Кто подписывает справку 2-НДФЛ: оформление через КЭДО

Кто подписывает справку 2-НДФЛ — руководитель организации, а при делегировании полномочий это делает уполномоченное лицо по доверенности: главбух или бухгалтер-расчётчик. С 2021 года бланк сменил название и теперь называется справкой о доходах и суммах налога физического лица, но порядок подписания и выдачи не поменялся. Ниже разберём, кто ставит подпись на бумажной и электронной справке, какой подписью её заверяют, за какой срок бухгалтерия обязана выдать документ и как процесс автоматизируется через кадровый электронный документооборот. Это часть большого материала про зарплату и расчётные документы в КЭДО, где собраны все процессы от расчётного листка до справок о доходах.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое справка 2-НДФЛ и почему она называется иначе

Справка 2-НДФЛ как самостоятельная отчётная форма отменена с 2021 года. Для отчётности перед налоговой её включили в состав годового расчёта 6-НДФЛ, а для выдачи на руки физлицу переименовали в «Справку о доходах и суммах налога физического лица». Форма по КНД 1175018 утверждена приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ в редакции приказа от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@, приложение № 4. По привычке бухгалтеры и кадровики до сих пор зовут её 2-НДФЛ, и в статье я тоже буду пользоваться этим названием — так понятнее.

Функция документа осталась прежней. Справка показывает, сколько работник заработал у конкретного налогового агента и сколько с него удержали НДФЛ. Её просят банки при выдаче кредита и ипотеки, соцзащита при оформлении пособий, налоговая при возврате вычета. Состоит справка из общей части со сведениями о налоговом агенте и четырёх разделов: данные о физлице, общие суммы дохода и налога, налоговые вычеты и приложение со сведениями по месяцам. За 2025 год справку выдают по форме из приказа № ЕД-7-11/649@, за более ранние периоды — по той форме, что действовала в соответствующем году. Из обновлённого бланка убрали строку «Сумма налога перечисленная».

Кто подписывает справку 2-НДФЛ в организации

Право подписи справки о доходах принадлежит руководителю организации — именно он отвечает за достоверность сведений, которые компания выдаёт как налоговый агент. На практике директор редко подписывает каждую справку сам, особенно когда штат большой и расчётка с зарплатником гонит десятки запросов в месяц. Поэтому полномочие подписывать справки делегируют — и это нормальная, законная схема.

Подпись руководителя

Базовый вариант: справку о доходах подписывает директор организации. Заверять подпись печатью не нужно — такого реквизита в бланке справки нет, и его отсутствие не считается ошибкой. У индивидуального предпринимателя своя ситуация: ИП подписывает справку лично, КПП у него отсутствует, и это тоже не ошибка. За недостоверные сведения в справке отвечает работодатель, поэтому бухгалтерия заполняет все показатели строго из регистров налогового учёта по НДФЛ.

Подпись по доверенности: главбух или бухгалтер-расчётчик

Если у руководителя нет возможности подписывать справки, право подписи передают другому уполномоченному лицу на основании доверенности. Чаще всего это главбух или тот бухгалтер, который ведёт расчёт зарплаты. Тогда в справке указывают реквизиты доверенности, подтверждающие полномочия подписанта. Подход основан на правилах, которые раньше применялись для заполнения 2-НДФЛ для инспекции — они утратили силу, но логика делегирования сохранилась.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Самый частый затык у бухов — кто вправе подписать справку, если директор в отпуске или в командировке. Ответ простой: оформляете доверенность на главбуха или зарплатника, и в справке прописываете её реквизиты. Без этой бумажки подпись постороннего лица повиснет в воздухе, а потом банк завернёт справку обратно работнику. Доверенность — это не формальность ради галочки, а ровно то, что делает подпись действительной.»

Кто подписывает у ИП и в обособленном подразделении

У ИП всё просто — предприниматель сам и налоговый агент, и подписант. Если работник трудится в обособке, справку формирует и подписывает головная организация как единый налоговый агент, потому что 6-НДФЛ и справки сдаются по месту учёта. Внешнему совместителю справку выдают по каждому месту работы отдельно.

Кто подписывает электронную справку 2-НДФЛ в КЭДО

Когда справку формируют и выдают в электронном виде, вопрос «кто подписывает» превращается в вопрос «какой подписью». Налоговый кодекс способ выдачи не регламентирует, поэтому организация — налоговый агент на основании заявления физлица вправе выдать ему справку о доходах в электронном виде, заверенную электронной подписью. И тут есть два разных контура.

Первый — подпись со стороны работодателя. Документ от имени организации заверяет усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Если справку подписывает руководитель, используется УКЭП юрлица, которую получают в налоговой инспекции или у её доверенных лиц — той же подписью компания сдаёт отчётность. Если подписывает уполномоченный сотрудник, ему выпускают личную УКЭП на физлицо и подключают машиночитаемую доверенность (МЧД): эмчедэшку создают, регистрируют в ФНС и настраивают так, чтобы бухгалтер подписывал кадрово-расчётные документы от имени организации. С сентября 2023 года это обязательный порядок — сотрудник подписывает от лица компании только своей личной УКЭП плюс МЧД.

Второй контур — подпись самого работника. Справку о доходах работник не подписывает, её подписывает работодатель. Но чтобы взаимодействовать через КЭДО (заказывать справку, получать расчётку, подписывать заявления), сотруднику нужна своя подпись. В сервисе Добыто со стороны сотрудника выпускается усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) прямо в личном кабинете — бесплатно, и работодатель ставит на справку свою УКЭП. Документы от имени организации подписывают в учётной системе, не в кабинете сотрудника.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Тут многие путаются. УКЭП руководителя содержит и название компании, и его ФИО — этой подписью он подписывает скопом всё. А вот когда подписывает бухгалтер, нужна его личная флешка с УКЭП на физлицо плюс МЧД. Без эмчедэшки подпись бухгалтера от имени организации после сентября 2023-го просто не пройдёт. Я думаю, это самое неочевидное место для бухгалтерии, которая привыкла к старой схеме с подписью на сертификате организации.»

Как оформить справку 2-НДФЛ через КЭДО: порядок и сроки

Через кадровый электронный документооборот выдача справки превращается из похода в бухгалтерию в пару кликов. Работник заходит в личный кабинет, в раздел справок заказывает 2-НДФЛ, указывает назначение (подтверждение доходов, для декларации, для кредита) и год. Дальше он выбирает вариант получения — и вот тут принципиальная развилка. Если выбрать файл с электронной подписью, система в зарплатной программе даст подписать документ ЭП. Если работник выбрал файл для вывода на принтер или скан с подписью и печатью — подписать справку электронной подписью в учётной системе уже нельзя, её распечатают и заверят по-старому.

Запрос падает бухгалтеру в задачи. Он нажимает «Сформировать справку», данные подтягиваются автоматически — сотрудник, год, суммы из регистров. Руками никто ничего не заводит, поэтому вероятность ошибки падает. Бухгалтер проверяет, проводит, выводит печатную форму и нажимает «Передать в кабинет сотрудника». Если у пользователя есть право подписи, справка сразу уходит работнику подписанной; если нет — документ предварительно подписывает тот, кому делегировано право подписи в системе. Наши специалисты в Добыто настраивают маршрут так, чтобы справка не зависала между бухгалтерией и кабинетом: документ автоматически приходит подписанту, а сотрудник видит статус в реальном времени.

Важный технический нюанс: документ, связанный с работой, по приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578 должен быть в формате PDF/A-1A. Обычный PDF, Word или Excel под это не подходят — такие файлы пришлось бы дублировать на бумаге. Поэтому если хотите обмениваться справками только в электронном виде без бумажного дубля, формат справки должен быть строго PDF/A-1A. В нормальной системе КЭДО проверка формата идёт автоматически, и она сама уведомляет, если файл не соответствует.

Как заказать и подписать справку 2-НДФЛ в КЭДО: пошаговая инструкция

Образцы документов для КЭДО и выдачи расчётных справок

Какой подписью подписывают справку о доходах: ПЭП, НЭП или УКЭП

Со стороны работодателя справку заверяют только усиленной квалифицированной подписью — это требование к юридической значимости документа налогового агента. Простую электронную подпись или одноразовый пароль для справки о доходах не применяют. Электронная справка с УКЭП организации имеет полную юридическую силу — её принимают банки для подтверждения трудоустройства и дохода. Хотя отдельные госслужбы по старинке требуют бумагу с оригиналом печати и подписи, и тогда справку выдают на принтер.

У работника в КЭДО своя подпись — усиленная неквалифицированная (УНЭП). Она облачная, живёт только в личном кабинете, скопировать или вынести её наружу нельзя. Этой подписью сотрудник подписывает заявления, расчётные листки и согласия. Чтобы УНЭП давала юридическую значимость, с работником заключают соглашение об использовании такой подписи с порядком её проверки — это прямо предусмотрено Трудовым кодексом. Для самой справки о доходах подпись работника не требуется, её подписывает работодатель. Если же речь о массовой рассылке расчётных листков, удобно делать массовое подписание документов ЭЦП — бухгалтер отправляет пачку документов скопом, а не возится с каждым по отдельности.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Расхожий миф — что подписанный документ это тот, где нарисован штампик подписи. В электронном КЭДО это вообще не так. Плашку с подписями я могу скопировать любым редактором и вставить в любой PDF — и визуально будет красиво, а толку ноль. Юридическую значимость даёт не картинка, а файл подписи с расширением, который проверяется программно. Поэтому в суде или при проверке смотрят не на зелёную галочку, а на сам сиг-файл и сертификат.»

Сроки выдачи справки 2-НДФЛ и ответственность работодателя

Работодатель обязан выдать справку о доходах по заявлению работника на основании п. 1 ст. 226 и п. 3 ст. 230 НК. Запросить её вправе и действующие, и бывшие сотрудники, и физлица по ГПД — за любой период, не только за текущий или прошлый год. По общему правилу справку выдают в течение трёх рабочих дней с даты получения заявления — этот срок установлен ч. 1 ст. 62 ТК для документов, связанных с работой. Иным получателям дохода справку оформляют в течение 10 рабочих дней, и этот срок можно продлить не более чем на 5 рабочих дней, направив заявителю мотивированное уведомление с причиной.

При увольнении справку о доходах выдают в последний день работы без заявления — это уже обязанность работодателя. Способ выдачи компания определяет сама (письма ФНС от 02.09.2020 № БС-4-11/14113 и от 10.08.2018 № ПА-4-11/15498), но предпочтение стоит отдать способам, подтверждающим факт и дату выдачи: лично под расписку, ценным письмом или через информационную систему работодателя в КЭДО. Электронную справку с ЭП можно получить и самостоятельно — через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС или раздел «Доходы и налоги» на Госуслугах, там она подписана УКЭП налоговой службы. Подробнее о получении справки в электронном виде — на сайте ФНС.

За отказ выдать справку или нарушение срока работодателю грозит административная ответственность: по ст. 5.39 КоАП за неправомерный отказ в предоставлении информации и по ст. 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства. Письменное заявление работника по ТК не обязательно, но его лучше затребовать — с даты получения начинается трёхдневный срок, и при разногласиях так проще доказать свою правоту.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Три рабочих дня — это не пожелание, а жёсткий срок по статье 62. Когда заявления приходят россыпью, расчётка тонет, и кто-то обязательно проскочит мимо срока. В КЭДО эта головная боль закрывается автозакрытием этапа: если бухгалтер не сформировал справку за отведённое время, система сама подсветит просрочку. Честно говоря, именно ради таких мелочей и затевается весь переход — чтобы не бегать с бумажками и не ловить претензии.»

Стоимость выдачи справок и расчётных документов через КЭДО Добыто

Итоговая цена зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых функций — выпуск подписей для сотрудников в стоимость уже входит. Ниже основные тарифы сервиса КЭДО Добыто, по которым подключают электронную выдачу справок 2-НДФЛ, расчётных листков и остальных кадровых документов.

Сумма меняется в зависимости от того, сколько сотрудников подключаете и нужна ли интеграция с зарплатной системой и электронный архив. Точно сориентироваться помогут актуальные тарифы сервиса Добыто КЭДО — там разложены все варианты по численности и набору модулей.

Ошибки при выдаче справки 2-НДФЛ через КЭДО

Подпись постороннего лица без доверенности. Бухгалтер подписывает справку, хотя право подписи на него не оформлено — так делают ради скорости, когда директор недоступен. Цена ошибки: банк или соцзащита возвращают справку как недействительную, работник приходит повторно, а в худшем случае компания получает претензию по ст. 5.27 КоАП за нарушение порядка выдачи документов, связанных с работой.

Бухгалтер подписывает без МЧД. После сентября 2023 года уполномоченный сотрудник вправе подписывать от имени организации только личной УКЭП плюс машиночитаемой доверенностью. Без эмчедэшки подпись бухгалтера на электронной справке не пройдёт проверку, и документ окажется юридически пустым. Многие бухи по привычке думают, что хватит подписи на сертификате организации — это уже не работает.

Неверный формат файла. Справку отправляют в обычном PDF или Word вместо PDF/A-1A. По приказу Минтруда № 578 документ, связанный с работой, должен быть в PDF/A-1A, иначе его придётся дублировать на бумаге — и смысл электронной выдачи теряется. За время работы сервиса Добыто мы видим эту ошибку в каждом втором проекте, где КЭДО настраивали без оглядки на формат.

Срыв трёхдневного срока. Заявления копятся, расчётка не успевает, и справку выдают на четвёртый-пятый день. Цена ошибки: жалоба в ГИТ и штраф по ст. 5.27 КоАП. Лекарство — автозакрытие этапа и виджет просрочек.

Что важно запомнить о подписании справки 2-НДФЛ

Справку о доходах (бывшую 2-НДФЛ) подписывает руководитель организации, а при делегировании — уполномоченное лицо по доверенности, чаще главбух или бухгалтер-расчётчик, с указанием реквизитов доверенности в самой справке. Печать не нужна, такого реквизита в бланке нет. ИП подписывает справку лично. Форма за 2025 год берётся из приказа ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@, за прошлые периоды — по форме, действовавшей в соответствующем году.

В электронном виде справку заверяют усиленной квалифицированной подписью: руководитель — УКЭП юрлица, уполномоченный бухгалтер — личной УКЭП по МЧД. Справку выдают по заявлению в течение трёх рабочих дней (ч. 1 ст. 62 ТК), при увольнении — в последний день работы без заявления. Иным получателям — 10 рабочих дней с возможностью продления на 5. За отказ или просрочку грозит ответственность по ст. 5.39 и ст. 5.27 КоАП. Документ, связанный с работой, в КЭДО должен быть в формате PDF/A-1A.

Практический ориентир для бухгалтерии на 2026 год: заранее оформить доверенности и МЧД на тех, кто реально подписывает справки, закрепить виды подписей в положении о КЭДО, настроить автоматическую проверку формата и контроль сроков. Тогда выдача справок перестаёт быть ручной рутиной и не превращается в источник штрафов.

Проверка сотрудника при трудоустройстве — онлайн

При приёме на работу бухгалтерии и кадрам пригодится быстрая проверка благонадёжности кандидата по открытым источникам — по ФИО и паспортным данным.

Часто задаваемые вопросы