Удалённая работа оформляется тем же комплектом кадровых документов, что и офисная, плюс четыре блока, которых у офиса нет: условие о дистанционном характере работы, порядок электронного взаимодействия сторон, правила обеспечения оборудованием и компенсации за своё, сокращённый объём обязанностей по охране труда из статьи 312.7 ТК РФ. Нового сотрудника вы оформляете трудовым договором о дистанционной работе, действующего переводите дополнительным соглашением, и приказ о переводе в этом случае не нужен. Форма занятости определяет формулировку срока: постоянная дистанционная работа оформляется без срока, временная — на период до шести месяцев непрерывно, периодическая — через чередование удалённой работы и работы в офисе.
Разберём комплект по слоям: что обязательно по главе 49.1 ТК РФ, что вы определяете сами локальными актами, а что делать не нужно вовсе. Покажем формулировки о месте работы, режиме и подтверждении получения документов, из-за которых возникают вопросы у ГИТ и в суде, и какой вид электронной подписи закон требует для каждого документа. Во второй половине статьи — сценарная таблица по трём формам удалённой работы, пошаговый план запуска, образцы ЛНА и соглашений для скачивания, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Комплект документов для удалённой работы: что входит и кто чем подписывает
Базовый комплект на одного дистанционного работника состоит из пяти позиций: трудовой договор или дополнительное соглашение с условием о дистанционной работе, локальный нормативный акт о порядке взаимодействия (или соответствующий раздел в ПВТР), соглашение об использовании электронной подписи, согласие на обработку персональных данных и документы об обеспечении оборудованием. Приказ о приёме на работу с ноября 2021 года обязательным не является: основанием возникновения трудовых отношений выступает сам трудовой договор, а приказ работодатель издаёт по своему усмотрению.
Вид подписи под каждым документом определяет не удобство, а статья 22.3 ТК РФ. Смешивать ПЭП, УНЭП и УКЭП нельзя: это три разных сущности с разными правовыми последствиями, и подпись не того уровня превращает документ в спорное доказательство.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор о дистанционной работе и дополнительные соглашения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП | Любая, включая ПЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | Любая, включая ПЭП |
| Заявления, ознакомление с ЛНА, графики, табели, приказы по отпускам и командировкам | УКЭП или УНЭП | Любая, включая ПЭП |
| Приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документы об инструктажах по охране труда | Только бумага | Только бумага |
Нижняя строка таблицы означает, что полностью безбумажной удалённая работа не будет ни при какой системе. На трёх процессах вам всё равно понадобится курьер, почта или личная явка, и это закладывается в план заранее, а не обнаруживается в день увольнения.
Факт: в электронный вид без дублирования на бумаге не переводятся четыре группы документов: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальные кадровые документы могут существовать только в электронном виде.
Три формы дистанционной работы и что меняется в документах
Глава 49.1 ТК РФ разводит постоянную, временную и периодическую дистанционную работу, и выбор формы меняет и срок, и набор формулировок. Ошибка здесь дорогая: если в дополнительном соглашении не указан срок временной удалёнки, соглашение читается как бессрочное, и вернуть человека в офис односторонним решением вы уже не сможете.
| Сценарий | Срок и основание | Чем оформляется | Что критично прописать |
|---|---|---|---|
| Наём нового сотрудника на удалёнку | Бессрочно, по соглашению сторон | Трудовой договор о дистанционной работе | Место работы, порядок взаимодействия, обеспечение оборудованием |
| Перевод офисного сотрудника на постоянную удалёнку | Бессрочно, по соглашению сторон | Дополнительное соглашение, приказ не требуется | Новая редакция пунктов о месте работы и режиме, дата начала |
| Временная удалёнка | До 6 месяцев непрерывно, статья 312.1 ТК РФ | Дополнительное соглашение с указанием срока | Конкретные даты начала и окончания периода |
| Периодическая удалёнка (чередование) | По соглашению сторон, статья 312.1 ТК РФ | Дополнительное соглашение плюс ЛНА о порядке чередования | Правило чередования: дни недели, график или порядок уведомления |
| Временный перевод по инициативе работодателя | Исключительные случаи из статьи 312.9 ТК РФ | Локальный нормативный акт, согласие работника не требуется | Обоснование, список работников, срок, порядок обеспечения оборудованием |
Последняя строка работает только в тех обстоятельствах, которые прямо названы в статье 312.9: катастрофа, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия или эпизоотия, а также решение органа власти. Перевести людей на удалёнку приказом просто потому, что так удобнее компании, эта норма не позволяет.
Что писать в трудовом договоре и дополнительном соглашении
Пять условий отличают договор дистанционного работника от обычного, и каждое из них при проверке читают дословно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Характер работы. Прямая формулировка о том, что работа выполняется дистанционно, со ссылкой на главу 49.1 ТК РФ, и указание формы: постоянная, временная или периодическая.
- Место работы. Адрес квартиры писать не нужно и не стоит: достаточно населённого пункта, в котором работник исполняет трудовую функцию. Это влияет на районные коэффициенты и на применение статьи 312.8 при смене местности.
- Режим рабочего времени. По статье 312.4 ТК РФ дистанционный работник определяет режим сам, если иное не установлено коллективным договором, ЛНА, трудовым договором или дополнительным соглашением. Хотите фиксированные часы или интервал обязательного присутствия на связи — пишите их прямо. Время взаимодействия с работодателем входит в рабочее время.
- Порядок взаимодействия. Каналы обмена, адреса и учётные записи, срок направления подтверждения получения документа. Статья 312.3 ТК РФ требует, чтобы этот срок был где-то определён, а конкретную цифру устанавливаете вы.
- Оборудование и компенсация. По статье 312.6 ТК РФ обеспечение оборудованием, программами и средствами защиты информации — обязанность работодателя. Если работник с вашего согласия работает на своей технике, в документах фиксируются размер, порядок и сроки выплаты компенсации и возмещения расходов.
Отдельный блок — охрана труда. Статья 312.7 ТК РФ оставляет работодателю дистанционного работника лишь часть обязанностей: расследование и учёт несчастных случаев и профессиональных заболеваний, выполнение предписаний ГИТ, обязательное социальное страхование и ознакомление работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием, которое рекомендовал работодатель. Остальные обязанности возникают, только если вы сами прописали их в договоре или ЛНА. Написали лишнего — будете обязаны исполнять.
Соберите дополнительное соглашение о переходе на дистанционную работу
Важный нюанс из практики: часть компаний выдаёт электронные подписи только после испытательного срока, чтобы не отзывать ключи у тех, кто не останется. Следствие такого решения одно: трудовой договор и весь комплект документов при приёме навсегда остаются бумажными, то есть самый документоёмкий момент в жизни сотрудника выпадает из электронного оборота. Развилку проходят осознанно: при низкой текучести подпись выдают при приёме, при высокой — после испытания, и тогда бумажный маршрут для приёма планируют заранее.
Локальные акты: что утвердить приказом до первого договора
Закон описывает рамку, а внутри неё порядок определяете вы. Не опишете его под свои процессы — получите чужой типовой порядок из шаблона вендора и будете работать по нему годами. Минимальный набор локальных актов для удалённой работы выглядит так: положение о дистанционной работе (или раздел в ПВТР), положение о ведении КЭДО, приказ о введении КЭДО и утверждении положения, перечень документов и категорий работников, которые переводятся в электронный вид, порядок доступа к системе и формы согласий.
Отдельно фиксируется срок подтверждения получения документа. Формулировка «в разумный срок» здесь не работает: при споре вам нужно будет показать, что работник получил документ и что это установлено вашим же актом. В практике Добыто на подтверждение закладывают один рабочий день для оперативных документов и три рабочих дня для документов, требующих решения работника.
Внимание: если вы перешли на КЭДО и работник дал согласие, то по переведённым процессам оформить документ на бумаге вы уже не сможете. Это не добавление удобного канала к бумажному, а замена способа, и откат по конкретному процессу невозможен.
Образцы ЛНА и соглашений для перевода на удалённую работу
Комплект собран под запуск с нуля, начинать удобнее с положения о ведении КЭДО — от него зависят формулировки остальных документов.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Порядок работ здесь не методическая формальность. Сначала вы выписываете свои кадровые процессы и считаете по каждому, сколько документов в год и какой вид подписи требуется, и только потом смотрите системы. Систему поменять можно, а способ оформления по уже переведённому процессу — нет.»
Электронная подпись для удалённого сотрудника: что выдавать и за чей счёт
Три вида подписи закрывают разные задачи, и разница между ними не в удобстве, а в том, что именно признаёт закон. ПЭП подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом через коды, логины и пароли, и юридическую силу приобретает через соглашение сторон. УНЭП создаётся средствами криптографии, позволяет обнаружить изменения в документе после подписания и выдаётся внутри информационной системы работодателя. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу 63-ФЗ, без всяких дополнительных соглашений.
Для работодателя вопрос закрыт: УКЭП юридического лица у компании, как правило, уже есть. Открытый вопрос всегда в работнике. Выдавать ему УНЭП внутри системы, просить оформить УКЭП в удостоверяющем центре или использовать подпись из приложения Госуслуг — это три разных сценария по деньгам, срокам и нагрузке на кадровую службу. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
Госключ как способ не выдавать ключи вручную
Приложение Госключ позволяет работнику выпустить подпись самостоятельно, если у него есть подтверждённая учётная запись на Госуслугах и биометрический загранпаспорт для УКЭП. Для удалённого сотрудника это снимает самую трудоёмкую часть — личную явку за носителем. Порядок выпуска, ограничения и перечень документов, которые можно подписывать через приложение, описаны на странице сервиса Госключ на портале Госуслуг.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Процессы отпусков, командировок и ознакомления с локальными актами — единственные, где работнику достаточно простой подписи. Это значит, что старт не требует выдачи ключей, обучения работе с носителем и объяснений про пин-коды. Организационно это самый дешёвый вход в электронный документооборот из возможных, с него и начинайте.»
Как запустить удалённое оформление документов: план и проверка готовности
Типовой проект перехода занимает от нескольких недель до нескольких месяцев, и дольше всего идут не технические настройки, а сбор согласий и обучение людей. Разумный горизонт планирования — по неделям, с фиксацией документа на выходе каждого этапа.
Что проверить до того, как готовить документы
- Численность и состав. Сколько людей со стажем, начатым до 2022 года, и сколько из них вероятно откажутся от электронных документов.
- Перечень процессов. Какие кадровые процессы переводите, сколько документов в год по каждому и какой вид подписи требуется.
- Момент выдачи подписи. При приёме или после испытательного срока. Решение принимается осознанно, а не складывается само.
- Штатное расписание и контакты. У каждого работника должен быть заполнен хотя бы один канал связи: адрес электронной почты или номер телефона. Без этого личный кабинет не создаётся.
- Маршруты согласования. Кто подписывает от работодателя, кто согласует, кто замещает подписанта в отпуске.
Как оформить удалённую работу с нуля: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите приказом положение о дистанционной работе и положение о ведении КЭДО, приложите перечень документов и категорий работников, которые переводятся в электронный вид.
- Шаг 2. Уведомите работников о переходе на электронные кадровые документы и соберите письменные согласия у тех, чей стаж начался до 1 января 2022 года.
- Шаг 3. Определите вид подписи для каждого процесса и выдайте работникам УНЭП в системе либо организуйте выпуск подписи через Госключ.
- Шаг 4. Подпишите дополнительные соглашения с переводимыми сотрудниками и трудовые договоры о дистанционной работе с новыми, указав место работы, режим, порядок взаимодействия и условия по оборудованию.
- Шаг 5. Запустите пилот на одном процессе для всей компании, отработайте отказы и технические сбои, затем расширяйте перечень процессов.
- Шаг 6. Настройте хранение и выгрузку: по запросу контролирующего органа вы должны выдать и файл подписи, и печатную форму документа.
Лайфхак: начинайте перевод с отпусков, командировок и ознакомления с локальными актами. Этих документов больше всего, работнику по ним достаточно простой подписи, а результат для него очевиден: подписал заявление — ушёл в отпуск.
Кейс из практики: компании чаще выбирают пилот на одном подразделении, хотя работает лучше другой вариант. Пилот на подразделении проверяет технологию, пилот на одном процессе для всех сотрудников проверяет людей, а буксуют внедрения именно из-за сопротивления людей. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и через квартал в компании не остаётся сотрудников, для которых электронное подписание остаётся неизвестностью.
Когда удалённое оформление не подходит
Перевод в электронный вид оправдан не всегда, и честный ответ экономит бюджет.
Полезно знать: работники, начавшие трудовую деятельность после 31 декабря 2021 года, отдельное согласие на КЭДО не дают — достаточно уведомления. Те, чей стаж начался раньше, дают письменное согласие, и отказ не является основанием для увольнения или иных санкций: таких сотрудников ведут в бумажном режиме параллельно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Коллектив из нескольких человек в одном офисе. Если все подписанты сидят в одной комнате, электронный маршрут не сокращает цикл, а добавляет этап.
- Большая доля сотрудников со стажем до 2022 года, настроенных отказаться. Параллельный бумажный режим для отказавшихся сохраняется, и при высокой доле отказов вы получаете два процесса вместо одного.
- Работа без устойчивого доступа в интернет. Если у части персонала нет ни смартфона, ни стабильной связи, кадровые документы для них остаются бумажными, и это нормальное решение, а не провал проекта.
- Процессы, где бумага обязательна по закону. Увольнение, акты о несчастных случаях и инструктажи по охране труда переводу не подлежат.
Переходное состояние, когда часть подразделений работает в электронном виде, а часть на бумаге, допустимо как этап и плохо как постоянный режим. Заранее определите, сколько оно продлится, иначе кадровая служба будет годами жить в двух режимах одновременно.
Ошибки, из-за которых документы не работают
Первая ошибка — согласие получено задним числом. Уведомление и согласие оформляются до начала обмена электронными документами, а не после того, как первый договор уже подписан. Восстановить хронологию потом невозможно: в системе видны даты.
Вторая — подпись выдана в день первого кадрового действия. Суд смотрит не на формат документа, а на процедуру: когда выдали ключ, как проводилась идентификация и мог ли человек фактически пользоваться системой.
Кейс из практики: спор об увольнении через систему КЭДО прошёл четыре инстанции. Работодатель сделал формально всё: принял положение о КЭДО, утвердил перечень документов и категорий работников, уведомил работника и в тот же день получил письменное согласие. При новом рассмотрении работник выиграл по трём обстоятельствам: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а сама система фиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась. Положение и перечень перестали помогать ровно в тот момент, когда суд дошёл до фактической способности человека пользоваться системой. В практике Добыто мы поэтому разводим по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней.
Третья ошибка — подпись не того уровня. Трудовой договор, подписанный работником простой электронной подписью вместо УНЭП, требованиям статьи 22.3 ТК РФ не соответствует. Цена вопроса складывается из двух частей. Административная ответственность по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ за ненадлежащее оформление трудового договора — от 50 000 до 100 000 рублей на юридическое лицо и от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо. Нарушение прочих требований трудового законодательства по части 1 той же статьи — от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Вторая часть цены не измеряется штрафом: документ, оформленный с нарушением порядка, в трудовом споре работает против вас.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Фразу «электронный документ суд не примет» повторять не нужно, она неверна: электронный документ — это письменное доказательство и в арбитражном, и в гражданском процессе. Риск сидит не в подписи как таковой, а в моменте выдачи ключа и в идентификации, то есть ровно там, где обычно экономят. Проверьте у себя, описан ли в локальном акте порядок идентификации при подписании и фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи.»
Четвёртая ошибка — требование документов сверх перечня. Перечень в статье 65 ТК РФ закрытый. Расширить его могут указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства, не письмо ведомства и тем более не внутренний регламент компании. Просьба привезти справку о доходах с прошлого места или характеристику законного основания не имеет, и отказать в приёме по такому мотиву нельзя.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Распечатка электронного документа оригиналом не становится — это копия, и путают это постоянно. Чтобы распечатка что-то значила, её заверяют: оператором ЭДО, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Для проверяющего органа держите наготове и файл подписи, и печатную форму: запрашивают и то, и другое.»
Стоимость перевода удалённых сотрудников на электронные кадровые документы
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора нужных видов подписи и от того, требуется ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | на всех тарифах |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: для компании до 25 человек достаточно базовых шаблонов и двух видов подписи, а интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив относятся к тарифу «Бизнес». Актуальные условия и состав каждого тарифа указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать можно с минимального набора и расширять его по мере перевода процессов.
Выводы
Удалённая работа держится на трёх слоях документов: обязательные условия главы 49.1 ТК РФ в договоре или дополнительном соглашении, ваш собственный порядок взаимодействия в локальных актах и корректный вид электронной подписи под каждым документом. Три процесса закон оставляет на бумаге при любой системе, а проверяющий орган и суд смотрят не на формат документа, а на процедуру: когда выдана подпись, как проведена идентификация и мог ли работник реально пользоваться системой.
Мы в Добыто проходим этот путь вместе с кадровой службой: помогаем собрать комплект локальных актов под конкретные процессы компании, разводим по времени выдачу подписей и первые кадровые действия, запускаем пилот на одном процессе и только потом расширяем перечень. Результат измеряется не количеством настроенных шаблонов, а тем, что удалённый сотрудник оформляется без единой курьерской доставки.
Частые вопросы
Нужен ли приказ о переводе сотрудника на дистанционную работу?
Обязательного требования издавать приказ нет: перевод на удалённую работу по соглашению сторон оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору, которое и меняет условия. Приказ вы вправе издать для внутреннего учёта, и многие так делают, чтобы у бухгалтерии и руководителя было основание для изменений в табеле. Исключение — временный перевод по инициативе работодателя в исключительных случаях по статье 312.9 ТК РФ: там основанием выступает локальный нормативный акт со списком работников, сроком и порядком обеспечения оборудованием.
Можно ли оформить дистанционного работника, который живёт за пределами России?
Минтруд последовательно высказывается против заключения трудового договора о дистанционной работе с человеком, находящимся за пределами России: трудовое законодательство действует на территории страны, и обеспечить исполнение обязанностей работодателя за рубежом невозможно. Рабочие варианты — договор гражданско-правового характера с исполнителем или оформление через иностранное юридическое лицо. Учтите, что это принципиально другая правовая конструкция: нормы о трудовом договоре на исполнителя по ГПХ не распространяются.
Как выдать дистанционному работнику трудовую книжку при увольнении?
Трудовую книжку или форму СТД-Р работодатель направляет по почте заказным письмом с уведомлением в течение трёх рабочих дней со дня увольнения, если работник не явился за ней лично. Если приказ об увольнении оформлен в электронном виде, его заверенную копию на бумаге работодатель направляет в тот же срок — три рабочих дня. Приказ об увольнении остаётся бумажным документом и в электронный вид не переводится.
Сколько времени дистанционный работник может не выходить на связь?
Статья 312.8 ТК РФ даёт дополнительное основание для увольнения, если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд. Локальным нормативным актом вы вправе установить более длительный срок, и на практике это разумно: два дня легко перекрываются болезнью или аварией у провайдера. Чтобы основание работало, в документах должны быть зафиксированы каналы связи и порядок подтверждения получения сообщений.
Как оплачивается время, когда у удалённого сотрудника нет связи или не работает оборудование?
Выполнение трудовой функции дистанционно само по себе не может быть основанием для снижения заработной платы — это прямая норма статьи 312.5 ТК РФ. Если работа не выполнялась по причинам, не зависящим ни от работника, ни от работодателя, применяются общие правила оплаты простоя. Порядок фиксации таких периодов удобно описать в положении о дистанционной работе: кто и как сообщает о невозможности работать, в какой срок и каким каналом.
Что делать, если работник отказался от перехода на электронные кадровые документы?
Отказ оформляется письменно, и с этого момента все документы для этого сотрудника вы ведёте на бумаге. Увольнять, отказывать в приёме или применять другие санкции за отказ нельзя. Отказ касается только тех, кто имел трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2021 года: для принятых позже согласие не требуется, достаточно уведомления. При планировании перехода посчитайте долю таких сотрудников заранее — параллельный бумажный режим тоже часть плана, а не досадная мелочь.
