УНЭП на предприятии вводят локальным нормативным актом, а не устным распоряжением: часть 2 статьи 22.2 ТК РФ требует утвердить порядок ведения электронного документооборота ЛНА, принятым с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации по статье 372 ТК РФ. В акте фиксируют сведения об информационной системе, порядок доступа к ней, перечень электронных документов, перечень категорий работников, срок уведомления и дату введения КЭДО не ранее истечения этого срока. Устное распоряжение ни один из этих реквизитов не заменяет. Для юриста ключевое различие внутри самой УНЭП: подпись, выпущенная в информационной системе работодателя, признаётся только при соглашении сторон с порядком её проверки, а УНЭП из Госключа признаётся в силу закона, и отдельное соглашение под неё не требуется.
Разберём обязательные и факультативные пункты локального акта, различия ПЭП, УНЭП и УКЭП по 63-ФЗ и распределение подписей по документам из статьи 22.3 ТК РФ. Покажем, какие формулировки положения о КЭДО суд читает как отсутствие порядка проверки подписи и что делать с дистанционными работниками, исполнителями по ГПХ и самозанятыми. Пошаговый порядок введения УНЭП, образцы приказа, положения, соглашения и уведомления, сценарная таблица по категориям работников, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Почему УНЭП вводится локальным актом, а не распоряжением руководителя
Режим электронного кадрового документооборота возникает не в момент, когда компания купила систему и раздала сотрудникам подписи, а в момент, когда работодатель утвердил порядок его ведения локальным нормативным актом. Статья 22.2 ТК РФ перечисляет, что этот акт обязан содержать:
- сведения об информационной системе (системах), с использованием которой работодатель будет вести электронный документооборот;
- порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведётся электронный документооборот;
- срок уведомления работников о переходе на взаимодействие посредством электронного документооборота, а также дату введения такого взаимодействия, устанавливаемую не ранее дня истечения срока уведомления.
Акт принимается с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке статьи 372 ТК РФ. Если профсоюза в компании нет, процедура учёта мнения не проводится, но сам ЛНА всё равно обязателен: освобождения от него для малых компаний в норме нет.
Юридическая механика простая. Часть 2 статьи 6 63-ФЗ признаёт документ, подписанный УНЭП, равнозначным бумажному с собственноручной подписью в случаях, установленных федеральными законами или соглашением сторон. В трудовых отношениях таким федеральным законом выступает ТК РФ в редакции 377-ФЗ. Но статья 22.3 ТК РФ допускает УНЭП работника в двух исполнениях: с порядком проверки по соглашению сторон и выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства. Устный приказ директора не создаёт ни первого, ни второго основания и не заменяет перечень документов, под которыми эта подпись применяется.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Когда трудовой спор доходит до суда, судью интересует не сертификат сам по себе. Он смотрит комплект документов, которыми в компании введён электронный документооборот, и проверяет, что подписанный работником файл дошёл до подписания без изменений. Поднимите свой ЛНА и найдите в нём четыре обязательных блока из статьи 22.2 ТК РФ. Если хотя бы одного нет, спор вы начинаете с минуса.»
Факт: УНЭП, выпущенная в мобильном приложении Госключ с использованием инфраструктуры электронного правительства, не требует отдельного соглашения сторон о признании. Доверие к ней следует из самой процедуры выпуска по подтверждённой учётной записи Госуслуг.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем отличаются и что из этого закрепляют в акте
63-ФЗ знает три вида электронной подписи. Простая подпись подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды, пароли и иные средства: это логин и пароль в информационной системе или код из SMS. Усиленная неквалифицированная получается криптографическим преобразованием информации с использованием ключа: она позволяет определить подписанта и обнаружить изменения документа после подписания. Усиленная квалифицированная добавляет к этому квалифицированный сертификат от аккредитованного удостоверяющего центра и сертифицированные средства электронной подписи.
Практическое следствие для кадровой службы: УНЭП может выпустить и сам работодатель или обычный удостоверяющий центр, а УКЭП выпускает только УЦ, прошедший аккредитацию. Отсюда и разница в цене владения и в том, какие документы каким видом подписи закрываются.
Статья 22.3 ТК РФ распределяет подписи не по желанию работодателя, а по типу документа. Таблица ниже собрана по её частям 1, 3, 4 и 5 и по требованиям 63-ФЗ к признанию подписи.
| Вид подписи | Кто выпускает | Нужно ли соглашение сторон | Где применяется в КЭДО |
|---|---|---|---|
| ПЭП | работодатель в своей системе; ПЭП ЕСИА — через подтверждённую учётную запись Госуслуг | да, с правилами определения лица и требованиями к конфиденциальности | только работник и только по документам вне перечня части 4 статьи 22.3 ТК РФ; на портале «Работа в России» — при личной явке |
| УНЭП по соглашению сторон | работодатель или удостоверяющий центр без аккредитации | да, с обязательным порядком проверки подписи | работник — по всем документам, включая трудовой договор; работодатель — по документам вне перечня части 1 статьи 22.3 ТК РФ |
| УНЭП инфраструктуры электронного правительства (Госключ) | выпуск в приложении Госключ по подтверждённой учётной записи Госуслуг | нет, признаётся в силу закона | работник — по всем документам; работодатель — по документам вне перечня части 1 статьи 22.3 ТК РФ |
| УКЭП | только аккредитованный удостоверяющий центр | нет, признаётся по умолчанию | работодатель — трудовой договор и допсоглашения, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении условий договора |
Из таблицы следует правило, которое чаще всего нарушают: работодатель обязан подписывать трудовой договор именно УКЭП, тогда как работнику для того же договора достаточно УНЭП. Симметрии здесь нет, и заменить УКЭП работодателя на УНЭП по соглашению сторон нельзя.
«Единица измерения УКЭП», «тип подписки» и «ЕИО с наличием ПЭП»: разбор формулировок
Ни «единицы измерения», ни «типа подписки» электронная подпись не имеет: это формулировки из интерфейсов учётных систем и коммерческих прайсов, а не из 63-ФЗ. У подписи есть вид (ПЭП, УНЭП, УКЭП), сертификат ключа проверки и срок его действия, обычно год. Единицей тарификации в сервисах КЭДО выступает не подпись, а сотрудник в месяц.
ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть руководитель организации. Отметка о наличии у него ПЭП в кадровой системе означает только техническую возможность авторизации и подтверждения действий. Для подписания трудового договора со стороны работодателя такой подписи недостаточно: часть 1 статьи 22.3 ТК РФ требует УКЭП, и никакая внутренняя настройка это требование не снимает.
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Что писать в локальном акте о КЭДО и УНЭП
Четыре обязательных блока из статьи 22.2 ТК РФ закрывают минимум. Часть 3 той же статьи разрешает добавить в акт сроки подписания документов, периодичность подписания и ознакомления, порядок проведения инструктажа работников и исключительные случаи, при которых документы оформляются на бумаге. Эти пункты формально факультативны, но именно они снимают большую часть споров с работниками и вопросов инспектора.
Практика добавляет к этому ещё три раздела, без которых акт работает плохо:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Реестр документов с видом подписи под каждый. Не «документы подписываются электронной подписью», а построчно: трудовой договор — работодатель УКЭП, работник УНЭП; заявление на отпуск — работник УНЭП; ознакомление с ЛНА — работник УНЭП или ПЭП.
- Порядок проверки электронной подписи. Для УНЭП по соглашению сторон это требование 63-ФЗ, а не пожелание: без описанного порядка проверки подпись не признаётся равнозначной собственноручной.
- Порядок действий при утрате доступа. Смена телефона, переустановка приложения, истечение сертификата, увольнение. В акте описывается, что делает работник и что делает кадровая служба.
Важный нюанс из практики: в положении лучше закрепить один основной вид подписи работника. Когда сотрудникам оставляют выбор из двух-трёх вариантов, растёт число обращений в поддержку и незакрытых подписаний, а кадровая служба тратит время на разбор того, кто чем подписал. В практике Добыто именно реестр документов с видом подписи под каждый — тот раздел положения, который дорабатывают чаще всего.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В положении о КЭДО компания называет систему, в которой ведётся документооборот, перечисляет документы и указывает, какой подписью подписывается каждый из них. Технически можно разрешить работнику несколько видов подписи, но проще держать один: меньше вопросов и меньше застрявших документов. Откройте своё положение и проверьте, есть ли там построчный реестр, а не общая фраза про электронную подпись.»
Как ввести УНЭП локальным актом: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите информационную систему и вид подписи для каждой стороны. Работодателю под документы из части 1 статьи 22.3 ТК РФ понадобится УКЭП, работникам — УНЭП по соглашению сторон или УНЭП Госключа.
- Шаг 2. Подготовьте проект положения о ведении КЭДО: система, порядок доступа, реестр документов с видом подписи, категории работников, порядок проверки подписи, сроки подписания и исключения для бумаги.
- Шаг 3. Направьте проект в выборный орган первичной профсоюзной организации и учтите мнение по процедуре статьи 372 ТК РФ. При отсутствии профсоюза этот шаг пропускается, факт отсутствия фиксируется в листе согласования.
- Шаг 4. Издайте приказ об утверждении положения и о введении КЭДО. В приказе назначьте ответственного за ведение документооборота и укажите дату введения не ранее дня истечения срока уведомления работников.
- Шаг 5. Уведомите каждого работника о переходе на электронное взаимодействие и о праве дать согласие. Уведомление вручается персонально, факт вручения фиксируется.
- Шаг 6. Соберите письменные согласия работников по статье 22.2 ТК РФ. Согласие не требуется от тех, кто принят после 31 декабря 2021 года и не имеет трудового стажа на эту дату.
- Шаг 7. Заключите с работниками соглашение об использовании УНЭП с порядком проверки подписи, если вы выбрали не Госключ, выпустите подписи и запустите пилотную группу до раскатки на всю компанию.
Лайфхак: если сертификат истечёт раньше, чем возникнет спор, момент подписания подтверждает метка доверенной службы штампов времени. У Госключа штампа времени в базовой поставке нет, поэтому там момент подписания доказывают журналами входов и действий в приложении — опишите этот порядок в положении заранее.
Образцы документов для введения КЭДО и УНЭП
Комплект собран под порядок из инструкции выше; начинайте с положения о ведении КЭДО, остальные документы опираются на его формулировки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Соглашение об использовании УНЭП: когда нужно и что в нём писать
Соглашение требуется тогда, когда подпись не признаётся законом автоматически. УКЭП признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию, УНЭП инфраструктуры электронного правительства — в силу прямого указания ТК РФ. Остаются два случая, где соглашение обязательно: ПЭП и УНЭП, выпущенная в информационной системе работодателя или обычном удостоверяющем центре.
63-ФЗ задаёт содержание такого соглашения. Для УНЭП обязателен порядок проверки электронной подписи: как именно сторона убеждается, что подпись принадлежит подписанту и документ не менялся. Для ПЭП добавляются правила определения лица, подписывающего документ, и обязанность соблюдать конфиденциальность ключа. Формулировка «стороны признают электронную подпись равнозначной собственноручной» без описания процедуры проверки требование не закрывает. В практике Добыто соглашение об использовании ПЭП и УНЭП ставят в один маршрут с согласием на КЭДО: работник закрывает оба документа за один заход, а кадровая служба не собирает подписи двумя волнами.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП формально по закону не нужно только при квалифицированной подписи. Во всех остальных случаях оно обязательно, и в нём должен быть прописан порядок проверки подписи. Возьмите ваш шаблон соглашения и найдите там раздел о проверке: если его нет, документ не выполняет ту функцию, ради которой его подписывают.»
Внимание: в трудовых спорах суд проверяет не только действительность сертификата на момент подписания, но и сами документы, которыми в компании введён КЭДО, а также подтверждение того, что переданный на подписание файл не был подменён другим.
Кейс из практики: работодатель из финансового сектора выпускал работникам УНЭП на аппаратных токенах и хранил токены в сейфе кадровой службы. Работник оспорил увольнение по соглашению сторон, заявив, что документ подписывал не он. Суд изучил комплект документов о введении КЭДО и порядок передачи документа на подписание, признал увольнение незаконным и взыскал в пользу работника компенсацию. Организационная экономия на выдаче подписей обернулась восстановлением на работе и выплатой за вынужденный прогул.
Категории работников: кому что оформляем
Один локальный акт на всю компанию редко закрывает задачу целиком, потому что режим электронного взаимодействия зависит от правового статуса человека. Сценарная таблица показывает, что критично для каждой категории, а что не требуется.
| Категория | Основание для электронного обмена | Письменное согласие | Подпись работника |
|---|---|---|---|
| Штатный работник, принятый до 31.12.2021 | ЛНА о ведении КЭДО по статье 22.2 ТК РФ | обязательно, в письменной форме | УНЭП или УКЭП; ПЭП — только вне перечня части 4 статьи 22.3 ТК РФ |
| Работник без трудового стажа на 31.12.2021 | ЛНА о ведении КЭДО | не требуется | УНЭП или УКЭП; ПЭП — только вне перечня части 4 статьи 22.3 ТК РФ |
| Дистанционный работник | глава 49.1 ТК РФ и ЛНА о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии | по статье 22.2 не собирается | по правилам главы о дистанционной работе, состав видов подписи отличается |
| Исполнитель по ГПХ, самозанятый | соглашение об электронном документообороте, нормы ТК РФ не применяются | не применяется, действует соглашение сторон | УКЭП без соглашения; ПЭП и УНЭП — только при заключённом соглашении |
Практический вывод: два потока лучше не смешивать. Правила КЭДО из статей 22.1-22.3 ТК РФ по умолчанию не распространяются на дистанционных работников, у которых режим электронного обмена мягче и регулируется отдельной главой, появившейся раньше самих норм о КЭДО. Мы заводим дистанционных работников отдельной категорией в положении и отдельным маршрутом в системе: комплект документов и основание электронного взаимодействия у них другие, и объединение категорий в одну строку реестра позже приходится переделывать.
Полезно знать: с дистанционным работником порядок обмена электронными документами регулируется главой 49.1 ТК РФ и локальным актом о дистанционной работе. Письменное согласие на переход на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ с такого работника не собирают.
Отдельный вопрос — персональные данные. Если работодатель сам регистрирует работников в системе и передаёт туда их данные, сервис КЭДО выступает лицом, обрабатывающим данные по поручению оператора, и отношения оформляются поручением на обработку по 152-ФЗ. Позиция Минтруда по форме согласия на КЭДО остаётся консервативной: собирать его следует именно в письменном виде. Разъяснения по спорным ситуациям с оформлением кадровых документов публикуются на портале Роструда Онлайнинспекция.рф, где ответы даются со ссылками на конкретные нормы ТК РФ.
Ошибки при введении УНЭП и во что они обходятся
Пять ошибок повторяются от компании к компании, и все они возникают из желания сократить процедуру.
- Устное распоряжение вместо ЛНА. Мотив — «система уже куплена, сотрудники подписывают, бумаги оформим позже». Результат: режима КЭДО юридически нет, и каждый подписанный документ придётся защищать отдельно.
- Общая формулировка вместо реестра документов. Мотив — не хочется описывать десятки видов документов. Результат: невозможно доказать, что конкретный документ входил в перечень, установленный работодателем.
- ПЭП работодателя под трудовым договором. Мотив — у руководителя есть учётная запись в системе, УКЭП покупать не хочется. Результат: прямое нарушение части 1 статьи 22.3 ТК РФ.
- Соглашение об УНЭП без порядка проверки подписи. Мотив — шаблон взяли из интернета и не читали. Результат: подпись не признаётся равнозначной собственноручной.
- Согласия собраны в электронном виде, а не письменно. Мотив — «мы же переходим на электронный документооборот». Результат: слабая доказательственная позиция в споре.
Цена ошибки считается не стоимостью переоформления документа. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходится юридическому лицу в 30 000-50 000 рублей, ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 той же статьи — в 50 000-100 000 рублей, повторное нарушение по части 4 — в 100 000-200 000 рублей. Отдельно от штрафа идёт трудовой спор: признание увольнения незаконным означает восстановление работника, выплату среднего заработка за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда. Одно такое дело перекрывает годовую стоимость подписок на КЭДО для средней компании.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию: одно подразделение проходит полный цикл от уведомления до подписания, и на нём вылезают все нестыковки положения с реальным маршрутом документа. Правки в ЛНА после пилота обходятся в один приказ, правки после запуска на тысячу человек — в повторный сбор согласий.»
Когда вводить УНЭП не нужно
УНЭП избыточна, если электронный обмен ограничен документами, которые вообще не переводятся в электронный вид: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, журнал инструктажа по охране труда и бумажная трудовая книжка остаются на бумаге независимо от того, что написано в положении. Не нужна отдельная УНЭП и там, где работодатель уже выдал сотрудникам УКЭП под другие задачи: квалифицированная подпись закрывает весь объём кадровых документов без дополнительных соглашений.
Важный нюанс из практики: техническая часть внедрения обычно короче юридической. Готовый коннектор к учётной системе устанавливается примерно за час, интеграция по API занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от команды разработки, а обучение сотрудников выпуску подписи и подписанию закрывается одним-двумя вебинарами. Основное время съедают согласование ЛНА и сбор письменных согласий.
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей: тарифы 2026 года
Итоговая сумма зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и необходимости интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | период 1 год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф, бесплатно | в рамках подключения |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Для задачи «ввести УНЭП локальным актом» тариф выбирают по двум параметрам: численность и наличие УКЭП для работодателя. Если компания подписывает трудовые договоры со стороны работодателя, УКЭП обязательна, а она доступна начиная с тарифа «Бизнес». Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними приведены на странице тарифов Добыто КЭДО.
Перевести штат на тариф выше или ниже можно в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому пилотную группу запускают на минимальном пакете, а на полный переходят после утверждения положения.
Выводы
Режим электронного кадрового документооборота создаёт не покупка системы и не распоряжение директора, а локальный нормативный акт с четырьмя обязательными блоками из статьи 22.2 ТК РФ, приказ об его утверждении, уведомления и письменные согласия работников. Вид подписи выбирается не по удобству, а по документу: работодатель подписывает трудовой договор только УКЭП, работник — УНЭП или УКЭП. УНЭП Госключа работает без соглашения сторон, УНЭП информационной системы работодателя — только с соглашением, в котором описан порядок проверки подписи. Дистанционные работники, исполнители по ГПХ и самозанятые идут по отдельным правилам.
Мы в Добыто выстраиваем этот порядок с той стороны, с которой его читает инспектор и суд: сначала положение с реестром документов и видами подписи, потом пилотная группа, потом раскатка на компанию. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, поэтому юридическая часть перехода обычно оказывается длиннее технической.
Частые вопросы
Можно ли обойтись одним приказом без отдельного положения о КЭДО?
Формально закон требует локальный нормативный акт, а не конкретный документ с названием «положение». Если приказ содержит все четыре обязательных блока статьи 22.2 ТК РФ — систему, порядок доступа, перечни документов и категорий работников, срок уведомления и дату введения — он выполняет функцию ЛНА. На практике приказ разрастается до нечитаемого объёма, поэтому реестр документов и порядок проверки подписи выносят в положение, а приказом его утверждают.
Нужно ли учитывать мнение профсоюза, если профсоюзной организации в компании нет?
Процедура статьи 372 ТК РФ проводится только при наличии выборного органа первичной профсоюзной организации. Если его нет, работодатель принимает акт самостоятельно, а факт отсутствия профсоюза фиксирует в листе согласования или в преамбуле приказа. Отсутствие профсоюза не отменяет ни сам ЛНА, ни уведомление работников, ни сбор письменных согласий.
Может ли работодатель выпустить УНЭП работникам своими силами?
Да, в отличие от квалифицированной подписи, для выпуска УНЭП аккредитация Минцифры не требуется: подпись может выпустить сам работодатель в своей информационной системе или неаккредитованный удостоверяющий центр. Обратная сторона — такая подпись признаётся равнозначной собственноручной только при соглашении сторон с прописанным порядком проверки, а корневой сертификат придётся отдельно устанавливать как доверенный на рабочих местах.
Что делать, если работник отказался переходить на КЭДО?
Отказ от перехода на электронное взаимодействие не может быть основанием для отказа в приёме на работу или для увольнения. С таким работником продолжается бумажный документооборот, и расходы на изготовление и заверение бумажных копий несёт работодатель. В положении такие случаи описывают как исключительные ситуации оформления документов на бумажном носителе.
Как оформить электронный обмен документами с самозанятым или исполнителем по ГПХ?
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ на гражданско-правовые отношения не распространяются, локальный акт работодателя исполнителя не связывает. Основанием служит соглашение об электронном документообороте между сторонами договора. Если исполнитель подписывает УКЭП, соглашение о признании подписи формально не требуется; при ПЭП или УНЭП оно обязательно, с порядком проверки подписи и правилами определения подписанта.
Что происходит с подписью работника при увольнении?
Удаление учётной записи из системы и стирание сертификата с рабочего компьютера подпись не аннулируют. Квалифицированный сертификат отзывается заявлением в тот удостоверяющий центр, который его выпустил. Подпись из Госключа привязана к мобильному устройству владельца: при удалении приложения доступ к ключу теряется, а при повторной установке выпускается уже новый сертификат с собственным сроком действия. Порядок действий при увольнении и утрате доступа стоит описать в положении заранее.
