Где найти свою электронную подпись, зависит от её вида: закрытый ключ никогда не лежит в личном кабинете сервиса КЭДО, там хранятся только документы, отметки о подписании и файлы подписи. УНЭП и УКЭП, выпущенные в Госключе, находятся в памяти вашего смартфона. Подпись от коммерческого удостоверяющего центра лежит либо на токене, либо на сервере этого центра. У ПЭП закрытого ключа нет вовсе: подписанта определяют учётная запись и журнал системы. Главное различие определяет порядок восстановления. Ключ на вашем устройстве — вы выпускаете новый сертификат сами через приложение. Ключ в облаке удостоверяющего центра — восстановление идёт через обращение в этот центр.
Разберём каждое из четырёх мест хранения, покажем, что именно видит работник в личном кабинете и как отличить файл подписи p7s от sig и sgn. Отдельно посмотрим, что происходит с подписью, когда вы забыли пароль от Госключа или сменили телефон, и почему ранее подписанные документы при этом остаются действительными. Порядок проверки сертификата по цепочке доверия, разбор данных МЧД и журнала ЭЦП, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Где на самом деле хранится ваша электронная подпись
Усиленная электронная подпись состоит из трёх частей: сертификата, открытого ключа и закрытого ключа. Сертификат говорит, кому и кем выдана подпись и в какой период она действует. Открытый ключ публичен и нужен для проверки. Закрытый ключ секретен, именно он формирует подпись, и именно его вы ищете, когда спрашиваете, где ваша подпись. Мест хранения закрытого ключа всего четыре, и от выбранного места зависит всё остальное: как подписывать, что делать при утрате доступа, кто отвечает за компрометацию.
Первое место — память вашего мобильного устройства. Так работает Госключ: закрытая часть ключа хранится непосредственно в приложении на телефоне. Доступа к ней нет ни у Минцифры, ни у других государственных служб, только у вас. Второе — аппаратный токен: Рутокен, JaCarta, eSmart. Ключ лежит в защищённой памяти носителя под PIN-кодом, для работы нужны драйверы носителя и криптопровайдер. Третье — облако удостоверяющего центра: закрытая часть на сервере УЦ, операции подтверждаются через отдельное приложение, а ответственность за компрометацию и расследование утечки лежит на удостоверяющем центре. Четвёртое — ПЭП: ключа нет, подпись подтверждается учётными данными и журналом информационной системы.
Виды ЭЦП различаются не только юридической силой, но и тем, что работник может увидеть своими глазами. Ниже сведены все варианты, которые встречаются в кадровом документообороте.
| Вид подписи | Где закрытый ключ | Что видит работник | При утрате доступа |
|---|---|---|---|
| ПЭП в корпоративной системе | Ключа нет | Логин, пароль, отметку о подписании в карточке документа | Восстановление пароля в личном кабинете |
| ПЭП ЕСИА на портале «Работа в России» | Ключа нет, используется подтверждённая учётная запись Госуслуг | Штамп Федеральной службы по труду и занятости с номером сертификата и сроком действия | Восстановление учётной записи на Госуслугах |
| УНЭП по соглашению сторон | Токен или сервер удостоверяющего центра | Сертификат в хранилище компьютера или в панели управления токеном | Перевыпуск через удостоверяющий центр, который её выдал |
| УНЭП ЕСИА (Госключ) | Память смартфона, внутри приложения | Выпущенный сертификат и его срок действия в приложении | Выпуск новой подписи с новым сроком действия |
| УКЭП на токене | Защищённая память носителя под PIN-кодом | Сертификат и срок действия в панели управления носителем | Обращение в удостоверяющий центр, выдавший сертификат |
| УКЭП в Госключе | Память смартфона, внутри приложения | Сертификат на шаге ознакомления после выпуска | Повторная идентификация и выпуск нового сертификата |
Из таблицы видно, почему поиск подписи так часто заканчивается ничем: работник ищет файл, а у трёх вариантов из шести файла на его компьютере нет в принципе. Начинать надо не с поиска по папкам, а с вопроса, какой вид подписи вам выдали и каким способом вы подписывали последний документ.
Факт: на 15.04.2026 в Госключе активировано более 41,2 млн приложений с выпущенными сертификатами, подписано около 50,4 млн документов: примерно 37,3 млн УНЭП и 13,0 млн УКЭП. К технологии подключено более 3200 компаний, из них свыше 1000 используют её именно в КЭДО.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Работники приходят с просьбой выгрузить им их подпись из кабинета, и это невыполнимо. Личный кабинет хранит документы, статусы и файлы подписи, а закрытый ключ находится либо на вашем телефоне, либо на токене, либо на сервере удостоверяющего центра. Прежде чем искать, посмотрите, чем вы подписывали прошлый документ: если открывалось приложение на смартфоне, ключ у вас в кармане, и на компьютере его нет.»
Что искать в личном кабинете сервиса: документы, маршрут и архив
Личный кабинет решает другую задачу: он показывает, что вы подписали, когда и в какой цепочке согласования. В Добыто.КЭДО раздел «Документы» собирает всё в одну таблицу со статусом, типом документа, маршрутом, сроком согласования или подписания и датой создания. Вкладки разделяют поток: «Все», «В работе», «Требуют действия», «Контроль», «Архив». Фильтры сужают выборку по типу документа, сотруднику, дате создания и статусу, поэтому найти конкретное письмо или приказ быстрее через фильтр по типу, а не листанием списка.
Маршрут документа виден в его карточке: последовательность подписантов и статус каждого участника. После исполнения документ уходит во вкладку «Архив», и оттуда его можно просмотреть и скачать на своё устройство в любой момент. В профиле хранится ваша кадровая информация: должность, отдел, сообщения, рабочее время, выплаты и остаток дней отпуска. В разделе «Настройки», подраздел «Мой аккаунт», лежат фото, имя, фамилия, электронная почта, пароль, телефон и организация. Ни в одном из этих разделов нет и не должно быть закрытого ключа.
В практике Добыто работники чаще всего теряются на вкладке «Требуют действия»: там документ ещё не подписан, а человек уже ищет файл подписи. Пока статус не сменился на «Подписано», файла подписи не существует.
Как найти подписанный документ и файл подписи в личном кабинете: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Войдите в сервис по электронной почте или телефону и паролю. Если пароль утерян, используйте восстановление пароля на экране входа.
- Шаг 2. Откройте раздел «Документы» и переключитесь на вкладку «Архив»: там собраны исполненные документы.
- Шаг 3. Сузьте выборку фильтрами по типу документа и дате создания либо воспользуйтесь поиском по таблице.
- Шаг 4. Откройте карточку документа и посмотрите маршрут: он покажет всех участников и статус каждого, включая вас.
- Шаг 5. Скачайте документ на своё устройство. Если подпись открепленная, вместе с документом сохраняется отдельный файл подписи.
- Шаг 6. Проверьте пару файлов в сервисе проверки подписи и сохраните протокол проверки, если документ понадобится для спора или для предъявления третьей стороне.
Важный нюанс из практики: синий штамп «Подписано цифровой подписью» на PDF не имеет самостоятельной юридической силы. Это визуализация для человека. Юридически значимы сам документ и файл подписи, и именно их запрашивает суд, а не картинку в углу страницы.
Файл подписи p7s, sig и sgn: что скачивается вместе с документом
Подпись бывает присоединённой и открепленной. При присоединённой подписи результат подписания упаковывается в один файл вместе с исходным документом: терять нечего, но открыть первичный документ без специальной программы не получится. При открепленной подписи формируется второй файл, который лежит рядом с документом. Именно этот второй файл работники и принимают за саму подпись.
Расширение подписи задаёт программа, которой подписывали. В настройках Инструментов КриптоПро расширение выбирается из списка p7s, sig и sgn, формат подписи при этом CAdES-BES. Само расширение на юридическую силу не влияет: p7s, sig и sgn — разные имена для одного контейнера формата CMS. Практическое следствие одно: при проверке и при отправке файлы идут парой. Загрузили только документ — проверка скажет, что подписи нет; загрузили только файл подписи — проверять будет нечего.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: если вы подписывали кадровые документы на портале «Работа в России», выгрузите архив документов целиком. Кроме самого документа там будет отдельный файл, подтверждающий факт подписания и неизменность документа после него.
Проверьте файл подписи со своего документа онлайн
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Госключ: подпись, которая лежит в вашем телефоне
Госключ — мобильное приложение для подписания документов УНЭП и УКЭП. Для кадрового документооборота у него есть отдельное основание: по части 2 статьи 22.3 ТК РФ работник может использовать УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства, и подписывать соглашение об использовании УНЭП с работодателем при этом не требуется. Порядок создания и использования такого сертификата установлен постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152.
Выпуск УНЭП укладывается в шесть шагов: установить приложение «Госуслуги» или «Госключ», пройти аутентификацию в ЕСИА, принять условия лицензионного соглашения, задать пароль и согласиться на использование TouchID или FaceID, выпустить сертификат УНЭП, подписывать документы. УКЭП физического лица требует дополнительной идентификации: биометрический загранпаспорт нового образца и телефон с NFC, подтверждённая биометрия, действующий сертификат УКЭП или очный визит. Очная идентификация доступна более чем в 3,3 тысячи МФЦ в 87 регионах и более чем в 1,4 тысячи банков в 89 регионах. Пошаговые сценарии выпуска и ответы на типовые вопросы собраны на странице Госключа на портале Госуслуг.
С 6 августа 2025 года Госключ встроен в приложение «Госуслуги», отдельная установка перестала быть обязательной. В 2026 году появился доступ к ключу УНЭП по Face и Touch ID, поэтому вспоминать пароль при каждом подписании больше не требуется. В планах на 2026 год заявлены версия для персональных компьютеров под Windows 10, Astra Linux Special Edition 1.7 и 1.8 и Debian 12, а также функция проверки наличия сертификатов: по действующему сертификату можно будет получить сведения о ранее выданных. Юридически значимое архивное хранение обещано к 2027 году.
Кейс из практики: разработчик кадровых сервисов перевёл 1100 сотрудников на КЭДО с подписанием через Госключ. Документооборот по одному процессу занял 15-30 минут вместо нескольких недель, а годовая экономия на электронных подписях составила 0,5 млн рублей: УНЭП в Госключе бесплатна и для работника, и для работодателя.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и почти всегда именно на пилоте выясняется, что часть сотрудников не может пройти выпуск подписи самостоятельно. Причина обычно одна: учётная запись на Госуслугах не подтверждена или была удалена. Проверьте статус учётной записи до того, как вам пришлют первый документ на подписание, тогда выпуск займёт минуты, а не дни.»
Забыли пароль, удалили приложение, сменили телефон
Закрытая часть ключа Госключа хранится на вашем мобильном устройстве, и другого доступа к ней, кроме пароля, заданного при входе в приложение, нет. Удалили приложение, переустановили его или забыли пароль — доступ к прежней подписи утрачен. Восстановить её нельзя, нужно выпускать заново. Новая подпись будет иной подписью со своим сроком действия, а не той же самой.
Документам, подписанным раньше, это не вредит. Подпись проверяется по сертификату, который действовал в момент подписания, а не по тому, что у вас установлено сегодня. Трудовой договор, подписанный в прошлом году утраченной сейчас подписью, остаётся подписанным.
С токеном логика другая. Ключ лежит в защищённой памяти носителя под PIN-кодом, и потеря самого носителя означает потерю ключа. Удаление сертификата из хранилища компьютера подпись не отзывает: сертификат продолжает действовать до конца срока. Отзыв оформляется заявлением в тот удостоверяющий центр, который выдал сертификат, или в ФНС, если подпись получена там. Владелец подписи заинтересован в отзыве в первую очередь сам.
Внимание: сертификат, выданный удостоверяющим центром ФНС России, выпускается только в неэкспортируемом контейнере. Скопировать такой ключ на другой носитель или сделать резервную копию по регламенту центра нельзя, поэтому утрата токена означает перевыпуск.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что подписи ваших сотрудников нигде не учтены, штатный удостоверяющий центр для этого не нужен: в Добыто ПЭП и УНЭП для работников выпускаются на стороне сервиса, а сроки действия сертификатов кадровая служба видит по всей компании в одном списке.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Самое частое возражение работника звучит так: не хочу электронную подпись, по ней возьмут кредит или продадут мою квартиру. Крупных судебных дел, где оспаривалась бы сама конструкция кадрового электронного документооборота, за последние годы не зафиксировано. Проверить это можно самостоятельно: посмотрите, какие именно документы приходят вам на подпись в личном кабинете, и убедитесь, что подпись работает только внутри маршрута работодателя.»
Как убедиться, что подпись на документе действительно ваша
Откройте сертификат и сверьте четыре поля: кому выдан, кем выдан, период действия, серийный номер. В карточке проверки дополнительно видны отпечаток сертификата, алгоритмы по ГОСТ Р 34.10-2012 и ГОСТ Р 34.11-2012, адреса списков отзыва и службы OCSP и цепочка сертификации. Отметка «закрытый ключ отсутствует» в карточке нормальна: при проверке используется только открытая часть.
Цепочка доверия у разных видов подписи выглядит по-разному. У УКЭП наверху всегда Минцифры России, ниже аккредитованный удостоверяющий центр, ещё ниже — владелец сертификата. У УНЭП цепочка короче: наверху стоит сам центр, выдавший сертификат, будь то Госуслуги или коммерческий удостоверяющий центр. Отсюда типовой сбой: корневые сертификаты для УНЭП не устанавливаются автоматически, потому что операционная система не доверяет по умолчанию всем сертификатам подряд. Если при подписании программа сообщает, что корневой сертификат не найден, откройте сертификат, посмотрите цепочку и установите недостающие звенья вручную.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах о том, подписывал работник документ или нет, суд изучает не картинку штампа, а комплект: сам документ, файл подписи, действительность сертификата на момент подписания и подтверждение, что на подписание передавался именно этот документ, а не другой. Сохраняйте пару файлов и протокол проверки сразу после подписания, восстановить их через год бывает уже не у кого.»
Отдельный вопрос — момент подписания. Сертификат обычно действует год, и после его истечения нужно доказать, что подпись поставлена, пока он был действителен. Для этого существует штамп времени: доверенная служба формирует документ с точной меткой времени и хеш-функцией подписываемого файла. Свои службы штампов времени есть у налоговой и у удостоверяющих центров. В Госключе штампов времени пока нет, момент подписания подтверждается логированием входов и действий пользователя в приложении.
Что критично проверять, зависит от того, зачем вам подпись. Универсальный чек-лист здесь только мешает.
| Ваша ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Подписали кадровый документ и просто хотите копию | Скачать документ и файл подписи из архива личного кабинета | Расширение файла подписи, наличие штампа на PDF |
| Готовитесь к трудовому спору | Действительность сертификата на момент подписания, штамп времени, протокол проверки | Внешний вид визуализации подписи |
| Передаёте документ третьей стороне | Отправка пары файлов и вид подписи, который принимает получатель | Место хранения ключа |
| Подпись не работает при подписании | Цепочка сертификатов, версия криптопровайдера, драйверы носителя | Вид подписи и формат файла |
| Увольняетесь | Отзыв сертификата в выдавшем центре, возврат носителя | Удаление сертификата из хранилища компьютера |
Сбои на стороне рабочего места закрываются одним и тем же набором. Драйверы носителя ставятся с сайта производителя: для Рутокен, JaCarta и eSmart дистрибутивы разные. Криптопровайдер КриптоПро CSP нужен версии 5.0 R2 сборки 12000 или выше. Для подписания в браузере дополнительно ставится КриптоПро ЭЦП Browser Plug-in, а расширение в браузере включается вручную: без него плагин не подхватится. Частое заблуждение: встроенная криптография на токене не заменяет КриптоПро CSP, программу всё равно надо установить на компьютер и ввести лицензию.
Полезно знать: в рамках проекта удостоверяющего центра ФНС России лицензия на КриптоПро CSP вшивается внутрь сертификата и действует ровно столько, сколько действует сам сертификат электронной подписи. Отдельно вводить ключ лицензии в этом случае не нужно.
Образцы документов по электронной подписи для работника
Комплект для случаев, когда подпись нужно отозвать, переоформить или подтвердить: начните с протокола проверки, если спор уже возник.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Руководство пользователя сервиса Добыто.КЭДО | Скачать |
| Инструкция по установке ЭЦП на компьютер | Скачать |
| Ответы на вопросы об установке ЭЦП | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Заявление на аннулирование сертификата ЭП | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
Данные МЧД и журнал ЭЦП: что хранится не у вас
Машиночитаемая доверенность нужна, когда сотрудник подписывает документы от имени организации своей подписью физического лица. Изначально это XML-файл, хотя выглядеть он может как обычная доверенность, если выгрузить его в PDF. Внутри указаны данные доверителя и представителя, включая СНИЛС, и коды полномочий из классификатора, который размещён в Единой системе нормативной и справочной информации. Коды нужны, чтобы полномочия проверял алгоритм, а не человек: система сама решает, подходит ли доверенность для конкретного документа.
В личном кабинете работника данных МЧД обычно нет, и это нормально. Доверенность подписывает руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель своей квалифицированной подписью, а сам файл загружается в распределённый реестр ФНС. Отдельной доверенности от филиала не существует: сотрудник обособленного подразделения действует по МЧД, подписанной подписью руководителя организации. Передоверие оформляется только у нотариуса, который проверяет паспортные данные нового уполномоченного лица и актуальную выписку из ЕГРЮЛ, подписывает новую доверенность своей квалифицированной подписью и выгружает её в информационную систему.
Проверить свою или чужую МЧД можно на портале Госуслуг: сервис просит три файла — сертификат представителя, XML-файл доверенности и файл отсоединённой подписи доверенности. Если хотя бы одного из трёх нет, проверка не запустится.
Журнал ЭЦП — это не файл на вашем компьютере, а выгрузка из информационной системы работодателя. В нём фиксируются действия по документу: создание, направление по маршруту, согласование, подписание, статусы участников и сроки. Часть этих сведений работник видит сам, в карточке документа и в разделе «Уведомления», где собираются последние действия по его задачам и документам. Полную выгрузку по конкретному документу запрашивают у работодателя или оператора системы, и именно она нужна, когда спор касается ПЭП, у которой сертификата нет.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Данные МЧД и журнал подписания живут у работодателя и в государственном реестре, а не в телефоне работника. Если нужно подтвердить свои полномочия перед контрагентом, запрашивайте не доступ к доверенности, а комплект из трёх файлов: сертификат, XML доверенности и файл её подписи. Без этого комплекта проверка на стороне получателя не пройдёт.»
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей для сотрудников
Стоимость складывается из тарифа на количество сотрудников и из того, какие виды подписи нужны компании. Электронные подписи для работников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП для сотрудника | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма зависит от численности и от набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и персональный менеджер — в «Корпорацию». Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. Переход между тарифами возможен в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Личный кабинет и электронная подпись — две разные сущности. В кабинете лежат документы, маршруты, статусы и файлы подписи, а закрытый ключ находится в телефоне, на токене или на сервере удостоверяющего центра. Поэтому поиск начинается с вопроса о виде подписи, а не с обхода папок на компьютере. Утрата доступа к ключу не отменяет ранее подписанные документы: они проверяются по сертификату, действовавшему в момент подписания. Данные МЧД и журнал операций хранятся у работодателя и в государственном реестре, и запрашивать их нужно комплектом, а не по частям.
Мы в Добыто настраиваем кадровый документооборот так, чтобы работник видел в одном окне документ, его маршрут и файл подписи, а кадровая служба — сроки действия сертификатов по всей компании. Виды подписи под конкретные типы документов подбираются на этапе внедрения, вместе с пилотной группой.
Частые вопросы
Может ли работодатель выпустить электронную подпись за меня?
УНЭП по соглашению сторон работодатель выпустить может: такую подпись вправе выдать не только удостоверяющий центр. Для этого от вас потребуется согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата и подписанное соглашение об использовании подписи. УНЭП ЕСИА в Госключе так выпустить нельзя: закрытый ключ создаётся в приложении на вашем телефоне и требует вашей подтверждённой учётной записи на Госуслугах.
Что происходит с моей подписью после увольнения?
Сертификат сам по себе не аннулируется и действует до конца своего срока, обычно это год с даты выпуска. Отзыв оформляется заявлением в тот удостоверяющий центр, который выдал подпись, или в ФНС. Удаление сертификата из хранилища компьютера отзывом не является. Если на вас оформлялась МЧД без указания должности, она не прекращается автоматически при увольнении, поэтому её отзыв стоит проконтролировать отдельно.
Сколько сертификатов помещается на один токен?
У актуальных моделей Рутокен ЭЦП 3.0 объём защищённой памяти составляет 128 килобайт. В формате извлекаемых программных ключей на носитель помещается до 31 контейнера. Точное число зависит от того, что удостоверяющий центр записал в сертификат: контейнер без дополнительных цепочек занимает порядка 200 байт, а с расширениями оценка сверху доходит до 12 килобайт.
Можно ли иметь две действующие подписи одновременно?
Да, это не запрещено. Сотрудник может получить подпись в удостоверяющем центре ФНС и параллельно иметь сертификат физического лица от коммерческого центра, записанный в хранилище компьютера. Обе будут действующими. При работе с МЧД используйте ту подпись, которой подписана сама доверенность: иначе получатель не сможет связать подписанта с данными, указанными в доверенности.
Подпись установлена, но браузер её не видит. Что проверить?
Последовательность такая: драйверы носителя с сайта производителя, КриптоПро CSP версии 5.0 R2 сборки 12000 или выше, КриптоПро ЭЦП Browser Plug-in, включённое расширение плагина в самом браузере. Расширение после установки плагина часто остаётся выключенным, и именно на этом шаге чаще всего останавливаются. Корректность установки проверяется на той же странице сайта разработчика, где скачивался плагин.
Сколько хранятся мои электронные кадровые документы после увольнения?
Обязанность хранить документы установлена Трудовым кодексом, а порядок хранения — законодательством об архивном деле: пункт 2 статьи 13 Федерального закона № 125-ФЗ даёт организации право самостоятельно создавать архив и организовывать хранение. Требования к системам хранения электронных документов установлены приказом Росархива от 15 июня 2020 года, а стратегия долговременной сохранности описана в ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Конкретные сроки по видам документов берутся из перечней с указанием сроков хранения.
