Расчёт среднего заработка для отпускных: формула 2026

Расчёт среднего заработка для отпускных — это определение среднедневного заработка работника за расчётный период, на который потом умножают календарные дни отпуска. От того, как кадровик и бухгалтер посчитают эту цифру, зависит и сумма к выплате, и спокойствие при проверке ГИТ. Ниже разберём, какие 12 месяцев берут в расчёт, какие выплаты в него входят после изменений 2025 года, по какой формуле считают полный и неполный период, в какой срок платят отпускные и какой НДФЛ удерживают. Это часть большого материала про расчёт и оформление ежегодного оплачиваемого отпуска, где собран весь процесс — от заявления до выплаты.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое средний заработок для отпускных

Средний заработок — это расчётная величина, которая показывает, сколько работник зарабатывал в среднем за один день в течение последнего года. Зарплату начисляют за отработанное время, а отпуск оплачивают за календарные дни отдыха. Поэтому обычный оклад напрямую подставить в расчёт нельзя — нужен именно средний дневной заработок (СДЗ).

Порядок исчисления закреплён в статье 139 Трудового кодекса и в Положении, утверждённом постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540. Это новый документ. Он действует с 1 сентября 2025 года и заменил прежнее постановление № 922, по которому средний заработок считали почти 18 лет. Само Положение № 540 будет работать до 1 сентября 2031 года. Методика для отпускных осталась прежней — тот же расчётный период, тот же коэффициент 29,3. А вот перечень учитываемых выплат немного расширили, об этом ниже.

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск даёт статья 114 ТК РФ, а минимальная его длительность — 28 календарных дней (статья 115). Первый отпуск возникает после шести месяцев непрерывной работы, по соглашению сторон — раньше. Средний заработок понадобится не только для отпускных. По тем же правилам считают командировочные, выходное пособие, компенсацию за неиспользованный отпуск. Так что навык универсальный.

Мария Ж, специалист по трудовому праву:
«Самый частый головняк у бухов — думают, что отпускные это просто оклад, поделённый на 30 и умноженный на дни. По-старому так считали ещё в девяностых. А сейчас завязка на 29,3 и на расчётный период, и если этого не знать, расчётка поедет, и работник недополучит. Или, наоборот, получит лишнее, которое потом не вернёшь.»

Расчётный период: какие 12 месяцев берут в расчёт

Расчётный период — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Календарный месяц считают с 1-го по последнее число (для февраля — по 28-е или 29-е). Если отпуск начинается 15 февраля 2026 года, расчётный период — с 1 февраля 2025 по 31 января 2026 года.

Если сотрудник отработал меньше года, берут фактический период с даты приёма. Принят 15 ноября 2025, идёт в отпуск с 1 июня 2026 — расчётный период с 15 ноября 2025 по 31 мая 2026. Проверить, сколько месяцев стажа уже накоплено для отпуска, поможет калькулятор отпускного стажа в 2026 году. А если за все 12 месяцев у работника вообще не было отработанных дней и заработка (редкий случай, но бывает после долгого декрета), средний заработок берут из предшествующего периода, равного расчётному.

Не весь год идёт в расчёт. Из него исключают периоды, когда за работником сохранялся средний заработок или он фактически не работал по уважительным причинам (пункт 5 Положения № 540): время болезни, прошлые отпуска, командировки, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком, простои не по вине работника. Суммы за эти периоды (больничные, прошлые отпускные) из заработка тоже выкидывают. Логика простая — мы усредняем именно рабочее время и оплату труда, а не пособия.

Какие выплаты включают в расчёт среднего заработка

В расчёт берут все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда работодателя. Это оклад и тарифные ставки, сдельная оплата, надбавки и доплаты — за стаж, за вредность, за совмещение, за ночные часы, за классность. Сюда же районные коэффициенты и северные надбавки. И премии, которые входят в систему оплаты труда и начислены в расчётном периоде.

Главное изменение в Положении № 540 — в перечень прямо добавили денежные поощрения. Раньше их в тексте не упоминали, и по ним постоянно были споры. Теперь денежные поощрения учитывают по тем же правилам, что и премии — в зависимости от периодичности и периода, за который начислены (пункт 15 Положения). На практике это увеличивает итоговую сумму отпускных. Ещё один штрих: убрали жёсткую привязку доплат и надбавок к тарифным ставкам и окладам, формулировку сделали шире.

С премиями есть нюанс. Ежемесячные учитывают не более одной за каждый показатель за каждый месяц. Годовая премия — отдельная история: её включают в расчёт за расчётный период, даже если начислена за прошлый год, главное чтобы она входила в систему оплаты труда. А если в расчётном периоде была общая индексация окладов (по всей организации, филиалу или — теперь и по представительству), выплаты до повышения пересчитывают на коэффициент роста. Без индексации расчёт занизят.

Что в расчёт НЕ идёт: больничные, прошлые отпускные, командировочный средний заработок, материальная помощь, компенсации питания и проезда, разовые социальные выплаты, не связанные с трудом. И зарплата в конверте, разумеется, тоже не считается — отпускные платят с белых сумм, поэтому при серых схемах работник на отпуске резко теряет в деньгах.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«После сентября 2025-го первое, что советую сделать кадровой и зарплатнику, — проверить положение об оплате труда и все ЛНА на ссылки на старое 922-е постановление. Я видела расчётки, где премию по KPI тупо не включали в средний заработок, мол, это не оклад. Сейчас за такое работник дойдёт до инспекции и будет прав. Косяк копеечный по трудозатратам, а штраф — совсем не копеечный.»

Формула расчёта среднего дневного заработка

Дальше всё зависит от одного вопроса: полностью ли отработан расчётный период. От ответа зависит формула.

Полностью отработанный расчётный период

Если все 12 месяцев отработаны целиком, без больничных, командировок и отпусков, формула короткая:

СДЗ = заработок за расчётный период / 12 / 29,3

Здесь 29,3 — среднемесячное число календарных дней. Цифра не с потолка: это (365 дней — 14 нерабочих праздничных дней) / 12 месяцев. Коэффициент постоянный, его не меняют от месяца к месяцу.

Пример. Оклад 60 000 руб., других выплат нет, весь год отработан. Заработок за период: 60 000 × 12 = 720 000 руб. СДЗ = 720 000 / 12 / 29,3 = 2 047,78 руб. Отпускные за стандартные 28 дней: 2 047,78 × 28 = 57 337,84 руб. до удержания НДФЛ.

Неполный расчётный период

Так бывает чаще. Кто-то болел, кто-то ездил в командировку, кто-то уже отдыхал. Тогда формула усложняется (пункт 10 Положения № 540):

СДЗ = заработок / (29,3 × количество полных месяцев + календарные дни в неполных месяцах)

Календарные дни в неполном месяце считают отдельно по каждому такому месяцу:

дни в неполном месяце = 29,3 / число календарных дней месяца × отработанные календарные дни

Поясню на цифрах. В октябре (31 день) работник 10 дней был на больничном, отработал 21 календарный день. Дни в неполном октябре = 29,3 / 31 × 21 = 19,85. Если из 12 месяцев полностью отработаны 11, а октябрь — неполный, делитель будет: 29,3 × 11 + 19,85 = 342,15. На него и делят заработок без больничных.

Как рассчитать средний заработок для отпускных: пошаговая инструкция

Пример расчёта отпускных за неполный период

Менеджер написал заявление на отпуск с 1 по 14 июля, на 14 календарных дней. Устроился он в фирму 10 октября предыдущего года, то есть к началу отпуска у него 8 полностью отработанных месяцев (с ноября по июнь) и один неполный — октябрь.

Сначала считаем дни в неполном октябре. Отработано 22 календарных дня из 31. Дни = 22 / 31 × 29,3 = 20,8 (округлили).

Заработок за период: в октябре получено 30 000 руб., в остальные 8 месяцев — по 40 000 руб. Итого 40 000 × 8 + 30 000 = 350 000 руб.

Считаем делитель: 29,3 × 8 + 20,8 = 255,2 учитываемых дня. Средний дневной заработок: 350 000 / 255,2 = 1 371,47 руб. Отпускные: 1 371,47 × 14 = 19 200,58 руб. — это сумма до удержания НДФЛ.

В сервисе Добыто записку-расчёт по форме Т-60 с этой арифметикой система формирует автоматически после приказа об отпуске, кадровику и зарплатнику не нужно перебивать цифры вручную и ловить ошибки округления.

Образцы документов для расчёта и оформления отпуска

Сроки выплаты отпускных и удержание НДФЛ

Отпускные выплачивают не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (часть 9 статьи 136 ТК РФ). Срок считают именно в календарных днях — так трактуют Роструд и Минтруд (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Тонкость в том, что день самой выплаты в трёхдневный срок Минтруд предлагает не включать. Поэтому безопаснее держать промежуток в три полных дня между датой выплаты и первым днём отпуска. Если работник идёт отдыхать с понедельника, заплатить лучше не позже четверга предыдущей недели. Подробные разъяснения по срокам выплаты есть в ответах инспекторов на портале Роструда Онлайнинспекция.рф.

Эта мелочь стоит дорого. Нарушение срока выплаты, даже на один день и даже с письменного согласия работника, инспектор ГИТ расценивает как нарушение. Кроме штрафа по статье 5.27 КоАП работодатель ещё обязан начислить работнику компенсацию за задержку — не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки (статья 236 ТК РФ). Если уведомить за две недели и заплатить за три дня не получилось, работник вправе требовать переноса отпуска.

НДФЛ удерживают при фактической выплате отпускных — стандартная ставка 13% (для доходов свыше 2,4 млн руб. с начала года применяют повышенные ставки прогрессивной шкалы). На сумму отпускных начисляют страховые взносы. В нашей практике подключения компаний к КЭДО мы видим, что именно срыв трёхдневного срока — частая причина споров: бумажная цепочка заявление — приказ — записка-расчёт — выплата физически не успевает пройти за один-два дня.

Типичные ошибки при расчёте среднего заработка

Эти грабли встречаются в каждом втором проекте, когда мы забираем кадровый учёт компании на КЭДО.

Ошибка 1. Делят оклад на 29,4 или на календарные дни месяца. Так считали до апреля 2014 года, потом коэффициент сменили на 29,3. Делают по привычке или по старому шаблону в Excel. Цена ошибки — систематическое занижение или завышение каждой выплаты на сотни рублей, а на штате в 200 человек это десятки тысяч рублей расхождений за год и претензии работников.

Ошибка 2. Не исключают больничные и прошлые отпускные. Бухгалтер берёт всю начисленную сумму скопом, вместе с пособиями. Делают, чтобы не возиться с разнесением. Результат — средний заработок задран, отпускные переплачены, а удержать переплату по статье 137 ТК нельзя, её в перечне разрешённых удержаний нет. Только просить работника вернуть добровольно.

Ошибка 3. Не учитывают премии и денежные поощрения. Считают, что в средний заработок идёт только оклад. После Положения № 540 это прямое нарушение: денежные поощрения и премии по системе оплаты труда учитывать обязаны. Цена — недоплата работнику и штраф по статье 5.27 КоАП.

Ошибка 4. Забывают про индексацию. В организации подняли оклады всем, а выплаты до повышения не пересчитали на коэффициент. Отпускные выходят заниженными. Делают по невнимательности — повышение и отпуск разнесены по времени.

Ошибка 5. Срывают трёхдневный срок выплаты. Самая дорогая. Помимо штрафа — обязательная компенсация по статье 236 ТК за каждый день задержки. Причина почти всегда в том, что документы по-старому ходят по столам на бумаге и не успевают.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Самый обидный косяк — когда работнику начислили лишнее. Кажется, ну подумаешь, переплатили пару тысяч. А по закону эти денюжки уже его, удержать из зарплаты их нельзя. Остаётся уговаривать вернуть или идти в суд из-за копеек. Поэтому я всегда говорю кадровикам: лучше потратить лишние пять минут на проверку расчётки, чем потом полгода бодаться.»

Электронное оформление отпускных документов

Расчёт — это половина дела. Вторая половина — провести его через документы: заявление работника, приказ Т-6, записку-расчёт Т-60, уведомление о начале отпуска. На бумаге эта цепочка занимает дни: распечатать, отнести на подпись, дождаться, отсканировать, передать бухгалтеру. И всё это в обрез по трёхдневному сроку.

Через КЭДО та же цепочка проходит за минуты. Сотрудник подаёт заявление в личном кабинете, кадровик формирует приказ, система автоматически считает средний заработок и подтягивает суммы в записку-расчёт, документы уходят на электронную подпись. За время работы сервиса Добыто мы подключили к КЭДО компании самого разного масштаба, и почти везде отпускной документооборот после автоматизации перестаёт быть авралом перед каждым отпуском.

Отдельно про компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении — её считают по тому же среднему дневному заработку, только умножают на число накопленных, но не отгулянных дней (по 2,33 дня за каждый полный отработанный месяц). Чтобы быстро прикинуть сумму, удобно использовать калькулятор отпуска при увольнении — он считает по актуальным правилам 2026 года.

Стоимость сервиса КЭДО Добыто для оформления отпусков

Итоговая стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Для оформления отпусков и расчёта отпускных через КЭДО важны электронная подпись, шаблоны кадровых документов и интеграция с учётной системой, где считается зарплата.

Итоговая сумма зависит от численности штата, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее. Для расчёта отпускных без ручного перебивания цифр понадобится тариф с интеграцией с учётной системой.

Выводы: расчёт среднего заработка для отпускных

Расчёт среднего заработка для отпускных строится на двух нормах: статье 139 ТК РФ и Положении, утверждённом постановлением Правительства РФ № 540 от 24.04.2025, которое действует с 1 сентября 2025 года. Базовая логика прежняя: берут 12 месяцев перед отпуском, считают средний дневной заработок и умножают на календарные дни отдыха. Коэффициент 29,3 для полных месяцев и формула 29,3 / дни месяца × отработанные дни для неполных остались без изменений. Минимальная длительность отпуска — 28 календарных дней по статье 115.

На что обратить внимание на практике: проверить ЛНА на ссылки на отменённое постановление № 922, включать в расчёт денежные поощрения и премии по системе оплаты труда, исключать больничные и прошлые отпускные, не забывать про индексацию при общем повышении окладов. Отпускные платят не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска, безопаснее — за четыре, чтобы между выплатой и отпуском прошло три полных дня. НДФЛ удерживают при выплате.

Цена ошибки в расчёте — не только недовольство работника, но и штраф по статье 5.27 КоАП плюс компенсация за задержку по статье 236 ТК. Переплату удержать из зарплаты нельзя, недоплату придётся доначислять. Поэтому расчёт среднего заработка стоит либо тщательно перепроверять вручную, либо передавать системе, которая считает по актуальным правилам и контролирует сроки.

Часто задаваемые вопросы