Проверка разрешений на работу и патентов как выстроить процесс

Проверка разрешений на работу и патентов начинается с категории иностранца. Безвизовый временно пребывающий иностранец работает по патенту, визовый — по разрешению на работу, а граждане Армении, Беларуси, Казахстана и Кыргызстана, держатели РВП и ВНЖ работают без них. Работодатель сверяет срок документа, регион его действия, профессию (должность), если она указана, и оплату патента. После подписания договора он уведомляет МВД в течение 3 рабочих дней. Штраф за нарушение считается отдельно по каждому иностранцу. С патентом или РВП можно работать только в том субъекте, где выдан патент или разрешено проживание, а у ВНЖ такого ограничения нет.

Ниже — процесс, который можно закрепить в регламенте. Он показывает, что проверить до приёма и какие сервисы МВД дают только справочный ответ. Отдельно разобрано, как не пропустить просроченную оплату патента и когда работника отстраняют, а когда с ним расторгают договор. Учтены изменения 2026 года: единый 30-дневный срок медосвидетельствования, новые формы уведомлений МВД с 1 сентября и поправки в КоАП с 3 ноября. Сценарная таблица действий при истечении документов, образцы кадровых документов, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Зачем работодателю проверять патент и разрешение на работу: штрафы и изменения 2026 года

Статья 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» разрешает привлекать временно пребывающего иностранца к работе только при наличии у него разрешения на работу или патента. Проверка входит в обязанности работодателя: он сверяет регион, на который выдан документ, и профессию (должность), если она в документе указана. Справка от самого работника или копия без оригинала проверкой не считаются.

Ответственность установлена статьёй 18.15 КоАП РФ. На 6 октября 2026 года организация за незаконное привлечение иностранца платит от 250 000 до 800 000 рублей либо приостанавливает деятельность на срок от 14 до 90 суток. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях вилка штрафа составляет от 400 000 до 1 000 000 рублей. Неуведомление МВД о заключении или прекращении договора стоит юрлицу от 400 000 до 800 000 рублей (часть 3), а в четырёх перечисленных регионах — от 400 000 до 1 000 000 рублей (часть 4). По примечанию 2 к статье штраф считается по каждому иностранцу отдельно: три неподанных уведомления в Москве — это от 1 200 000 до 3 000 000 рублей.

Правила найма иностранцев в 2025-2026 годах менялись несколько раз, и регламент, написанный до этого, почти наверняка устарел:

• с 5 февраля 2025 года действуют реестр контролируемых лиц и режим высылки по Федеральному закону от 08.08.2024 № 260-ФЗ;
• с 1 сентября 2026 года уведомления о заключении и прекращении договора подаются по формам приказа МВД России от 12.05.2026 № 290, а приказ № 536 больше не применяется;
• с 1 сентября 2026 года Федеральный закон от 10.06.2026 № 162-ФЗ ввёл единый срок медицинского освидетельствования — 30 календарных дней со дня въезда — и ежегодное повторное освидетельствование;
• с 1 сентября 2026 года в Москве и Московской области учёт через приложение «Амина» распространён на безвизовых иностранцев, прибывших не для работы более чем на 90 дней;
• с 3 ноября 2026 года Федеральный закон от 04.08.2026 № 294-ФЗ повышает штрафы по статье 18.15 КоАП для граждан, а размеры для юрлиц и должностных лиц эти поправки не меняют.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если в обучающем ролике или чужой инструкции устарела хотя бы одна деталь, перепроверять приходится весь материал. Поэтому сроки, названия форм и реквизиты мы из таких источников не берём, оттуда годятся только логика и перечни: они меняются реже. Форму уведомления и сроки сверяйте с действующей редакцией акта на дату подачи.»

Для начала стоит проверить дату последней редакции вашего регламента по иностранным работникам. Если в нём упоминается приказ МВД № 536 или нет реестра контролируемых лиц, его нужно обновить до следующего приёма.

Какой документ проверять у иностранца: патент, разрешение на работу или ни то ни другое

Основание для работы зависит от статуса иностранца и способа въезда. Гражданство само по себе вопрос не решает: гражданин Узбекистана с ВНЖ работает без патента, а его соотечественник, прибывший без визы, — только по патенту. В таблице собраны категории, которые встречаются при найме чаще всего.

Обязанность уведомить МВД в течение 3 рабочих дней есть во всех семи строках, в том числе для граждан ЕАЭС и держателей ВНЖ. Отсутствие патента у такого работника освобождает только от проверки патента, но не от уведомления.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Разрешение на работу и должность: что сверять с трудовым договором

Если в разрешении на работу указана профессия (должность), работник вправе работать только по ней. Поэтому должность в штатном расписании, трудовом договоре и приказе о приёме должна совпадать с профессией в разрешении. В патенте профессия на федеральном уровне обязательным реквизитом не является: её вносят там, где такое решение принял субъект РФ. Если профессия в патенте указана, работа по другой профессии квалифицируется по части 1 статьи 18.15 КоАП.

Вторая проверка касается отрасли и региона. Субъекты РФ вправе запрещать патентникам отдельные виды деятельности (пункт 6 статьи 18.1 115-ФЗ), а единого общероссийского перечня таких запретов нет. Доли иностранцев по отраслям на 2026 год установлены постановлением Правительства РФ от 05.12.2025 № 1995: например, в строительстве и общепите — не более 50%, для ряда видов розничной торговли — 0%, с отдельными региональными исключениями. Сверять нужно свой ОКВЭД и свой субъект, а не одну цифру для всех.

Кому патент не нужен, но проверка всё равно нужна

У граждан ЕАЭС кадровик проверяет документ, удостоверяющий личность, и законность пребывания. ДМС для них не обязателен: работающий гражданин ЕАЭС получает социальное обеспечение, включая ОМС, по правилам государства трудоустройства. У держателя РВП обязательно сверяется субъект: переезд в другой регион означает, что работать там он не вправе. У студента нужен документ, подтверждающий очную форму обучения в российской организации. Определив категорию, вы получаете перечень документов на проверку и понимаете, нужен ли в процессе контроль оплаты патента.

Как выстроить процесс проверки патентов и разрешений на работу в компании

Процесс держится на трёх точках контроля: проверка до подписания договора, уведомление МВД после него и контроль дат в течение всего срока работы. Если за каждую точку отвечает конкретный человек, а даты не хранятся в памяти кадровика, большинство нарушений по статье 18.15 КоАП не возникает. Схема ниже показывает общую логику проверки кандидата, а для иностранца в неё добавляются миграционные документы.

Что подготовить до первого иностранного кандидата

Подготовка занимает меньше времени, чем исправление одного пропущенного уведомления. До запуска процесса стоит закрыть пять вопросов:

1. Назначить ответственного за проверку документов, подачу уведомлений в МВД и контроль сроков и записать это в регламенте.
2. Подготовить форму согласия на обработку персональных данных по 152-ФЗ: без него сбор копий и запросы по кандидату незаконны.
3. Составить перечень документов по категориям из таблицы выше, чтобы кадровик не требовал лишнего и не пропускал обязательное.
4. Проверить доступ организации к Госуслугам и наличие электронной подписи, которой портал принимает уведомления.
5. Сверить свой ОКВЭД и регион с постановлением Правительства № 1995 о долях иностранцев и с региональными запретами для патентников.

Согласие на обработку персональных данных берётся до того, как кандидат передаёт сканы и вы запускаете проверку по реестрам. Схема ниже показывает, какие проверки допустимы с согласием, какие без него запрещены, а какие относятся к спорным.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень документов из статьи 65 ТК РФ могут расширить только три источника: федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства или внутренний регламент компании этого сделать не могут. Патент, разрешение на работу или вид на жительство для иностранца прямо предусмотрены законом, а справка о доходах с прошлого места или характеристика — нет. Кандидат вправе их не приносить, и отказать ему в приёме на этом основании нельзя.»

Как проверить патент или разрешение на работу перед приёмом: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите категорию иностранца по паспорту, миграционной карте, визе, РВП или ВНЖ и выберите строку таблицы с основанием для работы.
2. Шаг 2. Получите письменное согласие на обработку персональных данных до сбора копий и проверки по реестрам.
3. Шаг 3. Проверьте оригиналы паспорта, миграционной карты (для патента с целью въезда «работа») и документа о постановке на миграционный учёт.
4. Шаг 4. Сверьте патент или разрешение на работу: данные владельца, срок, субъект РФ, профессию (должность), если она указана. По патенту проверьте подтверждение оплаты НДФЛ за период, на который приходится начало работы.
5. Шаг 5. Проверьте действительность документа в сервисе МВД. При сомнении запросите подтверждение в территориальном органе: ответ сервиса справочный.
6. Шаг 6. Проверьте кандидата по реестру контролируемых лиц в день подписания договора.
7. Шаг 7. Ознакомьте работника с ЛНА до подписания трудового договора, подпишите договор и издайте приказ о приёме.
8. Шаг 8. Не позднее 3 рабочих дней с даты заключения договора подайте уведомление в МВД по форме приказа № 290: лично, на бумаге или через Госуслуги.
9. Шаг 9. Внесите контрольные даты: конец оплаченного периода патента, срок разрешения или РВП, срок медосвидетельствования, для ВКС — дату квартального уведомления о зарплате.

Для шага 5 у МВД есть официальный сервис проверки действительности разрешений на работу и патентов. Ответ сервиса носит справочный характер. За юридически значимым подтверждением ведомство предлагает обращаться в территориальное подразделение, и если ответ расходится с документом на руках, решение о приёме стоит отложить до его получения.

Для шага 6 МВД ведёт публичный сервис реестра контролируемых лиц. Сведения в нём обновляются каждые 4 часа, поэтому результат проверки, сделанной за несколько дней до выхода, к дате подписания может устареть.

Уведомление по шагу 8 подаётся через услугу Госуслуг о заключении договора с иностранным гражданином. Для электронной подачи нужна электронная подпись, которую принимает портал. О прекращении договора уведомляют отдельной услугой в тот же срок — 3 рабочих дня.

Важный нюанс из практики: часть данных удобно собрать до первого рабочего дня. Кандидат по ссылке заполняет анкету, даёт в ней согласие на обработку персональных данных и прикрепляет сканы документов. В день выхода кадровик сверяет внесённые данные с оригиналом паспорта, и пакет документов на подпись к этому моменту уже готов. Шаги 3 и 4 при этом всё равно проходят по оригиналам.

В Добыто трудовой договор, приказ о приёме и согласия готовятся по шаблонам и уходят работнику на подпись в электронном виде. ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Сверьте данные кандидата перед оформлением

Образцы документов для приёма иностранного работника

Комплект закрывает оформление от анкеты до личной карточки; начать стоит с согласия на обработку персональных данных, без которого остальные шаги проверки не запускаются.

Трудовой договор в комплекте общий. Для иностранца в него и в приказ вносят реквизиты патента, разрешения на работу, РВП или ВНЖ, а должность должна совпадать с профессией в разрешительном документе, если она там указана.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Миграционная служба, миграционная карта и миграционный учёт: что смотрит кадровик

Федеральная миграционная служба упразднена Указом Президента РФ от 05.04.2016 № 156, её функции и полномочия переданы МВД. Когда кандидат или руководитель говорит о «миграционной службе» или «отделе по вопросам миграции», речь идёт о подразделениях по вопросам миграции территориальных органов МВД. Туда работодатель направляет уведомления, и там же можно получить юридически значимое подтверждение сведений о патенте или разрешении на работу.

В Москве часть процедур иностранцы проходят в Многофункциональном миграционном центре в Сахарово. Центр содействует в оформлении и переоформлении патента, проводит медосвидетельствование, дактилоскопию, фотографирование и тестирование по русскому языку, истории и основам законодательства. Решение по патенту при этом принимает МВД.

Миграционная карта подтверждает въезд и заявленную цель визита. Для патента закон требует карту с целью «работа»; если бумажной карты нет, МВД проверяет эти сведения самостоятельно. Расхождение цели въезда в карте с основанием для работы кадровику стоит выяснить до подписания договора.

Уведомление о прибытии на миграционный учёт по общему правилу подаётся в течение 7 рабочих дней (статья 20 Федерального закона от 18.07.2006 № 109-ФЗ). Для граждан ЕАЭС срок увеличен до 30 календарных дней по приложению № 30 к Договору о ЕАЭС. Принимающая сторона — лицо или организация, у которых иностранец фактически проживает или находится. Работодатель становится принимающей стороной, например, когда предоставляет работнику жильё.

С 1 января 2025 года безвизовый иностранец может находиться в России не более 90 суток суммарно в течение календарного года, если срок не продлён или не действует исключение. Прежнее правило «90 из 180» больше не применяется. Патент, разрешение на работу и другие основания, предусмотренные законом, продлевают срок пребывания, поэтому у работника с действующим патентом счёт 90 суток не останавливает работу.

Реестр контролируемых лиц и приложение «Амина»

Реестр контролируемых лиц действует с 5 февраля 2025 года по 260-ФЗ. Режим высылки применяется к человеку с момента, когда сведения о нём внесены в реестр. Закон не формулирует проверку реестра как отдельную обязанность работодателя, но МВД рекомендует её проводить, а лицо из реестра нельзя допускать к работе как обычного кандидата. Проверка по реестру входит в шаг 6 инструкции и повторяется при продлении документов.

В Москве и Московской области с 1 сентября 2025 года по 1 сентября 2029 года действует эксперимент по учёту через приложение «Амина». Сначала он охватывал безвизовых иностранцев, прибывших для работы, включая патентников и трудящихся граждан ЕАЭС. С 1 сентября 2026 года к ним добавлены безвизовые иностранцы, прибывшие не для работы более чем на 90 дней. Обязанности по приложению лежат на иностранце, отдельной обязанности работодателя Федеральный закон от 23.05.2025 № 121-ФЗ не устанавливает. Уведомлять МВД о заключении и прекращении договора работодатель по-прежнему должен в общем порядке.

Контроль сроков после приёма: оплата патента, медосвидетельствование, отстранение

Патент выдаётся на срок от 1 до 12 месяцев. Его срок считается продлённым на период, за который уплачен фиксированный авансовый платёж по НДФЛ, но вместе с продлениями он не может превышать 12 месяцев с даты выдачи. По пункту 4 статьи 227.1 НК РФ платёж вносится до начала периода. Если оплата не поступила, патент прекращает действовать со дня, следующего за последним оплаченным днём: отдельного решения МВД для этого не требуется.

Отдельной обязанности собирать чеки об оплате закон работодателю не устанавливает. Но без них он не видит, до какой даты действует патент. Поэтому разумно ежемесячно получать копию подтверждения оплаты и сверять оплаченный период с графиком работы. Подтверждение оплаты показывает срок действия патента, а сам документ при продлении всё равно проверяется заново.

Медосвидетельствование иностранец проходит в течение 30 календарных дней со дня въезда, а затем ежегодно повторно. По ВКС работодатель ежеквартально уведомляет МВД о выплате зарплаты не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчётным кварталом. Обе даты стоит вносить в график контроля вместе со сроком патента.

Последствия просрочки разведены в ТК РФ по двум статьям. По статье 327.5 работодатель обязан отстранить временно пребывающего иностранца от работы, если закончился срок его патента или разрешения на работу. Для ВКС основанием для отстранения является также истечение ДМС. Если причина не устранена, договор прекращается по пунктам 5-8 части 1 статьи 327.6 по истечении одного месяца. Аннулирование патента или разрешения — самостоятельное основание по пункту 2 части 1 статьи 327.6, и месячный срок на него не распространяется.

Порядок действий зависит от того, что именно произошло с документом:

В четырёх строках из шести работодатель сначала отстраняет работника и только потом расторгает договор, поэтому дата окончания документа нужна кадровику заранее, а не в день проверки. Каждое прекращение договора требует уведомления МВД в течение 3 рабочих дней.

Во что обходится пропущенный срок

Ошибка в контроле дат обычно приводит сразу к двум нарушениям. Работник с неоплаченным патентом продолжает выходить на смены — это незаконное привлечение по статье 18.15 КоАП. По части 1 штраф составляет от 250 000 до 800 000 рублей, а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях по части 4 — от 400 000 до 1 000 000 рублей. Затем договор расторгают, но уведомление о прекращении не подают — это отдельный штраф по части 3 или 4 той же статьи. Оба штрафа считаются по каждому работнику, а вместо штрафа деятельность могут приостановить на срок до 90 суток.

Как хранить копии документов и не пропускать контрольные даты в КЭДО

Трудовой договор с иностранцем можно подписать в электронном виде. По статье 22.3 ТК РФ работник при заключении трудового договора подписывает его одной из трёх подписей: УКЭП; УНЭП, порядок проверки которой определён соглашением сторон; УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства. ПЭП для подписания трудового договора работником в этом перечне нет.

Удалённый работник подписывает документы через Госключ в 4 шага: входит в приложение по подтверждённой учётной записи Госуслуг, выпускает подпись, получает документ из системы КЭДО и подтверждает подписание. Подписанный документ возвращается в систему работодателя.

Важный нюанс из практики: документ, направленный в Госключ, работник подписывает не позднее 24 часов. Если срок истёк, система работодателя получает об этом сообщение, и дальше документ отправляется повторно автоматически или кадровик связывается с работником. При оформлении иностранца этот срок стоит учитывать: от даты подписания договора отсчитываются 3 рабочих дня на уведомление МВД.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Статья 68 ТК РФ требует ознакомить работника с локальными актами до подписания трудового договора. Ознакомление в момент подписания на практике допустимо, а после него — уже нарушение. В электронном виде очерёдность фиксирует метка времени в системе, и это доказательство надёжнее бумажного листа ознакомления. Отправляйте ЛНА на ознакомление первым пакетом, а договор — вторым.»

Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, документы можно не переносить вручную. В Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, а документы синхронизируются автоматически.

Что держать в личном деле иностранного работника

В личное дело иностранца, кроме общего комплекта, входят копии разрешительного документа (патента, разрешения на работу, РВП или ВНЖ), миграционной карты, уведомления о прибытии и подтверждений оплаты патента. Отдельно хранятся уведомления МВД о заключении и прекращении договора с отметкой о приёме или квитанцией Госуслуг. Трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет, и в КЭДО действуют те же сроки, что и на бумаге.

Даты окончания патента, разрешения или РВП удобно держать в карточке работника рядом с должностью и датой приёма. В Добыто на тарифе «Бизнес» подписанные документы хранятся в электронном архиве, а реквизиты разрешительного документа можно внести в шаблон договора.

Кейс из практики: компания из сферы бухгалтерского аутсорсинга, 235 сотрудников, около трети работают удалённо в других регионах, в среднем 7 приёмов в месяц. До перехода на КЭДО в каждом оформлении участвовали 3 человека: HR-специалист, офис-менеджер и бухгалтер. Удалённым сотрудникам документы отправляли курьером, и подписание растягивалось на 3-5 дней. От объявления о переходе до запуска прошло 2 недели, а сотрудники подключились за 2 дня. В результате оформлением занимается один человек, документ подписывается максимум за полдня, срок кадровых задач сократился минимум в 2 раза, а на курьерах за первые месяцы сэкономлено 60 000 рублей.

Стоимость КЭДО для кадрового оформления сотрудников, включая иностранных

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив.

Тариф можно повысить или понизить в любое время; при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, цены приведены на дату публикации.

Выводы

Перед приёмом иностранца сначала определяют его категорию: от неё зависит, нужен ли патент или разрешение на работу и какие ограничения по региону и профессии действуют. Дальше процесс держится на проверке документов до подписания договора, на уведомлении МВД в течение 3 рабочих дней после заключения и после прекращения договора и на заранее известных датах окончания документов. Отстранение и расторжение договора по ТК РФ — разные шаги со своими сроками, а штрафы по статье 18.15 КоАП считаются по каждому работнику отдельно.

Добыто закрывает документальную часть этого процесса: работник подписывает договор, приказ и согласия электронной подписью, а копии остаются в электронном архиве рядом с карточкой работника.

Частые вопросы о проверке патентов и разрешений на работу

Кто подаёт в МВД копию трудового договора с патентником: работник или работодатель?

Это обязанность работника. В течение 2 месяцев со дня выдачи патента иностранец представляет в выдавший патент орган МВД уведомление об осуществлении трудовой деятельности с копией трудового договора (пункт 7 статьи 13.3 115-ФЗ). Работодатель отдельно уведомляет МВД о заключении договора в течение 3 рабочих дней. Выдать работнику его экземпляр договора нужно сразу после подписания, иначе он не сможет выполнить свою обязанность в срок.

Нужен ли сертификат о знании русского языка, если у иностранца российский диплом?

Для патента закон требует документ о владении русским языком, знании истории России и основ законодательства в случаях, предусмотренных статьёй 15.1 115-ФЗ. Это не обязательно сертификат о тестировании: статья 15.1 допускает альтернативы, в частности документы об образовании. Какой именно документ подходит, определяется по перечню этой статьи для конкретного случая.

Можно ли заключить договор с иностранцем, который внесён в реестр контролируемых лиц?

Режим высылки действует с момента внесения сведений в реестр, поэтому допустить такого человека к работе как обычного кандидата нельзя. Памятка МВД допускает договор с отлагательным сроком, который вступает в силу после исключения иностранца из реестра. До этой даты работник к работе не приступает, а проверку по реестру повторяют перед фактическим выходом.

Нужно ли с 1 сентября 2026 года приносить медицинские документы для патента?

Нет. Федеральный закон от 10.06.2026 № 162-ФЗ исключил медицинские документы из перечня, который подаётся для оформления патента. Обязанность пройти медицинское освидетельствование в течение 30 календарных дней со дня въезда сохранилась, а повторно его проходят ежегодно.

Может ли работник с патентом работать в соседнем регионе?

По общему правилу нет: патент действует только в субъекте РФ, где он выдан, и для работы в другом субъекте нужен патент этого субъекта. Исключения предусмотрены законом и межрегиональными соглашениями (пункт 4.2 статьи 13 115-ФЗ), поэтому перед командировкой или переводом в другой регион нужно проверить, действует ли такое исключение для пары субъектов.

Что будет, если работник в Москве не передаёт геолокацию в приложении «Амина»?

Участник эксперимента сообщает МВД фактическое место пребывания через приложение и о смене места — в течение 3 рабочих дней. Если геолокации нет более 3 рабочих дней, учёт через адрес ММЦ может быть прекращён, а при отсутствии законных оснований для пребывания сведения об иностранце могут попасть в реестр контролируемых лиц. Работодатель за приложение не отвечает, но по таким работникам проверку по реестру имеет смысл повторять чаще.