Простая электронная подпись — это логин, пароль и код подтверждения, которыми вы входите в программу работодателя и нажимаете кнопку «Подписать». Её не выдают в удостоверяющем центре и не записывают на флешку: работодатель заводит вам учётную запись в своей системе, а юридическую силу подписи даёт связка из положения о КЭДО, вашего согласия на электронное взаимодействие и правил определения подписанта по 63-ФЗ. Расходы на получение и использование электронной подписи работника несёт работодатель, это статья 22.2 ТК РФ. Главное ограничение: в системе работодателя ПЭП закрывает заявления, ознакомления и большинство приказов, а трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод и заявление об увольнении работник подписывает только УНЭП или УКЭП.
Разберём порядок получения по шагам, покажем, что проверить до первого нажатия кнопки «Подписать», и чем ПЭП отличается от УНЭП в Госключе по условиям выпуска. Отдельно разложим, какой файл приходит вместе с документом — .sig, .p7s или .sgn — и почему без него подпись не проверяется. Во второй половине статьи: таблица подписей по видам кадровых документов, порядок действий при забытом пароле и отозванном сертификате, тарифы на подключение сотрудников и ответы на частые вопросы.
Что такое простая электронная подпись и почему её не выдают на флешке
По 63-ФЗ простая электронная подпись подтверждает факт подписания конкретным лицом через коды, пароли и иные средства. Ни сертификата, ни криптографического ключа на носителе здесь нет: подписью считается сам факт входа под вашими учётными данными и подтверждение действия в системе. Код из СМС при оплате в банковском приложении устроен так же.
Равнозначной собственноручной подписи ПЭП становится не сама по себе. Нужен нормативный акт или соглашение, в котором определены два обязательных условия: правила определения лица, подписывающего документ, и требование соблюдать конфиденциальность ключа подписи. В кадровых отношениях роль такого соглашения играет положение о КЭДО как локальный нормативный акт плюс ваше письменное согласие на электронное взаимодействие по статье 22.2 ТК РФ. Документы, содержащие государственную тайну, простой подписью не подписываются вообще.
Отсюда растёт и главный технический недостаток. В ПЭП нет сертификата и хеша документа, поэтому по одной лишь ПЭП нельзя доказать, что документ не изменялся после подписания и что подписание произошло именно в указанную минуту. Усиленная подпись эту задачу решает, простая — нет. Работодатели по этой причине часто оставляют ПЭП только для массовых документов, а всё, что связано с деньгами и увольнением, переводят на усиленную подпись.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Простая электронная подпись — это ваши учётные данные для входа в систему, и ничего больше. Юридическую силу ей даёт не программа, а документ, где написано, как система определяет подписанта и что вы обязаны хранить пароль в тайне. Откройте раздел ознакомлений в личном кабинете: если положения о КЭДО в списке нет, у подписи нет основания, и спорить в случае конфликта будет не о чем.»
Проверить своё положение просто: в личном кабинете найдите список локальных нормативных актов, с которыми вы ознакомлены, и убедитесь, что положение о КЭДО и ваше согласие там есть.
Как получить простую электронную подпись для программы работодателя
Получение ПЭП — это не поход в удостоверяющий центр, а активация учётной записи в системе, которую работодатель уже подключил. Если КЭДО в компании не запущен, получить ПЭП для кадровых документов нельзя: подписывать будет нечем и негде, документы останутся на бумаге. В сервисе Добыто администратор добавляет сотрудника в организацию и назначает ему роль, после чего человек входит по электронной почте или телефону, а при желании через учётную запись Яндекса или ВКонтакте.
Как получить ПЭП и подписать первый документ: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, введён ли КЭДО. Работодатель принимает положение о КЭДО и приказ о введении электронного документооборота, определяет систему и виды подписи для каждого типа документов.
- Шаг 2. Дайте письменное согласие на взаимодействие через КЭДО по статье 22.2 ТК РФ. Без согласия работодатель обязан продолжать бумажный оборот, а отказ не влечёт для вас негативных последствий.
- Шаг 3. Получите приглашение в систему на рабочую почту или телефон и создайте аккаунт: укажите почту, телефон, задайте пароль.
- Шаг 4. Подтвердите контакты. Именно связка «учётная запись плюс подтверждённый канал» и работает дальше как ключ простой подписи, поэтому пароль и доступ к телефону не передаются коллегам.
- Шаг 5. Заполните профиль: ФИО, должность, отдел, организация. Эти данные подставляются в шаблоны документов, и расхождение с кадровыми сведениями придётся исправлять до подписания.
- Шаг 6. Откройте первый документ из раздела «Документы» или из уведомления, прочитайте его целиком и нажмите «Подписать», затем подтвердите действие во всплывающем окне. Комментарий необязателен.
- Шаг 7. Скачайте подписанный документ себе. После исполнения он остаётся в архиве, но личная копия с файлом подписи избавляет от запросов в кадровую службу.
Что проверить до первого нажатия «Подписать»
- Совпадают ли ФИО и должность в документе с вашими кадровыми данными.
- Тот ли это документ, который вы ожидали: открывайте файл целиком, а не заголовок в уведомлении.
- Какой вид подписи требует система именно для этого типа документа.
- Указан ли срок на подписание: этап может закрыться автоматически, и документ вернётся кадровой службе.
- Есть ли у вас доступ к телефону, на который приходит код подтверждения.
- Сохраняется ли подписанный документ в архив и можете ли вы его скачать.
Полезно знать: именно в положении о КЭДО работодатель указывает, в какой системе ведётся документооборот, какие документы туда попадают и какими видами подписи они подписываются. На практике удобнее, когда для работника оставлен один вид подписи: несколько параллельных вариантов сотрудники путают чаще, чем используют.
Каким документам простой подписи не хватит
Статья 22.3 ТК РФ делит кадровые документы на две группы, и от группы зависит, чем именно вы подписываете. Для короткого перечня самых значимых документов работнику нужна усиленная подпись, для всего остального достаточно простой, если правила её применения закреплены соглашением сторон.
| Документ | Подпись работника | Подпись работодателя |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | УКЭП или УНЭП, в том числе УНЭП из Госключа | УКЭП |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП или УНЭП | УКЭП |
| Ученический договор, договор на получение образования | УКЭП или УНЭП | УКЭП |
| Согласие на перевод | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявление об увольнении и его отзыв | УКЭП или УНЭП | не требуется |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | ПЭП, УНЭП или УКЭП при ознакомлении | УКЭП |
| Заявление на отпуск, ознакомление с ЛНА, служебные записки, расчётные листки | ПЭП, УНЭП или УКЭП | УКЭП или УНЭП |
Отдельный режим действует на цифровой платформе «Работа России»: там работник вправе применять простую электронную подпись, ключ которой получен при личной явке через подтверждённую учётную запись, включая подписание трудового договора. Подписанный на платформе документ дополнительно заверяется усиленной подписью портала, и в выгруженном архиве вы увидите штамп Федеральной службы по труду и занятости с номером сертификата и сроком его действия.
Во что обходится ошибка с видом подписи
Цена ошибки считается не стоимостью переоформления. Если документ из обязательного перечня подписан простой подписью, для инспектора он оформлен с нарушением порядка: часть 1 статьи 5.27 КоАП даёт штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, а должностному лицу от 1000 до 5000 рублей. В суде такой документ теряет доказательственную силу.
Судебная практика по электронным кадровым документам пока небольшая, но показательная. В одном споре работник крупного банка заявил, что не подписывал соглашение об увольнении: усиленные подписи выпускались на токенах и хранились в сейфе, доступ к которому не был закрыт. Суд проверил, введён ли электронный документооборот надлежащим образом и передавался ли на подпись именно тот документ, и восстановил работника, взыскав компенсацию. Во втором деле разнорабочий розничной сети подписал, как он считал, заявление об оплате больничного, а фактически — заявление об увольнении по собственному желанию; увольнение признали незаконным, работника восстановили в должности и взыскали средний заработок.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Суд по такому спору смотрит не на красивый штамп в PDF, а на комплект: положение о КЭДО, согласие работника, действовал ли сертификат в момент подписания и тот ли документ ушёл на подпись. Штамп с надписью «Подписано цифровой подписью» — это визуализация для человека, юридическую нагрузку несут файл подписи и сертификат. Поэтому храните у себя не картинку, а сам подписанный файл вместе с файлом подписи.»
Если простой подписи мало: Госключ, УНЭП работодателя и УКЭП
Усиленную неквалифицированную подпись работник получает двумя путями. Первый — мобильное приложение Госключ на портале Госуслуг: сертификат УНЭП выпускается сразу после установки приложения, для этого достаточно подтверждённой учётной записи, а порядок формирования и использования такой подписи задан постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Отдельное соглашение сторон о признании УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства, не требуется. Для УКЭП в том же приложении понадобятся биометрический загранпаспорт нового образца и смартфон с модулем NFC.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Второй путь — УНЭП, которую выпускает сам работодатель или его сервис. Такая подпись работает по соглашению сторон: в нём фиксируется порядок её проверки. Квалифицированную подпись выпускает только удостоверяющий центр, аккредитованный Минцифры, и с 2023 года она оформляется на физическое лицо, а полномочия подтверждаются машиночитаемой доверенностью.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что выдавать подписи вручную некому, штатный удостоверяющий центр для этого не нужен: в практике Добыто виды подписи закрепляются в положении о КЭДО, а перед раскаткой на всю компанию мы закладываем пилотную группу, на которой снимается основная часть ошибок настройки.
| Ваша ситуация | Что подойдёт | Что критично |
|---|---|---|
| Работаете в офисе, подписываете заявления и ознакомления | ПЭП в системе работодателя | положение о КЭДО и ваше согласие |
| Устраиваетесь дистанционно, договор подписывается до выхода | УНЭП из Госключа | подтверждённая учётная запись на Госуслугах |
| Материально ответственная должность | УНЭП или УКЭП | договор о матответственности простой подписью не подписывается |
| Подписываете документы от имени компании для контрагентов и ведомств | УКЭП на физлицо плюс МЧД | коды полномочий в доверенности и срок её действия |
| Взаимодействуете с работодателем через «Работу России» | ПЭП, полученная при личной явке, или УКЭП | для УКЭП на портале нужен плагин браузера |
Разница между строками таблицы сводится к одному вопросу: подписываете вы документ внутри трудовых отношений или от имени организации вовне. Во втором случае простая подпись не рассматривается вообще.
Факт: закрытая часть ключа Госключа хранится на вашем смартфоне, а не у оператора. Удалили приложение или забыли пароль от него — доступа к прежней подписи нет ни у вас, ни у ведомства: придётся выпускать новый сертификат с новым сроком действия.
Шаблоны заявлений и документов по электронной подписи
Комплект для типовых ситуаций работника: начните с согласия на переход на КЭДО, остальное понадобится точечно.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Заявление на выпуск квалифицированного сертификата ЭП | Скачать |
| Заявление на аннулирование сертификата ЭП | Скачать |
| Машиночитаемая доверенность: образец и структура XML | Скачать |
| Инструкция по установке ЭЦП на компьютер | Скачать |
Как подписать документ в программе: КЭДО, 1С, Word и КриптоПро
Кнопка «Подписать» выглядит по-разному в зависимости от того, где документ живёт. В сервисе КЭДО подписание сводится к трём действиям: открыть документ, нажать «Подписать», подтвердить действие во всплывающем окне; в практике Добыто комментарий при этом остаётся на усмотрение подписанта, а маршрут согласования виден целиком, вместе со статусом каждого участника. Если работодатель ведёт учёт в 1С:ЗУП, кадровый специалист отправляет комплект из привычного интерфейса через модуль интеграции, а статус подписания возвращается обратно в базу.
Когда документ надо подписать вне кадровой системы, работает связка криптопровайдера и программы. КриптоПро CSP сам по себе интерфейса подписания не даёт: он хранит контейнер с ключом и обслуживает запросы. Подписывают через «Инструменты КриптоПро», КриптоАРМ, Adobe Acrobat с модулем КриптоПро PDF или через надстройку «Строка подписи (КРИПТО-ПРО)» в Word. Если такого пункта в Word нет, надстройка не установлена или отключена в параметрах.
Подпишите документ электронной подписью прямо в браузере
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Перед подписанием придётся выбрать формат, и это влияет на то, сколько файлов вы получите. Присоединённая подпись упаковывается в один файл вместе с документом: потерять её нельзя, но открыть исходный документ без специальной программы не выйдет. Открепленная подпись создаёт второй файл рядом с документом, и проверять их нужно только парой. Расширение этого файла задаётся в настройках: p7s, sig или sgn, формат подписи при этом CAdES-BES. Само расширение не меняет юридическую силу, но принимающая сторона обычно требует конкретное.
Лайфхак: если при подписании программа сообщает, что не найден корневой сертификат, откройте сертификат и посмотрите цепочку издателей. У квалифицированной подписи она устанавливается вместе с сертификатом, а у неквалифицированной корневой сертификат удостоверяющего центра нужно установить как доверенный вручную.
Когда простая электронная подпись не подходит
ПЭП рассчитана на трудовые отношения внутри системы работодателя, и за их пределами она не работает. Первый случай — исполнители по договору ГПХ и самозанятые: правила статей 22.1-22.3 ТК РФ на них не распространяются, порядок подписания определяется самим договором по 63-ФЗ, и переносить кадровые формулировки на такие отношения нельзя.
Второй случай — документы вовне: отчётность, обмен с контрагентами, обращения в ведомства. Здесь нужна квалифицированная подпись физического лица и машиночитаемая доверенность. МЧД — это XML-файл, а не картинка: он читается алгоритмом, который проверяет полномочия по кодам из классификатора и решает, вправе ли человек подписывать конкретный документ. Для налоговых действий доверенность формируется в сервисе ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме», и там же доступен классификатор полномочий.
Для сотрудника филиала правило то же: доверенность выдаёт юридическое лицо, а не филиал, подписывает её руководитель организации своей квалифицированной подписью, и в файл попадают данные представителя вместе с перечнем полномочий. Передоверие оформляется только через нотариуса, с паспортом нового представителя и актуальной выпиской из ЕГРЮЛ.
Третий случай — документы, которые вообще не переводятся в электронный вид. По статье 22.1 ТК РФ на бумаге остаются трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Простой подписью не подписываются и документы, содержащие государственную тайну.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Подпись сотрудника и подпись от имени компании — разные истории, и путать их дорого. Внутри трудовых отношений хватает того, что выдал работодатель. Как только вы подписываете что-то для ведомства или контрагента, нужна квалифицированная подпись на вас как на физлицо и действующая машиночитаемая доверенность. Проверьте в ней срок и коды полномочий до отправки: алгоритм на приёме отклонит документ молча.»
Что делать, если подпись не работает или вы забыли пароль
Забытый пароль от кадровой системы восстанавливается стандартно, через ссылку восстановления и подтверждение по почте или телефону. Если сменился номер телефона, восстановление уходит к администратору: код подтверждения и есть та часть ключа простой подписи, которую система считает вашей.
С Госключом иначе. Пароль от приложения нигде не хранится, восстановить его нельзя, а переустановка приложения означает выпуск новой подписи с новым сроком действия. Ранее подписанные документы при этом остаются действительными: подпись проверяется по сертификату, который действовал в момент подписания.
Отдельный сценарий — отозванный или истёкший сертификат. Если сертификат отозван, программа покажет статус «Сертификат недействителен» с данными издателя, и подписать таким ключом уже нельзя. При увольнении подпись не исчезает сама: учётную запись в системе работодатель отключает, а квалифицированный сертификат владелец отзывает заявлением в тот удостоверяющий центр, который его выпускал. Иметь одновременно две действующие подписи на одно физическое лицо не запрещено, но и отозвать нужно каждую отдельно.
Когда возникает спор о дате, помогает не штамп на документе, а история действий. Система КЭДО фиксирует, когда документ создан, отправлен, открыт и подписан, и выгружает архив вместе с файлами подписи; в Добыто подписанные документы и файлы подписи скачиваются из архива в любой момент. Для усиленной подписи ту же задачу решает штамп времени доверенной службы: он фиксирует точное время и хеш документа, поэтому дату подписания можно подтвердить и после окончания срока действия сертификата.
Внимание: при увольнении сертификат не аннулируется автоматически. Пока владелец не подал заявление в удостоверяющий центр, запись о подписи остаётся в системе, а привязанная к ней машиночитаемая доверенность может продолжать действовать, если в ней не указана должность.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Когда работник приходит с вопросом «а чем я докажу, что подписал именно это», мы советуем одно: сразу после подписания скачать документ и файл подписи и держать их вместе. Проверка подписи без пары файлов невозможна, а через год восстанавливать комплект будет некому. Это две минуты сейчас и снятая претензия потом.»
Стоимость подключения сотрудников к КЭДО и электронные подписи в тарифах
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: подписи для работников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП для сотрудника | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и SLA — в «Корпорацию». Условия по каждому тарифу и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указана минимальная оплата и порядок перехода между тарифами.
Работнику платить за подпись не нужно ни при каком тарифе: расходы на её получение и использование по статье 22.2 ТК РФ несёт работодатель.
Выводы
Простая электронная подпись работника — это учётная запись в системе работодателя, подкреплённая положением о КЭДО и согласием на электронное взаимодействие. Она закрывает заявления, ознакомления и большинство приказов, но останавливается на перечне из статьи 22.3 ТК РФ, где нужна усиленная подпись: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении. Бесплатную УНЭП работник выпускает в Госключе за несколько минут, а для документов от имени компании понадобятся квалифицированная подпись на физлицо и машиночитаемая доверенность.
Мы в Добыто ежедневно настраиваем эту связку на стороне работодателя: закрепляем виды подписи в положении о КЭДО, разводим документы по маршрутам и следим, чтобы у каждого сотрудника подпись соответствовала типу документа, который ему приходит.
Частые вопросы
Можно ли подписать заявление на отпуск простой подписью, если положение о КЭДО не принято
Нет. Простая подпись становится равнозначной собственноручной только при наличии документа, где определены правила определения подписанта и требование к конфиденциальности ключа. Без положения о КЭДО и вашего согласия по статье 22.2 ТК РФ заявление подписывается на бумаге, даже если техническая возможность в программе есть.
Обязан ли работник переходить на КЭДО и что будет, если отказаться
Переход добровольный: работодатель запрашивает письменное согласие, а отказ не влечёт негативных последствий, и кадровые документы для вас продолжают оформляться на бумаге. Исключение сделано для тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа до этой даты: от них согласие не требуется.
Работодатель предлагает купить подпись за свой счёт — это законно
Нет. Расходы на получение работником электронной подписи и на её использование несёт работодатель, это прямо закреплено в статье 22.2 ТК РФ. Если требование повторяется письменно, обращение подаётся в государственную инспекцию труда через сервис онлайнинспекция.рф.
Чем ПЭП на платформе «Работа России» отличается от подписи в системе работодателя
Ключ такой подписи получен при личной явке через подтверждённую учётную запись, поэтому на платформе ею можно подписать даже трудовой договор. Дополнительно документ заверяется усиленной подписью портала: в выгруженном архиве вы увидите штамп Федеральной службы по труду и занятости с номером сертификата и сроком действия, а также отдельный файл, подтверждающий неизменность документа.
Как проверить, что документ подписан именно мной и не менялся после подписания
Нужны два элемента: сам документ и файл подписи. Для присоединённой подписи это один файл, для открепленной — документ плюс .sig, .p7s или .sgn. В сервисе проверки загружаются оба файла, после чего видно владельца сертификата, издателя, срок действия и статус: действителен сертификат или отозван. По простой подписи такой проверки не существует, её подтверждают записи системы о входе и действиях пользователя.
Может ли у одного человека быть несколько электронных подписей одновременно
Может, и запрета на это нет: подпись на токене и подпись, выпущенная в приложении, действуют параллельно и не отменяют друг друга. Важно только одно правило: документ, который вы прикладываете к машиночитаемой доверенности, подписывается той же подписью, данные которой указаны в доверенности, иначе полномочия не подтвердятся.
