Какие документы в КЭДО нельзя подписать электронно, определяет статья 22.1 ТК РФ: трудовая книжка, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. В разделе УКЭП и кадровые документы собраны практические материалы о подписании кадровых документов и проверке электронной подписи.
Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер конференций по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.
Какие документы нельзя подписывать в КЭДО: короткий ответ
КЭДО охватывает большинство документов, связанных с работой, но закон оставляет несколько исключений для бумажного оформления.
Исключения установлены непосредственно Трудовым кодексом, поэтому локальное положение работодателя не может отменить их.
В электронном виде нельзя оформить трудовую книжку и электронные сведения о трудовой деятельности, если речь идёт о предусмотренных законом бумажных действиях.
Также на бумаге оформляют акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
В остальных случаях документ можно включить в КЭДО, если работодатель утвердил систему, порядок подписания и правила хранения.
| Группа документов | Режим | Что сделать кадровику |
|---|---|---|
| Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности | Исключение из КЭДО | Вести по правилам трудового законодательства |
| Акт о несчастном случае | Только бумажный экземпляр установленной формы | Оформить, подписать и выдать бумажные копии |
| Приказ об увольнении | Не переводится в КЭДО | Издать приказ на бумаге и ознакомить работника |
| Инструктажи по охране труда | Подтверждение прохождения сохраняется на бумаге | Вести журналы и личные подписи по правилам охраны труда |
Таблица показывает именно запрет на замену бумажного документа электронным. Отправить сотруднику электронное уведомление о событии можно, но оно не заменяет обязательный бумажный экземпляр.
Почему закон оставляет эти документы на бумаге
Исключения связаны с особыми доказательственными и контрольными процедурами, а не с техническими ограничениями конкретной платформы.
Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности имеют отдельный порядок формирования и передачи данных. Их нельзя заменить произвольным файлом из КЭДО.
Акт о несчастном случае входит в процедуру расследования. Комиссия фиксирует обстоятельства, участников и последствия по установленной форме.
Приказ об увольнении завершает трудовые отношения. Работодатель должен оформить его в бумажной форме и выдать работнику копию в предусмотренном порядке.
Инструктаж по охране труда подтверждает, что работник получил обязательные сведения о безопасных методах работы. Для этого используются журналы и личные подписи.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Роструд перечисляет эти исключения в разъяснении о кадровом электронном документообороте. Позиция Государственной инспекции труда помогает сверить локальный регламент с требованиями ТК РФ.
Мария Ж, судебный эксперт по корпоративному и трудовому праву: «В КЭДО важно разделять техническую возможность и законный режим. Кадровый маршрут строят вокруг нормы, а не вокруг кнопки подписания».
Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности
Трудовая книжка не становится электронным документом только потому, что её отсканировали и загрузили в систему.
Сведения о трудовой деятельности передаются в информационные системы по специальным правилам. Внутренний архив КЭДО не заменяет установленную форму учёта.
Кадровик может хранить в электронном архиве скан разворота книжки для справочной работы. Такой файл не является электронной трудовой книжкой.
Если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку, работодатель продолжает вести её в бумажном виде. Нельзя перевести её в КЭДО односторонним приказом.
Работодатель также не должен просить сотрудника подписать в КЭДО документ, который фактически изменяет сведения трудовой книжки без предусмотренной процедуры.
Акт о несчастном случае на производстве
Акт о несчастном случае оформляют по установленной форме в рамках расследования, предусмотренного охраной труда.
Система КЭДО может хранить скан акта, переписку комиссии и уведомления. Электронная копия не заменяет бумажный оригинал.
Подписывать акт электронной подписью вместо личных подписей членов комиссии нельзя. Состав комиссии и подписи должны соответствовать процедуре расследования.
Копию акта выдают пострадавшему работнику или его представителю. Способ выдачи определяют правила расследования, а не настройки сервиса КЭДО.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В Добыто кадровик может держать электронную копию в едином досье, чтобы быстро собрать материалы для внутреннего контроля и проверки.
Приказ об увольнении
Приказ или распоряжение об увольнении относится к документам, на которые не распространяется режим электронного кадрового документооборота.
Работодатель издаёт бумажный приказ, знакомит с ним работника и выдаёт копию по правилам ТК РФ.
Электронное уведомление о дате увольнения помогает организовать процесс, но не заменяет ознакомление с приказом на бумаге.
Если работник отсутствует или отказывается знакомиться, кадровик оформляет соответствующий акт и направляет документы способом, предусмотренным законом.
Не стоит создавать параллельный электронный приказ с тем же номером. Дубликат может запутать архив и усложнить подтверждение даты увольнения.
Документы об инструктажах по охране труда
К документам об инструктажах относятся записи и журналы, подтверждающие вводный, первичный, повторный, внеплановый и целевой инструктажи.
Подпись работника в журнале подтверждает факт прохождения инструктажа. Простая отметка в электронной системе не заменяет установленную запись.
Электронные обучающие материалы можно размещать в LMS, а результаты теста хранить в цифровом архиве. Это подтверждает обучение, но не отменяет бумажный журнал.
Для дистанционной работы порядок инструктажей определяет специалист по охране труда с учётом действующих правил и условий рабочего места.
Добыто помогает разделить в маршруте документы обучения и документы охраны труда, чтобы кадровик не отправил запрещённый шаблон на электронную подпись.
Какие кадровые документы можно подписать электронно
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
В КЭДО обычно переводят заявления, уведомления, согласия, дополнительные соглашения, приказы о приёме, переводе, отпуске и другие документы.
Перечень зависит от редакции ТК РФ, локального положения и выбранной информационной системы работодателя.
Работодатель заранее определяет виды подписи, порядок идентификации и правила хранения электронных документов.
Трудовой договор подписывают с учётом специальных требований к виду подписи и каналу обмена. Нельзя заменять эти требования общей фразой «подписать ЭЦП».
Согласие работника и бумажный маршрут
Переход на КЭДО оформляют решением работодателя, локальным положением и уведомлением сотрудников о правилах электронного взаимодействия.
Работник вправе отказаться от взаимодействия через КЭДО. В этом случае работодатель продолжает выдавать связанные с работой документы на бумаге.
Отказ не превращает запрещённые документы в электронные. Он только определяет способ обмена теми документами, которые разрешено вести в КЭДО.
В положении указывают перечень документов, виды подписей, порядок идентификации, сроки хранения и процедуру выдачи бумажных копий.
Кадровая служба должна иметь отдельный маршрут для сотрудников без согласия. Он не должен автоматически смешиваться с электронным реестром подписанных документов.
Если сотрудник отозвал согласие, зафиксируйте дату изменения режима и определите, с какого момента новые документы оформляются на бумаге.
Старые электронные документы сохраняют юридический режим, действовавший при их подписании. Перенос сотрудника на бумажный маршрут не отменяет их архивное хранение.
Перед запуском Добыто рекомендует провести пилот на одной группе и проверить, что исключения блокируются, а бумажные формы доступны ответственным сотрудникам.
Ежегодная сверка перечня с ТК РФ и приказами по охране труда помогает своевременно обновлять шаблоны и инструкции для пользователей системы.
Результат проверки фиксируйте в карточке процесса, чтобы новый сотрудник видел основание запрета и правильный бумажный маршрут.
| Документ | Электронное оформление | Контроль |
|---|---|---|
| Заявление на отпуск | Да, при включении в перечень КЭДО | Проверить подпись и дату отправки |
| Дополнительное соглашение | Да, при соблюдении требований к сторонам | Сверить полномочия подписантов |
| Уведомление о графике отпуска | Да | Зафиксировать факт ознакомления |
| Приказ о приёме или переводе | Да, если документ не относится к исключениям | Хранить файл и протокол проверки |
Как проверить документ перед отправкой на подпись
- Определите вид документа и проверьте, нет ли его в перечне исключений статьи 22.1 ТК РФ.
- Сверьте локальное положение о КЭДО и утверждённый список электронных шаблонов.
- Проверьте роль подписанта, вид электронной подписи и наличие полномочий.
- Убедитесь, что система фиксирует дату создания, отправки, получения и подписания.
- Сохраните исходный файл, сертификат и протокол проверки в электронном архиве.
Мария Ж, спикер конференций по КЭДО и юриспруденции: «Хороший чек-лист начинается с классификации документа. После этого вид подписи и маршрут согласования выбираются уже без лишних итераций».
Граничные случаи: когда запрет работает не так, как кажется
Дистанционный сотрудник. Трудовая книжка остаётся бумажной, но по ст. 312.3 ТК РФ работодатель направляет её заказным письмом только по заявлению работника. Если сотрудник сидит в другом регионе и заявления не подавал, книжка лежит у работодателя, и запрет на электронную форму на практике ничего не блокирует.
Совместитель. Приказ об увольнении по основному месту оформляют на бумаге, по совместительству у второго работодателя действует свой маршрут. Кадровики регулярно заводят обе организации в один процесс и получают затык на этапе подписания.
Исполнитель по ГПХ и самозанятый. На них ст. 22.1-22.3 ТК РФ не распространяется вообще: акты, договоры и закрывашки подписывают электронно без исключений. Мы в Добыто разводим эти два потока на уровне маршрута, иначе система пытается применить кадровые запреты к подрядчикам.
Сотрудник без смартфона и без личного кабинета. Запрет тут ни при чём, но результат тот же: документ уходит на бумагу. Порядок для таких случаев закладывайте в ЛНА заранее, а не в момент, когда человек уже стоит в отделе кадров.
Что делать, если запрещённый документ отправили в КЭДО
Остановите маршрут и зафиксируйте статус документа, чтобы электронная запись не стала единственным подтверждением кадрового действия.
Сообщите инициатору, почему документ относится к исключениям, и создайте бумажный экземпляр по утверждённой форме.
Если работник уже поставил электронную подпись, сохраните файл и протокол как техническую историю. Не используйте их вместо бумажного документа.
В реестре отметьте причину отмены маршрута и ссылку на бумажный номер. Так кадровик объяснит расхождение при внутреннем аудите.
Проверьте шаблоны и права пользователей, из-за которых запрещённый документ стал доступен для отправки.
Для документов, которые перевести в электронный вид разрешено, вид подписи подбирают отдельно по каждому типу.
Добыто · КЭДО
Какой вид электронной подписи нужен
Подбор подписи для кадрового документа по ст. 22.3 ТК РФ.
Выберите значения в полях ниже - подпись подберётся автоматически.
-
Основание: ст. 22.3 ТК РФ. Для трудового договора, договора о матответственности, ученического договора, приказа о переводе и о дисциплинарном взыскании работник использует УКЭП или УНЭП, работодатель - только УКЭП. Для остальных кадровых документов работнику достаточно ПЭП. УНЭП выпускается бесплатно через Госуслуги и подписывается в Госключе. Справочная рекомендация, не заменяет консультацию.
Дорожная карта внедрения КЭДО
Шаблон дорожной карты для HR
.xlsx · БЕСПЛАТНО · ОБНОВЛЕНО В 2026
Скачать картуОбразцы документов для перехода на кадровый ЭДО
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о введении КЭДО (бланк 2026) | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | Скачать |
| Договор возмездного оказания услуг (ГПХ) | Скачать |
| Договор с самозанятым (плательщиком НПД) | Скачать |
| Согласие на электронный расчётный листок | Скачать |
Стоимость КЭДО для кадровых документов
Ниже приведены тарифы КЭДО Добыто за использование сервиса. Это не стоимость юридической экспертизы, настройки локальных актов, обучения или адаптации персонала.
«Старт» от 30 ₽/сотрудника/месяц до 25 сотрудников; «Бизнес» от 50 ₽/сотрудника/месяц; минимум «Бизнес» 30 000 ₽/год при минимуме 50 сотрудников; «Корпорация» по запросу.
| Тариф КЭДО | Условие | Когда подходит |
|---|---|---|
| Старт | от 30 ₽/сотрудника/месяц до 25 сотрудников | Небольшой штат и базовые маршруты |
| Бизнес | от 50 ₽/сотрудника/месяц | Регулярный кадровый обмен |
| Бизнес, минимум | 30 000 ₽/год при минимуме 50 сотрудников | Годовой договор для команды от 50 человек |
| Корпорация | По запросу | Интеграции и сложные маршруты |
Актуальные условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. Перед расчётом учитывают число сотрудников, интеграции и объём документооборота.
Выводы
В КЭДО нельзя заменить электронной подписью трудовую книжку, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда.
Остальные кадровые документы переводят в электронный вид после утверждения локального положения, перечня шаблонов, правил подписи и хранения.
При ошибочной отправке запрещённого документа остановите маршрут, оформите бумажный экземпляр и сохраните технический след корректировки.
FAQ о документах, которые нельзя подписать в КЭДО
Можно ли хранить скан запрещённого документа в КЭДО?
Да, скан можно использовать как справочную копию или часть электронного досье. Он не заменяет бумажный оригинал и обязательные личные подписи.
Можно ли подписать приказ об увольнении УКЭП руководителя?
Нет, режим КЭДО на такой приказ не распространяется. Оформите бумажный приказ и ознакомьте работника по правилам ТК РФ.
Разрешён ли электронный журнал инструктажей?
Электронная система может хранить учебные материалы и результаты тестирования. Журнал и записи обязательного инструктажа ведут в установленной форме.
Нужно ли печатать электронное заявление на отпуск?
Нет, заявление можно подписать в КЭДО, если оно включено в локальный перечень и подписано предусмотренным видом электронной подписи.
Что делать, если сотрудник отказался от КЭДО?
Переведите его документы на бумажный маршрут и выдавайте экземпляры без взимания платы. Отказ фиксируют отдельным заявлением.
Можно ли изменить список исключений локальным приказом?
Нет, локальный акт может уточнять маршруты разрешённых документов, но не отменяет прямые ограничения Трудового кодекса.
