Иностранный работник добавляет к обычному кадровому делу второй, миграционный слой: к перечню статьи 65 ТК РФ прибавляются документы из статьи 327.3 ТК РФ — патент или разрешение на работу, полис ДМС для временно пребывающего, разрешение на временное проживание либо вид на жительство. Рядом с ними в деле лежит то, чего Трудовой кодекс не называет, но что спрашивают при проверке: миграционная карта с целью въезда «работа», отрывная часть уведомления о прибытии, квитанции об авансовых платежах НДФЛ по патенту, второй экземпляр уведомления в МВД с отметкой о приёме. Состав комплекта определяет миграционный статус: у гражданина Армении и у гражданина Узбекистана с патентом совпадает только базовая часть.
Разберём комплект по каждому статусу и покажем, какие документы работодатель обязан хранить, какие держит для себя, а какие Роскомнадзор считает избыточными. Отдельно — три точки, где дело рассыпается: расхождение должности в трудовом договоре с профессией в патенте, регион действия патента и пропущенный трёхдневный срок уведомления МВД. Сроки хранения, опись дела, скачиваемые образцы кадровых документов, правила перевода иностранца на электронный документооборот и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Из чего складывается кадровое дело иностранного работника
Вести личные дела обязаны органы, где проходят государственную гражданскую службу: порядок для них задан Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609. Коммерческая компания решает сама, формировать ли дело и что в него класть, и закрепляет решение локальным нормативным актом. Инспектор ГИТ или сотрудник подразделения по вопросам миграции не спрашивает «покажите личное дело», он спрашивает конкретный документ: патент, полис, уведомление, согласие на обработку персональных данных. Дело нужно, чтобы этот документ нашёлся за минуту.
Комплект собирается из трёх слоёв, и смешивать их не стоит. Первый — общий перечень статьи 65 ТК РФ: паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, СНИЛС, документ об образовании, где он требуется по должности. Второй — дополнительный перечень статьи 327.3 ТК РФ: разрешение на работу или патент, полис ДМС, РВП, вид на жительство. Третий слой Трудовой кодекс не регулирует вовсе: это миграционные документы, которые подтверждают законность пребывания и понадобятся при проверке МВД или при споре с работником.
Документы воинского учёта иностранный гражданин не предъявляет: часть 3 статьи 327.3 ТК РФ прямо выводит их из перечня, за исключением случаев, установленных федеральными законами и международными договорами. Требовать военный билет «для порядка» нельзя, как нельзя требовать ИНН: его работник приносит по своей инициативе, и отсутствие ИНН не мешает налоговой отчётности.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень статьи 65 закрытый, и расширить его могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Ни приказ министерства, ни письмо ведомства, ни внутренний регламент компании такого права не дают. С иностранцами это правило нарушают чаще всего: у человека просят справки, характеристики и лишние переводы просто потому, что документ выглядит непривычно. Сверьте свой контрольный список приёма с двумя статьями — 65 и 327.3 — и вычеркните всё, под чем нет нормы.»
Документы, составленные на иностранном языке, кладутся в дело вместе с переводом на русский язык: делопроизводство в организациях ведётся на государственном языке по Закону РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации». Перевод паспорта обычно удостоверяется нотариально. Иностранный диплом дополнительно проходит процедуру признания, если между Россией и страной выдачи нет соглашения о взаимном признании образования.
Что держать в деле по каждому миграционному статусу
Статус определяет не только право работать, но и объём документов, которые работодатель обязан контролировать в течение всего срока трудовых отношений.
| Статус работника | Основание права на труд | Дополнительно в дело | Не требуется |
|---|---|---|---|
| Временно пребывающий, въезд без визы | Патент с указанием профессии и субъекта РФ | Миграционная карта с целью въезда «работа», полис ДМС, чеки авансовых платежей НДФЛ, отрывная часть уведомления о прибытии | Разрешение на работу, документы воинского учёта |
| Временно пребывающий, въезд по визе | Разрешение на работу, выданное под конкретного работодателя | Приглашение на въезд, рабочая виза, полис ДМС, отрывная часть уведомления о прибытии | Патент |
| Гражданин государства ЕАЭС | Паспорт: статья 97 Договора о ЕАЭС освобождает от разрешительных документов | Миграционная карта, отрывная часть уведомления о прибытии, полис ОМС | Патент, разрешение на работу |
| Временно проживающий | Разрешение на временное проживание | Копия РВП или страницы паспорта с отметкой, подтверждение ежегодного уведомления о проживании | Патент, разрешение на работу, полис ДМС |
| Постоянно проживающий | Вид на жительство | Копия вида на жительство, подтверждение ежегодного уведомления о проживании | Патент, разрешение на работу, полис ДМС |
| Высококвалифицированный специалист | Разрешение на работу ВКС по статье 13.2 115-ФЗ | Полис ДМС на работника и членов семьи, документы о выплате заработной платы не ниже установленного порога | Патент |
Граждане ЕАЭС закрывают медицинский вопрос через обязательное медицинское страхование: по статье 98 Договора о ЕАЭС трудящийся государства-члена получает медицинскую помощь на тех же условиях, что и граждане России, поэтому договор ДМС в его деле обычно отсутствует. Для остальных временно пребывающих полис ДМС — не формальность: его окончание запускает отстранение от работы по статье 327.5 ТК РФ.
Как укомплектовать кадровое дело иностранного работника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите миграционный статус до собеседования, а не после. От него зависит, нужен ли патент, действует ли он в вашем субъекте и придётся ли оформлять разрешение на привлечение иностранной рабочей силы.
- Шаг 2. Проверьте сведения об иностранном гражданине в реестре контролируемых лиц МВД. Проверка открытая, данные обновляются каждые 4 часа.
- Шаг 3. Сверьте профессию в патенте с наименованием должности в штатном расписании. Расхождение исправляется до подписания договора, а не после.
- Шаг 4. Соберите комплект по статусу из таблицы выше и снимите копии только тех документов, которые нужны для исполнения договора.
- Шаг 5. Внесите в трудовой договор сведения о разрешительном документе и условие об основании оказания медицинской помощи по статье 327.2 ТК РФ.
- Шаг 6. Подайте уведомление в подразделение МВД по субъекту, где работник трудится, в течение 3 рабочих дней с даты заключения договора. Второй экземпляр с отметкой о приёме положите в дело.
- Шаг 7. Заведите контрольные даты: окончание патента, полиса, РВП, разрешения на работу и срок следующего авансового платежа НДФЛ.
Миграционные документы: патент, миграционная карта и учёт по месту пребывания
Патент выдаётся безвизовому иностранцу на срок от 1 до 12 месяцев и действует только в том субъекте РФ, который в нём указан. Продлевается он не заявлением, а авансовым платежом НДФЛ: внесли платёж — патент живёт дальше, пропустили срок — документ прекращает действие автоматически, без уведомления работодателя. Поэтому квитанции об авансовых платежах в деле нужны не для инспектора, а для самого кадровика: это единственный способ подтвердить, что разрешительный документ действует сегодня, а не действовал на дату приёма.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Миграционная карта заполняется при въезде и содержит цель визита. Если в карте указана «частная» или «туризм», патент по ней не оформят, а трудовой договор, заключённый на её основании, даёт работодателю состав по части 1 статьи 18.15 КоАП РФ. Копия карты кладётся в дело вместе с копией страницы паспорта с отметкой о въезде: при проверке эти два документа смотрят в связке с датой постановки на миграционный учёт.
Миграционный учёт регулируется Федеральным законом от 18.07.2006 № 109-ФЗ. Общее правило: уведомление о прибытии подаётся в течение 7 рабочих дней со дня прибытия иностранца в место пребывания. Для граждан государств ЕАЭС действует срок 30 суток с даты въезда по статье 97 Договора о ЕАЭС. Принимающей стороной становится тот, у кого иностранец фактически проживает, поэтому работодатель попадает в эту роль, только когда сам предоставляет жильё: общежитие, арендованную для работника квартиру или помещение на территории организации. Если человек снимает квартиру сам, ставит его на учёт собственник жилья, а в деле остаётся копия отрывной части уведомления о прибытии.
Полезно знать: иностранный гражданин, который работает в России и у которого есть СНИЛС и ИНН, может завести учётную запись на портале государственных услуг и получить электронную подпись там же, без выпуска ключа на стороне работодателя. Если человек работает из-за рубежа, отношения с ним строятся по гражданско-правовому договору, и к нему эти правила уже не применяются.
Пошаговый порядок действий работодателя при найме иностранца — от проверки документов до подачи уведомления — разобран в справочном разделе Роструда «Действия работодателя при трудоустройстве иностранного гражданина»: разъяснения носят рекомендательный характер, но отражают позицию, с которой инспектор придёт на проверку.
Уведомление МВД и реестр контролируемых лиц: где теряют деньги
Обязанность уведомить территориальный орган МВД о заключении и о прекращении трудового договора либо договора ГПХ установлена пунктом 8 статьи 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ. Срок — не позднее 3 рабочих дней с даты заключения или прекращения договора. Уведомление подаётся в орган МВД того субъекта, где иностранец фактически работает, а не там, где зарегистрирована компания. Это разные адреса у любой сети с филиалами.
Формы уведомлений обновились: приказ МВД России от 12.05.2026 № 290 зарегистрирован Минюстом 2 июня 2026 года и применяется с 1 сентября 2026 года. Практическое изменение, из-за которого возвращают бланки: в уведомлении о заключении договора теперь указывается срок действия договора либо проставляется отметка «бессрочный». Старые бланки с сентября не принимаются, и заполненный по прежней форме документ считается неподанным со всеми последствиями по срокам.
Внимание: штраф по части 3 статьи 18.15 КоАП РФ за неуведомление МВД составляет для юридического лица от 400 000 до 800 000 рублей, а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях по части 4 той же статьи — от 400 000 до 1 000 000 рублей либо приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. Наказание назначается за каждого работника отдельно.
Реестр контролируемых лиц ведёт МВД. В него попадают иностранцы, у которых нет законных оснований находиться в стране, а проверка по реестру открытая: сведения обновляются каждые 4 часа, исключение из реестра отражается в течение суток. Проверять кандидата по реестру до подписания договора дешевле, чем разбираться потом, потому что сам факт включения человека в реестр не является самостоятельным основанием для увольнения — увольнять придётся по общим правилам главы 50.1 ТК РФ, и здесь ошибаются чаще всего.
Во что обходится одна пропущенная дата
Цена ошибки в миграционном деле складывается не из штрафа. Работодатель, пропустивший трёхдневный срок, получает санкцию по статье 18.15 КоАП, но вместе с ней приходит внеплановая проверка по остальным иностранцам компании, а при приостановлении деятельности встаёт участок или магазин. Отдельная статья расходов — отстранение по статье 327.5 ТК РФ: когда истекает патент, разрешение на работу или полис ДМС, работодатель обязан отстранить работника, и если в течение месяца документ не восстановлен, трудовой договор прекращается. Месяц простоя оплачивается работодателем не всегда, но смена на производстве закрывается сверхурочными, а это уже прямые деньги.
В практике Добыто календарь контрольных дат по иностранным работникам мы выносим из головы кадровика в систему: срок патента, дата авансового платежа, окончание полиса и РВП живут карточками с напоминанием, а не строкой в таблице, которую открывают раз в квартал.
Должность в договоре и профессия в патенте: где комплект ломается
В патенте указывается профессия, специальность, должность или вид трудовой деятельности, и привлекать работника по другой профессии в том же регионе работодатель не вправе. Норма выглядит очевидной, пока кадровик не открывает штатное расписание: в патенте написано «подсобный рабочий», в штатке есть «грузчик», и трудовой договор подписывают по штатке. Формально это привлечение к труду с нарушением условий разрешительного документа, состав по части 2 статьи 18.15 КоАП РФ.
Второй разрыв — территориальный. Патент действует в субъекте, где выдан. Работник с московским патентом, отправленный на объект в Московской области, работает без действующего разрешительного документа, хотя ехать туда полчаса. Командировка ситуацию не спасает: правило привязано к месту осуществления трудовой деятельности, а не к месту нахождения работодателя. Перед тем как включать иностранца в график выездных работ, сверьте субъект в патенте с адресом объекта.
Третий разрыв возникает при переводе. Когда работника переводят на другую должность внутри компании, патент под новую профессию не подстраивается автоматически: переоформлять придётся патент, а не только кадровые документы. Поэтому в деле иностранного работника имеет смысл держать не только копию патента, но и распечатку строки штатного расписания на дату приёма — при споре это показывает, что наименования сверяли.
С 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Наименования должностей в штатном расписании меняются, и при изменении названия или кода требуются приказ о внесении изменений в штатное расписание и дополнительные соглашения к трудовым договорам. Для иностранных работников это дополнительная сверка: новое наименование должности должно оставаться сопоставимым с профессией в патенте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что в кадровом деле иностранца хранить нельзя
Копия паспорта в личном деле — самый частый лишний документ. Роскомнадзор считает хранение копий паспорта, ИНН, СНИЛС избыточной обработкой персональных данных: статья 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ требует, чтобы состав обрабатываемых данных соответствовал целям обработки. Для исполнения трудового договора достаточно тех сведений, которые внесены в договор и личную карточку, а сама копия документа этой цели не служит. Ответственность идёт по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностных лиц от 5 000 до 20 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 75 000 рублей.
С иностранными работниками ситуация мягче, но не полностью. Копии патента, разрешения на работу, полиса ДМС, миграционной карты и отрывной части уведомления о прибытии обосновываются не «удобством кадровика», а обязанностями работодателя по 115-ФЗ и 109-ФЗ: он обязан проверять законность привлечения к труду и подавать уведомления, а без этих документов исполнить обязанность невозможно. Цель обработки при этом описывается в локальном акте о персональных данных, иначе аргумент рассыпается при первом же вопросе проверяющего.
Что в дело не кладётся: копии документов о вероисповедании, сведения о состоянии здоровья сверх медицинского заключения по должности, сведения о членах семьи, если они не нужны для гарантий или для полиса ДМС высококвалифицированного специалиста, свидетельства о рождении детей — их место в бухгалтерии для налогового вычета, а не в кадровом деле.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровые документы — это чувствительные персональные данные: там сведения о семье, здоровье и доходах. Как только они уходят внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача ему данных должна быть основана на согласии работника. Вопрос, который я советую задавать вендору прямо: перечислите всех, кто получит доступ. Не «данные хранятся защищённо», а список лиц — обычно там не одна компания, а три: сам сервис, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.»
Образцы кадровых документов для комплектования дела
Комплект закрывает состав дела и правовое основание обработки данных: начните с описи, она задаёт структуру остальных документов.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Примерная форма трудового договора по основному месту работы | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
Сроки хранения, опись и выгрузка по запросу проверки
Сроки хранения кадровых документов задают Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, более ранние — 75 лет. Этот срок одинаков для гражданина России и для иностранца: миграционный статус на архивные правила не влияет, а увольнение и выезд работника из страны срок не сокращают.
Опись документов личного дела решает задачу, о которой вспоминают поздно: она показывает, что лежало в деле на конкретную дату. Когда через три года приходит запрос МВД или иск о незаконном отстранении, спорят не о том, был ли патент действующим, а о том, какие документы работодатель видел и когда. Опись с датами вложения закрывает этот вопрос, а папка со скоросшивателем — нет.
Факт: комплект хранения электронного кадрового документа состоит не из одного файла. Требуется сам документ в формате XML, отдельный файл электронной подписи, PDF, а при подписании по доверенности — ещё и машиночитаемая доверенность. Вопрос вендору формулируется не «хранит ли система», а «выгружает ли она комплект целиком».
Кадровое дело иностранца в электронном виде: что можно перевести в КЭДО
Гражданство работника на возможность вести кадровый электронный документооборот не влияет: статьи 22.1-22.3 ТК РФ говорят о работнике, а не о гражданине России. Ограничения общие для всех. В электронный вид не переводятся трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальное — трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, ознакомление с локальными актами, заявления — живёт в системе без дублирования на бумаге.
Согласие работника на КЭДО требуется не от всех. Его не берут с тех, кто по состоянию на 31 декабря 2021 года не имел трудового стажа, а это как раз значительная часть иностранных работников, впервые оформляющихся в России. С остальными собирается письменное согласие, и отказ работника не даёт оснований ни для увольнения, ни для иных мер: с ним продолжают работать на бумаге.
Со стороны работодателя трудовой договор подписывается только усиленной квалифицированной подписью — неквалифицированная для этого документа не подходит. Работник со своей стороны может подписать УНЭП, а часть документов, например заявление на отпуск, — простой электронной подписью. В одном документе с двух сторон законно стоят подписи разных видов.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Различие между видами подписи — не про степень защиты, а про основание равнозначности собственноручной. Квалифицированная равнозначна в силу закона, а для простой и неквалифицированной нужно соглашение между участниками обмена, и без него равнозначности нет. Выбирая простую подпись для заявлений, вы берёте на себя обязанность иметь соглашение и локальный акт с правилами определения лица по его подписи. Это не дешёвый вариант без хлопот, это другой набор хлопот.»
С иностранным работником добавляется одна техническая развилка. Чтобы получить неквалифицированную подпись через сервис государственных подписей, нужна подтверждённая учётная запись на портале государственных услуг, а для неё — СНИЛС. У работника с разрешением на работу, видом на жительство, СНИЛС и ИНН такая запись обычно есть. У человека, который приехал неделю назад и только оформляет патент, её нет, и подпись ему выпускает работодатель через свою систему. В Добыто мы закладываем эту разницу в маршрут онбординга: для первой группы подпись не выпускается вовсе, для второй планируется отдельный шаг.
Когда электронное дело не закрывает задачу
КЭДО не отменяет миграционную часть. Уведомления в МВД подаются по утверждённой форме на бумаге или через портал государственных услуг, патент и полис остаются физическими документами на руках у работника, а миграционный учёт ведёт подразделение по вопросам миграции. В систему попадают копии и контрольные даты, но не сами разрешительные документы. Компания, которая переходит на электронный документооборот ради «дела целиком в одном окне», получает не одно окно, а два, и это нормальный результат, если ожидания выставлены заранее.
Второй сценарий, где решение не подходит: иностранный гражданин, который работает из-за границы. Здесь начинается не кадровый, а гражданско-правовой режим, и правила глав о трудовом договоре к нему не применяются.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Фраза «работает за границей удалённо, значит гражданско-правовой договор» звучит просто, а на практике это зона риска. Признаки трудовых отношений не исчезают от того, что человек находится за пределами страны, и вопрос переквалификации остаётся. Выбор конструкции определяется существом отношений, а не местом нахождения исполнителя: проверьте, есть ли у него режим работы, подчинение и рабочее место, прежде чем подписывать договор оказания услуг.»
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. И оценивается не подпись в журнале ознакомления, а фактическая способность человека работать в системе. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают, и закладывайте пилотную группу до раскатки на всю компанию.»
Что критично и что вторично в вашем сценарии
Универсального списка контроля для иностранных работников нет: набор критичных точек меняется вместе со статусом и географией работы.
| Сценарий | Что критично контролировать | Что вторично |
|---|---|---|
| Патент, один город, стационарное рабочее место | Профессия в патенте против штатного расписания, дата авансового платежа НДФЛ, срок полиса ДМС | Миграционный учёт, если работник снимает жильё сам |
| Патент, выездные работы в нескольких субъектах | Субъект в патенте под каждый объект, отдельный патент на каждый регион работы | Форма ведения трудовой книжки |
| Гражданин государства ЕАЭС | Уведомление МВД в 3 рабочих дня, постановка на учёт в 30 суток с даты въезда | Патент, разрешение на работу, договор ДМС |
| Высококвалифицированный специалист | Полис ДМС на работника и членов семьи, ежеквартальное уведомление МВД о выплате заработной платы | Патент, региональные ограничения по профессии |
| Вид на жительство, работа из России дистанционно | Ежегодное уведомление о подтверждении проживания, порядок электронного взаимодействия в ЛНА | Миграционная карта, полис ДМС |
Из таблицы следует практический вывод для кадровой службы: чек-лист приёма иностранца делается не один на компанию, а по числу сценариев, в которых компания реально работает.
Стоимость ведения кадрового дела иностранного работника в КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора нужных видов электронной подписи и того, требуется ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по регламенту центра |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а электронный архив и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес». Актуальные условия и состав каждого пакета собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО — там же указано, как пересчитывается разница при переходе между тарифами.
Выводы
Кадровое дело иностранного работника держится на трёх перечнях: общем из статьи 65 ТК РФ, дополнительном из статьи 327.3 и миграционном, который Трудовой кодекс не описывает, но который проверяют в первую очередь. Состав комплекта задаёт статус, а не гражданство: патентник, гражданин государства ЕАЭС и обладатель вида на жительство приносят разные документы и требуют разного контроля сроков. Дороже всего обходятся не лишние бумаги, а пропущенные даты — трёхдневный срок уведомления МВД, окончание патента и расхождение должности с профессией в разрешительном документе.
Добыто ведёт кадровые документы в электронном виде с контролем сроков и маршрутов подписания, включая смешанные команды, где рядом работают граждане России, стран ЕАЭС и специалисты с патентами. Бумажная часть при этом никуда не исчезает, и мы заранее разделяем, что уходит в систему, а что остаётся в миграционном контуре.
Частые вопросы о документах иностранного работника
Нужно ли уведомлять МВД о договоре ГПХ с иностранцем
Да. Пункт 8 статьи 13 115-ФЗ распространяет обязанность и на гражданско-правовые договоры на выполнение работ или оказание услуг. Срок тот же — 3 рабочих дня с даты заключения и с даты прекращения договора, форма своя, и с 1 сентября 2026 года применяются бланки из приказа МВД России от 12.05.2026 № 290. Штраф за неподанное уведомление по договору ГПХ считается по той же части 3 статьи 18.15 КоАП РФ, что и по трудовому договору.
Что делать, если патент закончился, а новый ещё не получен
Работник отстраняется от работы по статье 327.5 ТК РФ. Отстранение длится до месяца, и если за это время разрешительный документ не восстановлен, трудовой договор прекращается по основаниям главы 50.1 ТК РФ. Допускать человека к работе «пока оформляется» нельзя: это привлечение к труду без действующего документа, состав по части 1 статьи 18.15 КоАП РФ. В дело подшиваются приказ об отстранении и копия нового патента после его получения.
Обязан ли работодатель ставить иностранного работника на миграционный учёт
Только если он принимающая сторона, то есть сам предоставляет работнику жильё: общежитие, арендованную квартиру или помещение на территории организации. Когда человек живёт у собственника или снимает квартиру самостоятельно, уведомление о прибытии подаёт принимающая сторона по адресу фактического проживания. Работодателю в этом случае достаточно копии отрывной части уведомления о прибытии в деле.
Можно ли хранить кадровое дело иностранца только в электронном виде
Можно всё, кроме документов из части 3 статьи 22.1 ТК РФ: трудовой книжки, акта о несчастном случае на производстве, приказа об увольнении и документов о прохождении инструктажей по охране труда. Копии патента, полиса и миграционной карты хранятся электронно без ограничений, оригиналы при этом остаются на руках у работника. Срок хранения от формы не зависит: 50 лет для документов по личному составу, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года.
Нужно ли переводить трудовой договор на язык работника
Обязанности нет: договор составляется на русском языке, и этого достаточно для его действительности. Перевод делается по соглашению сторон и чаще всего для безопасности самого работодателя — подписанный экземпляр с переводом снимает довод «не понимал, что подписывал» в споре. Обратная ситуация обязательна: документы работника, составленные на иностранном языке, предъявляются с переводом на русский.
Нужно ли уведомлять МВД при переводе иностранца на другую должность
Закон требует уведомлений о заключении и о прекращении договора, отдельного уведомления о переводе в 115-ФЗ нет. Но перевод затрагивает разрешительный документ: профессия в патенте должна соответствовать новой должности, иначе оформляется переоформление патента, а не только дополнительное соглашение. Проверяйте связку «новая должность — профессия в патенте — субъект РФ» до издания приказа о переводе.
Что делать, если работник оказался в реестре контролируемых лиц
Само по себе включение в реестр не является основанием для увольнения. Первое действие — проверить, действуют ли его разрешительные документы и миграционный учёт, потому что в реестр вносят иностранцев без законных оснований находиться в стране. Дальше решение принимается по общим правилам главы 50.1 ТК РФ, а сведения по реестру обновляются каждые 4 часа, и исключение из него отражается в течение суток.
