Алгоритм работы в КЭДО — это шесть звеньев: кадровик создает документ из шаблона или загружает готовый файл, система подставляет данные сотрудника, документ идет по маршруту согласования, участники получают уведомления, стороны подписывают его электронной подписью, подписанный комплект уходит в электронный архив. Порядок действий одинаков для приказа, заявления и трудового договора, а вид подписи — нет. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, приказа о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель применяет только УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП. Для остальных кадровых документов работодателю доступна УНЭП, а работнику еще и ПЭП.
Разберем каждое звено: какие статусы принимает документ, где кадровик теряет управление процессом, что настраивается один раз, а что придется контролировать руками. Покажем, чем УНЭП по соглашению сторон отличается от УНЭП из Госключа и почему ПЭП недоступна работодателю ни при каких условиях. Во второй половине статьи — таблица допустимых подписей по видам документов, разбор ошибок с ценой в деньгах и сроках, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы кадровиков.
Что подготовить до первого документа в КЭДО
Переход на кадровый электронный документооборот — право работодателя, а не обязанность. Порядок закреплен статьями 22.1-22.3 ТК РФ, которые ввел 377-ФЗ от 22.11.2021. Расходы на получение и использование электронной подписи работником по этим статьям несет работодатель, поэтому строка бюджета появляется еще до первого подписанного приказа. Общие правила и перечень доступных способов ведения КЭДО опубликованы в разделе про электронный документооборот в сфере трудовых отношений на сайте Минтруда.
Стартовый комплект документов собирается один раз и потом живет годами. Положение о ведении КЭДО фиксирует систему, в которой ведется документооборот, перечень документов, переводимых в электронный вид, и вид подписи для каждой группы. Отдельным приказом назначается ответственный за КЭДО и оформляется делегирование права подписи, если директор не подписывает кадровые документы сам. Дальше идут уведомление работников о переходе и письменное согласие каждого из них.
Дистанционные работники — отдельный поток. С ними порядок обмена электронными документами регулируется правилами о дистанционной работе, поэтому письменное согласие на КЭДО с них не собирают: условия электронного взаимодействия прописываются в ЛНА о дистанционной работе или в самом трудовом договоре. Смешивать два потока в одном положении не стоит, иначе более мягкий режим для дистанционных работников теряется.
Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП нужно не всегда. УКЭП признается аналогом собственноручной подписи по умолчанию, отдельное соглашение под нее не требуется. А вот простая и неквалифицированная подпись работают только тогда, когда стороны договорились об их применении, и такое соглашение обязательно описывает порядок проверки подписи.
Факт: УНЭП в приложении Госключ выпускается дистанционно примерно за 2 минуты и бесплатно, а весь путь от отправки документа из системы КЭДО до подписи работника укладывается в минуту. Коммерческий выпуск подписи для сотрудника обходится около 400 рублей за человека и требует продления.
Чек-лист готовности до запуска
Проверяйте по этому списку до того, как отправите первый документ живому сотруднику, а не после жалобы из подразделения.
- Положение о ведении КЭДО утверждено, в нем назван перечень документов и вид подписи по каждой группе.
- Ответственный за КЭДО назначен приказом, право подписи делегировано, если подписывает не единоличный исполнительный орган.
- Работники уведомлены, письменные согласия собраны у всех, кроме дистанционных.
- Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП подписано с порядком проверки подписи, если эти виды подписи применяются.
- Оргструктура загружена в систему: отделы, руководители, роли согласующих.
- Определен список документов, которые остаются на бумаге, и порядок работы с ними.
Шаблоны ЛНА и согласий для запуска КЭДО
Комплект закрывает юридическую обвязку перехода, начинать удобнее с Положения о ведении КЭДО: остальные документы ссылаются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Алгоритм работы в КЭДО: от создания документа до подписи обеих сторон
Документ в системе живет по одной схеме независимо от того, приказ это или заявление. Меняются участники маршрута и вид подписи, а последовательность остается: создание, маршрут, уведомление, обработка участниками, подписание, архив. В Добыто КЭДО документ создается двумя способами — загрузкой готового файла или выбором шаблона, после указания сотрудника переменные подставляются автоматически, и кадровику остается проверить заполненные поля.
Каждому этапу соответствует свой статус в реестре документов, и по статусу видно, на ком остановился процесс. Таблица ниже связывает этап, действие системы и то, что на этом шаге проверяет кадровик.
| Этап | Что делает система | Статус документа | Что проверяет кадровик |
|---|---|---|---|
| Создание документа | Подставляет данные выбранного сотрудника в переменные шаблона | В работе | Название, тип документа, полноту комплекта файлов |
| Назначение маршрута | Выстраивает участников последовательно или параллельно | Согласование | Состав участников и срок на каждом этапе |
| Уведомление участника | Отправляет уведомление в кабинет, на почту или пушем | Требуют действия | Дошло ли уведомление и активен ли кабинет сотрудника |
| Согласование | Фиксирует решение участника и комментарий | Принято или На доработку | Причину возврата и кто именно ее указал |
| Подписание | Прикладывает электронную подпись и фиксирует время действия | Подписано | Вид подписи и наличие подписей обеих сторон |
| Отказ работника | Возвращает документ инициатору с отметкой об отказе | Отказ | Основание отказа и сценарий: доработка или бумага |
| Хранение | Переносит исполненный документ с файлами подписи в архив | Архив | Доступ к архиву и срок хранения по виду документа |
Из таблицы видно, где именно теряется управление: между отправкой уведомления и действием участника система ничего не решает за человека. Все инструменты контроля — сроки этапов, напоминания и отчет по неподписанным документам — настраиваются заранее, а не в момент, когда приказ завис на третий день.
Как провести кадровый документ в КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Создайте документ: загрузите файл или выберите шаблон в разделе документов, укажите сотрудника, чтобы переменные заполнились из карточки.
- Шаг 2. Заполните обязательные поля и присвойте тип документа. От типа зависит, какой маршрут и какой вид подписи подтянет система.
- Шаг 3. Назначьте маршрут: выберите готовый шаблон маршрута или соберите новый, задав последовательность участников и срок на каждом этапе.
- Шаг 4. Отправьте документ. Участники получают уведомление и обрабатывают его кнопками согласования или подписания прямо из карточки.
- Шаг 5. Дождитесь подписи стороны работодателя. Подписывает единоличный исполнительный орган или сотрудник, которому право подписи этого типа документов делегировано приказом.
- Шаг 6. Проконтролируйте подпись работника. Если этап просрочен, документ вернется инициатору, и придется либо менять даты и отправлять заново, либо оформлять на бумаге.
- Шаг 7. Проверьте карточку исполненного документа: обе подписи на месте, файлы подписи приложены, документ ушел в архив.
Внимание: подписать документ в системе задним числом нельзя. Вместо этого настраивается автозакрытие этапа: если работник не подписал за отведенное время, этап закрывается и документ возвращается кадровику. Дальше только два пути — бумага или повторная отправка с новой датой.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: какая подпись применяется на каждом шаге
Три вида электронной подписи закреплены в 63-ФЗ. Простая подпись подтверждает, что действие совершило определенное лицо: это логин и пароль в системе, код из СМС, учетная запись Госуслуг. Неизменность документа после подписания она не фиксирует, и в споре это главная слабость. Усиленная неквалифицированная подпись создается криптографическими средствами, определяет подписанта и показывает, менялся ли документ после подписания. Усиленная квалифицированная устроена так же, но сертификат к ней выдает удостоверяющий центр, прошедший аккредитацию Минцифры, а средства подписи сертифицированы ФСБ.
Разница между УНЭП и УКЭП не в технологии, а в юридическом статусе и в том, кто выпускает сертификат. УНЭП работодатель вправе выпустить сам или получить в любом удостоверяющем центре, УКЭП — только в аккредитованном. УКЭП приравнена к собственноручной подписи по умолчанию, для УНЭП нужны либо соглашение сторон, либо прямое указание федерального закона.
У УНЭП есть две разновидности, и кадровику важно их не путать. Первая — УНЭП по соглашению сторон, выпущенная в информационной системе работодателя или в коммерческом удостоверяющем центре: она работает, только пока действует подписанное соглашение с описанным порядком проверки подписи. Вторая — УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства, то есть подпись из Госключа. Правила ее формирования и применения установлены постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152, и отдельного соглашения о признании она не требует. При этом закрытый ключ такой подписи хранится на телефоне работника: удалил приложение — потерял доступ, и подпись придется выпускать заново, уже с новым сроком действия.
В поиске регулярно встречаются формулировки вроде типа подписки УКЭП или единицы измерения УКЭП. Ни того, ни другого не существует: УКЭП не тариф и не измеряемая величина, а вид электронной подписи по 63-ФЗ, привязанный к сертификату конкретного человека. Считают ее в сертификатах и в сроке их действия — обычно год. По той же причине не существует и конструкции, в которой единоличный исполнительный орган подписывает кадровый документ простой электронной подписью: статья 22.3 ТК РФ вообще не дает работодателю права применять ПЭП, ему доступны только УКЭП и УНЭП.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Кадровику проще держать в голове не три вида подписи, а два правила. Работодателю ПЭП недоступна вообще, а по договорам и по приказу о дисциплинарном взыскании остается только УКЭП. Работнику для тех же документов достаточно УНЭП, и если это УНЭП из Госключа, отдельное соглашение о признании подписи с ним заключать не нужно. Проверьте по своему положению о КЭДО, какой вид подписи вы закрепили за каждой группой документов: расхождение с этим правилом всплывет в первом же споре.»
Ниже — распределение подписей по видам кадровых документов. Таблица собрана по требованиям статьи 22.3 ТК РФ и правилам работы через государственную платформу.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор, договор на получение образования | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявление об увольнении, отзыв заявления, согласие на перевод | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП |
| Остальные кадровые документы: заявления, приказы, ЛНА, графики, табели | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Документы на платформе «Работа России» | УКЭП или УНЭП инфраструктуры электронного правительства | УКЭП, УНЭП или ПЭП ЕСИА |
УНЭП работника из строк с договорами подходит в обоих вариантах: и выданная в инфраструктуре электронного правительства, и созданная по соглашению сторон. Разница проявляется в обвязке: под вторую нужно действующее соглашение с порядком проверки подписи, иначе документ подписан подписью, которую стороны формально не признают.
Проверьте, какая подпись стоит на вашем документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Полезно знать: штамп подписи, который печатается на странице PDF, — это визуализация для читателя, а не доказательство. Юридическую силу несут сам файл документа и файл подписи, их и выгружают для суда или проверки.
Маршрут согласования: последовательный, параллельный и роли вместо фамилий
Маршрут — это набор правил, по которым документ идет от создателя к подписанту. Последовательный маршрут двигает документ по очереди: кадровик, руководитель, бухгалтерия, сотрудник. Параллельный отправляет его сразу нескольким участникам, и следующий шаг начинается, когда отработали все. Последовательный дольше, но дает предсказуемый порядок замечаний; параллельный экономит дни на массовых документах, где согласующие не зависят друг от друга.
В маршруте участник задается ролью, а не фамилией. Если в компании десяток подразделений и за каждым закреплен свой кадровый специалист, система сама определит, кому уходит заявление, по оргструктуре. При замене руководителя маршрут не переписывается: меняется привязка роли. Маршруты на конкретные ФИО ломаются на первом же отпуске согласующего.
Срок на этапе — второй параметр, который настраивается заранее. К нему привязываются напоминания и автозакрытие: этап, не закрытый за отведенное время, возвращается инициатору. Мы закладываем пилотную группу на одно подразделение до раскатки на всю компанию именно ради этих настроек — на пилоте видно, какие этапы зависают и где срок выставлен нереалистично.
Важный нюанс из практики: ознакомление с ЛНА автоматизируется отдельно от подписания. Кадровик один раз загружает базу инструкций и указывает, для каких отделов и должностей какой документ обязателен. Дальше при приеме или переводе система сама собирает комплект под конкретную должность и напоминает о просрочке, а при выходе новой редакции документ уходит на повторное ознакомление всем, кого он касается. Ручная сборка пачки инструкций под каждого новичка после этого не нужна.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Самый частый затык не в подписи, а в сроках на этапах маршрута. Компания настраивает красивую схему согласования, но не ставит время на этап, и документ спокойно висит неделю у руководителя подразделения. Поставьте срок на каждом этапе и включите автозакрытие: тогда вы хотя бы узнаете о проблеме в тот же день, а не в конце месяца при сверке.»
Подпись обеих сторон: как документ становится исполненным
Двустороннее подписание закрывает алгоритм. Работодатель подписывает документ УКЭП или УНЭП со стороны организации, работник получает уведомление и подписывает своей подписью, после чего в карточке документа видны обе подписи и файлы к ним. Если работник подписывает через Госключ, он открывает документ в приложении, подтверждает ознакомление и подписывает — при установленном приложении это занимает около минуты.
Подпись бывает присоединенной и открепленной. В первом случае документ и подпись лежат в одном файле, потерять их по отдельности невозможно, но открыть исходный документ без специальной программы не получится. Во втором рядом с документом появляется отдельный файл подписи, обычно с расширением .sig, и для проверки в сервис загружают оба файла. Для кадрового архива важно, что при открепленной подписи пара файлов должна храниться вместе: один файл без второго ничего не доказывает.
Сертификат подписи действует ограниченный срок, чаще всего год. После его окончания встает вопрос, действовала ли подпись в момент подписания. Ответ дают штамп времени от доверенной службы и усовершенствованный формат подписи, куда попадают метка времени, ссылки на сертификаты и ответы службы проверки статуса сертификата. Без этих элементов через два года после подписания вы сможете показать файл подписи, но не сможете доказать момент подписания.
В практике Добыто исполненный документ вместе с файлами подписи остается в архиве, откуда его выгружают по запросу проверяющих или для суда. Сроки хранения при этом те же, что и для бумаги: у трудовых договоров и приказов по личному составу они измеряются десятилетиями, и электронный архив должен пережить смену системы.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В трудовых спорах суд смотрит не на штамп в PDF, а на всю обвязку: есть ли ЛНА о КЭДО, действовал ли сертификат на дату подписания и тот ли документ был передан на подписание. Известны дела, где увольнение признали незаконным именно потому, что работодатель не смог подтвердить эту цепочку. Соберите по каждому спорному документу три вещи: исходный файл, файл подписи и положение о КЭДО в редакции, действовавшей на дату подписания.»
Ошибки в алгоритме и во что они обходятся
Первая ошибка — подпись не того вида. Трудовой договор, подписанный со стороны работодателя УНЭП вместо УКЭП, формально не соответствует требованиям статьи 22.3 ТК РФ. Цена не сводится к переоформлению: ненадлежащее оформление трудового договора наказывается по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ штрафом от 50 000 до 100 000 рублей на юридическое лицо, а нарушение трудового законодательства по части 1 той же статьи — штрафом от 30 000 до 50 000 рублей.
Вторая — работа без письменного согласия. Если работник не дистанционный и согласие с него не собрано, весь электронный обмен с ним держится на честном слове. Разъяснения ведомств пока строго держатся позиции о письменном согласии, поэтому сбор согласий по электронной почте или через опрос в системе — зона риска, а не экономия времени.
Третья — маршрут, собранный на конкретных людях. Отпуск согласующего останавливает поток документов, и кадровик начинает пересобирать маршруты руками. Четвертая — попытка перевести в электронный вид документы, которые закон оставляет на бумаге.
Пятая ошибка обнаруживается позже всех: подписание без штампа времени и без усовершенствованного формата подписи. На проекте это выглядит как несущественная техническая деталь, а через год превращается в невозможность подтвердить дату подписания по истекшему сертификату. В практике Добыто чаще всего спотыкаются на другом — на согласии работника: положение написано, приказ издан, а согласия собраны не у всех, и первый же уволенный сотрудник задает вопрос именно об этом.
Кейс из практики: компания на 2500 сотрудников считала переход на КЭДО с коммерческими подписями: выпуск подписи на человека около 400 рублей дает миллион рублей только на старте, плюс продление при каждой смене кадров. Перевод рядовых сотрудников на бесплатную УНЭП в Госключе убрал эту статью расходов целиком, а выпуск подписи перешел к самому работнику и перестал занимать кадровую службу.
Лайфхак: обучение сотрудников подписанию укладывается в один-два вебинара, если разбирать не теорию подписи, а три действия: выпуск подписи, поиск документа в кабинете и сама кнопка подписания. Отдельно обучают кадровых специалистов — им нужен еще и разбор интеграции с учетной системой.
Когда КЭДО не закрывает задачу
Часть кадровых документов остается на бумаге независимо от системы: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журнал инструктажей по охране труда и бумажная трудовая книжка для тех, кто ее сохранил. Инструктаж по технике безопасности проводится очно, и электронное ознакомление его не заменяет. Компания, у которой основной массив кадровых событий состоит именно из этих документов, эффекта от перехода почти не увидит.
Не всякое требование к системе стоит своих денег. Подписание кадровых документов простой электронной подписью на портале «Работа России» технически возможно, но добавляет сотруднику отдельный вход в незнакомый интерфейс без мобильного приложения, а компании — еще одну точку интеграции, отказ которой останавливает подписание. Обязанности использовать этот портал у работодателя нет.
Так же выглядит требование возвращать подписанные документы обратно в учетную систему. Документ создается в учетной системе, подписывается и хранится в КЭДО, а открывается из карточки по ссылке. Дублирование в учетной системе удваивает базу и нагрузку, при этом процедуры архивного хранения и продления подписи учетная система все равно не выполняет.
Отдельная история — уведомления через мессенджеры. Универсального мессенджера, которым пользуются все сотрудники, не существует, а блокировка сервиса останавливает процесс целиком. Пуш-уведомление в мобильном приложении и СМС доходят даже до кнопочного телефона без интернета, и этого достаточно.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перед внедрением сравните не список функций, а список ваших документов. Если из массива на бумаге останутся приказы об увольнении и журналы инструктажей, а все остальное — это отпуска, командировки и ознакомление с ЛНА, эффект будет. Выпишите свои десять самых частых кадровых событий за год и посмотрите, сколько из них закон разрешает вести электронно: это честнее любой презентации вендора.»
Стоимость подключения КЭДО и сроки запуска
Стоимость складывается из численности сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учетной системой. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнеров-удостоверяющие центры.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении сотрудника |
| Получение УКЭП через партнеров-удостоверяющие центры | рассчитывается индивидуально | по регламенту центра |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужны ли кастомные шаблоны, приоритетная поддержка и выделенный сервер. Актуальный состав пакетов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Отдельно закладывайте время на интеграцию. Готовый коннектор к типовой конфигурации ставится за час, а разработка обмена через API занимает от двух дней до двух месяцев в зависимости от квалификации вашей команды и сложности учетной системы.
Выводы
Порядок движения документа в КЭДО одинаков для любого кадрового события: создание из шаблона, маршрут с ролями и сроками, уведомление, подписание сторонами, архив с файлами подписи. Вариативность прячется не в шагах, а в двух точках — какой вид подписи закреплен за документом и настроены ли сроки на этапах маршрута. Работодателю доступны только УКЭП и УНЭП, причем по договорам и приказу о дисциплинарном взыскании остается одна УКЭП; работник для остальных документов может подписывать и простой электронной подписью.
Мы в Добыто собираем эту схему под конкретную компанию: перечень документов и виды подписи в положении о КЭДО, маршруты на функциональных ролях, пилотная группа перед раскаткой на весь штат и интеграция с учетной системой. Такой порядок дает предсказуемый результат: документ доходит до подписи обеих сторон и остается пригодным для проверки через годы.
Частые вопросы
Что делать, если работник отказался подписывать документ в системе?
Документ получает статус отказа и возвращается инициатору с отметкой. Дальше сценария два: устранить причину и отправить заново с новой датой либо оформить документ на бумаге. Сам факт отказа от подписания в системе не равен отказу от кадрового действия, поэтому обязательные процедуры вроде уведомления об изменении условий трудового договора нужно довести до конца другим способом и зафиксировать это письменно.
Как работать в КЭДО с исполнителями по договорам ГПХ и самозанятыми?
Правила статей 22.1-22.3 ТК РФ на них не распространяются: это не работники. С исполнителем заключается отдельное соглашение об электронном документообороте, где описываются вид подписи и порядок ее проверки. Если используется УКЭП, соглашение формально не требуется, потому что такая подпись признается по умолчанию. Смешивать поток документов по трудовым договорам и по ГПХ в одном регламенте не стоит — у них разные основания и разные обязательные реквизиты.
Что делать, когда у работника закончился сертификат подписи?
Сертификат выпускается на ограниченный срок, чаще всего на год, и после его окончания подписывать новые документы нельзя. Нужен перевыпуск: в Госключе работник делает это сам за пару минут, при коммерческой подписи заявку оформляет работодатель. Ранее подписанные документы при этом не теряют силу, если у них есть штамп времени и усовершенствованный формат подписи. Отдельно контролируйте отзыв сертификата при увольнении: отзывает его удостоверяющий центр по заявлению, удаление подписи из реестра на компьютере отзывом не является.
Как выгрузить подписанные документы для проверки ГИТ или для суда?
Выгружается пара: исходный файл документа и файл подписи к нему, при открепленной подписи — оба файла вместе. Штамп на странице PDF доказательством не считается, это визуализация. К комплекту полезно приложить положение о ведении КЭДО в редакции, действовавшей на дату подписания, и подтверждение того, что работник был с ним ознакомлен: именно эту цепочку проверяют при споре о подлинности подписи.
Нужно ли возвращать подписанный документ обратно в 1С?
Технически возможно, практически чаще всего избыточно. Документ создается в учетной системе, подписывается и хранится в системе КЭДО, а кадровый специалист открывает его по ссылке прямо из карточки в 1С. Возврат файла в учетную систему удваивает базу и нагрузку, при этом перештамповку подписи и архивное хранение учетная система не выполняет — это функции системы КЭДО.
Кто подписывает кадровые документы, если директор в отпуске?
Право подписи делегируется приказом или доверенностью конкретному сотруднику, и в системе за ним закрепляется соответствующая роль. Подписывать он будет своей электронной подписью, а не подписью директора: передача ключа другому человеку недопустима, ответственность за хранение ключа лежит на его владельце. Проверьте, чтобы перечень типов документов, которые вправе подписывать замещающий, совпадал с формулировками приказа о делегировании.
