Стандарты должностных инструкций в компании устанавливает сам работодатель. ТК РФ не закрепляет обязательную форму, структуру и порядок изменения инструкции, а Минтруд в письме от 25.06.2024 № 14-6/ООГ-3817 разъяснил, что всё это определяют локальным нормативным актом. Рабочий вариант стандарта — Положение о должностных инструкциях: единый шаблон разделов, правила наименования должностей по штатному расписанию, квалификационным справочникам и профстандартам, утверждение приказом и ознакомление под подпись до подписания трудового договора по статье 68 ТК РФ. Порядок изменений зависит от формы документа. Инструкцию, оформленную отдельным ЛНА, меняют приказом с ознакомлением работника, а инструкцию-приложение к трудовому договору — только дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ.
Материал помогает собрать стандарт, который выдерживает проверку ГИТ и спор о дисциплинарном взыскании. Показываем, какие статьи ТК РФ ограничивают раздел обязанностей, где ГОСТ Р 7.0.97-2025 применяется добровольно и что меняет классификатор ОК 016-2025. Отдельно разобраны школы и бюджетные учреждения с ЕКС и профстандартом педагога, а также исполнение обязанностей директора. Пошаговый план внедрения, образцы документов, стоимость электронного ознакомления на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что закон требует от должностной инструкции, а что компания решает сама
Обязательной должностной инструкции для всех работников закон не требует. Минтруд в письме 2024 года прямо указал, что ТК РФ не обязывает её оформлять, а Роструд ещё в письме от 31.10.2007 № 4412-6 отмечал, что штрафа за отсутствие инструкции нет. Описание работы при этом никуда не исчезает: статья 57 ТК РФ требует указать трудовую функцию в трудовом договоре. Инструкция детализирует эту функцию, и именно на неё опирается работодатель, когда доказывает, какие обязанности работник не исполнил.
Детализация ограничена рамками договора. Статья 60 ТК РФ запрещает требовать работу, не обусловленную трудовым договором, а дисциплинарное взыскание по статье 192 ТК РФ применяют только за виновное неисполнение возложенных трудовых обязанностей. Обязанность, которой нет ни в согласованной трудовой функции, ни в документе, с которым работник ознакомлен, основанием для взыскания не станет.
Нормы, которые задают границы единого стандарта, удобно держать перед глазами при разработке Положения:
| Норма | Что устанавливает | Что закрепить в стандарте |
|---|---|---|
| Статья 57 ТК РФ | Трудовая функция указывается в трудовом договоре. Если работа даёт право на льготы, компенсации или связана с ограничениями, наименование должности и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам или профстандарту | Сверка наименования должности до утверждения инструкции и перечень должностей с обязательными наименованиями |
| Статья 60 ТК РФ | Запрет требовать работу, не обусловленную трудовым договором | Раздел обязанностей не выходит за пределы трудовой функции из договора |
| Статьи 60.2 и 151 ТК РФ | Совмещение и исполнение обязанностей временно отсутствующего работника требуют письменного согласия и оплачиваются отдельно | Дополнительная работа оформляется отдельным документом, а не дописывается в инструкцию |
| Часть 3 статьи 68 ТК РФ | Ознакомление под подпись с ЛНА, непосредственно связанными с работой, до подписания трудового договора | Ознакомление с инструкцией встроено в маршрут приёма до подписания договора |
| Статья 192 ТК РФ | Взыскание применяется за виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных трудовых обязанностей | Обязанности сформулированы так, чтобы факт их исполнения можно было проверить |
| Статья 195.3 ТК РФ | Требования профстандарта к квалификации обязательны, если они установлены ТК РФ, федеральным законом или иным нормативным правовым актом. В остальных случаях профстандарт служит основой с учётом особенностей работы организации | Разделение должностей на обязательные и рекомендательные по профстандартам |
| Статьи 22.1-22.3 ТК РФ | Документы с ознакомлением под подпись можно вести в КЭДО; переход оформляется ЛНА с перечнем документов и категорий работников | Должностные инструкции и листы ознакомления включены в перечень документов КЭДО |
Свободу работодателя ограничивают две точки: трудовая функция из договора и обязательные требования к наименованию и квалификации. Всё остальное — структура, стиль формулировок, маршрут согласования, способ ознакомления — компания закрепляет в своём Положении по собственному выбору.
Положение о должностных инструкциях: что закрепить в едином стандарте
Единый формат держится на одном ЛНА, который утверждается приказом руководителя и распространяется на все подразделения. Без него каждый руководитель пишет инструкции для своих подчинённых по-своему: у бухгалтерии пять разделов, у склада три, у продаж обязанности перемешаны с KPI. Положение снимает это расхождение, если отвечает на конкретные вопросы:
- Форма инструкции. Отдельный ЛНА или приложение к трудовому договору; для каких категорий должностей выбран каждый вариант.
- Шаблон разделов. Обязательный состав и порядок разделов, единые реквизиты: гриф утверждения, дата, номер редакции.
- Правила формулировок. Обязанности описываются действиями с проверяемым результатом; открытые перечни без привязки к трудовой функции не допускаются.
- Наименования должностей. Источник наименования: штатное расписание, квалификационный справочник, профстандарт, классификатор.
- Роли. Кто разрабатывает проект, кто согласует (руководитель подразделения, юрист, HR-специалист), кто утверждает.
- Ознакомление. Срок и способ: лист ознакомления на бумаге или подпись в КЭДО.
- Пересмотр. События, после которых инструкцию обязательно проверяют: изменение штатного расписания, профстандарта, классификатора, перераспределение функций между подразделениями.
- Хранение. Где лежат действующие и заменённые редакции и подписи об ознакомлении.
Положение о должностных инструкциях — локальный нормативный акт, поэтому в случаях, предусмотренных ТК РФ, его принимают с учётом мнения представительного органа работников, а затем знакомят с ним тех, кто разрабатывает и согласует инструкции.
Единый шаблон разделов инструкции
Шаблон фиксирует порядок разделов, одинаковый для специалиста, руководителя отдела и директора. Отличаться должно содержание, а не устройство документа:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Общие положения. Наименование должности по штатному расписанию, подразделение, непосредственная подчинённость, квалификационные требования, порядок назначения и замещения на время отсутствия.
- Должностные обязанности. Перечень действий в пределах трудовой функции из трудового договора.
- Права. Полномочия, без которых обязанности не выполнить: запрос информации, подписание документов, распоряжение ресурсами.
- Ответственность. Отсылка к ТК РФ и иным законам без пересказа норм о взысканиях.
- Взаимодействие. С кем должность обменивается документами и информацией, в какие сроки.
Раздел обязанностей в шаблоне снабжают подсказкой для составителя: каждая строка начинается с глагола действия и описывает результат, который можно проверить. Формулировки вида «обеспечивает эффективную работу» не дают ни работнику понимания задачи, ни работодателю доказательства в споре. На тарифе «Бизнес» в Добыто утверждённый шаблон загружается как кастомный, и инструкции по всем должностям собираются из одной формы.
Оформление по ГОСТ Р 7.0.97-2025
С 18.08.2025 действует ГОСТ Р 7.0.97-2025, утверждённый приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст. Он заменил редакцию 2016 года и распространяется на организационно-распорядительные документы, включая инструкции. Национальный стандарт применяется добровольно, если иное не установлено законом, поэтому для коммерческой компании он становится обязательным только после того, как Положение на него сослалось. 17.04.2026 Росархив опубликовал методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2025, где разобрано оформление организационно-распорядительных документов, в том числе инструкций и электронных документов. Ссылка на ГОСТ в Положении избавляет от споров о реквизитах между подразделениями: гриф утверждения, дата и номер оформляются одинаково во всей компании.
Наименования должностей: справочники, профстандарты, ОК 016-2025
Наименование в инструкции совпадает с наименованием в штатном расписании и трудовом договоре буквально. Для должностей, работа на которых даёт льготы или связана с ограничениями, его дополнительно сверяют с квалификационным справочником или профстандартом по статье 57 ТК РФ. Для остальных должностей профстандарт по статье 195.3 ТК РФ служит основой, и компания вправе адаптировать формулировки под свои процессы.
Факт: с 01.01.2026 действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание или его новая редакция, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам; классификатор связан с ОКЗ, по которому указывается код трудовой функции в ЕФС-1.
Порядок обновления после смены классификатора стоит закрепить в Положении отдельным пунктом: сначала штатное расписание, затем дополнительные соглашения, затем новая редакция инструкции и ознакомление с ней. Кадровые программы, включая 1С:ЗУП, обновляются параллельно, иначе в ЕФС-1 уйдёт старый код.
Хранение тоже входит в стандарт. Действующую редакцию, заменённые редакции и подписи об ознакомлении хранят вместе, чтобы в споре можно было показать, с каким текстом работник был ознакомлен на конкретную дату.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не значит, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя электронный архив инструкций и листов ознакомления, заранее определите, какие документы существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Инструкция как ЛНА или приложение к трудовому договору: от формы зависит порядок изменений
Роструд в письме от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1 подтвердил, что должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору или самостоятельным документом, и работодатель сам решает, как её оформить и как вносить изменения. Выбор формы определяет, понадобится ли согласие работника при каждой правке. Единый стандарт должен назвать форму для каждой категории должностей, иначе одна и та же правка в разных подразделениях пойдёт по разным процедурам.
| Сценарий | Как вводится | Как меняется | Ограничение |
|---|---|---|---|
| Инструкция — отдельный ЛНА | Утверждается приказом, работник знакомится под подпись до подписания трудового договора | Приказом в порядке, установленном работодателем, с ознакомлением работника | Правка не может менять трудовую функцию, согласованную в договоре |
| Инструкция — приложение к трудовому договору | Подписывается сторонами как часть договора | Письменным дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ | Без согласия работника изменения возможны только по статье 74 ТК РФ: организационные или технологические причины, трудовая функция не меняется, письменное уведомление не позднее чем за 2 месяца |
| Инструкции нет, функция описана только в договоре | Трудовой договор | Дополнительным соглашением | Конкретные обязанности сложнее доказать при дисциплинарном взыскании |
| Меняется сама трудовая функция | — | Дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ при любой форме инструкции | Приказ об утверждении новой редакции инструкции согласие работника не заменяет |
Для массовых должностей с часто меняющимися процессами практичнее отдельный ЛНА: правки внутри трудовой функции проходят приказом и ознакомлением. Приложение к договору оправдано там, где компании важно, чтобы любое изменение обязанностей было согласовано с работником письменно. Последняя строка таблицы действует для обеих форм, и её стоит перенести в Положение дословно.
Как утвердить инструкции и ознакомить с ними работников
По части 3 статьи 68 ТК РФ при приёме работника знакомят под подпись с ЛНА, непосредственно связанными с его работой, до подписания трудового договора. Если инструкция оформлена как ЛНА, она входит в этот комплект. Ознакомление в последний день перед первым взысканием или после него суд оценит не в пользу работодателя. За ненадлежащее ознакомление с обязательным ЛНА часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф: для должностного лица и ИП от 1 000 до 5 000 рублей, для юридического лица от 30 000 до 50 000 рублей.
В КЭДО ознакомление идёт тем же порядком: документ уходит работнику по маршруту, работник открывает его, читает и подписывает, подписанный экземпляр сохраняется в электронном архиве вместе с датой подписания. Для этого должностные инструкции и листы ознакомления должны быть прямо названы в ЛНА о КЭДО в перечне документов, которые компания ведёт электронно.
В практике Добыто при приёме мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней, включая ознакомление с инструкцией. Совпадение даты выдачи подписи с датой спорного документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя.
Как внедрить единый стандарт должностных инструкций: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Соберите действующие инструкции и сверьте их со штатным расписанием и трудовыми договорами: совпадают ли наименования должностей, в какой форме оформлена каждая инструкция, есть ли подписи об ознакомлении.
- Шаг 2. Выделите должности, по которым наименование и квалификационные требования обязательны по статьям 57 и 195.3 ТК РФ, и сверьте коды и наименования с ОК 016-2025.
- Шаг 3. Разработайте Положение о должностных инструкциях и единый шаблон разделов; в случаях, предусмотренных ТК РФ, учтите мнение представительного органа работников.
- Шаг 4. Переработайте инструкции по шаблону. Для инструкций-приложений к трудовому договору и для случаев, когда меняется трудовая функция, подготовьте дополнительные соглашения.
- Шаг 5. Утвердите Положение и новые редакции инструкций приказом с указанием даты вступления в силу.
- Шаг 6. Ознакомьте работников под подпись: на листе ознакомления или электронной подписью в КЭДО, если инструкции включены в перечень электронных документов.
- Шаг 7. Закрепите ответственного за пересмотр и события, после которых инструкцию проверяют: изменение штатного расписания, профстандарта, классификатора, перераспределение функций.
Образцы должностной инструкции, приказа и листа ознакомления
Комплект закрывает шаги 4-6; начните с образца инструкции специалиста и сверьте его разделы с шаблоном из своего Положения.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Какой электронной подписью знакомить с инструкцией в КЭДО
Ознакомление с ЛНА в системе работодателя относится к иным электронным документам по частям 3 и 5 статьи 22.3 ТК РФ. Работодатель подписывает УКЭП, УНЭП либо УНЭП, созданной через инфраструктуру электронного правительства. Работник может использовать УКЭП, УНЭП с проверкой по соглашению сторон, УНЭП через инфраструктуру электронного правительства или ПЭП, если в компании согласованы правила установления лица, подписавшего документ, и соблюдения конфиденциальности ключа. Эти правила и порядок идентификации работника закрепляют в ЛНА о КЭДО до первого ознакомления.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ подписан в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если этот порядок не описан в локальном акте, спор проигрывается и при технически исправной подписи. Проверьте, что ЛНА о КЭДО описывает идентификацию работника при подписании.»
Важный нюанс из практики: встречается логика «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит, и мы можем так оформлять кадровые документы». Практика по займам и договорам услуг к кадровым документам не относится: в трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи. Когда мы встречаем такой довод у клиента, это первый признак, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: переводить документы в КЭДО можно поэтапно: начать с одного вида документов, например приказов, и с пилотной группы сотрудников, а затем добавить в перечень должностные инструкции и листы ознакомления.
Должностные инструкции в школе и бюджетном учреждении
Для педагогических и иных работников образования базой квалификационных требований служит раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования» Единого квалификационного справочника, утверждённый приказом Минздравсоцразвития России от 26.08.2010 № 761н. Параллельно действует профстандарт педагога, утверждённый приказом Минтруда России от 18.10.2013 № 544н и применяемый с 01.01.2015; его текст размещён на официальной странице приказа Минтруда о профстандарте педагога. Стандарт инструкций в учреждении указывает, из какого источника берутся наименование должности и требования к квалификации, и одинаково применяет его к учителю, воспитателю и педагогу дополнительного образования.
Постановление Правительства РФ от 27.06.2016 № 584 не делает обязательными все положения каждого профстандарта. Оно обязывало государственные и муниципальные учреждения поэтапно, по утверждённым планам, перейти на применение тех требований к квалификации, которые обязательны по статье 195.3 ТК РФ, и завершить этот переход не позднее 01.01.2020. Обязанности в инструкции учреждение формулирует с учётом своей работы, а квалификационные требования для таких должностей — строго по нормативному источнику.
В споре об увольнении педагога суд проверяет инструкцию по существу. В обзоре судебной практики от 09.12.2020 Верховный Суд указал, что при увольнении учителя нужно установить, какими должностными инструкциями регулировалась его работа, был ли он с ними ознакомлен, было ли нарушение виновным и учитывались ли тяжесть проступка и обстоятельства его совершения. Для учреждения из этого следует простая проверка: по каждому педагогу есть утверждённая инструкция в действующей редакции и подпись об ознакомлении именно с ней.
Исполняющий обязанности директора: нужна ли отдельная инструкция
Временное исполнение обязанностей отсутствующего директора само по себе не требует новой должностной инструкции. Если работник выполняет эту работу наряду со своей основной, статья 60.2 ТК РФ требует его письменного согласия, срока, содержания и объёма дополнительной работы. Статья 151 ТК РФ устанавливает доплату, размер которой стороны согласуют с учётом содержания и (или) объёма работы. Дописывать обязанности директора в инструкцию заместителя или главного бухгалтера нельзя: это расширение трудовой функции без согласия, которое запрещает статья 60 ТК РФ.
В едином стандарте этот случай закрывают двумя элементами. Раздел «Общие положения» каждой инструкции руководителя называет, кто замещает должность на время отсутствия. Само поручение оформляется отдельным документом: письменным согласием работника и приказом о возложении обязанностей с указанием срока, объёма и размера доплаты. Объём полномочий исполняющего обязанности при этом определяют поручение и внутренние документы компании, а инструкция директора остаётся ориентиром для содержания работы.
Типовые ошибки в должностных инструкциях и их цена
Большинство ошибок проявляется не при проверке ГИТ, а при первом споре: работодатель применяет взыскание, а инструкция не подтверждает, что нарушенная обязанность у работника была.
- Открытый перечень обязанностей. Пункт о выполнении любых поручений руководителя кажется удобной страховкой. Статья 60 ТК РФ не позволяет требовать работу, не обусловленную трудовым договором, поэтому взыскание за невыполнение такого поручения может быть отменено.
- Правка инструкции-приложения приказом. Приказ быстрее дополнительного соглашения, но для инструкции, которая является частью трудового договора, изменения без соглашения по статье 72 ТК РФ не действуют в отношении работника.
- Нет подписи об ознакомлении с действующей редакцией. Новую редакцию утверждают, а знакомят с ней только новых сотрудников. Цена — штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ до 50 000 рублей на юрлицо и проигранный спор о взыскании: суд проверяет, был ли работник ознакомлен с инструкцией.
- Обязанности отсутствующего коллеги без согласия и доплаты. Нарушение статей 60.2 и 151 ТК РФ; доплату работник вправе взыскать.
- Наименование должности не по справочнику там, где это обязательно. Для работ с льготами и ограничениями расхождение со справочником или профстандартом ставит под вопрос права работника по статье 57 ТК РФ.
- Подпись в КЭДО поставил не сам работник. Подпись выдана в день спорного документа, работник не умеет пользоваться системой, за него подписывает коллега. Такая конструкция разрушает доказательства работодателя.
Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через КЭДО, прошёл 4 этапа. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 работнику отказал: у работодателя было Положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а система работодателя это зафиксировала.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическую способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому перед раскаткой на всю компанию мы закладываем пилотную группу: на ней видно, кто из сотрудников подписывает документы сам.»
Полезно знать: распечатанный электронный документ остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы распечатка подписанной в КЭДО инструкции имела значение, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Когда единый стандарт инструкций избыточен
Должностная инструкция не обязательна, поэтому Положение о ней нужно не каждой компании. Если в штате несколько человек, должности не повторяются, а трудовая функция подробно описана в трудовых договорах, отдельный стандарт добавит документ, который придётся поддерживать, и не даст новой защиты. В такой ситуации достаточно следить за тем, чтобы обязанности в договоре были проверяемыми и с каждым работником было подписано дополнительное соглашение при изменении функции. Стандарт становится оправданным, когда инструкции пишут несколько руководителей, появляются однотипные должности или компания переводит ознакомление в КЭДО.
Стоимость электронного ознакомления с должностными инструкциями в Добыто
Стоимость перевода инструкций и листов ознакомления в КЭДО зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и собственные шаблоны документов.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входят в тариф |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Для компании до 25 сотрудников, которой нужно знакомить работников с инструкциями ПЭП или УНЭП по базовым шаблонам, достаточно тарифа «Старт». Единый шаблон инструкции, загруженный как собственный, УКЭП и электронный архив подписанных редакций доступны с тарифа «Бизнес»; условия по численности и переход между тарифами описаны на странице тарифов Добыто КЭДО. Цены указаны на дату публикации.
Выводы
Единый формат должностных инструкций компания задаёт сама: закон оставляет форму и порядок изменения на усмотрение работодателя, но ограничивает содержание трудовой функцией из договора и обязательными требованиями справочников и профстандартов. Рабочая конструкция — Положение с одним шаблоном разделов, правилом выбора формы инструкции, источниками наименований должностей и закреплённым порядком ознакомления до подписания трудового договора. Защиту в споре дают проверяемые формулировки обязанностей и подпись работника под той редакцией, которая действовала на дату нарушения.
Добыто ведёт ознакомление с инструкциями и другими ЛНА в КЭДО: шаблоны, маршруты подписания и электронный архив редакций помогают держать единый стандарт во всех подразделениях без бумажных листов ознакомления.
Частые вопросы о стандартах должностных инструкций
Можно ли утвердить одну инструкцию на всех работников одной должности?
Да. Инструкцию составляют на должность из штатного расписания, а не на конкретного человека, и под подпись с ней знакомится каждый, кто эту должность занимает. Перечень Росархива отдельно выделяет типовые должностные инструкции: их хранят 3 года после замены новыми. Если обязанности одного из работников на той же должности отличаются, отличие закрепляют в его трудовом договоре или отдельной инструкции, а не устными поручениями.
Сколько хранить старые редакции должностных инструкций?
По Перечню Росархива должностные инструкции работников хранятся 50 или 75 лет, типовые инструкции — 3 года после замены новыми. Заменённую редакцию не уничтожают при утверждении новой: в споре о взыскании или об условиях труда работодателю понадобится текст, действовавший на конкретную дату, и подпись работника под ним. Для электронного архива в КЭДО сроки те же, что для бумажного.
Что делать, если работник давно работает, а подписи об ознакомлении с инструкцией нет?
Ознакомление проводят в кратчайший срок, не дожидаясь проверки или спора: на это указывает Роструд в методических материалах для кадровых работников. До ознакомления взыскание за неисполнение обязанности, которая есть только в инструкции, уязвимо: в обзоре от 09.12.2020 Верховный Суд прямо называет ознакомление с инструкцией обстоятельством, которое суд обязан установить. Отсутствие подписи под обязательным ЛНА грозит штрафом по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: от 30 000 до 50 000 рублей для юридического лица.
Можно ли в инструкции просто сослаться на профстандарт?
Ссылка допустима как указание на источник квалификационных требований, но перечень обязанностей она не заменяет. По статье 195.3 ТК РФ требования профстандарта к квалификации обязательны, только если их устанавливает ТК РФ, федеральный закон или иной нормативный правовой акт; в остальных случаях профстандарт служит основой, которую работодатель адаптирует под особенности своей работы. Трудовые функции в профстандарте описаны обобщённо, и без конкретного перечня в инструкции работодателю сложнее доказать, какую обязанность работник не исполнил.
Можно ли знакомить работников с инструкцией через мессенджер?
На дату публикации законопроект Минтруда, допускающий использование мессенджера MAX для электронного документооборота между работником и работодателем, не принят и действующей нормой не является. Электронное ознакомление ведётся по статьям 22.1-22.3 ТК РФ: через информационную систему работодателя и (или) платформу «Работа в России», с видами подписи, которые допускает статья 22.3 ТК РФ и 63-ФЗ. Скриншот или сообщение в мессенджере подписью об ознакомлении не считается.
Нужна ли должностная инструкция исполнителю по договору ГПХ?
Нет. Должностная инструкция и Положение о ней — документы трудовых отношений, ТК РФ и ЛНА работодателя на исполнителя по договору ГПХ и самозанятого не распространяются. Объём и результат работ описывают в самом договоре или задании к нему. Условия о подчинении правилам внутреннего трудового распорядка и выполнении должностных обязанностей характерны для трудовых отношений по статье 15 ТК РФ, и договор с такими условиями могут признать трудовым по статье 19.1 ТК РФ.
