КЭДО для микропредприятий — система электронного кадрового документооборота, адаптированная под организации с численностью до 15 человек и годовым доходом до 120 млн рублей. Статья 309.2 ТК РФ даёт таким работодателям право отказаться от части локальных нормативных актов, заменив их типовым трудовым договором. В этом материале разберём критерии отнесения к микропредприятиям, перечень документов, которые можно не вести, порядок перехода на КЭДО и штрафы за нарушения — от 30 до 50 тысяч рублей для юрлиц по первому нарушению.
Автор статьи — Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20-летней практикой. В 2008 году получила красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.
Критерии микропредприятия в 2026 году
Статус микропредприятия определяется Федеральным законом от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации». Чтобы воспользоваться упрощённым порядком кадрового учёта, организация или ИП должны соответствовать трём группам критериев одновременно.
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.
Численность персонала
Среднесписочная численность работников не должна превышать 15 человек. В расчёт включают только штатных сотрудников. Внешние совместители и работники по договорам ГПХ не учитываются. Если в компании 14 штатных сотрудников и 5 подрядчиков — критерий выполнен.
На практике кадровики часто путают среднесписочную численность с общим количеством трудовых договоров. Это разные показатели. Среднесписочная рассчитывается помесячно, затем выводится среднегодовое значение по методике Росстата.
Предельный доход
Годовая выручка от реализации товаров, работ, услуг не должна превышать 120 млн рублей. Доходы суммируются по всем видам деятельности и всем применяемым налоговым режимам. Если ИП совмещает УСН и патент — складываем оба потока.
«Я рекомендую проверять статус микропредприятия в Едином реестре субъектов МСП на сайте ФНС. Реестр обновляется ежегодно 10 августа. Если организации нет в реестре — формально она не вправе применять упрощённый кадровый учёт по статье 309.2 ТК РФ.»
Структура капитала
Для ООО действуют дополнительные ограничения: суммарная доля участия государственных органов, муниципальных образований, общественных и религиозных организаций не должна превышать 25%. Доля участия иностранных юрлиц и крупных российских компаний, не относящихся к МСП — не более 49%.
ИП освобождены от этих требований по структуре капитала. Им достаточно соблюдать лимиты по численности и доходу.
Сервис Добыто КЭДО автоматически формирует кадровые документы с учётом статуса работодателя. Для микропредприятий система предлагает типовую форму трудового договора, для остальных — полный комплект ЛНА. Идентификация сотрудников происходит через Госуслуги, документы подписываются электронной подписью и хранятся в защищённом облаке.
Как оформить сотрудника через Добыто КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Создайте карточку сотрудника — ФИО, СНИЛС, контактные данные
- Шаг 2. Выберите шаблон трудового договора — типовой для микропредприятий или стандартный
- Шаг 3. Заполните условия: должность, оклад, режим работы, место работы
- Шаг 4. Отправьте договор на подписание — сотрудник получит уведомление в личный кабинет
- Шаг 5. После подписания обеими сторонами документ автоматически попадёт в архив с юридической силой
«На практике мы видим, что микропредприятия тратят на кадровый учёт в 3-4 раза меньше времени после перехода на электронный документооборот. Типовой договор в системе формируется за 5 минут вместо получаса на бумаге.»
Упрощённый кадровый учёт по статье 309.2 ТК РФ
Статья 309.2 Трудового кодекса РФ устанавливает право микропредприятий полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов. Условие одно — все регулируемые ЛНА вопросы должны быть включены в трудовые договоры с работниками.
Какие документы можно не издавать
Микропредприятие вправе не принимать следующие локальные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка — режим работы, перерывы, порядок приёма и увольнения прописываются в трудовом договоре
- Положение об оплате труда и премировании — система оплаты, надбавки, порядок начисления премий фиксируются в договоре
- Положение о командировках — условия направления в командировку, размеры суточных включаются в договор
- Положение о защите персональных данных — порядок обработки ПД работника можно закрепить в договоре
- График сменности — если работа сменная, график описывается в договоре
Это не полный список. Любой ЛНА, регулирующий трудовые отношения, микропредприятие может заменить соответствующим разделом в трудовом договоре.
Обязательные документы для микропредприятий
Упрощённый порядок не отменяет все кадровые обязанности. Ряд документов микропредприятие обязано вести независимо от статуса:
- Трудовые договоры — по типовой или обычной форме
- Приказы о приёме, переводе, увольнении
- Трудовые книжки или сведения о трудовой деятельности в электронном виде
- Табель учёта рабочего времени
- График отпусков — его можно не утверждать как отдельный ЛНА, но вести нужно
- Личные карточки Т-2 — с 2021 года не обязательны, но на практике ГИТ их проверяет
- Документы по охране труда — микропредприятия не освобождены от требований ОТ
«Частая ошибка — думать, что статья 309.2 ТК РФ освобождает от охраны труда. Это не так. Инструктажи, обучение по ОТ, оценка профрисков — всё это микропредприятия обязаны проводить наравне с крупными компаниями.»
Типовая форма трудового договора
Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858 утвердило типовую форму трудового договора для микропредприятий. Документ содержит 11 разделов и охватывает все аспекты трудовых отношений — от общих положений до охраны труда.
Структура типового договора
Типовая форма включает следующие разделы:
- Общие положения — стороны, место работы, трудовая функция
- Права и обязанности работника
- Права и обязанности работодателя
- Оплата труда — оклад, надбавки, премии, сроки выплаты
- Рабочее время и время отдыха
- Охрана труда
- Социальное страхование и гарантии
- Ответственность сторон
- Изменение и прекращение договора
- Заключительные положения
- Реквизиты и подписи сторон
Работодатель вправе исключить разделы, не применимые к конкретному работнику. Если сотрудник не направляется в командировки — раздел о командировках можно убрать. Если нет сменного графика — соответствующие пункты удаляются.
Полезные документы для скачивания
Выбор между ЛНА и типовым договором
У микропредприятия есть два варианта ведения кадрового учёта:
Вариант 1. Полностью отказаться от ЛНА и использовать типовую форму трудового договора. Все условия труда прописываются в договоре. При изменении условий — заключается дополнительное соглашение с каждым работником.
Вариант 2. Принять необходимые ЛНА и использовать обычную форму трудового договора. В этом случае при изменении условий достаточно внести правки в ЛНА и ознакомить работников под роспись.
Первый вариант проще на старте — не нужно разрабатывать положения и правила. Но при изменениях придётся переподписывать договоры со всеми сотрудниками. Второй вариант сложнее в начале, зато гибче в управлении.
Переход микропредприятия на КЭДО
Электронный кадровый документооборот регулируется статьями 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ, введёнными Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Переход на КЭДО добровольный, но даёт микропредприятиям дополнительные преимущества — сокращение бумажного архива и ускорение кадровых процедур.
Порядок внедрения КЭДО
Алгоритм перехода на электронный документооборот для микропредприятия:
- Выбор системы КЭДО. Это может быть платформа Работа в России (бесплатная) или коммерческий сервис с расширенным функционалом.
- Издание приказа о введении КЭДО. В приказе указываются: дата перехода, перечень документов в электронном виде, ответственные лица.
- Разработка положения о КЭДО. Для микропредприятий — можно включить условия в трудовые договоры вместо отдельного положения.
- Получение согласия работников. Каждый сотрудник должен письменно согласиться на электронный документооборот. Отказ допускается — в этом случае документы ведутся на бумаге.
- Обеспечение работников электронными подписями. Для подписания кадровых документов подойдёт простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная ЭП — в зависимости от типа документа.
Документы, которые можно перевести в электронный вид
По КЭДО допускается оформлять практически все кадровые документы:
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения
- Приказы о приёме, переводе, увольнении
- Заявления работников — на отпуск, увольнение, материальную помощь
- Согласия и уведомления
- Графики отпусков и сменности
- Табели учёта рабочего времени
Исключения: приказ об увольнении и акт о несчастном случае на производстве — по желанию работника могут оформляться на бумаге даже при наличии КЭДО.
«При проверке ГИТ смотрит: есть ли приказ о введении КЭДО, получены ли согласия работников, корректно ли оформлены электронные подписи, где и как хранятся документы. Отсутствие любого элемента — основание для штрафа.»
Штрафы за нарушения кадрового учёта
Статья 5.27 КоАП РФ устанавливает ответственность за нарушения трудового законодательства. Размер штрафа зависит от субъекта правонарушения и наличия повторных нарушений.
Первичные нарушения
| Субъект | Штраф |
|---|---|
| Должностное лицо | 1 000 — 5 000 руб. или предупреждение |
| ИП | 1 000 — 5 000 руб. |
| Юридическое лицо | 30 000 — 50 000 руб. |
Повторные нарушения
| Субъект | Штраф |
|---|---|
| Должностное лицо | 10 000 — 20 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года |
| ИП | 10 000 — 20 000 руб. |
| Юридическое лицо | 50 000 — 70 000 руб. |
Нарушением считается: отсутствие обязательных документов, ненадлежащее оформление трудовых договоров, несоблюдение сроков выплаты зарплаты, непредоставление отпуска и другие отступления от ТК РФ.
«Для микропредприятия штраф 50 000 рублей — ощутимая сумма. При этом ГИТ штрафует за каждое выявленное нарушение отдельно. Три ошибки в кадровом учёте — три штрафа. По опыту проверок, самые частые нарушения — отсутствие согласий на обработку персданных и неправильное оформление отпусков.»
Потеря статуса микропредприятия
Если организация превысила лимиты по численности или доходу, она сохраняет статус микропредприятия ещё три календарных года. Это правило действует по части 4 статьи 4 ФЗ № 209-ФЗ.
По истечении трёх лет или при существенном превышении лимитов организация исключается из реестра МСП. С этого момента упрощённый порядок кадрового учёта по статье 309.2 ТК РФ применять нельзя.
Что делать при утрате статуса:
- Разработать и утвердить недостающие ЛНА — ПВТР, положение об оплате труда, другие
- Ознакомить работников с новыми документами под роспись
- При необходимости — внести изменения в трудовые договоры
Срок на приведение документов в соответствие законом не установлен. На практике рекомендуется сделать это в течение месяца после исключения из реестра.
Заключение
Переход на кадровый электронный документооборот — это не просто дань моде, а объективная необходимость для современного бизнеса. Компании, внедрившие КЭДО, сокращают время на оформление кадровых документов в 3-5 раз и минимизируют риск ошибок.
При выборе системы КЭДО важно учитывать соответствие требованиям законодательства, удобство интерфейса для сотрудников и возможность интеграции с существующими системами учёта.
Сервис Добыто КЭДО позволяет автоматизировать весь цикл работы с кадровыми документами — от создания до подписания электронной подписью.
Список нормативных актов
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли микропредприятию использовать типовую форму трудового договора?
Нужен ли микропредприятию график отпусков?
Может ли работник отказаться от КЭДО?
Какая электронная подпись нужна для КЭДО в микропредприятии?
Освобождает ли статус микропредприятия от требований охраны труда?
Как проверить, включена ли организация в реестр МСП?
Сервис Добыто КЭДО автоматизирует кадровый документооборот — от приказов до заявлений. Все документы подписываются электронной подписью за пару кликов.