Заявление о переходе на КЭДО: 3 пункта и вид подписи

Заявление о переходе на кадровый ЭДО — это письменное согласие работника по статье 22.2 ТК РФ, и форму этого документа кодекс не задаёт. Рабочий шаблон держится на трёх пунктах: названа информационная система и локальный нормативный акт, которым введён КЭДО; назван конкретный вид электронной подписи, которым работник будет подписывать документы; проставлены дата и собственноручная подпись, а рядом отметка о том, что отказ не влечёт последствий. Само согласие Роструд предлагает оформлять на бумажном носителе, а не внутри системы. Различие, от которого зависит объём работы: работник, принятый после 31 декабря 2021 года и не имевший трудового стажа на эту дату, заявление не пишет вообще, его достаточно уведомить о переходе.

Разберём каждый пункт с готовыми формулировками, покажем, чем ПЭП отличается от УНЭП и УКЭП и какую подпись законно указать в заявлении, что делать с теми, кто согласие не дал, и почему запросы вида «тип подписки УКЭП» ведут в тупик. Во второй половине статьи — таблица подписей по видам кадровых документов, пошаговый сбор заявлений, чек-лист подготовки, шаблоны приказа, положения и уведомления, а также тарифы на 2026 год.

Три пункта, без которых заявление о переходе на КЭДО не работает

Статья 22.2 ТК РФ требует от работодателя одного: получить письменное согласие работника на взаимодействие через электронный документооборот. Ни бланка, ни обязательных реквизитов кодекс не устанавливает, поэтому в кадровых службах ходят шаблоны из двух строк вида «согласен на переход на КЭДО». Такое заявление формально закрывает норму, но не отвечает на вопросы, которые возникают при проверке ГИТ и в трудовом споре: в какой системе шёл обмен, чем именно работник подписывал документ и знал ли он, что мог отказаться.

Пункт 1. Информационная система и локальный нормативный акт

Работник соглашается не на идею электронного документооборота, а на обмен документами в конкретной системе. В заявлении называется её наименование и реквизиты ЛНА, которым КЭДО введён: приказ о введении и положение о ведении кадрового электронного документооборота с датой и номером. Практика показывает, что при переходе принимают два локальных акта: акт о введении электронного документооборота, где указаны информационная система, категории работников и категории документов, порядок и сроки уведомления, и порядок осуществления электронного документооборота, где описано, когда документ считается полученным и в какой срок его нужно подписать.

Ссылка на ЛНА в заявлении решает и вторую задачу: она фиксирует, что работник с этими актами ознакомлен. Если система меняется на другую, старое согласие перестаёт описывать реальность, и заявление собирают заново.

Пункт 2. Вид электронной подписи, которым работник будет подписывать

Это пункт, который чаще всего выпадает из шаблона, и он же самый дорогой в последствиях. Виды подписи в КЭДО не взаимозаменяемы: часть документов по статье 22.3 ТК РФ работник вправе подписать только УКЭП или УНЭП, а ПЭП для них не подходит. Если заявление не называет вид подписи, а положение о КЭДО допускает сразу несколько вариантов, из комплекта документов невозможно понять, на что работник согласился.

Формулировка привязывается к тому способу, который реально настроен: «УНЭП, создаваемая и используемая в информационной системе работодателя», «УНЭП, формируемая в приложении Госключ», «ПЭП в единой системе идентификации и аутентификации». Для УНЭП в информационной системе работодателя и для ПЭП дополнительно нужно соглашение сторон, которое задаёт порядок проверки подписи и правила идентификации подписанта. Для УНЭП, выпущенной в инфраструктуре ЕСИА, такое соглашение не требуется: правила заданы постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152.

Пункт 3. Дата, собственноручная подпись и отметка о праве отказаться

Дата согласия отделяет документы, подписанные электронно законно, от подписанных до получения согласия. Собственноручная подпись работника нужна потому, что само согласие оформляется на бумаге. Третий элемент — отметка о том, что работник уведомлён о праве не давать согласие, что отсутствие согласия не может быть основанием для отказа в приёме на работу или увольнения и что согласие можно дать позднее. Эти гарантии прямо записаны в статье 22.2 ТК РФ, и их присутствие в заявлении снимает довод о давлении на работника.

Готовый текст, который можно забрать целиком и подставить свои реквизиты:

КопироватьГенеральному директору ООО «__________»
от ________________________________
должность _________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

В соответствии со статьёй 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации даю согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота.

1. Электронный документооборот ведётся в информационной системе «__________» в порядке, установленном Положением о ведении кадрового электронного документооборота, утверждённым приказом от «__» __________ 20__ г. № ____, с которым я ознакомлен(а).

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

2. Кадровые документы подписываю усиленной неквалифицированной электронной подписью, создаваемой и используемой в информационной системе работодателя. Порядок проверки подписи установлен соглашением об использовании электронной подписи от «__» __________ 20__ г.

3. Уведомлен(а) о праве не давать настоящее согласие, о том, что его отсутствие не является основанием для отказа в приёме на работу или увольнения, и о праве дать согласие в последующем.

«__» __________ 20__ г. ____________ / ____________________ /
(подпись) (расшифровка)

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Шаблон из двух строк проходит до первого спора. Как только у сторон появляется разногласие по документу, выясняется, что заявление не называет ни систему, ни вид подписи, и работодателю приходится доказывать очевидное через ЛНА и логи. Три пункта в заявлении — это не бюрократия, а три вопроса, которые вам всё равно зададут.»

Почему согласие на КЭДО собирают на бумаге и кто заявление не пишет

Логично было бы дать работнику подписать согласие прямо в системе первой же электронной подписью. Роструд отвечает на этот вопрос иначе: статья 22.2 ТК РФ говорит о письменном согласии, поэтому сам переход оформляется на бумажном носителе, а не электронно. Позиция ведомства разобрана в ответе на вопрос о подписании согласия на КЭДО усиленной неквалифицированной подписью на портале Онлайнинспекция.рф, где инспекторы дают консультации по трудовому законодательству.

Практический вывод простой: бумажный оригинал заявления остаётся в личном деле, даже если вся дальнейшая переписка идёт в системе. Скан согласия загружают в электронный архив, но бумагу не уничтожают.

Второй сценарий, при котором заявления в деле не будет, — работник его не дал. Отсутствие согласия признаётся отказом от электронного взаимодействия, право дать согласие позднее за работником сохраняется. Такому сотруднику работодатель обязан безвозмездно выдавать документы, связанные с работой, на бумаге, заверенные надлежащим образом. Отказ не может быть основанием ни для отказа в приёме, ни для увольнения, ни для лишения премии.

Важный нюанс из практики: работников, отказавшихся от электронного взаимодействия, не стоит переубеждать по одному. Работает другая последовательность: пилотная группа из тех, кто перешёл добровольно, потом основная масса, консерваторы — последними. Когда коллеги уже подписывают отпуск с телефона, часть отказов снимается сама. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию именно поэтому.

ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая влияет на заявление

Три вида электронной подписи различает 63-ФЗ, и в кадровом документообороте они дают разный объём прав. Простая электронная подпись подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом через коды и пароли: логин и пароль в системе работодателя, подтверждённая учётная запись на госуслугах. Усиленная неквалифицированная строится на криптографическом преобразовании, позволяет обнаружить изменения в документе после подписания и определить подписанта. Усиленная квалифицированная — та же УНЭП плюс квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и сертифицированные средства подписи.

Из таблицы следует практическое правило отбора: если в компании есть удалённые работники и вы не хотите содержать собственный выпуск сертификатов, вариант с Госключом снимает и расходы на подпись, и необходимость подписывать отдельное соглашение об использовании.

Чем УНЭП отличается от ПЭП по последствиям, а не по определению

ПЭП не защищает документ от изменений: она подтверждает, что действие совершено под определённой учётной записью, но не показывает, правился ли файл после подписания. УНЭП фиксирует содержание документа: любая правка после подписания делает подпись недействительной. Поэтому перечень документов из части 1 статьи 22.3 ТК РФ закрыт для ПЭП, а спор о том, «я это не подписывал», по документу с ПЭП разбирается тяжелее.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Второе отличие — процедура выдачи. ПЭП в системе работодателя выдаётся вместе с доступом. Перед выпуском УНЭП работника идентифицируют: проверка живого присутствия, фотография паспорта, сверка лица с фотографией в документе, проверка паспорта по базе на предмет утраты или недействительности. Только после этого выпускается ключ.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Работники боятся не подписи, а того, что ключ где-то лежит и им кто-то воспользуется. Объясняйте на встрече, где именно хранится ключ и что защищает вход: при мобильной подписи ключ остаётся на телефоне, вход закрыт пин-кодом, а перенести подпись на другое устройство нельзя. После этого уровень возражений падает заметнее, чем от любых аргументов про экономию бумаги.»

Чем УКЭП отличается от УНЭП и почему «тип подписки УКЭП» не существует

Криптографически УКЭП и УНЭП устроены одинаково. Разница юридическая: УКЭП выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром, сертификат соответствует требованиям 63-ФЗ, а документ, подписанный УКЭП, равнозначен бумажному с собственноручной подписью без дополнительного соглашения сторон. УНЭП такой равнозначности сама по себе не даёт: её признают либо по соглашению сторон, либо в силу прямой нормы, как в статьях 22.2 и 22.3 ТК РФ для кадрового документооборота.

В поиске регулярно встречаются запросы «тип подписки УКЭП», «единица измерения УКЭП», «типы подписи УНЭН УКЭП». За ними стоит опечатка или неверная модель: у электронной подписи нет подписки и нет единиц измерения. У неё есть сертификат ключа проверки с датой начала и датой окончания действия, носитель ключа (токен, облако, мобильное приложение) и вид: ПЭП, УНЭП или УКЭП. Считать подписи «штуками» тоже некорректно: сертификат выдаётся на конкретное лицо, и один сертификат подписывает неограниченное количество документов до конца срока действия.

Ещё одна путаница — вокруг руководителя. Единоличный исполнительный орган, то есть генеральный директор, не может подписывать кадровые документы ПЭП: со стороны работодателя по перечню части 1 статьи 22.3 ТК РФ требуется УКЭП. Право подписи можно делегировать приказом, но вид подписи от этого не меняется.

Какой подписью подписывают конкретные кадровые документы

Перечень из части 1 статьи 22.3 ТК РФ закрытый, и он определяет, какую подпись вы обязаны обеспечить обеим сторонам. Всё, что в перечень не вошло, подписывается свободнее.

Если в заявлении работник указал только ПЭП, а вы планируете подписывать с ним допсоглашения в системе, комплект придётся пересобирать: под перечень части 1 статьи 22.3 нужна усиленная подпись, и заявление должно называть именно её.

Как собрать заявления с работников

Сбор согласий — самый длинный этап перехода, и он почти не зависит от вендора. Настройка системы занимает дни, сбор подписей на бумаге — недели и зависит от численности, географии и доли линейного персонала.

Что проверить до того, как печатать бланки заявлений

1. Приказ о введении КЭДО издан, положение о ведении КЭДО утверждено, в них названа конкретная информационная система.
2. В положении зафиксированы категории работников и категории документов, которые переводятся в электронный вид, и срок уведомления работника о переходе.
3. Определён вид электронной подписи для каждой стороны и способ её получения; при ПЭП и УНЭП в системе работодателя подготовлено соглашение об использовании подписи.
4. Выгружен список работников с датой приёма и отметкой о наличии стажа на 31 декабря 2021 года: от части из них согласие не требуется.
5. Проверены контактные данные: у каждого работника заполнены либо электронная почта, либо номер телефона, иначе личный кабинет не создастся и приглашение не уйдёт.

Как собрать согласия на КЭДО: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Ознакомьте работников с приказом и положением о КЭДО под подпись. Пока ЛНА не доведён до людей, ссылка на него в заявлении повисает в воздухе.
2. Шаг 2. Вручите каждому уведомление о переходе на КЭДО и о праве дать согласие. Срок вручения берётся из вашего же локального акта, а факт вручения фиксируется подписью работника или отметкой об отказе от получения.
3. Шаг 3. Выдайте бланк заявления с заполненными реквизитами системы, ЛНА и видом подписи. Работник вписывает данные и расписывается от руки; пустой бланк «на подумать» возвращается заметно хуже.
4. Шаг 4. Соберите заявления по подразделениям с контролем по списку. Разделите три статуса: согласие получено, отказ получен письменно, работник согласие не давал и уведомлён. Второй и третий статусы юридически равны, но в деле должны выглядеть по-разному.
5. Шаг 5. Выпустите электронные подписи тем, кто дал согласие, и запустите первый документ на подписание. Оригиналы заявлений подшейте в личные дела, сканы загрузите в электронный архив.

Шаблоны документов для перехода на КЭДО

Комплект собран под один процесс: начните с приказа о введении КЭДО, положение и заявления подставляются под его реквизиты.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «На типовой переход закладывайте не меньше трёх месяцев, и основная часть этого срока уйдёт не на настройку системы, а на людей: вебинар, инструкции, индивидуальные консультации по одному и тому же вопросу. Мы советуем сразу назначить руководителя проекта со стороны компании — без человека, который двигает переход внутри, сбор заявлений растягивается вдвое.»

Кейс из практики: IT-компания на 300 сотрудников в 12 городах с одним специалистом по кадрам. Проблема: рост штата на 30 процентов за год при гибридном графике, когда работника физически трудно поймать для подписи. Решение: два ЛНА, сбор бумажных согласий по подразделениям, мобильная подпись для работников и УКЭП для подписанта со стороны компании. Результат: переход занял 3 месяца, подписание трудового договора с новым сотрудником сократилось до 2-3 минут вместо визита в офис.

Ошибки в шаблоне заявления и во что они обходятся

Ошибка первая: согласие подписано электронной подписью внутри системы. Логика замкнутая — работник соглашается на электронный документооборот документом, который сам оформлен электронно, хотя закон говорит о письменном согласии. Роструд эту схему не поддерживает, и при проверке инспектор увидит, что бумажного согласия в деле нет.

Ошибка вторая: одно общее заявление на отдел или лист «ознакомлены и согласны» с подписями в столбик. Согласие по статье 22.2 ТК РФ индивидуальное: это волеизъявление конкретного работника, а не факт ознакомления группы с приказом. Лист ознакомления с ЛНА нужен, но он заявление не заменяет.

Ошибка третья: в заявлении не назван вид подписи, а положение о КЭДО перечисляет три варианта на выбор. Дальше работник подписывает трудовой договор ПЭП, потому что так было настроено по умолчанию. Такой документ оформлен с нарушением требований статьи 22.3 ТК РФ.

Цена третьей ошибки считается не переоформлением файла. Ненадлежащее оформление трудового договора — это часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ: от 50 000 до 100 000 рублей на юридическое лицо, от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо. Нарушения по остальным кадровым документам идут по части 1 той же статьи: до 50 000 рублей на юридическое лицо. К штрафу добавляется предписание и повторное оформление комплекта по всем работникам, у которых воспроизведена та же ошибка, а в трудовом споре документ с неподходящей подписью теряет доказательственную силу.

Что об этом думает ГИТ: Роструд утвердил формы проверочных листов, в которых трудовой договор, заключённый в электронной форме, приравнен к бумажному. Инспектор смотрит не на носитель, а на комплектность: есть ли ЛНА, уведомление, согласие и соответствует ли вид подписи документу.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Задним числом электронный документ не оформить: система фиксирует дату и время подписания, и это её свойство, а не настройка. Поэтому если работник не успел подписать заявление на отпуск до его начала, спокойнее оформить этот единичный случай на бумаге, чем пытаться подогнать дату в системе. Проверьте по журналу, не расходятся ли даты согласия и первого подписанного документа: это первое, что видно при выгрузке архива.»

В практике Добыто такие расхождения находят на этапе пилота, пока их не больше десятка: система показывает дату создания и дату подписания по каждому документу в одной таблице.

Когда заявление собирать не нужно и когда КЭДО не подойдёт

Заявление не нужно от работников без стажа на 31 декабря 2021 года и от тех, кого вы не переводите в электронный вид по решению самого работодателя: КЭДО можно ввести для отдельных подразделений или категорий документов. Не нужно оно и там, где процесс остаётся бумажным по закону: увольнение, охрана труда, акты о несчастных случаях.

Сам переход стоит отложить, если в компании нет утверждённого штатного расписания и актуальных контактных данных работников: система строит маршруты подписания по оргструктуре, и без неё придётся вести маршруты вручную по каждому документу. Не даст эффекта КЭДО и там, где основная масса персонала работает без смартфона и стационарного рабочего места с интернетом: сбор согласий вы проведёте, а подписание всё равно упрётся в доступ к устройству. Для таких участков честнее оставить бумагу и перевести в электронный вид офисную часть.

Что критично в заявлении при разных сценариях

Состав штата меняет не текст трёх пунктов, а то, на что уходит время и где чаще возникают вопросы.

В практике Добыто маршрут подписания задаётся шаблоном и подтягивается по оргструктуре, поэтому расхождения в штатном расписании всплывают на первом же документе, а не на сотом.

Стоимость перехода на КЭДО и сбора заявлений

Стоимость складывается из тарифа на систему по числу сотрудников и из подписей: ПЭП и УНЭП для работников входят в тариф, УКЭП для работодателя приобретается отдельно.

Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужны ли кастомные шаблоны, интеграция и электронный архив: при одинаковом числе сотрудников тариф «Старт» и тариф «Бизнес» закрывают разный набор задач. Актуальные условия и состав каждого тарифа приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Отдельная статья расходов, которую часто забывают заложить, — время кадровой службы на сбор бумажных согласий. Статья 22.2 ТК РФ относит расходы на получение и использование работником электронной подписи на работодателя, поэтому перекладывать стоимость подписи на сотрудника нельзя ни в каком виде.

Выводы

Письменное согласие на КЭДО — короткий документ, который отвечает на три вопроса: где ведётся обмен, чем работник подписывает и знал ли он о праве отказаться. Оформляется оно на бумаге, индивидуально по каждому работнику, и не требуется только от тех, кто принят после 31 декабря 2021 года без стажа на эту дату. Вид подписи в заявлении должен совпадать с тем, что реально настроено в системе, иначе документы из перечня статьи 22.3 ТК РФ окажутся подписаны ненадлежащим образом.

Сервис КЭДО Добыто мы строили вокруг этой части процесса: шаблоны документов, маршруты подписания по оргструктуре и электронный архив закрывают всё, что идёт после сбора согласий, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа. Собранные заявления при этом остаются вашим бумажным основанием и хранятся в личных делах.

Частые вопросы

Можно ли отозвать согласие на КЭДО после того, как работник его дал

Трудовой кодекс описывает обратную ситуацию: работник, не давший согласие, сохраняет право дать его позднее. Порядок отзыва уже данного согласия в статье 22.2 ТК РФ не прописан, поэтому его закрепляют в положении о ведении КЭДО: форма заявления об отзыве, срок перевода работника обратно на бумажный обмен и порядок аннулирования электронной подписи. Без такого пункта в ЛНА каждый случай придётся решать вручную.

Нужно ли собирать заявления заново при смене информационной системы

Да, если в заявлении названа конкретная система, а вы переходите на другую. Согласие дано на обмен в определённой системе и на определённый вид подписи; при смене платформы меняются оба параметра. Порядок тот же: приказ, новая редакция положения, уведомление работников, новые заявления.

Считается ли согласием то, что работник начал подписывать документы в системе

Нет. Статья 22.2 ТК РФ говорит о письменном согласии, а не о конклюдентных действиях. Активность в личном кабинете подтверждает, что работник пользовался системой, но не заменяет документ, в котором он выразил волю перейти на электронное взаимодействие.

Обязан ли работник покупать электронную подпись за свой счёт

Нет. Расходы на получение и использование работником электронной подписи несёт работодатель. Требование «оформите себе УКЭП сами» неправомерно; при этом работник вправе использовать подпись, которую он уже получил самостоятельно, например УНЭП или УКЭП в приложении Госключ.

Как выдавать документы работнику, который отказался от КЭДО

На бумаге, безвозмездно и заверенными надлежащим образом. По письменному заявлению работника документы, связанные с работой, выдаются не позднее трёх рабочих дней; форму выдачи, бумажную или электронную, выбирает работник.

Нужно ли отдельное согласие от совместителя и дистанционного работника

Правила те же, что и для основного персонала: согласие индивидуальное и зависит не от режима работы, а от даты приёма и наличия стажа на 31 декабря 2021 года. Для дистанционного работника меняется только логистика: бумажный оригинал заявления придётся получить почтой или при ближайшем визите, а вид подписи лучше выбрать тот, что выпускается дистанционно.