УНЭП расшифровывается как усиленная неквалифицированная электронная подпись. «Усиленная» — потому что она создаётся криптографическим преобразованием документа и показывает любое изменение файла после подписания. «Неквалифицированная» — потому что сертификат к ней выдаёт любой удостоверяющий центр или сам работодатель, без аккредитации Минцифры. В кадрах УНЭП закрывает почти весь массив документов: статья 22.3 ТК РФ разрешает работнику подписывать ею в том числе трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор. Порядок оформления определяет одно различие: УНЭП, полученная через Госуслуги и приложение Госключ по правилам постановления Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152, признаётся без отдельного соглашения, а УНЭП корпоративного удостоверяющего центра работает только при наличии соглашения, где описан порядок её проверки.
Разберём, чем УНЭП отличается от ПЭП и УКЭП по механизму, а не по формулировкам из рекламных таблиц, и какие кадровые документы ею подписывать нельзя ни при каких условиях. Покажем, что проверить в положении о КЭДО, чтобы подпись работника выдержала трудовой спор, и почему отсутствие метки времени обесценивает корректно подписанный документ. Карта документов по статье 22.3 ТК РФ, разбор двух видов УНЭП, цена типовых ошибок и тарифы на подключение — во второй половине статьи.
Как расшифровывается УНЭП и что стоит за каждым словом аббревиатуры
Расшифровка состоит из трёх частей, и каждая отвечает за отдельное свойство подписи. «Электронная подпись» — информация в электронной форме, которая присоединена к документу или связана с ним и используется для определения подписанта. «Неквалифицированная» — характеристика сертификата: его выдаёт удостоверяющий центр, который не проходил аккредитацию Минцифры, либо сам работодатель для внутреннего документооборота. «Усиленная» — характеристика механизма: подпись формируется криптографическим преобразованием с использованием ключа электронной подписи и позволяет обнаружить факт изменения документа после подписания.
В тексте 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 аббревиатуры УНЭП нет: закон оперирует полным наименованием и делит подписи на простую и усиленную, а усиленную — на неквалифицированную и квалифицированную. УНЭП и НЭП — это одно и то же сокращение одного и того же вида подписи, разница только в том, сохраняет ли автор букву «У» от слова «усиленная». Кадровику это пригодится при чтении договоров с операторами: в приложении к договору может стоять НЭП, а в положении о КЭДО — УНЭП, и это не два разных инструмента.
Полезно знать: технически механизм выпуска и подписания у УНЭП и УКЭП одинаковый, различие лежит в юридической плоскости. УКЭП выпускает только удостоверяющий центр, прошедший аккредитацию, а УНЭП может выпустить и работодатель собственными средствами.
Отсюда практическое следствие для отдела кадров: наличие у работника УНЭП само по себе ничего не говорит о том, где она выпущена и признаётся ли она без дополнительных документов. Открыть сертификат и посмотреть поле «Кем выдан» — минимальное действие перед тем, как принимать подписанный документ в работу.
Чем УНЭП отличается от ПЭП и УКЭП: разбор по механизму
ПЭП подтверждает только факт формирования подписи определённым лицом через коды, пароли и другие средства. Она не показывает, менялся ли документ после подписания, и не привязывает подписание к моменту времени. УНЭП и УКЭП обе строятся на криптографии и обе фиксируют изменение файла, но расходятся в том, кто отвечает за выдачу сертификата и требуется ли соглашение сторон о признании подписи.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Механизм | коды, пароли, учётные данные системы | криптографическое преобразование с ключом | криптографическое преобразование с ключом |
| Показывает изменение документа | нет | да | да |
| Кто выдаёт сертификат | сертификата нет, подпись формирует информационная система | любой удостоверяющий центр, инфраструктура электронного правительства или сам работодатель | только аккредитованный удостоверяющий центр |
| Нужно ли соглашение о признании | да, с описанием порядка проверки | да, кроме УНЭП, выданной через инфраструктуру электронного правительства, и случаев, прямо названных в законе | нет, признаётся по умолчанию |
| Цепочка сертификатов при проверке | отсутствует | корневым выступает сам удостоверяющий центр или Госуслуги | в вершине цепочки находится Минцифры |
| Роль работодателя в КЭДО | работодателю не разрешена | разрешена для документов, кроме перечисленных в части 1 статьи 22.3 ТК РФ | разрешена для всех кадровых документов |
Для кадровой службы из таблицы следует один рабочий вывод: УНЭП — это единственный вид подписи, юридическая сила которого зависит не от самого файла, а от бумаг вокруг него. У ПЭП и УКЭП такой развилки нет.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Различие между УНЭП и УКЭП не в стойкости криптографии, она одинаковая, а в том, кто поручился за владельца сертификата. За УКЭП поручился аккредитованный удостоверяющий центр, и подпись работает без предварительных договорённостей. За УНЭП поручается либо инфраструктура электронного правительства, либо стороны своим соглашением. Прежде чем спорить о надёжности, откройте сертификат и посмотрите поле «Кем выдан»: этого достаточно, чтобы понять, какой из двух сценариев ваш.»
Проверьте, какой подписью подписан ваш документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Два вида УНЭП, которые постоянно путают в кадровых документах
Первый вид — УНЭП по соглашению сторон. Сертификат выпускает коммерческий удостоверяющий центр или сам работодатель, ключ может лежать на токене, в облаке удостоверяющего центра или в реестре рабочего компьютера. Такая подпись признаётся равнозначной собственноручной, если стороны заключили соглашение, где описан порядок её проверки. Второй вид — УНЭП, созданная и используемая в инфраструктуре электронного правительства. Её выпускают бесплатно в приложении Госключ, правила формирования установлены постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152, и отдельного соглашения о признании она не требует.
Разница проявляется в момент проверки. У корпоративной УНЭП в вершине цепочки сертификатов стоит сам удостоверяющий центр, поэтому на компьютере проверяющего корневой сертификат приходится устанавливать вручную, иначе программа откажется признавать подпись. У УНЭП из Госключа корневым выступает инфраструктура электронного правительства, и та же проверка проходит на портале Госуслуг без установки дополнительных программ. Порядок получения подписи и её действия описан на официальной странице приложения Госключ на портале Госуслуг.
Лайфхак: если корпоративная УНЭП не проверяется и программа сообщает о недоверенном корневом сертификате, откройте сертификат и установите цепочку удостоверяющего центра как доверенную. После этого система будет доверять всем подписям этого центра, поэтому решение принимает администратор, а не рядовой пользователь.
Для выпуска УНЭП в Госключе работнику нужна подтверждённая учётная запись на Госуслугах и смартфон. Гражданство России не требуется: иностранный работник с подтверждённой учётной записью выпускает подпись на общих основаниях, но подтвердить запись ему получится не в банке, а в центре обслуживания.
Факт: закрытая часть ключа Госключа хранится на смартфоне работника, а не у оператора КЭДО и не в Минцифры. Если работник удалит приложение или забудет пароль от него, доступ к подписи теряется: восстановить прежний сертификат нельзя, выпускается новый с собственным сроком действия.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Работодатели часто выбирают Госключ не из-за технических характеристик, а из-за доверия сотрудников: люди отказываются подписывать документы облачной подписью незнакомого удостоверяющего центра, но спокойно соглашаются на выпуск подписи через Госуслуги. Если внедрение буксует на этапе выдачи подписей, попробуйте дать вторым вариантом УНЭП из Госключа, а не убеждать сотрудников в надёжности первого.»
Где УНЭП работает в кадрах: карта документов по статье 22.3 ТК РФ
Статья 22.3 ТК РФ разводит требования по двум основаниям: кто подписывает и что именно подписывается. Работодателю УНЭП разрешена не везде, работнику — почти везде. Именно поэтому распространённая схема выглядит так: работодатель подписывает УКЭП, работник — УНЭП, и этой пары хватает на весь кадровый документооборот.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | только УКЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Уведомление об изменении условий трудового договора | только УКЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Заявление на отпуск, приказ об отпуске, командировка | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Ознакомление с ЛНА и должностной инструкцией | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности | в КЭДО не переводится | в КЭДО не переводится |
ПЭП работника из этой таблицы работает при одном условии: она создана в информационной системе работодателя, позволяет идентифицировать работника, а порядок её применения закреплён соглашением. Отдельный случай — цифровая платформа «Работа в России», где работник подписывает документы ПЭП на базе подтверждённой учётной записи Госуслуг, а платформа дополнительно проставляет на документ отметку Роструда.
Маршрут подписания в сервисе задаётся один раз и дальше применяется к типу документа. В Добыто КЭДО маршрут собирается из шаблона: указываются последовательность подписантов, тип документа и срок на этапе, после чего документ идёт по цепочке без ручной пересылки. Ошибка на этом уровне тиражируется на все документы типа, поэтому первый маршрут по трудовым договорам стоит собирать вместе с юристом.
Когда УНЭП не подходит: границы применимости
УНЭП не закрывает четыре группы ситуаций, и подмена в любой из них ведёт к переоформлению документов.
- Документы работодателя из части 1 статьи 22.3 ТК РФ. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении условий договора и приказ об увольнении работодатель подписывает только УКЭП. УНЭП здесь не заменяет квалифицированную подпись даже при согласии работника.
- Документы, которые вообще не переводятся в электронный вид. Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда остаются вне КЭДО независимо от вида подписи.
- Внешние государственные системы. Отчётность в СФР и ФНС, участие в закупках, регистрационные действия ведутся УКЭП. УНЭП работает внутри той инфраструктуры, для которой выпущена, и в чужой системе просто не будет принята.
- Отношения по договорам ГПХ и с самозанятыми. Здесь не действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ, поэтому УНЭП признаётся только по соглашению об электронном документообороте, в котором прописан порядок проверки подписи. Без такого соглашения подписанный документ придётся доказывать в общем порядке.
Отдельная граница касается дистанционных работников. Их электронное взаимодействие регулируется главой 49.1 ТК РФ, письменное согласие на переход к КЭДО с них не собирается, а условия обмена документами закрепляются в трудовом договоре или ЛНА о дистанционной работе. Смешивать два потока в одном положении не стоит: у дистанционных работников свои правила и свой перечень допустимых подписей.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Разделяйте два документа: соглашение об использовании электронной подписи и согласие работника на взаимодействие через КЭДО. Первое отвечает на вопрос, признаём ли мы подпись равнозначной собственноручной и как её проверяем. Второе — на вопрос, согласен ли работник получать кадровые документы в электронном виде. Проверьте, что у вас есть оба: суд смотрит именно на порядок, описанный в этих бумагах, а не на название сервиса.»
Комплект документов для перехода на УНЭП в кадрах
Начните с положения о ведении КЭДО: в нём перечисляются виды подписи по каждому типу документа, и остальные бумаги подстраиваются под него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
| Заявление на аннулирование сертификата ЭП | Скачать |
Что проверить до выдачи УНЭП работникам
Выпуск подписей — последний технический шаг, а не первый. До него закрывается юридическая часть, иначе подписанные документы придётся переподписывать.
Предварительная диагностика: шесть пунктов перед стартом
- Положение о КЭДО и приказ о его введении. Проверьте, что в положении назван оператор системы, перечислены типы документов и указан вид подписи по каждому из них.
- Перечень документов, которые остаются на бумаге. Трудовая книжка, акт о несчастном случае, документы об инструктажах по охране труда выносятся отдельным списком, чтобы кадровик не отправил их в электронный маршрут по привычке.
- Соглашение об использовании ПЭП и НЭП. Нужно, если работники подписывают корпоративной УНЭП или ПЭП. Обязательный элемент — порядок проверки подписи, без него соглашение не выполняет свою функцию.
- Письменные согласия работников. Собираются со всех, кроме дистанционных и принятых после 31 декабря 2021 года без опыта работы. Молчание работника согласием не считается.
- Согласия на обработку персональных данных для выпуска сертификата. Если данные работников в удостоверяющий центр передаёт работодатель, а не сам работник при регистрации, согласие оформляется до передачи.
- Порядок отзыва подписи при увольнении. Заранее определите, кто и в какой срок направляет заявление на аннулирование сертификата.
Как подключить работникам УНЭП для кадрового документооборота: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите положение о ведении КЭДО и приказ о его введении, зафиксировав в них виды подписи по каждому типу документа.
- Шаг 2. Уведомите работников о переходе и соберите письменные согласия. На этом этапе закладывайте недели, а не дни: сроки определяет численность и доля линейного персонала.
- Шаг 3. Выберите вид УНЭП: через инфраструктуру электронного правительства и Госключ либо через удостоверяющий центр по соглашению сторон. Смешивать оба варианта в одной компании технически возможно, но увеличивает число вопросов от сотрудников.
- Шаг 4. Заведите работников в систему, настройте маршруты подписания по типам документов и раздайте права ответственным за кадровое делопроизводство.
- Шаг 5. Запустите пилотную группу на одном отделе и проведите через неё полный цикл: создание документа, согласование, подписание обеими сторонами, выгрузка из архива.
- Шаг 6. Разверните систему на остальные подразделения и проведите обучение. По практике внедрений на массовый персонал хватает одного-двух вебинаров с показом выпуска подписи и подписания документа.
Мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию: на пилоте вскрывается основная часть ошибок в маршрутах и в перечне типов документов, и правки вносятся, пока их цена измеряется одним отделом.
Типичные ошибки с УНЭП и во что они обходятся
Ошибки в работе с УНЭП редко выглядят как ошибки: документы подписаны, статусы зелёные, архив наполняется. Проблема проявляется в момент проверки ГИТ или трудового спора, когда документ нужно предъявить и обосновать. В практике Добыто кадровые службы чаще всего спотыкаются не на технике подписания, а на расхождении между тем, что записано в положении о КЭДО, и тем, как реально настроены маршруты в системе.
- В положении о КЭДО не перечислены виды подписи по типам документов. Формулировка «документы подписываются электронной подписью» не отвечает на вопрос, какой именно, и разбирать это придётся уже в споре.
- Корпоративная УНЭП используется без соглашения о её признании. Подпись есть, криптография верна, но условие признания подписи равнозначной собственноручной не выполнено.
- Работодатель подписывает трудовой договор УНЭП вместо УКЭП. Экономия на квалифицированном сертификате оборачивается переоформлением всего массива договоров.
- Не обеспечена метка времени. Сертификат действует год, и после его истечения без штампа времени невозможно доказать, что подписание произошло в период действия сертификата.
- Сертификат уволенного работника не аннулирован. Удаление подписи из реестра рабочего компьютера сертификат не отзывает: нужно заявление в тот удостоверяющий центр, который его выдал.
Внимание: в приложении Госключ штампа времени в готовом виде нет, момент подписания подтверждается журналами входов и действий пользователя. Если ваш процесс строится на длительном хранении и вероятных спорах, обсуждайте с оператором подключение доверенной службы штампов времени отдельно.
Цена ошибки: сколько стоит неверный вид подписи
Прямые административные последствия считаются по статье 5.27 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства по части 1 — предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо и от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо. Ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 — от 50 000 до 100 000 рублей на юридическое лицо и от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо. Штраф считается за каждый неверно оформленный договор, поэтому при массовом найме сумма растёт кратно числу работников.
Косвенные потери обычно выше. В известных трудовых спорах, где работник заявлял, что подписанный УНЭП документ подписывал не он, суды исследовали не саму криптографию, а окружение: положение о КЭДО, соглашение о подписи, действие сертификата на дату подписания и подтверждение того, что на подпись ушёл именно тот файл. В обоих разбирательствах увольнение признали незаконным, работника восстановили и взыскали средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда.
Кейс из практики: производственная компания на 1200 сотрудников перевела в электронный вид ознакомление с ЛНА, но в положении о КЭДО оставила общую формулировку про электронную подпись без разбивки по типам документов. При плановой проверке инспектор запросил обоснование, какой подписью подписан каждый тип документа. Формулировку переписали, документы переподписали по действующему перечню, на приведение массива в порядок ушло 3 недели.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Проверяемость подписи важнее её вида. Выгрузите из архива один подписанный документ вместе с файлом подписи и проверьте его на стороннем сервисе, как это сделает эксперт в суде. Если проверка не проходит или требует установки корневого сертификата, который есть только на компьютерах вашей кадровой службы, до спора эту схему лучше не доводить.»
Стоимость подключения УНЭП сотрудникам: тарифы Добыто КЭДО
Стоимость складывается из численности сотрудников и набора функций: выпуск подписей входит в тариф, отдельно оплачиваются интеграции и расширенные условия обслуживания.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП для работодателя через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужны ли кастомные шаблоны, интеграция с учётной системой и выделенный контур. Действующие условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Переход между тарифами доступен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Выводы
УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись, промежуточный по юридической силе инструмент между ПЭП и УКЭП. Её сила зависит от документов вокруг: подпись из Госключа признаётся сама по себе, корпоративная — только при соглашении с описанным порядком проверки. В кадрах она полностью закрывает сторону работника, включая трудовой договор, а работодателю по части 1 статьи 22.3 ТК РФ на ключевых документах остаётся УКЭП.
Мы в Добыто подключаем компании по этой же схеме: подписи работникам выпускаются внутри сервиса, маршруты собираются под типы документов, а перечень видов подписи сверяется с положением о КЭДО до того, как первый документ уйдёт на подписание.
Частые вопросы
Что означает «тип подписи» в опросном листе и почему в поиске встречается «тип подписки УКЭП»
Речь идёт о виде электронной подписи по 63-ФЗ: ПЭП, УНЭП или УКЭП. Слово «подписка» в такие формулировки попадает из-за опечатки и путаницы с тарифом сервиса. В анкетах операторов КЭДО и в договорах поле «тип подписи» заполняется одним из трёх значений и напрямую влияет на то, какие документы вы сможете подписывать: например, с УНЭП работодателю недоступны трудовой договор и приказ об увольнении.
Что такое ЕИО с наличием ПЭП в анкетах и опросных листах
ЕИО — единоличный исполнительный орган организации, то есть генеральный директор или другое лицо, действующее без доверенности. Формулировка означает, что у руководителя есть только простая электронная подпись, обычно учётные данные для входа в информационную систему. Для кадровых документов работодателя этого недостаточно: по статье 22.3 ТК РФ сторона работодателя подписывает УКЭП либо УНЭП в зависимости от типа документа, и ПЭП в этом перечне не значится.
Может ли у одного работника быть две действующие подписи одновременно
Да, это не запрещено. Работник может иметь корпоративную УНЭП на токене или в облаке удостоверяющего центра, УНЭП в Госключе и собственную УКЭП, полученную для личных целей. Подписи не конфликтуют между собой, но в кадровых документах используется та, которая указана в положении о КЭДО и соглашении с работодателем. Если работник подписал документ другой своей подписью, придётся отдельно обосновывать её признание.
Что делать, если работник удалил Госключ и потерял УНЭП
Прежний сертификат восстановить нельзя: закрытый ключ хранился на его смартфоне и исчез вместе с приложением. Работник заново устанавливает Госключ, входит по подтверждённой учётной записи Госуслуг и выпускает новый сертификат с новым сроком действия. Ранее подписанные документы при этом остаются действительными: они проверяются по тому сертификату, который действовал на момент подписания.
Нужна ли УНЭП самозанятому исполнителю по договору ГПХ
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ на гражданско-правовые отношения не распространяются, поэтому автоматического признания УНЭП здесь нет. С исполнителем заключается соглашение об электронном документообороте, в котором описан порядок проверки подписи и перечень документов, подписываемых электронно. При использовании УКЭП такое соглашение формально не требуется: квалифицированная подпись признаётся по умолчанию.
Как отозвать УНЭП уволенного сотрудника
Заявление на аннулирование сертификата подаётся в тот удостоверяющий центр, который его выдал, — самостоятельно работником или через работодателя, если сертификат выпускался по его заявке. Удаление сертификата из хранилища рабочего компьютера подпись не отзывает: сертификат остаётся действующим до окончания срока. Для подписей из Госключа отдельная процедура не нужна, если работник сохраняет контроль над своим смартфоном и учётной записью.
