Как сотруднику получить электронную подпись для КЭДО — вопрос, который решается быстрее, чем кажется: в большинстве случаев работник выпускает подпись за 5-15 минут со смартфона и не платит за это ни рубля, потому что расходы по закону несет работодатель. Из этой инструкции вы узнаете, какая подпись подходит под конкретные кадровые документы, какой из трех способов получения выбрать в вашей ситуации и что делать, если нет подтвержденной учетной записи Госуслуг или смартфона. Правовая база процесса — статьи 22.1-22.3 ТК РФ, подробный разбор которых есть в материале про электронный документооборот по ТК РФ.
Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.
Какая электронная подпись нужна сотруднику для КЭДО: выбор по документам
Вид подписи определяется не желанием работодателя, а статьей 22.3 ТК РФ: для большинства кадровых документов работнику достаточно ПЭП (простой подписи — код из СМС или логин-пароль в системе КЭДО) или УНЭП (усиленной неквалифицированной), а УКЭП обязательна работнику только в исключительных случаях. Ошибка вида подписи делает документ оспоримым в суде, поэтому сначала сверьтесь с таблицей.
| Документ | Подпись работника (офисный штат) | Подпись работника (дистанционный, ст. 312.3 ТК РФ) |
|---|---|---|
| Трудовой договор, допсоглашения, договор о матответственности, ученический договор | УКЭП или УНЭП, выданная по правилам ст. 22.3 ТК РФ | УКЭП или УНЭП |
| Согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, ознакомление с приказом о дисциплинарном взыскании | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления на отпуск, ознакомление с приказами о приеме, переводе, отпуске, графиком отпусков, ЛНА | ПЭП (если это закреплено в соглашении сторон), УНЭП или УКЭП | УНЭП или УКЭП; ПЭП — при обмене через информационную систему работодателя по правилам ЛНА |
Особый перечень статьи 22.3 ТК РФ
Шесть типов документов из ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ (трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор о получении образования, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, а также ознакомление с приказом о взыскании) работник не вправе подписывать простой подписью. Здесь минимум — УНЭП, и именно поэтому сервисы КЭДО выпускают сотрудникам УНЭП по умолчанию, а не ограничиваются ПЭП.
Что остается на бумаге
По ст. 22.1 ТК РФ в электронный вид не переводятся: акт о несчастном случае на производстве, приказ (распоряжение) об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда (кроме дистанционных инструктажей). Важная точность, которую часто огрубляют: электронно нельзя оформить именно ознакомление с приказом об увольнении — работник расписывается собственноручно, потому что от даты получения копии приказа по ст. 392 ТК РФ отсчитывается месячный срок на судебный спор об увольнении. Трудовая книжка ведется в отдельном режиме и к КЭДО не относится.
Кто оплачивает подпись сотрудника и можно ли отказаться
Ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ формулирует прямо: работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование. Это значит: сотрудник не платит ни за УНЭП в сервисе КЭДО, ни за УКЭП, если ее требует работодатель, включая токен и лицензию СКЗИ. При этом работник вправе использовать ранее полученную самостоятельно УКЭП — заставить выпускать новую нельзя. Если сотрудник купил подпись сам, вопрос компенсации ТК РФ не урегулирован: Минтруд в письме от 25.05.2023 N 14-6/ООГ-3716 рекомендовал закреплять возмещение в трудовом договоре или допсоглашении. В практике Добыто УНЭП сотрудникам выпускается внутри сервиса без доплат — для компании это входит в тариф.
Право отказа от КЭДО
Переход на КЭДО добровольный: работник дает письменное согласие, а отказ или отсутствие электронной подписи не могут быть основанием ни для отказа в приеме на работу, ни для увольнения (ст. 22.2 ТК РФ). Отказавшийся сотрудник продолжает получать документы на бумаге, а согласие может дать позже в любой момент. Исключение одно: у тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и не имеет трудового стажа на эту дату, согласие не запрашивается — КЭДО применяется к ним по умолчанию, если оно введено в компании.
Мария Ж, юрист-практик по трудовому праву, судебный эксперт: «Самая частая ошибка кадровиков — требовать от отказавшегося работника объяснительную или ставить выпуск подписи условием приема на работу. Обе практики прямо противоречат статье 22.2 ТК РФ и легко доказываются в инспекции. Правильный путь — собрать согласия, а несогласным спокойно вести бумажный дубль.»
Оценить, какая доля персонала уже дала согласие и где буксует переход, помогает калькулятор:
Три способа получить подпись для КЭДО: как выбрать путь
Правило выбора за 30 секунд. Если работодатель уже внедрил сервис КЭДО — выпускайте УНЭП внутри него: это путь по умолчанию, самый быстрый и без каких-либо условий на стороне сотрудника. Госключ выбирайте, только если платформа компании с ним интегрирована или подпись нужна вам и для личных сделок через госсервисы. В аккредитованный УЦ идите в одном случае: вы дистанционный работник, подписываете документы из перечня ст. 312.3 ТК РФ, а Госключ в компании недоступен. Детали по каждому пути — в таблице:
| Параметр | УНЭП в сервисе КЭДО | Госключ (УНЭП / УКЭП) | УКЭП в аккредитованном УЦ |
|---|---|---|---|
| Что нужно сотруднику | Приглашение от работодателя, паспортные данные, телефон | Подтвержденная учетная запись Госуслуг, смартфон; для УКЭП дополнительно загранпаспорт с чипом и телефон с NFC, биометрия ЕБС или очная идентификация | Паспорт, СНИЛС, ИНН, визит или дистанционная идентификация, токен и СКЗИ |
| Время | 5-15 минут | УНЭП — 10-20 минут; УКЭП — от 20 минут до 1 дня в зависимости от способа идентификации | Обычно от 1 рабочего дня |
| Стоимость для сотрудника | 0 руб. | 0 руб. | 0 руб., если требует работодатель (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ) |
| Где действует | Только в системе КЭДО работодателя | Только в системах, интегрированных с Госключом; УКЭП Госключа — и в личных сделках через госсервисы | Везде, где принимается УКЭП физлица |
| Кому подходит | Массовый офисный и производственный персонал | Сотрудники с активными Госуслугами; компании с интеграцией Госключа | Дистанционные работники и особые перечни документов |
Ключевой нюанс, который упускают почти все инструкции: подпись из Госключа работает только там, где платформа КЭДО технически интегрирована с Госключом. Сотрудник может выпустить сертификат, которым негде подписывать. В практике Добыто этот вопрос закрывается на этапе внедрения: маршруты подписания настраиваются под те виды подписи, которые реально доступны персоналу компании.
Способ 1. УНЭП внутри сервиса КЭДО: шаги глазами сотрудника
Это самый массовый сценарий. Работодатель загружает данные сотрудника в систему, работник получает приглашение на почту или телефон, и дальше весь путь занимает несколько минут: вход по ссылке, проверка личных данных, подписание согласия на обработку персональных данных и соглашения об использовании ПЭП и УНЭП, подтверждение кодом из СМС — сертификат УНЭП выпущен и привязан к учетной записи. Ходить никуда не нужно, устанавливать программы тоже. Наши специалисты настраивают процесс так, что типовой стопор один — опечатка в номере телефона при загрузке данных кадровиком, поэтому перед массовым выпуском список контактов сверяется дважды.
Способ 2. Госключ: УНЭП и УКЭП в одном приложении
Что нужно заранее
Для УНЭП: подтвержденная учетная запись на Госуслугах и российский номер телефона. Для УКЭП дополнительно один из способов идентификации: загранпаспорт нового образца с чипом плюс смартфон с NFC, подтвержденная биометрия в ЕБС, действующий сертификат УКЭП, ранее полученный в Госключе, либо очная идентификация — она доступна в МФЦ 87 регионов (более 3,3 тыс. точек) и в банках 89 регионов (более 9,4 тыс. точек).
Пошагово
Выпуск УНЭП: скачайте приложение Госключ, авторизуйтесь через ЕСИА, примите лицензионное соглашение, задайте пароль и включите Touch ID/Face ID, выпустите сертификат УНЭП — обычно 10-20 минут вместе с регистрацией. Выпуск УКЭП: из приложения подайте запрос, пройдите дополнительную идентификацию одним из способов выше, получите сертификат в удостоверяющем центре и подписывайте. Официальная информация о приложении — на портале Госуслуг.
Ограничение: интеграция платформы с Госключом
Документ уходит в Госключ только из системы, подключенной к API Госключа. Если работодатель использует платформу без такой интеграции, сотруднику предложат УНЭП самой системы — и это нормальный, юридически полноценный вариант. Уточните у кадровика, каким видом подписи подписывает ваша система, прежде чем тратить время на выпуск сертификата в Госключе.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО и спикер конференций по КЭДО: «На внедрениях мы регулярно видим одну и ту же картину: компания просит сотрудников выпустить подпись в Госключе до того, как проверила интеграцию своей платформы. Люди тратят время, а подписывать все равно приходится УНЭП системы. Правильная последовательность обратная: сначала карта маршрутов и видов подписи, потом инструкции персоналу.»
Способ 3. УКЭП в аккредитованном УЦ: когда она действительно нужна сотруднику
УКЭП физлица в коммерческом аккредитованном УЦ нужна работнику редко: когда дистанционный сотрудник подписывает документы из перечня ст. 312.3 ТК РФ, а Госключ компании недоступен, или когда подпись нужна и для личных задач за пределами КЭДО. Сертификат записывается на сертифицированный токен, работает с СКЗИ на компьютере, действует обычно 12-15 месяцев и требует перевыпуска. По ст. 18 63-ФЗ идентификация проходит очно либо дистанционно установленными способами, а перевыпуск возможен по действующему сертификату без повторного визита. Если такой подписью придется пользоваться на компьютере, пригодится разбор, как подписать документ УКЭП онлайн.
Нестандартные случаи: нет Госуслуг, смартфона или гражданства РФ
Нет подтвержденной учетной записи Госуслуг — подтвердите ее в банке или МФЦ, либо используйте УНЭП сервиса КЭДО: для нее ЕСИА не нужна, идентификацию проводит работодатель по паспорту при приеме. Нет смартфона или NFC — отпадает только УКЭП Госключа по загранпаспорту; остаются УНЭП системы КЭДО, очная идентификация для Госключа и УКЭП на токене. Иностранный работник без учетной записи ЕСИА — Госключ недоступен, рабочий вариант — УНЭП внутри системы КЭДО после получения СНИЛС и очной идентификации по документу, удостоверяющему личность. Мы закладываем такие сценарии в регламент внедрения заранее, чтобы к дате запуска КЭДО у каждой категории персонала был свой рабочий путь получения подписи.
Персональные данные при выпуске подписи: что и куда передается
Для выпуска УНЭП в системе КЭДО обрабатываются ФИО, паспортные данные, СНИЛС, телефон и e-mail; для сертификата УКЭП данные передаются в удостоверяющий центр, и на это подписывается отдельное согласие. Основание обработки — согласие по 152-ФЗ, которое сотрудник дает до выпуска сертификата. Проверяйте, что в согласии перечислены конкретные цели — выпуск и проверка подписи, ведение КЭДО, а не абстрактное «любые цели». Отозвать согласие можно в любой момент, но тогда и подписью пользоваться не получится.
Следите за нашими каналами
Никакой воды — только важное и новости первыми.
Образцы документов для получения подписи и перехода на КЭДО
Скачать образцы: согласия, заявлений и соглашений по ПЭП и УНЭП
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | скачать |
| Согласие на обработку ПДн для выпуска сертификата ЭП | скачать |
| Заявление на выпуск квалифицированного сертификата ЭП | скачать |
| Заявление на аннулирование сертификата ЭП | скачать |
| Доверенность на получение сертификата ЭП | скачать |
| Руководство пользователя Добыто КЭДО | скачать |
Типовые ошибки, ответственность и что происходит с подписью при увольнении
Три главные ошибки. Первая — передача подписи другому лицу: просьба «подпиши за меня» превращает документ в подделку, а действия с чужим ключом могут квалифицироваться по ст. 272 и 327 УК РФ; ключ электронной подписи по 63-ФЗ обязан находиться только у владельца. Вторая — истекший сертификат: УКЭП живет 12-15 месяцев, сроки УНЭП задает система, и подписание после истечения делает подпись недействительной — следите за уведомлениями о перевыпуске. Третья — подпись не того вида на документе из перечня ст. 22.3: ПЭП под трудовым договором не создает юридической силы, документ придется переподписывать.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «В спорах о подлинности кадрового документа суд первым делом проверяет, чей сертификат, действовал ли он на дату подписания и допускал ли закон этот вид подписи для этого документа. Компания, у которой эти три пункта в порядке, выигрывает такие споры без экспертиз.»
При увольнении УНЭП, выпущенная в системе КЭДО, перестает использоваться вместе с блокировкой доступа сотрудника — отдельно отзывать ее не нужно. Сертификат УКЭП физлица работодателю не принадлежит: он остается у человека и продолжает действовать до конца срока; компания в день увольнения отзывает только доступы и машиночитаемые доверенности, если они выдавались (ст. 17 63-ФЗ). Подпись из Госключа также остается личной подписью гражданина и будет работать у нового работодателя, если его система интегрирована с Госключом.
Проверка электронной подписи онлайн — сервис Добыто
Проверить, действительна ли подпись под уже полученным документом, можно прямо здесь:
Проверка электронной подписи
Загрузите файл подписи или пару файлов для открепленной подписи.
Сервис проверит целостность подписи и покажет сведения о сертификате.
1 Выберите тип подписи:
Для присоединенной подписи нужен один файл. Для открепленной проверки требуются документ и файл подписи.
2 Загрузите документ и подпись:
Документ
Файл подписи
Стоимость подписи для сотрудников: тарифы КЭДО с выпуском УНЭП
Для компании стоимость зависит от численности персонала, тарифа и нужных видов подписи. В Добыто КЭДО выпуск ПЭП и УНЭП входит в тариф без доплат:
| Тариф | Для кого | Стоимость | Что входит |
|---|---|---|---|
| Старт | Небольшие компании, начинающие переход на КЭДО | от 30 руб. за сотрудника / мес | До 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка |
| Бизнес | Средний бизнес с полным набором функций | от 50 руб. за сотрудника / мес | Без лимита сотрудников, ПЭП/УНЭП/УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив |
| Корпорация | Крупный бизнес с расширенными требованиями и SLA | По запросу | Все из Бизнес, выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции |
Итоговая цена считается от числа сотрудников и набора модулей, актуальные условия — на странице тарифов Добыто КЭДО.
Самое узкое место перехода — не выпуск подписей, а соответствие вида подписи маршруту документа: одна ПЭП под трудовым договором обесценивает весь электронный архив. Если сомневаетесь, какие виды подписи закладывать под ваши документы и категории персонала, разумно проверить схему до массового выпуска.
Следите за нашими каналами
Никакой воды — только важное и новости первыми.
Выводы: короткий план действий для сотрудника и кадровика
План из трех шагов. Первый: сверьте документ с матрицей ст. 22.3 и 312.3 ТК РФ — шесть типов документов нельзя подписывать ПЭП, а акт о несчастном случае, ознакомление с приказом об увольнении и инструктажи по охране труда остаются на бумаге. Второй: выберите путь по правилу — УНЭП в сервисе КЭДО по умолчанию, Госключ при подтвержденной интеграции платформы, УКЭП аккредитованного УЦ только для дистанционных сценариев ст. 312.3. Третий: помните три красные линии — ключ никому не передается, истекший сертификат делает подпись недействительной, а вид подписи должен соответствовать документу, иначе его придется переподписывать.
Деньги и права: расходы на подпись несет работодатель (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ), заставить выпускать новую подпись вместо действующей УКЭП нельзя, отказ от КЭДО не влияет на прием и увольнение, а при уходе из компании личная УКЭП и подпись Госключа остаются у работника — блокируются только доступы и доверенности.
Частые вопросы о подписи сотрудника для КЭДО
Может ли у сотрудника быть несколько подписей одновременно?
Нужна ли подпись исполнителю по договору ГПХ?
Как подписывают документы самозанятые?
Что делать при потере телефона с Госключом?
Что будет, если подписать документ после истечения сертификата?
Можно ли выпустить подпись сотруднику без его участия?
Работает ли Госключ за пределами России?
Получение подписи сотрудником — первый и самый заметный для персонала шаг перехода на КЭДО. Когда виды подписи подобраны под документы, а путь выпуска занимает минуты, сопротивление персонала переходу практически исчезает.
Добыто КЭДО закрывает этот путь целиком: выпуск ПЭП и УНЭП сотрудникам без доплат, подписание по маршрутам в соответствии со ст. 22.1-22.3 ТК РФ, обработка данных по 152-ФЗ и 63-ФЗ, внедрение от 1 дня. Сервис включен в реестр отечественного ПО (запись N 22664).
- Выпуск УНЭП сотруднику за 5-15 минут без визитов и установок
- ПЭП и УНЭП входят в тариф, для работника подпись бесплатна
- Маршруты подписания под перечни ст. 22.3 и 312.3 ТК РФ
- Интеграция с 1С и электронный архив подписанных документов
- Готовые шаблоны согласий, соглашений об ЭП и приказов о КЭДО
- Сценарии для сотрудников без Госуслуг, смартфона и для иностранцев