Подписание приказов по личному составу электронной подписью допускается в рамках кадрового электронного документооборота (КЭДО). После принятия Федерального закона № 377-ФЗ работодатели могут оформлять в электронной форме приказы о приёме, переводе, увольнении, отпуске и другие кадровые документы. В статье подробно разберём, какие виды электронных подписей требуются для разных типов приказов, какие условия должны быть соблюдены и какие документы нельзя переводить в электронный вид даже при наличии КЭДО.
Автор статьи — Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20-летней практикой. В 2008 году получила красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.
Что такое приказы по личному составу
Приказы по личному составу — это распорядительные документы, оформляющие трудовые отношения с конкретными работниками. К ним относятся приказы о приёме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска, направлении в командировку, применении дисциплинарного взыскания, поощрении и другие. Эти документы хранятся в личных делах работников и имеют длительные сроки хранения — от 5 до 50 (75) лет.
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.
В отличие от приказов по основной деятельности, приказы по личному составу затрагивают права и обязанности конкретных работников. Поэтому к ним предъявляются особые требования: работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись, а сам приказ должен соответствовать нормам трудового законодательства. При переходе на КЭДО эти требования сохраняются, меняется только форма документа и способ подписания.
Виды приказов по личному составу
Унифицированные формы приказов утверждены Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004. К основным относятся: Т-1 (о приёме на работу), Т-5 (о переводе), Т-6 (о предоставлении отпуска), Т-8 (о прекращении трудового договора), Т-9 (о направлении в командировку), Т-11 (о поощрении). С 2013 года использование унифицированных форм необязательно — работодатель может разработать собственные, но с обязательными реквизитами.
По срокам хранения приказы делятся на две группы. Приказы со сроком хранения 50 (75) лет: о приёме, переводе, увольнении, изменении фамилии, отпусках без сохранения зарплаты, отпусках по уходу за ребёнком. Приказы со сроком хранения 5 лет: о ежегодных отпусках, командировках, дежурствах, взысканиях. Эта классификация важна для организации архивного хранения электронных документов.
«При переходе на КЭДО важно понимать: электронный приказ — это не скан бумажного документа. Это изначально цифровой документ, подписанный электронными подписями сторон. Скан с печатью не имеет юридической силы электронного документа.»
Правовая основа электронных приказов по личному составу
Возможность ведения кадровых документов в электронной форме закреплена в главе 49.1 Трудового кодекса РФ. Статья 22.1 ТК РФ определяет, что работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Приказы по личному составу прямо относятся к документам, которые могут вестись в электронной форме.
При этом статья 22.1 содержит исключения — перечень документов, которые нельзя оформлять только в электронном виде. К ним относятся: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, документы о прохождении инструктажа по охране труда, приказы об увольнении работников, отказавшихся от КЭДО. Эти документы оформляются на бумаге или дублируются.
Требования к электронным подписям
Статья 22.3 ТК РФ устанавливает дифференцированные требования к электронным подписям в зависимости от вида документа и стороны. Работодатель при подписании любого кадрового документа в системе КЭДО обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Это касается всех приказов по личному составу без исключения.
Работник для ознакомления с приказами может использовать разные виды подписей. Для большинства приказов (об отпуске, командировке, поощрении) достаточно простой электронной подписи (ПЭП) — подтверждения через личный кабинет, SMS-код, логин и пароль. Для некоторых документов (трудовой договор, соглашение о материальной ответственности) требуется УКЭП или УНЭП работника.
«По данным Роструда, около 70% нарушений при внедрении КЭДО связаны с неправильным выбором вида электронной подписи. Работодатели пытаются экономить и используют простую подпись там, где нужна усиленная. При проверке ГИТ такие документы признаются ненадлежащими.»
Условия подписания приказов в электронной форме
Чтобы приказ по личному составу, подписанный электронной подписью, имел юридическую силу, должны быть соблюдены четыре условия. Первое — работодатель принял локальный нормативный акт о введении КЭДО с указанием информационной системы, перечня документов, порядка работы. Второе — работник дал письменное согласие на электронный документооборот. Третье — используются надлежащие виды электронных подписей. Четвёртое — документооборот ведётся в информационной системе, соответствующей требованиям.
Отсутствие любого из условий делает электронный приказ уязвимым для оспаривания. Например, если работник не давал согласия на КЭДО, все приказы в отношении него должны оформляться на бумаге. Попытка навязать электронную форму — нарушение его прав. Даже если остальные работники перешли на КЭДО, с несогласившимся нужно работать по-старому.
Согласие работника на КЭДО
Согласие на электронный документооборот — добровольное. Закон запрещает принуждать работника к переходу на КЭДО или применять санкции за отказ. Согласие оформляется отдельным документом и может быть отозвано в любой момент. Важно: если работник дал согласие при приёме на работу, это не лишает его права отозвать согласие впоследствии. Дата отзыва будет точкой отсчёта для возврата к бумажному документообороту.
Для работников, принятых после 31 декабря 2021 года и не имевших трудового стажа до этой даты, согласие не требуется — они автоматически включаются в КЭДО, если работодатель его ввёл. Но и у них есть право отказаться — просто по умолчанию они считаются согласившимися, если не заявили об обратном.
Полезные документы для скачивания
Сервис КЭДО Добыто — автоматизация оформления приказов по личному составу
Приказ о введении КЭДО — скачать
Образец приказа о приёме на работу — скачать
Образец личной карточки работника — скачать
Руководство по сервису Добыто КЭДО — скачать
Какие приказы нельзя подписывать только в электронном виде
Статья 22.1 ТК РФ содержит исключения из общего правила о возможности ведения КЭДО. Некоторые документы либо вообще не переводятся в электронную форму, либо требуют бумажного дублирования. Это связано с особой значимостью таких документов для работника или требованиями других законов.
К документам, которые ведутся только на бумаге или требуют дублирования, относятся: трудовые книжки и формируемые в соответствии с трудовым законодательством сведения о трудовой деятельности; акт о несчастном случае на производстве; приказ (распоряжение) об увольнении работника; документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Особенности приказа об увольнении
Приказ об увольнении — особый случай. Если работник дал согласие на КЭДО, приказ можно оформить электронно. Но если работник отказался от КЭДО или отозвал согласие, приказ об увольнении обязательно оформляется на бумаге. Это прямое требование статьи 22.1 ТК РФ. Нарушение — основание для признания увольнения незаконным.
На практике рекомендуется дублировать электронный приказ об увольнении бумажным экземпляром в спорных ситуациях. Если работник уже конфликтует с работодателем, не выходит на работу или заявляет о намерении оспорить увольнение, бумажный документ станет дополнительной защитой. Отправить его можно по почте с описью вложения и уведомлением о вручении.
«В нашей практике каждое третье увольнение сопровождается хоть небольшим конфликтом. Я рекомендую всегда готовить бумажную копию приказа об увольнении, даже если весь остальной документооборот электронный. Это занимает 5 минут, но может сэкономить месяцы судебных разбирательств.»
Оформление приказов по личному составу в системе Добыто КЭДО
Сервис Добыто КЭДО позволяет оформлять все виды приказов по личному составу в электронной форме: о приёме, переводе, отпуске, командировке, увольнении и других. Система автоматически определяет требуемый вид электронной подписи для каждого документа, отслеживает наличие согласия работника на КЭДО, формирует уведомления об ознакомлении.
Как создать приказ по личному составу в КЭДО: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Кадровый специалист выбирает тип приказа в меню системы (приём, перевод, отпуск и др.)
- Шаг 2. Заполняет реквизиты приказа: ФИО работника, даты, основание, другие данные
- Шаг 3. Система автоматически проверяет наличие согласия работника на КЭДО
- Шаг 4. Формируется проект приказа по утверждённой форме
- Шаг 5. Руководитель организации подписывает приказ своей УКЭП
- Шаг 6. Работнику направляется уведомление об ознакомлении в личный кабинет
- Шаг 7. Работник ознакамливается с приказом и подтверждает своей электронной подписью
«Автоматическая проверка согласия на КЭДО — это то, что спасает от ошибок. В ручном режиме кадровик может забыть, что конкретный сотрудник отказался от электронного документооборота. Система не забывает и сразу предупреждает: для этого работника нужен бумажный приказ.»
Хранение электронных приказов по личному составу
Сроки хранения электронных приказов аналогичны бумажным и установлены Приказом Росархива № 236. Приказы о приёме, переводе, увольнении хранятся 50 лет (или 75 лет для созданных до 2003 года). Приказы об отпусках, командировках — 5 лет. Информационная система КЭДО должна обеспечивать сохранность документов в течение всего срока хранения.
Требования к архивному хранению электронных документов предусматривают: невозможность изменения подписанных документов, фиксацию метаданных (дата создания, автор, подписанты), возможность выгрузки в форматах, пригодных для долговременного хранения (PDF/A, XML), резервное копирование. При смене системы КЭДО необходимо обеспечить миграцию архива с сохранением юридической значимости документов.
Заключение
Приказы по личному составу можно подписывать электронной подписью при соблюдении требований главы 49.1 ТК РФ. Работодатель обязан использовать УКЭП для подписания любых кадровых документов. Работник для ознакомления применяет ПЭП, УНЭП или УКЭП в зависимости от вида документа. Обязательные условия: локальный акт о КЭДО, согласие работника, надлежащая информационная система. Исключения: приказы об увольнении работников, отказавшихся от КЭДО, оформляются только на бумаге. В спорных ситуациях рекомендуется дублировать электронный приказ бумажным экземпляром.
Использованные источники
Часто задаваемые вопросы
Можно ли подписать приказ о приёме на работу электронной подписью?
Какую электронную подпись должен использовать работодатель для приказов?
Нужно ли согласие работника для электронных приказов?
Какие приказы нельзя подписывать электронно?
Как работник ознакамливается с электронным приказом?
Сколько хранятся электронные приказы по личному составу?
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.