Электронный трудовой договор виден только тем сотрудникам, которым администратор системы КЭДО явно выдал роль и область видимости. Правовое основание закреплено в статье 88 ТК РФ: доступ к персональным данным работника разрешается только специально уполномоченным лицам, и каждое такое лицо получает лишь те данные, которые нужны для выполнения конкретной функции. Технически доступ собирается из двух независимых настроек: роль определяет набор операций (просмотр, создание, подписание, выгрузка), область видимости определяет перечень организаций, подразделений и работников. Главное различие, которое меняет схему настройки: кадровому специалисту область видимости задают подразделениями штатного расписания, руководителю — его подчинёнными по оргструктуре.
Разберём матрицу ролей для трудового договора, порядок настройки области видимости при интеграции с 1С:ЗУП и требования к подписи: где допустимы ПЭП и УНЭП, а где закон требует УКЭП. Покажем настройки, из-за которых договор остаётся видимым всей бухгалтерии, и то, как это проверить до запуска. Сравнительная таблица трёх видов подписи, матрица ролей, чек-лист подготовки, пошаговая инструкция по ограничению доступа, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто вправе видеть электронный трудовой договор по закону
Трудовой договор целиком состоит из персональных данных: ФИО, паспортные данные, адрес, размер оклада, условия труда. Статья 87 ТК РФ обязывает работодателя установить порядок хранения и использования персональных данных работников локальным нормативным актом, а статья 88 ТК РФ ограничивает круг лиц, которым этот доступ вообще может быть открыт. Для IT-специалиста это означает конкретную последовательность: сначала приказ с поимённым перечнем уполномоченных лиц и их функций, затем перенос этого перечня в роли информационной системы. Обратный порядок, когда права раздают по факту обращений, оставляет систему без документального основания.
Со стороны 152-ФЗ действует своя рамка. Работодатель как оператор персональных данных обязан принимать технические меры защиты, а состав этих мер для информационных систем персональных данных задан приказом ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21. Три группы мер напрямую относятся к нашей задаче: идентификация и аутентификация субъектов доступа, управление доступом субъектов доступа к объектам доступа и регистрация событий безопасности. На практике это означает, что мало ограничить видимость карточки договора: система должна ещё и фиксировать, кто и когда её открывал.
Уровень защищённости информационной системы определяется по постановлению Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 и зависит от категории обрабатываемых данных и числа субъектов. Кадровая система почти всегда обрабатывает данные всех работников компании, поэтому проектировать её как «внутренний файловый обмен между кадровиками» не получится. Проверить, соответствуют ли выданные права утверждённому перечню уполномоченных лиц, можно выгрузкой матрицы прав из системы и построчным сравнением с приказом.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: какая подпись допустима на трудовом договоре
Закон 63-ФЗ выделяет два вида электронной подписи: простую и усиленную, а усиленная делится на неквалифицированную и квалифицированную. Разница между ними не в интерфейсе кнопки «Подписать», а в том, чем подтверждается принадлежность ключа и кто отвечает за выпуск сертификата. ПЭП подтверждает факт подписания через коды и пары «логин — пароль» и не содержит криптографического сертификата. УНЭП создаётся средствами криптографического преобразования, позволяет обнаружить изменения документа после подписания и подтверждается сертификатом, но выдаётся без аккредитованного удостоверяющего центра. УКЭП выпускается аккредитованным удостоверяющим центром и по умолчанию приравнивается к собственноручной подписи.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Как формируется | коды, пароли, иные средства подтверждения | криптографическое преобразование с ключом | криптографическое преобразование с сертифицированными средствами |
| Где выпускается | в информационной системе работодателя или через ЕСИА | в системе КЭДО или в Госключе по правилам ПП РФ от 01.12.2021 № 2152 | в аккредитованном удостоверяющем центре, для юрлица — в УЦ ФНС России |
| Обнаруживает изменения документа после подписания | нет | да | да |
| Трудовой договор со стороны работодателя | не допускается | не допускается | обязательна |
| Трудовой договор со стороны работника | только на платформе «Работа России», ключ получен при личной явке | допускается, если получена в установленном Правительством РФ порядке | допускается |
| Заявления, приказы, ознакомление с ЛНА | допускается для работника | допускается для работника и работодателя | допускается |
В одном трудовом договоре одновременно живут две разные подписи. Работодатель ставит УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, и система должна уметь принимать в один контейнер оба варианта. Правила использования подписей для конкретных типов документов компания фиксирует в положении о ведении КЭДО; порядок перехода на электронные документы и требования к их формату разъясняет Минтруд России в разделе об электронном документообороте в сфере трудовых отношений.
Факт: четыре документа нельзя перевести в электронный вид никаким способом: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Права доступа для них настраивать не нужно, эти документы остаются на бумаге.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны кадрового работника трудовой договор подписывается усиленной квалифицированной подписью, со стороны сотрудника — усиленной неквалифицированной, которую он получает прямо в сервисе и сам задаёт к ней пароль. Разводите эти два сценария на этапе проектирования: администратору нужно заранее решить, кому подпись понадобится для работы, а кому нет, иначе на старте вы упрётесь в очередь заявок на выпуск сертификатов.»
Проверьте, какой подписью подписан ваш экземпляр трудового договора
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Ролевая модель: кто что видит в карточке трудового договора
Роль в системе КЭДО — это набор разрешённых операций, а не должность. Одна и та же операция «просмотр» ведёт себя по-разному в зависимости от того, к какому объёму данных она применяется, поэтому роль всегда описывается парой «что можно делать» и «в отношении кого». Ниже типовая матрица, от которой удобно отталкиваться при настройке.
| Роль | Доступ к трудовому договору | Чем ограничивается область видимости |
|---|---|---|
| Работник | просмотр, подписание, скачивание своего договора | собственная карточка сотрудника |
| Кадровый специалист | создание, отправка в маршрут, просмотр, выгрузка | закреплённые организации и подразделения штатного расписания |
| Руководитель подразделения | согласование, просмотр статуса без доступа к телу договора | подчинённые по оргструктуре |
| Подписант со стороны работодателя | подписание УКЭП по своему участку маршрута | типы документов, переданные приказом о делегировании права подписи |
| Бухгалтерия и расчётчик | доступ к условиям оплаты без доступа к сканам документов работника | типы документов, необходимые для расчёта |
| Администратор КЭДО | управление ролями, маршрутами, шаблонами и типами документов | вся организация; операции пишутся в журнал событий |
| Внутренний аудит и проверяющий | выгрузка комплекта с файлами подписей на период проверки | срочный доступ по заявке, снимается по её закрытию |
Отдельная строка про руководителя обычно вызывает споры. Согласующему нужен факт «договор готов и корректен по срокам», а не паспортные данные подчинённого, и в большинстве систем это разные права. Если разнести их нельзя, вы получаете руководителей с доступом к полному комплекту документов подразделения, и обосновать такой объём по статье 88 ТК РФ будет нечем.
В Добыто КЭДО добавлять сотрудников и назначать им роль может пользователь с правами администратора, а исполненные документы уходят во вкладку «Архив», которая открывается отдельным перечнем лиц. Такое разделение снимает типовую проблему: договор перестаёт быть видимым «по инерции» после того, как процесс подписания закончился.
Лайфхак: в маршруте указывайте функциональную роль, а не фамилию. Система сама определит по внутренним алгоритмам, какому кадровому специалисту отправить документ, если за каждым подразделением закреплён свой сотрудник. При кадровых перестановках маршрут не придётся перенастраивать.
Область видимости: организации, подразделения и маршруты
Область видимости строится от штатного расписания. При подключении сервиса выбирается отбор по организациям, филиалам, подразделениям и должностям, и уже этот отбор определяет, чьи кабинеты будут опубликованы и чьи документы попадут в выборку кадрового специалиста. Ошибка на этом шаге стоит дорого: если отбор задан на уровне юридического лица, все дальнейшие ролевые ограничения работают поверх слишком широкой выборки.
Маршрут согласования — вторая половина конструкции. Он задаёт последовательность и набор правил обмена документом: кто согласует, кто подписывает, в каком порядке, с каким сроком на этапе. Маршруты бывают последовательными и параллельными, и от выбора зависит, сколько человек одновременно получит доступ к телу документа. Для трудового договора параллельная схема на несколько служб сразу почти всегда избыточна.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мы разделяем сотрудников по организациям и отделам ещё до первой отправки документа: в Добыто это отдельный раздел, где управление несколькими юридическими лицами идёт из одного аккаунта. Такой порядок позволяет закрепить кадрового специалиста за конкретным юрлицом и не показывать ему договоры соседней компании группы.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «На старте не подключайте всю компанию сразу. Возьмите одно-два подразделения, где сотрудники постоянно работают за компьютером, и обкатайте на них публикацию кабинетов, роли и маршруты. Так вы увидите ошибки настройки на десятках людей, а не на тысячах, и сможете спокойно поправить область видимости до раскатки.»
Как ограничить доступ к электронному трудовому договору: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите приказом перечень лиц, уполномоченных на обработку персональных данных работников, с указанием функции каждого. Этот документ станет основанием для любой выдачи прав.
- Шаг 2. Опишите роли в положении о ведении КЭДО: набор операций, типы документов и область видимости для каждой роли.
- Шаг 3. Настройте отбор публикуемых кабинетов по организациям, филиалам, подразделениям и должностям, а не по компании целиком.
- Шаг 4. Закрепите за каждым подразделением ответственного кадрового специалиста и укажите в маршруте функциональную роль вместо фамилии.
- Шаг 5. Разделите права на согласование и на просмотр тела документа, чтобы руководитель видел статус и сроки без паспортных данных подчинённого.
- Шаг 6. Выдайте право подписания УКЭП только тем, кому оно передано приказом о делегировании права подписи, и ограничьте его типами документов.
- Шаг 7. Настройте отдельный доступ к архиву и включите журналирование событий: просмотр, выгрузка, изменение прав.
- Шаг 8. Выгрузите матрицу прав и сверьте её построчно с приказом из первого шага. Расхождения устраняйте до подключения работников.
Шаблоны для настройки прав и оформления КЭДО
Комплект собран под задачу разграничения доступа; начните с матрицы прав и ролей, она задаёт структуру всех остальных документов.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Что настроить до раздачи прав
Подготовка занимает больше времени, чем сама настройка ролей, и определяет, придётся ли переделывать конфигурацию через месяц. Проверьте семь пунктов перед тем, как открывать доступ первому пользователю.
- Штатное расписание. Актуальная структура организаций, филиалов, подразделений и должностей: область видимости строится именно от неё.
- Контактные данные работников. У каждого должен быть заполнен хотя бы один канал — электронная почта или номер телефона, иначе кабинет не опубликуется и уведомление о документе не уйдёт.
- Ответственное лицо. Администратор сервиса назначается явно, с указанием телефона и почты, потому что вход в администрирование идёт через его учётную запись.
- Локальные нормативные акты. Положение о ведении КЭДО и приказ о введении КЭДО с перечнем типов документов и допустимых для них подписей.
- Согласия работников. Работники, принятые до 31 декабря 2021 года, дают согласие на взаимодействие в электронном виде; отказ работника не может быть основанием для увольнения или иных санкций.
- Правила обработки заявок. Для каждого вида заявления назначается ответственный, иначе заявки уйдут пользователю, назначенному по умолчанию.
- План выпуска подписей. Решите заранее, кому нужны сертификаты для работы, кому достаточно подписи работника, и в каком порядке они выпускаются.
Внимание: рядовому сотруднику доступ в учётную систему не нужен вообще. Доступ в 1С получают ответственное лицо-администратор и кадровая служба, работник взаимодействует с документами только через личный кабинет или мобильное приложение.
Ошибки разграничения прав и цена ошибки
Первая ошибка — выдавать права по обращению вместо приказа. Мотив понятный: процесс горит, кадровому специалисту срочно нужен доступ к соседнему филиалу. Через полгода набирается слой прав, которых нет ни в одном документе, и при проверке обосновать их нечем. Устраняется регулярной сверкой выгруженной матрицы прав с приказом об уполномоченных лицах.
Вторая ошибка — объединять согласование и просмотр в одну роль ради простоты конфигурации. Так руководитель среднего звена получает доступ к паспортным данным и условиям оплаты всего подразделения, хотя для его функции достаточно статуса документа. Формально это обработка персональных данных сверх необходимого объёма.
Третья ошибка — оставлять права уволенному администратору или подрядчику после завершения проекта внедрения. Отзыв прав должен быть частью процесса увольнения и приёмки работ, иначе учётная запись с полным доступом к кадровым документам живёт неопределённо долго.
Цена ошибки считается по трём направлениям. Нарушение порядка оформления трудовых отношений по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходится юридическому лицу в сумму от 30 000 до 50 000 рублей, и это только за сам факт нарушения. Утечка персональных данных с мая 2025 года наказывается оборотными штрафами, размер которых считается от выручки. Третье направление не измеряется штрафом: трудовой договор, к которому имел доступ неуполномоченный круг лиц, становится уязвимым аргументом в трудовом споре, где работник оспаривает условия документа.
Когда жёсткое ограничение доступа избыточно
В компании до 25 человек с одним кадровым специалистом и одним подписантом разветвлённая ролевая модель создаёт больше работы, чем пользы: администратор и кадровик — одно лицо, филиалов нет, подразделения условны. Достаточно двух ролей и корректно настроенного архива. Избыточной будет и попытка развести права внутри самой кадровой службы, если в ней работают два человека, взаимозаменяющих друг друга во время отпусков: вместо разграничения вы получите остановку процесса на две недели.
Архив и выгрузка: доступ после подписания
После исполнения документ переходит в архив, и права на него меняются. Требования к системам хранения электронных документов заданы приказом Росархива от 15 июня 2020 года об утверждении типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, а стратегия долговременной сохранности описана в ГОСТ Р 57762-2017. Контроль доступа входит в перечень обязательных свойств архива наравне с читаемостью, идентифицируемостью и аутентичностью документа.
Право самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов даёт организации пункт 2 статьи 13 закона 125-ФЗ об архивном деле. На практике это означает, что доступ к архиву настраивается отдельно от доступа к рабочей папке документов: кадровый специалист, который вёл приём сотрудника, не обязан сохранять доступ к его договору через три года после подписания.
Полезно знать: электронный архив должен обеспечивать не только сохранность, но и поиск, идентификацию и восстановление документа. К обязательным пунктам относятся структура архива, правила индексирования, система поиска, контроль доступа и регулярная проверка целостности данных.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Выгрузка юридически значимого комплекта — отдельное право, а не частный случай просмотра. Проверьте на тестовом документе, что вместе с файлом договора выгружаются файлы подписей и сведения о том, кто и когда подписал: без этого комплект в споре доказательством не работает. И заранее решите, кому это право нужно постоянно, а кому выдаётся на период проверки.»
Интеграция с 1С:ЗУП: как права переезжают из учётной системы
При интеграции появляется вторая точка контроля доступа. Документы создаются в учётной системе, передаются в КЭДО на подписание и хранение, а обратно возвращается статус подписания и ссылка на подписанный файл. Возвращать сам подписанный документ в 1С обычно не нужно: получается задвоение базы, растёт нагрузка на учётную систему, а процедуры перештамповки и архивного хранения в учётной системе не реализованы.
Практическое следствие для настройки прав: доступ к телу трудового договора живёт в системе КЭДО, а в 1С остаётся карточка сотрудника и статус. Значит, роли в двух системах нужно проектировать согласованно и синхронизировать оргструктуру: подразделение, к которому привязан работник, определяет область видимости в обеих системах одновременно.
В Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически. Синхронизация оргструктуры при этом остаётся ручной задачей внедрения: пока подразделения в двух системах названы по-разному, автоматический подбор ответственного кадровика по подразделению работать не будет.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «На первых встречах по внедрению теперь почти всегда первыми приходят специалисты по информационной безопасности и спрашивают, как система закрывает их требования, и только потом обсуждаются бизнес-функции. Готовьте к такой встрече не презентацию, а описание ролевой модели, журналирования и схемы обмена с учётной системой: этот пакет закрывает большую часть вопросов сразу.»
Стоимость подключения КЭДО с разграничением прав: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности подключаемых сотрудников, набора допустимых видов подписи и того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск в сервисе |
| УКЭП для подписантов со стороны работодателя | через партнёров — удостоверяющие центры | по регламенту УЦ |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговый счёт зависит от числа подключённых сотрудников и выбранного набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и API считаются отдельно. Актуальный состав каждого пакета опубликован на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Переход между тарифами доступен в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Ограниченный доступ к электронному трудовому договору собирается из четырёх слоёв: приказ с перечнем уполномоченных лиц, роли с набором операций, область видимости по штатному расписанию и отдельные права на архив и выгрузку. Подпись при этом остаётся самостоятельным требованием: работодатель ставит на трудовой договор УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, и никакая настройка прав это правило не заменяет. Проверяемый результат один: выгруженная матрица прав совпадает с приказом построчно.
Мы в Добыто настраиваем ролевую модель, маршруты и область видимости вместе с интеграцией учётной системы, поэтому расхождения между 1С и КЭДО выявляются на пилотной группе, а не после подключения всей компании.
Частые вопросы
Что означает «тип подписи УКЭП» в настройках системы
В интерфейсах смешиваются два разных параметра. Вид подписи — это ПЭП, УНЭП или УКЭП по 63-ФЗ. Тип подписи — это способ размещения файла подписи относительно документа: откреплённая, когда подпись лежит отдельным файлом, и присоединённая, когда она встроена в контейнер вместе с документом. Дополнительно указывается формат: например, CAdES-T добавляет к подписи метку времени. При настройке маршрута для трудового договора выбирают и вид, и тип, иначе принимающая сторона получит файл, который не сможет проверить.
В каких единицах считается УКЭП при закупке
Единицы измерения у подписи нет. Считают две вещи: сертификаты и подключённых сотрудников. Сертификат УКЭП выпускается аккредитованным удостоверяющим центром на конкретное физическое лицо на определённый срок, и стоимость привязана к нему. Подписка на систему КЭДО тарифицируется за сотрудника в месяц, при этом ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющие центры отдельно.
Может ли единоличный исполнительный орган подписать трудовой договор простой электронной подписью
Нет. Со стороны работодателя трудовой договор подписывается усиленной квалифицированной подписью, и должность подписанта на это правило не влияет. Генеральный директор использует УКЭП юридического лица, полученную в УЦ ФНС России, либо право подписи передаётся другому сотруднику приказом, и тогда УКЭП выпускается на него. Простая электронная подпись со стороны работника допустима на трудовом договоре только на платформе «Работа России» и только если ключ получен при личной явке.
Как ограничить доступ к трудовым договорам для кадрового аутсорсинга
Внешний исполнитель получает роль с областью видимости, ограниченной обслуживаемыми организациями и подразделениями, и без права выгрузки архива. Обработка персональных данных работников третьим лицом оформляется поручением на обработку по 152-ФЗ, где фиксируются перечень действий, цели и требования к защите. Права выдаются на срок договора и отзываются актом приёмки, а не по факту окончания работ.
Что делать с правами при увольнении администратора КЭДО
Отзыв прав включается в обходной лист как обязательный шаг. Порядок такой: назначить нового ответственного приказом, перенести на него административную роль, заблокировать учётную запись увольняемого, аннулировать выпущенный на него сертификат электронной подписи и проверить, не остался ли он в действующих маршрутах согласования как персонально указанный участник. Последний пункт пропускают чаще всего, и документы зависают на несуществующем этапе.
Может ли инспекция труда потребовать доступ к электронным трудовым договорам
Да. Кадровые документы в любой момент могут быть проверены регулятором, и режим ограниченного доступа этому не мешает: работодатель выгружает комплект документов вместе с файлами подписей и сведениями о подписантах. Поэтому право на выгрузку юридически значимого комплекта закладывается в ролевую модель заранее, хотя бы одной роли, а не настраивается в момент получения запроса.
