Электронный кадровый документооборот позволяет отказаться от бумажных носителей при оформлении трудовых отношений, но не полностью. Трудовой кодекс РФ прямо указывает перечень документов, которые обязательно дублируются на бумаге даже при внедренном КЭДО. В этой статье разберем, какие именно документы нельзя перевести в электронный вид, почему законодатель сохранил эти исключения, и как организовать смешанный документооборот — часть в цифре, часть на бумаге. Материал актуален на 2026 год с учетом последних изменений в статьи 22.1-22.3 ТК РФ.
Автор статьи — Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20-летней практикой. В 2008 году получила красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.
Правовая основа электронного кадрового документооборота
Федеральный закон от 22.11.2021 номер 377-ФЗ внес в Трудовой кодекс новые статьи 22.1, 22.2 и 22.3, которые регулируют электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Эти нормы действуют с 2022 года и определяют, какие документы можно переводить в электронный вид, какие подписи использовать, и как организовать взаимодействие работодателя и работника в цифровом формате.
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.
Статья 22.1 ТК РФ дает определение: под электронным документооборотом понимается создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Ключевое слово здесь — «без дублирования». Это означает, что электронный документ имеет полную юридическую силу и не требует бумажной копии. Но есть исключения.
Часть третья статьи 22.1 ТК РФ устанавливает перечень документов, которые обязательно оформляются на бумаге. Именно эти документы составляют тот минимум бумажного документооборота, от которого работодатель не может отказаться даже при полностью внедренном КЭДО.
«Законодатель подошел к вопросу прагматично. Документы, связанные с безопасностью жизни и здоровья работников, а также с прекращением трудовых отношений, остаются на бумаге. Это гарантирует, что работник физически получит важный документ, даже если у него нет доступа к электронной системе.»
Перечень документов, которые нельзя вести только в электронном виде
Трудовой кодекс выделяет пять категорий документов, которые обязательно оформляются на бумажном носителе:
Приказ или распоряжение об увольнении работника
Это принципиальное исключение. Увольнение — юридически значимое событие, которое влечет прекращение трудовых отношений. Работник должен получить бумажный документ, подтверждающий факт увольнения, дату и основание. Этот документ может понадобиться для Социального фонда, центра занятости, нового работодателя. Электронная копия дополнительно может существовать в системе КЭДО, но бумажный оригинал обязателен.
Акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1
Документация по расследованию несчастных случаев — сфера повышенного контроля. Акт Н-1 направляется в трудовую инспекцию, Социальный фонд, прокуратуру (при тяжелых случаях). Бумажная форма гарантирует неизменность документа и возможность его использования в судебных разбирательствах без дополнительного подтверждения электронной подписи.
Приказ или распоряжение о применении дисциплинарного взыскания
Замечание, выговор, увольнение по статье — это меры, затрагивающие права работника. Законодатель требует, чтобы работник был ознакомлен с таким приказом под подпись на бумажном носителе. Это защита от ситуации, когда работник якобы не знал о взыскании, потому что не заходил в электронную систему.
Документы об инструктаже по охране труда
Журналы регистрации инструктажей — вводного, первичного, повторного, целевого, внепланового — ведутся на бумаге. Это требование связано с проверками ГИТ и расследованиями несчастных случаев. Инспектор должен иметь возможность листать журнал и видеть подписи работников. Электронный журнал с электронными подписями пока не признается надзорными органами как полноценная замена.
Документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда
Помимо журналов, это могут быть личные карточки прохождения инструктажа, протоколы проверки знаний требований охраны труда. Все, что связано с безопасностью — на бумаге с живыми подписями.
Трудовые книжки: особый статус
Бумажная трудовая книжка не входит в систему КЭДО, но о ней нужно сказать отдельно. С 2020 года работники получили право выбора: сохранить бумажную трудовую или перейти на электронную форму — сведения о трудовой деятельности (СТД). Для тех, кто выбрал бумажную, работодатель обязан продолжать ее вести традиционным способом.
Электронная трудовая книжка — это не документ в системе КЭДО работодателя. Это сведения, которые работодатель передает в Социальный фонд России, а работник видит на портале Госуслуг или в личном кабинете СФР. Путать эти понятия не стоит: КЭДО — это внутренний документооборот компании, а электронная трудовая — государственная информационная система.
Работодатель обязан по запросу работника выдать форму СТД-Р (сведения о трудовой деятельности у данного работодателя) на бумажном носителе. Это исключение из общего правила электронного взаимодействия: работник имеет право получить бумажный документ, даже если вся остальная коммуникация идет через КЭДО.
«На практике многие работники продолжают требовать бумажные документы по привычке — справки, копии приказов, выписки. Работодатель вправе выдавать электронные версии, если работник дал согласие на КЭДО. Но если сотрудник настаивает на бумаге — безопаснее выдать, чем спорить. Судебная практика пока неоднозначна.»
Документы, которые можно полностью перевести в электронный вид
Всё, что не входит в перечень исключений, может вестись исключительно в электронной форме. Это значительная часть кадрового документооборота:
Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему — подписываются электронными подписями работника и работодателя. Приказы о приеме на работу, переводах, отпусках, командировках — формируются и хранятся в системе КЭДО. Заявления работников — подаются через личный кабинет и подписываются электронной подписью. Графики отпусков, штатное расписание, положения об оплате труда — все локальные нормативные акты (кроме связанных с охраной труда). Табели учета рабочего времени, расчетные листки — направляются работнику в электронном виде.
По сути, на бумаге остается только то, что прямо указано в законе. Остальные сотни видов кадровых документов могут существовать только в цифровом формате.
Полезные документы для скачивания
Как организовать смешанный документооборот
Раз полностью отказаться от бумаги нельзя, нужно выстроить гибридную систему. Вот практические рекомендации:
Разделите документы на категории
Составьте реестр всех кадровых документов вашей организации. Отметьте, какие из них входят в перечень обязательных бумажных, а какие можно перевести в КЭДО. Этот реестр станет основой для настройки информационной системы.
Настройте маршруты в системе КЭДО
Современные системы электронного документооборота, такие как Добыто КЭДО, позволяют задать правила: при формировании приказа об увольнении система автоматически отправляет задачу на печать и передачу работнику бумажного экземпляра. Это исключает человеческий фактор — кадровик физически не сможет забыть о бумажной версии.
Организуйте хранение бумажных документов
Даже при внедренном КЭДО вам понадобится архив для бумажных документов. Журналы инструктажей, акты Н-1, приказы об увольнении — всё это хранится по правилам архивного дела. Сроки хранения кадровых документов — от 3 до 75 лет в зависимости от вида.
Обучите сотрудников
Кадровики должны четко понимать, какие документы требуют бумажной формы. Ошибка — например, увольнение только через КЭДО без бумажного приказа — может привести к оспариванию увольнения в суде.
«Частая ошибка — думать, что КЭДО освобождает от всех бумаг. Это не так. Но доля бумажного документооборота сокращается до 5-10% от общего объема. Остальные 90% — полностью цифровые. Экономия времени и ресурсов колоссальная.»
Перспективы отмены бумажных исключений
Минтруд и бизнес-сообщество обсуждают возможность дальнейшего сокращения перечня обязательных бумажных документов. Основные направления:
Журналы инструктажей по охране труда — рассматривается возможность ведения в электронном виде при условии использования усиленной квалифицированной электронной подписи работником. Техническая готовность уже есть, вопрос в изменении нормативной базы по охране труда.
Приказ об увольнении — здесь позиция консервативнее. Увольнение — это прекращение правоотношений, и законодатель пока не готов отказаться от бумажного подтверждения. Возможно, в будущем электронный приказ будет признаваться достаточным при условии его размещения на портале Госуслуг.
Акты о несчастных случаях — наиболее консервативная категория. Учитывая, что эти документы используются в расследованиях и судебных процессах, переход на электронную форму требует изменения процессуального законодательства.
Ответственность за нарушение требований к форме документов
Если работодатель не оформит обязательный бумажный документ, последствия зависят от вида нарушения:
Отсутствие бумажного приказа об увольнении может привести к признанию увольнения незаконным. Работник вправе заявить, что его не ознакомили с приказом надлежащим образом. Суд может восстановить работника с выплатой среднего заработка за время вынужденного прогула.
Отсутствие журналов инструктажей — штраф по статье 5.27.1 КоАП РФ: на должностных лиц от 15 000 до 25 000 рублей, на юридических лиц — от 110 000 до 130 000 рублей. При несчастном случае отсутствие документации об инструктаже существенно отягчает ответственность работодателя.
Неоформление акта Н-1 или оформление только в электронном виде — нарушение порядка расследования несчастных случаев. Административная ответственность, возможно — уголовная при тяжелых последствиях.
«Рекомендую внести в локальные акты организации четкий перечень документов с указанием формы — электронная или бумажная. Это дисциплинирует кадровую службу и создает доказательную базу на случай проверки: мы знаем требования и соблюдаем их.»
Как подключить КЭДО в организации: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о введении электронного кадрового документооборота в организации
- Шаг 2. Утвердите положение о КЭДО, где укажите перечень документов в электронной форме и исключения
- Шаг 3. Уведомите работников о введении КЭДО и получите согласия на электронное взаимодействие
- Шаг 4. Выберите информационную систему — собственную или платформу «Работа в России»
- Шаг 5. Обеспечьте работников электронными подписями соответствующего вида
- Шаг 6. Проведите обучение кадровой службы и работников
Заключение
Переход на кадровый электронный документооборот — это не просто дань моде, а объективная необходимость для современного бизнеса. Компании, внедрившие КЭДО, сокращают время на оформление кадровых документов в 3-5 раз и минимизируют риск ошибок.
При выборе системы КЭДО важно учитывать соответствие требованиям законодательства, удобство интерфейса для сотрудников и возможность интеграции с существующими системами учёта.
Сервис Добыто КЭДО позволяет автоматизировать весь цикл работы с кадровыми документами — от создания до подписания электронной подписью.
Список использованных нормативных актов
- Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 номер 197-ФЗ — статьи 22.1, 22.2, 22.3
- ФЗ от 22.11.2021 номер 377-ФЗ — о внесении изменений в ТК РФ (КЭДО)
- Письмо Минтруда от 29.03.2023 номер 14-6/ООГ-2314 — о ведении электронного кадрового документооборота
- КоАП РФ от 30.12.2001 номер 195-ФЗ — статьи 5.27, 5.27.1
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вести журнал инструктажей по охране труда в электронном виде?
Нужно ли дублировать на бумаге трудовой договор при КЭДО?
Что делать, если работник отказывается от КЭДО?
Какие приказы об увольнении обязательно оформлять на бумаге?
Входит ли приказ о приеме на работу в перечень обязательных бумажных документов?
Может ли ГИТ оштрафовать за отсутствие бумажных кадровых документов при внедренном КЭДО?
Как долго хранить бумажные кадровые документы при КЭДО?
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.