Согласие на обработку персональных данных при оформлении в штат требуется не на весь кадровый учёт, а на конкретные операции: проверку кандидата, передачу данных внешнему подрядчику или облачному сервису, фото на пропуск и сайт, запрос сведений у прежнего работодателя. Приём, расчёт зарплаты, отчётность в Социальный фонд России и воинский учёт закрываются пунктами 2 и 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ и статьями 86-88 ТК РФ, отдельный бланк для них не нужен. С 1 сентября 2025 года согласие оформляется отдельно от иных информации и документов: строка в трудовом договоре и галочка в анкете больше не работают, это статья 5 Федерального закона от 24.06.2025 № 156-ФЗ. Различие, от которого зависит комплект: цель внутри трудового договора и требований закона — бланк не нужен, появилось третье лицо или цель за пределами трудовых отношений — нужен отдельный подписанный документ с названием получателя.
Разберём бланк построчно: девять обязательных реквизитов по части 4 статьи 9 152-ФЗ, формулировки цели и перечня данных, которые проходят проверку, и те, которые Роскомнадзор читает как неконкретные. Покажем порядок подписания согласия электронной подписью и то, какой документ должен быть подписан раньше него. Сроки хранения, правила при отзыве, штрафы 2026 года по статье 13.11 КоАП, стоимость подключения и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда согласие при приёме нужно, а когда работодатель обходится без него
Обработка персональных данных работника в объёме, необходимом для исполнения трудового договора и обязанностей работодателя по закону, идёт без отдельного согласия. Оформление приёма, ведение личной карточки, начисление зарплаты, сдача ЕФС-1, передача сведений в военкомат, удержание алиментов по исполнительному листу — всё это основания из пунктов 2 и 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ. Требование подписать бланк «на всякий случай» под эти операции создаёт обратный эффект: согласие, полученное там, где оно не требуется, работник может отозвать, и у кадровой службы появляется формальная проблема на пустом месте.
Согласие становится обязательным там, где в цепочку встраивается третье лицо или цель выходит за рамки трудовых отношений. Ниже перечень типовых операций при оформлении новичка.
| Операция при оформлении | Отдельное согласие | Основание |
|---|---|---|
| Приём, кадровый учёт, расчёт зарплаты, отчётность в СФР и ФНС | Не требуется | п. 2 и п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ, ст. 86 ТК РФ |
| Получение сведений о кандидате у прежнего работодателя или иной третьей стороны | Требуется письменное, плюс уведомление о целях, источниках, способах и последствиях отказа | п. 3 ст. 86 ТК РФ |
| Проверка кандидата службой безопасности или внешним подрядчиком | Требуется | ч. 1 ст. 9 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ |
| Передача данных в облачный сервис КЭДО, удостоверяющий центр, бухгалтерию на аутсорсе | Требуется, с названием и адресом получателя | п. 6 ч. 4 ст. 9 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ |
| Оформление полиса ДМС и зарплатного проекта в банке | Требуется | ст. 88 ТК РФ |
| Публикация фотографии, должности и контактов работника на сайте и в соцсетях компании | Требуется отдельное согласие на распространение | ст. 10.1 152-ФЗ |
| Фотографирование для пропуска и системы контроля доступа | Требуется | ч. 1 ст. 9 152-ФЗ |
| Хранение анкеты кандидата, которого не приняли, в базе резерва | Требуется | ч. 1 ст. 9 152-ФЗ |
| Сведения о состоянии здоровья за пределами вопроса о допуске к работе, о членстве в профсоюзе | Запрещено получать и обрабатывать | ст. 86 ТК РФ |
Строки с ДМС и зарплатным проектом чаще всего и определяют, сколько бланков подпишет новичок: если компания работает с одним банком и одной страховой, вместо одного универсального согласия получается три документа с разными получателями и разными перечнями данных.
Полезно знать: перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ закрытый. Расширить его могут указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства, не письмо ведомства и не внутренний регламент компании.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Типовая ситуация выглядит так: служба безопасности просит кандидата принести справку о доходах с прошлого места или характеристику. Законного основания нет, перечень в статье 65 закрытый, и кандидат вправе отказать, а отказать ему в приёме на этом основании нельзя. Прежде чем вносить документ в список для новичка, проверьте, каким именно актом он предусмотрен.»
Что проверить до того, как дать бланк на подпись
- Уведомление в Роскомнадзор. Работодатель, обрабатывающий данные своих работников, подаёт его как оператор персональных данных.
- Политика обработки персональных данных и положение о работе с ними, утверждённые приказом.
- Приказ об ответственном за организацию обработки персональных данных и перечень лиц с доступом.
- Список третьих лиц, которым реально уходят данные: банк, страховая, провайдер КЭДО, удостоверяющий центр, аутсорсинговая бухгалтерия, сервис проверки кандидатов.
- Соглашение об использовании электронной подписи, если согласие планируется подписывать в электронном виде.
Девять реквизитов бланка и формулировки, которые проходят проверку
Состав письменного согласия задан частью 4 статьи 9 152-ФЗ, и он закрытый. Отсутствие любого из пунктов означает, что согласие оформлено с нарушением требований к составу сведений, а это самостоятельный состав правонарушения, а не техническая недоделка.
- Фамилия, имя, отчество, адрес субъекта, номер основного документа, удостоверяющего личность, сведения о дате выдачи и выдавшем органе.
- Данные представителя и реквизиты доверенности, если согласие подписывает представитель.
- Наименование и адрес оператора, получающего согласие.
- Цель обработки персональных данных.
- Перечень персональных данных, на обработку которых даётся согласие.
- Наименование и адрес лица, осуществляющего обработку по поручению оператора, если обработка поручена такому лицу.
- Перечень действий с персональными данными и общее описание используемых способов обработки.
- Срок действия согласия и способ его отзыва.
- Подпись субъекта персональных данных.
Часть 1 той же статьи добавляет к составу качественное требование: согласие должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным. На практике это требование ломает два привычных оборота. Цель «в связи с трудовыми отношениями» не является конкретной, потому что не позволяет понять, какую операцию работник разрешил. Формулировка «передача третьим лицам» без названия получателя не является предметной: проверяющий видит, что субъект не знал, кому уходят его данные.
Рабочая цель звучит иначе: «проверка достоверности сведений, предоставленных кандидатом, по открытым государственным реестрам и подтверждение трудового стажа у предыдущих работодателей». Рабочий получатель называется полностью: наименование, ИНН, адрес. Перечень данных пишется списком конкретных полей, а не оборотом «иные данные, необходимые работодателю». Часть 3 статьи 9 возлагает доказывание получения согласия на оператора, и доказывать придётся не факт подписи, а соответствие того, что вы делаете, тому, на что человек согласился.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Вопрос, который я советую задавать поставщику любого облачного решения прямо: перечислите всех, кто получит доступ к данным. Не «данные хранятся защищённо», а список лиц. Обычно там не одна компания, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Эти три наименования и должны оказаться в бланке согласия, иначе передача данных им ничем не закрыта.»
Как заполнить согласие на обработку персональных данных при оформлении в штат: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите цель. Одна цель — один бланк. Проверка кандидата, оформление ДМС и публикация фото на сайте не объединяются в один документ, потому что работник должен иметь возможность согласиться на одно и отказаться от другого.
- Шаг 2. Выпишите перечень данных ровно под цель. Для проверки по реестрам это фамилия, имя, отчество, дата рождения, реквизиты паспорта. Для ДМС добавляется дата рождения и контакты. Данные, не нужные для заявленной цели, из перечня убираются.
- Шаг 3. Назовите получателей поимённо. Наименование, ИНН и адрес каждой организации, которой передаются данные или которая обрабатывает их по вашему поручению.
- Шаг 4. Перечислите действия и способы обработки. Сбор, запись, систематизация, хранение, уточнение, использование, передача, удаление, уничтожение, с указанием на автоматизированную или неавтоматизированную обработку.
- Шаг 5. Укажите срок действия и способ отзыва. Срок привязывается к цели: для проверки кандидата это срок рассмотрения кандидатуры, для кадровых целей — срок трудового договора и период хранения документов после его прекращения. Способ отзыва описывается процедурно: письменное заявление в отдел кадров или подписанное электронной подписью обращение в системе КЭДО.
- Шаг 6. Внесите реквизиты сторон. Данные работника из паспорта, данные работодателя как оператора, а при подписании представителем — реквизиты доверенности.
- Шаг 7. Оформите отдельным документом. С 1 сентября 2025 года согласие не может быть разделом трудового договора, пунктом анкеты или строкой заявления. Отдельный лист, отдельная подпись, отдельная дата.
Факт: работники, начавшие трудовую деятельность до 1 января 2022 года, вправе отказаться от перехода на КЭДО. Для тех, чей стаж начался позже, отдельное согласие на электронный документооборот не требуется, но согласие на обработку персональных данных это правило не отменяет.
Как подписать согласие электронной подписью и в каком порядке
Часть 4 статьи 9 152-ФЗ признаёт равнозначным бумажному согласие в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в соответствии с федеральным законом. Ключевое слово здесь «в соответствии»: для квалифицированной подписи равнозначность возникает в силу закона, а для простой и неквалифицированной нужно соглашение между участниками обмена. Без такого соглашения электронное согласие остаётся файлом без доказательственной силы.
Отсюда порядок, который при оформлении нового сотрудника нарушают чаще всего. Сначала подписывается соглашение об использовании электронной подписи, затем согласие на обработку персональных данных, и только после этого остальные документы приёма. Если соглашение об электронном взаимодействии подписано после согласия, вы получаете документ, подписанный подписью, применение которой стороны на тот момент не согласовали.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Различие между видами подписи не про степень защиты, а про основание равнозначности. Квалифицированная равнозначна собственноручной в силу закона, для простой и неквалифицированной нужно соглашение между участниками обмена, и в спорах ломается именно здесь. Выбирая для согласий простую подпись, вы одновременно берёте обязанность иметь соглашение и локальный акт с правилами определения лица по его подписи.»
Подпишите согласие или другой кадровый документ электронной подписью онлайн
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
В Добыто КЭДО документ идёт по заданному маршруту подписания, и согласие удобно ставить первым шагом маршрута приёма: пока оно не подписано, следующие документы сотруднику не уходят. Такая последовательность снимает разбирательства задним числом о том, что чем закрывалось.
Лайфхак: при выборе облачного сервиса запросите у поставщика полный список лиц, получающих доступ к данным, и физическое место хранения. Эти наименования переносятся в пункт согласия о лице, обрабатывающем данные по поручению оператора.
Важный нюанс из практики: часть компаний выдаёт электронную подпись только после испытательного срока, чтобы не отзывать ключи у тех, кто не останется. Следствие такого решения редко просчитывают: приём, то есть самый документоёмкий момент, целиком остаётся бумажным, включая согласия. Развилку стоит проходить осознанно: при низкой текучести подпись выдают при приёме, при высокой — после испытания, а третий вариант снимает вопрос выдачи вовсе, если сотрудник подписывает документы подписью, полученной через государственный сервис.
Пять ошибок, из-за которых подписанное согласие не работает
Ошибка первая: одно универсальное согласие на всё. Мотив понятен — меньше бумаг для новичка. Результат обратный: документ, который одновременно разрешает кадровый учёт, проверку службой безопасности, передачу в банк и публикацию фото, не является конкретным и предметным по части 1 статьи 9. Отзыв такого согласия тоже становится проблемой, потому что работник отзывает его целиком.
Ошибка вторая: согласие внутри трудового договора или анкеты. До 1 сентября 2025 года это была спорная, но распространённая практика. Сейчас это прямое нарушение требования об оформлении отдельно от иных информации и документов.
Ошибка третья: перечень данных шире цели. Формулировка «и иные данные, необходимые работодателю» превращает согласие в незаполненный реквизит. Проверяющий сопоставляет заявленный перечень с фактически обрабатываемым массивом, и расхождение работает против оператора.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Ошибка четвёртая: нет срока и способа отзыва. Эти два элемента входят в обязательный состав. Бланк без них формально неполон, и последствия те же, что при отсутствии согласия.
Ошибка пятая: согласие собрано, а локальные акты не обновлены. Политика обработки, положение, перечень лиц с доступом и договоры с подрядчиками должны описывать ту же схему, что и бланк. Расхождение между документом на подпись и внутренним регламентом проверяющий видит сразу.
В практике Добыто чаще всего правится именно цель обработки: из абстрактной формулировки её разворачивают в перечень операций, по одной на бланк. Это увеличивает количество документов на входе и сокращает переписку при любой проверке.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему кадрового электронного документооборота, прошёл четыре инстанции. У работодателя было и положение о КЭДО, и перечень документов, и согласие работника. Кассация акты нижестоящих судов отменила, и при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, фактически подписывал за работника другой человек, и всё это зафиксировала собственная система работодателя. Система, внедрённая ради доказательности, сработала против него.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, описан ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в локальном акте порядок идентификации не описан, спор проигрывается и при технически исправной подписи. Проверьте по своей системе, что дата выдачи подписи и дата первого подписанного документа не совпадают.»
Образцы согласий и документов для оформления сотрудника
Комплект собран под приём в штат, начинать стоит с базового согласия на обработку персональных данных и сверять с ним остальные бланки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Согласие на обработку ПДн для выпуска сертификата электронной подписи | Скачать |
| Согласие на проверку службой безопасности | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Сколько хранить согласие и что делать при его отзыве
Срок хранения зависит от того, где физически живёт документ. Согласия, сформированные в отдельное дело, хранятся 3 года после истечения срока действия или отзыва по статье 441 перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Согласие, подшитое в личное дело, живёт по сроку дела: 50 лет для дел, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года. Выбор между двумя вариантами делается один раз и фиксируется в номенклатуре дел, иначе через несколько лет кадровая служба не сможет ответить, что уничтожать, а что оставлять.
Отзыв согласия не означает автоматическую остановку всей обработки. Часть 2 статьи 9 152-ФЗ прямо разрешает оператору продолжить обработку без согласия при наличии оснований из пунктов 2-11 части 1 статьи 6, части 2 статей 10 и 11. Практический разбор выглядит так: работник отозвал согласие, кадровый учёт и отчётность в СФР продолжаются, потому что они основаны на законе и трудовом договоре, а проверка службой безопасности и передача данных в страховую прекращаются. Если сохранение данных для целей обработки больше не требуется, они уничтожаются в срок не более 30 дней с даты поступления отзыва.
Отдельная задача — ответ на письменный запрос работника о его данных. Он вправе получить сведения об обработке, и отказ в предоставлении становится самостоятельным поводом для жалобы. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно для того, чтобы такие сценарии отработались на 20-30 сотрудниках, а не на всём штате сразу.
Штрафы и цена ошибки в 2026 году
Обработка персональных данных без согласия в письменной форме, когда оно требуется, а также согласие с нарушением требований к составу сведений наказываются по части 2 статьи 13.11 КоАП РФ: должностное лицо от 100 000 до 300 000 рублей, организация от 300 000 до 700 000 рублей. Повторное нарушение поднимает планку для организации до диапазона от 1 000 000 до 1 500 000 рублей. Обработка в случаях, не предусмотренных законом, либо несовместимая с целями сбора, идёт по части 1 той же статьи: от 150 000 до 300 000 рублей на организацию, при повторе до 500 000 рублей. Размеры действуют с 30 мая 2025 года, они введены Федеральным законом от 30.11.2024 № 420-ФЗ.
Отдельный состав относится к самому статусу оператора. Работодатель, который обрабатывает данные своих работников, обязан подать уведомление об обработке персональных данных, и его форма доступна на портале персональных данных Роскомнадзора вместе с реестром операторов, по которому можно проверить, числится ли компания в нём. Непредставление уведомления обходится организации в сумму от 100 000 до 300 000 рублей.
Внимание: по процессам, переведённым в электронный вид, документ обратно в бумаге уже не оформляется. Это не второй канал в дополнение к бумажному, а замена способа, и откатиться по конкретному документу нельзя.
Считать стоит не только штраф. Неправильно оформленное согласие обесценивает всё, что на нём построено: заключение по проверке кандидата, переданное подрядчику, и данные, ушедшие в страховую, становятся обработкой без основания. Переподписание согласий по всему штату силами кадровой службы занимает недели, а на численности от нескольких сотен человек превращается в отдельный проект со сверкой и досбором подписей у отсутствующих.
Стоимость перевода согласий и кадровых документов в электронный вид
Стоимость определяется численностью сотрудников, набором функций и тем, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП, тариф «Бизнес» | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: на тарифе «Бизнес» действует минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 рублей в год, поэтому компании до 25 человек обычно считают от тарифа «Старт». Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Переход между тарифами доступен в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Отдельный бланк нужен не под весь кадровый учёт, а под операции, где появляется третье лицо или цель за пределами трудового договора. Состав документа закрыт частью 4 статьи 9 152-ФЗ, и любой недостающий реквизит приравнивается к обработке без согласия. С 1 сентября 2025 года согласие оформляется отдельно от других документов, а в электронном виде работает только при подписи, применение которой стороны согласовали заранее.
Мы в Добыто ведём маршруты подписания так, чтобы согласие стояло первым шагом при оформлении, а состав бланков сверялся с тем, кому реально уходят данные: банку, страховой, удостоверяющему центру. Такая сверка занимает один рабочий день на старте и снимает большую часть вопросов при последующих проверках.
Частые вопросы
Нужно ли переподписывать согласия, полученные до 1 сентября 2025 года?
Требование об оформлении отдельным документом применяется к согласиям, которые оформляются после этой даты, ранее полученные автоматически не аннулируются и действуют до истечения срока или отзыва. Переподписать придётся в двух случаях: если меняется цель обработки или состав передаваемых данных, и если старое согласие было включено в текст трудового договора и вы продолжаете опираться на него в операциях, где согласие обязательно.
Можно ли отказать кандидату, который не подписал согласие на проверку?
Проводить проверку без подписанного согласия нельзя, но отказ в приёме обосновывается деловыми качествами по статье 64 ТК РФ, а не самим фактом отказа подписать бланк. Кандидат вправе потребовать письменное объяснение причины отказа, и работодатель обязан дать его в течение 7 рабочих дней. Формулировка «не прошёл по линии безопасности» в таком ответе не является указанием на деловые качества.
Сколько согласий подписывает один новичок?
От одного до четырёх в зависимости от схемы работы компании: базовое согласие по операциям, где нет иного основания, отдельное на проверку кандидата, отдельное на передачу данных в банк и страховую, отдельное на распространение фото и должности на сайте. Объединять их в один документ нельзя из-за требования конкретности по части 1 статьи 9 152-ФЗ.
Что будет, если в бланке не указан срок действия согласия?
Срок действия и способ отзыва входят в обязательный состав сведений по части 4 статьи 9 152-ФЗ. Бланк без них считается оформленным с нарушением требований к составу, а это часть 2 статьи 13.11 КоАП: от 300 000 до 700 000 рублей на организацию. Бессрочным согласие по умолчанию не становится.
Обязана ли компания подавать уведомление в Роскомнадзор, если обрабатывает данные только своих работников?
Да. Исключение для операторов, обрабатывающих данные исключительно работников, отменено, и уведомление подаётся до начала обработки. Непредставление уведомления влечёт штраф на организацию от 100 000 до 300 000 рублей, при этом нарушением считается и неактуальность ранее поданных сведений: изменившиеся цели, состав данных или способы обработки.
Нужно ли согласие на обработку данных членов семьи работника?
Данные супруга и детей, которые работник приносит для налогового вычета или оформления полиса, относятся к другим субъектам персональных данных. Работник не может дать согласие за них: требуется согласие самих совершеннолетних членов семьи, а за детей его даёт законный представитель. Свидетельства о рождении при этом не являются документом для приёма и передаются в бухгалтерию под конкретную цель.
