Согласие на обработку персональных данных существует в двух равнозначных формах: бумажный бланк с собственноручной подписью и электронный документ, подписанный электронной подписью по части 4 статьи 9 152-ФЗ. Место хранения задаёт номенклатура дел: отдельное дело «Согласия на обработку персональных данных» либо личное дело работника. При отдельном хранении срок составляет 3 года со дня истечения срока действия согласия или его отзыва по статье 441 Перечня Росархива, а подшитое в личное дело согласие живёт вместе с делом до 50 лет. Различие, от которого зависит весь порядок работы: бумажное согласие хранится на бумаге и скан его не заменяет, электронное хранится файлом вместе с отдельным файлом подписи, и распечатка такого файла остаётся копией.
Разберём, для каких кадровых операций согласие не требуется вовсе и когда его отсутствие делает обработку незаконной. Покажем, какой подписью работник вправе заверить согласие и что при этом обязан иметь работодатель, как разграничить доступ к массиву согласий и в какой момент их уничтожают. Сценарная таблица по способам хранения, требования к площадке по постановлению № 1119, стоимость перевода согласий в электронный вид на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Конструктор ниже собирает согласие под ваши цели обработки, срок действия и порядок отзыва и отдаёт готовый файл .docx.
Когда согласие обязательно, а когда работодатель обходится без него
Большинство кадровых операций идут без отдельного согласия. Приём на работу, начисление зарплаты, оформление отпуска, сдача ЕФС-1, воинский учёт — обработка здесь необходима для исполнения трудового договора и для выполнения обязанностей, возложенных на работодателя законом. Основания перечислены в части 1 статьи 6 152-ФЗ и в статьях 86-88 ТК РФ. Требовать под каждую из этих операций подпись работника не нужно, и пачка согласий «на всякий случай» юридическую позицию работодателя не усиливает.
Письменное согласие становится обязательным там, где обработка выходит за пределы трудовых отношений или затрагивает чувствительные сведения. Это специальные категории данных — сведения о состоянии здоровья за пределами вопроса о допуске к работе, судимость, — биометрия по статье 11 152-ФЗ, трансграничная передача в страны без адекватной защиты, распространение данных неограниченному кругу лиц. Отдельная группа — передача данных третьим лицам: статья 88 ТК РФ запрещает её без письменного согласия работника, кроме случаев угрозы жизни и здоровью и случаев, прямо названных в ТК РФ и иных федеральных законах. Сюда попадают ДМС, негосударственный пенсионный фонд, аутсорсинг расчёта зарплаты, передача данных в сервис КЭДО и в удостоверяющий центр при выпуске сертификата подписи.
Часть 3 статьи 86 ТК РФ добавляет ещё одно правило, о котором забывают на этапе подбора: все персональные данные работника следует получать у него самого, а если сведения запрашиваются у третьей стороны, работника надо уведомить заранее и получить его письменное согласие. Проверка кандидата по базам, запрос отзыва у прошлого работодателя, проверка кредитной истории без такого согласия неправомерны.
Согласие по части 1 статьи 9 152-ФЗ должно быть конкретным, предметным, информированным и однозначным. Формулировка «даю согласие на обработку моих персональных данных» без целей, перечня данных и срока не работает: она не проходит признак конкретности. Часть 4 статьи 9 задаёт девять обязательных блоков сведений, включая перечень действий с данными, общее описание способов обработки, срок действия согласия и способ его отзыва. Отсутствие любого из девяти делает документ уязвимым при проверке.
Факт: форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный электронно и подписанный электронной подписью, хранится электронно — распечатывать и подшивать бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет.
Чем подписывают согласие: собственноручная подпись, ПЭП, УНЭП или УКЭП
Часть 4 статьи 9 152-ФЗ признаёт равнозначным бумажному согласие в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в соответствии с федеральным законом. Отсылка ведёт к 63-ФЗ, и здесь начинается развилка, которую в статьях обычно пропускают. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, дополнительных условий не требуется. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только при наличии соглашения между участниками электронного взаимодействия либо нормативного акта, который такую равнозначность устанавливает. Без соглашения подпись технически исправна, а юридического эффекта письменной формы у документа нет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Различие между видами подписи лежит не в степени защиты, а в основании равнозначности. Квалифицированная подпись приравнена к собственноручной законом, а для простой и неквалифицированной нужно соглашение между сторонами обмена, и именно здесь конструкция ломается в спорах. Выбирая простую подпись для заявлений и согласий, вы одновременно берёте на себя обязанность иметь соглашение и локальный акт с описанием порядка определения лица по его подписи».
Для кадровых документов работает своя рамка — статья 22.3 ТК РФ. Она перечисляет документы, которые работодатель подписывает только УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении условий трудового договора. Согласие на обработку персональных данных в этот закрытый перечень не входит, значит формально работник вправе подписать его и простой электронной подписью. Норма сформулирована так, что проверяющие читают её по-разному: часть практики исходит из того, что письменная форма по 152-ФЗ требует усиленной подписи. В практике Добыто мы закладываем под согласия УНЭП, потому что спор о достаточности ПЭП стоит дороже, чем выпуск неквалифицированной подписи.
Таблица ниже сводит виды подписи по основанию равнозначности и по тому, что работодатель обязан иметь под каждый вариант.
| Способ подписания | Основание равнозначности письменной форме | Что обязан иметь работодатель | Где ломается |
|---|---|---|---|
| Собственноручная подпись на бумаге | Прямо названа в части 4 статьи 9 152-ФЗ | Номенклатуру дел и место физического хранения оригинала | Оригинал утерян, в деле лежит скан |
| УКЭП работника | Равнозначна собственноручной в силу 63-ФЗ | Порядок приёма документов и хранение файла подписи | Сертификат истёк или отозван на дату проверки |
| УНЭП работника | Соглашение об электронном взаимодействии либо нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ | ЛНА о КЭДО, соглашение с работником, указание используемого удостоверяющего центра | Соглашение подписано позже документа |
| ПЭП работника | Только при наличии соглашения сторон с описанием правил определения подписанта | Соглашение об использовании ПЭП, описанный в ЛНА порядок идентификации | Порядок идентификации не описан, доказать авторство нечем |
Из таблицы следует практическое правило отбора: чем чувствительнее данные в согласии, тем выше требования к подписи. Согласие на передачу сведений о здоровье в страховую компанию и согласие на обработку биометрии разумно закрывать усиленной подписью, даже если формально допустима простая.
Важный нюанс из практики: в споре об увольнении через систему КЭДО работодатель проиграл при формально исправной подписи. Подпись выдали работнику в день подписания заявления, сам работник системой пользоваться не умел, и за него документ подписывал другой человек, а информационная система работодателя всё это зафиксировала. Мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней именно поэтому: для согласия, подписанного в день выдачи ключа, вопрос об идентификации задаст любой юрист противоположной стороны.
Где хранить подписанные согласия: три рабочие схемы
Закон не называет конкретное место хранения согласия. Его определяет номенклатура дел организации, и выбор влияет на срок хранения, на скорость поиска и на то, кто из сотрудников получит доступ к документу.
Личное дело работника. Согласие подшивается в дело вместе с трудовым договором, приказом о приёме и копиями документов. Плюс — всё по конкретному человеку лежит в одной папке. Минус — согласие наследует срок хранения личного дела, то есть 50 лет для дел, завершённых после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Хранить согласие полвека после того, как цель обработки достигнута, противоречит принципу ограничения срока обработки.
Отдельное дело «Согласия на обработку персональных данных». Все согласия ведутся одним делом с описью, срок хранения считается по статье 441 Перечня Росархива. Схема удобна при проверке: Роскомнадзор запрашивает не личные дела целиком, а согласия по конкретным целям обработки. Минус — придётся вести соответствие между делом и личными делами, иначе при увольнении часть документов потеряется.
Электронный архив системы КЭДО. Согласие хранится файлом вместе с отдельным файлом подписи, а при подписании по доверенности в комплект входит и машиночитаемая доверенность. Комплект хранения — сам документ, файл подписи и доверенность — воспроизводится целиком при выгрузке. Вопрос вендору формулируется не как «хранит ли система», а как «выгружает ли система комплект целиком»: при проверке, в споре и при смене оператора нужны файлы, а не картинка на экране.
| Сценарий | Где хранить | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|---|
| Бумажный кадровый учёт, до 50 человек | Отдельное дело с описью, сейф или запираемый шкаф | Перечень лиц с доступом и приказ о допуске | Автоматизация поиска |
| Смешанный режим: часть согласий на бумаге, часть в системе | Каждое согласие по форме его создания, сводная опись на оба массива | Единая опись: без неё при проверке не найдут половину | Единый интерфейс |
| Полноценный КЭДО, распределённые филиалы | Электронный архив системы, выгрузка комплекта по запросу | Разграничение доступа по ролям и журнал обращений | Интеграция с мессенджерами |
| Согласия кандидатов, которых не приняли | Отдельное дело или отдельный раздел системы, обособленно от работников | Срок хранения и порядок уничтожения после отказа | Связь с личным делом |
| Согласия на передачу данных третьим лицам | Отдельное дело по каждой цели: ДМС, НПФ, удостоверяющий центр | Соответствие перечня получателей тексту согласия | Место физического хранения |
Сценарии показывают одну повторяющуюся ошибку: доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком. Разграничение доступа по ролям решает задачу и в бумажном, и в электронном варианте — в первом случае через приказ о допуске и опись, во втором через роли в системе. В сервисе Добыто согласия ведутся отдельным типом документа с собственным маршрутом, поэтому право видеть дело с согласиями выдаётся не всей кадровой службе, а ответственному по подразделению.
Полезно знать: при переходе в облако у ваших кадровых данных появляется не одно третье лицо, а обычно три: сам провайдер сервиса, владелец серверной инфраструктуры и удостоверяющий центр. Просите вендора назвать поимённый перечень лиц с доступом, а не общую формулировку о защищённом хранении.
Шаблоны согласий и локальных актов по обработке данных
Комплект ниже закрывает связку «согласие плюс основание для его электронной формы»; начинать стоит с бланка согласия, дальше смотреть соглашение об использовании подписи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
Сколько хранить согласие и в какой момент его уничтожают
Срок хранения самого бланка и срок обработки данных, на которую согласие получено, считаются по разным правилам, и их постоянно смешивают.
Бланк согласия, который ведётся отдельным делом, хранится 3 года со дня истечения срока его действия или со дня отзыва — статья 441 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Согласие, подшитое в личное дело, уходит вместе с делом на 50 лет для дел, завершённых после 1 января 2003 года, и на 75 лет для более ранних. Организацию хранения, экспертизу ценности, описи, передачу и уничтожение регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Сами персональные данные подчиняются статье 21 152-ФЗ. При достижении цели обработки оператор уничтожает данные или обеспечивает их уничтожение в срок, не превышающий 30 дней. При отзыве согласия обработка прекращается, и если сохранение данных больше не требуется для цели обработки, они уничтожаются в тот же 30-дневный срок с даты поступления отзыва. Подтверждением служат документы по приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179: акт об уничтожении при обработке без средств автоматизации и акт плюс выгрузка из журнала регистрации событий информационной системы при автоматизированной обработке.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Практическое следствие для увольнений: отзыв согласия работником не обнуляет обязанность хранить кадровые документы. Трудовой договор, приказы по личному составу и личная карточка продолжают храниться по архивным срокам, потому что основанием их обработки служит не согласие, а закон. Уничтожению подлежат данные, которые обрабатывались исключительно по отозванному согласию: фото на корпоративном портале, сведения для ДМС, анкетные данные, собранные сверх перечня статьи 65 ТК РФ.
Лайфхак: опись документов длительного хранения делайте не по годам, а по людям. При проверке и при споре ищут не «дело согласий за 2024 год», а конкретного работника, и на поиск по годам уходит несколько часов.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Срок хранения бланка и срок обработки данных — две разные величины, и путаница между ними даёт самое частое замечание при проверке. Согласие как архивный документ живёт 3 года после истечения или отзыва, а данные, собранные по нему, подлежат уничтожению в течение 30 дней после достижения цели. Сверьте по своей номенклатуре, какой из двух сроков вы фактически применяете к делу с согласиями».
Требования к месту хранения: локализация, уровень защищённости, оценка соответствия
Часть 5 статьи 18 152-ФЗ обязывает оператора обеспечить запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан России в базах данных, расположенных на территории России. Требование распространяется и на бумажный, и на электронный массив согласий, и именно из-за него вопрос «где физически стоят серверы» задаётся вендору первым.
Уровни защищённости персональных данных при обработке в информационных системах установлены постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119. Кадровая система, где обрабатываются данные сотрудников и их сведения о здоровье, попадает в зону повышенных требований, и набор организационных и технических мер определяется по результатам моделирования угроз.
Оценка соответствия требованиям 152-ФЗ обязательна, но выполняется двумя способами. Организация проводит её самостоятельно и оформляет акт оценки соответствия требованиям либо привлекает лицензиата ФСТЭК, и тогда процедура называется аттестацией и завершается аттестатом или перечнем замечаний. Государственным организациям и тем, кому по закону требуются высокие уровни защищённости, сертифицированные средства защиты нужны обязательно, остальным — по результатам обследования. У разработчика системы при этом должна быть лицензия ФСТЭК: любая информационная система, где реализована хотя бы одна функция безопасности, относится к разработке средств защиты информации. Отсутствие лицензии у вендора означает риск остаться без поставщика и без системы по решению регулятора.
Отдельно проверяется статус оператора. Уведомление о намерении обрабатывать персональные данные подаётся в Роскомнадзор, а сведения о поданных уведомлениях попадают в открытый реестр. Свою компанию и своего подрядчика по КЭДО можно найти в реестре операторов персональных данных Роскомнадзора: там же публикуются сведения об изменениях в реестре и форма подачи уведомления. Если ваш провайдер в реестре отсутствует, к вопросу о передаче ему кадровых данных стоит вернуться до подписания договора.
Передача обработки провайдеру оформляется поручением по части 3 статьи 6 152-ФЗ: в договоре фиксируются перечень действий, цели, обязанность соблюдать конфиденциальность и требования к защите. Ответственность перед работником при этом остаётся на работодателе.
Как перевести согласия в электронный вид
Перевод согласий в электронную форму — часть проекта КЭДО, а не отдельная задача. Порядок ниже отражает последовательность, при которой согласие, подписанное в системе, выдерживает проверку.
Как перевести согласия на электронное подписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте реестр целей обработки и сопоставьте с ним действующие согласия. Цели, закрытые договором и законом, из перечня согласий убираются, остаются передача третьим лицам, специальные категории, биометрия и обработка вне трудовых отношений.
- Шаг 2. Утвердите ЛНА о ведении КЭДО и перечень документов, которые переводятся в электронный вид. Согласие на обработку данных включается в перечень прямо, отдельной строкой.
- Шаг 3. Опишите в локальном акте порядок идентификации работника при подписании и зафиксируйте, какая система и какой удостоверяющий центр используются.
- Шаг 4. Подпишите с работниками соглашение об использовании электронной подписи. Соглашение датируется раньше первого документа, подписанного по нему.
- Шаг 5. Выпустите подписи работникам и разведите во времени выдачу ключа и первое кадровое действие с ним.
- Шаг 6. Настройте маршрут согласия в системе и роли доступа к делу с согласиями. Доступ выдаётся по подразделениям, а не на весь кадровый массив.
- Шаг 7. Проверьте выгрузку: система должна отдавать документ, файл подписи и машиночитаемую доверенность, если документ подписан по ней.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на пилоте видно, какие работники фактически не справляются с подписанием, а именно фактическую способность пользоваться системой оценивает суд.
Ошибки, из-за которых согласие не защищает работодателя
Согласие вместо основания. Компания собирает согласие на всё подряд, включая начисление зарплаты и сдачу отчётности. При отзыве такого согласия работником кадровая служба оказывается в тупике: обрабатывать данные всё равно нужно, а заявленное основание отпало. Обработка по договору и по закону в согласии не описывается.
Скан вместо оригинала. Бумажное согласие сканируют, файл кладут в папку, оригинал теряют. Скан бумажного документа — электронный образ, а не электронный документ, и подтвердить им письменную форму согласия не получится.
Соглашение об использовании подписи датировано позже согласия. Работник подписал согласие УНЭП в марте, соглашение об электронном взаимодействии оформили в апреле. Основание равнозначности на дату подписания отсутствовало.
Документ хранится без файла подписи. В архив попадает только PDF, отсоединённая подпись остаётся в системе или теряется при выгрузке. Проверить подпись по такому файлу нельзя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки согласия и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ».
Сколько стоит ошибка
Обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законом, либо несовместимая с целями сбора, наказывается по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ: штраф для должностных лиц от 50 000 до 100 000 рублей, для юридических лиц от 150 000 до 300 000 рублей. Обработка без письменного согласия, когда оно обязательно, идёт по части 2 той же статьи: от 100 000 до 300 000 рублей для должностных лиц и от 300 000 до 700 000 рублей для юридических. Неуведомление Роскомнадзора о намерении обрабатывать данные — от 30 000 до 50 000 рублей для должностных лиц и от 100 000 до 300 000 рублей для юридических лиц по части 10. Несообщение об утечке обходится дороже всего: от 400 000 до 800 000 рублей для должностных лиц и от 1 000 000 до 3 000 000 рублей для организации по части 11.
Внимание: собственная информационная система работодателя фиксирует дату выдачи подписи и обстоятельства подписания. В разобранном споре эти записи стали доказательством против работодателя: система, которую внедряли ради доказательности, сработала на другую сторону.
Когда электронное хранение согласий не подходит
Перевод согласий в электронный вид выгоден не всем и не всегда. Ситуации, в которых мы сами рекомендуем остаться на бумаге или отложить переход:
- Малая численность и стабильный штат. При 10-15 сотрудниках, которые работают в одном офисе годами, дело с согласиями пополняется несколько раз в год. Затраты на выпуск подписей и настройку ролей не окупятся.
- Работники без смартфона и подтверждённой учётной записи на портале государственных услуг. Для них кадровые документы продолжают вести на бумажных носителях, и согласие не исключение.
- Разовое согласие от лица, не связанного с компанией трудовыми отношениями. Подрядчик, посетитель, представитель контрагента — выпускать под них подпись избыточно.
- Массив согласий на бумаге за прошлые периоды. Переподписывать их электронно смысла нет: документ, созданный на бумаге, на бумаге и хранится до истечения срока.
Отказ работника от перехода на электронные кадровые документы не основание для увольнения и не повод применять к нему санкции. Для отказавшихся сохраняется бумажный порядок, и это закладывается в проект с самого начала, а не выясняется на этапе раскатки.
Стоимость перевода согласий и кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора нужных видов подписи и от того, требуется ли интеграция с учётной системой и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП для работника | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и необходимости интеграции с учётной системой; при численности до 50 человек тариф «Бизнес» считается по минимальной оплате, а не по фактическому числу сотрудников. Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, отдельной строкой в смету они не попадают. Переход между тарифами возможен в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Согласие работает только тогда, когда совпадают три вещи: оно действительно требуется по закону для конкретной цели, подписано способом, который даёт письменную форму, и хранится в той же форме, в которой создано. Бумажный оригинал живёт в деле по номенклатуре, электронный — файлом вместе с файлом подписи, и подмена одного другим лишает документ доказательственной силы. Срок хранения бланка и срок обработки данных считаются раздельно: 3 года после истечения или отзыва согласия против 30 дней на уничтожение данных после достижения цели.
Мы в Добыто ведём согласия отдельным маршрутом внутри КЭДО: система хранит документ вместе с файлом подписи, разграничивает доступ по ролям и отдаёт комплект целиком при выгрузке для проверки или спора. Это снимает ровно ту часть работы, на которой кадровые службы теряют документы при смешанном бумажно-электронном учёте.
Частые вопросы о хранении и подписании согласий
Нужно ли переподписывать согласия при смене оператора КЭДО
Если в тексте согласия поимённо назван прежний провайдер как лицо, которому поручена обработка, согласие переподписывается: перечень получателей данных входит в обязательные сведения по части 4 статьи 9 152-ФЗ и должен соответствовать действительности. Когда в согласии указана категория получателей без наименования конкретной компании, достаточно обновить договор поручения обработки и уведомить работников. Старые согласия при этом не уничтожаются: они продолжают храниться 3 года после истечения срока действия.
Можно ли хранить согласия только в облаке зарубежного сервиса
Нет. Часть 5 статьи 18 152-ФЗ требует, чтобы запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение данных граждан России велись в базах данных на территории России. Зарубежное облако допустимо как вторичный ресурс после первичной записи в российскую базу и при соблюдении правил трансграничной передачи, для которой в ряде случаев требуется отдельное письменное согласие.
Что делать, если работник отозвал согласие, а данные нужны для отчётности
Проверьте, на каком основании обрабатывается конкретный массив. Данные для расчёта зарплаты, ЕФС-1, воинского учёта обрабатываются по закону, отзыв согласия их не затрагивает. Прекращается обработка только тех сведений, у которых согласие было единственным основанием. Решение фиксируется письменно: работнику направляется ответ с перечнем того, что прекращено, и указанием нормы, по которой остальная обработка продолжается.
Как быть с согласиями кандидатов, которых не приняли на работу
Резюме и анкеты кандидатов обрабатываются по согласию, поскольку трудового договора нет. После принятия решения об отказе цель обработки достигнута, и данные уничтожаются в срок, не превышающий 30 дней, либо срок хранения продлевается новым согласием на включение в кадровый резерв. Подтверждением уничтожения служит акт по приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179, а при автоматизированной обработке к акту добавляется выгрузка из журнала регистрации событий.
Обязательно ли вести журнал учёта согласий
Прямого требования вести отдельный журнал согласий в 152-ФЗ нет. Практическую роль выполняет опись дела: она показывает состав документов, даты и сроки хранения. Для автоматизированной обработки журнал регистрации событий информационной системы обязателен по другой причине — выгрузка из него входит в комплект подтверждения уничтожения данных.
Может ли согласие подписать представитель работника по доверенности
Да, часть 4 статьи 9 152-ФЗ прямо предусматривает такой вариант и требует включить в текст фамилию, имя, отчество, адрес представителя, реквизиты его документа, удостоверяющего личность, и реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия. При электронном подписании доверенность входит в комплект хранения наравне с самим документом и файлом подписи, а машиночитаемая доверенность публикуется в реестре.
Нужно ли согласие на обработку данных членов семьи работника
Да, если сведения о супруге и детях обрабатываются для целей, выходящих за рамки прямого требования закона. Данные, необходимые для предоставления гарантий по ТК РФ и налоговых вычетов, работник предоставляет по своей инициативе вместе с подтверждающими документами. Для корпоративного ДМС на членов семьи, новогодних подарков детям и подобных программ оформляется отдельное согласие законного представителя ребёнка либо самого совершеннолетнего члена семьи.
