Соглашение об использовании ПЭП превращает нажатие кнопки и код из СМС в подпись, равнозначную собственноручной. Без него документ с простой электронной подписью юридической силы не имеет: ст. 6 63-ФЗ прямо связывает равнозначность с наличием соглашения между участниками электронного взаимодействия. Разберём шесть условий, без которых соглашение не работает, покажем формулировки, за которые цепляются в спорах, и отдельно разберём кадровый случай, где свободы в выборе подписи почти нет. Тема тесно связана с тем, как оформляется согласие работника на КЭДО.
Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.
Что именно делает соглашение о ПЭП
Простая электронная подпись сама по себе ничего не подтверждает криптографически: это код из СМС, пара логин-пароль или нажатие кнопки в личном кабинете. Юридическую силу ей даёт договорённость сторон о том, что такие действия считаются подписью конкретного человека.
Ст. 9 63-ФЗ задаёт два обязательных требования к соглашению: в нём должны быть правила определения подписанта по простой электронной подписи и обязанность участников соблюдать конфиденциальность ключа. Без любого из двух пунктов соглашение неполное.
Отдельно закон закрывает случаи, где ПЭП не применяется вообще: документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, простой подписью не подписывают ни при каком соглашении.
Шесть условий, без которых соглашение не работает
Ниже разбор по пунктам: что писать и что проверяет вторая сторона, когда доходит до спора.
| Условие | Что описывают | Что проверяют в споре |
|---|---|---|
| Правила определения подписанта | Как связаны учётная запись, номер телефона и конкретное лицо | Можно ли по логам однозначно назвать человека |
| Обязанность хранить ключ в тайне | Кто отвечает за пароль и доступ к телефону | На ком последствия при передаче доступа третьему лицу |
| Перечень документов | Какие виды документов подписывают ПЭП | Входит ли спорный документ в перечень |
| Порядок фиксации подписания | Что и где логируется: время, IP, идентификатор сессии | Есть ли запись о конкретном подписании |
| Порядок разрешения споров | Как стороны сверяют логи и в какой срок заявляют возражения | Соблюдён ли досудебный порядок |
| Порядок изменения и прекращения | Как отзывают согласие и что происходит с ранее подписанным | Действовало ли соглашение на дату подписания |
Последняя строка выглядит формальной, но именно она чаще всего решает исход: если сторона вышла из соглашения, а документ подписан после этой даты, подпись не признают. Дату прекращения фиксируют так же тщательно, как дату заключения.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Соглашение пишут на две страницы и радуются. А потом в споре выясняется, что правила определения подписанта сформулированы как «по данным системы». Каким данным, чьей системы, кто их ведёт. Пишите конкретно: номер телефона из личной карточки, привязка подтверждена тогда-то.»
Формулировки, за которые цепляются
«Стороны признают юридическую силу электронных документов». Само по себе это ничего не даёт: нет ни правил определения подписанта, ни описания способа подписания. Требование ст. 9 63-ФЗ такой фразой не закрывается.
«Простая электронная подпись применяется ко всем документам». Формулировка удобная, но опасная: под неё попадают документы, для которых закон требует иную подпись, и в этой части соглашение просто не действует. Лучше писать закрытый перечень.
«Логин и пароль хранятся сторонами». Не указано, кто несёт риск при передаче доступа. В споре сторона заявит, что доступ был у коллеги, и без прямого условия об ответственности спорить сложно.
«Соглашение действует бессрочно». Тогда непонятен порядок выхода, а он нужен: работник увольняется, контрагент прекращает обмен. Пишут срок и порядок одностороннего отказа с уведомлением.
Кадровый случай: где выбора почти нет
В трудовых отношениях перечень документов, которые подписывают простой электронной подписью, задан не соглашением сторон, а законом. Ст. 22.3 ТК РФ определяет вид подписи отдельно для работника и работодателя по каждому типу документа, и договориться иначе нельзя.
Работник подписывает ПЭП только те документы, для которых это прямо допускается. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор и согласие на перевод требуют усиленной подписи со стороны работника: либо УНЭП, полученной в информационной системе работодателя или через Госуслуги, либо УКЭП.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отсюда практический вывод: в компании нужны два разных документа. Соглашение о ПЭП регулирует обмен с контрагентами и клиентами, а порядок работы с кадровыми документами закрепляют локальным актом о КЭДО и уведомлением работника. Смешивать их в один текст — типовая ошибка, из-за которой потом переделывают оба.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Приносят соглашение о ПЭП, где в перечне стоит трудовой договор. Спрашиваю: а как работник его подписывать будет. Отвечают: одноразкой, как всё остальное. Так нельзя, там нужна усиленная. Это не мелочь, это переделка всего пакета перед запуском.»
Самое трудоёмкое в соглашении о ПЭП — не текст, а сбор акцептов и доказательство того, что конкретный человек его принял. Хранить это в почте и скриншотах не выйдет: в споре такие доказательства разваливаются.
В сервисе Добыто акцепт соглашения фиксируется в карточке участника вместе с отметкой времени и способом подтверждения, а дальше каждое подписание логируется автоматически.
Как оформить соглашение об использовании ПЭП: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите закрытый перечень документов, которые будете подписывать простой электронной подписью, и исключите из него всё, где закон требует усиленную.
- Шаг 2. Опишите способ подписания: код из СМС, пара логин-пароль, подтверждение в личном кабинете, и укажите, какие данные система фиксирует при каждом действии.
- Шаг 3. Пропишите правила определения подписанта: по какому идентификатору система связывает подпись с конкретным лицом и как эта привязка была подтверждена.
- Шаг 4. Закрепите обязанность конфиденциальности ключа и распределите ответственность при передаче доступа третьим лицам.
- Шаг 5. Опишите порядок фиксации подписания, срок хранения логов и порядок сверки при возражениях стороны.
- Шаг 6. Установите срок действия, порядок изменения и одностороннего отказа с уведомлением второй стороны.
- Шаг 7. Соберите акцепты и сохраните доказательства принятия соглашения каждым участником с отметкой времени.
Образцы документов для оформления соглашения о ПЭП
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Шаблон соглашения об электронном документообороте | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Договор возмездного оказания услуг (ГПХ) | Скачать |
| Договор с самозанятым (плательщиком НПД) | Скачать |
| Согласие на электронный расчётный листок | Скачать |
Как собрать акцепт и доказать, что человек согласился
Форм акцепта три: подписание бумажного экземпляра, подписание электронного документа усиленной подписью и конклюдентные действия по оферте, размещённой на сайте. Первые две проще доказывать, третья проще в организации.
При акцепте через сайт нужна фиксация: какая редакция оферты действовала на дату акцепта, что именно нажал пользователь и когда. Просто ссылка на действующую редакцию не работает — через год текст изменится, и доказать, с чем именно согласился человек, будет нечем.
Редакции соглашения хранят с датами вступления в силу и не удаляют старые. Мы в Добыто ведём версионирование именно так: в карточке каждого участника видно, какую редакцию он принял и когда.
Официальные требования к электронной подписи и статус нормативных актов удобно сверять на официальном интернет-портале правовой информации: там публикуются действующие редакции и изменения к ним.
Граничные случаи
Контрагент — иностранная компания. Соглашение о ПЭП заключить можно, но применимое право и порядок разрешения споров придётся прописать отдельно, а признание подписи за рубежом идёт по правилам той юрисдикции.
Работник уволился, а документы, подписанные его ПЭП, остались. Прекращение соглашения не отменяет ранее подписанное: подпись оценивают на дату подписания. Логи по такому работнику хранят весь срок хранения самих документов, а не до даты увольнения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Один человек действует и как физлицо, и как представитель компании. Идентификатор один, а роли разные. В соглашении описывают, как система различает, в каком качестве человек подписывает, иначе в споре обе стороны трактуют это по-своему.
Сотрудник сменил номер телефона. Если правила определения подписанта завязаны на номер, привязку обновляют с фиксацией даты. Документы, подписанные до смены, остаются действительными по старой привязке, поэтому историю номеров не затирают.
Типовые ошибки и во что они обходятся
В перечень документов включили те, где закон требует усиленную подпись. Мотив — единообразие процесса. Цена: в этой части соглашение не действует, документы придётся переподписывать, а по кадровым добавляется риск по ст. 5.27 КоАП со штрафом на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 руб.
Правила определения подписанта описаны общими словами. Мотив — не хотелось раскрывать устройство системы. Цена — в споре сторона заявляет, что подписал не он, и опровергнуть это нечем.
Не хранят историю редакций оферты. Мотив — на сайте всегда актуальная версия. Цена — невозможно доказать, с каким текстом согласился пользователь два года назад.
Соглашение о ПЭП и порядок КЭДО свели в один документ. Мотив — меньше бумаг. Цена — при изменении кадрового процесса приходится перезаключать соглашение со всеми контрагентами.
Стоимость перехода на электронное подписание в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников, выбранного тарифа и набора видов подписи. Интеграция с учётной системой считается отдельно.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Старт | от 30 руб. за сотрудника / мес | до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП |
| Бизнес | от 50 руб. за сотрудника / мес | без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП |
| Корпорация | по запросу | выделенный сервер, SLA 99.9%, API |
| Юридическая обвязка и шаблоны ЛНА | входит в тариф Бизнес | положение о КЭДО, формы согласий |
| Электронный архив | входит в тариф Бизнес | хранение документов и логов подписания |
На итоговую сумму влияют численность персонала, число видов подписи и требования информационной безопасности к способу поставки: облако, свои серверы или гибрид. Посчитать под свой штат помогут актуальные тарифы сервиса Добыто.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Соглашение о ПЭП стоит компании ноль рублей, а закрывает больше рисков, чем половина внедрений. Только писать его надо под свой процесс, а не качать первый попавшийся шаблон и менять название организации. Логи-то у вас свои.»
Выводы: соглашение об использовании ПЭП
Соглашение о ПЭП — обязательное условие для того, чтобы документ с простой электронной подписью считался равнозначным бумажному по ст. 6 63-ФЗ. Ст. 9 того же закона требует включить в него правила определения подписанта и обязанность соблюдать конфиденциальность ключа. К этому добавляют закрытый перечень документов, порядок фиксации подписания, порядок разрешения споров и условия изменения и прекращения соглашения.
Не включайте в перечень документы, для которых закон требует усиленную подпись, и не смешивайте соглашение с контрагентами и порядок КЭДО в один текст. В трудовых отношениях вид подписи по каждому типу документа задан ст. 22.3 ТК РФ, и соглашением это не меняется. Храните историю редакций оферты с датами вступления в силу и логи подписания весь срок хранения самих документов: именно они, а не текст соглашения, работают доказательством в споре.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли заключить соглашение о ПЭП в электронном виде?
Да, но подписать его нужно способом, который сам по себе имеет силу: усиленной подписью либо конклюдентными действиями по оферте. Подписать соглашение о ПЭП простой электронной подписью, силу которой оно же и устанавливает, нельзя: получится замкнутый круг, который в споре разбирают не в вашу пользу.
Нужно ли новое соглашение, если сменился оператор ЭДО?
Если в тексте описана конкретная информационная система и правила определения подписанта завязаны на неё, соглашение переоформляют или подписывают дополнительное соглашение. Если система описана обобщённо через функции, достаточно уведомить контрагентов о смене.
Что делать, если контрагент отказывается подписывать соглашение?
Обмениваться документами с ПЭП с ним не получится, это требование закона, а не ваше пожелание. Варианты два: перейти с этим контрагентом на усиленную подпись, которая работает без соглашения, либо оставить бумажный документооборот.
Сколько хранить логи подписания?
Столько же, сколько сами документы. Для кадровых документов сроки определены приказом Росархива и доходят до 50 лет по документам, созданным после 2003 года. Хранить логи меньше срока хранения документа бессмысленно: подтвердить подписание будет нечем.
Отличается ли соглашение о ПЭП от соглашения об ЭДО?
Соглашение об ЭДО описывает порядок обмена документами: форматы, каналы, сроки. Соглашение о ПЭП устанавливает юридическую силу конкретного способа подписания. На практике их часто объединяют в один документ с двумя разделами, и это допустимо, если оба блока условий раскрыты полностью.
Может ли ПЭП применяться в отношениях с самозанятым?
Да, на исполнителей по ГПХ и самозанятых требования ст. 22.3 ТК РФ не распространяются. Договоры и акты с ними подписывают простой подписью при наличии соглашения, а чек через приложение «Мой налог» остаётся отдельным подтверждающим документом.
Текст соглашения — это половина задачи. Вторая половина в том, чтобы собрать акцепты, не потерять историю редакций и обеспечить логирование каждого подписания в форме, пригодной для спора.
Сервис КЭДО Добыто подключил более 500 компаний в разных регионах. Мы даём готовую юридическую обвязку и настраиваем фиксацию подписаний так, чтобы поднять доказательства можно было через несколько лет, а не искать их в почте.
- Юридическая обвязка из коробки: шаблоны ЛНА о ЭДО, порядок обмена, формы согласий сотрудников
- Поддержка всех трёх видов подписей — ПЭП, УНЭП, УКЭП — под любой тип документа
- Вся цепочка подписей фиксируется с отметками времени: защита при проверках ГИТ и в суде
- Работа со штатными сотрудниками, самозанятыми и исполнителями по ГПХ в одном сервисе
- Хранение документов до 50 лет с сохранением доступа к архиву
- Защищённые каналы связи, шифрование данных, соответствие 152-ФЗ, лицензии ФСТЭК и ФСБ
- Поэтапное внедрение: по подразделениям, по типам документов, по категориям сотрудников
