Обработка персональных данных допускается для работника только после того, как работодатель оформил четыре вещи: утверждённый руководителем перечень лиц с доступом, локальный нормативный акт о порядке обработки, ознакомление работника с этим актом под подпись и закреплённую обязанность не разглашать данные. Единого документа с названием «допуск» в 152-ФЗ нет: требование собирается из пункта 6 части 1 статьи 18.1 152-ФЗ, статьи 88 ТК РФ и подпункта «в» пункта 13 постановления Правительства № 1119. Объём доступа ограничен функцией: специально уполномоченное лицо получает только те данные работника, которые нужны для выполнения конкретных задач. Главное различие, от которого зависит комплект, — способ обработки. Для информационной системы обязателен утверждённый перечень лиц, для бумажной картотеки достаточно информирования по пункту 6 постановления Правительства № 687.
Разберём, кого включать в перечень, а кого нет, какие формулировки приказа вызывают вопросы при проверке, и чем допуск работника отличается от согласия субъекта: эти два документа путают чаще всего. Покажем, как ограничить объём данных ролями в кадровой системе и как снять допуск при переводе и увольнении. Штрафы по статье 13.11 КоАП в действующей редакции, сценарная таблица по уровням защищённости, порядок отзыва доступа, стоимость подключения и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Из чего складывается допуск к персональным данным
Допуск — это не одна бумага, а набор из шести элементов, каждый со своим основанием. Роскомнадзор при проверке смотрит не на наличие приказа с красивым названием, а на то, закрыт ли каждый элемент. Чаще всего у компаний есть политика обработки и лист ознакомления, но нет утверждённого перечня лиц и разграничения объёма данных по функциям.
| Элемент допуска | Основание | Чем подтверждается |
|---|---|---|
| Перечень лиц, доступ которых к данным в информационной системе необходим для выполнения трудовых обязанностей | Подпункт «в» пункта 13 ПП № 1119 | Документ, утверждённый руководителем оператора |
| Ограничение объёма данных функцией работника | Статья 88 ТК РФ | ЛНА о порядке обработки, должностная инструкция, настройки ролей в системе |
| Ознакомление работника с законодательством о персональных данных, политикой и ЛНА либо обучение | Пункт 6 части 1 статьи 18.1 152-ФЗ, пункт 8 части 1 статьи 86 ТК РФ | Подпись в листе ознакомления, журнал учёта обучения |
| Информирование о факте, категориях и правилах обработки без средств автоматизации | Пункт 6 ПП № 687 | Отдельный лист информирования или раздел ЛНА с подписью |
| Ответственный за организацию обработки персональных данных | Пункт 1 части 1 статьи 18.1 и статья 22.1 152-ФЗ | Приказ о назначении, подотчётность исполнительному органу |
| Ответственный за обеспечение безопасности данных в информационной системе | ПП № 1119, требования начиная с 3 уровня защищённости | Приказ о назначении должностного лица |
Две последние строки нужны не всем: ответственный за организацию обработки назначается любым оператором-юридическим лицом, а ответственный за безопасность в системе — только при 3 уровне защищённости и выше. Уровень определяется типом данных и количеством субъектов, и от него же зависит, нужна ли автоматическая регистрация изменения полномочий работника в электронном журнале безопасности: такое требование появляется на 1 уровне.
Кого включать в перечень допущенных лиц
Статья 88 ТК РФ формулирует критерий жёстко: доступ разрешается только специально уполномоченным лицам, и эти лица получают только те данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Отсюда следует практическое правило отбора: в перечень попадает не тот, кто хочет видеть данные, а тот, без чьего доступа процесс останавливается.
Типовой состав в компании до 500 человек выглядит так: специалист по кадровому делопроизводству, расчётчик заработной платы, руководитель кадровой службы, рекрутер, системный администратор с правами на базу, сотрудник службы безопасности, делопроизводитель, принимающий заявления. Дальше начинаются спорные позиции. Руководитель подразделения нужен в перечне, если согласует отпуска и видит табель, но ему не требуется доступ к данным о здоровье и к сведениям о семье подчинённых. Секретарь, который сканирует паспорта для пропусков, в перечень попадает почти всегда, а в кадровых приказах его забывают.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Типовая ситуация: служба безопасности просит принести справку о доходах с прошлого места или характеристику, а кадровик молча запрашивает её у работника. Законного основания для таких требований нет, и отказать в приёме на этом основании нельзя. Перед тем как давать сотруднику доступ к анкетам и сканам, проверьте, какие поля он вообще вправе видеть и запрашивать: перечень данных в анкете должен соответствовать целям, заявленным в вашей политике обработки.»
Проверка перечня занимает полдня и делается сверкой трёх списков: должности из приказа, фактические учётные записи в кадровой системе, ключи и папки с бумажными личными делами. В практике Добыто эти три списка совпадают редко: чаще всего в системе остаются учётные записи переведённых сотрудников и внешних консультантов, которых в приказ никто не вносил.
Что проверить до издания приказа
- Утверждена ли политика обработки персональных данных и опубликована ли она, если сбор идёт через сайт.
- Назначен ли ответственный за организацию обработки и получает ли он указания напрямую от исполнительного органа.
- Определён ли уровень защищённости информационной системы и какие требования он добавляет.
- Какие категории данных обрабатываются: только обычные или ещё специальные, то есть сведения о здоровье, и биометрические.
- Где физически лежат бумажные носители и кто имеет ключ от шкафа.
- Есть ли обработчики по договору: аутсорсинговая бухгалтерия, провайдер КЭДО, кадровое агентство.
Допуск работника и согласие субъекта: что путают
Допуск оформляется в отношении того, кто обрабатывает данные. Согласие берётся у того, чьи данные обрабатываются. Документы живут в разных плоскостях, и наличие одного не закрывает потребность в другом.
Для обработки данных собственных работников в целях трудовых отношений согласие, как правило, не требуется: основание даёт исполнение трудового договора и нормы главы 14 ТК РФ. Согласие нужно там, где обработка выходит за рамки: передача сведений третьим лицам, публикация фотографии на сайте или в корпоративном мессенджере, обработка специальных категорий, биометрия для системы прохода, проверка кандидата по внешним базам. Работодатели, которые собирают общее согласие «на всё» при приёме, получают документ без конкретных целей, а Роскомнадзор оценивает согласие по конкретности целей и перечня действий.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Соберите согласие на обработку персональных данных под свои цели
Статус оператора персональных данных проверяется по открытому источнику: организация ищет себя в реестре операторов, осуществляющих обработку персональных данных на портале Роскомнадзора. Если записи нет, уведомление не подавалось, и допуск работников оформляется в организации, которая формально не заявила о себе как об операторе. Это первое, что видит проверяющий, и исправляется это до приказов о допуске, а не после.
Порядок оформления допуска: семь шагов
Порядок выстроен так, чтобы к моменту первого входа работника в кадровую систему все основания уже существовали. Ознакомление задним числом — самая частая претензия при проверке, потому что дата подписи в листе ознакомления сравнивается с датой создания учётной записи.
Как оформить допуск работника к персональным данным: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите приказом локальный нормативный акт о порядке обработки и защиты персональных данных. В него включается порядок хранения и использования данных, который работодатель устанавливает самостоятельно по статье 87 ТК РФ.
- Шаг 2. Издайте приказ с перечнем должностей и лиц, допущенных к обработке, отдельно указав категории данных для каждой должности. Формулировка «все работники отдела кадров» перечнем не считается: подпункт «в» пункта 13 ПП № 1119 требует документ, определяющий перечень лиц.
- Шаг 3. Впишите в должностную инструкцию обязанности по обработке и в трудовой договор условие о неразглашении персональных данных, ставших известными в связи с исполнением трудовых обязанностей.
- Шаг 4. Ознакомьте работника под подпись с политикой, ЛНА и его правами в области обработки данных. Пункт 8 части 1 статьи 86 ТК РФ требует именно подпись, а не рассылку по почте.
- Шаг 5. Возьмите обязательство о неразглашении и о прекращении обработки после увольнения. Документ не заменяет ЛНА, но фиксирует персональную ответственность.
- Шаг 6. Если работник ведёт бумажные личные дела или картотеку, подпишите отдельный лист информирования по пункту 6 ПП № 687: факт обработки, категории данных, особенности и правила.
- Шаг 7. Заведите учётную запись с ролью, соответствующей перечню, и зафиксируйте выдачу доступа. Дата выдачи не может быть раньше даты ознакомления.
Полезно знать: перечень документов, которые работодатель вправе требовать при приёме, закрытый. Расширить его могут указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства, не письмо ведомства и не внутренний регламент компании.
Шаблоны документов для оформления допуска к персональным данным
Комплект собран под последовательность из семи шагов: начинать удобнее с правил обработки, к ним привязываются приказ об утверждении и лист ознакомления.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Журнал учёта обучения персонала | Скачать |
Коммерческая тайна и персональные данные: два разных режима допуска
Компании часто включают персональные данные работников в перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, и считают вопрос закрытым. Режимы устроены по-разному, и один другой не поглощает.
Статья 11 98-ФЗ обязывает работодателя ознакомить работника под расписку с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, с установленным режимом и мерами ответственности за его нарушение, а также создать условия для соблюдения режима. Там же есть норма, о которой вспоминают редко: доступ работника к такой информации осуществляется с его согласия, если это не предусмотрено его трудовыми обязанностями. Для персональных данных согласия работника-обработчика не требуется, основанием служат трудовые обязанности и приказ работодателя.
Практическое следствие для увольнения. Разглашение персональных данных другого работника даёт основание для расторжения договора по подпункту «в» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ, но только если обязанность не разглашать эти сведения закреплена в трудовом договоре или ЛНА, работник с ней ознакомлен, а сведения стали известны ему в связи с исполнением трудовых обязанностей. Без записи в трудовом договоре увольнение по этому основанию разваливается в суде, сколько бы обязательств о неразглашении работник ни подписал отдельными бумагами.
Автоматизированная и бумажная обработка: чем отличается комплект
Один и тот же кадровик может одновременно вести личные дела в шкафу и работать в 1С:ЗУП. Это две разные обработки с разными требованиями, и оформлять их одним листом ознакомления недостаточно.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Бумажная картотека личных дел, без информационной системы | Информирование по пункту 6 ПП № 687, условия хранения носителей, исключающие несанкционированный доступ, раздельная фиксация данных с несовместимыми целями | Настройка ролей, журналы доступа |
| Кадровая программа на своём сервере, обычные категории данных | Утверждённый перечень лиц, режим доступа в помещение с сервером, сохранность носителей, сертифицированные средства защиты | Отдельное подразделение по безопасности данных |
| Облачный сервис КЭДО, данные работников у провайдера | Договор поручения обработки с перечнем действий и целей, роли и маршруты согласования, зашифрованный канал обмена | Собственный режим серверного помещения |
| Обработка специальных категорий: медицинские заключения, сведения об инвалидности | Отдельное основание обработки, сокращённый круг допущенных, ответственный за безопасность данных в системе | Общий для всех лист ознакомления |
Столбец «что вторично» не означает «не нужно»: он показывает, на что не стоит тратить ресурс первым, если комплект собирается с нуля и времени мало.
Настройка доступа в кадровой системе: роли вместо списков
Бумажный перечень допущенных лиц не работает, пока он не совпадает с правами в системе. Разграничение строится по ролям: роль определяет, какие документы и какие поля видит пользователь, а маршрут согласования определяет, кому документ вообще попадёт на подпись. Если за каждым подразделением закреплён свой кадровый специалист, система должна определять получателя заявления сама, по заложенным алгоритмам, а не оставлять выбор тому, кто заявление отправляет.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно ради проверки прав: на пилоте видно, что руководитель филиала получает документы чужого подразделения или что расчётчик видит сканы паспортов, которые ему не нужны. В сервисе Добыто маршрут согласования и роль настраиваются от штатного расписания, поэтому изменение подразделения работника автоматически меняет и состав тех, кто видит его документы.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Увольнение и перевод должны запускать техническую задачу автоматически: закрыть учётную запись, снять роль, отозвать доступ к папкам. Если это остаётся устной просьбой кадровика в адрес администратора, задача теряется в первый же загруженный день. Проверьте, есть ли у вас в процессе увольнения отдельный шаг с исполнителем и сроком, а не строчка в чек-листе без ответственного.»
Ошибки при оформлении допуска и цена каждой
Ошибки здесь однотипные, и цена у них считается не в стоимости переоформления документа.
- Перечень лиц заменён формулировкой по подразделениям. Делают ради экономии времени: не надо менять приказ при каждом кадровом движении. Документ перестаёт отвечать требованию ПП № 1119, и при проверке фиксируется отсутствие обязательной меры.
- Ознакомление оформлено общим листом на весь коллектив. Такой лист не показывает, с какой редакцией ЛНА ознакомлен конкретный работник, и после обновления акта доказательная ценность подписи теряется.
- Допуск выдан шире функции. Расчётчик видит медицинские заключения, рекрутер — данные действующих работников. Прямое расхождение со статьёй 88 ТК РФ.
- Обязательство о неразглашении есть, а условия в трудовом договоре нет. Увольнение за разглашение данных другого работника в такой конфигурации не проходит проверку в суде.
- Учётная запись живёт дольше трудовых отношений. Доступ уволенного к системе — готовый состав для претензий, если данные всплывут на стороне.
Денежная сторона по статье 13.11 КоАП в редакции, действующей с 30 мая 2025 года: обработка в случаях, не предусмотренных законом, стоит организации от 150 000 до 300 000 рублей, обработка без необходимого согласия — от 300 000 до 700 000 рублей, отсутствие опубликованной политики обработки — от 30 000 до 60 000 рублей. Утечка данных от 1 000 до 10 000 субъектов — от 3 до 5 млн рублей, свыше 100 000 субъектов — от 10 до 15 млн рублей. Незаконные использование, передача, сбор или хранение компьютерной информации с персональными данными, полученной незаконным путём, образуют состав по статье 272.1 УК РФ: штраф до 300 000 рублей, принудительные работы или лишение свободы на срок до четырёх лет.
Внимание: вопрос при увольнении звучит не «сдал ли работник свой токен», а «чьими ключами он пользовался и какие пин-коды знал». Если уходит бухгалтер, два года подписывавший отчётность ключом директора, отзывать надо ключ директора.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Когда оформлять допуск не нужно
Не каждая работа с чужими сведениями требует отдельного комплекта. Допуск не оформляется, если работник не обрабатывает персональные данные по существу: уборщик, который находится в помещении с картотекой, но не открывает её, водитель со списком фамилий на пропуск разового въезда, сотрудник, получающий обезличенную статистику по численности без привязки к конкретным людям.
Отдельная ситуация — внешний обработчик. Аутсорсинговая бухгалтерия или провайдер кадрового сервиса действует по договору поручения обработки, а допуск своим сотрудникам оформляет сам, своими приказами и своими ЛНА. Работодателю в этом случае нужен не приказ о допуске чужих специалистов, а договор с перечнем действий, целями обработки и обязанностью обработчика соблюдать конфиденциальность и требования безопасности.
Как снять допуск при переводе и увольнении
Снятие допуска устроено сложнее выдачи, потому что объектов несколько и живут они в разных местах. Кадровая часть закрывается приказом об исключении из перечня, техническая — закрытием учётной записи, а если работник пользовался электронной подписью, добавляется третий контур.
Порядок, который мы рекомендуем работодателям: в день решения об увольнении отозвать машиночитаемые доверенности через личный кабинет и проверить, не выданы ли на их основе доверенности следующего уровня; в последний рабочий день принять носитель под роспись с фиксацией в журнале учёта, подать заявление на отзыв сертификата, пока работник на месте, и закрыть доступы в информационные системы; в течение суток после увольнения проверить статус сертификата и доверенностей. По статье 14 63-ФЗ у удостоверяющего центра есть двенадцать часов на внесение записи в реестр, и действие сертификата прекращается с момента внесения.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Отзывается в первую очередь доверенность, сертификат во вторую. Подпись принадлежит человеку и уходит вместе с ним: уволенный вправе получить новый сертификат на себя как на физическое лицо, и если ваша доверенность продолжает действовать, он подпишет ею документы от имени компании. Порядок отзыва сертификата по инициативе работодателя выясняйте в своём удостоверяющем центре заранее, а не в день увольнения.»
Лайфхак: заявление на отзыв сертификата подписывайте, пока работник ещё на рабочем месте. Если регламент удостоверяющего центра требует личной явки владельца, после конфликтного увольнения отозвать подпись вы не сможете.
При переводе внутри компании допуск не снимается, а переоформляется: меняется набор данных, необходимых для новой функции. Перевод из рекрутинга в расчётную группу означает, что доступ к анкетам кандидатов закрывается, а доступ к данным о заработной плате открывается. В практике Добыто именно переводы дают основную часть расхождений между приказом и фактическими правами: увольнение все помнят, перевод — нет.
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей для допущенных сотрудников
Стоимость складывается из численности сотрудников, набора нужных видов электронной подписи и требований к размещению данных. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф, бесплатно | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП для кадровой службы | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Разграничение прав по ролям и маршруты согласования настраиваются на любом тарифе, разница касается интеграции, архива и уровня поддержки. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Допуск к персональным данным собирается из нескольких оснований сразу: утверждённого перечня лиц, ЛНА о порядке обработки, подписи работника об ознакомлении и закреплённой в трудовом договоре обязанности не разглашать сведения. Объём доступа определяется функцией работника, а не его должностным весом. Для бумажной обработки добавляется информирование по постановлению № 687, для информационной системы — разграничение прав и учёт изменений полномочий. Снятие допуска устроено сложнее выдачи: кадровый приказ, учётная запись и электронная подпись отзываются по разным процедурам и с разной скоростью.
Мы в Добыто внедряем кадровый электронный документооборот так, чтобы перечень допущенных лиц и фактические права в системе не расходились: роли строятся от штатного расписания, а перевод или увольнение меняют состав тех, кто видит документы работника. Это снимает основную часть расхождений, которые обнаруживаются при внутреннем аудите обработки персональных данных.
Частые вопросы
Нужно ли оформлять допуск сотрудникам аутсорсинговой бухгалтерии
Нет, своим приказом вы чужих работников не допускаете. С аутсорсером заключается договор поручения обработки, в котором указываются перечень действий с данными, цели обработки, обязанность соблюдать конфиденциальность и требования к защите. Допуск конкретным специалистам оформляет сам обработчик, своими приказами и своим ЛНА. Ответственность перед работником при этом остаётся на вас как на операторе.
Можно ли указать в приказе должности вместо фамилий
Требование сформулировано как документ, определяющий перечень лиц. На практике удобна двухуровневая конструкция: в приказе закрепляются должности с указанием категорий доступных данных, а поимённый список ведётся приложением и обновляется при кадровых движениях. Тогда при каждом приёме и переводе меняется приложение, а не сам приказ, и перечень остаётся актуальным.
Обязательно ли обучение или достаточно ознакомления под подпись
Пункт 6 части 1 статьи 18.1 152-ФЗ говорит об ознакомлении «и (или) обучении», поэтому ознакомления под подпись формально достаточно. Обучение имеет смысл для тех, кто работает с информационной системой и специальными категориями данных: там ошибка настройки прав или выгрузки стоит дороже. Факт обучения фиксируется в журнале учёта с датой, темой и подписью.
Что делать, если работник отказывается подписывать лист ознакомления
Составляется акт об отказе в присутствии двух работников, с датой, временем и указанием документа, с которым работника знакомили. Обязанность работодателя считается исполненной, а сам отказ не освобождает работника от соблюдения порядка обработки. При этом отказ — повод пересмотреть допуск: если человек не готов принимать режим, доступ к данным коллег ему давать рискованно.
Нужно ли переоформлять допуск при обновлении положения об обработке данных
Приказ с перечнем лиц переиздавать не нужно, если состав допущенных не изменился. Ознакомление проводится заново: подпись под прежней редакцией не подтверждает знание новой. Поэтому в листе ознакомления указывается редакция и дата утверждения акта, а не только его название.
Надо ли уведомлять Роскомнадзор, если обрабатываются только данные работников
Да. Освобождение, которое раньше позволяло работодателям не подавать уведомление при обработке данных собственных работников, отменено. Уведомление подаётся в территориальный орган до начала обработки, а сведения о компании появляются в реестре операторов. Проверить себя можно по названию организации и ИНН в открытом реестре.
