Кадровое делопроизводство при КЭДО: инструкция 2026

Кадровое делопроизводство при работе с КЭДО строится на тех же правилах, что и бумажное, но меняет три вещи: где документ создаётся, чем он подписывается и как потом хранится. Если разобраться с этими тремя точками заранее, переход проходит без переделок и без претензий инспектора при проверке. Ниже — какие кадровые документы можно вести в электронном виде, чем подписывать каждый из них по статье 22.3 ТК РФ, какие локальные акты придётся утвердить и сколько лет хранить электронный архив. Это часть большого материала про электронный кадровый документооборот, где собран весь путь от выбора системы до полного перевода штата.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

С чего начинается кадровое делопроизводство в электронном виде

Кадровый электронный документооборот регулируют статьи 22.1-22.3 Трудового кодекса. Их ввёл 377-й закон, он вступил в силу 22 ноября 2021 года и разрешил работодателю создавать, подписывать, использовать и хранить документы, связанные с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге. Ключевое слово тут — добровольность. Никто не обязывает компанию переходить на КЭДО, решение работодатель принимает сам.

Вести документы можно в двух местах: на государственной платформе «Работа в России» либо в информационной системе работодателя — своей или арендованной у провайдера. Госплатформа бесплатна, но узкая по функциям. Система работодателя гибче: маршруты согласования, шаблоны, интеграция с 1С, мобильное подписание. Большинство компаний от 100 человек идут по второму пути, потому что кадровая служба работает с десятками типов документов в день, и ручной режим на портале тут не вытягивает.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«КЭДО — это не сканы, сложенные в папку на сервере. Электронное делопроизводство начинается там, где документ рождается сразу в цифре, подписывается юридически значимой подписью и попадает в архив, из которого его можно достать через десять лет. Если у вас просто PDF-ки лежат скопом в облаке — это ещё не КЭДО, это головняк, который всплывёт на первой же проверке ГИТ.»

Какие кадровые документы можно вести в КЭДО, а какие нельзя

Логика такая: можно всё, кроме закрытого списка исключений. В электронном виде без бумаги ведут трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы (кроме одного), графики отпусков, заявления, уведомления, локальные нормативные акты, листы ознакомления, согласия на обработку персональных данных. Сюда же — расчётные листки, об этом прямо говорит статья 136 ТК.

А вот четыре документа в КЭДО не переводят ни при каких раскладах. Логику в этом запрете искать бессмысленно, его нужно просто запомнить:

• трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р);
• акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказ (распоряжение) об увольнении работника;
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписанные.

Вводный инструктаж по охране труда сотрудник по-прежнему подписывает живой рукой — это требование Трудового кодекса. Опытные кадровики держат эти четыре позиции отдельным бумажным контуром, а всё остальное гонят в цифру. На практике до 90% кадрового документооборота спокойно уходит в электронный вид.

Локальные акты и приказы, без которых КЭДО не запускается

Прежде чем подписать первый электронный приказ, кадровая служба готовит организационную базу. Тут есть обязательный минимум, и пропустить его нельзя — именно эти бумаги инспектор смотрит первыми.

Сначала приказ о введении КЭДО. Он опирается на часть 2 статьи 22 ТК и фиксирует дату старта, систему, в которой ведётся документооборот, и двух ответственных. К приказу — два приложения: перечень документов, которые переводятся в электронный вид, и перечень категорий работников, которых это касается. Перечень вы определяете сами. Можно перевести в КЭДО только отпускные документы, потому что их много, а остальное пока оставить по-старому. А можно раскатать на весь объём сразу.

Второй обязательный документ — локальный акт о порядке осуществления электронного документооборота. Это регламент: какие маршруты согласования, в каком порядке подписывают документы, как и в какие сроки уведомляют работника. Третий блок — уведомления и согласия. И вот тут начинается нюанс, на котором спотыкаются чаще всего.

Работников, принятых до 31 декабря 2021 года, надо уведомить о переходе и получить от каждого письменное согласие на КЭДО. У тех, кто устроен после этой даты или для кого это первая работа в жизни, согласие не запрашивают — достаточно уведомления, согласие проходит автоматически. С дистанционными сотрудниками отдельная история: согласие на КЭДО от них тоже не требуется. И главное — если человек отказался переходить на электронный документооборот, это не повод увольнять его или вводить санкции. Отказник продолжает получать и подписывать всё на бумаге, и заставить его нельзя.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«В практике Добыто мы видим один и тот же затык в каждом втором проекте: компания утвердила приказ о введении КЭДО, а Положение о порядке осуществления забыла. И всё, юридически документооборот не запущен. Сначала два ЛНА и перечни, потом согласия, и только после этого первое подписание.»

Согласие на обработку персональных данных и согласие с коммерческой тайной — тоже часть стартового комплекта. Они прекрасно живут в электронном виде, их подписывают вместе с трудовым договором при приёме.

Образцы документов для запуска КЭДО и кадрового учёта

Электронные подписи для кадровых документов: что чем подписывать

Самая частая ошибка делопроизводства в КЭДО — подписать важный документ слабой подписью. Тут есть жёсткое правило из статьи 22.3 ТК, и его надо знать наизусть. Часть документов сотрудник подписывает только усиленной подписью. Это трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, дополнительные соглашения к ним, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора, приказ о дисциплинарном взыскании.

Для этих документов работник может использовать один из трёх вариантов: усиленную квалифицированную подпись (УКЭП), усиленную неквалифицированную (УНЭП) по соглашению сторон, либо УНЭП, выданную в инфраструктуре электронного правительства — это та самая подпись из приложения Госключ. Всё остальное — заявления на отпуск, ознакомление с ЛНА, справки, расчётные листки — можно подписывать простой электронной подписью, ПЭП. И это совсем другие денюжки для работодателя: не надо выпускать каждому дорогую квалифицированную подпись.

Работодатель со своей стороны подписывает кадровые документы усиленной квалифицированной подписью. Расходы на выпуск подписей для сотрудников несёт работодатель — перекладывать их на работника Трудовой кодекс запрещает. В сервисе Добыто мы поддерживаем все три вида подписей, поэтому под каждый процесс подбираем минимально достаточный вариант: где хватает ПЭП — не навязываем УКЭП.

Отдельно про Госключ. Это мобильное приложение Минцифры, оно формирует УНЭП и УКЭП, работает по Постановлению Правительства от 1 декабря 2021 года № 2152. Для гражданина оно бесплатное, идентификация дистанционная — ехать в удостоверяющий центр не нужно. Нюанс для работодателя: при подключении через агентскую схему обезличенный сертификат выпускает лично гендир и перевыпускает каждый год. Кнопочные телефоны Госключ пока не поддерживает, но Минцифры анонсировало десктоп-версию для Windows и Linux до конца 2026 года.

Требования к составу и формату электронных кадровых документов

С 1 марта 2023 года действует Приказ Минтруда от 20 сентября 2022 года № 578н — он ввёл единые требования к составу и форматам электронных кадровых документов. Норму закрепили в части 7 статьи 22.1 ТК. Теперь кадровый электронный документ — это не один файл, а комплект:

• основная часть в формате PDF/A-1A (содержание документа);
• приложения, если они есть, в форматах для текста, таблиц, графики и структурированных данных;
• файл электронной подписи на основную часть и приложения;
• машиночитаемая доверенность (МЧД), если подписант действует по доверенности;
• описание документа в виде отдельного файла XML.

Минтруд подготовил справочник типов документов — при загрузке файла кадровик выбирает формализованный тип из перечня. Если документ ни под один тип не подходит, есть код 12.999 «Иные документы». Проверить корректность формирования можно на портале «Работа в России». Отдельной ответственности именно за нарушение 578н Минтруд не установил, но ориентироваться надо на статью 5.27 КоАП. Нормальная система КЭДО собирает этот комплект автоматически: кадровик выбирает шаблон и подписывает, а XML и упаковку делает сервис.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Многие до сих пор думают, что электронный приказ — это Word, сохранённый в PDF. После 578-го так уже нельзя. Документ должен быть в PDF/A-1A, с отдельным XML-описанием и файлом подписи. Руками это не собрать, вернее, собрать можно, но вы умрёте на сотом документе. Поэтому формирование по требованиям 578н — первое, что я проверяю в любой системе при выборе.»

Как оформить кадровый документ в КЭДО по требованиям 578н: пошаговая инструкция

Номенклатура дел и сроки хранения электронных кадровых документов

Хранение — самая зарегулированная часть делопроизводства, и для электронных документов она неразрывно связана с правилами для бумажных. Требования к бумаге переносятся на цифру практически один в один. Обязанность хранить электронные кадровые документы лежит на работодателе — это часть 8 статьи 22.1 ТК и 125-й закон «Об архивном деле».

По 125-му закону, статья 13 пункт 2, организация вправе сама создавать архив. В конце каждого календарного года подразделения формируют дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передают на хранение. Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет, поэтому в части электронных архивов ориентируются на приказ Минкультуры № 526 и приказ Росархива от 15 июня 2020 года с типовыми требованиями к системам хранения. Есть ещё ГОСТ Р 57762-2017 про долговременную сохранность — в нём стратегия из восьми элементов: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность.

Сроки хранения кадровых документов длинные. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранят 50 лет, более ранние — 75 лет. И вот тут вылезает технический нюанс, про который забывают: электронная подпись живёт не вечно. Чтобы документ через двадцать лет остался юридически значимым, на него накладывают метки времени и периодически обновляют — на профессиональном сленге это называется «ухаживание за подписью». Если этого не делать, к концу срока хранения вы получите файл, подлинность которого никто не подтвердит. В сервисе Добыто архивное хранение с метками времени мы закладываем сразу при настройке, чтобы кадровику потом не пришлось вручную перештамповывать тысячи документов.

Номенклатура дел в КЭДО устроена иначе, чем в шкафу с папками, но принцип тот же: каждый документ привязан к делу, у дела — срок хранения и индекс. Когда документов много, без расчёта нагрузки на кадровую службу не обойтись — тут помогает калькулятор численности HR-службы. Официальные разъяснения по электронному кадровому документообороту Минтруд публикует на странице Минтруда про электронный документооборот в сфере трудовых отношений.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«В суде электронный документ без действующих меток времени — это, скажем так, не самый сильный аргумент. Вернее, он вообще может не сработать. Я видела дела, где компания всё сделала по закону, но архив не ухаживали, подпись протухла, и доказать подлинность приказа за 2015 год оказалось нечем. Хранение — это не залить в систему и забыть, это процесс на весь срок жизни документа.»

Типичные ошибки кадрового делопроизводства при переходе на КЭДО

Ошибки в электронном делопроизводстве стоят дорого, потому что вылезают не сразу, а на проверке или в суде, когда переделать уже нельзя.

Смешали бумагу и цифру без перечня. Кадровик часть документов ведёт в системе, часть на бумаге, а в приказе о введении КЭДО перечень документов не утверждён или утверждён формально. Делают так ради скорости — кажется, что перечень это лишняя бюрократия. Цена ошибки: документы, подписанные электронно, могут не признать, потому что они не входили в утверждённый перечень. Штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП для юрлица — от 30 000 до 50 000 рублей, при повторе — от 50 000 до 70 000.

Подписали трудовой договор простой подписью. ПЭП дешевле, поэтому соблазн закрыть ей всё. Но статья 22.3 требует для трудового договора усиленную подпись. Цена ошибки: договор, подписанный ПЭП, оспорим, а это уже риск признания трудовых отношений неоформленными со штрафом для юрлица до 100 000 рублей по части 4 статьи 5.27.

Повесили расходы на подпись на работника. Иногда работодатель предлагает сотруднику выпустить подпись за свой счёт. Так нельзя — расходы на КЭДО несёт работодатель. Цена ошибки: предписание ГИТ и обязанность вернуть сотрудникам деньги.

Не настроили архивное хранение. Документы подписали, а про метки времени и сроки хранения забыли. Цена ошибки проявится через годы: документ есть, а юридической силы у него нет.

Раскатали на всю компанию без пилота. Запускают КЭДО сразу на тысячу человек и тонут в вопросах линейного персонала. Мы в Добыто закладываем 2-3 недели на пилотную группу — это экономит клиенту месяц на устранении грабель.

Хороший пример, как КЭДО решает реальную задачу — Национальный медико-хирургический центр имени Пирогова. У них Федеральная служба медицины катастроф, людей надо оформлять в экстренном режиме. Во время землетрясения в Турции центр оформлял около 200 медиков за несколько дней: комплект документов готов в личных кабинетах заранее, и в момент мобилизации специалиста сразу направляют на помощь. У компании EmplDocs в проекте на 1100 сотрудников один кадровый процесс с КЭДО занимает 15-30 минут вместо нескольких недель, а экономия на электронной подписи — около полумиллиона рублей в год.

Стоимость ведения кадрового делопроизводства в КЭДО в 2026 году

Стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Сервис КЭДО Добыто работает по подписке за рабочее место, без скрытых позиций.

На тарифе Бизнес минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 рублей в год. Итоговая сумма зависит от численности штата, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее под вашу компанию.

Выводы: кадровое делопроизводство при работе с КЭДО

Электронное кадровое делопроизводство держится на трёх опорах. Первая — перечень: вы сами решаете, какие документы переводите в цифру, но четыре исключения (трудовая книжка, акт о несчастном случае, приказ об увольнении, документы об инструктаже по охране труда) остаются на бумаге всегда. Вторая — подпись: трудовой договор, договор о матответственности, ученический договор и ещё ряд документов сотрудник подписывает только усиленной подписью по статье 22.3 ТК, остальное можно закрыть простой. Третья — формат и хранение по Приказу 578н и 125-му закону.

Перед первым подписанием утвердите приказ о введении КЭДО, Положение о порядке осуществления, перечни документов и категорий, соберите согласия с тех, кто принят до 31 декабря 2021 года. Расходы на подписи несёт работодатель, отказ работника от КЭДО не повод для санкций. Электронный архив настраивайте сразу с метками времени и сроками хранения 50 и 75 лет — иначе через годы документ потеряет юридическую силу. И не раскатывайте систему на весь штат без пилотной группы.

В ближайшее время рынок ждёт ужесточение по защите персональных данных и обсуждение оборотных штрафов, поэтому защищённые каналы подписания и соответствие 152-му закону перестают быть опцией. Госключ к концу 2026 года получит десктоп-версию, что снимет проблему сотрудников без смартфонов.

Часто задаваемые вопросы