Переслать документ с открепленной подписью нужно парой файлов: исходным PDF или XML и отдельным файлом SIG. В разделе как отправить документ с электронной подписью собраны рекомендации по проверке, передаче и хранению электронных оригиналов.
Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер конференций по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.
Короткий ответ: что отправить получателю
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Открепленная подпись не встраивается в PDF или XML. Она хранится отдельным файлом и проверяется только вместе с тем документом, для которого создана.
В комплект также включают протокол проверки, сертификат или сведения о нем, а при необходимости квитанцию отправки и сопроводительное письмо.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Если оператор требует ZIP, упакуйте исходник и SIG без изменения содержимого. Архив не должен заменять электронный оригинал или скрывать расширения файлов.
Перед передачей уточните у получателя допустимый формат, максимальный размер и канал отправки. Эти условия важнее привычного способа пересылки.
Сначала определите входные данные, затем выполните проверку и только после этого передайте комплект. Такая последовательность снижает риск отправить несовместимую версию.
| Входные данные | Действие отправителя | Выходной результат |
|---|---|---|
| PDF или XML и SIG | Проверить пару и сертификат | Подтвержденный комплект |
| Несколько SIG | Сопоставить подписантов и порядок | Полный набор подписей |
| Требование ZIP | Упаковать без редактирования | Архив для загрузки |
| Канал контрагента | Проверить ограничения и доступ | Подтвержденная доставка |
На выходе должен остаться тот же подписанный оригинал, который прошел проверку. Переименование допустимо после проверки, но расширение и содержимое менять нельзя.
Какие файлы входят в комплект
Основной файл содержит текст и реквизиты документа. Это может быть PDF, XML, DOCX или формат, который указан в инструкции оператора.
Файл SIG хранит открепленную подпись. Обычно его имя совпадает с исходником по основе, например `dogovor.pdf` и `dogovor.sig`.
Сертификат помогает установить владельца подписи и период ее действия. Он может входить в контейнер или отображаться в отчете проверки.
Протокол фиксирует результат проверки, сертификат, время и параметры операции. Его сохраняют отдельно, если система не вкладывает его в архив.
Добыто рекомендует хранить комплект в одной папке с номером документа и датой отправки. Это ускоряет повторную проверку и поиск нужной версии.
Как проверить открепленную подпись перед отправкой
Откройте проверочный сервис или программу, которую принимает ваш оператор. Выберите исходный документ и соответствующий SIG.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверьте итоговый статус. Сообщение «подпись верна» означает, что файл не изменился после подписания и относится к выбранному документу.
Сверьте ФИО или наименование владельца сертификата с данными отправителя. Для организации дополнительно проверьте должность и полномочия.
Посмотрите срок действия сертификата и наличие отзыва. Для юридически значимого обмена сохраните отчет с датой проверки.
Если подпись не проходит, не пересылайте файл повторно. Сначала скачайте комплект заново или сформируйте новую подпись на актуальной версии.
ФНС России публикует сведения об электронном взаимодействии и применении подписи на странице для участников электронного документооборота. Требования конкретного оператора проверяйте в его инструкции.
How-to: как собрать комплект перед отправкой
- Сохраните финальный PDF, XML или другой исходный документ в отдельную папку.
- Добавьте SIG, созданный именно для этой версии файла.
- Сравните основу имен документов и подписей.
- Проверьте пару в согласованной программе или сервисе.
- Сохраните протокол, сертификат и время проверки.
- Уточните у получателя формат архива и канал передачи.
- Отправьте комплект и дождитесь подтверждения доставки.
Как переслать комплект по электронной почте
Для небольшого файла используйте корпоративный почтовый ящик с защищенным соединением. В теме укажите номер документа и назначение отправки.
Прикрепите PDF или XML и SIG отдельными вложениями. Если отправляете ZIP, приложите архив целиком и перечислите его содержимое в письме.
Не вставляйте SIG в текст письма и не меняйте расширение на `.pdf`. Получатель должен скачать файл в исходном виде.
Пароль от архива передавайте отдельным каналом. Не отправляйте его в том же письме, где находится комплект.
Попросите ответить коротким подтверждением получения. Для важного договора сохраните письмо, время отправки и техническую квитанцию.
Если вложение превышает лимит, используйте корпоративное файловое хранилище с ограниченным доступом. Ссылка должна иметь срок действия и журнал скачивания.
В Добыто в сопроводительном сообщении фиксируют состав пакета и ожидаемое действие получателя. Это уменьшает число уточнений и повторных отправок.
Как отправить открепленную подпись через ЭДО
В ЭДО сначала выберите исходный документ, затем добавьте отдельный файл подписи. Некоторые операторы автоматически связывают вложения по имени.
Проверьте карточку документа: в ней должны отображаться подписант, статус проверки и дата формирования пакета.
Если контрагент работает в другой системе, уточните поддержку CAdES, CMS, SIG или ZIP. Одинаковое расширение не гарантирует совместимость контейнеров.
Отправляйте один утвержденный комплект. Не создавайте второй документ с тем же номером, пока первый маршрут не закрыт или не отменен.
После передачи сохраните квитанцию оператора. Она подтверждает технический маршрут, но не заменяет файл документа и его подпись.
При отказе получателя скачайте сообщение об ошибке. Проверьте версию исходника, состав вложений, сертификат и требования к имени файла.
Как безопасно переслать комплект через ссылку
Ссылка подходит для крупного PDF, XML или ZIP, если корпоративная почта ограничивает размер вложений. Выбирайте хранилище с журналом доступа.
Разрешите скачивание только конкретному получателю. Публичная ссылка без срока действия не подходит для документов с персональными или договорными данными.
В названии ссылки и сопроводительном сообщении укажите номер документа. Не включайте в URL паспортные данные, суммы и секретные реквизиты.
Если сервис поддерживает пароль, задайте его отдельно от ссылки. Не отправляйте пароль в общем чате с теми же файлами.
Проверьте, что получатель видит все вложения: исходник, SIG и протокол. Скачивание только ZIP без распаковки не подтверждает проверку.
После подтверждения получения отключите ссылку. Архивную копию оставьте в защищенном хранилище с ограниченным правом записи.
Не загружайте договоры и SIG в неизвестные конвертеры. Сторонний сервис может сохранить файл или изменить его структуру.
При передаче персональных данных используйте правила вашей организации и согласованный канал. Для чувствительных документов лучше применять ЭДО.
В Добыто права доступа и срок ссылки фиксируют в карточке маршрута. Это помогает увидеть, кто скачал комплект и когда доступ был закрыт.
Что делать, если файл не проходит по размеру
Сначала уточните лимит получателя для вложения и для всей передачи. Эти значения могут отличаться.
Не сжимайте SIG отдельным архиватором вместо исходного документа. Архив должен включать полный комплект и не менять содержимое.
Если разрешен ZIP, создайте один архив с понятным именем и проверьте его после упаковки. Внутренние файлы должны открываться без ошибок.
Если ZIP запрещен, разделите передачу на два согласованных сообщения. В каждом письме укажите общий номер и состав части.
Не отправляйте вторую часть до подтверждения, что первая дошла. Иначе получатель может собрать комплект из разных версий.
Для крупного видео или скана используйте отдельный канал только по правилам организации. Подписанный оригинал не заменяйте ссылкой на измененную копию.
После загрузки сравните размер и контрольную сумму скачанного файла с исходником. При расхождении повторите передачу и сохраните журнал ошибки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет и судебный эксперт по корпоративному и трудовому праву: «Передача открепленной подписи — это контроль комплекта: проверяйте исходник, SIG и квитанцию как одну цепочку событий».
Как переслать несколько открепленных подписей
Один документ может иметь несколько SIG от разных подписантов. Сохраните каждый файл и не заменяйте предыдущую подпись новой.
Сопоставьте сертификат каждого подписанта с его ролью в документе. Порядок подписания важен, если он установлен договором или системой.
В имени файла можно использовать номер и роль, но только после проверки. Например, добавьте суффикс `director` или `accountant`, не меняя расширение.
Если оператор формирует единый контейнер, отправляйте его без распаковки. Если требуются отдельные SIG, приложите весь набор и опись.
При отказе одного участника не удаляйте его SIG из архива. Сохраните причину отказа и новую версию после повторного подписания.
Добыто использует карточку подписантов, чтобы зафиксировать роль, время и результат проверки каждой подписи. Такой журнал помогает пройти внутренний аудит.
Если подпись еще не создана
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Сначала подготовьте окончательную версию документа и проверьте реквизиты. Любое изменение после подписания потребует новой операции.
Выберите сертификат с полномочиями для конкретного документа. Для корпоративной отправки проверьте организацию, должность и доверенность.
В настройках укажите создание открепленной подписи, если получатель ожидает SIG. После операции сохраните исходник и файл подписи рядом.
Не отправляйте закрытый ключ, пароль от контейнера или файл с секретными данными. Получателю нужен результат подписи, а не средство ее создания.
Документы в таблице открываются отдельно. Перед передачей проверьте, что используете актуальную редакцию требований оператора и не отправляете служебные файлы без необходимости.
Как зафиксировать передачу документа
Сохраните отправленное письмо, квитанцию ЭДО или журнал ссылки. В записи укажите дату, время, канал и получателя.
Если передача идет по ссылке, ограничьте срок действия и права доступа. После получения отключите ссылку или переместите файл в архив.
Попросите контрагента подтвердить не только скачивание, но и результат проверки подписи. Скриншот не заменяет электронный комплект.
Для договора полезно сохранить сопроводительное сообщение с перечнем файлов. Оно связывает документ, SIG и цель передачи.
При споре не редактируйте отправленный файл. Рабочие комментарии ведите в отдельной копии, а оригинал храните неизменным.
Как хранить комплект после отправки
Создайте папку с номером документа, датой и контрагентом. Внутри оставьте исходник, SIG, протокол, сертификат и подтверждение доставки.
Если подписей несколько, добавьте опись с ФИО, ролями и временем каждой операции. Не смешивайте версии одного документа.
Резервную копию храните в отдельном защищенном хранилище. Доступ выдавайте только сотрудникам, которым нужна проверка или исполнение договора.
Раз в установленный срок проверяйте читаемость архива и наличие программ для проверки. Перенос файлов выполняйте без изменения содержимого.
Практика Добыто связывает электронный оригинал с карточкой маршрута и протоколом. Так можно восстановить, кто отправил комплект и какой файл проверяли.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Хороший архив отвечает на три вопроса: что отправили, кому передали и какой результат проверки получили».
Стоимость КЭДО для отправки и хранения
Тарифы ниже относятся только к сервису КЭДО Добыто. Это не стоимость выпуска сертификата, настройки почты, юридической экспертизы, обучения или адаптации сотрудников.
«Старт» от 30 ₽/сотрудника/месяц до 25 сотрудников; «Бизнес» от 50 ₽/сотрудника/месяц; минимум «Бизнес» 30 000 ₽/год при минимуме 50 сотрудников; «Корпорация» по запросу.
| Тариф КЭДО | Условие | Для отправки |
|---|---|---|
| Старт | от 30 ₽/сотрудника/месяц до 25 сотрудников | Небольшой архив |
| Бизнес | от 50 ₽/сотрудника/месяц | Регулярный обмен |
| Бизнес, минимум | 30 000 ₽/год при минимуме 50 сотрудников | Годовой маршрут |
| Корпорация | По запросу | Интеграции и большие объемы |
Актуальные условия смотрите на странице тарифов Добыто КЭДО. Подбор тарифа зависит от числа сотрудников, маршрутов и требований к архиву.
Выводы
Открепленная подпись пересылается вместе с исходным документом. Отдельный SIG без PDF, XML или другого файла не подтверждает содержание документа.
Перед отправкой проверьте пару, сертификат, версию и требования получателя. После передачи сохраните квитанцию, протокол и неизменный электронный оригинал.
Безопасный канал, понятная опись и резервный архив помогают восстановить весь маршрут. Это особенно важно для договоров, отчетов и документов с несколькими подписантами.
FAQ: как переслать документ с открепленной подписью
Можно ли отправить только файл SIG?
Нет, если подпись открепленная. Получателю нужен исходный PDF, XML или другой файл, для которого создан SIG.
Можно ли переименовать файл SIG?
После успешной проверки можно изменить имя без смены расширения. Основу имени лучше сохранить, чтобы программа сопоставила пару автоматически.
Как отправить подпись по электронной почте?
Приложите исходный документ и SIG отдельными файлами либо передайте ZIP, если это разрешено получателем. Пароль от архива отправьте другим каналом.
Что делать, если контрагент получил ошибку проверки?
Попросите прислать текст ошибки и название программы. Сверьте версию исходника, расширение SIG и сертификат, затем повторите проверку на исходной паре.
Нужно ли отправлять сертификат вместе с SIG?
Обычно сертификат доступен в контейнере или протоколе. Отправляйте его отдельно, если это прямо требует оператор или контрагент.
Как подтвердить, что документ доставлен?
Сохраните квитанцию ЭДО, письмо с подтверждением или журнал скачивания защищенной ссылки. Эти данные дополняют электронный документ и SIG.
