Электронный документооборот в сфере трудовых отношений — это создание, подписание, использование и хранение работодателем и работником документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ регулируют этот процесс с ноября 2021 года. В этом материале разберем ключевые нормы законодательства, документы-исключения и порядок внедрения КЭДО.
Автор статьи — Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20-летней практикой. В 2008 году получила красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.
Определение электронного документооборота по ТК РФ
Статья 22.1 Трудового кодекса дает четкое определение: под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, в электронном виде. Дублирование на бумажном носителе не требуется — за исключением случаев, прямо указанных в законе.
Положения статей 22.1-22.3 применяются к документам, для которых трудовым законодательством предусмотрено оформление на бумаге или ознакомление работника под роспись. Это трудовые договоры, приказы, уведомления, заявления.
Документы-исключения: что нельзя перевести в электронный вид
Законодатель установил перечень документов, которые требуют бумажного оформления:
Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности — регулируются статьями 66 и 66.1 ТК РФ отдельно от КЭДО.
Акт о несчастном случае на производстве — требует бумажного оформления по установленной форме.
Приказ об увольнении работника — слишком значимое событие для исключительно электронного оформления.
Документы о прохождении инструктажей по охране труда — работник должен поставить личную подпись.
«Приказ об увольнении нельзя подписывать только электронно. Но все остальные приказы — о приеме, переводе, отпуске — переводятся в КЭДО без ограничений.»
Информационные системы для КЭДО
Статья 22.1 ТК РФ предусматривает два варианта ведения КЭДО. Первый — через платформу «Работа в России». Платформа бесплатная, но функционал ограничен.
Второй вариант — информационная система работодателя. Она должна обеспечивать подписание электронного документа, его хранение и фиксацию факта получения сторонами.
Как подписать документ в сервисе Добыто Подпись
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Перейдите на страницу сервиса и загрузите документ.
- Шаг 2. Выберите тип подписи: открепленная или присоединенная.
- Шаг 3. Выберите сертификат из списка установленных на устройстве.
- Шаг 4. Нажмите «Подписать» и дождитесь завершения.
- Шаг 5. Скачайте результат.
Полезные документы для скачивания
Сервис электронной подписи — Добыто Подпись
Трудовой кодекс РФ — скачать
Приказ о введении КЭДО — скачать
Порядок введения электронного документооборота
Статья 22.2 ТК РФ определяет процедуру перехода на КЭДО. Работодатель принимает решение о введении электронного документооборота с учетом мнения профсоюза при его наличии.
Утверждается локальный нормативный акт о введении КЭДО. В нем прописываются: наименование информационной системы, порядок доступа, перечень электронных документов, категории работников, сроки уведомления, дата введения.
Работников необходимо уведомить о переходе и получить письменное согласие. Лица, не имевшие трудового стажа на 31 декабря 2021 года, автоматически включаются в КЭДО при трудоустройстве. Работники со стажем на эту дату вправе отказаться.
«Отказников с каждым годом меньше. В 2022 году около 30% сотрудников отказывались от КЭДО. Сейчас — единицы.»
Работодатель несет расходы на создание, эксплуатацию и развитие информационной системы КЭДО. Также он обязан обеспечить работникам бесплатный доступ к системе и обучить их работе с электронными документами. Требовать от сотрудников оплату за выпуск электронной подписи или доступ к системе — нарушение закона.
Переход на электронный документооборот сокращает время на оформление кадровых процедур. Заявление на отпуск подписывается за 30 секунд со смартфона вместо похода в отдел кадров. Приказ о командировке доходит до сотрудника мгновенно, а не ждет его возвращения в офис. Архив документов занимает гигабайты на сервере, а не стеллажи в кабинете.
Требования к информационной системе
Система должна обеспечивать три функции: подписание документов по требованиям ТК РФ и 63-ФЗ, хранение с соблюдением архивных сроков, фиксацию факта получения документа сторонами.
«При выборе системы обратите внимание на интеграцию с 1С. Если кадровики работают в привычном интерфейсе, переход проходит безболезненно.»
Выводы
Электронный документооборот в сфере трудовых отношений — законодательно закрепленный механизм ведения кадровой документации без бумаги. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ установили правила: определили понятие КЭДО, перечислили исключения, регламентировали порядок внедрения.
Переход на КЭДО — добровольное решение работодателя. Компании с электронным документооборотом экономят от 3 до 15 тысяч рублей в год на сотрудника. Ознакомиться с тарифами сервиса КЭДО Добыто.