Подписание приказа о приёме начинается не с приказа. Сначала стороны подписывают трудовой договор, и уже на его основании работодатель вправе издать приказ: по статье 68 ТК РФ это право, а не обязанность, а содержание приказа должно соответствовать условиям договора. Первым подпись ставит представитель работодателя: единоличный исполнительный орган либо сотрудник, которому право подписи передано приказом о делегировании. Работник подписывает вторым, и его подпись означает ознакомление: приказ объявляется работнику под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы. Приказ о приёме не входит в перечень документов, где статья 22.3 ТК РФ требует от работодателя УКЭП, поэтому в кадровом электронном документообороте его подписывают УНЭП, а работник вправе ознакомиться ПЭП.
Разберём семь узких мест, из-за которых приказ неделю висит в статусе «на согласовании», и покажем, какие из них снимаются настройкой маршрута, а какие требуют переоформления документов. Дадим таблицу допустимости ПЭП, УНЭП и УКЭП по видам кадровых документов и чек-лист проверки перед запуском маршрута. Отдельно объясним, почему у УКЭП не бывает ни подписки, ни единицы измерения. Сценарная таблица по типам найма, расчёт цены ошибки, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто первым ставит подпись на приказе о приёме и в каком порядке
Порядок подписей задан не регламентом компании, а последовательностью юридических фактов. Трудовой договор подписывают обе стороны. Затем работодатель издаёт приказ. Затем работник знакомится с приказом под подпись. Перепрыгнуть через этот порядок нельзя: приказ, изданный раньше договора, противоречит статье 68 ТК РФ, потому что издаётся «на основании заключённого трудового договора».
Со стороны работодателя первую подпись ставит единоличный исполнительный орган: генеральный директор, директор, президент — тот, кто действует без доверенности по уставу и сведениям ЕГРЮЛ. На практике эту подпись почти всегда делегируют: приказом руководителя право подписи кадровых документов передаётся директору по персоналу, руководителю отдела кадров или конкретному HR-специалисту. Без такого приказа подпись HR-менеджера на приказе о приёме формально дефектна, и при проверке ГИТ это первое, что запрашивают вместе с самим приказом.
В формулировке «ЕИО с наличием ПЭП» смешаны две разные вещи. ЕИО — это должностная роль, а не тип подписи. Простой электронной подписи «у ЕИО» в кадровом ЭДО не бывает: по части 3 статьи 22.3 ТК РФ работодатель подписывает документы усиленной подписью, квалифицированной или неквалифицированной, а ПЭП закон оставляет работнику. Если в вашей системе роль руководителя настроена на ПЭП, это ошибка настройки прав, а не разрешённый сценарий.
Между подписью работодателя и подписью работника стоит маршрут согласования, и именно он съедает большую часть календаря. Последовательный маршрут «кадровик — руководитель подразделения — бухгалтерия — работник» складывает задержки: если каждый участник отвечает за день, приказ доходит до новичка на четвёртые сутки. Параллельный маршрут отправляет документ юристу, бухгалтерии и руководителю одновременно, и срок сжимается до самого медленного участника. В практике Добыто мы разводим маршруты по типам документов: приказ о приёме почти никогда не требует последовательной цепочки, потому что его условия уже согласованы в трудовом договоре.
Важный нюанс из практики: трёхдневный срок ознакомления считается со дня фактического начала работы, а не со дня издания приказа. Если новичок вышел в понедельник, а приказ подписали в среду, у вас остаётся один день на его ознакомление, и любая задержка маршрута выводит компанию за срок статьи 68 ТК РФ.
Факт: сведения о приёме подаются в Социальный фонд России по подразделу 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме или заключения трудового договора. Задержка подписи руководителя автоматически сдвигает и отчётный срок.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая определяет, кто чем подписывает приказ
Виды электронной подписи установлены 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Простая электронная подпись подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом через коды, пароли и другие средства. Усиленная неквалифицированная создаётся криптографическим преобразованием с использованием ключа, позволяет определить подписанта и обнаружить изменения в документе после подписания. Усиленная квалифицированная отличается от УНЭП тем, что её сертификат выдан аккредитованным удостоверяющим центром, а средства подписи подтверждены на соответствие требованиям.
Разница между УНЭП и УКЭП с точки зрения кадровика сводится к двум вопросам: кто выдал сертификат и нужно ли отдельное соглашение сторон. УКЭП равна собственноручной подписи в силу закона, дополнительных соглашений не требует. УНЭП приравнивается к собственноручной подписи, если стороны договорились об этом — в трудовом договоре, в соглашении об использовании подписи или в положении о КЭДО. Отличие УНЭП от ПЭП в другой плоскости: ПЭП не содержит криптографии и не фиксирует неизменность документа, поэтому её доказательная сила в споре ниже.
Статья 22.3 ТК РФ распределяет подписи не по должностям, а по видам документов. Таблица ниже собрана по частям 3, 4 и 5 этой статьи и показывает, где выбора нет, а где он есть.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | только УКЭП | УКЭП, УНЭП или УНЭП через Госуслуги |
| Договор о материальной ответственности | только УКЭП | УКЭП, УНЭП или УНЭП через Госуслуги |
| Ученический договор, договор на получение образования | только УКЭП | УКЭП, УНЭП или УНЭП через Госуслуги |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | только УКЭП | УКЭП, УНЭП или УНЭП через Госуслуги |
| Уведомление об изменении условий трудового договора | только УКЭП | УКЭП, УНЭП или УНЭП через Госуслуги |
| Приказ о приёме на работу | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП по правилам ЛНА |
| Ознакомление с ЛНА, графиками, инструкциями | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП по правилам ЛНА |
| Заявление об увольнении и его отзыв | не применяется | УКЭП, УНЭП или УНЭП через Госуслуги |
Из таблицы следует практический вывод для скорости: приказ о приёме подписывается быстрее трудового договора, потому что не требует УКЭП работодателя. Если ваш процесс упирается в токен генерального директора именно на приказе, вы держите избыточное требование, которого закон не устанавливает. Сертификат УНЭП работник получает бесплатно в приложении «Госключ»: порядок описан в инструкции портала госуслуг как получить сертификат УНЭП в приложении «Госключ», и это снимает вопрос выпуска подписи для новичка до первого рабочего дня.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Чаще всего компании тормозят приём там, где сами подняли планку. Приказ о приёме закон разрешает подписать УНЭП, а работнику — ПЭП, если правила идентификации и требования к конфиденциальности ключа закреплены в положении о КЭДО. Проверьте по своему положению, какой вид подписи вы прописали для приказов: если там стоит УКЭП, вы каждый раз ждёте руководителя без правового основания.»
«Тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП»: что стоит за этими формулировками
УКЭП не продаётся как подписка и не имеет единицы измерения. Это распространённая путаница между тремя разными объектами: сертификатом ключа проверки подписи, который выдаётся на определённый срок; носителем ключа, то есть физическим токеном; и лицензией на средство криптографической защиты. Считать имеет смысл именно их: сколько сотрудников имеют действующий сертификат, когда он истекает, у кого на руках токен.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Для кадрового ЭДО практический смысл в другом. УКЭП юридического лица для руководителя выпускает удостоверяющий центр ФНС, и она привязана к ЕИО. Сотрудник, который подписывает документы от лица компании во внешнем обмене, с 1 сентября 2024 года использует личную УКЭП физического лица и машиночитаемую доверенность. Внутри информационной системы работодателя, где идёт кадровый документооборот, полномочия HR-специалиста подтверждает приказ о делегировании права подписи, а не МЧД. Смешение этих двух контуров — типичная причина, по которой компания покупает лишние сертификаты.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ведите реестр сертификатов сотрудников с датой окончания и типом подписи. Сертификат истекает молча: система просто перестаёт принимать подпись, и HR узнаёт об этом в день выхода новичка. Мы советуем проверять реестр раз в месяц и продлевать сертификаты подписантов заранее, а не в момент, когда приказ уже висит в маршруте.»
Что тормозит подписание приказов о приёме: семь узких мест
Задержки распределяются неравномерно. Ниже — точки, где приказ реально останавливается, в порядке от самых частых к более редким.
- Единственный подписант. Право подписи кадровых документов не делегировано, всё идёт через генерального директора. В отпуске или командировке руководителя очередь приказов встаёт целиком.
- Последовательный маршрут там, где он не нужен. Приказ о приёме проходит четыре звена подряд, хотя его условия уже зафиксированы в подписанном трудовом договоре.
- Нет подписи у новичка. Работник не установил приложение, не подтвердил учётную запись на Госуслугах, не выпустил сертификат. Приказ подписан работодателем и ждёт ознакомления, а трёхдневный срок идёт.
- Нет согласия работника на взаимодействие в электронном виде. Для тех, кто принят после 31 декабря 2021 года и не имеет трудового стажа, согласие не требуется, но при приёме сотрудника со стажем без его письменного согласия приказ придётся оформлять на бумаге.
- Истёк сертификат подписанта. Подпись не проходит проверку, документ возвращается в работу, маршрут запускается заново.
- Расхождение приказа с трудовым договором. Должность, оклад, дата начала работы или условие об испытании в приказе отличаются от договора. Согласующий отправляет документ на доработку, и цикл повторяется.
- Ручной перенос данных между системами. Приказ формируется в одной системе, сведения для ЕФС-1 собираются в другой, реквизиты вбиваются повторно.
Внимание: приказ об увольнении, трудовая книжка на бумаге, акт о несчастном случае на производстве и документы об инструктаже по охране труда в электронный вид не переводятся. Приказ о приёме в этот перечень не входит и подписывается электронно без ограничений.
Что об этом думает ГИТ: при проверке инспектор смотрит не на скорость, а на связку документов. Запрашиваются положение о КЭДО, приказ о его введении, приказ о делегировании права подписи, согласия работников и сам приказ о приёме с протоколом подписи. Если протокол показывает вид подписи, не предусмотренный вашим же положением, замечание получит компания, а не разработчик системы.
Соберите приказ о приёме по форме Т-1 под свои данные
Что проверить до запуска приказа: предварительная диагностика
Большая часть возвратов на доработку отлавливается за пять минут до отправки документа в маршрут. Проверьте семь позиций.
- Трудовой договор подписан обеими сторонами, и в системе есть его финальная версия, а не проект.
- Должность в приказе совпадает со штатным расписанием дословно, включая разряд и структурное подразделение.
- Оклад, надбавки, дата начала работы и условие об испытании перенесены из договора без расхождений.
- У подписанта со стороны работодателя есть действующий приказ о делегировании права подписи и непросроченный сертификат.
- У работника выпущена подпись того вида, который предусмотрен положением о КЭДО для приказов.
- Согласие на обработку персональных данных и, если требуется, согласие на электронное взаимодействие получены до отправки документа.
- Маршрут согласования для приказов о приёме настроен параллельно, а список согласующих не содержит уволившихся сотрудников.
В сервисе Добыто эти позиции вынесены в статусы карточки документа: приказ не уходит в маршрут, пока в системе нет подписанного трудового договора и действующего сертификата подписанта. Проверка занимает столько же времени, сколько отправка, но снимает возвраты на доработку.
Как ускорить подписание приказа о приёме: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о делегировании права подписи кадровых документов и укажите в нём конкретные виды документов, включая приказы о приёме, переводе и предоставлении отпуска.
- Шаг 2. Пропишите в положении о КЭДО, какой подписью подписывается каждый вид документа. Для приказа о приёме закрепите УНЭП работодателя и ПЭП работника с описанием правил идентификации и требований к конфиденциальности ключа.
- Шаг 3. Выпустите подписи будущему работнику до первого рабочего дня: приглашение в систему отправляется вместе с офером, сертификат УНЭП работник получает в «Госключе» самостоятельно.
- Шаг 4. Переведите маршрут согласования приказов о приёме в параллельный режим и уберите из цепочки согласующих, чья виза дублирует уже подписанный трудовой договор.
- Шаг 5. Настройте автоматическое напоминание работнику через 24 часа после поступления приказа и эскалацию руководителю на вторые сутки: трёхдневный срок ознакомления не оставляет запаса.
- Шаг 6. Свяжите систему с 1С:ЗУП, чтобы реквизиты приказа не переносились руками и сведения для подраздела 1.1 ЕФС-1 формировались из подписанного документа.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Готовый модуль для 1С:ЗУП мы устанавливаем и настраиваем за один день, документы после этого синхронизируются автоматически. Основной выигрыш не в самой синхронизации, а в том, что исчезает повторный ввод: должность и оклад в приказе берутся из карточки сотрудника, а не набираются заново. Это убирает самый частый повод для возврата приказа на доработку.»
Образцы документов для оформления приёма и настройки подписей
Комплект закрывает всю цепочку от делегирования права подписи до фиксации отказа работника, начинать стоит с приказа о делегировании.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование права подписи | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
| Акт об отказе от подписания документа | Скачать |
Какой сценарий найма что меняет в порядке подписей
Универсального маршрута не существует: тип занятости меняет и состав документов, и допустимые подписи. Таблица показывает, что критично в каждом сценарии, а что второстепенно.
| Сценарий приёма | Что критично | Что второстепенно |
|---|---|---|
| Офисный сотрудник со стажем | Письменное согласие на электронное взаимодействие до отправки первого документа | Вид подписи работника: подойдёт ПЭП по правилам ЛНА |
| Первое место работы, стажа нет | Согласие на КЭДО не требуется, но уведомить работника нужно | Бумажный экземпляр приказа |
| Дистанционный работник | УКЭП работодателя на трудовом договоре и подтверждённая учётная запись работника на Госуслугах | Физическое присутствие в офисе в первый день |
| Массовый набор линейного персонала | Пакетное подписание и параллельный маршрут, выпуск подписей до выхода | Индивидуальная виза руководителя на каждом приказе |
| Материально ответственное лицо | УКЭП работодателя на договоре о материальной ответственности | Вид подписи на самом приказе о приёме |
| Совместитель и перевод внутри группы компаний | Отдельный комплект документов у каждого работодателя | Повторное согласие на обработку персональных данных, если оно уже действует у этого работодателя |
Дистанционный приём остаётся самым требовательным сценарием: трудовой договор с дистанционным работником по статье 312.2 ТК РФ подписывается УКЭП со стороны работодателя, и обойти это требование нельзя. Приказ при этом подписывается УНЭП, как и в офисном сценарии.
Лайфхак: ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, отдельно покупать подписи для новичков не нужно. Закладывайте выпуск подписи в этап офера, а не в первый рабочий день.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сколько стоит ошибка в подписи и в сроке ознакомления
Цена ошибки редко ограничивается переоформлением документа. Приказ, подписанный видом подписи, который не предусмотрен положением о КЭДО, не признаётся оформленным надлежащим образом. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ влечёт предупреждение или штраф: от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Штраф считается по каждому эпизоду, поэтому при массовом наборе одна неверная настройка маршрута умножается на число принятых сотрудников.
Пропуск трёхдневного срока ознакомления добавляет второй слой риска. В споре о фактическом допуске к работе, размере оклада или условии об испытании приказ без своевременной подписи работника перестаёт быть доказательством: суд опирается на трудовой договор и на фактические действия сторон. Отдельно считается срок отчётности: подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, и просрочка сведений персонифицированного учёта наказывается по статье 15.33.2 КоАП РФ штрафом от 300 до 500 рублей на должностное лицо.
Кейс из практики: компания держала на приказах о приёме УКЭП руководителя, хотя закон допускает УНЭП. При выходе группы новичков приказы ждали возвращения генерального директора из командировки, и часть из них была подписана за пределами трёхдневного срока. Правка одного пункта положения о КЭДО и приказ о делегировании права подписи убрали зависимость от одного человека без изменения самой системы.
Когда КЭДО не ускорит оформление приёма
Электронный документооборот снимает задержки маршрута и подписи, но не решает задачи, которые лежат вне его контура.
Первое ограничение: работник вправе не давать согласие на электронное взаимодействие, если он принят до 2022 года или имеет трудовой стаж на 31 декабря 2021 года. Отказ не влечёт последствий для работника, и весь его комплект придётся вести на бумаге параллельно с электронным контуром остальных.
Второе: при штате в несколько человек и одном подписанте выигрыш будет минимальным. Узкое место в такой компании — не маршрут, а занятость руководителя, и её электронная подпись не устраняет.
Третье: если у вас не выстроено штатное расписание и должности в договорах не совпадают с ним, автоматизация закрепит расхождение, а не исправит его. Сначала приводится в порядок оргструктура, потом настраивается маршрут. В практике Добыто мы начинаем внедрение с пилотной группы одного подразделения именно поэтому: расхождения в данных видно на 20 сотрудниках, а не на всей компании.
Полезно знать: платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных. Проверять соответствие системы этим нормам стоит до подписания договора с любым провайдером, а не после первой проверки ГИТ.
Стоимость подключения КЭДО и тарифы на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес»: 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день на установку и настройку |
Итоговый счёт складывается из численности и выбранного тарифа: на «Старте» лимит в 25 сотрудников, на «Бизнесе» ограничения по численности нет, но действует минимальная оплата за 50 человек. Состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Очередь подписей на приказе о приёме определяется законом, а не внутренним регламентом: сначала трудовой договор, затем приказ работодателя, затем ознакомление работника в трёхдневный срок со дня начала работы. Приказ о приёме не требует УКЭП работодателя, и это главный резерв скорости, который компании чаще всего не используют. Остальные задержки снимаются делегированием права подписи, параллельным маршрутом, выпуском подписей до первого рабочего дня и контролем сроков сертификатов.
Мы в Добыто настраиваем маршруты под конкретный вид документа и разводим приказы о приёме и трудовые договоры по разным требованиям к подписи, чтобы очередь на токен руководителя не блокировала весь онбординг. Модуль для 1С:ЗУП убирает повторный ввод реквизитов, из-за которого приказы возвращаются на доработку.
Частые вопросы
Можно ли вообще не издавать приказ о приёме на работу
Да. С 22 ноября 2021 года статья 68 ТК РФ даёт работодателю право издать приказ, а не обязывает его. Оформление приёма подтверждается трудовым договором. Отказ от приказа стоит закрепить в положении о кадровом делопроизводстве и учесть, что приказ остаётся удобным основанием для табеля, лицевого счёта и сведений в СФР, поэтому большинство компаний его сохраняют.
Что делать, если работник не подписал приказ в трёхдневный срок
Зафиксируйте факт: в электронной системе это отметка о доставке документа и истечении срока, в бумажном контуре — акт об отказе от подписания за подписью двух свидетелей. Отсутствие подписи работника не отменяет трудовые отношения, если он фактически допущен к работе, но лишает работодателя доказательства ознакомления с условиями, указанными в приказе.
Нужна ли машиночитаемая доверенность кадровику, который подписывает приказы
Для подписания кадровых документов внутри информационной системы работодателя МЧД не нужна: полномочия подтверждает приказ о делегировании права подписи. МЧД обязательна с 1 сентября 2024 года при подписании документов от лица организации во внешнем электронном документообороте личной УКЭП физического лица по 63-ФЗ.
Действует ли подпись работника на приказе, если он уволился, а сертификат истёк
Действует. Проверка подписи выполняется на момент подписания, а не на момент открытия документа. Чтобы это подтверждалось спустя годы, документ должен храниться с меткой времени и доказательствами действительности сертификата на дату подписания. При выгрузке архива проверьте, что протоколы проверки подписи выгружаются вместе с самими файлами.
Как оформить приём, если работник отказался от электронного взаимодействия
Комплект документов для этого работника ведётся на бумаге. Отказ или молчание работника, имевшего трудовой стаж на 31 декабря 2021 года, приравнивается к несогласию, и это не основание для отказа в приёме или для дисциплинарного взыскания. Право перейти на электронный формат позже за работником сохраняется, для этого достаточно письменного согласия.
Приказ о приёме подписан УНЭП, а трудовой договор — УКЭП. Это нормально
Да, это штатная ситуация. Часть 3 статьи 22.3 ТК РФ требует УКЭП работодателя только для закрытого перечня документов, куда приказ о приёме не входит. Разные виды подписи в одном комплекте не создают противоречия, если распределение подписей по видам документов прямо закреплено в положении о КЭДО.
Что проверить в положении о КЭДО, чтобы приказы перестали зависать
Три пункта: вид подписи для приказов, перечень лиц с правом подписи и порядок идентификации работника при использовании ПЭП. Если положение требует УКЭП там, где закон допускает УНЭП, изменения вносятся приказом об утверждении новой редакции положения с ознакомлением работников в порядке, установленном самим положением.
