Приказ о проведении инвентаризации — распорядительный документ, которым руководитель назначает основание проверки, перечень объектов, сроки и состав комиссии. С 1 апреля 2025 года порядок задаёт ФСБУ 28/2023, утверждённый приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н, а Методические указания № 49 от 13.06.1995 применять больше нельзя. Унифицированная форма ИНВ-22 из постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 обязательной не является: компания вправе утвердить свой бланк в учётной политике. Подписывает приказ руководитель, члены комиссии и материально ответственные лица расписываются об ознакомлении. При обязательной инвентаризации состав комиссии подчинён правилам ФСБУ 28/2023, при проверке по инициативе компании порядок определяет сам руководитель.
Ниже — девять блоков приказа с формулировками, разбор того, кого нельзя включать в комиссию и что происходит с результатами при неявке части состава. Отдельно — сбор подписей: какой вид электронной подписи допустим для приказа по инвентаризации, чем он отличается от требований статьи 22.3 ТК РФ к кадровым документам и что смотрит суд в журнале подписания. Чек-лист подготовки, сценарная таблица по поводам инвентаризации, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Подписать готовый приказ электронной подписью можно прямо здесь: загрузите файл, выберите сертификат и получите документ вместе с файлом подписи.
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Обязателен ли приказ и что требует ФСБУ 28/2023
Стандарт не называет приказ в перечне обязательных документов инвентаризации. Он требует другого: до начала проверки должны быть определены её основание, объекты, сроки и состав инвентаризационной комиссии. Приказ фиксирует всё это одним документом с одной датой, поэтому в спорах с налоговой инспекцией и в трудовых спорах именно с него начинают смотреть процедуру.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Случаи, когда инвентаризация обязательна, перечислены в пункте 15 ФСБУ 28/2023:
- составление годовой бухгалтерской отчётности;
- передача активов в аренду, управление или их отчуждение вне обычной деятельности;
- смена материально ответственного работника;
- установление факта утраты, порчи или повреждения активов;
- возврат активов из аренды или безвозмездного пользования;
- чрезвычайная ситуация;
- реорганизация или ликвидация организации, кроме преобразования.
Сроки привязаны к поводу (пункт 16 ФСБУ 28/2023). Активы под годовую отчётность проверяют начиная с любой даты с 1 октября отчётного года, обязательства — по состоянию на 31 декабря, при смене материально ответственного лица — в день фактической передачи дел, при продаже актива — до даты перехода права собственности. Основные средства допустимо инвентаризировать раз в три года, библиотечные фонды — раз в пять лет. Полный текст стандарта опубликован на сайте Минфина: федеральный стандарт бухгалтерского учёта ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», сверяйте формулировки приказа с действующей редакцией, а не с шаблоном из старой папки.
Проверьте по своей учётной политике две вещи: закреплена ли форма приказа и утверждён ли график инвентаризаций на год. Если форма не закреплена, ФСБУ 28/2023 через пункт 6 отсылает к ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте» (приказ Минфина России от 16.04.2021 № 62н), и формы придётся утверждать приложением к учётной политике.
Шаблоны приказов, протоколов и листов ознакомления
Комплект смежных форм, по которым собирается распорядительная часть и подтверждается ознакомление комиссии; начните с приказа о комиссии, дальше подберите лист ознакомления.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о проведении аттестации работников (структура приказа с составом комиссии и сроками) | Скачать |
| Протокол комиссии (форма с составом, кворумом и подписями всех участников) | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта (для положения об инвентаризации) | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП с работником | Скачать |
Что указать в приказе: девять блоков и формулировки
Приказ работает как доказательство только тогда, когда из него понятно, что именно проверяли, кто проверял и в какие дни. Расплывчатое «провести инвентаризацию товарно-материальных ценностей» не позволяет потом соотнести описи с распоряжением, и при недостаче эта связка рвётся первой.
| Блок приказа | Что писать конкретно | Что ломается без этого |
|---|---|---|
| Реквизиты | Наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер, место составления | Приказ нельзя привязать к дате начала проверки и к описям |
| Основание | Ссылка на случай из пункта 15 ФСБУ 28/2023: годовая отчётность, смена материально ответственного лица, выявленная порча | Непонятно, обязательная это инвентаризация или инициативная, а от этого зависят требования к комиссии |
| Объекты | Группы активов и обязательств со счетами учёта: запасы на счёте 41, основные средства, расчёты с поставщиками и покупателями | Опись по счёту, не названному в приказе, легко оспорить |
| Участок и материально ответственное лицо | Склад, магазин, подразделение, должность и фамилия работника, за которым закреплено имущество | Недостача не привязывается к конкретному работнику и договору о полной материальной ответственности |
| Сроки | Дата начала и дата окончания проверки, дата, по состоянию на которую определяются остатки | Остатки в описи не сходятся с данными учёта на дату проверки |
| Состав комиссии | Председатель и члены комиссии: должность, фамилия, инициалы каждого | Невозможно посчитать кворум по пункту 21 ФСБУ 28/2023 |
| Срок сдачи материалов | Дата передачи описей и актов в бухгалтерию | Результаты попадают в учёт позже отчётной даты |
| Способы фиксации | Разрешение на фото- и видеофиксацию, если обычный пересчёт невозможен или чрезмерно затратен | Материалы съёмки нечем обосновать как способ проверки фактического наличия |
| Подписи | Подпись руководителя и отметка об ознакомлении председателя, членов комиссии, материально ответственных лиц | Нет доказательства, что состав комиссии знал о задании до начала работ |
Из таблицы видно, где именно приказ связан с остальными документами: через объекты и счета — с описями, через участок и фамилию — с договором о полной материальной ответственности, через сроки — с датой отчётности. Каждая из трёх связок проверяется отдельно.
Решение по итогам инвентаризации принимает руководитель на основании описей, сличительных ведомостей и акта: излишки принимаются к учёту, недостача списывается или относится на виновное лицо. Резолюция опирается на тот же приказ, поэтому строка с объектами и счетами определяет, какие расхождения вообще можно предъявить работнику.
Возможность фото- и видеофиксации появилась в ФСБУ 28/2023 для ситуаций, когда обычные способы проверки фактического наличия невозможны или чрезмерно затратны: имущество на территории арендатора, труднодоступные и опасные места. Дистанционный осмотр по видеосвязи разрешён на тех же условиях, но саму возможность стоит прописать в приказе, а не решать по ходу проверки.
Состав комиссии: кого включать, кого нельзя и что будет при неявке
Материально ответственные лица в состав инвентаризационной комиссии не входят — это прямой запрет пункта 20 ФСБУ 28/2023. При этом их присутствие при проверке вверенного им имущества обязательно (пункт 23). Роли разные: комиссия считает и подписывает описи, материально ответственный работник присутствует, даёт пояснения и подтверждает расписками, что все документы сданы в бухгалтерию, а ценности оприходованы или списаны.
Кворум задан пунктом 21 ФСБУ 28/2023: результаты обязательной инвентаризации признаются недействительными, если в ней участвовало менее четырёх пятых состава комиссии. Для комиссии из пяти человек это означает, что отсутствие даже одного члена обнуляет результат, для комиссии из десяти — отсутствие троих. Прежние Методические указания № 49 запрещали работу комиссии при отсутствии хотя бы одного члена, так что правило смягчилось, но перестало быть интуитивным: кворум теперь надо считать.
Внимание: при отсутствии одной пятой и более членов комиссии результаты обязательной инвентаризации признаются недействительными. Если член комиссии заболел или уехал, до начала проверки издайте приказ об изменении состава, а не вписывайте замену в опись задним числом.
Количество членов комиссии стандарт не ограничивает. Практический ориентир простой: комиссия должна физически успеть пересчитать заявленные объекты в назначенные даты, а её состав — переживать отпуска и больничные. В комиссию включают бухгалтера, специалиста по учёту имущества, представителя подразделения, при необходимости — внешних специалистов: оценщика, эксперта, аудитора. Бухгалтер, который ведёт учёт проверяемого участка, в комиссии допустим, если он не является материально ответственным по этому имуществу.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Мы всегда смотрим на процедуру раньше, чем на результат: в спорах проигрывают не из-за формата документа, а из-за дефектов порядка — момента выдачи подписи, отсутствия идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа. С приказом об инвентаризации то же самое. Проверьте у себя, что дата ознакомления каждого члена комиссии предшествует дате начала проверки, а не совпадает с датой описи.»
Важный нюанс из практики: собственная информационная система компании показывает не только то, что выгодно работодателю. Журнал фиксирует, кто и когда получил подпись, под чьим контролем она находилась и был ли активен сам работник. Мы смотрим журнал подписания до того, как спор начался: перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт.
Как собрать подписи комиссии
В приказе о проведении инвентаризации собираются подписи двух разных типов, и путать их нельзя. Руководитель подписывает приказ как распоряжение — этой подписью документ вводится в действие. Председатель, члены комиссии и материально ответственные лица расписываются об ознакомлении: их подпись подтверждает, что задание доведено до исполнителей до начала работ. Третий документ — расписки материально ответственных лиц о сдаче первичных документов — оформляется отдельно и датируется до начала пересчёта.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
На бумаге схема привычная: лист ознакомления с графами «должность», «фамилия», «дата», «подпись». Проблема возникает, когда комиссия распределена по городам или складам: приказ едет курьером, даты ознакомления расползаются, а половина подписей появляется задним числом. В практике Добыто приказы переделывают чаще всего именно из-за дат ознакомления, а не из-за ошибок в тексте распорядительной части.
Какой подписью подписывать электронный приказ
Виды электронной подписи для документов бухгалтерского учёта организация выбирает сама из числа предусмотренных 63-ФЗ — это пункт 17 ФСБУ 27/2021. Требование конкретного вида подписи для приказа о проведении инвентаризации законодательство не устанавливает, поэтому компания вправе закрепить в локальном акте, что внутренние распорядительные документы подписываются УНЭП, а руководитель — УКЭП. Выбранный порядок фиксируют в положении об инвентаризации или в положении о документообороте, иначе при споре каждый участник будет доказывать право подписи отдельно.
Кадровые документы живут по другим правилам. При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, при подписании приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении условий трудового договора через информационную систему работодателя работодатель использует только УКЭП (статья 22.3 ТК РФ). Работник в этих случаях подписывает УКЭП или УНЭП. Поэтому приказ об инвентаризации и договор о полной материальной ответственности с кладовщиком подписываются разными подписями, хотя лежат в одной папке проверки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан приказа с изображением собственноручной подписи и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть картинка подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Отдельный запрет касается чужих ключей. Хранить подпись руководителя у бухгалтера и подписывать ею документы — распространённая и незаконная практика: владелец сертификата обязан не допускать использования ключа без своего согласия по статье 10 63-ФЗ. Ссылка «я не контролировал ключ» защиту не даёт, она подтверждает нарушение обязанности владельца. За каждого члена комиссии подписывает он сам, со своего устройства и своим сертификатом.
Как издать приказ и собрать подписи комиссии: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите основание по пункту 15 ФСБУ 28/2023 и дату, по состоянию на которую проверяются остатки.
- Шаг 2. Сверьте состав комиссии со списком материально ответственных лиц: пересечений быть не должно (пункт 20 ФСБУ 28/2023).
- Шаг 3. Посчитайте кворум: при какой численности комиссии отсутствие одного человека даст менее четырёх пятых состава. При риске добавьте членов комиссии заранее.
- Шаг 4. Составьте приказ по форме, закреплённой в учётной политике, с объектами, счетами, участками, сроками и фамилиями.
- Шаг 5. Зарегистрируйте приказ в журнале учёта и контроля (форма ИНВ-23 или собственный журнал) — регистрационный номер и дата дальше связывают приказ с описями.
- Шаг 6. Подпишите приказ у руководителя и направьте его на ознакомление комиссии и материально ответственным лицам. В электронном виде это параллельный маршрут: документ уходит всем участникам одновременно, каждый подписывает своей подписью.
- Шаг 7. До начала пересчёта получите расписки материально ответственных лиц и убедитесь, что даты ознакомления всех участников предшествуют дате начала проверки.
Параллельный маршрут экономит те самые дни, которые обычно уходят на пересылку. Последовательный нужен, когда приказ сначала визируют главный бухгалтер и юрист, и только потом подписывает руководитель.
В Добыто КЭДО маршрут задаётся шаблоном: приказ создаётся из готового типа документа, участники получают уведомление, а в карточке видно статус каждого — кто подписал, кто открыл и не подписал, у кого истекает срок. Такой журнал и выгружают потом при проверке или споре.
Электронный приказ: границы формы, хранение и распечатки
ФСБУ 28/2023 не ограничивает электронную форму документов инвентаризации: приказ, описи и акты можно составлять как электронные документы, подписанные электронной подписью, с соблюдением требований ФСБУ 27/2021. Ограничения приходят с кадровой стороны. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге — это статья 22.1 ТК РФ, позицию подтверждает письмо Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Поэтому если инвентаризация закончилась увольнением материально ответственного работника, финальные кадровые документы всё равно уйдут на бумагу.
Полезно знать: распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы распечатка приказа что-то значила в деле, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Второе ограничение процессуальное. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите заранее, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Оригиналы истребуют в двух ситуациях: когда их прямо запросил суд и когда только подлинник способен подтвердить обстоятельство дела. Это надо закладывать заранее, а не выяснять в процессе.»
Где хранить приказ и описи
Документы бухгалтерского учёта хранятся не менее пяти лет после отчётного года по статье 29 402-ФЗ, конкретные сроки по видам документов задают типовые перечни. Организация вправе самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов — это статья 13 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Для электронных документов ориентиром служат типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, утверждённые приказом Росархива от 15 июня 2020 года, и ГОСТ Р 57762-2017 о долговременной сохранности: читаемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему электронного документооборота, прошёл четыре инстанции. Работодатель имел положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника, но кассация акты отменила, а при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали работнику в день подписания заявления, фактически подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная система работодателя. Формат документа роли не сыграл, решила процедура.
Материальная ответственность: что проверить до издания приказа
Инвентаризация при смене материально ответственного лица или после выявленной недостачи имеет продолжение в трудовом праве, и там правила поменялись. Постановление Минтруда России от 31.12.2002 № 85 утратило силу: с 1 сентября 2025 года действуют перечни должностей и работ и типовые формы договоров, утверждённые приказом Минтруда России от 16.04.2025 № 251н, которые применяются до 1 сентября 2031 года. Перезаключать действующие договоры Минтруд не требует, но новые заключают по новым перечням и формам.
Факт: договор о материальной ответственности в электронном виде работодатель подписывает только УКЭП — это прямое требование статьи 22.3 ТК РФ. Работник подписывает его УКЭП или УНЭП. Простая электронная подпись для такого договора не подходит.
Дальше действует статья 247 ТК РФ: до принятия решения о возмещении ущерба работодатель обязан провести проверку для установления размера ущерба и причин его возникновения, вправе создать для этого комиссию и обязан истребовать от работника письменное объяснение. При отказе работника составляется акт. Взыскание суммы, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба (статья 248 ТК РФ); после этого срока остаётся только суд.
Чек-лист подготовки до подписания приказа
- Проверьте, что форма приказа и формы описей закреплены в учётной политике приложением.
- Сверьте список материально ответственных лиц по участкам с действующими договорами о полной материальной ответственности и с перечнями из приказа № 251н.
- Убедитесь, что ни один из кандидатов в комиссию не является материально ответственным по проверяемому имуществу.
- Посчитайте кворум четырёх пятых с учётом графика отпусков на даты проверки.
- Проверьте сроки действия сертификатов электронной подписи у председателя, членов комиссии и руководителя.
- Подготовьте бланки расписок материально ответственных лиц и лист ознакомления.
- Определите, нужна ли фото- или видеофиксация, и внесите её в проект приказа.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: сначала комиссия и бухгалтерия, потом склады и линейный персонал.»
Ошибки в приказе и цена ошибки
Шесть ошибок встречаются чаще остальных, и каждая имеет цену за пределами переоформления документа.
- Материально ответственное лицо включено в состав комиссии. Делают ради экономии людей на маленьком складе. Результат проверки оспаривается по пункту 20 ФСБУ 28/2023, взыскать недостачу с этого же работника становится почти невозможно.
- Комиссия назначена без запаса по численности. Один больничный — и участвовало менее четырёх пятых состава, результаты обязательной инвентаризации недействительны, проверку проводят заново.
- Даты ознакомления позже даты начала проверки. Появляется вопрос, знала ли комиссия о задании, когда считала имущество.
- Объекты описаны общей формулировкой. Описи по счетам, не названным в приказе, выпадают из доказательной связки.
- Приказ подписан чужим ключом. Нарушение статьи 10 63-ФЗ, подпись оспаривается вместе со всем пакетом документов.
- Форма приказа не закреплена в учётной политике. При проверке придётся доказывать, что использованный бланк вообще применяется в организации.
Денежная сторона считается так. Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту по статье 15.11 КоАП РФ — это штраф на должностное лицо от 5 000 до 10 000 рублей, при повторном нарушении от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до двух лет. Недействительные результаты годовой инвентаризации означают повторную проверку силами тех же людей в те же отчётные сроки. Пропущенный месячный срок по статье 248 ТК РФ переводит взыскание недостачи в судебный процесс, где работодатель доказывает и размер ущерба, и соблюдение процедуры, и правомерность договора о материальной ответственности.
Что критично в приказе для разных поводов
| Повод | Что критично в приказе | Срок по ФСБУ 28/2023 |
|---|---|---|
| Годовая отчётность | Полный перечень активов и обязательств, дата остатков, срок сдачи описей до формирования отчётности | Активы — с любой даты с 1 октября, обязательства — на 31 декабря |
| Смена материально ответственного лица | Фамилии передающего и принимающего работника, участок, отсутствие обоих в составе комиссии | День фактической передачи дел |
| Выявленная недостача, порча, хищение | Основание, ссылка на проверку по статье 247 ТК РФ, порядок истребования объяснений | При установлении факта утраты или порчи активов |
| Продажа или передача в аренду | Конкретные объекты и их учётные номера, привязка к дате сделки | До даты перехода права собственности или передачи |
| Реорганизация или ликвидация | Все активы и обязательства, включая расчёты, состав комиссии с запасом по кворуму | До составления передаточного или ликвидационного баланса |
Для годовой проверки риск в объёме и сроках, для смены материально ответственного лица — в персоналиях и дате, для недостачи — в связке с трудовой процедурой. Приказ пишется под повод, а не по единому шаблону на все случаи.
Когда приказ и комиссия не нужны
Комиссия обязательна при обязательной инвентаризации. Если компания проверяет склад по собственной инициативе, вне случаев пункта 15 ФСБУ 28/2023, порядок и состав участников определяет руководитель, и правило четырёх пятых к такой проверке не применяется. Результаты такой инвентаризации используются внутри компании, для отчётности они самостоятельного значения не имеют.
В микробизнесе, где кроме директора и бухгалтера работников нет, комиссию сформировать не из кого: инвентаризацию проводит сам руководитель, и это фиксируется в учётной политике. Смысла копировать в такой компании многостраничное положение об инвентаризации с семью ролями нет.
Организации бюджетной сферы под ФСБУ 28/2023 не подпадают. Для них требования к инвентаризации установлены федеральным стандартом «Концептуальные основы бухгалтерского учёта и отчётности для организаций государственного сектора» (приказ Минфина России от 31.12.2016 № 256н), а формы документов — приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н: инвентаризационная опись по форме 0504087, акт о результатах инвентаризации по форме 0504835. Если вы перенесли в бюджетное учреждение формулировки из коммерческого положения об инвентаризации, сверьте перечень форм и основания заново.
Отдельно про КЭДО. Приказ о проведении инвентаризации не относится к документам, оформление которых предусмотрено трудовым законодательством, поэтому режим статей 22.1-22.3 ТК РФ с согласием работника и уведомлением о переходе на него не распространяется. Порядок его электронного подписания компания устанавливает сама через локальный акт и соглашение об использовании подписи. Для кадровых документов, которые пойдут следом — договора о материальной ответственности, приказа о взыскании, — режим КЭДО обязателен со всеми его требованиями.
Лайфхак: выгрузите журнал действий по спорному документу до начала разбирательства, а не после. Система показывает всё сразу: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности участника при формально подписанном документе.
Стоимость перевода приказов и подписей комиссии в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора нужных видов подписи и необходимости интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП для руководителя и главного бухгалтера | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора подписей и потребности в интеграции с учётной системой: электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф, УКЭП выпускается через партнёров. Актуальные условия и состав функций по каждому тарифу собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Приказ о проведении инвентаризации держится на четырёх опорах: основание из пункта 15 ФСБУ 28/2023, конкретный перечень объектов со счетами и участками, даты начала и окончания, состав комиссии без материально ответственных лиц и с запасом по кворуму. Подписи собираются в двух режимах: руководитель подписывает распоряжение, комиссия и материально ответственные лица расписываются об ознакомлении до начала проверки. Вид электронной подписи для самого приказа компания выбирает сама по пункту 17 ФСБУ 27/2021, а для договора о материальной ответственности работодателю оставлен только УКЭП.
Мы в Добыто ежедневно решаем ту часть задачи, которая обычно съедает дни: приказ создаётся из шаблона, уходит всей комиссии одним маршрутом, каждый подписывает своей подписью со своего устройства, а журнал действий и файлы подписей остаются в электронном архиве на случай проверки или спора.
Частые вопросы
Нужен ли отдельный приказ на каждую инвентаризацию или хватит одного на год
График инвентаризаций на год закрепляют в учётной политике, но он не заменяет распоряжение о конкретной проверке: в нём нет ни фамилий комиссии на дату проведения, ни точных дат начала и окончания. Рабочая схема — график в учётной политике плюс отдельный приказ на каждую проверку с регистрацией в журнале. Исключение сделать нельзя даже для ежемесячных проверок кассы: состав комиссии меняется из-за отпусков, а кворум считается на каждую проверку отдельно.
Что делать, если член комиссии заболел в день начала инвентаризации
Посчитайте, укладывается ли фактическая явка в четыре пятых состава. Если да, проверку можно проводить, отметив отсутствие в документах. Если нет, до начала работ издайте приказ об изменении состава комиссии и ознакомьте с ним нового члена. Вносить замену в опись без приказа нельзя: при обязательной инвентаризации это даёт основание признать результаты недействительными по пункту 21 ФСБУ 28/2023.
Можно ли включить в комиссию внешнего аудитора или оценщика
Да, стандарт не ограничивает круг участников работниками организации. Внешних специалистов привлекают, когда нужна оценка состояния оборудования, экспертиза качества запасов или пересчёт в труднодоступных местах. В приказе такого участника указывают с должностью и организацией, а основание его привлечения — договор. На кворум четырёх пятых он влияет так же, как штатный член комиссии.
Нужно ли регистрировать приказ в журнале ИНВ-23
Форма ИНВ-23 из постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 обязательной не является, но сама регистрация приказа нужна: номер и дата связывают распоряжение с описями и актами. Организация вправе вести собственный журнал учёта и контроля исполнения приказов об инвентаризации, в том числе электронный, если его форма закреплена в учётной политике.
Как быть, если материально ответственный работник отказывается участвовать в инвентаризации
Присутствие материально ответственного лица при проверке вверенного ему имущества обязательно по пункту 23 ФСБУ 28/2023. Отказ фиксируется актом, который подписывают члены комиссии, и проверка проводится без работника. Дальше действует статья 247 ТК РФ: письменное объяснение о причинах недостачи истребуется обязательно, при отказе его дать составляется отдельный акт. Оба акта понадобятся, если сумма ущерба пойдёт на взыскание.
Действителен ли приказ, если у члена комиссии истёк сертификат подписи
Подпись, созданная сертификатом с истёкшим сроком действия, при проверке отобразится как недействительная, и подтвердить ознакомление таким файлом не получится. Сроки действия сертификатов председателя, членов комиссии и руководителя проверяют до рассылки приказа, а не в день подписания. Если сертификат истёк, работник подписывает документ после перевыпуска, а дата подписания при этом должна остаться раньше даты начала проверки.
Можно ли провести инвентаризацию дистанционно, по видеосвязи
ФСБУ 28/2023 допускает фото- и видеофиксацию и дистанционные способы проверки фактического наличия активов, когда обычные способы невозможны или чрезмерно затратны: имущество на территории арендатора, труднодоступные или опасные объекты. Условие применения стоит описать в приказе и в положении об инвентаризации, указав, кто ведёт съёмку, как материалы прикладываются к описи и где хранятся.
