ЭЦП для КЭДО считается не по головам сотрудников, а по трём контурам: подписи работодателя, подписи работников и подписи кандидатов при дистанционном приёме. Со стороны работодателя нужен один сертификат УКЭП на единоличный исполнительный орган, по одному на каждого уполномоченного подписанта и один обезличенный сертификат для информационной системы. Со стороны работника подпись нужна каждому, кто дал согласие на КЭДО: по части 2 статьи 22.3 ТК РФ это УКЭП, УНЭП по соглашению сторон трудового договора или УНЭП, выданная в инфраструктуре электронного правительства. Различие, которое определяет смету: УНЭП в Госключе бесплатна и не требует соглашения с работником, а коммерческая УНЭП в системе работодателя стоит около 500 рублей в год на человека и работает только при подписанном соглашении.
Разберём, сколько сертификатов реально нужно компании на 100, 1000 и 10 000 человек, чем ПЭП ЕСИА отличается от УНЭП ЕСИА и почему УКЭП считают сертификатами на человека в год, а не подписками или лицензиями. Покажем роли, на которых подпись не нужна вовсе, и документы, которые закон оставляет на бумаге. Сценарная таблица по типам компаний, стоимость подписей и тарифов на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Три контура расчёта: из чего складывается число подписей
Считать подписи по списочной численности — самая частая ошибка сметы. Реальное число сертификатов складывается из трёх независимых контуров, и в каждом своя единица учёта.
Контур работодателя. Здесь подписи привязаны не к людям, а к праву подписи кадровых документов. Единоличный исполнительный орган — генеральный директор — подписывает трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор и договор на получение образования усиленной квалифицированной электронной подписью. Остальные кадровые документы работодатель вправе подписывать усиленной неквалифицированной подписью, порядок проверки которой определён соглашением сторон трудового договора. К этому добавляется обезличенный сертификат, которым информационная система подписывает документы от лица организации в автоматическом режиме.
Контур работников. Подпись нужна каждому, кто дал согласие на КЭДО, но не каждому нужна одна и та же подпись. Для документов из перечня части 2 статьи 22.3 ТК РФ работник применяет одну из трёх подписей: УКЭП, УНЭП с порядком проверки по соглашению сторон или УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства. Для всех прочих кадровых документов достаточно простой электронной подписи в системе работодателя.
Контур кандидатов. Дистанционный приём — отдельная статья расходов и отдельный поток сертификатов. Кандидат ещё не работник, соглашение об использовании УНЭП с ним не заключено, поэтому здесь работает либо УКЭП, либо УНЭП инфраструктуры электронного правительства. В практике Добыто именно этот контур чаще всего забывают заложить в расчёт: компания считает штат, запускает КЭДО и через месяц упирается в приём первого удалённого сотрудника.
Формула получается простая: количество подписантов со стороны работодателя плюс один обезличенный сертификат плюс численность работников, согласившихся на КЭДО, плюс годовой поток кандидатов на дистанционный приём. Проверить свою цифру можно по штатному расписанию и приказу о делегировании права подписи: если в приказе три подписанта, а сертификатов заказано два, процесс встанет на первом же отпуске.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая меняет смету
Три вида электронной подписи закреплены 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. В кадровом документообороте к ним добавляются подвиды, от которых зависит и цена, и объём бумажной работы.
ПЭП, ПЭП ЕСИА и вопрос про ЕИО с простой подписью
Простая электронная подпись подтверждает только факт формирования подписи конкретным лицом через код, логин или пароль. Она не защищает документ от изменений и не даёт сертификата. Отдельный подвид — ПЭП ЕСИА: это логин и пароль от Госуслуг, не более того. Формулировка «ЕИО с наличием ПЭП» в кадровом контексте нерабочая: единоличный исполнительный орган простой подписью трудовой договор не подпишет, потому что статья 22.3 ТК РФ этого вида подписи для таких документов не предусматривает. ПЭП руководителя годится для внутренних согласований и визирования в системе, но не для документов, которые проверяет ГИТ.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Логин и пароль от Госуслуг — это ПЭП ЕСИА, а под УНЭП ЕСИА понимают усиленную неквалифицированную подпись в инфраструктуре электронного правительства, то есть подпись Госключа. Это два разных инструмента с разной юридической силой, и путаница в терминах стоит компании переподписания комплекта. Прежде чем заказывать подписи, зафиксируйте в положении о КЭДО, какой именно подвид вы используете.»
УНЭП: два варианта с разной ценой и разным пакетом документов
Усиленная неквалифицированная подпись создаётся криптографическими средствами, фиксирует автора и подтверждает неизменность документа после подписания. В КЭДО она существует в двух вариантах. Первый — УНЭП в информационной системе работодателя: обходится примерно в 500 рублей в год на сотрудника и требует соглашения об использовании подписи с каждым работником. Второй — УНЭП инфраструктуры электронного правительства, она же УНЭП Госключа: выпускается бесплатно, а соглашение с работником по части 2 статьи 22.3 ТК РФ подписывать не нужно. Порядок создания и использования такого сертификата установлен постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152.
УКЭП: почему её считают сертификатами, а не подписками
Усиленная квалифицированная подпись равнозначна собственноручной без дополнительных соглашений. Единица учёта здесь — сертификат ключа проверки электронной подписи, выпущенный на конкретного человека на определённый срок. Никаких «типов подписки» у УКЭП не существует: вы покупаете не доступ к сервису, а сертификат, и считаете штуки сертификатов в год. Коммерческая УКЭП из аккредитованного удостоверяющего центра стоит от 2000 до 5000 рублей в год на сотрудника. УКЭП в Госключе бесплатна, но доступна работнику только в процессе дистанционного приёма.
Сводка по всем шести вариантам, которые встречаются в кадровых проектах:
| Вид подписи | Применимость в КЭДО | Плата за использование | Нужно ли соглашение с работником |
|---|---|---|---|
| Простая ЭП в системе работодателя | 10 % | стоимость каждого СМС-сообщения | Да |
| ПЭП ЕСИА (логин и пароль Госуслуг) | 30 % | бесплатно | Да |
| УНЭП в информационной системе работодателя | 80 % | около 500 руб. в год на сотрудника | Да, порядок проверки определяется соглашением сторон |
| УНЭП Госключа (инфраструктура электронного правительства) | 80 % | бесплатно, разовые затраты на интеграцию | Нет |
| УКЭП Госключа | 100 % | бесплатно, разовые затраты на интеграцию | Нет |
| УКЭП из аккредитованного удостоверяющего центра | 100 % | от 2000 до 5000 руб. в год на сотрудника | Нет |
Из таблицы следует практический вывод для расчёта: платить приходится ровно за два варианта — коммерческую УНЭП и коммерческую УКЭП. Всё, что идёт через инфраструктуру электронного правительства, обходится в разовые работы по интеграции, а дальше не растёт вместе с численностью.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Соберите соглашение об использовании ПЭП и НЭП под свою компанию
Факт: срок действия сертификатов УНЭП и УКЭП в Госключе — 12 месяцев. Напоминание об окончании приходит за 30 календарных дней пуш-уведомлением, за 14 дней — на Госуслуги и за 7 дней — в приложение «Госключ». Выпуск нового сертификата УНЭП занимает несколько минут.
Сколько подписей нужно на стороне работодателя
Контур работодателя редко превышает 5-7 сертификатов даже в компании на десятки тысяч человек, потому что подписывают не все кадровики, а только те, кому делегировано право подписи приказом.
| Роль | Вид подписи | Сколько нужно | Основание и особенность |
|---|---|---|---|
| Единоличный исполнительный орган | УКЭП | 1 | Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор |
| Уполномоченный подписант по приказу о делегировании | УКЭП или УНЭП | по числу подписантов в приказе | Закладывается замена на период отпуска и болезни |
| Информационная система работодателя | обезличенный сертификат УКЭП | 1 на юрлицо или группу | Выпускается руководителем лично в УЦ ФНС, срок 1 год |
| Представитель по машиночитаемой доверенности | УКЭП физического лица | по числу представителей | МЧД подписывает руководитель своей УКЭП |
| Специалист по кадрам без права подписи | не требуется | 0 | Работает в системе под учётной записью, документы не подписывает |
Последняя строка снимает основную часть переплаты: кадровая служба из 15 человек не требует 15 сертификатов, если приказом право подписи закреплено за двумя специалистами.
Внимание: обезличенный сертификат для информационной системы выпускается руководителем организации лично в УЦ ФНС России и действует один год. Перевыпуск на сегодня возможен только при личном визите, дистанционной процедуры для него нет.
Отдельный вопрос для холдингов: несколько организаций группы, работающих в одной информационной системе, могут использовать один API-ключ и один обезличенный сертификат. Это сокращает контур работодателя с пяти сертификатов до одного, если структура группы позволяет. В сервисе Добыто состав подписантов и роли настраиваются на этапе подключения, а маршруты согласования собираются под уже действующий приказ о делегировании.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем в проект не только сертификат генерального директора, но и подписанта на подмену. Обезличенный сертификат руководитель получает лично в ФНС, срок действия — год, а перевыпустить его дистанционно нельзя, поэтому дату окончания мы ставим в календарь проекта сразу при внедрении. Проверьте по приказу о делегировании, сколько у вас фактических подписантов, и сравните с числом заказанных сертификатов.»
Сколько подписей нужно работникам и кандидатам
Для работников счёт идёт по числу согласившихся на КЭДО, а не по списочной численности: переход добровольный, и часть коллектива остаётся на бумаге. По данным отраслевых расчётов из 75 млн работающих граждан на КЭДО согласились около 6 млн, а общий поток кадровых документов оценивается в 70 млн в год.
Дальше расчёт разветвляется по видам документов. Если компания подписывает электронно только приказы об отпуске, расчётные листки, ЛНА и уведомления, работнику хватает простой электронной подписи в системе — отдельные сертификаты не нужны вовсе. Как только в электронный контур попадает трудовой договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности, согласие на перевод или заявление об увольнении, включается часть 2 статьи 22.3 ТК РФ, и каждому такому работнику нужна усиленная подпись.
Практический ориентир по численности. Компания на 100 человек с полным электронным контуром: 1 УКЭП директора, 1-2 УКЭП подписантов, 1 обезличенный сертификат, 100 УНЭП работников. Компания на 1000 человек: те же 3-4 сертификата работодателя и 1000 подписей работников. Компания на 10 000 человек: контур работодателя вырастает до 5-7 сертификатов, контур работников — до 10 000. Разница в стоимости при этом кратная: 10 000 коммерческих УНЭП по 500 рублей дают 5 млн рублей в год, а те же 10 000 подписей через инфраструктуру электронного правительства не стоят ничего, кроме разовой интеграции.
Подробности по видам подписей, доступным работнику, и порядок их выпуска описаны на странице Госключа на портале Госуслуг — там же указано, какие способы идентификации нужны для УНЭП и для УКЭП.
Кандидаты считаются отдельно, по годовому потоку найма. При дистанционном приёме соглашения об использовании УНЭП ещё нет, поэтому кандидат подписывает комплект либо УКЭП, либо УНЭП инфраструктуры электронного правительства. В крупном телеком-операторе, где КЭДО работает с 2017 года, к первому кварталу 2026 года 72 % сотрудников перешли на электронный документооборот, а 64 % кандидатов трудоустраивались с использованием электронной подписи; за весь период работы системы подписано 301 244 документа.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: в одном пакете на подписание можно направить до 50 файлов, в том числе pdf и xml. Возвращается отдельный файл откреплённой подписи .sig на каждый документ в формате CAdES-T, а расширение до архивного формата CAdES-A выполняет уже система работодателя.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Контролировать срок действия подписи работника кадровой службе вручную не нужно: в момент отправки документа система увидит, что сертификат истёк, и работник выпустит новый за несколько минут. А вот срок на подписание жёсткий — документ, направленный в Госключ, должен быть подписан в течение 24 часов, дальше информационная система получает статус истечения срока. Пропишите в регламенте, кто и как обрабатывает такие возвраты: автоматическая переотправка или звонок HR-специалиста.»
Как посчитать подписи под свою компанию
Расчёт занимает один рабочий день, если данные по подписантам и документообороту уже собраны. Порядок действий одинаков для компании на 50 и на 15 000 человек, меняется только масштаб контура работников. В Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: она показывает реальную долю работников, которые не смогут подписать документ со смартфона, и эта доля почти всегда отличается от плановой.
Как рассчитать количество электронных подписей: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выпишите перечень кадровых документов, которые переводите в электронный вид. Отдельно отметьте документы из части 2 статьи 22.3 ТК РФ: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, уведомление об изменении условий трудового договора, приказ о дисциплинарном взыскании.
- Шаг 2. Посчитайте подписантов работодателя по приказу о делегировании права подписи, добавьте резервного подписанта на период отсутствия и один обезличенный сертификат на информационную систему.
- Шаг 3. Определите число работников, которые дали или дадут согласие на КЭДО. Списочную численность на этом шаге не используйте: переход добровольный, и отказавшиеся остаются на бумажном документообороте.
- Шаг 4. Разделите работников на две группы: тем, кто подписывает только приказы, ЛНА и расчётные листки, достаточно ПЭП в системе; тем, кто подписывает документы из перечня шага 1, нужна усиленная подпись.
- Шаг 5. Выберите источник усиленных подписей. УНЭП инфраструктуры электронного правительства не требует соглашения с работником и не тарифицируется по головам; коммерческая УНЭП требует соглашения и оплаты за каждого; УКЭП из аккредитованного УЦ нужна там, где есть требование квалифицированной подписи.
- Шаг 6. Прибавьте годовой поток кандидатов на дистанционный приём и заложите резерв на работников без смартфона, для которых сохраняется бумажный вариант по абзацу 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ.
Итог расчёта зависит от профиля компании. Что критично, а что вторично в четырёх типовых сценариях:
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Офисная компания до 100 человек, найм редкий | Контур работодателя: УКЭП директора и обезличенный сертификат | Поток кандидатов, интеграция с внешними системами |
| Распределённая компания с удалёнными сотрудниками | Подписи для дистанционного приёма, удалённая идентификация | Число подписантов работодателя |
| Производство и линейный персонал | Доля работников без смартфона, бумажный резерв, документы по охране труда | Стоимость подписи в пересчёте на человека |
| Группа компаний с единой информационной системой | Один API-ключ и один обезличенный сертификат на несколько юрлиц | Выбор между УНЭП и УКЭП для рядовых документов |
Сценарий с линейным персоналом даёт самую высокую погрешность расчёта: доля работников, пользующихся кнопочными телефонами, в отдельных регионах достигает 10-15 %, и на них электронный контур не распространяется до появления версии Госключа для Windows и Linux, анонсированной Минцифры до конца 2026 года.
Комплект документов для оформления подписей и права подписи
Начните с соглашения об использовании ПЭП и НЭП: без него коммерческая УНЭП в кадровых документах не работает.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Заявление на выпуск квалифицированного сертификата ЭП | Скачать |
| Доверенность на получение сертификата ЭП | Скачать |
| Согласие на обработку ПДн для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование подписи | Скачать |
| Заявление на аннулирование сертификата ЭП | Скачать |
Во что обходится ошибка в расчёте подписей
Ошибка в расчёте почти никогда не выглядит как ошибка на старте: смета сходится, проект запускается, а последствия проявляются на третий-четвёртый месяц.
Переплата за лишние сертификаты. Компания заказывает коммерческую УНЭП на всю численность, хотя большей части работников хватало ПЭП, а усиленную подпись можно было получить бесплатно через инфраструктуру электронного правительства. При 10 000 сотрудников и цене 500 рублей в год это 5 млн рублей ежегодных расходов, которых можно было не нести. В проекте на 1100 сотрудников переход на бесплатную подпись дал экономию около 0,5 млн рублей в год только на электронных подписях.
Недобор подписей на стороне работодателя. Один сертификат на директора без резервного подписанта останавливает подписание на время отпуска: приказы копятся, сроки ознакомления идут. Обезличенный сертификат с истёкшим сроком блокирует автоматическое подписание целиком, а восстановить его можно только личным визитом руководителя в ФНС.
Неверный вид подписи под документ. Трудовой договор, подписанный работником простой электронной подписью, не отвечает требованиям части 2 статьи 22.3 ТК РФ. В споре такой документ работает против работодателя, и переподписывать приходится весь массив задним числом, что уже невозможно сделать корректно.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Коммерческая УНЭП в кадровом документообороте создаёт регуляторные и технологические риски: стандарты защиты информации ниже, а юридическая значимость документа на длительном горизонте гарантирована слабее. Для работодателя это риск судебного разбирательства, для работника — риск компрометации подписи. Если выбираете между коммерческой УНЭП и УНЭП инфраструктуры электронного правительства, сравнивайте не только цену, но и то, чем вы будете доказывать подлинность подписи через пять лет.»
Когда усиленная подпись работникам не нужна
Усиленная подпись избыточна в трёх ситуациях. Первая: компания переводит в электронный вид только односторонние документы работодателя и ознакомления — приказы об отпуске, расчётные листки, ЛНА, уведомления. Здесь работнику достаточно ПЭП в системе. Вторая: доля работников без смартфона высока, а рабочие места не оборудованы компьютерами — до появления десктопной версии Госключа этих людей проще оставить на бумаге по абзацу 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ. Третья: часть документов вообще не переводится в электронный вид — приказ об увольнении, журнал инструктажа по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и бумажная трудовая книжка. На эти документы подписи не закладываются.
Лайфхак: иностранный работник может получить УНЭП инфраструктуры электронного правительства, если у него подтверждённая учётная запись на Госуслугах и в личном кабинете указан СНИЛС. УКЭП инфраструктуры электронного правительства доступна только гражданам РФ — это учитывается при расчёте подписей для смешанного штата.
Стоимость подписей и тарифы Добыто КЭДО
Итоговая смета складывается из двух частей: платы за сервис КЭДО в расчёте на сотрудника и стоимости самих сертификатов. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах и в стоимость сервиса уже включены.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9 %, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в рамках подключения |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности, набора функций и того, нужна ли вам интеграция с 1С, электронный архив и кастомные шаблоны документов. Разбивка по тарифам, состав каждого пакета и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, менять тариф можно в любое время. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Выводы
Число электронных подписей для КЭДО определяется не численностью персонала, а сочетанием трёх факторов: сколько человек имеют право подписи от лица работодателя, какие документы вы переводите в электронный вид и сколько работников согласились на КЭДО. Контур работодателя редко выходит за 5-7 сертификатов, контур работников равен числу согласившихся, контур кандидатов считается по годовому потоку найма. Выбор между коммерческой УНЭП и УНЭП инфраструктуры электронного правительства меняет годовой бюджет в разы при одинаковой применимости в КЭДО.
В практике Добыто расчёт подписей делается до подписания договора на внедрение: сначала перечень документов и приказ о делегировании права подписи, потом смета. ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф, а решение по УКЭП принимается уже под конкретный перечень документов и структуру подписантов.
Частые вопросы
Сколько действует сертификат в Госключе и что делать, если он истёк
Срок действия сертификатов УНЭП и УКЭП в Госключе — 12 месяцев. Напоминание приходит за 30 календарных дней пуш-уведомлением, за 14 дней на Госуслуги и за 7 дней в приложение. Отдельно контролировать сроки кадровой службе не требуется: при отправке документа система увидит истёкший сертификат, а выпуск нового УНЭП занимает несколько минут.
Можно ли использовать один обезличенный сертификат на несколько юрлиц группы
Да. Несколько организаций группы компаний, работающих в одной информационной системе, могут использовать один API-ключ и один обезличенный сертификат. Сам сертификат руководитель получает лично в УЦ ФНС России, срок действия — один год, перевыпуск на сегодня возможен только при личном визите.
Как считать подписи для работников без смартфона
В отдельных регионах до 10-15 % работников пользуются кнопочными телефонами, и мобильное подписание им недоступно. Минцифры анонсировало версию Госключа для Windows и Linux до конца 2026 года. До этого момента такие работники остаются на бумажном документообороте: абзац 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ позволяет работодателю утвердить исключительные случаи оформления документов на бумажном носителе.
Сколько документов можно отправить работнику на подпись за один раз
В одном пакете направляется до 50 файлов, включая pdf и xml. На каждый документ возвращается отдельный файл откреплённой подписи с расширением .sig, сам документ при подписании не изменяется. Подпись формируется в формате CAdES-T с меткой доверенного времени, что позволяет проверить её и после истечения срока действия сертификата.
Обязательна ли работнику УКЭП для подписания трудового договора
Нет. Часть 2 статьи 22.3 ТК РФ даёт работнику три равнозначных варианта: УКЭП, УНЭП с порядком проверки по соглашению сторон трудового договора и УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства. УКЭП в Госключе работнику доступна только в процессе дистанционного приёма, поэтому для действующего штата чаще применяется УНЭП.
Кто отвечает за хранение подписанных документов и файлов подписи
Обязанность обеспечить хранение возложена на работодателя частью 8 статьи 22.1 ТК РФ. Подписанные документы и файлы .sig доступны работнику в ленте уведомлений портала Госуслуг и в приложении, но храниться они должны в информационной системе, инициировавшей подписание. Для долгосрочного архива система работодателя расширяет формат подписи до CAdES-A.
