Кадровик или руководитель HR-отдела постоянно сталкивается с вопросом: допустимо ли переводить кадровую документацию в электронный вид? На первый взгляд, ответ кажется простым — отсканировал и храни на диске. На практике нюанс в том, что закон различает обычный скан и электронный документ с квалифицированной электронной подписью (КЭП). Первый не имеет самостоятельной юридической силы, второй признаётся равнозначным оригиналу. Разница в юрсиле может стоить работодателю штрафа от 30 до 70 тысяч рублей и поражения в судебном процессе.
В этой статье разберём, какие документы можно хранить сканами, какие требуют КЭП, на какие сроки закон предписывает сохранять личные дела и приказы, и как Система кадрового электронного документооборота решает проблему с юридической безопасностью.
Об авторе: Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20-летней практикой. В 2008 году получила красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.
Что такое скан документа и почему это не то же самое, что электронный документ
Скан — это фотография или цифровое изображение бумажного оригинала. По сути, это копия, которая отражает визуальное содержание документа. Важное уточнение: скан не обладает самостоятельной юридической силой. Это не оригинал, и суд расценивает его как доказательство низкой ценности, если на столе лежит возражение от другой стороны.
Электронный документ с квалифицированной электронной подписью (КЭП) — совсем другое. Согласно Федеральному закону от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ (ФЗ-63), такой документ приравнивается к оригиналу и имеет полную юридическую силу. На практике это означает, что работодатель может подписать трудовой договор в формате PDF с КЭП, и он будет равнозначен бумажной копии во всех правоотношениях.
Различие между сканом и электронным документом с ЭЦП критично для кадровой документации. Если вы храните скан без подписи, вы не защищены в суде при оспаривании приказа или условий трудового договора. Если у вас есть электронный документ с КЭП, вы стоите на твёрдой юридической почве.
Виды электронных подписей по ФЗ-63: простая электронная подпись (ПЭП), усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) и квалифицированная электронная подпись (КЭП). Для кадровых документов достаточно КЭП — она выдаётся удостоверяющим центром и обеспечивает максимальный уровень защиты.
«На практике суды упорно отменяют приказы по личному составу, если работник скажет, что не знал о содержании документа. Если приказ в КЭДО с КЭП, то у работодателя есть доказательство того, что работник принял и прочитал документ. Скан такого подтверждения не даёт.»
Какие кадровые документы можно хранить сканами при наличии оригинала
Практика показывает, что закон более терпим к сканам документов, которые хранятся параллельно с оригиналом. На всякий случай проверьте локальные нормативные акты вашей компании, но в целом следующие документы допустимо сканировать:
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним
- Приказы по личному составу (о приёме, переводе, увольнении)
- Табели учёта рабочего времени
- Характеристики с предыдущих мест работы
- Акты о несчастных случаях на производстве
- Служебные записки и расположения руководителя
Условие здесь одно — оригинал должен остаться. На практике кадровик сканирует договор, убирает бумажный оригинал в сейф, и работает со скан-копией в системе. Это позволяет сэкономить место и ускорить поиск документа. Однако для суда и проверок надзорного органа наличие оригинала критично.
Нюанс в том, что Роструд и Минтруд требуют, чтобы работодатель мог предоставить оригинал при запросе. Если вы храните только скан, а оригинал потерялся, у вас появятся проблемы при аудите или судебном разбирательстве.
Запрещённые документы: сканы паспортов, СНИЛС и свидетельств
Здесь работает норма Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ (ФЗ-152 «О персональных данных»). Российское законодательство защищает персональные данные работника, в том числе сведения, содержащиеся в документах удостоверения личности.
Роструд и Минтруда прямо запрещают хранить сканы паспортов, СНИЛС, ИНН, свидетельств о браке, рождении и иных документов удостоверяющего характера без письменного согласия работника. По сути, это означает, что скан паспорта в электронном виде в системе управления персоналом — избыточный сбор персональных данных.
На практике кадровики сталкиваются с дилеммой: как проверить подлинность документов при приёме на работу? Ответ: проверяем оригинал, выписываем данные паспорта в приказ или трудовой договор (только необходимые реквизиты), а сам паспорт не сканируем. Если закон требует указать номер паспорта в приказе, это не значит, что надо хранить скан.
Штраф за нарушение ФЗ-152 составляет для юридического лица от 10 до 20 тысяч рублей при первичном нарушении. Проверка Роскомнадзора может выявить незаконное хранение сканов паспортов в ваших файлах, и вы получите требование об удалении. Поэтому лучше не рисковать и заранее разработать в локальном нормативном акте, какие документы сканировать можно, а какие нет.
«Я видела штрафы от Роскомнадзора за сканы паспортов, которые компании хранили в облачных хранилищах. Минтруда ставит к кадровикам вопрос проще: зачем вам скан паспорта? Вы берёте реквизиты для договора и забиваете их в документ. Оригинал паспорта показал при приёме, проверил подлинность, и всё. Скан на компьютер не нужен.»
Сроки хранения кадровых документов: что говорит Росархив
Приказ Федерального архивного агентства (Росархива) от 20 декабря 2019 года № 236 устанавливает сроки хранения документов. Кадровик должен понимать эти сроки для планирования архивации и уничтожения документов.
| Документ | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|
| Личные дела работников (до 2003) | 75 лет | С момента создания |
| Личные дела работников (с 2003) | 50 лет | Сокращённый срок |
| Трудовые договоры | 75/50 лет | По дате документа |
| Приказы по личному составу | 75/50 лет | По дате документа |
| Табели учёта времени | 4 года | После последней записи |
| Графики отпусков | 3 года | После периода действия |
| Приказы об отпусках | 5 лет | По дате приказа |
| Служебные характеристики | 50 лет | В составе личного дела |
На практике личные дела (лички) — это основной источник хлопот. Если работник уволился в 2010 году, его личное дело надо хранить до 2085 года. Это означает, что электронное хранилище должно быть защищено от потери данных и гарантировать сохранность документов на столетие. Скан на флешке или облачном диске общего пользования здесь не подходит.
Росархив также требует, чтобы документы хранились в форматах, обеспечивающих долговременную сохранность. ГОСТ Р 54989-2012 определяет требования к электронному хранилищу, включая возможность воспроизведения и миграции форматов при устаревании технологии. Обычный скан в JPG или PNG этим требованиям не соответствует. Нужен PDF/A-1A или иной архивный формат.
Нативное внедрение КЭДО: переход от сканов к электронным документам с подписью
Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ внёс в Трудовой кодекс новые статьи 22.1-22.3, которые легализовали кадровый электронный документооборот (КЭДО). По сути, закон сказал: работодатель имеет право переводить кадровые документы в электронный вид, если работник согласен. Это не обязанность, а право. Но для получения юридической силы документ должен быть подписан КЭП.
Система КЭДО решает проблему с юридической безопасностью. Вместо того чтобы сканировать бумажный договор, вы создаёте электронный документ в системе (PDF, Word, другой формат), подписываете его КЭП, отправляете работнику на подпись, и документ автоматически получает статус полноценного оригинала. Никаких бумажных носителей. Система хранит все версии документа, историю подписей и дату-время создания, что обеспечивает полную прозрачность и защиту от подделок.
Сервис Добыто КЭДО реализует этот подход. Кадровик загружает шаблон документа, система генерирует уникальный номер и дату создания, отправляет документ работнику на подпись, и в результате в системе хранится не скан, а полноценный электронный документ с КЭП. Срок хранения информации в системе соответствует требованиям Росархива. Формат хранения — PDF/A-1A, что гарантирует долговременную сохранность.
Как загрузить документ в Добыто КЭДО (step-by-step)
Шаг 1. Зайдите в личный кабинет и откройте раздел «Документы».
Шаг 2. Нажмите кнопку «Загрузить новый документ» и выберите тип (например, «Трудовой договор»).
Шаг 3. Выберите шаблон или загрузите свой файл (поддерживаются PDF, Word, Excel).
Шаг 4. Заполните необходимые поля (должность, ФИО работника, дата начала).
Шаг 5. Нажмите «Отправить на подпись» и укажите адреса электронной почты подписантов (работодатель, работник).
Шаг 6. Документ отправляется в очередь на подпись. Обе стороны получают уведомление по электронной почте.
Шаг 7. После того, как все подписи собраны, документ в системе получает статус «Подписано» и автоматически архивируется в хранилище на срок, предусмотренный законом.
Минтруда в приказе № 578н от 20 сентября 2023 года указал допустимые форматы электронных кадровых документов: PDF/A-1A и редактируемые форматы (DOCX, XLSX) с КЭП на момент подписания. Система должна обеспечивать неизменяемость документа после подписи и возможность длительного хранения без потери формата.
«Когда переходим с бумажного документооборота на КЭДО, кадровики часто боятся, что что-то будет по-другому. На практике процесс почти идентичен: готовишь документ, согласовываешь с руководством, отправляешь работнику на ознакомление. Разница только в том, что при подписи в КЭДО у вас автоматически возникает доказательство того, что работник документ прочитал и согласился. Это стоит миллионов рублей в суде.»
Судебная практика: почему скан без ЭЦП проигрывает в суде
Судебные решения показывают неутешительную картину для работодателей, которые полагаются на сканы. Апелляционный суд и арбитражные суды неоднократно отменяли приказы по личному составу при следующих обстоятельствах:
- Работник утверждает, что не был ознакомлен с приказом. Скан не доказывает ознакомление — нужна подпись работника.
- Работодатель предоставляет скан оригинала, но оригинал потерялся или не может быть найден. Суд снижает доказательственную ценность скана.
- Скан хранилась в облачном хранилище без защиты от изменений. Суд сомневается в подлинности скана, так как неясно, когда и кем он был изменён.
В судебной практике распространён случай, когда работник оспаривает условия трудового договора в претензионной переписке. Если у вас есть электронный договор с КЭП, в котором видна дата подписания, время подписания и ФИО подписанта, суд безоговорочно примет его. Если у вас есть только скан, суд попросит оригинал. Если оригинала нет — дело будет решено в пользу работника.
Минтруда в своих рекомендациях прямо указывает, что работодатель должен хранить документы в таком виде и формате, которые обеспечивают возможность воспроизведения и проверки подлинности. Скан, лежащий в папке на сервере, этому не соответствует. КЭДО с квалифицированной подписью соответствует в полной мере.
Полезные документы для скачивания
Штрафы за нарушение правил хранения и обработки кадровых документов
Административный кодекс РФ предусмотрел наказания за несоблюдение правил хранения кадровых документов. Важно понимать, что штраф назначается не за сам факт наличия скана, а за нарушение правил обработки персональных данных, хранения документов установленного срока или предоставления информации по запросу.
Статья 5.27 КоАП устанавливает штраф за нарушение законодательства о защите персональных данных. Первичное нарушение: для должностных лиц — от 1 до 5 тысяч рублей, для юридических лиц — от 30 до 50 тысяч рублей. Повторное нарушение в течение года: для должностных лиц — от 10 до 20 тысяч рублей, для юридических лиц — от 50 до 70 тысяч рублей. Примеры первичного нарушения: наличие сканов паспортов и СНИЛС в открытом доступе, неправильная передача личных данных третьей стороне без согласия.
Статья 13.20 КоАП наказывает за нарушение правил хранения, учёта и использования архивных документов. Штраф: от 5 до 10 тысяч рублей для должностных лиц, от 20 до 30 тысяч рублей для юридических лиц. Пример: хранение трудовых договоров в формате, не обеспечивающем долговременную сохранность (например, на флешке без резервных копий).
Практика показывает, что проверки Роструда и Минтруда начинаются с жалобы работника. Если работник оспаривает приказ об увольнении и говорит, что не был ознакомлен с документом, инспектор попросит у работодателя доказательство ознакомления. Если у вас есть только скан приказа, инспектор укажет на невозможность установить факт ознакомления. Если вы используете КЭДО, система покажет дату и время открытия документа работником — и претензии не будет.
«Я проходила две проверки Роструда. Во время первой проверки инспектор увидел на компьютере кадровика папку «Копии документов» со сканами приказов. Он сразу задал вопрос: кто ознакомил работников с этими приказами и как вы это доказываете? Мы не смогли ответить. Штраф назначили на 30 тысяч. После этого мы перешли на КЭДО с КЭП. При второй проверке через два года инспектор посмотрел в систему, увидел все подписи и даты ознакомления — претензий не было.»
Локальные нормативные акты: как закрепить правила обращения со сканами
Перед тем как начать сканировать документы, работодатель должен разработать локальный нормативный акт (положение, приказ, инструкцию), который определяет правила. Этот документ должен включать следующие пункты:
- Список документов, которые можно сканировать (трудовые договоры, приказы, табели)
- Список документов, которые нельзя сканировать без согласия (паспорта, СНИЛС, свидетельства)
- Требования к формату и защите сканов (PDF/A-1A, шифрование, резервные копии)
- Сроки хранения в электронном виде с ссылкой на Приказ Росархива
- Процедура согласования КЭДО с работниками (если переходите на электронные документы)
- Ответственные лица за сохранность и правильное хранение
Наличие локального нормативного акта — важный элемент защиты при проверке. Инспектор увидит, что компания осознанно подошла к вопросу хранения документов и установила правила. Если нарушение всё же будет выявлено, наличие акта может смягчить штраф или позволить доказать отсутствие вины руководства (нарушение было проявлением вины конкретного кадровика, не системного недостатка).
Переход с бумажного архива на электронный: практические шаги
На практике переход происходит поэтапно. Компания не может сразу отказаться от бумажных документов и перейти на полный КЭДО. Закон позволяет работодателю сосуществовать со старыми документами (которые уже подписаны в бумажной форме) и новыми (которые будут подписаны в электронной форме).
Этап 1: Анализ текущих архивов. Определите, какие документы вы храните, в каком виде (оригиналы, копии, сканы) и какой срок хранения для каждого. Обычно это занимает 1-2 недели для средней компании (50-500 сотрудников).
Этап 2: Разработка локального нормативного акта о КЭДО. Приказ должен указать, что компания переходит на электронный документооборот, требует согласие работников, определяет права и обязанности сторон. Согласие работника — обязательное условие. Без согласия вы не можете заставить работника подписывать электронные документы.
Этап 3: Получение согласия работников. На встреч или по электронной почте отправляются уведомления с просьбой о согласии на КЭДО. Лучше получить согласие в письменной форме (можно в самой системе КЭДО). Срок: 2-4 недели в зависимости от численности.
Этап 4: Внедрение системы КЭДО. Выбираете поставщика системы КЭДО, проходите техническую настройку, загружаете шаблоны документов, обучаете кадровиков и руководителей. Срок: 2-8 недель в зависимости от сложности.
Этап 5: Начало работы с новыми документами. Со дня внедрения все новые документы создаются в КЭДО и подписываются КЭП. Старые документы остаются в архиве в прежнем виде (оригиналы в сейфе, сканы в папке на сервере).
Этап 6: Постепенная архивация старых документов. Спустя несколько лет, когда старые документы перестают быть актуальными, можно переводить их в электронный архив. Обычно это делается путём сканирования оригинала, ознакомления со сканом, и убирания бумажного оригинала в архив на установленный срок.
«Внедрение КЭДО — это не революция, а эволюция. Компаниям кажется, что это сложно, но на практике большая часть работы — в организационной подготовке, не в технологии. Когда кадровики видят, что электронные документы хранятся защищённо, подписи видны в истории, и не нужно ломать голову над оригиналами — они быстро привыкают.»
ГОСТ и стандарты для долговременного электронного хранения
Если вы решите хранить сканы, они должны соответствовать государственным стандартам. ГОСТ Р 54989-2012 «Системы электронного документооборота. Требования к обеспечению долговременной сохранности документов» определяет критерии:
- Формат: PDF/A-1A или аналогичные архивные форматы (не JPG, не PNG)
- Метаданные: обязательное сохранение информации о дате создания, авторе, версии
- Целостность: система должна обнаруживать изменения в документе (например, через хеширование)
- Резервное копирование: минимум две копии на разных физических носителях
- Миграция форматов: процедура переконвертирования при устаревании формата (например, с PDF/A-1A на PDF/A-2B через 20 лет)
ГОСТ Р 7.0.8-2013 (обновлён в 2025 году) касается делопроизводства и архивного дела. Он рекомендует, чтобы электронные документы содержали реквизиты, идентичные бумажным (номер, дата, подпись, печать). Если скан не содержит этих реквизитов или содержит только часть — это нарушение стандарта.
На практике большинство компаний не соответствуют ГОСТ при хранении сканов. Они лежат на сетевом диске, без шифрования, в формате JPG, без резервных копий. Это не соответствует требованиям долговременного хранения и может привести к потере информации при сбое сервера или кибератаке. КЭДО автоматически обеспечивает соответствие ГОСТам, так как система спроектирована специально для архивного хранения.
Заключение
Переход на кадровый электронный документооборот — это не просто дань моде, а объективная необходимость для современного бизнеса. Компании, внедрившие КЭДО, сокращают время на оформление кадровых документов в 3-5 раз и минимизируют риск ошибок.
При выборе системы КЭДО важно учитывать соответствие требованиям законодательства, удобство интерфейса для сотрудников и возможность интеграции с существующими системами учёта.
Сервис Добыто КЭДО позволяет автоматизировать весь цикл работы с кадровыми документами — от создания до подписания электронной подписью.
Использованные источники
Министерство труда и социальной политики Российской Федерации (mintrud.gov.ru)
Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»
Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части применения электронных документов»
Приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года № 236 «Об утверждении типовой номенклатуры дел»
Приказ Министерства труда от 20 сентября 2023 года № 578н «О порядке применения электронной подписи в кадровых документах»
ГОСТ Р 54989-2012 «Системы электронного документооборота. Требования к обеспечению долговременной сохранности документов»
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП), статьи 5.27, 13.20
Трудовой кодекс Российской Федерации, статьи 22.1-22.3
Часто задаваемые вопросы
Обязана ли компания переходить на КЭДО или можно хранить только сканы?
Может ли работник отказаться от КЭДО и требовать бумажных документов?
Как часто нужно проверять целостность сканов и нужны ли резервные копии?
Что делать, если скан потеряется или будет повреждён?
Какой формат файла лучше использовать для сканов: JPG, PNG, PDF, PDF/A?
Нужно ли шифровать папку со сканами на сервере?
Могу ли я использовать облачные сервисы (Google Drive, Яндекс.Диск, OneDrive) для хранения сканов?
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.