Электронная подпись дистанционного работника оформляется и оплачивается работодателем: статья 22.2 ТК РФ относит расходы на получение работником подписи, если её у него нет, и на её использование к затратам работодателя. Требовать с сотрудника деньги за выпуск сертификата или за доступ в систему КЭДО нельзя. Одно исключение прописано в законе: работник вправе применять УКЭП, которую он получил самостоятельно и раньше. Главное различие, от которого зависит комплект подписей, проходит по типу документа. Трудовой договор о дистанционной работе и допсоглашение к нему по части 1 статьи 312.3 ТК РФ подписываются УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника. Заявления, служебные записки и ознакомление с ЛНА в режиме КЭДО закрываются ПЭП или УНЭП по правилам статьи 22.3 ТК РФ.
Разберём четыре способа выдать подпись человеку, которого вы никогда не видели офлайн, и чем УНЭП отличается от ПЭП и УКЭП по юридической силе и порядку затрат. Покажем, какие документы собрать до заявки на сертификат. Таблица подписей по видам кадровых документов, разбор пяти ошибок с ценой каждой, сценарная таблица и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Кто оформляет и оплачивает электронную подпись дистанционному работнику
Расходы на получение работником электронной подписи, если у него её нет, и на её использование несёт работодатель. Норма прямая, и она не зависит от того, сидит человек в офисе или работает из другого региона. Организационная часть тоже на работодателе: он выбирает способ выпуска, направляет заявку оператору или в удостоверяющий центр, собирает согласия и следит за сроком действия сертификата.
В расходы попадает не только выпуск сертификата. Сюда же входят лицензия на средство криптографической защиты, если подпись работает на компьютере, носитель ключа при аппаратном варианте, абонентская плата за сотрудника в системе КЭДО и перевыпуск при смене фамилии или паспортных данных. Удерживать эти суммы из зарплаты, просить работника купить токен за свой счёт или ставить оплату сертификата условием приёма запрещено.
Исключение работает в другую сторону и выгодно обеим сторонам. Если у кандидата уже есть действующая УКЭП физического лица, полученная им самостоятельно, работодатель ничего не выпускает и не оплачивает, но обязан такую подпись принять. Перед первым подписанием проверьте по сертификату три вещи: он выдан на физическое лицо, а не на организацию или ИП, действует на дату подписания, выпущен аккредитованным удостоверяющим центром.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Вопрос «кто платит» закрыт законом, а вот вопрос «кто организует» в компаниях провисает. Мы видим одну и ту же картину: HR договорился с кандидатом о выходе, а заявку на сертификат никто не подал, потому что в положении о КЭДО не назначен ответственный. Назначьте его приказом до старта приёма и пропишите там срок, за который подпись должна быть у работника.»
Факт: если работник подписывает документы УНЭП, полученной в инфраструктуре электронного правительства через Госключ, отдельное соглашение сторон об использовании неквалифицированной подписи заключать не требуется. Это прямо следует из части 2 статьи 22.3 ТК РФ и снимает с HR один документ на каждого сотрудника.
Отдельная строка расходов появляется тогда, когда вид подписи выбран без расчёта. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа и не оплачиваются отдельной позицией, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров, и вот она уже стоит денег в расчёте на каждого работника.
Чем УНЭП отличается от УКЭП и ПЭП
Три вида подписи описаны в статье 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. ПЭП подтверждает только факт формирования подписи конкретным лицом: это коды из СМС, логин и пароль в личном кабинете, одноразовые ключи. Она не защищает документ от изменений после подписания. УНЭП строится на криптографическом преобразовании: она показывает, кто подписал, и выявляет любое изменение документа после подписания. УКЭП добавляет к этому квалифицированный сертификат от аккредитованного удостоверяющего центра и средства подписи, сертифицированные ФСБ России, поэтому признаётся равнозначной собственноручной подписи без дополнительных соглашений.
По запросам в поиске видно, что термины путают. Электронная подпись не продаётся «подпиской» и не измеряется в штуках: работнику выпускается сертификат ключа проверки подписи с конкретным сроком действия, а тарифицируется обычно доступ сотрудника к системе КЭДО за месяц или за год. Формулировка «тип подписи» означает ровно одно из трёх: ПЭП, УНЭП или УКЭП. Внутри УНЭП есть ещё одно важное деление, которое и определяет порядок работы с дистанционным сотрудником: УНЭП, выданная в информационной системе работодателя или оператора КЭДО, и УНЭП, полученная в инфраструктуре электронного правительства через Госключ.
| Вид подписи | Кто выпускает | Применимость в КЭДО | Порядок затрат |
|---|---|---|---|
| ПЭП по СМС-коду | Работодатель или оператор КЭДО | Узкая, около 10 % кадровых документов | Стоимость каждого СМС-сообщения |
| ПЭП через ЕСИА (учётная запись Госуслуг) | Инфраструктура электронного правительства | Ограниченная, около 30 % | Бесплатно |
| УНЭП в информационной системе оператора КЭДО | Удостоверяющий центр оператора | Широкая, около 80 % | Около 500 руб. в год на сотрудника |
| УНЭП ЕСИА через Госключ | Инфраструктура электронного правительства | Широкая, около 80 % | Бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП через Госключ | Удостоверяющий центр через приложение Госключ | Полная, 100 % | Бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП в аккредитованном удостоверяющем центре | Аккредитованный удостоверяющий центр | Полная, 100 % | От 2 до 5 тыс. руб. в год на сотрудника |
На штате в 500 дистанционных сотрудников разница между УНЭП в системе оператора и УКЭП в удостоверяющем центре даёт от 750 тысяч до 2,25 млн рублей в год. Выбор в пользу УКЭП для всех подряд оправдан только тогда, когда работники подписывают ещё и внешние документы от лица компании, где неквалифицированная подпись не принимается.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Универсальность подписи важнее её максимальной силы. УНЭП через Госключ одна и та же работает и в кадровых документах, и в договорах с сотовым оператором, и в сервисах госуслуг, а сотрудник ничего не устанавливает на компьютер. Прежде чем закладывать бюджет на квалифицированные сертификаты для всего штата, посчитайте, скольким людям УКЭП реально нужна по перечню документов, которые они подписывают.»
Какая подпись нужна под каждым документом дистанционного работника
С дистанционным сотрудником работают два параллельных режима, и это ловушка для новичка в КЭДО. Часть 1 статьи 312.3 ТК РФ регулирует заключение, изменение и расторжение трудового договора путём обмена электронными документами: там жёстко требуется УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника. Всё остальное взаимодействие идёт по статьям 22.1 — 22.3 ТК РФ, где для рядовых документов достаточно ПЭП или УНЭП.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор о дистанционной работе, допсоглашение к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности, ученический договор | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП при ознакомлении |
| Согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв | Работодатель не подписывает | УКЭП или УНЭП |
| Заявление на отпуск, служебная записка, ознакомление с ЛНА, расчётный листок | УКЭП или УНЭП | ПЭП или УНЭП |
| Приказ об увольнении, акт о несчастном случае, документы об инструктажах по охране труда, трудовая книжка | Только бумага | Только бумага |
Последняя строка ломает планы чаще остальных: сотрудник живёт за 3000 километров, а приказ об увольнении и подпись в журнале инструктажа по охране труда закон оставил на бумаге. Заранее решите, как вы будете организовывать эти два документа, иначе первый же увольняющийся дистанционщик остановит процесс.
Ещё одно право работника, о котором в статьях про КЭДО почти не пишут: по письменному заявлению дистанционного сотрудника работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления направить ему бумажный экземпляр трудового договора или допсоглашения. Электронное подписание это право не отменяет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверьте подпись на документе, который прислал дистанционный работник
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Лайфхак: в положении о ведении КЭДО перечислите реестр документов и укажите напротив каждого, каким видом подписи он подписывается. Практика показывает, что удобнее оставить сотрудникам один вид подписи на все случаи: когда часть документов идёт облачной подписью, а часть Госключом, люди путаются и подписание встаёт.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Четыре способа выдать подпись дистанционному работнику
Способы различаются не юридической силой, а тем, что должен сделать человек на своей стороне и сколько это стоит компании.
- УНЭП ЕСИА через Госключ. Работнику нужен смартфон, подтверждённая учётная запись на Госуслугах и российский номер телефона. Он скачивает приложение, проходит аутентификацию в ЕСИА, принимает лицензионное соглашение, задаёт пароль и выпускает сертификат. Соглашение об использовании УНЭП с работником не подписывается. Для работодателя сервис бесплатен, платить приходится только за интеграцию.
- УКЭП физического лица через Госключ. Поверх УНЭП работник проходит дополнительную идентификацию одним из четырёх способов: сканирует чип загранпаспорта нового образца телефоном с NFC, подтверждает биометрию, использует действующий сертификат УКЭП или приходит очно. Очная идентификация доступна в МФЦ 87 регионов и более чем в 9,4 тыс. точек банков в 89 регионах.
- УНЭП в информационной системе оператора КЭДО. Сертификат выпускается прямо в сервисе за пару кликов, пароль сотрудник задаёт сам. Обязателен документ: соглашение об использовании неквалифицированной подписи между работником и работодателем. Порядок затрат около 500 рублей в год на человека.
- УКЭП в аккредитованном удостоверяющем центре. Подходит, когда сотрудник подписывает документы не только внутри компании. Дороже остальных вариантов, часто требует носителя ключа и лицензии на криптопровайдер, если центр не предлагает облачный вариант.
Порядок выпуска УНЭП, требования к идентификации и правила использования сертификата описаны в постановлении Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Актуальные инструкции для работника и статус сервиса удобнее смотреть на странице Госключа на портале Госуслуг: там же публикуются изменения по способам идентификации.
Подключить Госключ можно двумя путями, и они отличаются нагрузкой на юриста. По агентскому договору используется API-ключ вендора, но тогда от сотрудников требуется согласие на передачу персональных данных в сторону вендора. При самостоятельном подключении API-ключ выпускается на организацию, а обезличенный сертификат для интеграции выпускает лично руководитель.
Внимание: при самостоятельном подключении Госключа обезличенный сертификат выпускается только генеральным директором и на 1 год, а перевыпускать его нужно лично и ежегодно. Поставьте напоминание за месяц до окончания срока: без действующего сертификата интеграции подписание в системе остановится для всей компании.
Важный нюанс из практики: когда приложение у сотрудника уже установлено, подписание одного кадрового документа через Госключ занимает около минуты. Основное время съедает не подписание, а первый выпуск сертификата и объяснение сотруднику, зачем он ставит ещё одно приложение.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Главное неудобство Госключа для сотрудника в том, что это отдельный интерфейс: человек уходит из личного кабинета в другое приложение и потом возвращается. Технически это решается переадресацией с возвратом по обратной ссылке, как в интернет-магазинах при оплате. Спрашивайте у оператора КЭДО не «поддерживаете ли вы Госключ», а «есть ли у вас бесшовный возврат в личный кабинет после подписания».»
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу из одного отдела перед раскаткой на всю компанию. На пилоте становится видно, сколько людей не смогли выпустить подпись самостоятельно, и именно эта цифра определяет, нужна ли отдельная линия поддержки на старте.
Что подготовить до выпуска подписи
Сертификат выпускается за минуты, а вот подготовка документов занимает недели. Порядок обратный тому, что подсказывает интуиция: сначала локальные нормативные акты и согласия, потом подписи.
Чек-лист подготовки: что проверить до заявки на сертификат
- Утверждено ли положение о ведении КЭДО с реестром документов и указанием вида подписи для каждого из них.
- Издан ли приказ о введении КЭДО и назначен ли ответственный за выпуск и учёт подписей.
- Направлено ли работнику уведомление о переходе на электронный документооборот и получено ли письменное согласие. Согласие не требуется от тех, кто принимается на работу после 31 декабря 2021 года и у кого по состоянию на эту дату отсутствует трудовой стаж.
- Подписано ли соглашение об использовании ПЭП и УНЭП, если вы выбрали подпись, выпускаемую в информационной системе, а не через Госключ.
- Собрано ли согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата, а при работе по агентской схеме — согласие на передачу данных вендору.
- Заведён ли реестр сертификатов сотрудников с датами выпуска и окончания срока действия.
Как выдать электронную подпись дистанционному работнику: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите по перечню документов, какие подписи нужны конкретному сотруднику: только УНЭП для заявлений и ознакомлений или ещё и УКЭП, если он подписывает документы от лица компании.
- Шаг 2. Направьте уведомление о переходе на КЭДО и получите письменное согласие, если оно требуется по стажу работника.
- Шаг 3. Заведите карточку сотрудника в системе КЭДО с корректным номером телефона и электронной почтой. Без хотя бы одного контакта личный кабинет не активируется и приглашение не уйдёт.
- Шаг 4. Отправьте приглашение и инструкцию по выпуску подписи. Для Госключа это установка приложения и вход по подтверждённой учётной записи Госуслуг, для облачной УНЭП — подтверждение выпуска в личном кабинете.
- Шаг 5. Проверьте, что сертификат выпущен и данные в нём совпадают с данными в трудовом договоре: расхождение в фамилии или СНИЛС сделает подписание невозможным.
- Шаг 6. Внесите сертификат в реестр с датой окончания срока действия и поставьте контрольную точку за 30 дней до неё, чтобы перевыпуск не совпал с подписанием срочных документов.
Шаблоны согласий, соглашений и учётных форм для выдачи подписи
Комплект собран под сценарий приёма дистанционного сотрудника: начните с уведомления о переходе на КЭДО, дальше по порядку из чек-листа.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
Ошибки при выдаче подписи дистанционному работнику и цена каждой
Пять ошибок повторяются в проектах чаще всего, и все они стоят денег или времени.
- Трудовой договор подписан работодателем через УНЭП вместо УКЭП. Так делают ради экономии на сертификате руководителя. Часть 1 статьи 312.3 ТК РФ не оставляет выбора: со стороны работодателя нужна квалифицированная подпись.
- Подпись выпущена до получения согласия работника на переход на КЭДО. Мотив простой: кандидат выходит через два дня, некогда. В результате в деле лежит сертификат, оформленный без основания на обработку персональных данных, и вопрос переходит в плоскость проверки Роскомнадзора.
- Соглашение об использовании УНЭП не подписано, а подпись выпущена в системе оператора. Работник думает, что раз подпись из инфраструктуры государства, соглашение не нужно. Освобождение от соглашения работает только для УНЭП ЕСИА, для облачной подписи оператора соглашение обязательно.
- Никто не следит за сроком действия сертификатов. Отсутствие реестра означает, что об окончании срока узнают в момент, когда работник не может подписать заявление на отпуск.
- Приказ об увольнении подписывают электронной подписью. Он входит в четыре исключения, которые закон оставил на бумаге, вместе с трудовой книжкой, актом о несчастном случае и документами об инструктажах по охране труда.
Цена ошибки считается не стоимостью переоформления документа. Ненадлежащее оформление трудового договора образует состав по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо, от 5 000 до 10 000 рублей на ИП, от 50 000 до 100 000 рублей на юридическое лицо. Прочие нарушения трудового законодательства идут по части 1 той же статьи: предупреждение или от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Отдельно считайте риск трудового спора: документ, подписанный подписью не того вида, теряет доказательственную ценность именно в тот момент, когда он нужен.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Проверяющий смотрит не на красоту интерфейса, а на связку: положение о КЭДО, согласие работника, вид подписи и файл подписи к конкретному документу. Если хотя бы одно звено отсутствует, весь электронный комплект по этому сотруднику становится спорным. Перед проверкой выгрузите по нескольким сотрудникам полный пакет вместе с файлами подписи и посмотрите на него глазами инспектора.»
Реестр сертификатов и статусы подписания в сервисе Добыто видны в одном окне: кто не принял приглашение, кто не подписал документ и у кого заканчивается срок действия подписи. Эта же выгрузка закрывает запрос проверяющего без ручного сбора файлов по папкам.
Когда электронную подпись дистанционному работнику оформлять не нужно
Есть четыре ситуации, в которых выпуск подписи по правилам КЭДО либо избыточен, либо неприменим.
Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые. Главы 22.1 — 22.3 и 49.1 ТК РФ регулируют трудовые отношения. С исполнителем по гражданско-правовому договору обмен идёт по условиям самого договора и по 63-ФЗ, требования к видам подписи из Трудового кодекса на него не переносятся.
Работник отказался от перехода на КЭДО. Переход возможен только с письменного согласия тех, у кого есть стаж на 31 декабря 2021 года. Отказ не является основанием для увольнения или иных санкций: для такого сотрудника кадровые документы продолжают вести на бумаге.
У сотрудника нет смартфона или он не готов им пользоваться. Ситуация встречается среди работающих пенсионеров и линейного персонала. Здесь бумажный документооборот остаётся рабочим вариантом, и переводить человека в электронный вид силой закон не позволяет.
Разовое взаимодействие вне трудовых отношений. Кандидат, который прислал резюме и проходит собеседование, работником ещё не является. Подпись выпускается на этапе оформления, а не на этапе отбора.
Полезно знать: на дату публикации КЭДО остаётся правом работодателя, а не обязанностью. Нормативных актов, которые делали бы переход обязательным для каких-либо категорий компаний, не принято, несмотря на противоположные утверждения на части отраслевых ресурсов.
Сценарии: какой способ подписи выбрать под вашу ситуацию
Универсального ответа нет: критично то, что упирается в вашу численность, географию и техническую оснащённость сотрудников.
| Сценарий | Что критично | Подходящий способ |
|---|---|---|
| 1 — 2 дистанционных специалиста в месяц, без интеграции с учётной системой | Скорость выхода сотрудника, отсутствие затрат на сертификаты | УНЭП ЕСИА через Госключ |
| Распределённая компания от 1000 человек, много регионов | Стоимость подписи на человека в год, массовый выпуск | Госключ с интеграцией плюс УНЭП оператора как резерв |
| Линейный персонал без корпоративной почты и компьютеров | Один экран, минимум действий, поддержка на старте | УНЭП в системе оператора со входом по ссылке |
| Материально ответственные сотрудники и руководители подразделений | Юридическая сила без соглашений, применимость вне компании | УКЭП через Госключ или аккредитованный удостоверяющий центр |
| Работник без российского номера телефона или без подтверждённой учётной записи Госуслуг | Возможность идентификации в принципе | УНЭП оператора КЭДО, Госключ недоступен |
| Компания с жёсткими требованиями информационной безопасности и локальным контуром | Контроль над передачей тела документа за периметр | УНЭП или УКЭП в собственном контуре, Госключ по согласованию с ИБ |
Строка про информационную безопасность на практике решает исход выбора чаще ценовой: при подписании через Госключ тело документа передаётся через портал госуслуг, и служба ИБ должна дать на это заключение до старта проекта.
Кейс из практики: распределённая компания на 1100 сотрудников перевела кадровый документооборот на электронные подписи через государственное приложение. Полный цикл по одному кадровому процессу занял 15 — 30 минут вместо нескольких недель, а годовая экономия на электронных подписях составила около 0,5 млн рублей.
Стоимость КЭДО и электронных подписей для дистанционных сотрудников
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников, выбранного тарифа и того, нужна ли компании УКЭП сверх включённых в тариф подписей.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9 %, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по регламенту УЦ |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности подключённых сотрудников и набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и персональный менеджер — в «Корпорацию». Актуальные условия по каждому пакету и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Переход между тарифами возможен в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начать с пилотной группы на минимальном пакете и расшириться после её результатов не будет стоить дороже.
Выводы
Обязанность оформить и оплатить электронную подпись дистанционному сотруднику лежит на работодателе, и перекладывать её на работника закон не позволяет. Вид подписи диктуется документом, а не удобством: трудовой договор и допсоглашение о дистанционной работе требуют квалифицированной подписи со стороны компании и квалифицированной или неквалифицированной со стороны человека, всё остальное закрывается более простыми вариантами. Порядок затрат различается на порядок, поэтому решение о том, кому выдавать УКЭП, стоит принимать по перечню документов, а не по должностям. И до выпуска первого сертификата нужны положение о КЭДО, уведомление, согласие и учёт сроков действия подписей.
Мы в Добыто настраиваем этот контур целиком: от реестра документов с закреплённым видом подписи до выгрузки файлов подписи для проверяющего. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф, а пилотная группа перед раскаткой на всю компанию показывает реальную нагрузку на поддержку до того, как в систему заходит весь штат.
Частые вопросы
Можно ли использовать УКЭП, которую работник получил в налоговой как индивидуальный предприниматель?
Нет. Сертификат, выданный на индивидуального предпринимателя или на должностное лицо организации, содержит реквизиты этого субъекта, а в трудовых отношениях человек выступает как физическое лицо. Для кадровых документов нужен сертификат физического лица. Через Госключ такие сертификаты выпускаются отдельными процедурами: УКЭП физического лица и УКЭП ИП или юридического лица не заменяют друг друга.
Что делать, если дистанционный работник за границей и у него нет российского номера телефона?
Выпуск УНЭП через Госключ в этом случае недоступен: для получения сертификата нужны подтверждённая учётная запись в ЕСИА и российский номер телефона. Рабочий вариант — неквалифицированная подпись, выпускаемая в информационной системе оператора КЭДО, с обязательным соглашением об использовании УНЭП. Второй вариант — УКЭП, полученная работником заранее в аккредитованном удостоверяющем центре.
Сколько действует сертификат и что происходит при увольнении сотрудника?
Сертификат выпускается на определённый срок, и его окончание не связано с датой увольнения: подпись остаётся у человека и продолжает работать в других сервисах. Работодателю нужно закрыть доступ сотрудника к системе КЭДО и зафиксировать в реестре, что учётная запись деактивирована. Ранее подписанные документы при этом сохраняют силу, а файлы подписи остаются в архиве.
Нужно ли переподписывать документы, если работник сменил вид подписи?
Нет. Документ, подписанный действующим на тот момент видом подписи в соответствии с положением о КЭДО, силы не теряет. Переподписание требуется только тогда, когда изначально был использован вид подписи, не допустимый для этого документа по статье 22.3 или части 1 статьи 312.3 ТК РФ.
Можно ли подписать кадровый документ задним числом?
Нет, дата подписания фиксируется в момент операции. Если работник не успел подписать документ в установленный срок, задача решается на уровне маршрута: этап закрывается автоматически по истечении заданного времени, документ возвращается кадровому специалисту, и дальше он либо оформляется на бумаге, либо создаётся заново с новыми датами.
Обязательно ли согласие на КЭДО от нового сотрудника, который никогда раньше не работал?
Согласие не требуется от лиц, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж. Уведомить о том, что в компании ведётся электронный документооборот, всё равно нужно. Для всех остальных работников письменное согласие обязательно, а отказ не даёт оснований для увольнения или иных негативных решений.
