УНЭП и УКЭП: разница подписей в кадрах госсектора 2026

УНЭП и УКЭП различаются тем, кто отвечает за подлинность ключа: квалифицированную подпись выпускает аккредитованный удостоверяющий центр по правилам 63-ФЗ, неквалифицированная создаётся в информационной системе работодателя или в приложении Госключ. ПЭП стоит отдельно: это логин с паролем или код из СМС, она подтверждает личность, но не фиксирует неизменность файла. Статья 22.3 ТК РФ привязывает вид подписи к виду документа: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий договора работодатель подписывает только УКЭП. Для государственного сектора различие проходит по статусу человека: с работником учреждения по трудовому договору работает КЭДО по ТК РФ, кадровые документы гражданского служащего оформляются по 79-ФЗ и переводятся в электронный вид пока только в рамках эксперимента в ЕИСУКС.

Дальше разберём, какая подпись допустима под каждым кадровым документом, что мешает перевести кадры госоргана в электронный вид целиком и что проверить в системе до закупки: лицензии ФСТЭК и ФСБ, оценку соответствия по 152-ФЗ, порядок архивного хранения. Покажем перечень документов, которые не переводятся в электронный вид ни при каких условиях, и посчитаем цену ошибки в выборе подписи. Сценарная таблица по типам организаций, порядок перехода из семи шагов, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Чем УНЭП отличается от УКЭП и ПЭП: три подписи по 63-ФЗ

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» знает два вида подписи: простую и усиленную, а усиленная делится на неквалифицированную и квалифицированную. Отсюда три рабочих термина — ПЭП, УНЭП и УКЭП. Разница между ними не в удобстве и не в цене, а в том, что подпись доказывает и кто за это отвечает.

ПЭП подтверждает только факт формирования подписи конкретным лицом через коды и пароли. Она не содержит криптографии, поэтому по файлу невозможно установить, менялся ли документ после подписания. УНЭП строится на криптографическом преобразовании: она определяет подписанта и выявляет изменения, внесённые в документ после подписания, но сертификат выдаёт любой удостоверяющий центр, в том числе неаккредитованный, либо сама информационная система. УКЭП добавляет к этому два условия: сертификат выпускает аккредитованный удостоверяющий центр, а средства подписи имеют подтверждение соответствия требованиям ФСБ России. Только УКЭП по умолчанию приравнивается к собственноручной подписи без отдельного соглашения сторон.

Термина «тип подписки УКЭП» в законодательстве нет, и единицы измерения у подписи тоже нет: подпись не тарифицируется поштучно, у неё есть срок действия сертификата и область применения. Когда в закупочной документации встречается «тип подписки», речь обычно идёт о тарифе на систему КЭДО, а не о самой подписи.

Из таблицы следует практический вывод для кадровой службы: подпись работника можно выбирать, подпись работодателя по ключевым договорам выбору не подлежит. Именно поэтому проект перехода на КЭДО начинается с выпуска УКЭП на руководителя и уполномоченных кадровых специалистов, а не с рассылки приглашений сотрудникам. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны кадровой службы под кадровыми документами должна стоять квалифицированная подпись, а со стороны сотрудника достаточно неквалифицированной, которая выпускается прямо в сервисе за пару кликов и пароль к которой сотрудник задаёт сам. Это разные подписи с разной процедурой выпуска, и подменять одну другой нельзя. Прежде чем спорить о тарифах, посмотрите, у кого из ваших подписантов УКЭП уже есть, а кому её ещё предстоит выпустить.»

Какая подпись нужна под каждым кадровым документом по статье 22.3 ТК РФ

Статья 22.3 ТК РФ разделяет документы на две группы. Первая группа закрытая: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, изменения к этим договорам, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Вторая группа — всё остальное: заявления, приказы об отпуске и командировке, ознакомление с ЛНА, расчётные листки, служебные записки.

Правило чтения таблицы простое: если документ попал в закрытый перечень, работник не может отделаться простой подписью, а работодатель — неквалифицированной. Расходы на получение и использование электронной подписи работником по статье 22.3 ТК РФ несёт работодатель, поэтому бюджет проекта считается вместе с выпуском подписей, а не отдельно от него.

Во что обходится ошибка в выборе подписи

Ошибка стоит не переоформления документа. Трудовой договор, подписанный работодателем неквалифицированной подписью вместо квалифицированной, инспектор труда читает как договор, оформленный ненадлежащим образом: это часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, предупреждение или штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, на должностное лицо от 1 000 до 5 000 рублей. Штраф считается по каждому эпизоду, поэтому при массовом наборе счёт умножается на число сотрудников.

Вторая часть цены проявляется в суде. Документ, подписанный ПЭП, при споре придётся доказывать через соглашение сторон, журналы системы и логи входа. Если соглашение об использовании простой и неквалифицированной подписи не оформлено или в нём не описан порядок определения подписанта, доказательственная ценность файла падает. Отдельная сложность — долговременное хранение: подпись без метки доверенного времени со временем перестаёт проверяться, а кадровые документы хранятся десятилетиями.

Важный нюанс из практики: заказчики нередко закладывают в требования подписание кадровых документов простой подписью на портале «Работа России». Это работает, но добавляет сотруднику вторую точку входа: помимо личного кабинета КЭДО нужно отдельно авторизоваться на портале, вспомнить пароль и подписать документ в незнакомом интерфейсе, а у организации появляется ещё одна точка интеграции, при сбое которой подписание останавливается. Обязанности использовать портал для подписания у работодателя нет.

Госорган, учреждение или подведомственная организация: где КЭДО уже работает

Нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ действуют в трудовых отношениях. Бюджетное или автономное учреждение, унитарное предприятие, подведомственная организация нанимают людей по трудовым договорам, поэтому переводят кадровые документы в электронный вид на общих основаниях: принимают ЛНА, уведомляют работников, собирают согласия и подписывают документы электронной подписью.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

С государственными гражданскими служащими картина другая. Их отношения регулирует 79-ФЗ, а трудовое законодательство применяется с особенностями, установленными этим законом. Прямой нормы об электронном служебном контракте в 79-ФЗ нет, поэтому кадровые документы служащих переводятся в электронный вид в режиме эксперимента. Эксперимент запущен постановлением Правительства РФ от 18.03.2023 № 413 с 1 июня 2023 года, продлён постановлением от 13.05.2026 № 552 до 31 мая 2027 года. Состав участников расширялся: начинали Минцифры России, ФНС России и Федеральное казначейство, затем перечень вырос до 13 федеральных органов, позже добавились Минобрнауки, ФАС, Федеральная пробирная палата и Роскомнадзор.

Документы эксперимента создаются, подписываются и хранятся в федеральной государственной информационной системе ЕИСУКС, которая работает по постановлению Правительства РФ от 03.03.2017 № 256. В электронный вид переведены заявление о приёме, решение о назначении, служебный контракт, приказы о переводе, отпуске, поощрении, взыскании и увольнении. Подписание идёт усиленной квалифицированной подписью с обеих сторон: неквалифицированная подпись служащего в этом контуре не используется. По итогам эксперимента планируются изменения в 79-ФЗ, которые сделают электронный кадровый документооборот штатным режимом для федеральных органов.

Практический вывод для руководителя органа власти: закупать систему КЭДО на служащих сегодня преждевременно, а на работников подведомственной сети и обслуживающий персонал — можно и нужно. Разграничение проводится по основанию отношений, а не по вывеске организации.

Проверьте электронную подпись на кадровом документе перед тем, как принять его в дело

Проверка электронной подписи

Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.

1 Выберите вид подписи:

Присоединенная подписьОдин файл: документ и подпись внутри него.

Открепленная подписьДва файла: сам документ и отдельный файл подписи (.sig).

2 Загрузите документ и файл подписи:

Документ

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Файл подписи (.sig)

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Нажимая кнопку «Проверить подпись», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.

Сбросить Проверить подпись

Нужно подписать документ?

Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.

Подписать документ

Что критично для разных типов организаций

Универсального проекта перехода не существует: у органа власти, учреждения и подведомственной организации разные ограничения и разные узкие места.

Строки таблицы читаются как фильтр закупки: если требование не попало в колонку «что критично» для вашего сценария, оно не должно определять выбор системы.

Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение с филиалами по всей стране формировало резерв медицинских специалистов для выезда при чрезвычайных ситуациях. До перевода кадров в электронный вид оформление шло через общий документооборот: при землетрясении за рубежом около 200 человек оформляли за несколько дней вручную. После перехода на кадровый электронный документооборот резерв примерно из 800 специалистов получил личные кабинеты, а основная часть комплекта документов на приём готовится заранее, до объявления мобилизации.

Что меняется в работе кадровой службы после перехода

Кадровая служба перестаёт быть точкой физического сбора подписей. Заявление на отпуск сотрудник подаёт из кабинета, документ уходит по заранее настроенному маршруту согласования, а кадровый специалист видит статус подписания, не выходя из учётной системы. По оценке практиков внедрения, временные затраты на обработку кадровых документов снижаются минимум в три раза, а стоимость бумаги, печати и курьерской доставки уходит из сметы целиком.

Второе изменение касается ознакомления с локальными нормативными актами. На бумаге специалист вручную подбирает перечень инструкций под должность, печатает пачку и усаживает сотрудника расписываться. В системе база документов настраивается один раз: для каждого подразделения и должности задаётся свой комплект и срок ознакомления. Дальше при приёме или переводе комплект собирается автоматически, а при публикации новой редакции документ уходит на повторное ознакомление всем, на кого он распространяется. Выгрузка листа ознакомления с отметками об электронной подписи готовится за несколько кликов, что закрывает типовой запрос проверяющего.

Третье изменение — дисциплина сроков. Подписать документ задним числом система не позволяет, зато позволяет настроить автоматическое закрытие этапа. Если сотрудник не подписал документ за отведённое время, этап закрывается и документ возвращается кадровому специалисту, который решает, оформлять на бумаге или переотправлять с новой датой.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Самый недооценённый эффект перехода даёт не подписание, а автоматическая сборка комплекта на ознакомление. Настроили один раз, какие инструкции нужны каждой должности, и дальше система сама собирает пачку новичку и сама рассылает новую редакцию тем, кого она касается. Проверьте на своём массиве: сколько человеко-часов в месяц у вас уходит только на то, чтобы собрать и разнести листы ознакомления.»

Образцы документов для перевода кадров на электронный документооборот

Комплект собран под запуск КЭДО в организации: начните с приказа о введении, дальше идите по положению и уведомлениям.

Как перевести кадры организации на электронный документооборот

Порядок перехода задан статьёй 22.2 ТК РФ и не зависит от формы собственности. Сроки в организации госсектора обычно растягивает не техника, а согласование ЛНА и закупочные процедуры.

Как перейти на КЭДО: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите перечень документов, которые переводите в электронный вид, и категории работников, которых это касается. Отдельно выпишите четыре исключения статьи 22.1 ТК РФ, которые останутся на бумаге.
2. Шаг 2. Примите ЛНА о введении КЭДО: приказ и положение с указанием системы, видов подписи для каждой группы документов, порядка доступа и сроков подписания. Учтите мнение представительного органа работников, если он есть.
3. Шаг 3. Уведомите работников письменно о переходе и о праве отказаться. Соберите письменные согласия у тех, кто принят до 31 декабря 2021 года; у работников, впервые поступающих на работу после этой даты, согласие не требуется.
4. Шаг 4. Выпустите УКЭП руководителю и уполномоченным подписантам, оформите приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи. Подпись работникам выпускается за счёт работодателя.
5. Шаг 5. Выгрузите в систему штатное расписание и оргструктуру, проверьте контактные данные: у каждого сотрудника должен быть заполнен номер телефона или адрес электронной почты, иначе кабинет не активируется.
6. Шаг 6. Настройте маршруты согласования по функциональным ролям, а не по фамилиям, загрузите базу ЛНА и привяжите инструкции к должностям и подразделениям.
7. Шаг 7. Запустите пилотную группу на одном подразделении, соберите ошибки маршрутов и только после этого разворачивайте систему на всю организацию.

Что проверить до старта проекта

Половина срывов приходится на подготовку, а не на внедрение. Перед закупкой пройдите по шести пунктам.

• Основание отношений с людьми: трудовой договор, служебный контракт или договор ГПХ. От этого зависит, применима ли к ним статья 22.3 ТК РФ.
• Актуальность штатного расписания и оргструктуры: маршруты согласования строятся на них, и устаревшая структура ломает маршрутизацию.
• Полнота контактных данных сотрудников в кадровой системе.
• Наличие УКЭП у руководителя и срок действия сертификата.
• Перечень ЛНА с датами утверждения и сроками пересмотра: в электронном виде жизненный цикл документа отслеживается системой, но заводить его придётся вручную.
• Требования вашей службы информационной безопасности к системе и к размещению персональных данных.

В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю организацию: одно подразделение проходит полный цикл от приглашения до подписанного приказа, и на нём видно, где маршрут построен неверно. Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, дальше документы синхронизируются автоматически.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Согласие работника на электронный документооборот — это не формальная бумажка, а условие законности всего дальнейшего обмена. Отказ сотрудника не даёт оснований для увольнения или иных санкций: с ним просто продолжают работать на бумаге. Соберите согласия до запуска и держите отдельный реестр тех, кто отказался.»

Требования к системе для государственной организации: лицензии, сертификаты, хранение

Деятельность в области информационной безопасности лицензируется, и здесь два регулятора. ФСТЭК России выдаёт лицензии на техническую защиту конфиденциальной информации и на разработку средств защиты информации. Любая система, где реализована хотя бы одна функция защиты, вплоть до проверки пароля пользователя, попадает под разработку средств защиты. ФСБ России отвечает за криптографическое направление. Если у разработчика нет нужной лицензии, регулятор вправе прекратить его деятельность или запретить использование продукта, и заказчик остаётся без системы.

Сертификат выдаётся на конкретную версию продукта и подтверждает соответствие требованиям регулятора. Для государственных организаций использование сертифицированных продуктов обязательно, а какие именно требования применяются к вашей системе, определяет обследование, которое проводит лицензиат ФСТЭК. Аттестация — третий документ, она подтверждает соответствие уже развёрнутого экземпляра системы у заказчика. По 152-ФЗ оценка соответствия обязательна, но проводить её можно двумя способами: самостоятельно, оформив акт оценки соответствия, или силами лицензиата ФСТЭК с выдачей аттестата. Порядок обработки персональных данных и права субъектов разъясняет портал Госуслуг в разделе о приложении Госключ, где физическое лицо бесплатно получает УНЭП или УКЭП для подписания документов.

Хранение электронных кадровых документов регулируется отдельно от их создания. Статья 13 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» даёт организации право создавать собственный архив и организовывать хранение. Требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов закреплены приказом Росархива от 15 июня 2020 года, а стратегия долговременной сохранности описана в ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Действующие правила организации хранения предполагают запись электронных дел на материальные носители с последующим размещением в архивохранилище.

В практике Добыто разбор требований к системе для заказчика из госсектора начинается с лицензий и порядка хранения, а не с интерфейса кабинета сотрудника: переделать маршрут согласования дешевле, чем менять систему после замечаний проверяющего.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные почти целиком, а понятия электронного документа в законе об архивном деле нет вовсе. Поэтому номенклатуру дел, сроки и порядок передачи в архив придётся описать самостоятельно, опираясь на типовые функциональные требования Росархива. Заложите этот раздел в положение о КЭДО сразу, а не через год после запуска.»

Когда перевод кадров в электронный вид не даёт эффекта

Электронный документооборот не решает задачу в четырёх ситуациях, и честнее увидеть их до закупки.

• Кадровые документы гражданских служащих вне эксперимента. Если ваш орган не включён в перечень участников постановления № 413, служебные контракты и приказы по служащим остаются на бумаге до изменений в 79-ФЗ.
• Инструктажи по охране труда и вводный инструктаж. Документ, подтверждающий прохождение инструктажа, требует личной подписи работника. Система может напомнить о сроке и хранить программу, но заменить подпись в журнале она не вправе.
• Организация, где кадровый оборот измеряется десятками документов в год. Экономия на бумаге и курьере в такой организации меньше стоимости сопровождения, а эффект даёт не подписание, а массовость.
• Работники без смартфона и электронной почты. Отказ работника от КЭДО законен, и для него кадровое делопроизводство продолжается на бумаге. Параллельные контуры увеличивают, а не сокращают нагрузку на кадровую службу, пока доля отказавшихся высока.

Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые в эту логику не входят вовсе: статьи 22.1-22.3 ТК РФ на них не распространяются, а обмен документами строится по правилам гражданского законодательства и соглашения сторон.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Госключ снимает главное возражение сотрудников: подпись выпускается государством по подтверждённой учётной записи Госуслуг, и это аргумент там, где облачной подписи удостоверяющего центра люди не доверяют. Правила формирования такой неквалифицированной подписи установлены постановлением Правительства от 1 декабря 2021 года № 2152. Если у вас буксует сбор согласий, покажите работникам именно этот сценарий подписания.»

Стоимость перевода кадров на электронный документооборот

Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников, набора функций и требований к инфраструктуре. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.

Цена за сотрудника в месяц падает с ростом численности, а решающий фактор для организации госсектора обычно не тариф, а требования к размещению данных и набор интеграций. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому пилот на одном подразделении можно запускать на минимальном плане и расширять после раскатки.

Выводы

Выбор подписи в кадрах определяется не бюджетом, а перечнем из статьи 22.3 ТК РФ: по трудовым договорам, договорам о материальной ответственности, ученическим договорам, приказам о взыскании и уведомлениям об изменении условий организация подписывает только квалифицированной подписью, работник — квалифицированной или неквалифицированной, включая выпущенную в Госключе. Государственный сектор делится по основанию отношений: работники учреждений переходят на электронный документооборот по общим правилам ТК РФ, кадровые документы гражданских служащих оформляются в ЕИСУКС в рамках эксперимента, продлённого до 31 мая 2027 года. Для организации госсектора к обычному чек-листу добавляются лицензии разработчика, сертификат на продукт, оценка соответствия по 152-ФЗ и описанный порядок архивного хранения.

Мы в Добыто ведём такие проекты от разработки ЛНА и сбора согласий до настройки маршрутов по оргструктуре и выпуска подписей, а перед раскаткой на всю организацию проходим полный цикл на пилотном подразделении. Подписи для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, а модуль интеграции с 1С:ЗУП ставится за один день.

Частые вопросы

Можно ли подписать один кадровый документ разными видами подписи с двух сторон?

Да, и это штатная схема. Работодатель ставит УКЭП, работник — УНЭП, выпущенную в системе КЭДО или в Госключе. Документ считается подписанным обеими сторонами, если каждая подпись соответствует требованиям статьи 22.3 ТК РФ для этого вида документа. Проверять такой файл нужно по обеим подписям: у каждой свой сертификат и своя отметка времени.

Что делать, если сертификат подписи истёк, а документ нужно проверить через несколько лет?

Истечение срока сертификата не отменяет подпись, поставленную в период его действия, но подтвердить это можно только меткой доверенного времени и данными о статусе сертификата на момент подписания. Поэтому для долговременного хранения используются форматы подписи с меткой времени, а система хранения должна поддерживать перештамповку. Требования к такой функциональности описаны в типовых функциональных требованиях Росархива и в ГОСТ Р 57762-2017.

Обязан ли работодатель дублировать электронные кадровые документы на бумаге?

Нет. Документы, оформленные в электронном виде по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, на бумаге не дублируются. Исключение составляют четыре позиции: трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. По требованию работника работодатель выдаёт бумажную копию электронного документа, заверенную надлежащим образом.

Нужно ли заново собирать согласия при смене системы КЭДО?

Согласие работника даётся на ведение кадрового документооборота в электронном виде, а не на конкретный программный продукт. Заново собирать его не требуется, но ЛНА придётся переиздать: в положении о КЭДО указывается используемая информационная система, порядок доступа и виды подписи. Работников уведомляют об изменениях, а старый электронный архив переносится с сохранением файлов подписей.

Можно ли вести кадровый документооборот в электронном виде для сотрудников филиалов в других регионах?

Да, место работы значения не имеет. Маршруты согласования строятся по оргструктуре и функциональным ролям, поэтому заявление сотрудника филиала автоматически уходит закреплённому за подразделением кадровому специалисту. Для дистанционных работников порядок обмена дополнительно фиксируется в трудовом договоре или дополнительном соглашении о дистанционной работе.

Что проверяющий запрашивает по электронным кадровым документам?

Чаще всего это ЛНА о введении электронного документооборота, письменные согласия работников, листы ознакомления с отметками об электронной подписи и сами документы с приложенными файлами подписей. Выгрузка должна включать не только PDF, но и файлы подписи, иначе подтвердить подписание невозможно. Заранее проверьте, умеет ли ваша система выгружать юридически значимый комплект, а не просто печатную форму.

Кто оплачивает выпуск электронной подписи для работника?

Расходы на получение работником электронной подписи и на её использование несёт работодатель. Это правило действует независимо от того, выпускается подпись в системе кадрового документооборота, в удостоверяющем центре или в мобильном приложении. Требовать от сотрудника купить подпись за свой счёт для подписания кадровых документов неправомерно.