Список всех документов, подписанных электронной подписью, в одном общем журнале не хранится: единого государственного реестра подписанных документов не существует, и перечень собирается по тем системам, в которых шло подписание. В сервисе КЭДО это модуль «Документы» с вкладками «Все», «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив». У оператора ЭДО это раздел документов со статусами документооборота. В 1С:ЗУП это рабочее место «Текущие дела ЭДО» и список «Мои задачи». Главное различие определяет, сколько времени займёт задача: если подписывали внутри системы, готовый список уже есть и фильтруется по типу, сотруднику, дате и статусу; если подписывали файлом на компьютере, списка нет вообще, и его собирают поиском по расширениям .sig, .p7s и .sgn.
Разберём каждое из пяти мест хранения: какие столбцы и статусы есть в каждом списке, что оттуда выгружается и чего в перечне заведомо не будет. Покажем, как за один проход собрать документы за период и как по одному файлу подписи понять, кто и когда её поставил. Форматы файлов подписи, где смотреть сертификаты и носители, где лежат данные МЧД, сроки хранения по 125-ФЗ, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Пять мест, где лежит список подписанных документов
Перечень подписанных документов всегда привязан к каналу подписания, а не к организации. Один и тот же приказ может существовать в трёх местах сразу: карточкой в сервисе КЭДО, файлом PDF в общей папке и вложением в почте. Таблица показывает, где искать список в каждом случае и какие сведения он даёт.
| Где подписывали | Где искать список | Что видно в списке | Чего в нём нет |
|---|---|---|---|
| Сервис КЭДО | Модуль «Документы», вкладки «Все», «В работе», «Требуют действия», «Контроль», «Архив» | Статус, тип документа, маршрут согласования, срок, дата создания | Документов, подписанных вне сервиса |
| Оператор ЭДО | Раздел «Документы» в веб-интерфейсе оператора | Статусы «Требуется ваше согласование», «Документооборот завершён», «Ждёт ответного действия», даты создания | Внутренних документов, которые не отправляли контрагенту |
| 1С:ЗУП и смежные конфигурации | Рабочее место «Текущие дела ЭДО», список «Мои задачи» | Дерево входящих и исходящих со счётчиками, состояние ЭДО, отметки «Требуется подпись» и «Ожидается согласование» | Документов, подписанных в других системах |
| Программа подписания на компьютере | Поиск по диску и почте по расширениям .sig, .p7s, .sgn | Имя исходного файла, дата создания, размер файла подписи | Подписанта и времени подписания, пока файл не открыт в программе проверки |
| Личный кабинет работника | Разделы «Документы», «Зарплата», «Отсутствия» в кабинете сотрудника | Свои документы на подписание и ознакомление, расчётные листки, заказанные справки | Документов других сотрудников и общего реестра по компании |
Секретарю, который собирает перечень для руководителя или для проверки, обычно нужны первая и четвёртая строки: карточки в системе дают готовый реестр с маршрутом, а файлы на диске приходится инвентаризировать вручную. С этого и начинается расхождение по времени: выгрузка из системы занимает минуты, ручной сбор по папкам — часы.
Список в сервисе КЭДО: вкладки, фильтры и архив
В сервисе КЭДО перечень документов открывается на главной странице модуля электронного документооборота. Таблица содержит столбцы: чекбокс выбора одного или нескольких документов, статус, тип документа, интерактивный маршрут согласования с идентификаторами, срок согласования или подписания и дату создания. Меню раздела показывает, сколько документов создано, какие находятся в работе, какие требуют действий и какие стоят на особом контроле, переключение между этими выборками идёт в один клик.
Поиск по таблице и фильтры закрывают основную задачу секретаря: отобрать документы по типу, по конкретному сотруднику, по дате создания и по статусу. После того как документооборот завершён, документ переезжает во вкладку «Архив», где его видят сотрудники с доступом к электронному архиву. В сервисе Добыто подписанные документы скачиваются на устройство в любой момент, в том числе пачкой, если отметить несколько строк чекбоксами.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перечень подписанного собирается не поиском по названию, а сочетанием двух фильтров: статус «Подписано» плюс диапазон дат создания. Название документа сотрудники пишут как придётся, а тип документа и статус система проставляет сама, и по ним выборка получается полной. Если после выгрузки в списке пусто, проверьте, не стоит ли активной вкладка «Требуют действия»: она показывает только то, что ждёт вашей подписи.»
Важный нюанс из практики: подпись работника и подпись кадровика в кадровом электронном документообороте разные. Со стороны сотрудника это усиленная неквалифицированная подпись, которая выпускается прямо в сервисе и активируется самим работником, со стороны кадровой службы — усиленная квалифицированная подпись из удостоверяющего центра. В карточке одного документа поэтому стоят две подписи разного вида, и при выгрузке реестра это две разные строки в столбце подписанта.
Как собрать список подписанных документов за период: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите период и границы выборки: календарные даты, подразделение или конкретного сотрудника, типы документов. Без этого выгрузка получится на несколько тысяч строк и работать с ней будет нечем.
- Шаг 2. Откройте модуль «Документы» и переключитесь на вкладку «Все», а не на «Требуют действия»: вторая показывает только задачи текущего пользователя.
- Шаг 3. Задайте фильтр по статусу «Подписано» и фильтр по дате создания. Если нужны и завершённые документообороты, добавьте выборку по вкладке «Архив».
- Шаг 4. Проверьте столбец маршрута: он показывает цепочку подписантов и статус каждого участника. Строки, где маршрут оборвался на промежуточном согласующем, в перечень подписанных не идут.
- Шаг 5. Отметьте нужные строки чекбоксами и скачайте документы на устройство одним действием, чтобы не открывать каждую карточку отдельно.
- Шаг 6. Сверьте полученный перечень со списком документов, которые за тот же период подписывали вне системы: сканы с бумаги, файлы с откреплённой подписью, документы, ушедшие через оператора ЭДО контрагенту.
Список у оператора ЭДО и в 1С:ЗУП
У оператора электронного документооборота реестр устроен так же таблицей, но статусы отражают не внутреннее согласование, а состояние обмена с другой стороной. В разделе «Документы» видны строки вида «Требуется ваше согласование», «Документооборот завершён» и «Ждёт ответного действия» с датами создания, а перечень включает и кадровые файлы, и служебные записки, и справки с места работы.
Где смотреть перечень в 1С:ЗУП
В 1С список подписанного собирается в рабочем месте «Текущие дела ЭДО»: слева дерево групп входящих и исходящих со счётчиками, справа таблица документов со столбцом состояния ЭДО и отметками «Требуется подпись» и «Ожидается согласование». Заявления и запросы, которые сотрудники отправили из личного кабинета, приходят ответственному пользователю в список «Мои задачи», и там же видно, кому задача была переадресована.
Внимание: четыре вида документов в электронном перечне не появятся никогда, потому что закон оставляет их на бумаге: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Их ищут в бумажном деле, а не в системе.
Если подписывали не в системе: файлы .sig, .p7s и .sgn на диске
Откреплённая подпись живёт отдельным файлом рядом с документом. В папке это выглядит как пара: dogovor.pdf на 74 КБ и dogovor.pdf.sig на 2 КБ с типом Signed file, причём даты создания у них могут различаться. Такая пара и есть единственный след подписания за пределами системы: реестра, куда бы эти файлы складывались автоматически, не существует.
Важный нюанс из практики: в Проводнике Windows расширения имён файлов по умолчанию скрыты, поэтому поиск по маске *.sig на такой машине ничего не находит, а пара файлов выглядит как два одинаковых документа. Перед инвентаризацией включите отображение расширений: контекстное меню папки, пункт «Показать», галочка «Расширения имён файлов». После этого поиск по диску и по почтовым вложениям даёт полный перечень.
Расширение файла подписи задаёт не закон, а программа, в которой подписывали. Содержимое при этом одинаковое: контейнер CMS по стандарту PKCS#7 с подписью, сертификатом и служебными данными. Таблица показывает, какие расширения вы встретите и откуда они берутся.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Расширение | Где выбирается | Что означает для поиска |
|---|---|---|
| .sig | Инструменты КриптоПро, КриптоАРМ ГОСТ | Самый частый вариант в кадровом и договорном обороте, ищется первым |
| .p7s | Инструменты КриптоПро, КриптоАРМ ГОСТ | Тот же контейнер PKCS#7, чаще встречается в обмене с внешними системами |
| .sgn | Инструменты КриптоПро, КриптоАРМ ГОСТ | Файл подписан, а не зашифрован; открывается той же проверкой, что и .sig |
| .sign и .bin | КриптоАРМ ГОСТ, расширенный список расширений | Редкие варианты, при поиске по маске их пропускают чаще всего |
| Отдельного файла нет | Встроенная подпись PDF по стандарту PAdES | Подпись внутри самого PDF, парного файла не будет, ищется по панели подписей в программе просмотра |
Из таблицы следует практическое правило поиска: маску задают сразу по всем расширениям, иначе часть подписанного останется за пределами перечня. Встроенные подписи PDF ищутся отдельным проходом, потому что парного файла у них нет.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Расширение само по себе ничего не решает: .sig, .p7s и .sgn отличаются только буквами в имени, галочка в настройках программы подписания задаёт любое из них. Не переименовывайте файлы для порядка, пока не свели пары документ плюс подпись: на стороне получателя может стоять проверка по конкретному расширению. Сначала перечень пар, потом единый вид имён.»
Проверьте, что за подпись лежит в найденном файле
Добыто · Проверка подписи
Что за файл пришёл с документом
Загрузите файл — определим по расширению и содержимому: присоединённая это подпись или откреплённая, чем открыть и куда идти дальше. Архивы раскрываем и смотрим, что внутри.
Файл остаётся на вашем устройстве — мы его не получаем и не хранимНет файла под рукой? Выберите расширение вручную:
Мы не храним ваши файлы и не имеем к ним доступа. Файл читается только в памяти вашего браузера, на сервер Добыто он не передаётся, копий не остаётся. Закройте страницу — и от файла не останется следов.
В практике Добыто именно эта часть работы съедает у секретаря больше всего времени: карточки в системе выгружаются фильтром за минуты, а разбор папки с накопленными за год файлами подписи идёт по одному файлу, пока не станет понятно, какой из них к какому документу относится.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что показывает карточка подписи и чем подписывали документ
Файл откреплённой подписи содержит больше, чем кажется по размеру в 2 КБ. Внутри контейнера CMS лежат версия контейнера, алгоритм хэширования по ГОСТ, список отозванных сертификатов, сертификат подписанта по стандарту X.509 с цепочкой доверия и блок SignerInfo со значением подписи, заявленным временем подписания, штампом времени TSP и профилем усовершенствования. Отсюда и берутся данные, которые попадают в перечень: подписант, издатель сертификата, срок действия, серийный номер и отпечаток.
Уровень усовершенствования определяет, доживёт ли подпись до конца срока хранения документа. CAdES-BES содержит подпись владельца и хэш, CAdES-T добавляет штамп времени от службы TSA, CAdES-A добавляет ответы OCSP и архивную метку с периодическим переподписанием. Для документов, которые лежат десятилетиями, значим последний уровень: без архивной метки подпись перестаёт проверяться после смены криптоалгоритмов. Проверить конкретный файл и посмотреть данные сертификата можно в сервисе проверки электронной подписи на Госуслугах, где отдельно разбираются присоединённая подпись, откреплённая подпись и машиночитаемая доверенность.
Если по документу непонятно, чьим сертификатом он подписан, отвечает не документ, а рабочее место. В КриптоПро CSP раздел «Сертификаты» с хранилищем «Личное» показывает таблицу с субъектом, издателем, сроком действия и серийным номером, а вкладка «Сервис» открывает просмотр сертификатов в контейнере на подключённом токене.
Лайфхак: если ключ лежит на токене, а не в реестре компьютера, откройте в КриптоПро CSP вкладку «Сервис» и нажмите «Просмотреть сертификаты в контейнере»: откроется список ключевых контейнеров на носителе вместе с их сертификатами.
Носитель тоже влияет на то, что вы увидите. Рутокен Лайт работает только как защищённое пин-кодом хранилище и не генерирует ключи формата PKCS#11, потому что криптоядра внутри у него нет. Рутокен ЭЦП 3.0, JaCarta и eSmart с поддержкой ГОСТ применяются под квалифицированную подпись, а через панель управления носителя видно, какие сертификаты на нём записаны и до какой даты они действуют.
Полезно знать: на токене с 128 КБ защищённой памяти помещается до 31 контейнера в формате CSP с извлекаемыми программными ключами. Один контейнер с установленной цепочкой сертификатов занимает порядка 12 КБ, поэтому реальное число подписей на одном носителе обычно меньше.
Реестры и шаблоны для учёта подписанных документов
Комплект закрывает учётную часть задачи; начните с реестра сертификатов сотрудников, он связывает подписанта в файле с конкретным человеком и сроком действия ключа.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Реестр сертификатов сотрудников (XLSX) | Скачать |
| Реестр выданных токенов | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование подписи | Скачать |
МЧД: где смотреть данные доверенности и её полномочия
Когда документ подписал не руководитель, а сотрудник, к подписи прикладывается машиночитаемая доверенность. Изначально это XML-файл, читаемый алгоритмом, а не человеком; выгрузить его в PDF можно, но юридически работает именно XML. Поэтому в перечне подписанных документов МЧД идёт отдельной сущностью: у файла подписи своя пара, у доверенности своя.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Данные доверенности смотрят не в самом документе, а в реестре: доверенность подписывается квалифицированной подписью руководителя и регистрируется в распределённом реестре ФНС, а создать и проверить её можно в сервисе налоговой «Создание и проверка доверенности в электронной форме». Если сотрудник подписывал по МЧД, рядом со ссылкой на файл подписи в вашем перечне должен стоять идентификатор доверенности, иначе через год полномочия подтвердить нечем.»
Полномочия в доверенности берутся из классификатора, размещённого в Единой системе нормативной и справочной информации. Каждое полномочие содержит код, дату и уникальный идентификационный номер, и именно код включается в XML. Организация может направить перечень своих полномочий в Минцифры: на рассмотрение отводится 10 дней, при положительном решении на присвоение кодов и включение в классификатор — три рабочих дня. Пока классификатор наполняется преимущественно полномочиями государственных органов, часть формулировок допускается вписывать вручную.
Для филиалов и обособленных подразделений цепочка длиннее: доверенность от руководителя обособленного подразделения выстраивается отдельно от внутренних доверенностей внутри одного юридического лица. Передоверие оформляется у нотариуса: понадобятся паспортные данные нового уполномоченного лица и актуальная выписка из ЕГРЮЛ, нотариус подписывает новую доверенность своей квалифицированной подписью и выгружает её в информационную систему. В 1С:ЗУП список действующих доверенностей открывается в разделе «Настройка», пункт «Машиночитаемые доверенности (КЭДО)».
Электронный архив: где список живёт после закрытия документооборота
После того как документооборот завершён, документ уходит в электронный архив, и перечень подписанного за прошлые периоды ищут уже там. Право самостоятельно создавать архив и организовывать хранение даёт пункт 2 статьи 13 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле». Понятия «электронный документ» этот закон не содержит, поэтому порядок хранения берут из правил организации хранения, учёта и использования документов, утверждённых приказом Минкультуры № 526.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Требование к электронному архиву сформулировано через результат: любой сотрудник организации должен в кратчайшие сроки найти нужный документ, проверить его подлинность и актуальность. На практике за этим стоят пять условий — определённая структура архива, правила индексирования, работающий поиск, контроль доступа и регулярная проверка целостности данных. Если хотя бы одно не выстроено, перечень подписанного собрать можно, а подтвердить его нельзя.»
Факт: приказ Российского архива от 15 июня 2020 года утвердил типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов. Отдельно действует ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» с восемью свойствами: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность.
Сроки хранения у электронного документа те же, что у бумажного. Графики отпусков и табели учёта рабочего времени хранятся 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно. Перевод в КЭДО эти сроки не сокращает, поэтому реестр подписанного ведут так, чтобы через десятилетия по нему находился конкретный файл.
Важный нюанс из практики: контроль доступа к архиву определяет, что вы увидите в перечне. Сотрудник без прав на электронный архив выгружает только текущие документы и делает вывод, что подписанного мало. Мы закладываем сверку прав отдельным шагом перед любой выгрузкой реестра и назначаем ответственного приказом, иначе перечень получается неполным на ровном месте.
Когда единый список собрать не получится
Есть ситуации, где сведение всего подписанного в один реестр либо невозможно, либо не даёт результата, ради которого затевалось.
- Часть документов по закону остаётся на бумаге. Трудовые книжки, акты о несчастных случаях, приказы об увольнении и документы об инструктажах по охране труда в электронный перечень не попадут, и полнота реестра здесь недостижима по определению.
- Компания живёт в нескольких системах одновременно. Кадровые документы в КЭДО, договоры у оператора ЭДО, отчётность через отдельный сервис: единый список получается только сведением трёх выгрузок вручную, автоматической связки между ними нет.
- Подписание шло на личных рабочих местах. Файлы .sig и .p7s, разложенные по личным папкам сотрудников, инвентаризируются только вручную, и после увольнения человека часть из них теряется вместе с доступом к его каталогу.
- Сотрудник не давал согласия на КЭДО. Работники, принятые до 31 декабря 2021 года, дают согласие на электронный документооборот; отказ не является поводом для увольнения или санкций, а их документы продолжают оформляться на бумаге.
Во что обходится ненайденный документ
Цена ошибки здесь не в потраченных часах. Подписанный документ, который невозможно найти и предъявить, юридически ведёт себя так же, как несуществующий: подписать его задним числом нельзя, потому что в контейнере подписи зафиксировано время подписания, а метка времени выдаётся службой TSA в момент операции. Если речь о кадровом документе, отсутствие подтверждения оформления трудовых отношений подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, где для организации предусмотрен штраф от 30 000 до 50 000 рублей. Вторая часть цены длиннее: документ со сроком хранения 50 лет, потерянный на второй год, придётся объяснять при каждой последующей проверке.
Стоимость КЭДО с электронным архивом: тарифы 2026 года
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с учётной системой и электронный архив с поиском по реестру.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | годовой период |
| Электронный архив и кастомные шаблоны документов | входит в тариф «Бизнес» | с момента подключения |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф, выпуск бесплатный | выпуск в сервисе |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по регламенту УЦ |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников, выбранного набора функций и того, нужны ли выделенный сервер и персональный менеджер. Состав каждого пакета и условия перехода между тарифами приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Общего журнала подписанных документов не существует, и перечень всегда собирается по каналам подписания. Внутри системы задача решается двумя фильтрами, статусом и периодом, а вкладка архива добавляет закрытые документообороты. За пределами системы список приходится собирать поиском по расширениям файлов подписи, и это единственная часть работы, которую нельзя автоматизировать задним числом. Сроки хранения при переходе в электронный вид не меняются: 5 лет для табелей и графиков отпусков, 50 или 75 лет для приказов по личному составу.
Мы в Добыто ведём кадровый документооборот так, чтобы реестр подписанного собирался фильтром, а не обходом папок: маршруты согласования, статусы и электронный архив живут в одном модуле, а подписи сотрудников выпускаются внутри сервиса. Это снимает основную часть ситуаций, когда документ подписан, а найти его через год не получается.
Частые вопросы
Как найти документы сотрудника, который уволился и потерял доступ к личному кабинету
Документы остаются в системе, потому что привязаны не к учётной записи, а к карточке сотрудника и к организации. Ищите через общий модуль «Документы» с фильтром по сотруднику и по дате создания, а не через личный кабинет. Закрытые документообороты смотрите во вкладке «Архив»: срок хранения приказов по личному составу составляет 50 или 75 лет, и увольнение работника на него не влияет.
Что делать, если файл подписи есть, а исходного документа нет
Откреплённая подпись не содержит самого документа, только его хэш, сертификат и служебные данные, поэтому восстановить содержание из файла .sig или .p7s невозможно. Если подпись была присоединённой, документ лежит внутри контейнера и извлекается программой проверки. Различить два случая помогает размер: файл на 2-4 КБ рядом с документом это откреплённая подпись, файл, сопоставимый по весу с документом, содержит его внутри.
Попадает ли в перечень документ, подписанный через мобильное приложение
Подписание в мобильном приложении выполняет криптографическую операцию, а хранение и учёт остаются за той системой, которая отправила документ на подпись. Искать нужно в кадровом сервисе или у оператора ЭДО, откуда документ уходил, а не в телефоне сотрудника. В приложении видна только история операций конкретного человека, и как реестр по компании она не работает.
Можно ли распечатать перечень подписанных документов для проверяющего
Распечатанная таблица сама по себе доказательством не является: подписание подтверждает протокол проверки электронной подписи, где зафиксированы подписант, издатель сертификата, серийный номер, время подписания и алгоритмы по ГОСТ. Практичный вариант — выгрузить реестр и приложить к нему протоколы проверки по запрошенным документам. Для длительного хранения имеет значение уровень подписи: без штампа времени и архивной метки проверка через годы даст сбой.
Чем в списке отличается согласованный документ от подписанного
Согласование фиксирует, что участник маршрута не возражает, подписание создаёт юридически значимую запись с сертификатом и временем. В таблице это разные статусы: «Согласование» означает, что маршрут ещё идёт, «Подписано» и «Документооборот завершён» означают закрытую операцию. При выгрузке перечня документы в статусе согласования не включают, иначе список получится больше, чем есть подписанного.
Как проверить, что сотрудник подписывал документ с действующими полномочиями
Проверяются два объекта: сертификат подписанта и машиночитаемая доверенность. По сертификату сверяют срок действия и издателя, по доверенности — код полномочия из классификатора Единой системы нормативной и справочной информации и регистрацию в распределённом реестре ФНС. Если полномочие передавалось дальше по цепочке, передоверие оформляет нотариус с актуальной выпиской из ЕГРЮЛ, и его реквизиты тоже должны быть в вашем перечне.
