Собрать подписи сторон онлайн можно через систему электронного документооборота с единым маршрутом, ролями, уведомлениями и проверкой каждой ЭП. В разделе подписание документа двумя электронными подписями собраны инструкции для безопасного обмена.
Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер конференций по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.
Как собрать подписи сторон онлайн: короткий ответ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Загрузите финальную версию документа, укажите подписантов и задайте порядок действий. Система отправит каждому участнику персональную задачу.
Для каждой стороны выберите допустимый вид ЭП. УКЭП, НЭП и ПЭП имеют разные условия признания и способы проверки.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Маршрут может быть последовательным или параллельным. При последовательном подписант получает файл после предыдущей проверки.
При параллельном сценарии все участники подписывают одну версию независимо. Система объединяет результаты в общий контейнер.
После завершения выгрузите исходный документ, файлы подписей, сертификаты, протокол проверки и квитанции доставки.
Юридическая сила зависит не только от кнопки «Подписать». Важны полномочия, согласие на электронный обмен, содержание документа и правила хранения.
| Этап | Что делает организатор | Результат |
|---|---|---|
| Подготовка | Проверяет текст, реквизиты и формат | Финальный файл |
| Настройка маршрута | Добавляет участников и порядок | Задачи подписантам |
| Проверка ЭП | Сверяет сертификаты и полномочия | Подтверждённые подписи |
| Завершение | Сохраняет пакет и уведомления | Архивный оригинал |
Эта последовательность подходит для договоров, актов, заявлений и кадровых документов. Для государственных систем дополнительно проверяют ведомственный формат.
Что подготовить до запуска маршрута
Сначала завершите содержание документа. После первой подписи не меняйте текст, реквизиты и приложения без предусмотренной процедуры согласования.
Проверьте названия организаций, ИНН, адреса, банковские данные, сроки и предмет договора. Ошибка в реквизите не исправляется электронной подписью и требует новой версии.
Определите, кто подписывает документ от каждой стороны. Для сотрудника понадобится приказ, доверенность или МЧД, если он действует от имени организации.
Выберите подходящий формат. PDF удобен для договоров, XML нужен для ведомственных систем, а исходный DOCX сохраняют, если так требует регламент.
Уточните, принимает ли контрагент присоединённые подписи или ожидает отдельные файлы SIG. Согласование формата снижает число отказов.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Зафиксируйте максимальный срок подписания. Автоматическое напоминание помогает не потерять документ в почте и мессенджерах.
Составьте список получателей уведомлений. Юристу может быть нужен протокол, бухгалтерии — подписанный акт, а руководителю — финальный статус.
Как выбрать вид подписи для каждой стороны
УКЭП
УКЭП подтверждается квалифицированным сертификатом и обычно используется для договоров, отчётности и операций в государственных системах.
Проверьте срок сертификата, статус отзыва, цепочку доверия и соответствие владельца реквизитам организации.
НЭП
НЭП применяют, когда стороны закрепили правила её использования. В соглашении описывают идентификацию, хранение ключа и порядок уведомлений.
Система должна зафиксировать, какой пользователь выполнил действие и когда оно произошло. Одного логина без журнала недостаточно.
ПЭП
ПЭП связывает действие с пользователем через пароль, код, учётную запись или иной идентификатор. Такой режим используют только в разрешённых сценариях.
Если закон или регламент требует УКЭП, простая подпись не заменяет её даже при удобном онлайн-маршруте.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, судебный эксперт по корпоративному и трудовому праву: «В маршруте важно назначить не просто подписанта, а правильный вид подписи для его роли и документа».
Последовательное и параллельное подписание
Последовательный маршрут выбирают, когда подписи должны появляться в определённой очереди. Например, менеджер согласует договор, затем руководитель, затем контрагент.
Преимущество очереди — понятная ответственность. Следующий участник видит, кто уже проверил документ и на каком этапе находится задача.
Параллельный маршрут подходит, когда несколько руководителей подписывают одну версию независимо. Система собирает результаты и показывает полный список подписей.
Для параллельного сценария заранее определите, что произойдёт при отказе одного участника. Документ можно вернуть инициатору или завершить с отметкой о неполном комплекте.
При смешанном маршруте сначала подписывают сотрудники одной организации, затем запускается параллельная группа контрагентов. Такой вариант требует подробного регламента.
Не отправляйте один файл по очереди через разные почтовые ящики. Это повышает риск потери версии и не даёт единого протокола событий.
Как проверить каждую подпись
После подписания откройте карточку документа и убедитесь, что система показывает всех участников. Проверьте ФИО, организацию, дату и время операции.
Скачайте протокол проверки. В нём должны быть статус подписи, данные сертификата, алгоритм и результат проверки целостности.
Для откреплённой подписи сохраните исходный файл и SIG вместе. Изменение имени файла может помешать сопоставлению в некоторых программах.
Для присоединённой подписи выгрузите контейнер без повторного сохранения в редакторе. Пересохранение способно изменить байтовую структуру.
Сопоставьте подпись с полномочиями. Сертификат показывает владельца ключа, но не подтверждает право подписывать договор от имени компании без приказа, доверенности или МЧД.
Для представителя проверьте МЧД, срок, ИНН доверителя, ИНН представителя и перечень полномочий.
ФНС России публикует официальные сведения о применении электронной подписи и квалифицированных сертификатах на странице для участников электронного взаимодействия.
Сохраните хеш файла и дату проверки. Это позволит подтвердить, что анализировали ту же версию, которую подписали стороны.
Как отправить документ контрагенту
В системе укажите адрес или идентификатор контрагента. Не пересылайте ссылку на личный кабинет через общий чат, если она даёт доступ к документу.
Отправьте уведомление с коротким описанием действия: проверить реквизиты, подписать УКЭП или отклонить с комментарием.
Установите срок задачи и дату напоминания. Для срочных договоров добавьте резервный канал связи без передачи секретных ключей.
После отправки проверьте статус доставки. Если письмо не дошло, используйте встроенное уведомление системы, а не создавайте второй параллельный документ.
Получив отказ, сохраните причину. Исправляйте документ только через новую версию, чтобы не потерять историю изменений.
Добыто помогает связать уведомления, задачи и результаты подписания с одной карточкой документа, поэтому менеджер видит полный маршрут.
How-to: как собрать подписи сторон онлайн
- Подготовьте финальный файл и проверьте реквизиты.
- Добавьте подписантов и их роли.
- Укажите вид ЭП для каждой стороны.
- Выберите последовательный или параллельный маршрут.
- Настройте уведомления и срок задачи.
- Отправьте документ через защищённую систему.
- Проверьте сертификаты, полномочия и целостность.
- Скачайте оригинал, подписи, протокол и квитанции.
- Сохраните пакет в архиве и отметьте завершение.
Граничные случаи при сборе подписей сторон
Контрагент — физлицо без электронной подписи. Подписать можно ПЭП, но только если стороны заранее заключили соглашение об электронном взаимодействии по ст. 6 63-ФЗ. Без такого соглашения одноразка на телефон не даёт документу силы.
Иностранный контрагент. Подпись, выпущенная за рубежом, признаётся в России по ст. 7 63-ФЗ при соблюдении условий, но по умолчанию российская система её не проверит. На практике стороны либо переходят на бумагу с апостилем, либо выпускают представителю российскую подпись.
Подписант действует по доверенности. Тогда к пакету прикладывают МЧД, и проверять надо не только подпись, но и срок доверенности на дату подписания. Мы в Добыто фиксируем в маршруте обе даты, потому что расхождение всплывает уже в споре.
Одна сторона подписала и передумала. Отозвать поставленную подпись технически нельзя: маршрут либо завершают и оформляют соглашение о расторжении, либо аннулируют весь пакет и запускают заново. Второй вариант чище, если ни одна сторона ещё не приступила к исполнению.
Ошибки при сборе подписей онлайн
Не загружайте черновик и не меняйте его после первой подписи. Любая правка должна создавать новую версию с понятной связью.
Не смешивайте файлы разных документов в одном архиве. Подписант может подтвердить не тот комплект приложений.
Не ограничивайтесь картинкой со штампом. Визуальный вид не заменяет криптографический контейнер и протокол.
Не забывайте про полномочия. Сотрудник может иметь действующий сертификат, но не иметь права подписать конкретный договор.
Не удаляйте уведомления об ошибках. Они показывают, почему маршрут остановился и какие действия предпринимали.
Не отправляйте ключ и пароль контрагенту. Каждый участник должен подписывать документ собственным средством.
Что делать при отказе одного участника
Сохраните статус отказа и комментарий участника. Не удаляйте задачу, потому что она подтверждает ход согласования.
Проверьте, связан ли отказ с содержанием документа, полномочиями или технической ошибкой. Для каждой причины нужен отдельный сценарий исправления.
Если нужно изменить текст, создайте новую версию и заново назначьте подписантов. Старую версию оставьте в истории маршрута.
При ошибке сертификата попросите участника повторить проверку на том же файле. Не принимайте скриншот вместо полного протокола.
Если срок доверенности закончился, получите новую МЧД или назначьте другого представителя. Зафиксируйте замену в карточке договора.
После исправления отправьте уведомление всем участникам. Они должны видеть, какая версия стала актуальной и какие подписи требуется собрать.
Пакет с подписями хранят целиком: документ, файлы подписей и протокол проверки.
Как хранить подписанный пакет
Сохраните исходный документ, контейнеры, сертификаты и отчёты в одной папке или карточке ЭДО. Укажите идентификатор договора и дату завершения.
Для каждой подписи храните сведения о владельце, времени и результате проверки. Это помогает восстановить хронологию при запросе юриста.
Создайте резервную копию на отдельном носителе. Периодически проверяйте, что архив открывается и контрольные суммы совпадают.
Ограничьте запись в завершённом архиве. Рабочие копии и экспорт для анализа храните отдельно.
В Добыто можно связать карточку договора с уведомлениями и историей действий, чтобы не собирать подтверждения вручную.
Проверка перед завершением маршрута
Убедитесь, что подписаны все обязательные участники. Проверьте, что отказ одного человека не оставил документ в статусе «завершён».
Сверьте финальную версию с согласованным текстом. Проверьте приложения, нумерацию страниц, даты и реквизиты.
Откройте протокол и убедитесь, что в нём указаны все подписи, сертификаты, время и статус целостности.
Скачайте квитанции отправки и получения. Они подтверждают маршрут и момент передачи документа.
Для повторной проверки используйте форму ниже и сохраняйте результат в архиве.
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Как выбрать сервис для сбора подписей
Проверьте, какие виды ЭП принимает сервис. Важно не только наличие УКЭП, но и поддержка НЭП, ПЭП, присоединённых и откреплённых подписей.
Уточните, как система показывает ошибки. Менеджер должен видеть, чей сертификат не прошёл проверку и какое действие нужно выполнить.
Проверьте настройку ролей. Инициатор может создавать маршрут, юрист — проверять полномочия, а руководитель — подписывать без доступа к чужим задачам.
Оцените уведомления. Сервис должен отправлять приглашение, напоминание, сообщение об отказе и итоговую квитанцию.
Уточните, можно ли вернуть документ на доработку без потери предыдущей версии. История изменений помогает объяснить, почему пакет подписан повторно.
Проверьте экспорт. В архиве должны оставаться исходник, контейнеры, сертификаты, протоколы и уведомления, а не только печатная форма.
Спросите об интеграции с учётной системой. Автоматическая передача статуса уменьшает ручной ввод и риск расхождения карточек.
Проверьте резервное хранение и управление доступом. Подписанный пакет должен быть защищён от незаметной замены и случайного удаления.
Для контрагентов важен простой вход. Чем меньше действий требуется для проверки, тем ниже вероятность, что участник отправит файл по незащищённому каналу.
В Добыто можно заранее протестировать маршрут на копии и зафиксировать регламент для всех подразделений.
Мария Ж, спикер конференций по КЭДО и юриспруденции: «Хороший сервис снимает ручной контроль, но оставляет менеджеру прозрачную картину: кто подписал, кто ждёт и что хранится в архиве».
Образцы документов для организации подписания сторонами
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Шаблон соглашения об электронном документообороте | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Договор возмездного оказания услуг (ГПХ) | Скачать |
| Договор с самозанятым (плательщиком НПД) | Скачать |
| Акт оказанных услуг | Скачать |
| Заявление на выпуск квалифицированного сертификата ЭП | Скачать |
| Доверенность на получение сертификата ЭП | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Руководство пользователя Добыто КЭДО | Скачать |
Стоимость КЭДО и сбора подписей
Ниже указаны тарифы КЭДО Добыто. Это стоимость электронного кадрового документооборота, а не цена юридической экспертизы, обучения, адаптации, консультаций или выпуска сертификата.
«Старт» от 30 ₽/сотрудника/месяц до 25 сотрудников; «Бизнес» от 50 ₽/сотрудника/месяц; минимум «Бизнес» 30 000 ₽/год при минимуме 50 сотрудников; «Корпорация» по запросу.
| Тариф | Условие | Сценарий |
|---|---|---|
| Старт | от 30 ₽/сотрудника/месяц до 25 сотрудников | Небольшая команда |
| Бизнес | от 50 ₽/сотрудника/месяц | Регулярный ЭДО |
| Бизнес, минимум | 30 000 ₽/год при минимуме 50 сотрудников | Годовой договор |
| Корпорация | По запросу | Интеграции и сложные маршруты |
Подробные условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. Настройка юридического процесса согласуется отдельно.
Выводы
Онлайн-сбор подписей требует финального файла, понятного маршрута и проверки каждой подписи.
Последовательный маршрут удобен для контроля очереди, а параллельный — для независимого подписания одной версии.
Оригинал, контейнеры, сертификаты, протоколы и квитанции хранят вместе. Так проще доказать состав и момент завершения обмена.
FAQ: как собрать подписи сторон онлайн
Можно ли собрать подписи людей из разных организаций?
Да. Участники могут использовать разные сертификаты и удостоверяющие центры, если система поддерживает их форматы и стороны согласовали правила ЭП.
Что выбрать: последовательный или параллельный маршрут?
Последовательный маршрут выбирают для фиксированной очереди. Параллельный подходит, когда несколько участников подписывают одну версию независимо.
Можно ли отправить документ по электронной почте?
Технически можно, но для юридически значимого обмена лучше использовать систему, которая фиксирует версии, подписи, уведомления и квитанции.
Что делать, если контрагент не подписал документ вовремя?
Проверьте статус доставки, отправьте напоминание и сохраните историю уведомлений. Не создавайте новый документ без связи с первоначальной версией.
Нужно ли передавать контрагенту сертификат?
Для проверки подписи сертификат обычно входит в контейнер или протокол. Закрытый ключ и пароль передавать нельзя.
Как доказать, что подписали именно согласованный файл?
Сохраните исходную версию, хеш, отчёт проверки и маршрут согласования. Эти материалы связывают содержание документа с каждой подписью.
Мария Ж, автор более 1000 материалов о цифровой подписи и КЭДО: «Онлайн-маршрут ценен тем, что сохраняет не только подписи, но и последовательность действий каждого участника».
