Трудовая инспекция Санкт-Петербурга работает как Северо-Западная межрегиональная территориальная государственная инспекция труда — территориальный орган Роструда, который надзирает за работодателями города, Ленинградской и Псковской областей и Республики Карелия. Проверка идёт по правилам 248-ФЗ и по проверочным листам Роструда, утверждённым приказом от 01.02.2022 № 20: за рамки чек-листа инспектор при проверке не выходит. Документарная и выездная проверки длятся не более 10 рабочих дней, на ответ по требованию о представлении документов даётся 10 рабочих дней. Различие, от которого зависит порядок подготовки: компании категории высокого риска попадают в план контрольных мероприятий, остальных приводит к инспектору индикатор риска, обращение работника или профилактический визит.
Разберём, какие документы инспектор запрашивает по каждому блоку кадрового учёта, как выглядит комплект электронных кадровых документов по приказу Минтруда № 578н и почему расхождение дат в журналах находят чаще, чем отсутствие самих документов. Покажем, как пройти самопроверку по тем же проверочным листам, по которым пойдёт инспектор. Размеры штрафов по статьям 5.27 и 5.27.1 КоАП, сроки обжалования предписания, образцы кадровых документов для скачивания и стоимость перевода документооборота в электронный вид — во второй половине статьи.
Кто проверяет работодателей Санкт-Петербурга и на каком основании
Надзор за соблюдением трудового законодательства в городе ведёт Северо-Западная межрегиональная территориальная государственная инспекция труда. Её руководитель одновременно является главным государственным инспектором труда в Санкт-Петербурге, Ленинградской и Псковской областях и Республике Карелия, то есть одно управление закрывает четыре региона. Приём и корреспонденция идут по адресу: Санкт-Петербург, Виленский переулок, д. 15, литер Б, телефон (812) 408-90-15, федеральная горячая линия Роструда — 8 800 707-88-41.
Процедурная рамка проверки задана Федеральным законом от 31.07.2020 № 248-ФЗ о государственном контроле, а предмет надзора — главой 57 ТК РФ. Плановые мероприятия и сведения о них публикует Северо-Западная межрегиональная государственная инспекция труда: там же лежит раздел с планом контрольных мероприятий и порядком записи на приём.
Компетенцию ведомств путают регулярно: работник отправляет обращение по трудовому спору в Роспотребнадзор, работодатель готовит к визиту инспектора труда документы по персональным данным. Разграничение по кадровым документам выглядит так.
| Орган | Что смотрит в кадровых документах | Норма ответственности |
|---|---|---|
| Государственная инспекция труда (Роструд) | Трудовые договоры, ЛНА, приказы, учёт рабочего времени, отпуска, выплата зарплаты, охрана труда | Статьи 5.27 и 5.27.1 КоАП |
| Роскомнадзор | Согласия на обработку персональных данных работников, состав обрабатываемых сведений, передача данных третьим лицам по 152-ФЗ | Статья 13.11 КоАП |
| Роспотребнадзор | Санитарно-эпидемиологические требования к рабочим местам и условиям труда, организация медицинских осмотров | Глава 6 КоАП (санитарные нормы) |
| Социальный фонд России | Сведения о трудовой деятельности и кадровых мероприятиях в составе ЕФС-1, сроки их подачи | Финансовые санкции по 27-ФЗ |
| ФНС | Договоры с самозанятыми и исполнителями по ГПХ на предмет подмены трудовых отношений, НДФЛ и взносы | Налоговый кодекс, доначисления |
Практическое следствие для подготовки: один и тот же документ смотрят разные ведомства с разных сторон. Согласие работника на обработку персональных данных инспектор труда проверит как условие законности обработки при приёме, а Роскомнадзор — как самостоятельный документ с конкретным составом сведений и сроком действия.
Почему компании нет в плане проверок, а инспектор всё равно приходит
Мораторий на плановые проверки, введённый постановлением Правительства от 10.03.2022 № 336, действует, и постановлением от 28.12.2024 № 1955 он продлён для большинства работодателей до 1 января 2030 года. Плановые мероприятия остались для объектов чрезвычайно высокого и высокого риска. Остальных работодателей контроль затрагивает в трёх других формах: внеплановые мероприятия по индикаторам риска, реагирование на обращения работников и профилактические визиты.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Скажу вещь, которая мне самой не нравится: отсутствие компании в плане проверок сегодня не говорит ни о чём. Индикатор риска срабатывает автоматически, по данным, которые работодатель сам передал в государственные системы, и узнать о срабатывании заранее он не может — только из решения о проверке. Готовность имеет смысл проверять по состоянию документов: даты инструктажей, листы ознакомления с ЛНА и комплект по последним принятым работникам.»
Перечень индикаторов риска утверждён приказом Минтруда от 30.11.2021 № 838н, действующая редакция — по приказу от 08.12.2025 № 685н, всего девять позиций, а сам приказ действует до 31 декабря 2026 года. Часть индикаторов привязана к численности и считается по данным отчётности. Например, начисление зарплаты ниже МРОТ за каждый месяц предыдущего квартала 60 и более работникам, если их доля составляет 50 и более процентов. Или отсутствие снижения численности при сокращении фонда оплаты труда на 80 и более процентов за квартал у работодателя с численностью от 15 работников. Отдельный индикатор — взаимодействие более чем с 35 самозанятыми, каждый из которых получает от организации свыше 35 тысяч рублей в месяц, работает с ней более трёх месяцев, и доля дохода от неё составляет 75 и более процентов.
Для петербургских компаний с распределёнными командами последний индикатор чувствителен отдельно: при переквалификации отношений с исполнителями в трудовые у работодателя мгновенно возникает группа работников без трудовых договоров, без инструктажей и без обучения по охране труда. То есть один индикатор тянет за собой сразу несколько составов.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: уклонение от обязательного профилактического визита само по себе даёт основание для внеплановой проверки. Отказ переводит компанию из мягкого формата в жёсткий, поэтому назначенный визит разумнее использовать как бесплатную диагностику.
Формы контрольных мероприятий и сроки: сколько длится и когда предупредят
248-ФЗ разводит мероприятия по глубине вмешательства и по срокам. От формы зависит, сколько времени у вас есть на сбор комплекта и увидите ли вы инспектора вообще.
| Мероприятие | Как узнаете заранее | Срок | Чем заканчивается |
|---|---|---|---|
| Документарная проверка | Требование о представлении документов, на ответ 10 рабочих дней | До 10 рабочих дней | Акт, при нарушениях предписание и протокол |
| Выездная проверка | Копия решения направляется не позднее чем за 24 часа до начала (часть 6 статьи 73 248-ФЗ) | До 10 рабочих дней | Акт, при нарушениях предписание и протокол |
| Инспекционный визит | Без предварительного уведомления | 1 рабочий день в одном месте деятельности | Акт, при нарушениях предписание и протокол |
| Профилактический визит | Уведомление не позднее чем за 5 рабочих дней, отказ — не позднее чем за 3 рабочих дня | Отдельно не установлен | Разъяснения и замечания по документам без штрафа |
| Обязательный профилактический визит | Уведомление за 5 рабочих дней, отказаться нельзя | Отдельно не установлен | Разъяснения, оценка соблюдения требований |
При документарной проверке на сбор комплекта есть 10 рабочих дней. При инспекционном визите этого запаса нет: инспектор приходит без предварительного уведомления и работает по чек-листу в тот же день. Комплект по ключевым блокам стоит держать в состоянии часовой готовности.
Факт: проверка идёт по проверочным листам, утверждённым приказом Роструда, и за рамки чек-листа инспектор при проверке выходить не вправе. Это работает в пользу работодателя, который заранее прошёл самопроверку по тем же спискам.
Какие документы запрашивает инспектор
Запрос инспекции никогда не звучит как «покажите кадровые документы». Он разбит на блоки, и каждый блок соответствует конкретному проверочному листу.
Локальные нормативные акты. Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных, положение о порядке обучения по охране труда, приказы о назначении ответственных лиц и о создании комиссии по проверке знаний. К каждому ЛНА инспектор просит лист ознакомления с подписями работников и датами.
Индивидуальные документы по работникам. Трудовые договоры и дополнительные соглашения, приказы о приёме, переводе и увольнении, личные карточки, заявления, согласия на обработку персональных данных. Выборка обычно идёт по конкретным фамилиям из обращения либо по принятым за последний год.
Учёт времени и оплата. Штатное расписание, табели учёта рабочего времени, график отпусков и приказы об отпусках, расчётные листки и документы о выплате зарплаты в установленные сроки, документы по сверхурочной работе. С 1 сентября 2026 года по Федеральному закону от 25.05.2026 № 144-ФЗ действует единый порядок оплаты сверхурочной работы: за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы не менее чем в двойном, начиная со 121-го часа — не менее чем в двойном размере за каждый час. Расхождение табеля с расчётным листком по этим часам видно инспектору без расчётов.
Охрана труда. Программы обучения и инструктажей, журналы регистрации инструктажей, протоколы проверки знаний, документы о стажировке, сведения, переданные в реестр обученных лиц, документы о квалификации самих инструктирующих и членов комиссии, материалы специальной оценки условий труда.
Важный нюанс из практики: по блоку охраны труда инспектор отдельно проверяет, обучены ли сами члены комиссии по проверке знаний. Если комиссия не обучена, её протоколы не подтверждают проверку знаний, и под нарушение попадают все работники, которых она проверяла, а не одна фамилия.
Образцы кадровых документов, которые смотрят на проверке
Комплект собран под типовой запрос инспекции; начинать удобнее с листа ознакомления с ЛНА — именно по нему чаще всего не сходятся даты.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Образец штатного расписания | Скачать |
| Образец табеля рабочего времени | Скачать |
| Образец графика отпусков | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Электронные кадровые документы: что инспектор считает комплектом
Кадровый электронный документооборот введён статьями 22.1-22.3 ТК РФ, и электронные документы инспекция принимает наравне с бумажными. Разница в том, что комплект устроен сложнее: единые требования к составу и форматам утверждены приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н и действуют с 1 марта 2023 года. Файл кадрового электронного документа — это набор из трёх частей: основная часть в PDF, файл электронной подписи в формате SGN и описание документа в XML. Если документ подписан по доверенности, машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения как его обязательная часть.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Спрашивайте вендора, выгружает ли система комплект целиком в требуемом формате. Ответ «документы хранятся у нас» на этот вопрос не отвечает. При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы: сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если подписано по ней. Проверьте выгрузку на одном реальном документе до того, как переводите на систему весь штат.»
Часть документов в электронный вид не переводится вообще. По статье 22.1 ТК РФ КЭДО не применяется к трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности, акту о несчастном случае на производстве, приказу об увольнении работника и документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда. То есть журнал инструктажа инспектор в любом случае потребует в бумаге, даже если вся остальная кадровая работа у вас в системе.
Работники, начавшие трудовую деятельность до 1 января 2022 года, вправе отказаться от перехода на КЭДО, и их придётся вести в бумажном режиме параллельно. В практике Добыто размер этой группы считают до старта проекта: от него зависит, сколько времени кадровая служба проживёт в двух режимах одновременно и какой комплект придётся собирать при проверке по каждой части штата.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сроки и форма хранения кадровых документов
Форма хранения определяется формой создания: документ, созданный и подписанный электронно, хранится электронно, и распечатка его не заменяет; документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Сроки заданы Перечнем, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет (статья 423), протоколы результатов обучения по охране труда — 5 лет (статья 422), трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 лет для завершённых после 1 января 2003 года.
Полезно знать: если вы перешли на КЭДО по конкретному процессу и работник дал согласие, эти документы вы уже не оформите в бумаге. По переведённым процессам меняется сам способ оформления, и откатиться обратно по отдельному документу нельзя.
Что находят чаще всего и во сколько это обходится
Инспектор редко фиксирует отсутствие документа как такового. Основная масса нарушений выглядит как расхождение документов между собой, и находится это за минуты.
Что об этом думает ГИТ: типовые находки — дата инструктажа позже даты начала работы по приказу о приёме; повторный инструктаж, проведённый приказом на подразделение, из которого выпали работники, бывшие в отпуске или на больничном; программы, не приведённые в соответствие с действующей редакцией правил; сведения о проверке знаний, не переданные в реестр обученных лиц или переданные с нарушением срока.
| Нарушение | Норма | Должностное лицо или ИП | Организация |
|---|---|---|---|
| Нарушение трудового законодательства, общий состав | Часть 1 статьи 5.27 КоАП | Предупреждение или 1 000-5 000 руб. | 30 000-50 000 руб. |
| Повторное нарушение по общему составу | Часть 2 статьи 5.27 КоАП | 10 000-20 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года | 50 000-70 000 руб. |
| Уклонение от оформления трудового договора, подмена его договором ГПХ | Часть 4 статьи 5.27 КоАП | Должностное лицо 10 000-20 000 руб., ИП 5 000-10 000 руб. | 50 000-100 000 руб. |
| Невыплата или неполная выплата зарплаты в срок | Часть 6 статьи 5.27 КоАП | Должностное лицо 10 000-20 000 руб., ИП 1 000-5 000 руб. | 30 000-50 000 руб. |
| Иные нарушения требований охраны труда | Часть 1 статьи 5.27.1 КоАП | Предупреждение или 5 000-10 000 руб. | 60 000-80 000 руб. |
| Допуск работника без обучения и проверки знаний по охране труда | Часть 3 статьи 5.27.1 КоАП | 15 000-25 000 руб. | 110 000-130 000 руб. |
| Повторное нарушение по охране труда | Часть 5 статьи 5.27.1 КоАП | 30 000-40 000 руб. или дисквалификация от 1 года до 3 лет | 100 000-200 000 руб. либо приостановление деятельности до 90 суток |
Штраф по части 3 статьи 5.27.1 считается по каждому работнику, допущенному без обучения, а не один раз на компанию. Пятнадцать необученных работников превращают верхнюю границу в сумму, сопоставимую с годовым бюджетом обучения средней компании. При расчёте риска умножайте верхнюю границу на число работников, по которым даты в журналах не сходятся.
Кейс из практики: работник оспаривал увольнение, оформленное заявлением через систему КЭДО. У работодателя было положение о кадровом электронном документообороте, утверждённый перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета, уведомление о переходе и письменное согласие работника, полученное за день до перехода. Первая инстанция и апелляция встали на сторону компании. Кассация акты отменила: в материалах не оказалось сведений о том, как проводилась идентификация. При новом рассмотрении работник выиграл, потому что подпись ему выдали в день подписания заявления об увольнении, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек, а система это зафиксировала.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Правильно оформленный КЭДО защищает вас, пока спор идёт про документы. Как только проверяющий доходит до вопроса, когда выдали ключ и мог ли человек вообще им пользоваться, положение и перечень уже не работают. Мы разводим по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно смотрим, умеет ли работник пользоваться системой. Проверьте у себя три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.»
Как подготовиться к проверке: порядок действий
Подготовка строится вокруг тех же списков вопросов, по которым пойдёт инспектор. Пройти их заранее можно через сервис «Электронный инспектор» на портале Онлайнинспекция.рф: он ведёт по вопросам проверочного листа и формирует акт самопроверки, который можно показать руководителю.
Как пройти самопроверку перед приходом инспекции: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Скачайте проверочные листы Роструда, утверждённые приказом от 01.02.2022 № 20, и отберите те, что относятся к вашей отрасли и виду деятельности. Инспектор пойдёт по тому же списку.
- Шаг 2. Сверьте даты в журналах инструктажей с датами начала работы по приказам о приёме за последний год. Расхождение фиксируется по каждому работнику отдельно.
- Шаг 3. Проверьте, есть ли у всех членов комиссии по проверке знаний и у лиц, проводящих инструктажи, действующие документы о прохождении требуемых программ.
- Шаг 4. Сверьте даты утверждения программ и положений с действующими редакциями правил, на которые они ссылаются.
- Шаг 5. Проверьте, что сведения о проверке знаний попали в реестр обученных лиц, а регистрационные номера записей отражены в протоколах или в приложенных выписках.
- Шаг 6. Возьмите пять случайных работников и соберите по ним полный комплект: трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, листы ознакомления с ЛНА, согласие на обработку персональных данных, табели и приказы об отпусках. Засеките время сбора.
- Шаг 7. Для электронных документов выгрузите комплект из системы в требуемом формате и убедитесь, что выгружается документ, файл подписи и доверенность, если подписано по ней.
Седьмой шаг проверяют реже всего, а он определяет, чем вы отвечаете на требование о представлении документов при документарной проверке. В практике Добыто сроки повторного обучения и инструктажей — первое, что выносят в систему при переходе на электронный кадровый документооборот: именно они теряются при ручном ведении чаще всего, потому что отсчитываются по каждому работнику от его личной даты. Приказ на подразделение эти сроки не закрывает: работник в отпуске или на больничном выпадает из общего мероприятия, а срок у него продолжает идти.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Профилактический визит воспринимается как необязательная беседа, от которой можно вежливо отказаться. Механика обратная: отказ от обязательного визита даёт инспекции основание для внеплановой проверки. Если визит назначен, идите на него и используйте как бесплатную диагностику — это единственный формат, где можно показать документы и получить замечания без штрафа. Подготовьте к нему тот же комплект, который собираете к проверке.»
Лайфхак: сформируйте письменный расчёт минимального количества работников для внешнего обучения по приложению к правилам обучения. Он объясняет инспектору, почему часть работников обучена внутри организации, и снимает вопрос до его возникновения.
Когда переход на КЭДО не снимает вопросов инспекции
Электронный документооборот не закрывает три группы ситуаций, и продавать его как универсальную защиту от проверки некорректно.
Первая: документы, которые по статье 22.1 ТК РФ остаются на бумаге. Трудовые книжки, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и подтверждение инструктажей по охране труда система не заменит, и именно по ним идёт значительная часть вопросов при расследовании несчастного случая.
Вторая: содержательные нарушения. Если зарплата начислена ниже МРОТ, сверхурочные оплачены не по действующему порядку, а отпуск не предоставлен в срок, электронная форма документа не меняет ничего. Система фиксирует факт быстрее и точнее, чем бумага, в том числе не в вашу пользу.
Третья: компании, где переход делается без анализа процессов. Порядок в локальном акте, взятый из шаблона вендора, описывает чужие процессы, и на проверке расхождение между написанным порядком и фактическим становится самостоятельным нарушением. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: это снимает основную часть ошибок настройки до того, как они попадут в документы всего штата.
Предписание, протокол и обжалование: какие сроки считать
По итогам контрольного мероприятия составляется акт. Если нарушения выявлены, работодатель получает предписание об их устранении с конкретным сроком, а по составам КоАП — протокол. Предписание и штраф не связаны между собой: исполнение предписания не отменяет административную ответственность, уплата штрафа не отменяет обязанность устранить нарушение.
Обжалование по 248-ФЗ идёт в обязательном досудебном порядке через Единый портал государственных услуг, организации подписывают жалобу усиленной квалифицированной электронной подписью. Сроки разные: жалоба на предписание подаётся в течение 10 рабочих дней с момента его получения, жалоба на другие решения, действия и бездействие должностных лиц — в течение 30 календарных дней со дня, когда контролируемое лицо узнало или должно было узнать о нарушении своих прав. Вопрос о приостановлении исполнения обжалуемого решения рассматривается в течение двух рабочих дней.
Пропущенный срок восстанавливается по ходатайству при уважительной причине, но рассчитывать на это не стоит: 10 рабочих дней на предписание — самый короткий срок во всей процедуре, и он начинает течь с момента получения документа, а не с момента, когда руководитель его прочитал.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности штата, набора видов подписи и необходимости интеграции с учётной системой. Тарифы на дату публикации выглядят так.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП, тариф «Бизнес» | входит в тариф | установка и настройка за один день |
| Электронный архив, тариф «Бизнес» | входит в тариф | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора подписей и потребности в интеграции и электронном архиве; действующие условия по каждому тарифу и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Для сравнения с ценой ошибки: годовая подписка на 50 сотрудников по тарифу «Бизнес» стоит 30 000 рублей, а один состав по части 3 статьи 5.27.1 КоАП для организации начинается со 110 000 рублей и считается по каждому необученному работнику.
Выводы
Контроль в Санкт-Петербурге ведёт Северо-Западная межрегиональная государственная инспекция труда, и попадание к ней сегодня определяется индикаторами риска, обращениями работников и профилактическими визитами. Отсутствие компании в плане проверок ничего не гарантирует. Проверка идёт по проверочным листам Роструда, а находят в подавляющем большинстве случаев расхождение дат и документов между собой. Сроки жёсткие с обеих сторон: 10 рабочих дней на представление документов по требованию, столько же на обжалование предписания, один рабочий день — на весь инспекционный визит. Электронная форма документов законна с 2021 года, но комплект в ней устроен сложнее бумажного и проверяется по составу файлов.
Мы в Добыто занимаемся переводом кадровых процессов в электронный вид и разбором того, как этот комплект выглядит со стороны проверяющего: от порядка идентификации при подписании до выгрузки документа с файлом подписи и машиночитаемой доверенностью. Компаниям, которые готовятся к профилактическому визиту, обычно хватает недели на сверку дат и ещё одной — на приведение локальных актов в соответствие с фактическим порядком работы.
Частые вопросы
Может ли работник пожаловаться анонимно и обязана ли инспекция раскрыть его имя работодателю
Обращение через портал Онлайнинспекция.рф подаётся с указанием данных заявителя, анонимные обращения к рассмотрению по существу не принимаются. При этом работник вправе попросить не сообщать работодателю сведения о заявителе, и такую просьбу инспекция обязана учесть. Практическое следствие для работодателя: узнать, кто именно обратился, чаще всего невозможно, а требование о представлении документов приходит по конкретному эпизоду, из которого круг лиц угадывается.
Что делать, если требование о представлении документов пришло, а часть документов хранится в другом городе
Срок на ответ — 10 рабочих дней с момента получения требования, и он не продлевается автоматически из-за территориальной удалённости архива. Документы направляются в виде электронных образов, заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью, либо копий на бумаге. Если объём не позволяет уложиться, ходатайство о продлении подаётся до истечения срока, а не после.
Инспектор требует документы, которых нет в проверочном листе. Обязана ли компания их представлять
Предмет проверки ограничен решением о её проведении и соответствующими проверочными листами. Если запрошены документы вне предмета проверки, обозначенного в решении, представление можно отклонить со ссылкой на предмет и перечень контрольных вопросов. Отказ оформляется письменно с указанием, какие документы и по какому основанию не представлены.
Как проверяют работодателей, у которых сотрудники работают удалённо по всей стране
Юрисдикция определяется местом нахождения работодателя, поэтому компанию, зарегистрированную в Санкт-Петербурге, проверяет Северо-Западная межрегиональная инспекция независимо от того, где физически находятся дистанционные работники. Отдельно смотрят комплект по дистанционным работникам: дополнительное соглашение о дистанционной работе, порядок взаимодействия и способ обмена документами, закреплённый в трудовом договоре или ЛНА.
Нужно ли сдавать бумажные оригиналы, если кадровый документооборот ведётся электронно
Распечатка электронного документа оригиналом не становится, это его копия. Инспектору представляется комплект в том виде, в котором документ создавался: основная часть в PDF, файл подписи в SGN и описание в XML по приказу Минтруда № 578н. Если распечатка всё же нужна для работы комиссии, её заверяют оператором, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Что грозит за неисполнение предписания в установленный срок
Истечение срока исполнения ранее выданного предписания само по себе является основанием для внеплановой проверки: инспекция приходит повторно, чтобы проверить факт устранения. Неисполнение предписания образует самостоятельный состав по статье 19.5 КоАП, то есть к штрафу за исходное нарушение добавляется второй. Поэтому при невозможности уложиться в срок ходатайство о его продлении подаётся до даты, указанной в предписании.
Проверяет ли инспекция труда соблюдение закона о персональных данных
Инспектор смотрит персональные данные работников в объёме трудового законодательства: наличие согласия там, где оно требуется, состав сведений в личном деле, порядок передачи данных третьим лицам, закреплённый в положении о персональных данных. Надзор за обработкой персональных данных как таковой ведёт Роскомнадзор по 152-ФЗ, и состав по статье 13.11 КоАП применяет он. При выборе облачного сервиса КЭДО это означает отдельную задачу: получить согласия работников на передачу данных конкретному перечню третьих лиц, а не одному провайдеру.
