Электронную подпись можно поставить на отсканированную копию документа: криптографически подпись ложится на любой файл, включая PDF или JPG со сканом бумажного листа. Юридический результат при этом другой, чем обычно ожидают. Подписывая скан, вы создаёте новый электронный документ, который подтверждает, что именно этот образ передали именно вы и после подписания его не меняли. Подлинность самой бумаги и собственноручную подпись на ней ваша ЭП не удостоверяет. Главное различие, от которого зависит порядок действий: если получатель принимает электронный образ (внутреннее согласование, обмен с контрагентом по соглашению сторон, обращение в поддержку), скана с УКЭП достаточно; если речь о кадровом документе по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, электронный образ допускается только в исключительных ситуациях и с последующим представлением бумаги.
Разберём, чем подписанный скан отличается от электронного оригинала, какой файл получится на выходе и почему рядом с PDF появляется второй файл с расширением .sig или .p7s. Покажем, как выбрать вид подписи под конкретного получателя и что проверить в скане до подписания, чтобы его не вернули. Отдельно разберём штамп о подписи на странице: что он доказывает, а что нет. Пошаговая инструкция подписания, сценарная таблица по получателям, разбор частых сбоев с токеном и PIN-кодом, образцы документов и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Загрузите скан и подпишите его прямо здесь: форма принимает несколько файлов за один сеанс и отдаёт либо присоединённую подпись, либо документ вместе с отдельным файлом подписи.
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Что именно вы подписываете, когда ставите подпись на скан
Электронная подпись по 63-ФЗ — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме или иным образом с ней связана и используется для определения подписывающего лица. Никаких требований к содержимому подписываемого файла закон не устанавливает. Для криптографии PDF со сканом заявления и XML-накладная неразличимы: сначала вычисляется хэш файла, потом хэш подписывается закрытым ключом.
Отсюда конкретный объём доказательства. Подписанный скан подтверждает две вещи: файл после подписания не изменяли, и подписал его владелец сертификата. Он не подтверждает, что на бумажном листе стоит настоящая собственноручная подпись, что бумажный оригинал вообще существует и что вы отсканировали все страницы. Если спор пойдёт о содержании бумаги, ЭП на скане поможет только зафиксировать, какой образ и когда вы передали.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Электронная подпись под сканом отвечает за файл, а не за бумагу. Поэтому мы советуем подписывать скан только тогда, когда обе стороны понимают, что обмениваются образом, а не оригиналом. Если вопрос принципиальный, оригинал остаётся у вас на руках и предъявляется по запросу.»
Факт: усиленная подпись фиксирует целостность документа, а простая электронная подпись такой проверки не даёт: при её использовании никаких преобразований с текстом документа не происходит, фиксируется только факт подписания.
Скан, электронный образ и электронный документ: разница, которая решает вопрос
Три похожих слова обозначают разные сущности, и приёмные стороны различают их жёстко. Электронный документ изначально создан в электронной форме и подписан ЭП. Электронный образ — это документ на бумажном носителе, преобразованный в электронную форму путём сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов; такое определение даёт статья 22.3 ТК РФ. Просто скан без подписи — файл, за который никто не отвечает.
| Что это | Как появился | Чем подтверждается | Ограничение |
|---|---|---|---|
| Скан без подписи | Сканирование или фотографирование бумаги | Ничем: файл можно изменить незаметно | Годится для ознакомления, не для доказывания |
| Электронный образ, подписанный ЭП | Тот же скан плюс подпись отправителя | Целостность файла и подписант из сертификата | В кадровом обороте — исключительные ситуации с последующей передачей бумаги |
| Электронный документ | Создан сразу в электронной форме и подписан | Содержание документа и подпись сторон | Для УНЭП и ПЭП нужны соглашение или нормативный акт |
| Распечатка электронного документа со штампом | Печать файла с визуализацией подписи | Ничем: штамп проверить нельзя | Знакомит с содержанием, юридической значимости не несёт |
Разница видна в строке про кадровые документы. Статья 22.3 ТК РФ разрешает работодателю и работнику обмениваться электронными образами документов при катастрофе природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастном случае на производстве, пожаре, наводнении, землетрясении, эпидемии и в других исключительных случаях — и прямо требует потом представить те же документы на бумажном носителе. Плюс четыре документа вообще не переводятся в КЭДО по части 3 статьи 22.1 ТК РФ: трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Для квалифицированной подписи никаких дополнительных соглашений заключать не нужно: она признаётся по закону. А вот если вы подписываете скан неквалифицированной или простой подписью, между сторонами должно быть соглашение с порядком создания и проверки подписи и порядком разбора конфликтных ситуаций. Проверьте, есть ли такое соглашение, до того как отправите файл.»
Как подписать скан бумажного документа
Порядок действий одинаков для домашнего компьютера и для рабочего места в офисе, различаются только программа и место хранения ключа. Основное время уходит не на подписание, а на подготовку файла: приёмные стороны возвращают скан чаще из-за нечитаемых реквизитов, чем из-за проблем с криптографией.
Как подписать скан электронной подписью: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Соберите скан в один файл. Все страницы бумажного документа, включая оборотные стороны и приложения, идут одним PDF в правильном порядке и без переворотов. Реквизиты — номер, дата, подписи, печать — должны читаться без увеличения.
- Шаг 2. Уточните у получателя два параметра: какой вид подписи он принимает (ПЭП, УНЭП или УКЭП) и какая подпись ему нужна — присоединённая внутри файла или открепленная отдельным файлом. Эти два ответа определяют все дальнейшие настройки.
- Шаг 3. Проверьте сертификат до подписания: срок действия, ФИО владельца, организацию. Сертификат, действие которого истекло, подпись не создаст, а попытка подписать им закончится ошибкой на последнем шаге.
- Шаг 4. Подпишите файл. В программе выбирается сертификат, вид подписи и расширение файла подписи. Если ключ лежит на токене, потребуется PIN-код носителя.
- Шаг 5. Проверьте результат сразу после подписания: подпись должна проходить проверку, а цепочка сертификатов — выстраиваться до аккредитованного удостоверяющего центра.
- Шаг 6. Передайте комплект целиком. При откреплённой подписи это два файла: исходный PDF и файл подписи с тем же именем. Переименовывать документ после подписания нельзя — проверка сломается.
В сервисе Добыто скан загружается как обычный файл: при создании документа задаются тип и маршрут подписания, а подписанный комплект остаётся в архиве и выгружается на устройство в любой момент. Для работника это снимает шаг с ручной пересылкой пары файлов, из-за которого чаще всего теряется файл подписи.
Открепленная подпись, файлы .sig и .p7s и почему их пять разных имён
Подпись бывает присоединённой и откреплённой. В первом случае документ упаковывается внутрь контейнера подписи, и на выходе остаётся один файл, который без специальной программы не откроется как PDF. Во втором исходный скан остаётся нетронутым, а рядом появляется небольшой файл подписи. Формат контейнера — CMS, он же PKCS#7, либо усовершенствованный CAdES со штампом времени.
Расширения .sig, .p7s, .sgn, .sign и .bin в настройках программ подписания означают одно и то же содержимое контейнера, различается только имя файла. Выбор диктует приёмная сторона: одна система ждёт .sig, другая принимает только .p7s, третья отклоняет .sgn. Если файл не приняли из-за расширения, переименование решает вопрос, потому что внутри ничего не меняется.
В практике Добыто самая частая ошибка при отправке подписанного скана выглядит так: получателю уходит только PDF, а файл подписи остаётся в папке отправителя. Проверить подпись в этом случае нельзя, и документ возвращают.
Полезно знать: визуализация подписи добавляет штамп не на оригинальный документ, а на его копию. Если PDF подписан откреплённой подписью, в самом файле никакой отметки о подписании не появится.
Штамп о подписи на скане: что он доказывает
Штамп с надписью о цифровой подписи, датой и данными сертификата — это картинка, нарисованная поверх страницы. Он удобен для чтения и бесполезен для доказывания. Юридическую значимость несёт электронный оригинал с подписью, которую можно проверить; распечатка со штампом только знакомит человека с содержанием документа.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Если контрагент или ведомство отдаёт вам PDF со штампом вместо электронного оригинала с подписью, запрашивайте оригинал. Проверить подпись под распечаткой невозможно, а значит, в споре такой файл работает как обычная копия. Это касается и сканов, которые вы отправляете сами: отдавайте файл подписи вместе с документом.»
Проверить чужую подпись под сканом можно бесплатно и без установки программ. Понадобятся сам документ и файл подписи: сервис проверки электронной подписи на Госуслугах покажет статус подписи, владельца сертификата и издателя. Там же проверяется отдельно сертификат и машиночитаемая доверенность, если документ подписан представителем по МЧД.
Чем подписывать: КриптоПро CSP, токен и мобильные варианты
Связка криптопровайдера и носителя ключа определяет, где физически происходит подписание. КриптоПро CSP версий 5.0 R1, 5.0 R2 и 5.0 R3 сертифицирована по классам КС1, КС2 и КС3; сертификаты всех трёх релизов действуют до 1 мая 2027 года. Начиная с версии 5.0 поддерживаются носители, которые не отдают ключ наружу, а с 5.0 R2 добавлена работа через открытый интерфейс PKCS#11.
Ключи делятся на извлекаемые и неизвлекаемые. Извлекаемый ключ на время операции попадает в оперативную память компьютера, а токен работает как защищённое PIN-кодом хранилище: так устроены пассивные носители вроде Рутокен Лайт. Неизвлекаемый ключ генерируется криптоядром внутри микроконтроллера, никогда не покидает память носителя и скопирован быть не может. Удостоверяющий центр ФНС по своему регламенту выдаёт только неэкспортируемый контейнер: скопировать такой ключ на второй носитель не получится.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: если токен с ключом утрачен, немедленно сообщите в удостоверяющий центр и отзовите сертификат. Даже если средство подписи позволяет хранить копии ключей, после утраты пользоваться копиями нельзя — нужны новые ключи и новый сертификат.
Производительность на подписании скана обычно не проблема. Хэш большого файла считается программно на компьютере, а сама операция подписи на токене занимает около 0,3 секунды. Память носителя ограничивает не скорость, а количество ключей: в 128 килобайт защищённой памяти помещается до 31 контейнера формата CSP, а если удостоверяющий центр дописал в сертификат много расширений, один контейнер может занимать порядка 12 килобайт.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что раздавать сотрудникам токены под каждое заявление нерационально, для подписания кадровых документов внутри компании токен каждому не нужен: ПЭП и УНЭП работникам выпускаются в самом сервисе.
Какая подпись нужна под скан в зависимости от получателя
Требования задаёт принимающая сторона, поэтому один и тот же скан для разных адресатов подписывается по-разному.
| Кому отправляете скан | Вид подписи | Что критично |
|---|---|---|
| Работодателю в систему КЭДО | ПЭП или УНЭП по правилам системы | Документ не должен входить в четыре исключения статьи 22.1 ТК РФ |
| Контрагенту напрямую по почте | УКЭП без соглашения, УНЭП только по соглашению сторон | Согласовать расширение файла подписи заранее |
| В государственный орган или на площадку | УКЭП | Сертификат аккредитованного УЦ, действующий на дату подписания |
| От имени компании, но не руководителем | УКЭП физического лица плюс МЧД | Полномочия в доверенности должны покрывать этот документ |
| Во внутреннее согласование | ПЭП по правилам, утверждённым в организации | Правила должны позволять установить подписавшего |
Строка про МЧД чаще всего вызывает вопросы в компаниях с филиалами. Филиал не является юридическим лицом, поэтому доверенность оформляется от имени самой организации и подписывается УКЭП руководителя, а сотрудник филиала подписывает документы своей подписью физического лица.
Когда подписывать скан не нужно
Сканирование бумаги ради электронной подписи оправдано не всегда. Если документ можно создать сразу в электронной форме и подписать как электронный оригинал, промежуточный этап с бумагой только добавляет риск: образ хуже читается, теряются приложения, появляется вопрос о судьбе бумажного экземпляра.
Скан не решает задачу в четырёх случаях. Первый — документ входит в перечень исключений части 3 статьи 22.1 ТК РФ и остаётся на бумаге независимо от того, чем вы его подписали. Второй — приёмная сторона по своему регламенту принимает только оригинал или нотариальную копию. Третий — реквизиты на скане не читаются, и подпись зафиксирует нечитаемый образ. Четвёртый — между сторонами нет соглашения, а подписываете вы неквалифицированной подписью.
Что идёт не так и во что это обходится
Заблокированный PIN-код носителя останавливает подписание полностью. Число попыток ввода ограничено, после исчерпания пользовательский PIN блокируется, и разблокировать его можно только администраторским PIN через панель управления носителя. Если администраторский PIN тоже утерян, носитель форматируется, а ключ с сертификатом выпускается заново.
Второй типовой сбой — файл подписи не доходит до получателя. Почтовые сервисы фильтруют вложения по расширению, и файлы .sig, .p7s и .sgn часто отсекаются на стороне получателя. Решение простое: упаковать документ и файл подписи в архив и отправить одним вложением.
Цена ошибки считается не стоимостью повторного подписания, а сроком. Партия скан-копий, подписанных не тем видом подписи или отправленных без файла подписи, возвращается целиком: приёмная сторона не разбирает комплект по одному файлу. Переподписание требует повторного согласования с контрагентом, а если сертификат за это время истёк, добавляется выпуск нового. При этом документы, подписанные ключом, включённым в список отозванных сертификатов, проверку не пройдут вовсе.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перед массовой раскаткой подписания мы прогоняем пилотную группу: несколько человек подписывают реальные документы и отправляют их реальному получателю. Это снимает основную часть ошибок настройки — расширение файла подписи, вид подписи, порядок передачи комплекта. Прогон занимает день и экономит недели на переподписании.»
Образцы для работы с подписанными сканами и файлами подписи
Комплект закрывает две задачи: зафиксировать результат проверки подписи и договориться с второй стороной о порядке обмена. Начните с протокола проверки — он нужен всякий раз, когда подписанный файл принимается на хранение.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
| Чек-лист диагностики «Подпись не валидна» | Скачать |
| Регламент двустороннего обмена документами | Скачать |
| Письмо контрагенту о переподписании (образец) | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников (XLSX) | Скачать |
Стоимость подписания сканов и тарифы КЭДО на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив подписанных файлов.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив подписанных документов | входит в тариф «Бизнес» | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: электронные подписи для сотрудников входят в тариф, а переход между тарифами пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав тарифов и условия перехода опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Для разовой задачи платить не нужно вовсе: подписать скан и проверить чужую подпись можно бесплатно через форму в начале этой статьи.
Выводы
Технически подпись ставится на любой файл, поэтому отсканированную копию подписать можно всегда. Юридически подписанный скан остаётся электронным образом: он подтверждает целостность файла и личность отправителя, но не заменяет бумажный оригинал и в кадровом обороте применяется ограниченно. Практический результат зависит от трёх решений: вид подписи под конкретного получателя, присоединённая или откреплённая форма и передача файла подписи вместе с документом.
Мы в Добыто ежедневно разбираем ситуации, когда подписанный комплект не принимают из-за расширения файла или потерянного файла подписи, и настраиваем маршруты так, чтобы сотрудник не выбирал эти параметры вручную. Подписание сканов, электронных оригиналов и хранение подписанных комплектов работают в одном окне.
Частые вопросы
Можно ли вместо сканера сфотографировать документ на телефон
Статья 22.3 ТК РФ прямо называет два способа получения электронного образа: сканирование и фотографирование, при условии сохранения реквизитов документа. Фотография подойдёт, если на снимке читаются номер, дата, подписи и печать, лист не обрезан по краям и нет бликов на тексте. Для многостраничного документа снимки собираются в один PDF в порядке страниц, иначе получатель не сможет соотнести приложения с основным текстом.
Сохранит ли подписанный скан силу после окончания срока действия сертификата
Срок действия ключа подписи и срок действия ключа проверки подписи различаются: подписывать можно до истечения первого, проверять — до истечения второго. Чтобы значимость сохранялась дольше, подпись переводят в усовершенствованный формат CAdES со штампом времени и архивной меткой. Для документов с длительными сроками хранения это делается заранее, а не в момент спора.
Можно ли подписать скан подписью директора, если токен лежит у меня
Часть 1 статьи 10 63-ФЗ обязывает участников электронного взаимодействия не допускать использование принадлежащих им ключей без их согласия. Формально передачу ключа закон не регламентирует, но подпись под документом при этом будет считаться подписью владельца сертификата, и ответственность останется на нём. Штатное решение — машиночитаемая доверенность: сотрудник подписывает своей УКЭП физического лица, а полномочия подтверждает МЧД.
Сколько сканов можно подписать за один сеанс
Программы подписания поддерживают пакетный режим, когда один сертификат применяется сразу к набору файлов. Ограничение по скорости даёт не подпись, а хэширование: сама операция на токене занимает около 0,3 секунды, а хэш большого файла считается программно на компьютере. Для партии сканов узким местом обычно оказывается размер файлов, а не количество документов.
Получатель просит подпись внутри PDF, а у меня получился отдельный файл
Это разные форматы: отдельный файл — откреплённая подпись CMS, подпись внутри PDF — встроенный формат PAdES, который поддерживают не все программы. Переконвертировать откреплённую подпись во встроенную нельзя, документ подписывается заново в программе с поддержкой подписи PDF. Заодно уточните у получателя, нужна ли ему визуализация штампа на странице или достаточно проверяемой подписи.
Нужно ли хранить бумажный оригинал после того, как скан подписан
Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные, а сроки задаются перечнями с указанием сроков хранения и отраслевыми перечнями регуляторов. Организация вправе самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов на основании пункта 2 статьи 13 125-ФЗ «Об архивном деле». Пока по перечню срок хранения не истёк, бумажный экземпляр уничтожать нельзя: подписанный образ его не замещает.
