График отпусков: в какие сроки утверждается в 2026 году

Сроки утверждения графика отпусков жёстко привязаны к календарю: документ на следующий год подписывают не позднее чем за две недели до его начала. Если разобраться с этим сроком один раз, кадровик перестаёт каждый декабрь судорожно сводить пожелания сотрудников в последний момент и не подставляет компанию под проверку трудовой инспекции. Здесь я разложу, к какой дате график должен быть готов в 2026 году, кто и в какой последовательности его утверждает, что делать новым компаниям и какие штрафы прилетают за просрочку. Это часть большого материала про очерёдность предоставления отпусков по статье 123 ТК РФ, где собраны все правила работы с графиком от составления до внесения изменений.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

В какие сроки утверждается график отпусков по ТК РФ

Статья 123 Трудового кодекса задаёт одно ключевое требование: график отпусков работодатель утверждает не позднее чем за две недели до наступления календарного года, на который он составлен. Год начинается 1 января. Отсчитываем назад 14 календарных дней — и получаем 17 декабря. Значит, график на 2026 год должен быть утверждён не позднее 17 декабря 2025 года. График на 2027 год — не позднее 17 декабря 2026 года. Дата фиксированная, она не плавает от года к году, потому что точка отсчёта всегда одна — первое января.

Срок считается в календарных днях, а не в рабочих. И вот тут первый затык, на котором спотыкаются. Если 17 декабря выпадает на субботу или воскресенье, это не повод перенести утверждение на понедельник. Крайний срок не сдвигается в большую сторону. График всё равно нужно подписать до 17 числа включительно. Роструд, к слову, прямо рекомендует не тянуть до дедлайна и заканчивать процедуру в начале декабря — чтобы осталось время ознакомить людей под подпись.

Раньше срока — можно. Запрета на досрочное утверждение нет. Хоть в октябре подписывайте, если все пожелания собраны и сведены. Позже — уже нарушение, со всеми вытекающими. По сути 17 декабря — это та красная дата, за которой начинается ответственность по КоАП. И не обманывайтесь мыслью, что в январе никто не проверит. Работа в январе без утверждённого графика сама по себе уже основание для штрафа.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Многие кадровики держат в голове формулировку ‘за две недели до конца года’ и почему-то отсчитывают от 31 декабря. А считать надо от 1 января. Разница в один день, но именно она превращает вовремя подписанный документ в просрочку. Я всем советую просто запомнить число — 17 декабря, и не пересчитывать каждый раз.»

Сроки утверждения для разных ситуаций: профсоюз, новые компании, середина года

Базовый срок один, но ситуаций, которые его осложняют, хватает. Разберу по порядку.

Если в организации есть первичная профсоюзная организация, график как локальный нормативный акт принимается с учётом её мнения. Это требование статьи 123 со ссылкой на статью 372 ТК РФ. Профсоюз рассматривает проект и направляет работодателю мотивированное мнение не позднее пяти рабочих дней со дня получения документа. То есть процедуру согласования нужно запустить заранее, с запасом — проект отправить в профсоюз так, чтобы остался ещё люфт до 17 декабря на доработку и подписание. Если профсоюза нет, этот этап выпадает, и кадровик утверждает график напрямую через руководителя.

Микропредприятия и некоммерческие организации могут вообще не составлять график. Статья 309.2 ТК РФ разрешает им отказаться от части локальных нормативных актов, включая график отпусков. Но взамен они обязаны заключить с работниками трудовой договор по типовой форме, утверждённой Постановлением Правительства № 858 от 27.08.2016. Без типового договора отказ от графика не работает. Так что для большинства обычных ООО и АО график — обязанность, а не выбор.

остаток дней отпуска по каждому сотруднику лучше посчитать до того, как сводить пожелания в график — иначе на этапе утверждения вылезут расхождения, и придётся переделывать.

А что с новыми компаниями, созданными, например, в марте? Логику в этом вопросе закон прямо не прописывает, поэтому ориентируются на практику. Если организация образовалась в течение года, график на оставшуюся часть текущего года составляют по мере необходимости, а полноценный график на следующий полный год утверждают уже в общем порядке — к 17 декабря. Право работника на отпуск возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы (статья 122 ТК РФ), поэтому в первый неполный год массовых отпусков обычно нет, и это снимает остроту вопроса.

Отдельная история — изменения в уже утверждённый график в течение года. Их вносить можно и нужно: приняли новых работников, кто-то переносит отпуск, кого-то отозвали, кто-то уволился. Каждое такое изменение оформляется приказом и, при наличии профсоюза, по той же процедуре учёта мнения. Жёсткого срока тут нет, но действует здравая логика: изменение фиксируют до того, как оно повлияет на фактическое предоставление отпуска.

Как утвердить график отпусков в срок: пошаговая инструкция

Что обязательно учесть при соблюдении сроков по графику отпусков

Срок утверждения — это только верхушка процедуры. Дальше идёт цепочка сроков, которые работают уже внутри года, и нарушение любого из них даёт работнику право требовать переноса отпуска.

Первый — извещение о начале отпуска. Часть 3 статьи 123 требует известить работника под подпись не позднее чем за две недели до начала его отпуска. Форму извещения работодатель выбирает сам: отдельное уведомление, ознакомительный лист, ведомость. Минтруд допускает даже дополнить форму Т-7 графами 11 и 12 и фиксировать ознакомление прямо в графике.

Второй — выплата отпускных. Их перечисляют не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (статья 136 ТК РФ). И это важный момент по срокам: отпускные считают заранее, не дожидаясь конца месяца, потому что среднедневной заработок умножают на количество дней отпуска, а среднемесячное число календарных дней для расчёта — 29,3.

Если работодатель не известил человека за две недели или не выплатил отпускные за три дня, работник вправе требовать переноса отпуска на другое время (статья 124 ТК РФ). То есть нарушение сроков внутри года бьёт по самому графику — его приходится корректировать.

И третий блок — категории, которые ходят в отпуск в удобное для них время независимо от графика. Их пожелания учитывают в первую очередь ещё на этапе составления. К таким работникам относятся:

• работники, не достигшие 18 лет;
• один из родителей, воспитывающий ребёнка-инвалида до 18 лет;
• многодетные родители с тремя и более детьми, если младшему нет 14 лет;
• почётные доноры СССР и Российской Федерации;
• муж — в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам;
• иные категории, предусмотренные ТК РФ и федеральными законами.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«График обязателен и для работника, и для работодателя — это не пожелание, а локальный нормативный акт. Но если кадровик забыл про льготника и поставил ему зиму, а человек имеет право на лето, то на проверке ГИТ это всплывёт. Логику тут искать бессмысленно, проще один раз пометить таких сотрудников в учётке и не возвращаться к этому вопросу.»

Образцы документов для работы с графиком отпусков

Форма графика и порядок утверждения: что фиксирует кадровик

По какой форме составлять — вопрос, который всплывает почти сразу за сроком. Унифицированная форма Т-7 утверждена Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004. С 2013 года она необязательна, работодатель вправе разработать собственный бланк. Но на практике Т-7 остаётся самой удобной и распространённой, потому что в ней уже есть все нужные графы: подразделение, должность, ФИО, табельный номер, количество дней отпуска, запланированная и фактическая дата, основание для переноса.

Указывать конкретную дату начала отпуска или достаточно месяца? Ни Трудовой кодекс, ни подзаконные акты прямо этого не требуют — можно указать и период. Но Роструд считает, что лучше ставить конкретную дату. Это упрощает и оформление приказов, и расчёт отпускных, и контроль за непрерывностью предоставления отдыха. Конкретная дата снимает споры о том, с какого числа стартует отпуск, и убирает риск, что человек уйдёт не вовремя.

График утверждают грифом УТВЕРЖДАЮ за подписью руководителя в правом верхнем углу формы либо отдельным приказом об утверждении. Прямой обязанности издавать приказ закон не содержит, но многие работодатели его оформляют для порядка и для подтверждения даты утверждения — именно дата на приказе будет доказательством соблюдения срока при проверке.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Самая частая ситуация на практике — человек хочет летом, а в графике у него зима. Если работник добровольно не идёт по графику, работодатель вправе настоять: издаёт приказ, предупреждает за две недели и за три дня выплачивает отпускные. График-то обязателен для обеих сторон. Но по соглашению почти всегда можно договориться о переносе — я за то, чтобы не доводить до принуждения, текучка от этого только растёт.»

Цифровой график отпусков: как сроки соблюдаются автоматически

Электронный график отпусков с 2021 года имеет такую же юридическую силу, как бумажный — при условии подписания электронной подписью в рамках кадрового электронного документооборота. И вот здесь цифровизация закрывает ровно ту проблему, из-за которой кадровики срывают сроки: ручной учёт.

В классическом варианте график распечатывают на формате А1, вешают на стену и исписывают переносами и зачёркиваниями — разобраться в нём может только тот, кто его вёл. При работе вручную кадровик тратит колоссальное количество времени: свести пожелания всех сотрудников, проверить пересечения, отследить обязательную часть в 14 дней, не потерять накопленные за прошлые периоды дни. Система КЭДО делает это иначе — она проверяет распределение отпусков на соответствие Трудовому кодексу прямо в момент планирования и подсказывает сотруднику, где он ошибся, а не блокирует заявку молча.

Маршрут согласования в цифре выглядит так: всем сотрудникам приходит задание зафиксировать желаемые периоды, руководитель проверяет пересечения по своим подчинённым и согласует, дальше кадровик сводит данные и отправляет график на подписание. Для розницы и производства настраивают точечное планирование по подразделениям — чтобы не все филиалы уходили в один горячий период. В сервисе Добыто мы закладываем отдельные правила для спецкатегорий и топ-менеджмента, потому что их планирование всегда индивидуальное.

Дальше, уже внутри года, система автоматически извещает о начале предстоящего отпуска: какой вид, какой продолжительности, когда выход на работу. Сотрудник видит в личном кабинете остаток доступных дней. Наши специалисты настраивают эти уведомления так, чтобы двухнедельный срок извещения соблюдался без участия кадровика — он держит руку на пульсе, но не считает даты вручную. За время работы сервиса мы видим: именно автоматический контроль сроков убирает большую часть нарушений, которые при ручном труде появляются неминуемо.

Стоимость автоматизации графика отпусков в сервисе Добыто

Цена зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Для работы с графиком отпусков и сопутствующими кадровыми документами в электронном виде подойдут тарифы КЭДО Добыто — привожу актуальные позиции.

Тариф Бизнес включает кастомные шаблоны, приоритетную поддержку и электронный архив, тариф Корпорация — всё из Бизнеса плюс персонального менеджера. Итоговая сумма складывается из числа рабочих мест и нужных модулей, поэтому актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее под вашу численность.

Ошибки кадровиков при утверждении графика отпусков и их цена

Несколько типичных промахов, которые делают ради кажущейся экономии времени, а получают штрафы и переделку.

Первая ошибка — утвердить график с опозданием. Кадровик откладывает сбор пожеланий на середину декабря, не успевает согласовать с профсоюзом и подписывает 20-го числа. Делают так, чтобы не дёргать сотрудников заранее. Цена: отсутствие графика в срок или его позднее утверждение квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. За первичное нарушение должностным лицам и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, юридическим лицам — от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении суммы выше.

Вторая — забыть про обязательную часть отпуска не менее 14 дней. Сотрудник раздробил отпуск на куски по неделе, кадровик не проверил. Делают так из желания пойти навстречу работнику. Цена: то же нарушение по статье 5.27, плюс при проверке ГИТ придётся переутверждать график.

Третья — не учесть мнение профсоюза, когда он есть. Пропускают этап ради скорости. Цена: график считается принятым с нарушением порядка, что само по себе основание для претензий инспекции.

Четвёртая — проигнорировать льготников и поставить им неудобное время. Цена: работник вправе требовать перенос, а работодатель — нарушитель его права на отпуск в удобное время.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Самая обидная ситуация — когда график составлен корректно, но просрочен на пару дней из-за того, что профсоюз тянул с мнением. В цифре мы это закрываем: маршрут согласования стартует автоматически по календарю, и система не даёт забыть про дедлайн 17 декабря. Денюжки на штрафах экономятся именно на таких мелочах.»

Где посмотреть официальные разъяснения по составлению и утверждению графика — на портале Роструда онлайнинспекция.рф, там же работает сервис вопросов и ответов по трудовому законодательству.

Выводы: сроки утверждения графика отпусков

Главное правило одно и оно не меняется: график отпусков на следующий год утверждают не позднее чем за две недели до 1 января, то есть до 17 декабря текущего года. Срок считают в календарных днях, выходные его не сдвигают. Если есть профсоюз, до этой даты нужно успеть провести учёт мнения, на что у профсоюза есть пять рабочих дней. Микропредприятия и НКО при типовом трудовом договоре от графика вправе отказаться, остальным он обязателен по статье 123 ТК РФ.

На практике закладывайте время с запасом: сбор пожеланий в ноябре, проект и согласование в начале декабря, подписание и ознакомление под подпись до 17 числа. Внутри года держите ещё два срока — извещение о начале отпуска за две недели и выплату отпускных за три календарных дня. Нарушение любого из них даёт работнику право требовать переноса. Льготные категории планируйте в удобное им время сразу, не дожидаясь претензий.

Просрочка или отсутствие графика — это часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП и до 50 000 рублей для организаций. Электронный график имеет полную юридическую силу с 2021 года, и автоматизация снимает основную причину нарушений — ручной учёт сроков и пересечений.

Часто задаваемые вопросы