Больничный в КЭДО обрабатывается без участия самого работника: электронный листок нетрудоспособности приходит работодателю из СФР через сервис «Социальный электронный документооборот», как только врач его открыл, продлил или закрыл. Работник не обязан приносить номер ЭЛН и вообще что-либо приносить. От бухгалтера требуется другое: в течение 3 рабочих дней со дня получения данных о закрытии больничного направить в фонд недостающие сведения под усиленной квалифицированной подписью организации, а первые 3 дня болезни оплатить за счёт работодателя. Остальную часть пособия СФР перечисляет работнику сам в течение 10 рабочих дней. Виды подписи в этой цепочке не взаимозаменяемы: сведения в фонд принимаются только под УКЭП, а заявления, приказы и ознакомления вокруг больничного работник подписывает в КЭДО простой или неквалифицированной подписью.
Разберём цепочку по шагам: кто и в какой момент действует, какой подписью закрывается каждый документ, что настроить до того, как ЭЛН закроется, и какие документы вокруг больничного КЭДО не закрывает. Покажем, из-за чего фонд возвращает сведения и во сколько обходится просрочка. Таблица подписей по видам документов, чек-лист подготовки, разбор ситуаций с ГПХ и самозанятыми, а также тарифы 2026 года — во второй половине статьи.
Как больничный доходит до бухгалтера: цепочка от врача до выплаты
Медицинская организация формирует ЭЛН в информационной системе и подписывает его усиленной квалифицированной подписью врача и самой организации. С 1 января 2022 года бумажных бланков в обычной практике нет. Дальше фонд сам сообщает работодателю о каждом изменении статуса: открыт, продлён, закрыт, аннулирован. Подробный порядок и требования к подключению фонд описывает на своей странице про электронный листок нетрудоспособности для работодателей.
Получить эти уведомления можно через сервис «Социальный электронный документооборот» (СЭДО): напрямую или через учётную программу и оператора отчётности. Пока подписка на уведомления не настроена, сообщения о больничных просто не приходят, и бухгалтерия узнаёт о нетрудоспособности от руководителя подразделения. Тогда трёхдневный срок ответа фонду начинает течь незаметно для бухгалтерии.
| Этап | Кто выполняет | Срок | Чем подписывается |
|---|---|---|---|
| Открытие и закрытие ЭЛН | Медицинская организация | В день приёма пациента | УКЭП врача и медорганизации |
| Уведомление работодателя о статусе ЭЛН | СФР через СЭДО | Автоматически, в онлайн-режиме | Не требуется |
| Сведения о застрахованном лице (реквизиты для выплаты) | Работодатель | При приёме и при изменении данных работника | УКЭП организации |
| Ответ на запрос фонда после закрытия ЭЛН | Работодатель | 3 рабочих дня со дня получения данных о закрытии | УКЭП организации |
| Назначение и выплата пособия за счёт фонда | СФР | 10 рабочих дней со дня получения сведений | Не требуется |
| Оплата первых 3 дней болезни | Работодатель | Ближайший день выплаты заработной платы | Не требуется |
Из шести этапов работодателя касаются три, и только два из них требуют электронной подписи организации. Всё остальное движение данных идёт между медорганизацией и фондом, и участие работника в нём не предусмотрено.
С 1 июля 2026 года правила получения сведений, утверждённые постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010, действуют в редакции постановления от 10.05.2026 № 545. Фонд сначала берёт данные с индивидуального лицевого счёта работника и только потом обращается к работодателю. Стаж, который уже учтён на лицевом счёте, заново подтверждать не нужно, и ответственность за непредставление ранее поданных сведений с работодателя снята. Трёхдневный срок ответа на запрос при этом сохранился.
Полезно знать: в графике отсутствий Добыто КЭДО больничные выделены красным, командировки синим, отпуска и отгулы оранжевым. Бухгалтерия видит, кто отсутствует и с какого числа, не запрашивая сводку у отдела кадров.
Какая подпись нужна на каждом шаге: ПЭП, УНЭП и УКЭП
63-ФЗ делит подписи на три вида, и в цепочке больничного участвуют все три. Простая электронная подпись (ПЭП) подтверждает только то, что документ подписало конкретное лицо: это логин с паролем, код из СМС или запись в информационной системе. Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) создаётся средствами криптографии, показывает авторство и то, что документ после подписания не менялся. Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) отличается от УНЭП двумя вещами: сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, а средства подписи сертифицированы ФСБ России. Поэтому документ под УКЭП равнозначен бумажному с собственноручной подписью без дополнительных соглашений, а для УНЭП равнозначность нужно оговорить: в КЭДО это делает статья 22.3 ТК РФ и локальный нормативный акт работодателя.
Чем УНЭП отличается от УКЭП в задаче с больничным
Сведения для назначения пособия фонд принимает только под УКЭП страхователя. УНЭП, выпущенная в системе КЭДО, и тем более ПЭП работника здесь не подходят: это разные подписи с разным правовым статусом, а не разные тарифы одной услуги. Подпись не измеряется в штуках и не покупается «подпиской»: сервисы КЭДО тарифицируются за сотрудника в месяц, а сертификат УКЭП выпускает удостоверяющий центр на конкретное физическое лицо, действующее от имени организации.
Дальше по цепочке подписи распределяются так.
| Документ | Кто подписывает | Допустимая подпись |
|---|---|---|
| Электронный листок нетрудоспособности | Врач и медорганизация | Только УКЭП |
| Сведения в СФР для назначения пособия | Организация-страхователь | Только УКЭП |
| Заявление о замене лет расчётного периода | Работник | ПЭП или УНЭП по статье 22.3 ТК РФ |
| Заявление о переносе отпуска из-за болезни | Работник | ПЭП или УНЭП по статье 22.3 ТК РФ |
| Приказ о переносе или продлении отпуска | Работодатель | УНЭП или УКЭП работодателя |
| Табель учёта рабочего времени | Ответственный за табель и руководитель | УНЭП или УКЭП работодателя |
| Ознакомление с расчётным листком | Работник | ПЭП |
Верхние две строки закрываются вне системы КЭДО, нижние пять — внутри неё. Порядок использования ПЭП работником фиксируется в локальном нормативном акте: без такого акта простая подпись на заявлении работает слабо.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны работодателя все документы закрываются усиленной подписью, полученной в удостоверяющем центре, а работнику для заявлений хватает неквалифицированной: она выпускается прямо в сервисе за пару кликов, и пароль к ней работник задаёт сам. Проблема обычно не в выпуске подписей работникам, а в сертификате бухгалтерии: проверьте срок его действия заранее, потому что трёхдневный срок ответа фонду на перевыпуск не сдвигается.»
Что бухгалтер оформляет в КЭДО, пока идёт больничный
Само пособие считается в учётной программе, но вокруг него возникает пачка кадровых документов, и именно они раньше ходили по офису в бумажном виде. Табель за месяц с отметкой нетрудоспособности, заявление о замене лет расчётного периода, заявление и приказ о переносе отпуска, расчётный листок с начисленным пособием, справка о доходах по запросу работника. Все они переводятся в электронный вид без дублирования на бумаге.
В табеле дни болезни закрываются кодом «Б» (19) — временная нетрудоспособность с назначением пособия. Дни, за которые пособие не назначается, отмечаются кодом «Т» (20), и путаница между этими двумя обозначениями даёт расхождение между табелем и расчётом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Соберите табель с отметками болезни за минуту
Заявление о замене календарных лет расчётного периода работник подаёт, когда в двух предыдущих годах у него был отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком. Замена возможна только если она увеличивает размер пособия, и без заявления работника бухгалтер её не делает. В Добыто КЭДО такое заявление живёт как шаблон с автоподстановкой данных сотрудника: работник заполняет два поля и подписывает с телефона, документ уходит по маршруту согласования, а бухгалтерия получает подписанный файл в тот же день.
Лайфхак: неквалифицированная подпись работнику выпускается в сервисе за два клика, и пароль к ней сотрудник задаёт сам. Выпускайте подписи всему подразделению заранее, а не в момент, когда заявление уже нужно подписать.
Больничный во время отпуска — отдельный сюжет. По статье 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается или переносится на другой срок, если работник заболел сам. При больничном по уходу за членом семьи отпуск не продлевается и не переносится. Продление оформляется без заявления, если работник выбрал именно его и уведомил работодателя, а перенос требует заявления работника и приказа: оба документа проходят по маршруту в КЭДО, а новый период отражается в графике отпусков.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Не возвращайте подписанные документы копией обратно в учётную программу: база задваивается, а дальнейшая судьба второго экземпляра при перештамповке и архивном хранении никем не описана. Учётная система под это не заточена. Достаточно открывать подписанный файл из карточки сотрудника по ссылке в систему КЭДО, где документ хранится вместе с подписью и штампом времени.»
Что проверить до того, как ЭЛН закроется
Трёхдневный срок начинается не с момента, когда бухгалтер увидел уведомление, а со дня получения данных о закрытии больничного. Поэтому подготовка делается до сезона, а не в день запроса от фонда. Проверьте шесть позиций.
- Подписка на уведомления СЭДО. Проверьте, что уведомления об открытии, продлении и закрытии ЭЛН приходят в учётную программу и что их видит конкретный сотрудник, а не общий ящик.
- Сертификат УКЭП организации. Срок действия, носитель, наличие резервного подписанта на период отпуска главного бухгалтера.
- Сведения о застрахованных лицах. Реквизиты для перечисления, паспортные данные, фамилия после смены. Устаревшие реквизиты — самая частая причина возврата выплаты.
- Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании подписи. Без него подписи ставит тот, кому это фактически удобно, а не тот, кто уполномочен.
- Маршруты согласования по подразделениям. Настраиваются на роль, а не на конкретного человека.
- Согласия работников на КЭДО. Для тех, кто принят до 2022 года, согласие обязательно, и без него электронные заявления от них юридически не работают.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Маршрут стоит настраивать на роль, а не на фамилию. Если в компании несколько филиалов и за каждым закреплён свой кадровый специалист, система сама определит, кому уйдёт заявление о переносе отпуска, и документ не зависнет у сотрудника, который сам ушёл на больничный. Проверьте это на пилотном подразделении до раскатки на всю компанию.»
Важный нюанс из практики: мы закладываем пилотное подразделение перед раскаткой на всю компанию. На пилоте видно, у кого нет согласия на КЭДО, у кого не заполнена контактная информация для доступа в личный кабинет и в каком месте маршрут упирается в отсутствующего согласующего. После пилота массовый переход идёт без остановок процесса.
Как обработать больничный без бумаг: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Получите из СЭДО уведомление об открытии ЭЛН и зафиксируйте отсутствие сотрудника в графике отсутствий и в табеле.
- Шаг 2. Дождитесь уведомления о закрытии больничного: до этого момента сведения в фонд не направляются.
- Шаг 3. Сверьте данные работника на лицевом счёте: реквизиты выплаты, стаж, периоды исключаемых дней.
- Шаг 4. Если работнику выгодна замена лет расчётного периода, отправьте ему заявление на подпись в КЭДО и дождитесь подписанного файла.
- Шаг 5. В течение 3 рабочих дней направьте в СФР недостающие сведения и подпишите их УКЭП организации.
- Шаг 6. Начислите пособие за первые 3 дня болезни, удержите НДФЛ и выплатите в ближайший день выплаты заработной платы.
- Шаг 7. Закройте табель кодом «Б» (19), при необходимости оформите продление или перенос отпуска и отправьте документы в электронный архив.
Шаблоны для настройки КЭДО и учёта дней нетрудоспособности
Комплект для тех, кто настраивает процесс с нуля: начните с чек-листа настройки в 1С ЗУП, он покажет, каких блоков не хватает.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании подписи | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Образец табеля рабочего времени | Скачать |
Ошибки и цена ошибки: штрафы, переплаты и споры
Статья 15.2 255-ФЗ даёт три состава, и они складываются. Нарушение срока представления сведений — 5 000 рублей. Отказ представить документы или их непредставление в срок — 200 рублей за каждый документ. Недостоверные сведения или их сокрытие, из-за которых фонд понёс излишние расходы, — 20% суммы излишних расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 рублей.
Отдельно считается цена ошибки в виде подписи. Заявление работника, подписанное простой подписью там, где локальный акт этого не предусматривает, в споре о переносе отпуска или о размере пособия работает слабо: доказать, что документ исходил именно от работника, нечем. Нарушение порядка оформления кадровых документов инспекция труда квалифицирует по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, где для юридического лица предусмотрен штраф до 50 000 рублей.
Третья статья расходов — переплата и её возврат. Если сведения о стаже или реквизитах переданы с ошибкой и фонд назначил пособие больше положенного, излишек взыскивается, а спор с работником о возврате переплаты обходится дороже самой суммы. В практике Добыто отправку чаще всего останавливают два повода: просроченный сертификат УКЭП и фамилия работника, которую после свадьбы поменяли в кадровых документах, но не передали в фонд.
Важный нюанс из практики: компании с филиалами теряют время на поиске подписанта. Когда маршрут привязан к конкретному кадровику, а он в отпуске, заявление о переносе отпуска после больничного лежит без движения неделю. Настройка маршрута на роль подразделения и уведомления в мобильном приложении снимают эту остановку: по материалам внедрений КЭДО сокращает временные затраты на обработку кадровых заявлений минимум в три раза.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Когда КЭДО не закрывает вопрос с больничным
Система КЭДО и СЭДО — разные каналы. КЭДО подписывает и хранит кадровые документы внутри компании, а сведения для назначения пособия уходят в фонд из учётной системы через оператора. Переход на КЭДО сам по себе не отменяет подключение к СЭДО и не заменяет его.
Работник, принятый до 1 января 2022 года и не давший согласие на электронное взаимодействие, остаётся на бумаге. Его заявления о замене лет или о переносе отпуска придётся принимать в бумажном виде, и отказ от КЭДО не даёт оснований для санкций.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Работники, для которых эта работа первая, и те, кто принят после 31 декабря 2021 года, переходят на электронные документы по уведомлению: согласие с них не требуется. С остальных согласие обязательно, причём отказ не повод для увольнения или иных санкций. Проверьте по личным делам, у кого согласия нет, до того как переведёте кадровые заявления в электронный вид.»
Исполнители по договорам ГПХ получают пособие только при условии, что в предыдущем календарном году за них уплачены взносы на страхование по временной нетрудоспособности в сумме не меньше стоимости страхового года. Чтобы исполнитель получил пособие в 2026 году, заказчик должен был уплатить за него в 2025 году 7 809,12 рубля. Для сравнения: в 2024 году эта сумма составляла 6 696,22 рубля.
Самозанятые с 1 января 2026 года участвуют в добровольном страховании в рамках эксперимента по Федеральному закону № 456-ФЗ, который продлится до 31 декабря 2028 года. Страховая сумма выбирается из двух вариантов: 35 000 или 50 000 рублей за полный месяц нетрудоспособности, ежемесячный взнос составляет 1 344 или 1 920 рублей соответственно. Право на пособие возникает после уплаты взносов за 6 месяцев подряд. Работодателя это не касается: заказчик услуг самозанятого никаких сведений в фонд не подаёт.
Внимание: четыре документа закон оставляет на бумаге при любом уровне автоматизации — трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальные кадровые документы ведутся электронно без дублирования.
Стоимость подключения КЭДО для работы с больничными: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск в сервисе |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма считается от численности и от того, какой набор подписей нужен: для компании до 25 человек хватает ПЭП и УНЭП, а УКЭП требуется бухгалтерии для отчётности и сведений в фонд. Актуальный состав тарифов и условия минимальной оплаты опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Отдельная статья экономии для бухгалтерии — интеграция с 1С:ЗУП: готовый модуль устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически, и подписанные заявления не приходится переносить руками.
Выводы
Данные о нетрудоспособности приходят работодателю из фонда сами, и участие работника в этой цепочке заканчивается визитом к врачу. Бухгалтеру остаются два действия со сроком: ответ фонду в 3 рабочих дня под квалифицированной подписью организации и оплата первых 3 дней болезни в ближайшую зарплату. Кадровые документы вокруг больничного — табель, заявления, приказ о переносе отпуска — закрываются в системе КЭДО простой или неквалифицированной подписью, и именно они дают экономию времени, потому что перестают ходить по офису.
Мы в Добыто настраиваем эту связку целиком: шаблоны заявлений с автоподстановкой, маршруты по подразделениям, выпуск подписей сотрудникам и обмен с 1С:ЗУП, чтобы подписанный документ возвращался в учётный контур ссылкой на оригинал.
Частые вопросы
Нужно ли требовать у работника номер ЭЛН или распечатку из поликлиники?
Нет. При настроенной подписке на уведомления СЭДО фонд сам сообщает работодателю об открытии, продлении, закрытии и аннулировании листка. Номер может понадобиться в двух случаях: если сотрудник совместитель и вы не получали по нему уведомление, или если подписка на конкретное подразделение не настроена. В самом ЭЛН место работы и тип занятости не указываются, поэтому один номер используется и по основному месту работы, и по совместительству.
Оплачивает ли работодатель первые 3 дня больничного по уходу за ребёнком?
Нет. Пособие по уходу за больным членом семьи полностью выплачивает СФР с первого дня. Правило про первые 3 дня за счёт работодателя действует только для собственного заболевания или бытовой травмы работника. Ежегодный отпуск при больничном по уходу за ребёнком по статье 124 ТК РФ не продлевается и не переносится.
Как считается пособие, если у работника в расчётном периоде не было заработка?
Расчёт идёт от МРОТ. В 2026 году он составляет 27 093 рубля, минимальный средний дневной заработок — 890,73 рубля (27 093 × 24 / 730). Дальше применяется процент по страховому стажу: 60% при стаже до 5 лет, 80% при стаже от 5 до 8 лет, 100% при стаже от 8 лет. Верхняя граница на 2026 год — 6 827,40 рубля в день.
Что делать, если сертификат УКЭП истёк в день отправки сведений в фонд?
Перевыпускать сертификат и отправлять сведения. Срок в 3 рабочих дня со дня получения данных о закрытии ЭЛН при этом не приостанавливается, а его нарушение по статье 15.2 255-ФЗ стоит 5 000 рублей. Рабочая практика — держать второго подписанта с действующим сертификатом и правом подписи по приказу, чтобы отпуск или болезнь главного бухгалтера не останавливали отправку.
Можно ли принять заявление работника, подписанное простой электронной подписью?
Для заявлений о замене лет расчётного периода и о переносе отпуска — да, если порядок использования ПЭП описан в локальном нормативном акте и работник ознакомлен с ним. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора простой подписи недостаточно: там нужна усиленная подпись работника.
Сколько хранить электронные документы, оформленные вокруг больничного?
Сроки те же, что и для бумажных. Табели учёта рабочего времени и графики отпусков хранятся 5 лет, приказы по личному составу и трудовые договоры — 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно. Перевод в электронный вид сроки не сокращает, поэтому электронный архив должен обеспечивать читаемость файла и проверяемость подписи в течение всего срока хранения.
