Удалённая работа оформляется минимум тремя документами: трудовым договором или дополнительным соглашением с условием о дистанционном характере работы, локальным нормативным актом о порядке взаимодействия и приказом. Глава 49.1 ТК РФ действует в редакции Федерального закона от 08.12.2020 № 407-ФЗ и делит дистанционную работу на постоянную, временную непрерывно до шести месяцев и периодическую. Главное различие, которое определяет комплект документов, — кто инициатор перевода. При переводе по соглашению сторон нужны допсоглашение и приказ, согласие работника обязательно. При временном переводе по статье 312.9 ТК РФ согласие не требуется, но обязателен локальный акт со списком работников, сроком, порядком обеспечения оборудованием и порядком отчётности.
Разберём, какие формулировки в допсоглашении закрывают статьи 312.3, 312.4 и 312.6 ТК РФ, какой вид электронной подписи закон требует для каждого документа и почему компенсация за личный ноутбук считается по 35 рублей за рабочий день. Покажем, какие обязанности по охране труда у работодателя дистанционного работника остаются, а какие снимаются. Сравнительные таблицы по видам дистанционной работы и по видам подписи, чек-лист подготовки, образцы документов для скачивания, тарифы на кадровый электронный документооборот 2026 года и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что закон считает удалённой работой и почему от вида зависит комплект документов
В Трудовом кодексе нет слова «удалёнка»: есть дистанционная работа, определённая статьёй 312.1 ТК РФ как выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала или иного объекта, при условии использования сетей связи общего пользования. Отсюда практический вывод для кадровика: если работник трудится из дома, но условие о дистанционном характере в договоре не зафиксировано, формально он числится работником офиса, и любой спор о рабочем месте, простое или прогуле разбирается по офисным правилам.
Дистанционная работа не равна надомному труду по главе 49 ТК РФ: надомник производит продукцию из материалов работодателя, дистанционный работник использует сети связи. И то и другое не равно договору ГПХ: с исполнителем по гражданско-правовому договору нет режима рабочего времени, отпуска, компенсаций по статье 312.6 ТК РФ и обязанностей по охране труда. Подменять трудовые отношения ГПХ ради упрощения документооборота нельзя.
Вид дистанционной работы определяет, чем именно она оформляется.
| Вид дистанционной работы | Норма | Чем оформляется | Что обязательно зафиксировать |
|---|---|---|---|
| Постоянная | ч. 2 ст. 312.1 | Трудовой договор при приёме или дополнительное соглашение при переводе | Условие о дистанционной работе, порядок взаимодействия, режим рабочего времени или отсылка к ЛНА |
| Временная, непрерывно до шести месяцев | ч. 2 ст. 312.1 | Дополнительное соглашение с указанием срока | Дата начала и дата окончания периода, условия возврата в офис |
| Периодическая: чередование офиса и удалённой работы | ч. 2 ст. 312.1 | Дополнительное соглашение | График чередования, порядок вызова в офис, кто и как его инициирует |
| Временный перевод по инициативе работодателя в исключительных случаях | ст. 312.9 | Локальный нормативный акт, согласие работника не требуется | Обстоятельство перевода, список работников, срок, порядок обеспечения оборудованием, режим рабочего времени, порядок взаимодействия и отчётности |
Разница практическая: в первых трёх строках без подписи работника документ не работает вообще, в четвёртой строке подпись работника не нужна, но нужен ЛНА, а работника достаточно ознакомить способом, позволяющим достоверно подтвердить получение. Ошибка в выборе строки означает, что компания собрала не тот комплект.
Базовый комплект документов для перевода на удалёнку
Для перевода действующего сотрудника на дистанционную работу по соглашению сторон компании нужны шесть документов. Пять из них готовит работодатель, один подписывает работник.
- Заявление работника или предложение работодателя. Формально закон его не требует, но именно им подтверждается инициатива и согласие сторон. При инициативе работодателя вместо заявления используется уведомление.
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Основной документ: фиксирует вид дистанционной работы, срок, порядок взаимодействия, режим рабочего времени, порядок обеспечения оборудованием и размер компенсации.
- Приказ о переводе на дистанционную работу. Издаётся на основании допсоглашения, служит основанием для кадрового и зарплатного учёта.
- Локальный нормативный акт о дистанционной работе или соответствующий раздел правил внутреннего трудового распорядка. Закрывает статьи 312.3, 312.4 и 312.6 ТК РФ там, где нецелесообразно расписывать всё в договоре с каждым работником.
- Лист ознакомления с ЛНА и с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.
- Соглашение об электронном взаимодействии либо согласие на КЭДО, если документы будут подписываться электронно. Без него электронный обмен держится только на договорённости и в споре разваливается.
В практике Добыто перевод на удалёнку чаще всего спотыкается не на дополнительном соглашении, а на локальном акте: договор подписан, ЛНА нет, и через полгода компания не может объяснить инспектору, откуда взялись сроки ответа на запросы и почему работник обязан быть на связи с 10 до 19.
Как оформить перевод сотрудника на удалённую работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите вид дистанционной работы по статье 312.1 ТК РФ: постоянная, временная до шести месяцев или периодическая. От этого зависит, будет ли в допсоглашении срок и график чередования.
- Шаг 2. Примите или обновите локальный нормативный акт: порядок взаимодействия и сроки ответа, режим рабочего времени, порядок предоставления отпусков, обеспечение оборудованием, размер и сроки выплаты компенсации, порядок обмена электронными документами.
- Шаг 3. Издайте приказ об утверждении ЛНА и ознакомьте с ним работников. Ознакомление фиксируется подписью на бумаге или электронной подписью в системе КЭДО.
- Шаг 4. Подготовьте дополнительное соглашение под конкретного работника и подпишите его. При электронном подписании работодатель применяет УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП.
- Шаг 5. Издайте приказ о переводе на дистанционную работу и передайте его в расчёт: компенсация по статье 312.6 ТК РФ проходит через зарплатный блок.
- Шаг 6. Проверьте отчётность. Постоянный перевод на дистанционную работу отражается в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 как кадровое мероприятие «Перевод», срок подачи — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода. Временный перевод по статье 312.9 ТК РФ таких сведений не требует.
- Шаг 7. Зафиксируйте выдачу оборудования и доступов актом. Он же понадобится при увольнении, чтобы подтвердить, что имущество передавалось.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью электронное увольнение невозможно даже в компании с внедрённым КЭДО.
Комплект документов под конкретную ситуацию
Универсального пакета нет: набор зависит от того, принимаете вы человека сразу дистанционным или переводите действующего сотрудника.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Приём нового работника сразу на дистанционную работу | Трудовой договор с условием о дистанционной работе, вид подписи по ст. 312.2, бумажный экземпляр договора по заявлению работника в течение трёх рабочих дней | Заявление о переводе, уведомление об изменении условий |
| Перевод действующего сотрудника по соглашению сторон | Дополнительное соглашение и приказ, ЛНА о дистанционной работе | Уведомление по ст. 74 ТК РФ: при согласии сторон оно не нужно |
| Временный перевод по инициативе работодателя (ст. 312.9) | ЛНА о временном переводе со списком работников и сроком, подтверждение ознакомления | Согласие работника, допсоглашение |
| Периодическая удалёнка: два дня из офиса, три из дома | График чередования в допсоглашении или ЛНА, порядок учёта рабочего времени | Отдельный приказ на каждый выход в офис |
| Работник уехал в другой регион и продолжает работать | Фиксация местности выполнения трудовой функции: от неё зависит применение ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ и районные коэффициенты | Смена адреса регистрации работника |
Столбец «что вторично» экономит время не меньше первого: уведомление по статье 74 ТК РФ и приказы на каждый офисный день — самые частые лишние документы в комплектах, которые мы разбираем на аудите.
Образцы кадровых документов для оформления дистанционной работы
Комплект собран под перевод действующего сотрудника: начинать стоит с дополнительного соглашения, остальное подстраивается под него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ) | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Что должно быть написано в дополнительном соглашении
Допсоглашение на половину страницы с фразой «работник выполняет трудовую функцию дистанционно» формально закону не противоречит, но в споре не защищает ни одну из сторон. Рабочая версия закрывает семь пунктов.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Вид и срок дистанционной работы. Постоянная, временная с датами или периодическая с графиком чередования.
- Порядок взаимодействия по статье 312.3 ТК РФ. Каналы связи, срок ответа на запрос работодателя, способ подтверждения получения документа. Именно этот пункт превращает молчание работника в нарушение, а не в бытовую ситуацию.
- Режим рабочего времени. По статье 312.4 ТК РФ он устанавливается договором или ЛНА. Если ничего не написано, работник определяет режим самостоятельно, и претензии по недоступности в рабочие часы предъявить не к чему.
- Время взаимодействия. Периоды, когда работник обязан быть на связи, включаются в рабочее время и оплачиваются по общим правилам.
- Оборудование и программное обеспечение: что предоставляет работодатель, что использует работник, порядок возврата.
- Компенсация и возмещение расходов по статье 312.6 ТК РФ: размер, порядок и сроки выплаты.
- Местность выполнения трудовой функции. Без неё не работает основание увольнения по части 2 статьи 312.8 ТК РФ и невозможно обосновать расчёт районных коэффициентов.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре по электронным кадровым документам доказывание всегда идёт в определённом порядке: сначала подтверждается право компании вообще вести документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан конкретным человеком. Если рассыпается первое, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Поэтому проверять надо не подписи под допсоглашением, а приказ, положение и согласия.»
Что проверить до подписания допсоглашения
- Есть ли действующий ЛНА о дистанционной работе и когда он в последний раз актуализировался.
- Совпадает ли режим рабочего времени в допсоглашении с правилами внутреннего трудового распорядка.
- Определён ли размер компенсации за использование личного оборудования и через какой документ он проводится в расчёт.
- Собраны ли согласия на обработку персональных данных с учётом того, что часть данных будет обрабатываться в информационной системе.
- Какой вид электронной подписи есть у работника и хватает ли его для трудового договора и допсоглашения.
- Как компания будет выгружать подписанные документы и журналы действий, если их запросит инспектор.
Электронный обмен документами и виды подписи
Статья 312.2 ТК РФ разрешает заключить трудовой договор и допсоглашение о дистанционной работе путём обмена электронными документами. Требования к подписям в этом случае жёсткие: работодатель применяет усиленную квалифицированную электронную подпись, работник — усиленную квалифицированную либо усиленную неквалифицированную. Простая электронная подпись для этих документов не годится. По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней направить ему бумажный экземпляр договора заказным письмом с уведомлением.
Для остального обмена статья 312.3 ТК РФ допускает другой вид подписи или иной способ, позволяющий зафиксировать факт получения документа. Условие одно: способ должен быть предусмотрен коллективным договором, локальным актом, трудовым договором или допсоглашением. Факт получения подтверждается в срок, который тоже определён этими документами.
Сводная картина по кадровым документам дистанционного работника выглядит так.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор о дистанционной работе, дополнительное соглашение | УКЭП | УКЭП или УНЭП (ст. 312.2 ТК РФ) |
| Договор о материальной ответственности, ученический договор | УКЭП | УКЭП или УНЭП (ст. 22.3 ТК РФ) |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления, служебные записки, ознакомление с ЛНА, приказы по отпускам | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Приказ об увольнении и ознакомление с ним | Только бумага | Только бумага (ст. 22.1 ТК РФ) |
Отдельное правило действует при увольнении дистанционного работника: если ознакомление с приказом проводилось в электронном виде, работодатель обязан в течение трёх рабочих дней направить работнику бумажную копию приказа заказным письмом с уведомлением. Это часть 3 статьи 312.8 ТК РФ, и её пропускают чаще всего.
В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются внутри системы и входят в тариф, а УКЭП оформляется через партнёрские удостоверяющие центры. Для дистанционного работника это означает, что подпись не требует поездки: она выпускается там же, где он получает документы.
Проверьте подпись на документе, который прислал дистанционный работник
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Полезно знать: суды признают обмен документами по служебной электронной почте при двух условиях одновременно — обмен системный и устойчивый, а не разовый, и порядок такого обмена закреплён локальным актом. Так, кассационный суд принял доказательством ознакомление работника с приказом по электронной почте, потому что в учреждении действовал ЛНА, приравнивавший такие сообщения к бумажным документам.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Если в компании исторически сложился обмен документами по почте, у вас два пути: закрепить этот порядок локальным актом или перевести обмен в КЭДО. Промежуточное состояние, когда все переписываются, но нигде это не описано, самое уязвимое. Проверьте, есть ли у вас документ, который вообще описывает, как вы обмениваетесь файлами с дистанционными работниками.»
Оборудование и компенсации: как закрыть статью 312.6 без налоговых рисков
По статье 312.6 ТК РФ работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами. Работник вправе использовать своё имущество или арендованное — с согласия или ведома работодателя. В этом случае работодатель выплачивает компенсацию за использование и возмещает расходы. Порядок, сроки и размеры определяются коллективным договором, локальным актом, трудовым договором или допсоглашением.
С 2024 года действует налоговый ориентир, которого нет в Трудовом кодексе: компенсация за использование личного оборудования и программного обеспечения, не подтверждённая документами, освобождается от НДФЛ и страховых взносов в пределах 35 рублей за каждый день дистанционной работы. Основания — пункт 1 статьи 217, пункт 2 статьи 422 и подпункт 11.1 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Всё, что выше этой суммы, либо облагается, либо требует документального подтверждения фактических расходов.
Отсюда два рабочих варианта в ЛНА: фиксированная сумма в пределах лимита без сбора чеков либо возмещение по документам с приложением счетов за интернет и электроэнергию. Смешивать их в одном пункте не стоит: при проверке компания не сможет объяснить, по какому основанию считала базу.
Лайфхак: переводить документооборот с дистанционными работниками в электронный вид проще всего начиная с самых частых документов — заявлений на отпуск и на отгул. Сотрудники осваивают систему сами, потому что от неё зависит их отпуск, и к моменту перевода договоров и приказов сопротивления почти не остаётся.
Охрана труда дистанционных работников: что остаётся у работодателя
Статья 312.7 ТК РФ сокращает обязанности работодателя по охране труда до трёх: работодатель исполняет обязанности, предусмотренные абзацами восемнадцатым, двадцать первым и двадцать вторым части третьей статьи 214 ТК РФ, и знакомит дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем. Остальные обязанности распространяются на дистанционных работников только если это прямо записано в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном акте.
Практический смысл в том, что специальная оценка условий труда для дистанционного рабочего места не проводится: у работодателя нет рабочего места в смысле статьи 209 ТК РФ, которое он контролирует. Расследование несчастного случая при этом никуда не исчезает: если событие произошло в рабочее время при исполнении трудовых обязанностей, оно расследуется по общим правилам, а акт по форме Н-1 составляется только на бумаге.
Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в электронный вид не переводятся вообще. Это прямое ограничение статьи 22.1 ТК РФ, и оно действует независимо от того, внедрён ли в компании КЭДО. Официальные разъяснения по спорным ситуациям с охраной труда и режимом дистанционной работы удобно сверять через сервис «Дежурный инспектор» Роструда, где ответы даются по конкретным вопросам работодателей.
Рабочее время, связь и контроль: что закрепить, чтобы не проиграть спор
Статья 312.5 ТК РФ прямо запрещает снижать зарплату из-за того, что работник выполняет функцию дистанционно. Экономия работодателя здесь только на аренде и обслуживании рабочих мест, а не на окладе.
Контроль дистанционного работника держится не на трекерах, а на двух формулировках. Первая — срок ответа на запрос работодателя. Вторая — основание увольнения по части 1 статьи 312.8 ТК РФ: работника можно уволить, если он без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд со дня поступления запроса, если больший срок не установлен коллективным договором, ЛНА, трудовым договором или допсоглашением. Норма выглядит простой, но суды исходят из того, что такое увольнение является дисциплинарным, а значит требует соблюдения статей 192 и 193 ТК РФ: затребования объяснений, учёта тяжести проступка и сроков привлечения к ответственности.
Важный нюанс из практики: первые дни работы человека в системе электронного документооборота — зона повышенного риска. В обзорах практики есть случай, когда суд учёл, что заявление об увольнении могло быть сформировано работником ошибочно при первичном использовании системы КЭДО, и восстановил его: работодатель должен был выяснить причины и разъяснить право отозвать заявление. Любое значимое действие новичка в системе стоит подтверждать вне системы.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Журнал действий в системе фиксирует не только то, что помогает работодателю. Он покажет и дату выдачи ключа, и вход под чужой учётной записью, и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Поэтому журнал подписания надо смотреть до того, как спор начался: мы делаем такую сверку перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт.»
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: 15-20 дистанционных сотрудников проходят полный цикл от согласия до подписанного допсоглашения, и на них видно, где маршрут согласования собран неверно.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Компании с распределёнными командами до сих пор возят кадровые документы курьером и почтой. При наборе в несколько десятков человек это ежемесячная отправка каждому: отпуск, отгул, изменение данных. Посчитайте стоимость одной доставки в оба конца и умножьте на численность удалённых сотрудников за год — это и будет реальная цена бумажного оформления удалёнки.»
Когда удалёнку оформлять нельзя
Дистанционный формат подходит не всем задачам и не всем работникам.
- Работник находится за пределами России. Минтруд последовательно исходит из того, что трудовой договор о дистанционной работе с человеком, работающим из другой страны, заключать нельзя: действие Трудового кодекса ограничено территорией РФ, и работодатель физически не может обеспечить условия труда и охрану труда за рубежом. Позиция изложена в письмах Минтруда России от 15.02.2022 № 14-4/10/В-1848 и от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755, для таких случаев рекомендован договор ГПХ.
- Функция требует присутствия на объекте. Дистанционной по статье 312.1 ТК РФ признаётся работа с использованием сетей связи общего пользования. Если сотрудник обслуживает оборудование, принимает товар или работает с бумажным архивом, дистанционным его назвать нельзя, даже если часть задач он решает из дома.
- Работа со сведениями ограниченного доступа, режим обработки которых не допускает вынос за периметр организации. Здесь ограничение задаётся не главой 49.1, а внутренними требованиями информационной безопасности и отраслевыми нормами.
- Работник отказался от электронного взаимодействия. Отказ от КЭДО по статье 22.2 ТК РФ правомерен и не влечёт для работника негативных последствий. Дистанционным он при этом остаться может: документы с ним придётся возить или подписывать при личной явке.
Цена ошибки: что стоит неверно оформленная удалёнка
Отсутствие или дефект документов по дистанционной работе — нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо и от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо. Ненадлежащее оформление трудового договора или подмена его гражданско-правовым договором квалифицируется по части 4 той же статьи: от 50 000 до 100 000 рублей на юридическое лицо.
Дороже штрафа обходится проигранный спор. Если суд признаёт незаконным увольнение дистанционного работника, компания оплачивает время вынужденного прогула и восстанавливает человека в должности. По части 1 статьи 312.8 ТК РФ такие споры возникают регулярно: работодатель считает двухдневное молчание достаточным основанием, а суд оценивает увольнение как дисциплинарное взыскание и проверяет всю процедуру.
Отдельная категория рисков — перевод на КЭДО без письменного согласия работника. Статья 22.2 ТК РФ требует согласия каждого, кто принят на работу до 31 декабря 2021 года. Без него использовать электронные документы во взаимодействии с этим работником нельзя, а ведение КЭДО в таком виде может быть признано незаконным при проверке или споре. На практике это означает, что все подписанные с этим работником электронные документы теряют доказательственную силу разом, а не по одному.
Что об этом думает ГИТ: инспекторы на местах по-прежнему просят предъявить документы комплектом, а не ссылкой на систему. Практический вывод: система должна уметь выгружать по конкретному работнику и подписанные файлы, и журналы действий, и печатные формы с отметкой о подписании. Если такой выгрузки нет, электронный архив при проверке превращается в проблему.
Кейс из практики: IT-компания с распределёнными командами и численностью около 250 человек держала одновременно до 50 открытых вакансий и оформляла удалённых сотрудников курьерской доставкой. Перевод начали с заявлений на отпуск и отгул, затем добавили изменение персональных данных и допсоглашения. Через несколько месяцев курьерская доставка кадровых документов ушла из процесса полностью, а заявления перестали задерживаться на столе руководителя: работник видит статус подписания и сам контролирует срок.
Внимание: уведомлять работников о переходе на КЭДО обязательно всех, а письменное согласие требуется только от тех, кто принят на работу до 31 декабря 2021 года. Отказ работника от электронного взаимодействия не может быть основанием для увольнения или иных санкций.
Стоимость перевода кадровых документов дистанционных сотрудников в электронный вид
Стоимость зависит от численности подключаемых сотрудников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченное число сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП для работника | через партнёров-удостоверяющих центров, рассчитывается индивидуально | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма для компании с дистанционными сотрудниками складывается из численности подключённых работников и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и API — в «Корпорацию». Полный состав функций по каждому уровню и условия перехода между уровнями приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому сезонный рост численности удалённых сотрудников не требует пересмотра договора.
Выводы
Удалённая работа держится на связке из дополнительного соглашения, локального акта и приказа, а вид дистанционной работы определяет, нужен ли срок, график чередования и согласие работника. Трудовой договор и допсоглашение о дистанционной работе подписываются только усиленными подписями, остальной обмен настраивается локальным актом, а приказ об увольнении, акт о несчастном случае, трудовая книжка и подтверждение инструктажей остаются на бумаге. Компенсация за личное оборудование безопасна для налогов в пределах 35 рублей за рабочий день без документов, всё сверх этого требует подтверждения расходов.
Мы в Добыто выстраиваем такие комплекты для компаний с распределёнными командами: от локального акта и сбора согласий до маршрутов подписания и выгрузки журналов для проверки. Основная часть работы приходится не на настройку системы, а на приведение кадровых документов в состояние, которое выдерживает спор.
Частые вопросы
Можно ли перевести работника на удалёнку без его согласия
Только по статье 312.9 ТК РФ и только в исключительных случаях: катастрофа, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия, а также в иных исключительных случаях по решению органа государственной власти или органа местного самоуправления. Работодатель принимает локальный акт с указанием обстоятельства, списка работников, срока перевода, порядка обеспечения оборудованием, режима рабочего времени и порядка отчётности. Во всех остальных ситуациях нужно согласие работника и допсоглашение.
Нужно ли оформлять отдельные документы, если сотрудник работает из дома два дня в неделю
Да, это периодическая дистанционная работа по части 2 статьи 312.1 ТК РФ, и она оформляется допсоглашением. В нём фиксируется график чередования, порядок вызова в офис и порядок учёта рабочего времени в дистанционные дни. Отдельный приказ на каждый выход в офис не требуется, если график закреплён в документе.
Что делать, если дистанционный работник перестал выходить на связь
Зафиксируйте дату и способ отправки запроса, дождитесь истечения срока, установленного вашими документами, и затребуйте письменное объяснение. Часть 1 статьи 312.8 ТК РФ говорит о более чем двух рабочих днях подряд без уважительной причины, но суды рассматривают такое увольнение как дисциплинарное, поэтому процедура по статьям 192 и 193 ТК РФ обязательна. Если срок в вашем ЛНА или договоре длиннее двух дней, действует ваш срок.
Обязан ли работодатель компенсировать интернет и электроэнергию
Статья 312.6 ТК РФ говорит о компенсации за использование принадлежащих работнику средств и о возмещении расходов, связанных с их использованием. Размер, порядок и сроки определяются вашими документами. Без документального подтверждения расходов от НДФЛ и страховых взносов освобождается сумма в пределах 35 рублей за каждый день дистанционной работы, с подтверждающими документами — фактические расходы.
Как передать дистанционному работнику бумажный экземпляр трудового договора
По его письменному заявлению работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней направить оформленный на бумаге экземпляр договора по почте заказным письмом с уведомлением. То же правило действует для заверенных копий документов, связанных с работой: справок, приказов, выписок. Срок отсчитывается со дня подачи заявления работником.
Нужно ли проводить специальную оценку условий труда дистанционного рабочего места
Нет: дом работника не является рабочим местом, которое контролирует работодатель, а статья 312.7 ТК РФ прямо ограничивает круг обязанностей по охране труда. При этом ознакомление с требованиями охраны труда при работе с оборудованием, рекомендованным или предоставленным работодателем, остаётся обязательным, а несчастный случай, произошедший при исполнении трудовых обязанностей, расследуется по общим правилам.
Считается ли переход на удалёнку кадровым мероприятием для отчётности в СФР
Постоянный перевод на дистанционную работу отражается в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 как мероприятие «Перевод», срок подачи сведений — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода. Временный перевод по статье 312.9 ТК РФ записи в трудовую книжку и подачи сведений о трудовой деятельности не требует.
