Согласие на КЭДО: новый и действующий сотрудник в 2026

Согласие на КЭДО для нового и действующего сотрудника отличается по одному ключевому признаку: дате трудоустройства и наличию стажа на 31 декабря 2021 года. От этого зависит, нужно ли вообще брать письменную бумагу с работника или его можно включить в электронный документооборот автоматически. Разберём, кто подписывает согласие, а кто нет, в какой форме оно оформляется, чем согласие отличается от уведомления и что делать с отказниками и дистанционщиками. Это часть большого материала про электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, где описана вся правовая рамка перехода на цифру.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Зачем вообще нужно согласие работника на КЭДО

Переход на кадровый электронный документооборот добровольный с обеих сторон. Работодатель сам решает, вводить КЭДО или жить по-старому с бумагой. А работник сам решает, переходить ему в цифру вместе с компанией или нет. Эта добровольность закреплена в статье 22.2 ТК РФ, и обойти её нельзя. Перевести человека на электронный документооборот без его воли работодатель не вправе. Норма появилась с 377-ФЗ от 22.11.2021, который дополнил Трудовой кодекс статьями 22.1, 22.2 и 22.3 и фактически разрушил монополию бумаги в кадрах.

Сама логика простая. КЭДО меняет способ, которым человек подписывает документы, связанные с его работой: трудовой договор, допники, заявления, приказы, ознакомление с ЛНА. Раз меняется способ — нужно, чтобы работник на это согласился. Или чтобы закон прямо разрешил включить его без отдельного согласия. И вот тут начинается главное различие, ради которого вы открыли статью.

В практике Добыто мы видим, что путаница начинается на ровном месте: кадровик собирает бумажные согласия со всего штата подряд, включая вчерашних студентов, которых по закону можно было вообще не трогать. Лишняя работа, лишние подписи, лишние нервы. Хотя достаточно было разделить людей на две группы.

Согласие на КЭДО для действующего сотрудника: письменно и добровольно

Действующий сотрудник — это тот, кто работал у вас (или вообще где-либо) по состоянию на 31 декабря 2021 года и имел на эту дату трудовой стаж. С такими людьми работает общее правило части 5 статьи 22.2 ТК РФ: чтобы перевести их на электронный документооборот, нужно получить письменное согласие. Без этой бумаги применять КЭДО к конкретному человеку нельзя.

Форма согласия — письменная. По разъяснениям Минтруда (письмо от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-732) согласие оформляется именно на бумажном носителе с собственноручной подписью работника. Логика тут такая: человек ещё не вошёл в систему электронного документооборота, у него может не быть электронной подписи, поэтому первичное согласие он даёт по старинке, ручкой на бумаге. На текущий момент это самая безопасная для работодателя позиция. Хотя есть нюанс: если у работника уже есть действующая УКЭП (например, выпущенная в Госключе), согласие можно оформить и электронным документом, подписанным этой подписью, — такой документ по части 1 статьи 6 закона 63-ФЗ равнозначен бумаге с живой подписью. Об этом прямо говорит консультация Онлайнинспекции.РФ от 29.10.2025.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самая частая грабля у действующих сотрудников — собрать согласие в мессенджере или по корпоративной почте и считать, что дело сделано. Нет, не сделано. Регламент говорит про письменное согласие, и инспектор ГИТ на проверке смотрит именно бумажку с живой подписью. Логику тут искать бессмысленно, на старте КЭДО электронного согласия у человека просто нет, нечем подписать.»

Важный момент про принуждение. Отказ работника переходить на КЭДО не повод его уволнять, штрафовать или ущемлять в чём-то. Это прямо прописано в части 8 статьи 22.2 ТК РФ. Если действующий сотрудник сказал нет, работодатель обязан и дальше вести его кадровые документы на бумаге. При этом человек вправе передумать в любой момент: сегодня отказался, через полгода написал согласие — и спокойно зашёл в систему.

Согласие на КЭДО для нового сотрудника: когда оно не нужно вообще

А теперь зеркальная ситуация. Часть 7 статьи 22.2 ТК РФ вводит исключение. Согласие на взаимодействие через КЭДО не требуется от тех, кто одновременно: принят (или принимается) на работу после 31 декабря 2021 года и по состоянию на эту дату не имел трудового стажа. То есть человек, который впервые в жизни вышел на работу уже в 2022 году или позже. Вчерашний студент, выпускник колледжа, тот, у кого до 2022-го трудовой книжки попросту не было.

Таких работников можно включать в электронный документооборот автоматически, при трудоустройстве, без отдельной бумажной подписи. Им вообще не нужно подписывать заявление-согласие. Логика законодателя понятна: эти люди заходят в трудовые отношения сразу в цифровую эпоху, для них электронный документ — норма, а не стресс.

Но осторожно с формулировкой. Если новый сотрудник принят после 31.12.2021, но трудовой стаж на эту дату у него был (работал раньше, потом уволился, потом пришёл к вам), — он попадает под общее правило. С него письменное согласие нужно. То есть критерий не дата приёма к вам сама по себе, а связка двух условий: после 31.12.2021 и без стажа на эту дату. Минтруд подтвердил это в письме от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-732.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Эйчары часто принимают самохода без опыта и на автомате суют ему бумажное согласие на КЭДО, как всем. А оно ему по закону не нужно, он и так в системе. Зато потом тот же кадровик забывает про опытного джуна, который год назад уже где-то трудился, и автоматом гонит его документы в электронку без согласия. Вот это уже косяк, на проверке всплывёт.»

Уточню про порядок действий по новичку без стажа. Формально согласие не берётся, но человека всё равно знакомят с тем, что компания ведёт кадровые документы в электронном виде. Это делается через локальный акт и обычное ознакомление при приёме. По сути это уведомление, а не согласие, и разница тут принципиальная.

Чем согласие отличается от уведомления

Эти два документа путают чаще всего, а это разные вещи с разной юридической нагрузкой. Уведомление — обязанность работодателя проинформировать каждого сотрудника о том, что в организации теперь возможно вести КЭДО. Это односторонняя информация: компания сообщает, человек принимает к сведению. Срок и форму уведомления работодатель определяет сам в локальном акте, единого шаблона закон не задаёт (часть 4 статьи 22.2 ТК РФ). Можно уведомить по корпоративной почте, можно отдельным документом под подпись.

Согласие — это волеизъявление самого работника. Он добровольно говорит да, я хочу подписывать документы в электронном виде. Уведомление получают все, кого касается переход. А вот согласие дают только те, у кого его по закону обязаны спросить, то есть действующие сотрудники и новички со стажем на 31.12.2021. Новичок без стажа уведомление по факту получает (через ознакомление с порядком), а согласие — нет.

Мария Ж, специалист по трудовому праву и КЭДО:
«Уведомил — не значит получил согласие. Я видела ЛНА, где эти понятия слепили в один абзац, и кадровая потом доказывала ГИТ, что галочка в личном кабинете про уведомление — это якобы и есть согласие. Так не работает. Уведомление информирует. Согласие разрешает. Два документа, две функции.»

Как оформить согласие сотрудника на КЭДО: пошаговая инструкция

Какой подписью работник заверяет согласие и документы

Согласие на бумаге подписывается ручкой. А вот дальше, внутри системы, работник подписывает кадровые документы электронной подписью. Виды подписи распределяются так. Работодатель при оформлении приёма на работу обязан использовать УКЭП — усиленную квалифицированную. Работник может подписывать УНЭП (усиленной неквалифицированной) или УКЭП, а простая электронная подпись (ПЭП) допускается только по отдельному соглашению сторон и не для всех документов.

Удобный для работника вариант — Госключ. Это мобильное приложение от Минцифры, через которое физлицо бесплатно выпускает УНЭП, а при дистанционной идентификации (например, по загранпаспорту с NFC) и УКЭП. Подпись хранится прямо в смартфоне, ничего никуда не утекает. Сотрудник подписывает документ одной кнопкой, процедура занимает минуту. Многие компании выбирают именно гусключ, потому что доверие к государственному приложению у людей выше, чем к облачной подписи неизвестного удостоверяющего центра, — и это снимает часть возражений на старте. Если в вашем процессе документы подписываются дистанционно, посмотрите, как устроено подписание документа УКЭП онлайн, чтобы не гонять людей в офис.

Дистанционные сотрудники: отдельный порядок согласия

С удалёнщиками есть тонкий момент. Обмен электронными документами с дистанционными работниками был разрешён ещё до поправок 2021 года, в отдельной главе ТК РФ про дистанционную работу. Поэтому для них действует свой порядок, который можно закрепить в отдельном локальном акте об удалённой работе или прямо в трудовом договоре. Он не обязан совпадать с основным порядком ведения КЭДО.

На практике это значит: если у сотрудника по трудовому договору гибридный или дистанционный формат, письменное бумажное согласие от него может и не требоваться — условие об электронном взаимодействии уже зашито в его договор. Минтруд в письме от 03.02.2023 № 14-6/ООГ-771 указал, что при переходе на КЭДО с дистанционщиками работодатель руководствуется статьёй 22.2 ТК РФ, но с поправкой на специфику удалённой работы. В каждом конкретном случае лучше смотреть формулировки договора, а не действовать по шаблону.

Какие документы нельзя перевести в КЭДО даже с согласием

Согласие согласием, но есть документы, которые остаются на бумаге при любом раскладе. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из-под КЭДО четыре позиции. Это трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (они регулируются статьями 66 и 66.1 отдельно). Акт о несчастном случае на производстве по формам Н-1 и Н-1ПС. Приказ об увольнении работника. И документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, где работник ставит личную подпись.

Эти четыре вида чаще других становятся доказательствами в трудовых спорах и судах, поэтому бумажный экземпляр ускоряет рассмотрение дела. В будущем закон, возможно, изменится и всё уйдёт в цифру. Но на дату написания статьи приказ об увольнении подписывают только ручкой, и согласие работника на КЭДО этого не отменяет.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Приказ об увольнении нельзя подписывать только электронно, точка. Я регулярно вижу, как компания радостно перевела в электронку вообще всё, а на увольнении спотыкается. За время работы сервиса мы выработали алгоритм, который позволяет запускать КЭДО без таких затыков: эти четыре документа сразу выносим в бумажный контур и не трогаем.»

Образцы документов для оформления согласия и перехода на КЭДО

Типичные ошибки при сборе согласий на КЭДО

Первая ошибка — брать согласие со всех подряд, включая новичков без стажа. Делают так из перестраховки: проще собрать бумажку с каждого, чем разбираться, кому она нужна. Цена ошибки невелика по деньгам, но это лишние часы кадровика и раздутый бумажный архив, ради которого, в общем-то, КЭДО и затевалось.

Вторая ошибка дороже — наоборот, не взять согласие там, где оно обязательно. Сотрудник с опытом до 2022 года получает документы в электронке без письменного согласия, а потом на проверке ГИТ или в трудовом споре выясняется, что согласия нет. Документ, подписанный без законного основания, легко оспорить. Это прямой риск проигрыша в суде по конкретному кадровому решению.

Третья ошибка — собрать согласие в электронном виде на старте, когда у работника ещё нет подписи. Корпоративная почта или галочка в чате не равны письменному согласию. Минтруд тут однозначен: либо бумага с живой подписью, либо электронный документ, подписанный действующей УКЭП. Полумеры не проходят.

Стоимость перехода на КЭДО и сбора согласий в 2026 году

Сама бумага согласия ничего не стоит, шаблон бесплатный. Платите вы за сервис КЭДО, в котором ведёте документооборот после сбора согласий. Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Вот базовые тарифы сервиса Добыто.

На итоговую сумму влияют численность штата, выбор тарифа и то, нужна ли вам интеграция с учётной системой и электронный архив. Выпуск подписи для сотрудников у нас входит в сервис. Чтобы прикинуть бюджет под свою компанию, посмотрите актуальные тарифы сервиса Добыто — там разложено, что входит в каждый пакет. Для понимания экономии: компании с КЭДО экономят от 3 до 15 тысяч рублей в год на сотрудника за счёт отказа от бумаги, картриджей, курьеров и хранения.

Отдельно про отказников. По нашей практике и наблюдениям рынка их с каждым годом всё меньше. В 2022 году от перехода на КЭДО отказывались около 30% сотрудников, сейчас это единицы. Люди привыкли подписывать в смартфоне всё подряд, от банковских операций до договоров аренды, и кадровые документы перестали пугать. Поэтапное внедрение и личный пример руководителя, который сам подписывает только через КЭДО, снижают сопротивление быстрее любых уговоров.

Выводы: согласие на КЭДО для нового и действующего сотрудника

Различие сводится к одной развилке. Действующему сотруднику и новичку, у которого был трудовой стаж на 31 декабря 2021 года, нужно письменное согласие по части 5 статьи 22.2 ТК РФ — по умолчанию на бумаге с собственноручной подписью, либо электронным документом под УКЭП, если она у человека уже есть. Новичка, принятого после 31.12.2021 без стажа на эту дату, включают в КЭДО автоматически, согласие с него не берут (часть 7 статьи 22.2 ТК РФ).

На практике сначала разделите штат на эти две группы, примите локальный акт и порядок ведения КЭДО, уведомьте всех о переходе и только потом собирайте согласия там, где они обязательны. Не путайте уведомление и согласие: первое получают все, второе дают только те, у кого его требует закон. Отказ работника — не повод для увольнения, ему продолжают вести документы на бумаге, а передумать он может в любой момент. Четыре вида документов (трудовые книжки, акт о несчастном случае, приказ об увольнении, инструктажи по охране труда) остаются на бумаге при любом согласии.

В ближайшие годы охват КЭДО будет только расти, Госключ через Госуслуги делает подпись доступной почти любому работнику, а отказников становится всё меньше. Кто выстроит процесс согласий грамотно сейчас, тот избежит переподписаний и претензий при проверках позже.

Часто задаваемые вопросы