Архив документов КЭДО в 1С:ЗУП лежит в разделе «Кадры», в журнале «Документы кадрового ЭДО»: там собраны подписанные приказы, согласия, заявления и произвольные файлы по каждому сотруднику, оттуда их сохраняют на диск и передают в контролирующие органы. Выгрузка состоит из пары файлов на каждый документ: сам PDF и отдельный файл электронной подписи, а печатная форма со штампом подписи такой пакет не заменяет. Порядок действий определяет схема работы: при подписании внутри 1С через «1С:Кабинет сотрудника» пакет собирается из журнала кадрового ЭДО, а при работе во внешнем сервисе КЭДО в 1С остаются карточки и ссылки, оригиналы же выгружаются из системы КЭДО.
Разберем маршрут документа от кнопки «Передать в кабинет сотрудника» до журнала архива, фильтры для сборки выгрузки по одному работнику или по периоду и состав комплекта, который инспектор запрашивает вместе с файлами. Покажем, что проверить до выгрузки, чтобы пакет не пришлось пересобирать, и как убедиться, что подписи в нем читаются. Сроки ответа по требованию, разбор ПЭП, УНЭП и УКЭП с таблицей по видам документов, сроки хранения и стоимость на 2026 год — во второй половине статьи.
Где в 1С:ЗУП лежит архив документов КЭДО
Журнал «Документы кадрового ЭДО» находится в разделе «Кадры». В него попадает все, что прошло через кабинет сотрудника: согласия на присоединение к КЭДО, приказы, заявления, расчетные листки, справки и произвольные файлы, загруженные кадровиком с диска. Отдельно в разделе «Кадры» лежит журнал «Согласия на присоединение к КЭДО» — это не дубль архива, а первичный документ, без которого остальной пакет теряет смысл.
Список журнала фильтруется по виду списка. Значение «На подпись мне» показывает документы, ожидающие подписи текущего пользователя, остальные значения дают срез по сотруднику, по организации и по состоянию подписания. Для выгрузки за период удобнее отбор по дате и по организации: так пакет собирается за один заход, без ручного обхода карточек сотрудников.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Бухгалтеры ищут архив по всей базе и не находят, потому что подписанные документы разбросаны по своим журналам: приказ — в приказах, справка — в справках. Единая точка одна — журнал кадрового ЭДО в разделе «Кадры», именно оттуда документы сохраняются на диск и передаются в контролирующие органы. Начните поиск с него.»
Важный нюанс из практики: документ появляется в журнале не мгновенно. Обмен с сервисом идет фоновым заданием примерно раз в 10 минут, и последние подписанные файлы могут в пакет не попасть. Перед выгрузкой запустите обмен вручную через «Состояние обмена с сервисом» и только потом собирайте комплект.
Какая подпись стоит на документах в архиве: ПЭП, УНЭП и УКЭП
Три вида подписи различаются по 63-ФЗ по способу формирования и по тому, что они гарантируют. Простая электронная подпись (ПЭП) подтверждает факт формирования подписи определенным лицом через логин, пароль и коды подтверждения. Усиленная неквалифицированная (УНЭП) создается криптографическими средствами и показывает, что документ после подписания не менялся. Усиленная квалифицированная (УКЭП) — та же криптография плюс сертификат аккредитованного удостоверяющего центра, она признается равнозначной собственноручной подписи без дополнительного соглашения.
Для кадровых документов виды подписи распределены статьей 22.3 ТК РФ жестко, и подменять один вид другим нельзя.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор, изменения к нему, расторжение | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор, договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявление об увольнении и его отзыв | не подписывается работодателем | УКЭП или УНЭП |
| Согласие на перевод, уведомление об изменении условий договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказы, ЛНА, заявления на отпуск, расчетные листки, справки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП по соглашению |
Из таблицы следует практическое ограничение для выгрузки: по трудовым договорам и допсоглашениям в пакете должна лежать пара подписей уровня не ниже УНЭП со стороны работника и УКЭП со стороны работодателя. Если на договоре обнаружится ПЭП работника, документ придется переподписывать, а не переоформлять выгрузку.
В «1С:Кабинете сотрудника» подпись работника облачная и живет только внутри кабинета: скопировать ее на флешку или использовать в другом сервисе нельзя. Личная УКЭП физического лица и подпись из Госключа в этом кабинете не применяются, там выпускается собственная УНЭП, бесплатно и с перевыпуском по кнопке «Обновить подпись», если работник забыл пароль. Работодатель подписывает документы в базе 1С, а не в кабинете: либо УКЭП руководителя, либо УКЭП уполномоченного сотрудника с машиночитаемой доверенностью.
Состав и формат электронных кадровых документов задан приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н: основная часть документа — файл PDF/A-1A. Обычный PDF, DOCX или XLSX под требование не подходят, и такие документы придется дублировать на бумаге.
Факт: при загрузке произвольного документа 1С:ЗУП сама проверяет соответствие формату PDF/A-1A и выводит предупреждение. Если предупреждение проигнорировать, документ останется в системе, но освободить компанию от бумажного дубля он не сможет.
Как выгрузить архив КЭДО из 1С:ЗУП при проверке
Выгрузка собирается из журнала кадрового ЭДО: документы отбираются фильтром, затем сохраняются на диск вместе с файлами подписей. На каждый документ получается несколько файлов: PDF и отдельные файлы электронных подписей обеих сторон. Инспектор проверяет своими средствами именно эти файлы.
Что проверить до выгрузки: чек-лист
- Приказ и положение о КЭДО действуют на дату подписания каждого документа из выборки, а не только на текущую дату.
- Согласия работников собраны по всем, кто числился до 31 декабря 2021 года и имел стаж на эту дату. По принятым позже согласие не требуется.
- Соглашение об использовании УНЭП заключено и содержит порядок проверки подписи: без этого пункта неквалифицированная подпись держится слабо.
- Формат документов PDF/A-1A, а не обычный PDF или файл офисного редактора.
- Обмен с сервисом выполнен вручную, чтобы в выгрузку попали последние подписанные документы.
- Права пользователя позволяют открывать чужие документы и сохранять их на диск: у кадровика с ограниченной ролью выгрузка получится неполной.
Пошаговая выгрузка архива кадрового ЭДО
- Шаг 1. Откройте раздел «Кадры», запустите обмен через «Состояние обмена с сервисом» и дождитесь завершения.
- Шаг 2. Перейдите в журнал «Документы кадрового ЭДО» и задайте отбор: организация, сотрудник или период, за который пришел запрос.
- Шаг 3. Проверьте состояние подписания в списке: документы без второй подписи в пакет включать нельзя, их сначала дописывают или снимают из выборки.
- Шаг 4. Выделите нужные строки и сохраните документы на диск вместе с файлами подписей. Для каждого документа сохраняются PDF и файлы подписей сторон.
- Шаг 5. Отдельно выгрузите согласия на присоединение к КЭДО из соответствующего журнала раздела «Кадры».
- Шаг 6. Разложите файлы по папкам с понятными именами: фамилия работника, вид документа, дата. Инспектор не обязан разбираться в служебных именах файлов вида GUID.
- Шаг 7. Приложите к пакету приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО и соглашение об использовании подписи, затем составьте опись передаваемых файлов.
Проверьте подпись в выгруженном комплекте перед передачей
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
В практике Добыто пакет чаще всего разваливается на четвертом шаге: кадровик сохраняет печатные формы вместо документов с подписями и получает набор PDF, который ничего не подтверждает. Мы закладываем на сборку и сверку комплекта отдельный день до отправки.
Внимание: визуальный штамп подписи на PDF не является доказательством подписания. Картинку штампа можно скопировать графическим редактором и вставить в любой файл. Юридически значим только сам файл подписи, проверенный криптографическими средствами.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что инспектор запрашивает вместе с файлами и в какие сроки
Пакет из одних только документов работника проверку не закрывает. Инспектор смотрит связку: чем компания обосновала переход на КЭДО, как работник согласился в нем участвовать и как стороны договорились проверять подпись. Стандартный комплект — приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, согласие работника на присоединение, соглашение об использовании неквалифицированной подписи и уже поверх этого архив подписанных документов с файлами подписей.
Срок на ответ считается по требованию о представлении документов: по статье 80 Федерального закона № 248-ФЗ контролируемое лицо направляет истребованные документы в течение 10 рабочих дней со дня получения требования. Отдельный срок работает на запросы самого работника: по статье 22.3 ТК РФ работодатель обязан безвозмездно предоставить документы, связанные с работой, не позднее чем в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления, причем способом, который работник указал в заявлении.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре смотрят на связность комплекта. Если есть подписанный приказ, но отсутствуют согласие работника на КЭДО и соглашение с порядком проверки подписи, документ придется доказывать заново. Соберите эти три бумаги в отдельную папку один раз и прикладывайте их к каждой выгрузке.»
Шаблоны ЛНА и согласий для комплекта к выгрузке
Комплект собирают в таком порядке: сначала приказ о введении КЭДО, затем положение, потом согласия и соглашение о подписи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
Ошибки при выгрузке и во что они обходятся
Первая ошибка — выгрузить печатные формы вместо документов с подписями. Так делают потому, что печатная форма открывается привычно и содержит визуальный штамп. Цена ошибки складывается из повторного сбора пакета в оставшийся срок и из риска, что документ будет считаться неоформленным: нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП дает штраф на юридическое лицо до 50 000 рублей, а при повторном нарушении суммы растут.
Вторая ошибка — отдать архив без ЛНА и согласий. Мотив тот же: инспектор запросил документы по конкретному работнику, кадровик буквально их и выгрузил. В итоге проверяющий видит подписанные файлы, но не видит основания для электронного взаимодействия, и запрос приходит повторно уже с расширенным перечнем.
Третья ошибка — выгрузка под пользователем с урезанными правами. Часть документов в такой пакет просто не попадает, и в описи образуются дыры, которые потом объясняют письменно. Матрица ролей в 1С:ЗУП настраивается один раз, и право на выгрузку логично закрепить приказом об ответственном за КЭДО. В Добыто мы разводим роли на старте проекта: подписание от имени работодателя, сборка выгрузки и администрирование сервиса закрепляются за разными учетными записями.
Полезно знать: публикацию документов по уволенным сотрудникам в 1С:ЗУП настраивают отдельно, указав количество дней доступа. Сами документы из журнала кадрового ЭДО при этом никуда не исчезают и остаются доступными для выгрузки.
Кейс из практики: компания перевела на КЭДО произвольные документы, подготовленные в обычном PDF. Система выдала предупреждение о несоответствии формату, но загрузку не заблокировала. При запросе документов часть пакета пришлось продублировать на бумаге и пересобрать заново, а шаблоны перевести в PDF/A-1A. После смены шаблонов повторная выгрузка собралась за один рабочий день.
Когда архива в 1С фактически нет: КЭДО во внешнем сервисе
Журнал кадрового ЭДО в ЗУП наполняется только тогда, когда подписание идет через сервис 1С. При интеграции с внешней системой КЭДО документ создается в учетной системе, уходит на подписание во внешний сервис и там же хранится, а в 1С остаются карточка и ссылка. Выгрузка в этом случае делается из системы КЭДО, и попытка собрать пакет из ЗУП даст неполный комплект.
| Схема работы | Где лежат подписанные файлы | Откуда выгружать |
|---|---|---|
| Подписание в «1С:Кабинете сотрудника» | В сервисе, доступны из ЗУП | Журнал «Документы кадрового ЭДО» |
| Внешний сервис КЭДО плюс готовый коннектор к 1С | В системе КЭДО, из 1С открываются по гиперссылке | Из системы КЭДО |
| Внешний сервис плюс интеграция по API | В системе КЭДО | Из системы КЭДО пакетом |
| Установка на серверах компании | На собственном сервере | Из системы КЭДО силами администратора |
Схема определяет и ответственного: в первых двух строках выгрузку делает кадровик или бухгалтер, в четвертой без администратора сервера пакет не соберется. Уточните свою схему заранее и зафиксируйте ее в положении о КЭДО.
Важный нюанс из практики: требование «вернуть подписанные файлы обратно в 1С, чтобы архив был в ЗУП» приводит к задвоению документов и росту нагрузки на учетную систему, а процедуры архивного хранения и переподписания в учетной системе не реализованы. Готовый коннектор ставится примерно за час, интеграция по API занимает от 2 дней до 2 месяцев, поэтому схему выгрузки определяют на этапе выбора сервиса.
Когда выгрузка из ЗУП не решает задачу
Есть три ситуации, в которых журнал кадрового ЭДО бесполезен. Первая: часть документов по закону в КЭДО не участвует — трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Их предъявляют в обычном виде. Вторая: документы подписаны до перехода на КЭДО, они лежат в бумажном архиве и в выгрузку не попадут. Третья: работник отказался от присоединения к КЭДО, его комплект остался бумажным, и пустая выборка в журнале означает не сбой, а отказ.
Сроки хранения архива и что будет с подписью через 10 лет
Статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечивать сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Электронный формат сроки не сокращает: приказы по личному составу и трудовые договоры, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет, созданные раньше — 75 лет, табели учета рабочего времени — 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно.
Почему подпись перестает проверяться и что с этим делать
Сертификат электронной подписи действует ограниченный срок. Через несколько лет после подписания проверка покажет, что на момент проверки сертификат недействителен, и доказать момент подписания станет сложнее. Схема решения простая: документ подписывают при действующем сертификате, сразу добавляют метку времени от службы штампов, а при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованную подпись поверх прежней. Такой документ уходит в архив с сохранением проверяемости.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Хранение электронных документов регулируется не мягче бумажного: требования к бумажному архиву переносятся на электронный, а понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет вовсе. Практический вывод для бухгалтера один: узнайте у своего оператора КЭДО, добавляется ли метка времени при подписании и как организовано переподписание. Если ответа нет, через пять лет выгрузка превратится в набор непроверяемых файлов.»
Мы в Добыто держим электронный архив на стороне сервиса и сохраняем к нему доступ по условиям лицензионного договора, включая архивную версию после его расторжения. Этот пункт стоит прочитать в договоре до подключения: он определяет, где окажется ваш архив через 10 лет.
Стоимость КЭДО с электронным архивом в 2026 году
Цена складывается из численности подключенных сотрудников, набора видов подписи и того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив на стороне сервиса.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: ПЭП, УНЭП и УКЭП, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск в личном кабинете |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка 1 день |
| УКЭП через партнеров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Электронный архив и интеграция с 1С относятся к тарифу «Бизнес», поэтому компания с 40 сотрудниками платит по нему минимальный порог за 50 человек. Сравнить наполнение тарифов и уточнить расчет по своей численности можно на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, отдельная строка расходов появляется только при получении УКЭП через удостоверяющий центр.
Выводы
Архив кадрового ЭДО в 1С:ЗУП собран в разделе «Кадры», и выгрузка из него состоит из документов вместе с файлами подписей, а не из печатных форм со штампом. К пакету всегда прикладывают приказ и положение о КЭДО, согласие работника и соглашение об использовании подписи: без этой связки подписанные файлы доказывают мало. Срок ответа по требованию контрольного органа — 10 рабочих дней, по заявлению работника — 3 рабочих дня, и оба укладываются в норму только при заранее настроенных ролях и форматах.
Мы в Добыто подключаем КЭДО с интеграцией к 1С:ЗУП и держим электронный архив с проверяемыми подписями, поэтому выгрузка для проверки собирается из одного места и в предсказуемом составе.
Частые вопросы
Можно ли выгрузить документы уволенного сотрудника
Да. Доступ уволенного к личному кабинету настраивается отдельно и ограничивается количеством дней, но сами документы остаются в журнале кадрового ЭДО и выгружаются обычным порядком. Сроки хранения при увольнении не сокращаются: трудовой договор и приказы по личному составу продолжают храниться 50 лет, если созданы после 2003 года.
В каком виде выдать работнику документ из электронного архива
Способ указывает сам работник в заявлении. По статье 22.3 ТК РФ работодатель обязан безвозмездно предоставить документ или заверенную копию не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления: либо копией на бумаге, заверенной надлежащим образом, либо электронным документом, в том числе через личный кабинет работника.
Что делать, если сертификат работодателя истек, а документ нужно предъявить сейчас
Документ, подписанный при действующем сертификате, остается действительным. Проблема возникает при проверке задним числом, поэтому нужны метка времени и усовершенствованная подпись поверх исходной. Если ни того, ни другого нет, момент подписания подтверждают косвенно: журналом системы, протоколом проверки подписи и перепиской по маршруту согласования.
Обязательно ли хранить электронные документы на материальных носителях
Правила организации хранения архивных документов, утвержденные приказом Минкультуры № 526, предписывают хранить электронные документы на обособленных материальных носителях с оформлением единиц хранения. На практике компании ведут электронный архив в системе, а требования к носителям учитывают при передаче дел на постоянное хранение. Внутренний порядок закрепляют в положении об архиве и номенклатуре дел.
Кому в компании дать право на выгрузку архива
Право логично закрепить за одним ответственным и его заместителем, оформив это приказом об ответственном за КЭДО. Учетная запись с урезанной ролью видит не все документы, и выгрузка получается неполной, а восстанавливать пропуски приходится в оставшийся срок. Матрицу ролей стоит проверить заранее, на тестовой выгрузке за произвольный месяц.
Останется ли архив доступным, если расторгнуть договор с оператором КЭДО
Ответ дает лицензионный договор. Как правило, в нем предусмотрен доступ к архивной версии и после расторжения, разработчики продолжают поддерживать электронный архив. Этот пункт читают до подключения вместе с условиями выгрузки данных: возможность забрать весь архив пакетом критична при смене оператора.
