Удаленный доступ сотрудников настраивается сразу в трех контурах, и путать их дорого: сетевой доступ к внутренним системам, документный доступ к кадровым бумагам и ключевой контур, то есть выдача электронных подписей. Первый закрывается шлюзом и аутентификацией, второй живет по правилам главы 49.1 и статей 22.1-22.3 ТК РФ, третий держится на порядке выдачи и отзыва ключей. Главное различие, от которого зависит порядок действий: с дистанционным работником по трудовому договору допсоглашение подписывается УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника по статье 312.2 ТК РФ, а работодатель обязан обеспечить его оборудованием и средствами защиты информации либо компенсировать использование своих по статье 312.6 ТК РФ. На исполнителя по договору ГПХ ни то, ни другое требование не распространяется.
Разберем, какие документы оформляют до выдачи первого логина, какие способы аутентификации закрывают запрос службы информационной безопасности без установки клиентской программы на каждый ноутбук и почему выдача электронной подписи в день первого кадрового действия проигрывает в суде. Покажем, что делать с работником, у которого нет компьютера, и с исполнителем за пределами России. Сценарная таблица по категориям работников, порядок отзыва подписи при увольнении, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Три контура удаленного доступа, которые настраивают отдельно
Сетевой доступ и доступ к кадровым документам — разные проекты с разными владельцами. Сетевой ведет системный администратор, документный — кадровая служба и юрист, ключевой оказывается между ними и поэтому чаще всего провисает. Когда компания говорит «настроили удаленку», обычно имеется в виду только первый контур.
| Контур | Что открывает работнику | Чем настраивается | Чем подтверждается при споре или проверке |
|---|---|---|---|
| Сетевой | Доступ к внутренним системам, порталам и файловым ресурсам | Клиентский VPN, объединение площадок, безклиентский веб-портал | Журналы шлюза, состав групп безопасности в службе каталогов |
| Документный | Получение и подписание кадровых документов без явки в офис | ЛНА о КЭДО, письменное согласие работника, личный кабинет и маршруты согласования | Приказ о введении КЭДО, перечень документов и категорий работников, согласия, выгрузка журнала действий |
| Ключевой | Право подписывать документы от своего имени | Выдача электронной подписи, порядок идентификации, политики ключевых носителей | Реестр выданных ключей с датой и обстоятельствами выдачи, соглашение об использовании неквалифицированной подписи |
Третья колонка объясняет, почему проект нельзя закончить на настройках. Все три контура оцениваются по документам, а не по факту работающего доступа.
Администраторы, которые переводят людей на удаленный режим, сталкиваются примерно с одинаковым перечнем вопросов независимо от выбранной технологии:
- разнородные клиентские операционные системы, включая отечественные дистрибутивы Linux и системы зарубежных разработчиков;
- нужно ли вообще пускать всех в сеть или части людей достаточно доступа к отдельным корпоративным ресурсам;
- можно ли перейти на отечественную криптографию постепенно, если в инфраструктуре остался прежний корневой удостоверяющий центр;
- какая аутентификация подойдет при разном уровне компьютерной грамотности подразделений;
- с каких устройств люди получают доступ и как это контролировать;
- насколько стандартны порты и протоколы решения;
- сертифицировано ли решение и удовлетворяет ли требованиям регулятора.
Ответы на эти семь вопросов задают архитектуру. Начните с второго: если половине людей нужен доступ к двум веб-системам, полноценный VPN им не потребуется.
Что оформить до выдачи первого логина
Дистанционный характер работы фиксируется трудовым договором или дополнительным соглашением к нему. Пока этого документа нет, работник формально остается офисным, и любой спор о рабочем месте, режиме и оборудовании компания будет вести с невыгодной позиции. При обмене электронными документами такое соглашение подписывается УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника: статья 312.2 ТК РФ других вариантов не дает.
Остальное взаимодействие устроено мягче. По статье 312.3 ТК РФ ознакомление, заявления и рабочая переписка могут идти с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, но только если порядок такого обмена закреплен в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре. Порядок взаимодействия заодно закрывает еще один вопрос: по статье 312.8 ТК РФ невыход на связь без уважительной причины более двух рабочих дней подряд со дня запроса дает дополнительное основание для увольнения, но эта норма не работает, если в вашем же порядке взаимодействия установлен более длительный срок.
| Документ или действие | Форма и вид подписи | Основание |
|---|---|---|
| Трудовой договор и допсоглашение о дистанционной работе при обмене электронными документами | УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника | статья 312.2 ТК РФ |
| Ознакомление с ЛНА, заявления, рабочая переписка | Другой вид электронной подписи или иная форма, если порядок закреплен в коллективном договоре, ЛНА или трудовом договоре | статья 312.3 ТК РФ |
| Перевод работника на кадровый электронный документооборот | Письменное согласие каждого работника | статья 22.2 ТК РФ |
| Оборудование, программно-технические средства и средства защиты информации | Предоставляет работодатель либо выплачивает компенсацию и возмещает расходы в порядке, сроки и размерах по коллективному договору, ЛНА, трудовому договору или допсоглашению | статья 312.6 ТК РФ |
| Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним | Только бумажный носитель | статья 22.1 ТК РФ, письмо Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97 |
| Соглашение с работником об использовании неквалифицированной подписи | Отдельный документ, входит в комплект доказательств по спору | требование судебной практики по спорам о КЭДО |
Четвертая строка на практике самая дорогая: порядок и размеры компенсации нужно закрепить письменно, иначе спор об использовании личного ноутбука и домашнего интернета разрешается не в пользу работодателя. В практике Добыто эйчары чаще всего спотыкаются на другом: допсоглашение о дистанционной работе подписывают тем же видом подписи, что и заявление на отпуск, и получают документ, который не соответствует статье 312.2 ТК РФ.
Шаблоны для оформления удаленного доступа и КЭДО
Комплект под перевод на удаленный формат и электронное подписание, начинать удобно с допсоглашения о дистанционной работе.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Реестр выданных токенов | Скачать |
Подпишите документ для удаленного сотрудника прямо сейчас
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Цена ошибки: во что обходится доступ без оформления
Спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошел четыре инстанции. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 работнику отказал: у работодателя были и Положение о кадровом электронном документообороте, и перечень документов и категорий работников, и порядок создания личного кабинета. Апелляция жалобу отклонила. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил, указав, что в материалах нет сведений о порядке идентификации работника. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл.
Перевесили три обстоятельства: подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а система работодателя все это зафиксировала. Восстановление на работе означает оплату вынужденного прогула за весь период разбирательства, а разбирательство здесь заняло около восьми месяцев только на первом круге.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете при технически исправной подписи.»
Административная часть считается отдельно. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ дает штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. Обработка персональных данных без согласия в письменной форме, когда такое согласие обязательно, обходится дороже: по части 2 статьи 13.11 КоАП РФ штраф на юридическое лицо составляет от 300 000 до 700 000 рублей. Проверить себя до прихода инспектора можно бесплатно: Роструд держит сервис самопроверок «Электронный инспектор» на портале Онлайнинспекция.рф, где работодатель проходит проверочный лист и видит выявленные нарушения.
Есть и прямые расходы, которые компании считают редко. Пока кадровые документы ходят на бумаге, каждому удаленному работнику их отправляют почтой или курьером, и это не разовая операция: отпуск, отгул, изменение данных, ежемесячные акты по договорам ГПХ. При полусотне удаленных людей курьерская логистика превращается в постоянную статью бюджета и в очередь на подписание длиной в недели.
Внимание: полностью электронное увольнение невозможно. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Заявление работник подает электронно, дальше процесс становится гибридным.
Сетевой контур: VPN, веб-портал и аутентификация
Шлюз удаленного доступа закрывает четыре разных сценария, и выбирать между ними нужно осознанно, а не по привычке.
- Безклиентский массовый доступ. Шлюз ставится перед информационной системой, к которой обращается большое количество пользователей, и берет на себя криптографическую нагрузку. По такому принципу защищается федеральный портал Госуслуг.
- Клиентский VPN до сети. На машину пользователя ставится программа, поднимается защищенный канал, после чего ограничений по портам и протоколам нет, пока их не введет администратор.
- Объединение площадок. В каждом офисе ставится шлюз, канал поднимается между ними, на клиентские машины ничего устанавливать не надо.
- Веб-портал без клиентской программы. Пользователю нужен только браузер, а при шифровании по ГОСТ еще и криптопровайдер. В зависимости от того, с какими аутентификационными данными человек пришел, ему открывается свой набор защищаемых ресурсов.
Четвертый сценарий и есть ответ на вопрос «можно ли дать доступ, не пуская в сеть». Контрагенту, аудитору или подрядчику с эпизодической задачей веб-портал подходит лучше клиентского VPN: он не требует установки программы на чужое устройство и не открывает сеть целиком.
Способы аутентификации на шлюзе комбинируются: логин и пароль с проверкой во внешней службе каталогов, сертификат в памяти устройства или на ключевом носителе, комбинированный вариант, когда сертификат пользователя интегрирован в его учетную запись в службе каталогов и дополнительно проверяется значение UPN, одноразовые пароли аппаратные и программные, а также ограничения по дате, времени и местоположению. На практике большинству компаний хватает доменного логина с паролем и одноразового пароля. Права разграничиваются группами безопасности в службе каталогов, полями сертификатов, включая нестандартные, и атрибутами RADIUS.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельный прием пригодится там, где сотрудники работают квалифицированными сертификатами, выпущенными на них лично: такой сертификат организация отозвать не может, потому что он не ее собственность. В этом случае доступ закрывают черными и белыми списками по сертификату или по учетной записи. Переходный период с зарубежной криптографии тоже решается без полной перестройки: сертификат из инфраструктуры предприятия помещается в связку ключей на macOS или iOS и используется для аутентификации на шлюзе, пока инфраструктура не переведена на ГОСТ. Серверные сертификаты по ГОСТ выпускает национальный удостоверяющий центр, заявка подается через Госуслуги, там же устанавливаются корневые сертификаты Минцифры.
Документный контур: КЭДО для распределенной команды
Половина людей, которым нужен удаленный доступ к документам, никогда не откроет корпоративный портал с компьютера. У линейного персонала компьютера может не быть вовсе, у части сотрудников он есть, но заходить в еще одну систему они не станут. Рабочая схема здесь другая: кадровик формирует заявление и приказ за работника, отправляет ссылку, работник проходит верификацию по SMS и подписывает документ, не создавая учетную запись и не запоминая пароль.
Уведомления имеет смысл строить на пуш-сообщениях в мобильном приложении и на SMS, которое дойдет даже на кнопочный телефон без интернета. Интеграция с мессенджерами выглядит удобной ровно до момента, когда мессенджер блокируется: универсального мессенджера, которым пользуются все сотрудники, не существует, а поддерживать три канала одновременно придется годами.
Как настроить удаленный доступ к кадровым документам: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите перечень документов и категорий работников, которые переводятся в электронный вид, и зафиксируйте его в Положении о кадровом электронном документообороте. Отдельно выпишите то, что остается на бумаге.
- Шаг 2. Издайте приказ о введении КЭДО и назначьте ответственного за ведение системы и за выдачу электронных подписей.
- Шаг 3. Опишите в локальном акте порядок создания личного кабинета, порядок идентификации работника при подписании и порядок действий при инциденте с ключом.
- Шаг 4. Уведомьте работников о переходе и соберите письменное согласие каждого по статье 22.2 ТК РФ. Отказ работника от перехода правомерен, для него сохраняется бумажный порядок.
- Шаг 5. Выпустите подписи. Работодатель подписывает УКЭП, работнику для допсоглашения о дистанционной работе нужна УКЭП или УНЭП, для остальных документов вид подписи определяется вашим локальным актом.
- Шаг 6. Запустите пилотную группу на одном частом процессе: заявление на отпуск или отгул. Проверьте, что документ доходит, подписывается и попадает в архив, и что журнал действий выгружается.
- Шаг 7. Разверните систему на остальные подразделения, подключите интеграцию с учетной системой и настройте маршруты согласования под роли, а не под конкретных людей.
Шестой шаг экономит больше всего. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на пилоте вылезают ровно те дефекты, которые потом стоят дороже всего, от неверного вида подписи до сотрудников, которые физически не могут выпустить ключ.
Лайфхак: начинайте перевод с того типа документов, который сотрудникам нужен чаще всего, — заявлений на отпуск и отгул. Когда отпуск оформляется только через электронный документ, приложение осваивают за считанные дни без отдельной мотивационной кампании.
Важный нюанс из практики: IT-компания на 250 сотрудников с 50 открытыми вакансиями начала перевод именно с заявлений на отпуск и отгул и на этом этапе уперлась не в юристов, а в устройства: 10-12 человек не смогли выпустить подпись на старых телефонах. Второй сюрприз был печатным: при трехстороннем согласовании каждая подпись легла на отдельный лист, и вместо одного листа заявления получалось три-четыре.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Выпуск подписей чаще всего оказывается узким местом проекта: свозить распределенную команду в удостоверяющий центр физически невозможно. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, без поездок и очередей, а УКЭП оформляется через партнеров-удостоверяющих центров.
Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение формировало кадровый резерв около 800 медицинских специалистов по всей стране для выезда при чрезвычайных ситуациях. До перехода на кадровый электронный документооборот экстренное оформление около 200 человек занимало несколько дней и шло на компромиссах внутри общего документооборота. После появления личных кабинетов основная часть комплекта документов на прием готовится заранее, до наступления события, а не в момент мобилизации.
Ключи и подписи у удаленных сотрудников
Ключевой контур ломается на двух операциях: выдаче и отзыве. Выдача решается реестром, где фиксируются дата и обстоятельства передачи ключа, и разнесением во времени двух событий — выдачи подписи и первого кадрового действия с ней.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Компрометацией ключа считается не только кража носителя. В перечень входят хищение и утрата носителя, передача его третьим лицам, утрата или компрометация пароля и пин-кода, увольнение сотрудников, имевших доступ к ключевой информации, подозрение на утечку или искажение информации и подмена подписываемого документа вредоносной программой. Два последних пункта внешне вообще не выглядят как инцидент: ключ на месте, пин-код никто не узнавал, а подписан оказался не тот файл, который человек видел на экране.
Факт: по части 7 статьи 14 63-ФЗ удостоверяющий центр вносит запись о прекращении действия сертификата в реестр в течение двенадцати часов с момента, когда ему стало или должно было стать известно об обстоятельствах. Действие сертификата прекращается с момента внесения записи, а не с момента вашего обращения.
Отсюда порядок действий в первые сутки: сначала прекратить использование ключа и подать заявление на отзыв, потом закрывать банковский контур и менять пароли в системах, где подпись использовалась. Разбираться в причинах можно после отзыва, а двенадцать часов отсчитываются от уведомления. Зафиксируйте момент обнаружения и признак, по которому вы поняли, что ключ скомпрометирован: обязанность уведомить центр привязана к моменту получения информации о нарушении.
Полезно знать: увольнение сотрудника, имевшего доступ к ключевой информации, само по себе считается компрометацией. Если увольняется бухгалтер, который два года подписывал отчетность ключом директора, отзывать нужно ключ директора, а не только сертификат уволенного.
Мы вписываем отзыв подписи в чек-лист увольнения на тот же уровень, что и закрытие доступов к системам: отозвать сертификат сотрудника, отозвать выданные ему машиночитаемые доверенности, проверить, не знал ли он пин-кодов от чужих ключей. Третий пункт самый неудобный и самый частый.
Отдельная тема — носители. Токен поставляется с заводскими пин-кодами, известными всем, поэтому до раздачи сотрудникам администратор настраивает политики: минимальную длину пин-кода, запрет значения по умолчанию, запрет простых комбинаций, поведение при слабом пин-коде и число попыток ввода до блокировки. Порядок именно такой: сначала политики, потом раздача. Если раздать раньше, часть людей поставит дату рождения, и переделывать придется вручную.
Работнику здесь тоже есть что проверить. Посмотрите, какой вид подписи вам выдали и под какие документы он допустим, есть ли у вас на руках соглашение об использовании неквалифицированной подписи и знаете ли вы, куда сообщать о потере телефона с ключом. Подпись юридически приравнена к собственноручной: все, что подписано вашим ключом, считается подписанным вами, включая случаи, когда вы передали телефон коллеге «на минуту».
Сценарии: что критично для разных категорий и когда доступ настраивать не нужно
Универсальная схема удаленного доступа стоит дороже и работает хуже адресной. Ниже разбивка по категориям, которые реально встречаются в распределенных командах.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Штатный дистанционный работник на постоянной основе | Допсоглашение с УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника, порядок взаимодействия со сроком ответа, компенсация за свое оборудование | Клиентский VPN на личном ноутбуке, если работа идет в веб-системах |
| Гибридный режим, часть недели в офисе | Единый порядок взаимодействия и один вид подписи для обоих режимов | Отдельный комплект ЛНА под удаленный формат |
| Линейный персонал без рабочего компьютера | Подписание со смартфона по ссылке с верификацией по SMS, формирование документа кадровиком за работника | Полноценный личный кабинет, интеграция с мессенджерами |
| Исполнитель по ГПХ или самозанятый, в том числе за пределами России | Способ выпуска подписи без визита в удостоверяющий центр, вид подписи, допустимый для гражданско-правовых документов | Требования главы 49.1 ТК РФ: на исполнителя они не распространяются |
| Внешний подрядчик с эпизодическим доступом | Доступ к конкретным ресурсам через веб-портал, черные и белые списки по сертификатам | Установка клиентской программы и открытие сети целиком |
Четвертая строка требует пояснения. С человеком, который постоянно находится за пределами России, трудовой договор на практике не заключают: работодатель не может обеспечивать условия труда на территории другого государства и выполнять обязанности, установленные российским законодательством. Работают по договору ГПХ или с самозанятым, а подпись такой исполнитель выпускает через мобильное приложение по российскому паспорту, потому что в стране пребывания удостоверяющих центров, выпускающих российскую электронную подпись, нет.
Когда удаленный доступ настраивать не нужно
Полноценный VPN не нужен, если работа сотрудника целиком проходит в двух-трех веб-системах: веб-портал закрывает задачу без установки программы и без пуска в сеть. Возврат подписанных документов обратно в учетную систему обычно избыточен: документы задваиваются, база растет, а перештамповка и архивное хранение в учетной системе все равно не поддерживаются, поэтому достаточно открытия документа по гиперссылке. Отдельный проект КЭДО не окупается, если удаленно работают три исполнителя по договорам ГПХ: им хватает подписания актов в приложении. И наконец, подписание кадровых документов простой электронной подписью через сторонний государственный портал добавляет в цепочку лишний сервис и лишнюю точку интеграции без обязанности его использовать.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Если в компании исторически сложился обмен кадровыми документами по электронной почте, его нужно либо закрепить локальным актом, либо переводить в КЭДО. Суды признают такую переписку при двух условиях: обмен системный и устойчивый, а не разовый, и порядок обмена описан в локальном акте. Промежуточное состояние, когда все переписываются, но нигде это не описано, самое уязвимое.»
Стоимость подключения удаленного доступа к кадровым документам
Стоимость складывается из числа подключаемых сотрудников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с учетной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в подключение |
| Получение УКЭП через партнеров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (входит в тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив (входит в тариф «Бизнес») | входит в тариф | входит в подключение |
Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужна ли интеграция с учетной системой и электронный архив: на тарифе «Бизнес» они входят в стоимость, на «Старте» ограничение по численности составляет 25 человек. Действующие условия, состав тарифов и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Повысить или понизить тариф можно в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Настройка удаленного доступа распадается на три независимые задачи: пустить человека к системам, дать ему легитимно получать и подписывать кадровые документы и управлять его ключом от выдачи до отзыва. Технический контур выбирается по тому, нужен ли человеку доступ в сеть целиком или только к нескольким ресурсам. Документный контур упирается в статью 312.2 ТК РФ по виду подписи, в статью 22.2 ТК РФ по согласию работника и в описанный порядок идентификации, без которого технически исправная подпись в споре не спасает. Ключевой контур держится на реестре выданных подписей и на скорости отзыва при увольнении или компрометации.
Мы в Добыто собираем эти три контура в один проект: подключаем распределенные команды к кадровому документообороту, выпускаем подписи сотрудникам без их поездок в удостоверяющий центр и помогаем описать в локальных актах то, что потом проверяют инспектор и суд.
Частые вопросы
Нужно ли переводить на КЭДО всех сотрудников, если удаленно работает только часть?
Нет. Перечень документов и категорий работников, в отношении которых применяется кадровый электронный документооборот, компания определяет сама и закрепляет в локальном акте. Но письменное согласие по статье 22.2 ТК РФ нужно от каждого работника, который попадает в этот перечень: без согласия конкретного человека электронные документы и электронная подпись во взаимодействии с ним использоваться не могут.
Кто платит за интернет и оборудование удаленного работника?
По статье 312.6 ТК РФ работодатель обеспечивает дистанционного работника оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами. Если работник использует свое или арендованное оборудование, работодатель выплачивает компенсацию за использование и возмещает связанные с ним расходы. Порядок, сроки и размеры определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением, и без этих формулировок спор о сумме компенсации разрешается не в пользу компании.
Что делать, если удаленный сотрудник перестал выходить на связь?
Статья 312.8 ТК РФ дает дополнительное основание для увольнения, если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам работы более двух рабочих дней подряд со дня поступления запроса. Норма не применяется, если в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте установлен более длительный срок для взаимодействия. Проверьте свой порядок взаимодействия до того, как отсчитывать эти два дня.
У сотрудника старый телефон и подпись не выпускается. Есть альтернатива?
Да, и лучше заложить ее заранее. Работает схема с формированием документа кадровиком и отправкой ссылки: работник проходит верификацию по SMS и подписывает документ без установки приложения. SMS-уведомление доходит даже на кнопочный телефон без интернета. Если ни один вариант не подходит, работник вправе не переходить на КЭДО, и для него сохраняется бумажный порядок.
Можно ли проводить инструктаж по охране труда для удаленного работника электронно?
Нет. Личная подпись работника при вводном инструктаже по охране труда остается обязательной, как и бумажный журнал инструктажей. Вместе с приказом об увольнении и актом об ознакомлении с ним, актом о несчастном случае и бумажной трудовой книжкой это часть комплекта, который в электронный вид не переводится ни при каком локальном акте.
Как убедиться, что при увольнении удаленного сотрудника доступ действительно закрыт?
Отзыв сертификата подается в удостоверяющий центр самим владельцем, после чего сертификат блокируется в течение нескольких минут, а запись о прекращении действия вносится в реестр в течение двенадцати часов по части 7 статьи 14 63-ФЗ. Параллельно отзываются выданные сотруднику машиночитаемые доверенности и закрываются учетные записи в системах. Дополнительно сверьте реестр выданных ключей с актуальным составом сотрудников: чаще всего забывают не про самого уволенного, а про чужие ключи, пин-коды которых он знал.
