Прекращение обработки персональных данных означает остановку действий со сведениями, для которых больше нет законного основания, и их уничтожение в предусмотренных законом случаях. При отсутствии других законных оснований отзыв согласия на обработку персональных данных требует уничтожения ненужных сведений в пределах 30 календарных дней, а отдельное требование прекратить обработку исполняется в течение 10 рабочих дней с возможным продлением на 5 рабочих дней по мотивированному уведомлению. Увольнение само по себе не отменяет обязанности хранить трудовой договор и другие архивные документы. Обработку по согласию прекращают при его отзыве; кадровый учёт и обязательное архивное хранение продолжаются на самостоятельных законных основаниях.
Работнику необходимо обозначить, какие сведения и действия затрагивает обращение. Работодатель проверяет основание для каждой категории данных, отделяет обязательные документы от лишних копий и поручает уничтожение ответственным исполнителям. Таблица сроков помогает выбрать между 7 рабочими днями и 30 календарными днями, а порядок оформления обращения связывает решение с конкретными файлами. Во второй половине материала разобраны резервные копии, акт уничтожения, выгрузка журнала событий и проверка результата у подрядчика. Там же приведены опубликованные тарифы КЭДО: стоимость системы отделена от юридических сроков исполнения требования.
Какая обработка прекращается после отзыва согласия
Хранение сведений тоже входит в обработку: это следует из статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Поэтому отключённая учётная запись при сохранённой базе ещё не подтверждает уничтожение. Блокирование временно останавливает обработку, а уничтожение делает восстановление содержания данных невозможным либо уничтожает материальный носитель.
Работодатель остаётся оператором персональных данных, поскольку определяет цели и состав обработки. Сервис или другая организация, работающая по его поручению, выполняет согласованные действия. По части 5 статьи 6 152-ФЗ перед работником за такую обработку отвечает оператор; отправка заявки подрядчику не завершает исполнение требования.
Отзыв действует в отношении согласия, которое работник дал для определённых целей. Часть 2 статьи 9 допускает продолжение обработки без согласия на основаниях, названных в пунктах 2-11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11. Для расчёта зарплаты и исполнения трудового договора проверяют договорное и законодательное основания. Продолжать необязательную обработку только потому, что человек остаётся работником, нельзя.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «При выборе облачной системы кадровые документы могут попасть к провайдеру и другим участникам инфраструктуры. Я советую заранее запросить полный перечень лиц, которые получат доступ к сведениям. Такой перечень позволяет проверить, кому именно передаются документы и как разграничен доступ.»
В Добыто мы включаем проверку участников обработки и разграничения доступа в оценку системы КЭДО. Для прекращения обработки этот перечень позволяет определить, у кого необходимо проверить исполнение решения работодателя.
Правила кадрового архива относятся к документам работников по трудовому договору, включая дистанционных работников. Исполнители по ГПХ и самозанятые тоже имеют права по 152-ФЗ, но кадровые требования Трудового кодекса РФ на них автоматически не распространяются. Согласие на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ и согласие на обработку персональных данных проверяют отдельно.
Сроки прекращения обработки и уничтожения данных
Единого срока удаления всех сведений о работнике нет: статьи 20 и 21 152-ФЗ устанавливают разные действия и разные начальные даты. Нормы приведены для ситуации, когда соответствующее требование применимо и отсутствует законное основание сохранять данные.
| Основание | Действие и срок | Начало отсчёта и норма |
|---|---|---|
| Требование прекратить обработку | Прекратить в течение 10 рабочих дней; продление до 5 рабочих дней допускается с мотивированным уведомлением | Получение требования; часть 5.1 статьи 21 |
| Цель обработки достигнута | Прекратить обработку и уничтожить данные в пределах 30 календарных дней | Достижение цели; часть 4 статьи 21 |
| Согласие отозвано, сохранение данных больше не требуется | Прекратить обработку и обеспечить уничтожение в пределах 30 календарных дней | Поступление отзыва; часть 5 статьи 21 |
| Выявлена неправомерная обработка | Прекратить неправомерную обработку в течение 3 рабочих дней | Выявление нарушения; часть 3 статьи 21 |
| Правомерность обработки обеспечить невозможно | Уничтожить данные в течение 10 рабочих дней | Выявление неправомерной обработки; часть 3 статьи 21 |
| Работник представил подтверждение незаконного получения или ненужности данных для заявленной цели | Уничтожить данные в течение 7 рабочих дней | Представление подтверждающих сведений; часть 3 статьи 20 |
| Уничтожение в сроки частей 3-5.1 статьи 21 невозможно | Блокировать данные и уничтожить не позднее 6 месяцев, если федеральный закон не установил иной срок | Специальное правило части 6 статьи 21 |
При неправомерной обработке 3 и 10 рабочих дней отсчитываются от выявления нарушения. Складывать эти сроки нельзя. Для 30-дневных сроков части 4 и 5 статьи 21 предусматривают исключения, связанные с договором, иным соглашением и законными основаниями обработки без согласия; основание продолжения нужно проверить применительно к конкретным данным.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Если одно письмо содержит отзыв согласия и требование прекратить обработку, сроки соответствующих действий проверяют параллельно. При подтверждении незаконного получения или ненужности данных дополнительно проверяют 7-дневное правило статьи 20. Выбрать для всего письма только более длительный срок нельзя.
Если неправомерность выявлена по обращению или запросу, данные блокируют на период проверки с момента обращения либо получения запроса по части 1 статьи 21. Работодатель фиксирует основание, начальную дату и отдельный срок каждого действия в записи об исполнении обращения.
Что сохраняют после увольнения и когда уничтожение преждевременно
Обязательный кадровый архив нельзя уничтожать только по заявлению бывшего работника. Его сохранность обеспечивает работодатель по Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Организация архивного хранения регулируется архивным законодательством; пункт 2 части 2 статьи 1 152-ФЗ отдельно выводит соответствующие отношения из своей сферы действия.
Для выбора срока используют Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для документов с отраслевой спецификой сначала проверяют специальный перечень. В одном личном деле могут находиться документы с разными сроками.
| Документ | Срок хранения | Статья Перечня № 236 |
|---|---|---|
| Трудовые договоры и соглашения об их изменении или расторжении | 50/75 лет ЭПК | 435 |
| Приказы о приёме, переводе, увольнении и документы к ним | 50/75 лет ЭПК | 434, подпункт «а» |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия или отзыва, если федеральный закон или договор не предусматривает иное | 441 |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках | 5 лет; для работников с вредными или опасными условиями труда — 50/75 лет | 434, подпункт «б» и примечание |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | 434, подпункт «д» |
Отметка ЭПК означает возможность отбора документов на постоянное хранение экспертно-проверочной комиссией. Истечение указанного срока не заменяет экспертизу ценности и оформление уничтожения. Отозванное согласие также остаётся отдельным архивным документом, хотя обработка, основанная на нём, может уже прекратиться.
Статья 22.1 125-ФЗ различает документы по личному составу, созданные до 2003 года, и документы, созданные начиная с 2003 года: базовые сроки составляют 75 и 50 лет соответственно, с предусмотренными законом исключениями. Примечание к Перечню № 236 использует дату завершения делопроизводства. Для переходящих дел с ранними документами 50-летний срок нельзя назначать только по поздней дате увольнения. Документы, созданные до 2003 года, проверяют отдельно и сохраняют с учётом установленного для них 75-летнего срока.
Архивные сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства, по части 1 статьи 21.1 125-ФЗ. Поэтому дату создания документа, дату закрытия дела и начало отсчёта фиксируют раздельно. Порядок экспертизы ценности и оформления архивных документов раскрыт в руководстве Росархива по соблюдению обязательных требований.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Я назначаю срок хранения по конкретному виду документа. У протоколов результатов обучения по охране труда и журналов инструктажа разные сроки, хотя они относятся к одному процессу. Сначала проверьте строку перечня и закрепите её в номенклатуре дел.»
Факт: Протоколы результатов обучения по охране труда хранятся 5 лет, а журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет. Это разные позиции: статьи 422 и 423 Перечня № 236.
Важный нюанс из практики: Опись длительно хранимых документов должна позволять найти сведения по конкретному работнику. При расследовании профессионального заболевания или несчастного случая поиск только по году документа затрудняет восстановление истории инструктажей.
Как отделить зарплатный архив от лишних рабочих копий
В Добыто мы разделяем текущие и завершённые документы перед обсуждением электронного архива. Для зарплатного контура дополнительно проверяют место хранения каждого вида документа: личный кабинет, архив системы, бухгалтерскую базу. Закрытие доступа к кабинету не должно уничтожать документы с неистёкшим сроком хранения.
Обязательное хранение конкретного документа не разрешает бессрочно сохранять каждую его дополнительную копию или использовать сведения для другой цели. Режим коммерческой тайны по Федеральному закону от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» регулирует конфиденциальность информации и сам по себе не создаёт основания для продолжения обработки персональных данных. Для каждой сохраняемой копии проверяют цель и необходимость.
Как оформить требование работника и решение работодателя
Обращение должно позволять понять, какое согласие отзывается, какие данные требуется удалить и какие действия прекратить. Работник обозначает оператора, свои данные для идентификации, затронутые сведения и способ получения ответа. Доказательство доставки сохраняют: от поступления обращения зависят несколько сроков исполнения.
Если работник хочет выяснить состав хранимых данных и основания обработки, он может запросить сведения по статье 14 152-ФЗ. Для такого запроса действует отдельный порядок идентификации и срок предоставления информации по статье 20. Требование об уничтожении и запрос информации не подменяют друг друга.
Как исполнить обращение работника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зарегистрировать получение обращения. Выделить отзыв согласия, требование прекратить обработку и требование уничтожить конкретные сведения; определить применимый срок для каждого действия.
- Шаг 2. Проверить цели и основания обработки. Сопоставить согласие, трудовой договор, законодательные обязанности и реальный состав сведений. При выявленной неправомерности обеспечить блокирование на период проверки в предусмотренных статьёй 21 случаях.
- Шаг 3. Отделить документы обязательного хранения. Для архивных документов указать срок, статью перечня и дату завершения делопроизводства. Не включать лишние рабочие копии в архив автоматически.
- Шаг 4. Обеспечить прекращение обработки и уничтожение подлежащих удалению сведений. Охватить бумагу, информационные системы и лиц, действующих по поручению оператора; при невозможности своевременного уничтожения применить часть 6 статьи 21.
- Шаг 5. Зафиксировать результат и направить ответ. Сообщить, что уничтожено, а что сохраняется и на каком основании. Приложить к внутреннему комплекту подтверждения уничтожения; уведомить работника и других адресатов в случаях, установленных статьями 20 и 21.
Формы для сверки согласия и учёта обращений
Комплект помогает проверить оформление обработки и регистрацию требований; сначала сверяют ранее выданное согласие с целями, указанными в обращении.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
| Журнал регистрации требований и отказов | Скачать |
Общий журнал регистрации требует адаптации для обращений по 152-ФЗ. Он не заменяет журнал событий информационной системы. Бланк согласия на обработку персональных данных также не заменяет отзыв согласия или акт уничтожения; актуальность правил и формы согласия проверяют перед применением.
Как уничтожить бумажные и электронные персональные данные
Результат уничтожения проверяют по невозможности восстановления содержания данных в информационной системе и уничтожению соответствующих материальных носителей. Перемещение файла в корзину, снятие отметки активности и перенос в раздел архива сами по себе этого результата не подтверждают.
Сначала составляют перечень носителей и систем, где находятся подлежащие уничтожению сведения. Бумажные документы уничтожают способом, исключающим восстановление содержания; передача целых листов в макулатуру этого не обеспечивает. Для электронных данных исполнитель проверяет базы, файловые хранилища и выгрузки, предусмотренные фактическим процессом обработки. Обязательный архив выделяют из этого перечня.
Как проверить резервные копии и действия подрядчика
Оставшаяся резервная копия требует отдельной проверки: можно ли из неё восстановить сведения, подлежащие уничтожению. Если это возможно, сообщать о полном уничтожении преждевременно. Технический порядок удаления согласуют с ответственным за информационную систему, сохраняя документы, для которых действует самостоятельная обязанность хранения.
При отсутствии возможности уничтожить данные в сроки частей 3-5.1 статьи 21 применяют блокирование и предельный срок не более 6 месяцев, если федеральный закон не устанавливает иной срок. Наличие резервного копирования само по себе не даёт автоматической отсрочки. Работодатель фиксирует причину невозможности, обеспечивает блокирование, планирует уничтожение копий и проверяет, что восстановление системы не возвращает сведения в действующую обработку.
Подрядчику передают определённый перечень данных и требуемый результат. Оператор получает подтверждение исполнения и сопоставляет его с перечнем систем, охваченных поручением. Ответ об удалении только пользовательской карточки не подтверждает уничтожения всех затронутых файлов.
При оценке КЭДО в Добыто мы проверяем возможность выгрузить кадровый архив полным комплектом. При смене системы эта проверка позволяет отделить сохраняемые юридически значимые документы от данных, которые требуется уничтожить у прежнего обработчика.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Я проверяю, можно ли выгрузить сам документ, файл электронной подписи и доверенность, если документ подписан по ней. При проверке или смене системы понадобятся эти файлы. До прекращения работы с провайдером запросите комплектную выгрузку и проверьте её состав.»
Полезно знать: Форма хранения соответствует форме создания: электронный оригинал сохраняют электронно, бумажный оригинал — на бумаге. Распечатка вместо электронного файла и скан вместо бумажного оригинала не заменяют требуемое хранение.
Важный нюанс из практики: Если увольняется работник, подписывавший кадровые документы по доверенности, отдельно проверяют прекращение его полномочий и отзыв доверенности. Отзыв согласия на обработку персональных данных не выполняет это действие.
Какие доказательства уничтожения сохранить
Приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 «Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных» действует с 01.03.2023 до 01.03.2029. Для неавтоматизированной обработки подтверждением служит акт. Для автоматизированной и смешанной обработки нужны акт и выгрузка из журнала регистрации событий информационной системы персональных данных.
Пункт 3 приказа № 179 устанавливает состав акта:
- Наименование или ФИО (отчество при наличии) и адрес оператора.
- Наименование или ФИО (отчество при наличии) и адрес обработчика, если обработка была поручена другому лицу.
- ФИО субъектов (отчество при наличии) либо иная информация, позволяющая определить лиц, чьи данные уничтожены.
- ФИО (отчество при наличии), должности и подписи лиц, уничтоживших данные.
- Категории уничтоженных персональных данных.
- Наименования уничтоженных материальных носителей с количеством листов по каждому носителю при неавтоматизированной обработке.
- Наименования информационных систем, из которых уничтожены данные, при автоматизированной обработке.
- Способ уничтожения.
- Причина уничтожения.
- Дата уничтожения.
Выгрузка журнала содержит сведения о субъектах, категории данных, название системы, причину и дату уничтожения. Если отдельные сведения невозможно включить в выгрузку, их вносят в акт по пункту 6 приказа № 179. Выгрузка при этом остаётся обязательной для автоматизированной обработки.
Пункт 4 приказа № 179 допускает электронный акт, подписанный в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Такой акт равнозначен подписанному бумажному акту.
Акт и выгрузку хранят 3 года с момента уничтожения. Перед закрытием обращения ответственный сверяет перечень уничтоженных данных, дату операции и подтверждения от всех исполнителей, участвовавших в обработке.
Ошибки при удалении данных и цена нарушения
На дату подготовки материала, 04.10.2026, ответственность за неисполнение требования об уточнении, блокировании или уничтожении определяется соответствующим составом статьи 13.11 КоАП РФ. Для юридического лица часть 5 предусматривает штраф от 50 000 до 90 000 рублей, а повторное нарушение по части 5.1 — от 300 000 до 500 000 рублей. Эти суммы относятся к предусмотренному нормой нарушению, а не к любому спору о хранении документов.
- Удалить всё личное дело после увольнения. Такое действие затрагивает документы с неистёкшими архивными сроками. До уничтожения сверяют каждый вид документа с номенклатурой дел и перечнем.
- Применять 30 дней к каждому обращению. Требование с подтверждением незаконного получения или ненужности данных может подпадать под 7 рабочих дней по статье 20. Срок назначают по основанию и требуемому действию.
- Считать отсутствие записи на экране уничтожением. Данные могут оставаться в базе и восстанавливаемых копиях. Подтверждение связывают с реальными операциями в каждой затронутой системе.
- Оформить только акт при автоматизированной обработке. Приказ № 179 требует также выгрузку журнала событий. Нехватку отдельных полей в выгрузке устраняют через акт, сохраняя оба подтверждения.
Расходы на восстановление документов и переоформление подтверждений зависят от ситуации; универсальную сумму для них определить нельзя. Перед закрытием требования проверяют срок исполнения и достаточность подтверждений, а не только факт отправки ответа.
Работник вправе обжаловать действия или бездействие оператора в Роскомнадзор либо суд по статье 17 152-ФЗ. Сохранённые обращение, подтверждение его получения и ответ работодателя позволяют показать содержание требования и последовательность действий.
Стоимость КЭДО для хранения и управления кадровыми документами
Стоимость системы зависит от тарифа и численности сотрудников. Подписка КЭДО не устанавливает юридический срок уничтожения данных и не заменяет решение оператора о том, какие документы сохранять.
| Тариф или функция | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Старт, до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника / мес | Срок процедуры удаления не указан |
| Бизнес, электронный архив и интеграция с 1С | от 50 ₽ за сотрудника / мес | Срок процедуры удаления не указан |
| Корпорация, выделенный сервер и расширенные интеграции | По запросу | Срок процедуры удаления не указан |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | Интеграция указана в тарифе «Бизнес»; отдельная цена не опубликована | Установка и настройка за 1 день |
Для тарифа «Бизнес» опубликована минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Условия и состав функций сверяют со страницей тарифов Добыто КЭДО до подключения. Указанный срок настройки модуля 1С:ЗУП не является сроком исполнения требования работника.
Отдельная цена процедуры уничтожения персональных данных не опубликована. Необходимость технических работ и порядок получения подтверждений определяют по используемым системам и поручению на обработку.
Выводы
Законное прекращение обработки начинается с разграничения целей и оснований для каждого набора сведений. Обязательный кадровый архив сохраняют, ненужные данные уничтожают по применимому сроку, а временное блокирование используют только в предусмотренных случаях. Исполнение подтверждают результатом операций и комплектом документов, соответствующим способу обработки.
В Добыто мы проверяем согласия, разграничение доступа и комплектность электронного архива при работе с КЭДО. Решение об уничтожении конкретных сведений остаётся за работодателем как оператором персональных данных.
FAQ о прекращении обработки персональных данных
Можно ли электронно запросить сведения об обработке?
Да, часть 3 статьи 14 152-ФЗ допускает электронный документ, подписанный электронной подписью в соответствии с законодательством РФ. Запрос должен содержать номер удостоверяющего личность документа, дату его выдачи и выдавший орган, сведения об отношениях с оператором либо иное подтверждение обработки, а также подпись заявителя или представителя. Это правило относится к запросу информации; его не нужно автоматически переносить на любой способ отзыва согласия.
Нужно ли ждать удаления архива, чтобы убрать фотографию с сайта работодателя?
Для данных, разрешённых для распространения, действует отдельная статья 10.1 152-ФЗ. Согласие на распространение прекращает действие с момента поступления требования, указанного в части 12 этой статьи; передача таких данных должна быть прекращена по требованию субъекта. В требовании указывают ФИО (отчество при наличии), контактную информацию и перечень данных. Обязательное хранение кадровых документов не создаёт права продолжать публикацию фотографии.
Подтверждает ли замена ФИО табельным номером уничтожение?
Нет, такая замена сама по себе не подтверждает результат уничтожения по статье 3 152-ФЗ. Если человека можно определить через сохранённую таблицу соответствия или другие сведения, связь с субъектом остаётся восстанавливаемой. Обезличивание и уничтожение имеют разные определения; выполненное действие сопоставляют с конкретной обязанностью оператора.
Как действовать, если сведения нужно исправить, а не удалить?
По части 3 статьи 20 152-ФЗ необходимые изменения вносят в течение 7 рабочих дней после предоставления сведений, подтверждающих неполноту, неточность или неактуальность данных. На период проверки неточные данные блокируют по статье 21, если блокирование не нарушает права и законные интересы работника или третьих лиц. После уточнения блокирование снимают; заявителя уведомляют и принимают разумные меры для уведомления получателей данных.
Нужно ли уведомлять Роскомнадзор после удаления сведений об одном работнике?
Удаление сведений одного работника не означает прекращения всей обработки оператором, если организация продолжает обрабатывать данные других лиц. Когда оператор прекращает обработку в целом, часть 7 статьи 22 152-ФЗ предусматривает уведомление Роскомнадзора в течение 10 рабочих дней с даты прекращения. Это самостоятельная процедура, которую отделяют от исполнения индивидуального обращения.
Что делать, если при проверке удаления обнаружена утечка?
Уничтожение данных не заменяет реагирования на инцидент. При установлении неправомерной или случайной передачи, распространения либо доступа, повлёкших нарушение прав субъектов, часть 3.1 статьи 21 152-ФЗ требует уведомить Роскомнадзор в течение 24 часов с момента выявления инцидента, а о результатах внутреннего расследования — в течение 72 часов с этого же момента. Ответственные фиксируют время выявления и обеспечивают оба уведомления независимо от процедуры удаления.
