписки и копии
- Прямой руководитель — видит служебную информацию о подчинённых (должность, оклад, график, отпуска), но не персональные данные (копии паспорта, дипломов, семейный статус)
- Кадровик — полный доступ к личным делам подразделений, закреплённых за ним
- HR-директор — полный доступ ко всем личным делам
- Бухгалтер расчётного отдела — видит зарплатную информацию и основания для расчёта, но не видит медицинские справки, документы о семье
- Юрист — доступ к документам при юридических спорах, по запросу с обоснованием
- Администратор системы — технический доступ без права просмотра содержания документов
Каждое действие с личным делом логируется: кто, когда, какой документ открыл, скачал, отредактировал. Лог хранится минимум 3 года, при расследованиях утечек он становится главным доказательством.
Двухфакторная аутентификация
Вход в систему с доступом к личным делам через двухфакторную аутентификацию: пароль плюс код из СМС или приложения-аутентификатора. Для администраторов и HR-директора — аппаратный ключ (токен). Это требование Приказа ФСТЭК № 227 и общей практики защиты информационных систем персональных данных.
Передача и хранение дел при увольнении
При увольнении сотрудника его личное дело не удаляется, а переводится в статус «архивное». Доступ к нему остаётся у HR-директора и юриста, все операции с делом продолжают логироваться. Активные права увольнившегося сотрудника на вход в систему отзываются автоматически в момент издания приказа об увольнении.
Бывшему сотруднику по его письменному заявлению по статье 62 ТК РФ работодатель обязан выдать копии документов, связанных с работой: трудового договора, приказов, справок. Срок — 3 рабочих дня с даты заявления. Копии выдаются в электронном виде с УКЭП работодателя или на бумаге — по выбору сотрудника. Стоимость выдачи копий — бесплатно.
По истечении 50-летнего срока хранения дело уничтожается по акту. При ликвидации работодателя документы личного состава передаются в государственный архив или муниципальный архив субъекта РФ.
«Я видела несколько случаев, когда компания ликвидировалась и не передавала архивы в госархив, считая, что уведомит сотрудников и этим всё решит. По закону — нет. Архивы личного состава передаются по акту в субъект РФ, и если этого не сделано, бывшие сотрудники через 10-15 лет не могут подтвердить стаж для пенсии. Это ответственность руководителя и главного бухгалтера, вплоть до субсидиарной при банкротстве.»
Выгрузка личных дел для проверок
Основные запросы на выгрузку документов поступают от Государственной инспекции труда, Роскомнадзора (при проверках обработки персональных данных), прокуратуры, судов. Порядок работы:
- Получение официального запроса с перечнем запрашиваемых документов и обоснованием
- Проверка юристом полномочий запрашивающего и законности запроса
- Формирование выгрузки: фильтр по сотруднику, типу документа, периоду
- Упаковка документов в архив с метаданными и реестром
- Подписание архива УКЭП работодателя
- Направление архива через защищённый канал (СБИС, ВЛСИ, специальная почта)
- Фиксация факта выдачи в журнале
Типичный срок выполнения запроса в КЭДО — 2-4 часа вместо 3-5 рабочих дней в бумажной модели.
Нюансы для разных категорий работников
Для госслужащих и муниципальных служащих ведение личного дела обязательно, его состав регулируется отдельно Указом Президента № 609 и актами субъектов РФ. Обязательные документы: анкета формы Т-2ГС, автобиография, справки о доходах и имуществе (декларации), копии документов о гражданстве РФ.
Для иностранных работников в деле должны быть: патент или разрешение на работу, миграционная карта, уведомления в МВД о приёме и увольнении, копия полиса ДМС или договора на медобслуживание.
Для педагогов и медработников — копии аттестационных документов, справки об отсутствии судимости по статье 351.1 ТК РФ (для работы с несовершеннолетними), подтверждение квалификационной категории.
Для материально ответственных лиц — договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, акты приёма-передачи ценностей.
Полезные документы для скачивания
Полезные документы для скачивания
Как выдать копию документа сотруднику через Добыто КЭДО
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Сотрудник в личном кабинете Добыто КЭДО подаёт заявление на выдачу копий документов через раздел «Обращения»
- Шаг 2. Указывает перечень нужных документов (трудовой договор, приказы, справки) и формат (электронный/бумажный)
- Шаг 3. Кадровик получает обращение в ленте, формирует архив с выбранными документами и подписывает УКЭП
- Шаг 4. Архив направляется сотруднику в защищённый канал системы или на указанную электронную почту
- Шаг 5. Факт выдачи фиксируется в журнале выдачи документов, срок выполнения — не более 3 рабочих дней по статье 62 ТК РФ
Типичные ошибки при ведении электронного личного дела
- Недостаточная защита персональных данных — общий доступ к папкам с копиями паспортов
- Отсутствие логирования операций — невозможно расследовать утечки
- Неснятие прав доступа при увольнении сотрудника из HR
- Уничтожение бумажных оригиналов до окончания срока хранения
- Хранение в форматах, не являющихся PDF/A-1a, для документов длительного хранения
- Отсутствие согласия сотрудника на обработку персональных данных в электронном виде
- Ведение личного дела без учёта изменений должности (устаревшие данные)
- Смешение личного дела и переписки (лишние документы в деле)
Заключение
Электронная подпись стала неотъемлемой частью современного документооборота. Её правильное применение обеспечивает юридическую значимость электронных документов наравне с бумажными.
При выборе вида электронной подписи важно учитывать требования законодательства к конкретному типу документа: для одних достаточно простой ЭП, для других необходима усиленная квалифицированная.
Система КЭДО с встроенной поддержкой электронных подписей позволяет сотрудникам подписывать кадровые документы в пару кликов, без необходимости разбираться в технических деталях.
Документы
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли вести личное дело на каждого сотрудника?
Можно ли полностью перейти на электронное личное дело?
Сколько хранятся электронные документы личного дела?
Как защитить электронное личное дело от утечки?
Кто имеет право видеть моё личное дело в КЭДО?
Как получить копии документов из личного дела после увольнения?
Что происходит с личными делами при ликвидации компании?
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.