Аудит кадрового документооборота — это сплошная проверка кадровых документов и процедур на соответствие Трудовому кодексу, 63-ФЗ и архивному законодательству. Проверяют пять блоков: локальные нормативные акты и приказы, согласия и уведомления работников по статье 22.2 ТК РФ, вид электронной подписи под каждым типом документа, комплектность личных дел и порядок хранения. Объем работы определяет одно различие: компания ведет кадры на бумаге или уже перешла на КЭДО. В первом случае смотрят оригиналы, подписи и номенклатуру дел, во втором — еще и локальный акт о порядке ведения КЭДО, реестр сертификатов и выгрузку документов из системы вместе с файлами подписи.
Разберем каждый из пяти блоков и покажем формулировки, из-за которых инспектор и суд не принимают электронный кадровый документ. Дадим таблицу соответствия ПЭП, УНЭП и УКЭП видам документов по статье 22.3 ТК РФ: именно здесь чаще всего обнаруживается дыра. Покажем, что проверить в архиве до того, как истекут сертификаты подписантов. Порядок самостоятельного аудита, сценарная таблица по моделям документооборота, стоимость подключения КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Прежде чем разбирать блоки аудита, проверьте один документ из своего архива: загрузите файл и подпись, чтобы увидеть вид подписи, владельца сертификата и срок его действия.
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Что входит в аудит кадрового документооборота и с чего его начинают
Аудит кадровых документов закрывает три задачи: снять риск административной ответственности, восстановить доказательную базу на случай трудового спора и подготовить документооборот к автоматизации. Границы проверки задает не желание проверяющего, а перечень обязательных документов: трудовые договоры и дополнительные соглашения, приказы по личному составу, штатное расписание, график отпусков, табели, личные карточки, локальные нормативные акты и листы ознакомления с ними, согласия на обработку персональных данных, книга учета движения трудовых книжек.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сплошная проверка нужна редко. В компании численностью до 100 человек берут все документы, дальше работает выборка: 100% по руководителям и материально ответственным лицам, 100% по уволенным за последние два года и 10-15% по остальным сотрудникам. Выборка по уволенным дает больше всего находок, потому что именно эти дела становятся предметом спора.
Консалтинговая практика ставит аудит первым шагом на пути к КЭДО, до выбора системы и до разговоров о подписи. Логика простая: сначала инвентаризация процессов и типовых форм, затем оценка, какие документы вообще обязательны по трудовому законодательству, а какие организация ведет по привычке, и только после этого — решение о переводе в электронный вид с оценкой уровня риска по каждому типу документа.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Аудит стоит проводить как отдельный проект до внедрения, а не внутри него. Мы берем список кадровых документов компании и по каждому отвечаем на два вопроса: обязателен ли он по трудовому законодательству и какой уровень риска у перевода его в электронный вид. Часть форм после такой инвентаризации просто исчезает вместе с дублирующими полями, а по оставшимся сразу видно, какая подпись нужна.»
Результат аудита — не отчет о нарушениях, а список из трех колонок: что исправить немедленно, что переоформить при следующем кадровом событии и что оставить как есть. Начать проверку удобнее с реестра ЛНА: если его нет, восстановление перечня действующих актов само по себе занимает 2-3 рабочих дня.
Дыра первая: локальные акты по КЭДО есть, а работать по ним нельзя
Статья 22.2 ТК РФ требует от работодателя принять локальный нормативный акт о введении электронного документооборота и локальный акт о порядке его ведения. На практике организации ограничиваются приказом на одну страницу с формулировкой «ввести КЭДО с 1 числа» и считают вопрос закрытым. При проверке такой приказ не подтверждает ничего: в нем нет перечня документов, которые ведутся электронно, нет видов подписи по каждому документу, нет порядка доступа и нет срока перехода.
Второй типовой дефект — акт принят, но по нему никто не ознакомлен. Жизненный цикл локального акта состоит из согласования, утверждения, ознакомления работников и контроля актуальности. Компании закрывают первые два этапа и останавливаются. Если работник не ознакомлен с положением о КЭДО, любой электронный документ в его деле становится спорным: работник заявит, что не знал о правилах обмена, и формально будет прав.
Третий дефект аудит находит в тексте акта. В положении о КЭДО должны быть прописаны уровни доступа, ответственность сторон и обязанности работника по обращению с учетной записью. Отсутствие последнего пункта уже приводило к проигранным спорам: работодатель ссылался на заявление, поданное через личный кабинет, а суд принял сторону работника, потому что ни в одном локальном акте не было закреплено, что работник обязан хранить логин и пароль и не передавать их третьим лицам.
Внимание: суд встает на сторону работодателя, когда видит, что тот приложил максимум усилий для осознанного электронного взаимодействия: зоны ответственности, уровни доступа и обязанности работника прописаны в локальных актах, а сам работник с ними ознакомлен. Пустая отсылка «в компании ведется КЭДО» в споре не работает.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Содержание локального акта суды читают внимательнее, чем сам факт его наличия. Проверьте по своему положению о КЭДО четыре вещи: перечень документов в электронном виде, вид подписи по каждому из них, порядок доступа к системе и обязанности работника по учетной записи. Если хотя бы одного пункта нет, акт придется переиздавать, а вместе с ним заново собирать листы ознакомления.»
Отдельная проверка — актуальность. У локального акта есть срок жизни: изменилась структура, сменился оператор системы, поменялись виды подписи — акт нужно переутверждать и заново рассылать на ознакомление. Аудит фиксирует дату последней редакции каждого ЛНА и сопоставляет ее с датой последних изменений в процессах.
Дыра вторая: согласия и уведомления работников собраны не у всех
Порядок перехода на КЭДО делит работников на три группы, и в каждой свои документы. Работники, принятые до 31 декабря 2021 года и имеющие трудовой стаж до этой даты, дают письменное согласие на взаимодействие в электронном виде. Работники, у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года стажа не было, согласия не дают, но уведомление о ведении КЭДО им направляется обязательно. Дистанционные работники — отдельный поток: с ними обмен электронными документами регулируется главой о дистанционной работе, и правила достаточно закрепить в трудовом договоре или локальном акте о дистанционной работе.
Аудит здесь сверяет три списка: реестр сотрудников из кадровой системы, реестр собранных согласий и реестр вручений уведомлений. Расхождение почти всегда есть, и оно всегда в одну сторону — согласий меньше, чем людей. Типовые причины: сотрудники в отпуске и на больничном в момент сбора, филиалы, переведенные позже основного офиса, и работники, принятые уже после запуска системы, которым уведомление никто не направил.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Позиция регулятора по согласию на КЭДО остается буквальной: это письменное согласие, собранное на бумаге. Собирать его через электронную форму или почту рискованно, пока нет прямых разъяснений. И помните: отказ работника от КЭДО не дает работодателю ни права уволить его, ни права применить санкции — для такого сотрудника документы продолжают вести на бумаге.»
Проверьте и обратную ситуацию: работник отказался от КЭДО, а документы ему все равно уходят в личный кабинет. Такое расхождение видно за минуту по журналу отправок и означает, что часть кадровых событий по этому сотруднику юридически не оформлена.
Образцы документов для аудита и приведения КЭДО в порядок
Комплект закрывает основные находки аудита; начинать удобнее с листа ознакомления с ЛНА — без него не работает ни один другой документ.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
Дыра третья: вид электронной подписи не соответствует документу
Статья 22.3 ТК РФ разводит виды подписи по типам документов, и это место, где аудит находит нарушения чаще всего. При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и договора на получение образования, при внесении в них изменений, при подписании приказа о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель в своей информационной системе использует только УКЭП. Работник по этим же документам подписывает УКЭП или УНЭП. Простая электронная подпись здесь не подходит ни одной из сторон.
По остальным кадровым документам поле выбора шире: работодатель применяет УКЭП или УНЭП, работник — УКЭП, УНЭП или ПЭП в порядке, который стороны закрепили соглашением. Отдельный режим действует на портале «Работа в России»: там работодатель подписывает УКЭП, а работник вправе использовать ПЭП, ключ которой он получил в единой системе идентификации и аутентификации.
| Вид подписи | Кто подписывает | Где применима в КЭДО | Что проверяет аудит |
|---|---|---|---|
| ПЭП | Работник | Документы вне перечня части 3 статьи 22.3 ТК РФ; на портале «Работа в России» — ключ из ЕСИА | Наличие соглашения сторон и прописанного в нем порядка проверки подписи |
| УНЭП | Работник и работодатель | Работник — в том числе трудовой договор и приказ о взыскании; работодатель — все, кроме перечня части 3 статьи 22.3 ТК РФ | Чем выдана: инфраструктура ЕСИА или удостоверяющий центр, и соответствует ли это тексту ЛНА |
| УКЭП | Работник и работодатель | Любые кадровые документы; для работодателя обязательна по перечню части 3 статьи 22.3 ТК РФ | Срок действия квалифицированного сертификата и полномочия подписанта на дату подписания |
Из таблицы следует практическое правило проверки: сначала смотрят тип документа, потом сторону, и только затем сертификат. Обратный порядок дает ложное спокойствие — подпись технически валидна, а документ подписан не тем видом подписи, который требует норма.
Отдельно стоит развести два вопроса, которые постоянно путают. УКЭП не продается как подписка и не измеряется в штуках: единица учета — квалифицированный сертификат, выпущенный на конкретное физическое лицо с ограниченным сроком действия. Поэтому в реестре сертификатов должна быть строка на каждого подписанта с датой окончания, а не общая лицензия на организацию.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Соглашение о признании подписи нужно не всегда. При УКЭП оно формально не требуется: такая подпись признается по умолчанию. А вот при ПЭП и УНЭП соглашение обязательно, и в нем должен быть описан порядок проверки подписи. Проверьте свой текст: если порядка проверки нет, соглашение формальность, а не доказательство.»
Факт: УНЭП, которую работник формирует в мобильном приложении Госключ, выпускается по правилам Постановления Правительства от 1 декабря 2021 года № 2152. Для работника сервис безвозмездный, а идентификация проходит дистанционно, без визита в удостоверяющий центр.
Как проверить, чем подписан кадровый документ: порядок действий
- Шаг 1. Выгрузите из системы сам документ и парный файл подписи. Если выгружается только PDF со штампом, а файла подписи нет, документ в споре подтверждает лишь факт печати.
- Шаг 2. Определите вид подписи по сертификату: квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра означает УКЭП, сертификат из инфраструктуры ЕСИА или корпоративного центра — УНЭП, отсутствие сертификата вообще — ПЭП.
- Шаг 3. Сверьте вид подписи с типом документа по части 3 статьи 22.3 ТК РФ. Для трудового договора и приказа о дисциплинарном взыскании со стороны работодателя допустима только УКЭП.
- Шаг 4. Проверьте дату подписания против срока действия сертификата и против даты приказа о наделении подписанта полномочиями.
- Шаг 5. Зафиксируйте результат протоколом проверки и внесите подписанта в реестр сертификатов с датой окончания срока действия.
Пятый шаг обычно и превращает разовый аудит в рабочий инструмент: реестр сертификатов позволяет заранее видеть, у кого подпись истекает в ближайший квартал. В сервисе Добыто маршрут документа виден целиком, вместе со статусом каждого участника, поэтому расхождение между подписантом по маршруту и владельцем сертификата обнаруживается сразу.
Дыра четвертая: документы, которые нельзя вести только в электронном виде
Перевод в электронный вид разрешен не для всего массива кадровых документов. Вне КЭДО остаются трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда. По этим позициям аудит проверяет наличие бумажных оригиналов с собственноручными подписями, а не выгрузку из системы.
Находка здесь обычно выглядит одинаково: компания перевела в электронный вид весь блок приема и увольнения целиком, включая приказ по форме Т-8. Исправление стоит недорого, если ошибку заметили в течение года: приказы переоформляются на бумаге текущей датой с приложением электронного оригинала. Если прошло несколько лет и часть сотрудников уволилась, восстановить подписи уже не у кого.
Полезно знать: ознакомление с инструкциями по охране труда в электронном виде не заменяет бумажный документ о прохождении инструктажа. Это разные процедуры, и в аудите они проверяются по разным реестрам.
Дыра пятая: архив, сроки хранения и подписи, которые перестанут проверяться
Требования к хранению переносятся на электронные документы почти без изменений. Статья 13 закона 125-ФЗ дает организации право создать собственный архив, а это значит, что в конце календарного года каждое подразделение формирует дела по утвержденной номенклатуре и передает их на хранение. Отсутствие номенклатуры дел — системная находка аудита: без нее непонятно, что и сколько хранится, и невозможно доказать полноту архива.
Сроки хранения документов по личному составу считаются от даты завершения делопроизводства. Документы, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, до этой даты — 75 лет. Конкретные сроки по видам документов установлены перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. Для электронного архива дополнительно применяются типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и хранения, утвержденные приказом Росархива от 15 июня 2020 года, и ГОСТ Р 57762-2017, где долговременная сохранность описана через читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность.
Практическая проблема электронного архива — срок жизни подписи короче срока хранения документа. Сертификат действует несколько лет, дело по личному составу лежит 50. Поэтому аудит смотрит, поддерживает ли система штамп времени и усовершенствованные форматы подписи, и есть ли процедура периодической перештамповки. Если система умеет только подписывать и складывать файлы, через десять лет проверить подпись будет нечем.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «У локального акта и у электронного документа один общий враг — отсутствие процедуры сопровождения. Акт согласовали, утвердили, ознакомили сотрудников и забыли, хотя за актуальностью нужно следить и запускать переутверждение по сроку. С архивом та же история: документ подписали и положили, а перештамповку никто не заложил. Заведите календарь на два ближайших года: сроки ЛНА, сроки сертификатов, сроки дел.»
В Добыто исполненный документ уходит во вкладку «Архив», а доступ к нему настраивается ролями: при аудите это позволяет выгружать дела по подразделению, не открывая архив целиком. Отдельно проверяется, что происходит с архивом при расторжении договора с оператором системы. В лицензионных договорах, как правило, предусматривается сохранение доступа к архивной версии, но формулировку нужно читать до подписания, а не после.
Сколько стоит непроведенный аудит
Цена ошибки в кадровых документах складывается не из стоимости переоформления. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ дает юридическому лицу штраф от 30 000 до 50 000 рублей, повторное нарушение — от 50 000 до 70 000 рублей, а по отдельным частям статьи санкции для организаций доходят до 200 000 рублей. Штраф считается по каждому эпизоду, поэтому системная ошибка в шаблоне трудового договора умножается на количество сотрудников, принятых по этому шаблону.
Вторая часть цены — проигранный спор. Электронный документ, подписанный не тем видом подписи или не подкрепленный локальным актом, в суде не работает как доказательство: восстановление позиции стоит судебных расходов, выплат за время вынужденного прогула и времени юриста. Третья часть — остановка кадровых процессов на время исправления, когда приемы и увольнения оформляются вручную параллельно с приведением системы в порядок.
Кейс из практики: производственная компания на 1200 сотрудников с двумя удаленными площадками хранила оригиналы в отдельном ангаре в трех километрах от офиса. Поиск одного документа требовал выделенного дня и поездки. После инвентаризации дел и перевода массовых процессов в электронный вид поиск документа сократился до пары минут в системе, а бумажный архив остался только по документам, которые нельзя вести электронно.
По данным отраслевого исследования, каждая третья компания, внедрившая КЭДО, уже предъявляла электронные кадровые документы при налоговых проверках, проверках трудовой инспекции или в судах. Электронный документ принимают — вопрос только в том, выдержит ли он проверку по виду подписи и по локальным актам.
Как провести аудит своими силами: подготовка и порядок работы
До начала проверки соберите пять вещей, иначе аудит превратится в поиск документов, а не в их анализ. Первое: актуальное штатное расписание и реестр сотрудников с датами приема. Второе: перечень действующих локальных нормативных актов с датами утверждения. Третье: приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство и приказ об ответственном за трудовые книжки. Четвертое: доступ к системе КЭДО с правами на выгрузку документов вместе с файлами подписи. Пятое: номенклатура дел на текущий год.
Дальше проверка идет по сценарию, который зависит от модели документооборота. Универсальный чек-лист здесь не работает: у компании на бумаге и у компании с интеграцией КЭДО и 1С:ЗУП разные критические точки.
| Сценарий | Что критично | Что второстепенно |
|---|---|---|
| Бумажный документооборот | Комплектность личных дел, листы ознакомления с ЛНА, номенклатура дел, книга учета движения трудовых книжек | Форматы файлов, сертификаты, штампы времени |
| КЭДО в собственной системе работодателя | ЛНА о введении и порядке ведения КЭДО, вид подписи по каждому типу документа, реестр согласий и уведомлений | Интерфейсные настройки, шаблоны уведомлений |
| Подписание через портал «Работа в России» | УКЭП со стороны работодателя, подтверждение учетной записи работника в ЕСИА | Соглашение о признании ПЭП между сторонами |
| Дистанционные работники | ЛНА о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии, условия обмена в трудовом договоре | Письменное согласие на КЭДО по общему порядку |
| Исполнители по ГПХ и самозанятые | Соглашение об электронном документообороте с порядком проверки подписи | Нормы главы о дистанционной работе, требования статей 22.1-22.3 ТК РФ |
Строка про ГПХ в таблице стоит не для полноты: требования к работникам по трудовому договору на исполнителей не распространяются, и попытка применить к ним статью 22.2 ТК РФ создает лишнюю работу без правового эффекта.
Самопроверку по трудовому законодательству удобно начинать с сервиса Роструда: электронный инспектор на портале онлайнинспекция.рф содержит 79 тематических проверочных листов, по которым инспектор проводит настоящую проверку, а результаты самопроверки в надзорный орган не передаются.
Лайфхак: начинайте проверку и последующий перевод документов с подразделений, где сотрудники ежедневно работают за компьютером. На такой пилотной группе видны все ошибки настройки маршрутов и прав доступа, а исправлять их дешевле до раскатки на весь штат.
Если вы читаете этот раздел как работодатель и понимаете, что аудит кадровых документов у вас не проводился ни разу, отдельная аудиторская компания для первого прохода не обязательна: перечень из пяти блоков выше закрывается силами кадровой службы за 5-10 рабочих дней. В практике Добыто мы начинаем внедрение именно с этой инвентаризации, а не с настройки системы.
Когда аудит кадрового документооборота избыточен
Проверка не нужна компаниям младше года со штатом до 10 человек, где все документы оформлял один специалист по единому шаблону: находки будут, но они дешевле исправляются по ходу дела. Не имеет смысла сплошной аудит и сразу после смены кадровой системы, пока не прошел полный годовой цикл: график отпусков, отпуска, индексация, отчетность. Проверять стоит после того, как система отработала все типовые события хотя бы один раз.
Третий случай — компания в процессе реорганизации или продажи бизнеса. Здесь нужен не общий аудит, а целевая проверка под требования покупателя или под передачу документов правопреемнику, с другим объемом и другими сроками. Общий аудит в этот момент даст отчет, который устареет через месяц.
Стоимость перевода кадровых документов в КЭДО
Стоимость зависит от численности штата и набора функций: тарифная линейка Добыто считается за сотрудника в месяц, электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день на установку и настройку |
| УКЭП для работников | через партнеров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма зависит от численности, выбранного набора подписей и того, нужна ли интеграция с учетной системой. Актуальные условия по каждому тарифу и состав функций указаны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Аудит кадрового документооборота держится на пяти опорах: локальные акты, согласия и уведомления, соответствие вида подписи типу документа, перечень документов вне электронного вида и порядок хранения. Самые дорогие находки лежат не в оформлении, а в связке между ними: правильный документ, подписанный неподходящей подписью, или корректная подпись под документом, о правилах обмена которым работник не был уведомлен. Проверка начинается с реестра действующих локальных актов и заканчивается реестром сертификатов с датами окончания.
Мы в Добыто прошли этот путь с компаниями разного размера и всегда начинаем с инвентаризации документов, а не с настройки системы: маршруты, виды подписи и электронный архив имеет смысл собирать уже поверх приведенного в порядок комплекта.
Частые вопросы
Как часто проводить аудит кадрового документооборота?
Полную проверку разумно проводить раз в два года и обязательно после трех событий: смены ответственного за кадровое делопроизводство, смены системы или оператора КЭДО и реорганизации со сменой юридического лица. Между полными аудитами достаточно ежеквартальной сверки двух реестров: согласий и уведомлений против списка принятых сотрудников, а также сертификатов подписей против списка активных подписантов.
Может ли директор подписывать кадровые документы простой электронной подписью?
Нет. В информационной системе работодателя сторона работодателя, включая единоличный исполнительный орган, использует УКЭП или УНЭП, а по трудовым договорам, договорам о материальной ответственности, ученическим договорам, приказам о дисциплинарном взыскании и уведомлениям об изменении условий трудового договора — только УКЭП. Простая электронная подпись со стороны работодателя частью 3 статьи 22.3 ТК РФ не предусмотрена.
Кто оплачивает получение электронной подписи работником?
Расходы на получение и использование работником электронной подписи несет работодатель. Это касается и УНЭП, выпущенной в системе работодателя, и квалифицированного сертификата, если организация решила выдать работникам УКЭП через удостоверяющий центр. Удерживать эти суммы из заработной платы нельзя.
Что делать с бумажным архивом после перехода на КЭДО?
Бумажный архив остается в том виде, в каком он сформирован: документы, оформленные на бумаге, задним числом в электронный вид не переводятся. Дела продолжают храниться по номенклатуре до истечения сроков — 50 лет для документов по личному составу, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года. Электронный архив ведется параллельно и начинается с даты запуска системы.
Работник отказался переходить на КЭДО: что проверит аудит в его деле?
Три позиции. Первая — письменный отказ или отсутствие согласия, зафиксированное документально. Вторая — что после отказа все кадровые документы по нему оформлялись на бумаге, а в системе по нему нет отправок и подписаний. Третья — что отказ не повлек последствий для работника: он сохраняет право на бумажное взаимодействие, и это не основание для увольнения или дисциплинарных мер.
Нужно ли соглашение об использовании электронной подписи, если обе стороны подписывают УКЭП?
Формально не требуется: квалифицированная подпись признается равнозначной собственноручной без дополнительного соглашения сторон. Соглашение обязательно при использовании ПЭП или УНЭП, и в нем должен быть описан порядок проверки подписи. На практике организации заключают такое соглашение и при УКЭП, чтобы зафиксировать порядок взаимодействия и обязанности сторон по обращению с ключом.
