Больничный лист по беременности: кадровик и бухгалтер

Больничный лист по беременности и родам оформляется электронно с кодом причины нетрудоспособности 05 и открывается в 30 недель на 140 календарных дней, при многоплодной беременности в 28 недель на 194 дня. Кадровик принимает заявление, издаёт приказ по форме Т-6 и закрывает период в табеле, бухгалтер отвечает на запрос фонда в СЭДО и передаёт данные о заработке. Назначает и выплачивает пособие Социальный фонд России, целиком за все дни отпуска. Правило про первые три дня за счёт работодателя к декретному листку не применяется, и НДФЛ с этого пособия не удерживается. В этом же и отличие от больничного с кодом 01 или 02: там работодатель оплачивает первые три дня и удерживает налог, здесь не делает ни того, ни другого.

Дальше разбираем сроки, в которые упирается выплата: 3 рабочих дня на ответ страхователя в СЭДО и 10 рабочих дней у фонда на назначение пособия. Показываем, какие действия кадровика ломают расчёт бухгалтера и в какой момент возникает штраф 5 000 рублей по 255-ФЗ. Пороги пособия 2026 года, сценарии для компаний без штатного бухгалтера, порядок оформления декретных документов в КЭДО, стоимость подключения и ответы на частые вопросы собраны во второй половине статьи.

Кто за что отвечает: граница между кадровиком и бухгалтером

Зона кадровика заканчивается там, где заканчиваются кадровые документы: заявление, приказ, табель, личная карточка, график отпусков. Зона бухгалтера начинается со сведений, которые уходят в Социальный фонд России, и заканчивается контролем того, что деньги дошли и период закрыт в учёте. Между этими зонами есть шов, на котором чаще всего и теряется время: номер ЭЛН физически приходит в компанию через СЭДО, а заявление работницы приносят кадровику, и эти два события в маленьких компаниях никто не связывает друг с другом.

Ниже разложены этапы декрета по ответственным и срокам. Таблица собрана под типовую ситуацию: работница в штате по трудовому договору, больничный с кодом 05, страхователь подключён к СЭДО.

Из восьми этапов работодатель отвечает за пять, и только один из них считается деньгами. Остальное — кадровое оформление, которое на сумму пособия не влияет, но при проверке доказывает, что отсутствие работницы законно и период закрыт правильно.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Кадровые документы я делю не по форме, а по последствиям для работника. Заявление на отпуск, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с информационными локальными актами — группа, которую человек спокойно подписывает и в период нетрудоспособности: если он потом скажет, что подписал больным, встречный вопрос будет простым, что он потерял. Проверьте, к какой группе относится документ, который вы собираетесь отдать на подпись беременной сотруднице, и не смешивайте его с соглашениями, ухудшающими её положение.»

Распределение ролей удобно закреплять письменно, а не устной договорённостью. Когда бухгалтерия на аутсорсе или кадровик один на три юрлица, вопрос «кто отвечает на запрос фонда» всплывает ровно в тот день, когда срок уже идёт. В практике Добыто мы заранее фиксируем в маршруте согласования, кто получает уведомление об открытии ЭЛН и кто обязан на него отреагировать, чтобы запрос не завис между двумя специалистами.

Путь ЭЛН с кодом 05: от открытия листка до денег на карте

С января 2022 года медицинские организации выдают только электронные листки нетрудоспособности, и декретный листок не исключение. Бумажный бланк работница не приносит: она называет номер ЭЛН либо не называет ничего, потому что фонд уже сообщил работодателю об открытии листка автоматически. Подробный порядок работы страхователя с листками и подключения к социальному электронному документообороту описан в разделе об электронных листках нетрудоспособности на сайте СФР, там же лежат форматы взаимодействия и инструкции по личному кабинету страхователя.

Схема выплаты проактивная: фонд сам инициирует процесс, а от работодателя требуется подтвердить данные. Порядок утверждён постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010. На ответ страхователю отводится 3 рабочих дня со дня получения запроса, после чего у фонда есть 10 рабочих дней на назначение и выплату пособия. Эти сроки идут последовательно, поэтому каждый день задержки бухгалтерии сдвигает дату поступления денег работнице.

Факт: с 1 января 2026 года МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц, он установлен Федеральным законом от 28.11.2025 № 429-ФЗ. От этой величины считается нижняя граница декретного пособия, а региональный МРОТ на расчёт пособия не влияет.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как провести декретный больничный без ошибок: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Примите номер ЭЛН или дождитесь уведомления в СЭДО. Сверьте, что код причины нетрудоспособности 05, а не 01: от кода зависит и порядок оплаты, и налогообложение.
2. Шаг 2. Возьмите у работницы заявление об отпуске по беременности и родам с датами и номером листка. Отпуск предоставляется по заявлению, автоматически из факта открытия ЭЛН он не возникает.
3. Шаг 3. Издайте приказ по форме Т-6 или по собственной форме, утверждённой в компании, и ознакомьте с ним работницу. Даты приказа должны совпадать с периодом листка.
4. Шаг 4. Передайте бухгалтерии номер ЭЛН и дату начала отпуска в тот же день. Ответ на запрос фонда готовит бухгалтер, но исходные данные лежат у кадровика.
5. Шаг 5. Направьте сведения в СФР через СЭДО в пределах 3 рабочих дней: заработок за расчётный период, страховой стаж, реквизиты для перечисления.
6. Шаг 6. Закройте период в табеле кодом «Р» и внесите сведения об отпуске в личную карточку. Отметка ставится на все дни листка, включая выходные и праздники.
7. Шаг 7. Проконтролируйте статус выплаты в личном кабинете страхователя. Если фонд запросил уточнение, срок на ответ отсчитывается заново, а выплата смещается.

Седьмой шаг выпадает чаще остальных: сведения отправили, галочку поставили, а запрос на уточнение никто не открыл. Работница в это время ждёт деньги и звонит кадровику, потому что бухгалтерию она в лицо не знает.

Зона кадровика: заявление, приказ, табель, личная карточка

Отпуск по беременности и родам предоставляется по заявлению работницы и на основании листка нетрудоспособности, это статья 255 ТК РФ. Продолжительность фиксированная: 70 календарных дней до родов и 70 после при обычной беременности, 86 дней после родов при осложнённых родах, 84 и 110 дней при многоплодной. Дни суммируются и предоставляются женщине полностью независимо от того, сколько дней она использовала до родов. Кадровик ничего не пересчитывает: даты берутся из ЭЛН.

Заявление кадровик принимает в свободной форме, но в нём должны быть три вещи: просьба предоставить отпуск, период с датами, номер электронного листка. Отсутствие номера ЭЛН в заявлении не делает его недействительным, однако бухгалтерия в этом случае ищет листок сама, и первый рабочий день из трёх уходит на переписку.

Приказ издаётся до начала отпуска. Форма Т-6 не обязательна с 2013 года, компания вправе применять свой бланк, утверждённый в учётной политике или в ЛНА, но реквизиты сохраняются: период, основание, подпись работницы об ознакомлении. Дальше период закрывается в табеле буквенным кодом «Р» и цифровым 14, и это делается на все календарные дни листка, а не только на рабочие.

Отметьте дни отпуска по беременности и родам в табеле

Отдельный сюжет — график отпусков. Ежегодный оплачиваемый отпуск работница вправе взять перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, независимо от стажа у работодателя и от того, что стоит в графике. Кадровику это значит одно: график придётся править, а замещение выстраивать не на 140 дней, а на 140 плюс 28 и больше. Планировать замену стоит от даты 30 недель, а не от даты приказа.

Образцы кадровых документов для оформления декрета

Комплект собран под оформление отпуска по беременности и родам и последующий перевод кадровых документов в электронный вид, начинать удобнее с приказа по форме Т-6.

Важный нюанс из практики: кадровые документы во время нетрудоспособности прямо не запрещены. Кодекс не запрещает работодателю издавать распорядительные акты в отношении работника, который находится на больничном, и не запрещает самому работнику находиться на работе. Запрет один и жёсткий: увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности, статья 81 ТК РФ. Приказ об отпуске по беременности и родам под этот запрет не попадает и издаётся в обычном порядке.

Зона бухгалтера: сведения о заработке, лимиты и налоги

Расчёт пособия делает фонд, но исходные данные для расчёта даёт бухгалтер. В сведениях уходит заработок за два календарных года, предшествующих году начала отпуска, страховой стаж и реквизиты для перечисления. Для декрета, который начинается в 2026 году, расчётный период — 2024 и 2025 годы, а сумма учитываемого заработка за каждый год ограничена предельной базой для страховых взносов того года.

Пороги на 2026 год собраны в таблице. Верхняя граница получается из предельных баз, нижняя — из МРОТ, и обе применяются автоматически: ни работница, ни бухгалтер выбрать между ними не могут.

Разрыв между нижней и верхней границей — больше семи раз, и он объясняет большую часть вопросов «почему подруге начислили втрое больше». Сумма зависит не от должности и не от оклада на момент декрета, а от официального заработка за два прошедших года и от числа исключаемых дней.

Отдельный случай — второй декрет подряд. Если в расчётном периоде были отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребёнком, работница вправе заменить эти годы на предшествующие, но только при условии, что замена увеличит размер пособия. Замена делается по её письменному заявлению, сам бухгалтер инициировать её не может, а кадровик обычно узнаёт о такой возможности последним.

Пособие по беременности и родам НДФЛ не облагается и в базу по страховым взносам не входит, поэтому строка в расчётном листке выглядит непривычно: начислено и выплачено совпадают. Работодатель эту сумму не начисляет и не выплачивает вовсе, деньги идут напрямую от фонда на реквизиты работницы, а бухгалтерия только передаёт сведения и контролирует статус.

Где процесс ломается и сколько это стоит

Ошибки в декретных документах редко бывают содержательными. Почти всегда это организационный сбой: запрос фонда пришёл в общий почтовый ящик, ответственный в отпуске, номер ЭЛН остался в мессенджере у руководителя. Цена такого сбоя считается по 255-ФЗ и по КоАП, и платит её организация, а не тот, кто забыл.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• Просрочка сведений в СФР. Нарушение срока представления сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия, даёт штраф 5 000 рублей по части 3 статьи 15.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Срок — 3 рабочих дня, и он не приостанавливается из-за отпуска бухгалтера.
• Отказ представить документы по запросу фонда. Статья 15.2 того же закона предусматривает штраф 200 рублей за каждый непредставленный документ. Сумма небольшая, но она сопровождается затягиванием выплаты работнице.
• Недостоверные сведения о заработке. Переплату пособия фонд взыскивает со страхователя, если она возникла из-за его данных. Работница при этом остаётся ни при чём, а разбирательство ложится на бухгалтерию.
• Отсутствие приказа или подписи об ознакомлении. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. На размер пособия это не влияет, но проверка ГИТ смотрит именно на комплектность кадровых документов.

Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что у вас декретные документы держатся на одном человеке, регламент здесь дешевле автоматизации: достаточно назначить ответственного за ответы в СЭДО и дублёра на период его отсутствия. Система КЭДО снимает вторую часть проблемы — потерю документов и несогласованные версии приказа, но она не отвечает за срок вместо человека.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по кадровым документам решает не вид подписи, а процедура. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации работника при подписании и зафиксирован ли он в локальном акте: технически исправная подпись сама по себе спор не закрывает. Проверьте в своём положении о КЭДО, описан ли порядок идентификации, и фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи.»

Декретные документы в КЭДО: что подписывается электронно

Заявление об отпуске по беременности и родам и приказ по нему относятся к документам, которые статьи 22.1-22.3 ТК РФ разрешают оформлять без дублирования на бумаге. Работница подписывает заявление усиленной неквалифицированной подписью, которую выпускает сама в системе, работодатель подписывает приказ усиленной квалифицированной подписью. Простая электронная подпись допустима не для всех кадровых документов, и переносить сюда логику из гражданских договоров, где всё подписывается кодом из SMS, нельзя.

Согласие на переход зависит от даты приёма. Работники, устроенные после 31 декабря 2021 года, и те, для кого это первая работа, уведомляются о переходе на электронные кадровые документы, согласие с них не требуется. С принятыми раньше собирается письменное согласие, и отказ работника не даёт оснований ни для увольнения, ни для санкций. У дистанционных сотрудниц порядок мягче: обмен электронными документами регулируется главой о дистанционной работе и локальным нормативным актом, отдельное согласие на КЭДО не собирается.

В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на ней видно, кто из сотрудников реально не справляется с выпуском подписи. Ещё одно правило — мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней, чтобы дата выдачи подписи и дата первого подписанного документа не совпадали.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за человека документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию, даже при правильно оформленном положении о КЭДО. Перед декретом проверьте, что сотрудница заходила в личный кабинет и подписывала хотя бы один документ самостоятельно.»

Когда переводить декретные документы в КЭДО не нужно

Если декрет в компании случается раз в два года, а сотрудников меньше двадцати, электронное оформление именно декретных документов ничего не ускорит: узкое место здесь не подписание, а срок ответа в СЭДО, который от формата документа не зависит. Не решает задачу КЭДО и там, где кадровый учёт ведёт бухгалтер на аутсорсе без доступа к кадровым данным: сначала разводятся полномочия, потом автоматизируется маршрут. Отдельно стоит помнить, что переход на электронные документы не отменяет бумагу совсем.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие кадровые документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Как распределить роли в компаниях разного размера

Универсального разделения обязанностей по декрету нет: в компании на 15 человек кадровые и расчётные задачи делает один специалист, в распределённой сети их разводят по трём городам. В таблице собраны четыре типовые ситуации и то, что в каждой критично, а что второстепенно.

В трёх ситуациях из четырёх критичным оказывается не документ, а регламент передачи данных между людьми. Это и есть ответ на вопрос, с чего начинать наведение порядка в декретных процессах.

Стоимость подключения КЭДО для кадровых и декретных документов

Цена в сервисе Добыто считается за сотрудника в месяц и зависит от численности и набора функций: интеграции с 1С, электронного архива, доступных видов подписи.

Итоговая сумма зависит от численности, выбранного тарифа и потребности в интеграции с учётной системой, актуальные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Переход между тарифами возможен в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Декретный больничный разводится по двум зонам ответственности: кадровик работает с заявлением, приказом, табелем и личной карточкой, бухгалтер отвечает на запрос фонда и передаёт данные о заработке. Деньги идут напрямую от Социального фонда России, работодатель их не начисляет и налог не удерживает. Критичный срок один: 3 рабочих дня на ответ в СЭДО, после которого у фонда есть 10 рабочих дней на выплату. Пороги 2026 года заданы предельными базами 2024 и 2025 годов сверху и МРОТ снизу, выбирать между ними нельзя.

Мы в Добыто выстраиваем кадровые маршруты так, чтобы заявление, приказ и ознакомление подписывались электронно и не терялись между кадровой службой и бухгалтерией, а ответственный за ответ в СЭДО был назначен до, а не после открытия первого декретного листка.

Частые вопросы

Оплатят ли обычный больничный, если он открыт во время отпуска по беременности и родам

Два пособия за один и тот же период не назначаются. Если нетрудоспособность по коду 01 или 02 приходится на дни отпуска по беременности и родам, пособие по временной нетрудоспособности за эти дни не выплачивается. Оплачиваются только дни, которые выходят за пределы декретного отпуска, начиная с первого дня после его окончания, если листок к этому моменту ещё открыт.

Кто платит первые три дня декретного больничного

Никто из работодателей. Правило о первых трёх днях за счёт средств работодателя действует для листков по заболеванию и бытовой травме, коды 01 и 02. Листок с кодом 05 оплачивается Социальным фондом России за все дни отпуска полностью, поэтому расходов у компании по нему не возникает.

Можно ли уйти в декрет позже даты, указанной в листке

Да, отпуск предоставляется по заявлению, и работница вправе указать в нём более позднюю дату начала. За дни, которые она отработала, начисляется зарплата, и эти дни из оплачиваемого периода выпадают: пособие рассчитывается за оставшиеся дни листка. Общая продолжительность отпуска при этом на неиспользованные дни не продлевается.

Нужно ли подавать ЕФС-1 на отпуск по беременности и родам

Нет. Отпуск по беременности и родам не относится к кадровым мероприятиям, о которых подаются сведения о трудовой деятельности, поэтому подраздел 1.1 формы ЕФС-1 на него не формируется. Сведения для назначения пособия передаются отдельно, через СЭДО, по правилам постановления Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010.

Что делать, если деньги не пришли через 10 рабочих дней

Сначала проверяется статус ЭЛН и заявления в личном кабинете получателя услуг на портале фонда: там видно, поступили ли сведения от страхователя и принято ли решение. Если сведений нет, вопрос к бухгалтерии: запрос мог прийти в СЭДО и остаться без ответа. Если сведения переданы, а решения нет, срок фонда отсчитывается со дня их представления, а не со дня открытия листка.

Как оформить декрет дистанционной сотруднице, которая живёт в другом городе

Полностью электронно. Порядок обмена документами с дистанционным работником регулируется главой о дистанционной работе и локальным нормативным актом, отдельное письменное согласие на кадровый электронный документооборот с такой сотрудницы не собирается. Заявление она подписывает усиленной неквалифицированной подписью, приказ работодатель подписывает усиленной квалифицированной, бумажные оригиналы не требуются.