Управление знаниями в компании — это сбор, обработка, систематизация информации и её применение для развития персонала и процессов. Из статьи вы поймёте, какие направления входят в эту работу, как её выстроить по национальному стандарту ГОСТ Р 54877-2016, кто отвечает за знания внутри организации и какие инструменты помогут собрать всё в одну базу, а не держать разрозненными файлами по отделам. Тема выходит за рамки одного материала, поэтому если интересен более широкий контекст работы с людьми — посмотрите наш разбор про обучение и развитие персонала, управление знаниями стыкуется с ним напрямую.
Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.
Что такое управление знаниями
Знание — это информация, полученная из разных источников. Компания собирает, обрабатывает, систематизирует и применяет сведения, которые лежат в нормативных актах и руководящих документах вышестоящих и государственных органов, в собственных базах данных и локальных актах, в теоретических и практических навыках конкретных сотрудников. Последнее — самый ценный и самый ускользающий пласт. Опыт в голове специалиста уходит вместе с ним при увольнении, если его вовремя не зафиксировать.
Управление знаниями (в английской терминологии — knowledge management) — это совокупность процессов внутри компании. Общее руководство ими входит в полномочия главы организации. Управлением также занимаются специалисты кадровой службы или других подразделений, иногда привлекают сторонние компании.
Цели, которые работают для любых организаций:
- повышение эффективности работы компании в целом, отдельных служб и сотрудников;
- закрепление и защита информации, подпадающей под коммерческую, служебную и иную тайну;
- мотивация персонала к профессиональному развитию;
- внедрение передовых процессов, технологий, методик и программ;
- передача опыта, знаний и навыков между сотрудниками.
Процессы управления знаниями есть даже в компании на пять человек. Там это подготовка типовых правил, инструкций и положений на основе нормативных требований и собственного опыта. На крупном предприятии система намного сложнее — в ней десятки процессов, разные роли, отдельная защита данных. Но логика одна.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Полноценное управление знаниями без современных программ сегодня не работает, честно говоря. Можно сколько угодно вести инструкции в вордовских файлах, но через год там бардак и никто не знает, какая версия живая. Сервис вроде «Добыто. Знания» закрывает это: защита данных, быстрый поиск, разные уровни доступа. И что важно — работать в нём могут не только кадровики, но и рядовые сотрудники, без обучения на полдня.»
Что входит в понятие базы знаний для организации
Знание — нематериальный актив. Самая простая форма передачи — устное общение при личном взаимодействии. Наставник даёт совет стажёру — вот вам передача знания. Такие знания, которые есть у конкретного сотрудника, называют неявными. Их тоже можно закрепить в материальной форме, в документах.
Чтобы управлять знаниями по-настоящему, их собирают и систематизируют. Для этого компания:
- приобретает или создаёт базы данных — большой массив информации, например, уже встроен в систему «Добыто. Знания»;
- ведёт документацию для текущей деятельности и развития персонала — инструкции, положения;
- подключается к государственным и коммерческим информационным системам, особенно для профильных профессиональных знаний;
- изучает, анализирует и применяет современные практики и методики.
Состав знаний зависит от профиля. Организации в сфере услуг вряд ли нужны знания о технологии производства какой-то продукции. Поэтому, внедряя систему, сразу определяются с целями, политикой сбора и использования информации. Иначе соберёте гору данных, половина из которых вам не пригодится никогда.
Как работает процесс управления знаниями
Чтобы управлять знаниями эффективно, руководитель создаёт условия. Сюда входит набор специалистов или обучение действующих сотрудников работе с базами данных; определение компетенций и разграничение полномочий между специалистами разного уровня; обеспечение материально-технической и методической базой — приобретение и внедрение современных программ; внедрение системы взаимодействия разных служб для обмена информацией, проверки и отработки знаний.
Управление — это постоянный поиск нового. Анализ профильной технической и научной литературы, посещение мероприятий, обмен опытом с другими компаниями, стажировки и командировки. И отдельно — обратная связь от рядовых сотрудников. Они дают рекомендации по улучшению процессов, по снижению издержек, по качеству работы. Задача руководства — вовремя на это реагировать. Игнорируете предложения с мест — через пару месяцев их перестают присылать, и канал знаний снизу закрывается.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Процессами, о которых идёт речь, может заниматься отдельный менеджер знаний. Жёстких квалификационных требований к профессии нет, но на рынке есть курсы под эту роль. Дальше человека отправляют на повышение квалификации, чтобы он осваивал современные методики. По сути это внедренец внутренней базы — связующее звено между руководством и сотрудниками.»
Сбор, поиск и систематизация знаний
При организации процессов опираются на национальный стандарт ГОСТ Р 54877-2016. Он построен на исследовании и обобщении практического опыта разных стран мира и содержит руководство для персонала при работе со знаниями. В нём прописаны:
- количественные и качественные показатели для работы со знаниями и оценки эффективности процессов;
- описание действий и мероприятий, которые применяет компания;
- рекомендации для непрерывного процесса сбора, систематизации и обобщения знаний;
- методики и модели применения разных процессов.
На базе ГОСТ Р 54877-2016 организация разрабатывает и утверждает локальные акты — единую политику в области управления знаниями, регламент взаимодействия служб и специалистов. Это и есть юридический каркас системы.
Сбор, обработка и систематизация идут из таких источников:
- внешние и внутренние базы знаний;
- информация от служб поддержки и подразделений по работе с клиентами и контрагентами;
- официальные документы — законодательство, предписания и разъяснения государственных ведомств;
- эксплуатационная, техническая и иная документация на оборудование и программное обеспечение;
- знания, полученные сотрудниками в ходе работы, при обучении и повышении квалификации;
- научные и методические материалы.
Это примерный перечень. Под профиль конкретного предприятия он расширяется или сужается.
Самый рискованный этап здесь — не сам сбор, а разграничение доступа к собранному. Открыли всё всем ради скорости — получили утечку коммерческой тайны и нарушение 152-ФЗ по персональным данным сотрудников. Если не хочется собирать структуру доступов вслепую, мы в Добыто настраиваем уровни прав под реальные роли в компании, с оглядкой на требования 152-ФЗ и 98-ФЗ.
Разработка документов и ведение электронных баз знаний
Это процессы закрепления знаний в материальной форме. Компания ведёт собственные или приобретённые базы данных — такой функционал есть в системе «Добыто. Знания»; переводит архивную документацию в электронный вид; разрабатывает, утверждает и внедряет локальные акты; оформляет документы по итогам обучения, инструктажей и проверки знаний; внедряет профильные стандарты и нормативно-технические акты под разные направления.
Оформление документов и ведение баз — процесс постоянный. Появилась новая методика взаимодействия с клиентами — её отражают в локальных актах, программах, приложениях. С обновлёнными сведениями знакомят сотрудников, которые работают с людьми. Дальше — вводное обучение под новую методику и проверка результата на практике. Здесь хорошо ложится связка с кадровым документооборотом: в той же системе, где сотрудник подписывает ознакомление с ЛНА, лежат и сами обучающие материалы. В практике Добыто компании, у которых база знаний и КЭДО в одном окне, тратят на онбординг заметно меньше времени.
Обучение и развитие персонала
Систематизация без применения смысла не имеет. Поэтому управление знаниями включает обучение и развитие персонала. Направления:
- доступ сотрудников к внешним или внутренним базам знаний;
- ознакомление с локальными актами и документами, где закреплены знания;
- создание условий для самообучения и развития, в том числе через модуль Добыто;
- учебные программы и курсы, практические и теоретические занятия;
- обучение работе с новым оборудованием, программами и технологиями;
- проверка уровня квалификации и знаний — на базе сторонних организаций или своими силами.
Компания напрямую заинтересована, чтобы сотрудники осваивали новое и применяли это в работе. Под это строят систему поощрений — за внедрение изобретений и новых технологий, за рост показателей. Стимулом работает и кадровый рост: специалист развивается, успешно применяет знания — значит, есть основание для повышения. Тут хорошо помогает тестирование. Считаете интегральный балл по компетенциям, видите, кто в красной зоне, а кто превосходит требования, и направляете людей точечно.
Мария Ж, специалист по трудовому праву:
«Развитие персонала касается и самого руководителя — это часто забывают. Он обязан владеть тем объёмом знаний, который относится к профилю его предприятия. Вовлечённость первого лица в управление знаниями — это, по сути, залог развития всей компании. Если директор не в теме, система менеджмента знаний быстро превращается в формальность для галочки.»
Как обеспечить внедрение процессов управления знаниями
Чтобы система работала, нужен план мероприятий. Он включает:
- определение и утверждение общих целей всех процессов;
- постановку задач и распределение полномочий между сотрудниками разных подразделений — создание системы менеджмента;
- проверку уровня текущих знаний в компании через опросы, тестирования;
- определение условий для работы системы менеджмента, например уровня защиты информации и баз данных;
- непосредственные мероприятия по сбору, обработке и систематизации информации;
- объединение всех знаний в единую базу и её структурирование;
- проверку реализации плана, его дополнение и корректировку.
Дальше базы регулярно проверяют на актуальность и уточняют по мере поступления новой информации. Ответственные лица отчитываются перед руководством о выполненных мероприятиях и о текущем состоянии дел.
Как внедрить систему управления знаниями: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Определите цели и политику работы со знаниями под профиль компании: что собираем, зачем и кто этим пользуется.
- Шаг 2. Разработайте локальные акты на базе ГОСТ Р 54877-2016 — политику управления знаниями, регламент взаимодействия служб, правила защиты данных по 152-ФЗ и 98-ФЗ.
- Шаг 3. Назначьте ответственных — менеджера знаний или владельца базы, редакторов разделов, IT за инфраструктуру. Пропишите полномочия в должностных инструкциях.
- Шаг 4. Проверьте уровень текущих знаний через опросы и тестирование, чтобы понять отправную точку.
- Шаг 5. Соберите массив знаний из всех источников и объедините его в единую базу, настройте структуру и уровни доступа.
- Шаг 6. Внедрите ПО, обучите персонал, запустите цикл актуализации с регулярной проверкой баз на актуальность и отчётностью перед руководством.
Стоимость внедрения базы знаний на платформе Добыто в 2026 году
Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Модуль «Добыто. Знания» работает на той же платформе, что и КЭДО Добыто, поэтому стоимость считается от тарифов платформы. Базовые позиции такие:
| Тариф | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Старт — для небольших компаний | от 30 ₽ за сотрудника / мес | до 25 сотрудников |
| Бизнес — для среднего бизнеса | от 50 ₽ за сотрудника / мес | неограниченно сотрудников |
| Корпорация — для крупного бизнеса | по запросу | SLA 99.9%, выделенный сервер |
Тариф Бизнес идёт с минимальной оплатой 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год и включает кастомные шаблоны, интеграцию с 1С, приоритетную поддержку и электронный архив. Корпоративный уровень добавляет персонального менеджера, API и кастомные интеграции — под него цена рассчитывается индивидуально. Чтобы прикинуть бюджет точнее, актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться по вашей численности.
Какие преимущества даёт использование сервиса «Добыто. Знания»
Система подходит и небольшим компаниям, и крупным предприятиям. Ключевые особенности модуля, которые помогают организовать управление знаниями:
- большая база знаний, с которой работают сотрудники с первого дня;
- опции по саморазвитию, тестированию и проверке знаний прямо на рабочем месте;
- интеграция с другими системами и программными комплексами;
- алгоритмы искусственного интеллекта, которые обеспечивают постоянное развитие системы управления знаниями;
- работа с шаблонами и образцами документов для текущей деятельности.
Руководство и кадровая служба используют систему для проверки квалификации и компетенции специалистов. Основные функции модуля смотрят в бесплатной демоверсии. По опыту наших проектов именно встроенное тестирование чаще всего становится той фишкой, ради которой компании и подключают модуль — оно сразу показывает реальную картину по знаниям в команде.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Алгоритмы ИИ в базе знаний — это не маркетинговая плюшка, а рабочий инструмент. Система сама подсказывает сотруднику релевантные материалы, помогает быстрее найти нужный документ в массиве, отслеживает пробелы в знаниях по результатам тестов. Раньше этим вручную занимался менеджер знаний, теперь часть рутины забирает машина. Думаю, за этим направлением ближайшие пару лет.»
Типичные ошибки при управлении знаниями
Первая — запустить базу и забыть про актуализацию. Наполнили один раз, поставили галочку. Через год там устаревшие методики, по которым люди реально работают. Решения принимаются на негодных данных, и всплывает это в самый неподходящий момент.
Вторая — не разграничить доступ. Делают ради скорости: открыли всё всем. Итог — утечка коммерческой тайны и проблемы с 152-ФЗ. За время работы Добыто мы видим эту грабли почти в каждом втором проекте, где базу собирали без настройки ролей.
Третья — игнорировать неявные знания и обратную связь снизу. Собирают только официальные документы сверху, а рабочий опыт остаётся в головах. Носитель уходит — знание уходит с ним. Восстанавливать потом дороже, чем было бы записать вовремя.
Выводы: управление знаниями в компании
Управление знаниями — это сбор, обработка и систематизация информации с обязательным закреплением её в материальной форме: документах, локальных актах, базах данных. Общее руководство ведёт глава компании, текущие задачи распределяются между кадровой службой и другими подразделениями, иногда вводят отдельную роль менеджера знаний. Система менеджмента строится на основе ГОСТ Р 54877-2016, где описаны методики, процессы и показатели эффективности.
На практике система держится на трёх опорах: утверждённые на базе стандарта локальные акты с разграничением полномочий, рабочее программное обеспечение и постоянный цикл актуализации с проверкой баз и отчётностью. Отдельно стоит наладить разграничение доступа по 152-ФЗ и 98-ФЗ и собирать неявные знания сотрудников, потому что именно они дают базе ценность, которой нет у конкурентов.
В ближайшие годы в управление знаниями всё активнее заходят алгоритмы искусственного интеллекта — подсказка релевантных материалов, поиск по массиву, отслеживание пробелов по результатам тестов. Часть рутины менеджера знаний забирает машина. Компании, которые держат знания, обучение и кадровый документооборот в одном интерфейсе, выигрывают на скорости адаптации новичков. К этому стоит готовиться уже сейчас.
Часто задаваемые вопросы
Что такое управление знаниями на предприятии простыми словами?
Кто ведёт управление знаниями в организации?
Что такое ГОСТ Р 54877-2016 и зачем он нужен?
Кто такой менеджер знаний и какие у него обязанности?
Что такое неявные знания и как их зафиксировать?
Из каких источников компания собирает знания?
Какие локальные акты нужны для управления знаниями?
Подходит ли управление знаниями малому бизнесу?
Как искусственный интеллект помогает в управлении знаниями?
Как мотивировать сотрудников делиться знаниями?
Где отслеживать изменения в нормативной базе для актуализации знаний?
Вы разобрались, как устроено управление знаниями — от целей и стандарта ГОСТ Р 54877-2016 до плана внедрения и роли менеджера знаний. Дальше встаёт практический вопрос: на чём это держать. Модуль «Добыто. Знания» работает на платформе, которой пользуются более 500 компаний, и собирается под профиль конкретного бизнеса.
Мы помогаем выстроить структуру базы, настроить доступы под реальные роли и связать знания с обучением, тестированием и кадровыми процессами в одном интерфейсе. Сопровождаем клиента, пока система не заработает самостоятельно.
- Большая база знаний из коробки плюс возможность пополнять её под профиль компании
- Тестирование и проверка квалификации сотрудников прямо на рабочем месте
- Алгоритмы ИИ для подсказки материалов и отслеживания пробелов в знаниях
- Интеграция с другими системами и кадровым документооборотом — знания и документы в одном окне
- Разные уровни доступа и защита данных с учётом 152-ФЗ и 98-ФЗ
- Прозрачное ценообразование — фиксированная стоимость за рабочее место, без скрытых модулей
- Сопровождение до момента самостоятельной работы команды с системой