Подписать документ в Такском-Файлер можно за пару минут: открыли входящее письмо, проверили содержимое, нажали кнопку подписания квалифицированной электронной подписью — и документ ушёл контрагенту с юридической силой оригинала. Ниже разберём, что для этого нужно настроить на рабочем месте, какой подписью подписывают разные типы документов, как подписать входящий и исходящий документ, как это работает в мобильном приложении и через роуминг с другими операторами. Тема входит в общий разбор про программы для подписания документов ЭЦП, где сравниваются интерфейсы и форматы подписи.
Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.
Что нужно для подписания документа в Такском-Файлер
Перед первым подписанием рабочее место настраивают один раз. Нужен сертификат электронной подписи, криптопровайдер и несколько вспомогательных компонентов. Без них кнопка подписания просто не сработает, и вы получите сообщение вида «Документ не был подписан».
Минимальный комплект такой. Квалифицированный сертификат (УКЭП) — на токене или в облаке. Криптопровайдер КриптоПро CSP, установленный на компьютере; именно он формирует криптографию по ГОСТ. Если ключ лежит на флешке (так в речи называют юсби-токен Рутокен или JaCarta), ставят ещё и драйверы этого токена. Актуальный браузер — Chrome, Яндекс.Браузер, Edge, Firefox или Safari. И утилита «Такском-Агент» вместе с «Мастером настройки рабочего места», которая проверяет связку браузер — криптопровайдер — сертификат. Для печати и просмотра пригодится Adobe Acrobat Reader 6.0 или выше, для работы вспомогательных приложений — Microsoft .NET Framework 4 и Windows Installer 3.1.
Сама настройка идёт по шагам через мастер. Заходите на страницу входа в «Такском-Файлер», выбираете вкладку «По сертификату», жмёте «Настроить», скачиваете «Такском-Агент», запускаете установщик и дальше следуете подсказкам на экране до сообщения о завершении. После этого сертификат регистрируется в системе — из списка установленных, из облака либо из сертификата DSS.
Важный момент по совместимости сертификатов. В «Такском-Файлер» принимаются сертификаты, выпущенные любым аккредитованным удостоверяющим центром — Контур, Тензор, Астрал и другими. То есть переходить на УЦ Такскома, если у вас уже есть рабочая УКЭП, не обязательно. Сам сертификат руководителя организации сейчас выдаёт удостоверяющий центр ФНС России и его доверенные лица, а сотрудники подписывают своей подписью физлица плюс МЧД.
Какой электронной подписью подписывают документы в Такском-Файлер
Стороны вправе сами выбрать вид подписи для большинства договоров — простую (ПЭП), усиленную неквалифицированную (НЭП) или усиленную квалифицированную (УКЭП). Это прямо следует из 63-ФЗ, той самой «тройки». Но есть документы, где выбора нет. Счёт-фактуру и УПД по требованию пункта 6 статьи 169 НК РФ подписывают только квалифицированной подписью. Поэтому в формализованном документообороте через оператора по умолчанию работают на УКЭП — так надёжнее и спорить с налоговой не придётся.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Частый затык на старте — люди думают, что для оператора ЭДО обязательно нужна какая-то особая подпись. Нет. Та же УКЭП, которой вы сдаёте отчётность, спокойно работает в Файлере. Денюжки на отдельный серт тратить не нужно, проверьте сначала, что есть.»
Как подписать входящий документ в Такском-Файлер: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Войдите в «Такском-Файлер» по сертификату или по логину и паролю.
- Шаг 2. Откройте раздел «Документооборот» — «Входящие». Документ, который ждёт подписи, помечен значком «Перо» зелёного цвета.
- Шаг 3. Откройте документ, проверьте реквизиты и содержание. На печатной форме виден штамп оператора ЭДО и данные о подписи отправителя.
- Шаг 4. Нажмите «Принять и подписать» — подписание УКЭП произойдёт автоматически, контрагент получит подтверждение. Если нашли ошибку, нажмите «Уточнить» и опишите замечание.
- Шаг 5. Проверьте статус в колонке «Статус»: значок завершённого документооборота означает, что обе стороны подписали. При необходимости документооборот выгружают архивом по ссылке «Скачать».
Как создать, подписать и отправить исходящий документ
Исходящий документ подписывают на этапе отправки. Логика простая: создали или загрузили файл, проверили, нажали отправку — документ автоматически подписывается вашей ЭП и уходит контрагенту.
В личном кабинете открываете раздел «Документы», жмёте «Создать» (или «Новый документ»). Дальше либо формируете документ в интерфейсе, либо прикрепляете готовый — из облака, с компьютера или с телефона. Нажимаете «Отправить» — файл подписывается ЭП и фиксируется в истории документооборота. Если объём большой, в Файлер закидывают пачку документов скопом: перетягиваете несколько файлов с ПК, они попадают в «Черновики». Есть и автоматический вариант через бесплатный «Такском-Ассистент» — он сам подхватывает файлы из назначенной папки на компьютере и заливает их в систему. Доступность Ассистента зависит от тарифного плана, это стоит проверить заранее.
В практике Добыто мы постоянно видим, что именно настройка рабочего места и связка криптопровайдера с браузером съедает у новичков больше всего времени. Сам процесс подписания — дело пары кликов, а вот мастер настройки, драйверы токена и плагин КриптоПро иногда упираются в права администратора на машине.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Когда документ ушёл через оператора, в нём фиксируется вся цепочка подписей с метками времени. На практике в суде это работает железно: видно, кто, когда и каким сертификатом подписал. Это не верхушка айсберга, а реальная доказательная база.»
Если рабочее место не настраивается, плагин КриптоПро не видит сертификат, а токен не пробрасывается в браузер — это типовая ситуация, и тратить на неё неделю не стоит. Специалисты Добыто настраивают подписание и обмен документами под ключевые носители и облачную подпись, а заодно выстраивают маршруты согласования, чтобы документ не зависал между подписантами.
Подписание документов в мобильном приложении Такском-Файлер
Файлер — это веб-сервис в браузере и мобильное приложение. С телефона документы подписывают квалифицированной подписью, которая хранится на «Рутокен с NFC»: приложили смарт-карту к смартфону, подтвердили — готово. Удобно для руководителя в командировке или в отпуске, когда нет привязки к рабочему компьютеру. Там же согласовывают документы: отправляете на согласование нужным сотрудникам или согласовываете то, что прислали вам. Можно задать форматы документов, которые автоматически проходят согласование через определённых людей.
Образцы документов для работы с электронной подписью
Открыть список документов
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Инструкция по установке ЭЦП на компьютер | Скачать |
| Ответы на вопросы об установке ЭЦП | Скачать |
| Памятка по настройке КЭП для налоговой | Скачать |
| Заявление на выпуск квалифицированного сертификата ЭП | Скачать |
| Заявление на аннулирование сертификата ЭП | Скачать |
| Доверенность на получение сертификата ЭП | Скачать |
| Согласие на обработку ПДн для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Руководство пользователя Добыто КЭДО | Скачать |
Присоединённая и отсоединённая подпись, SIG и подписание файлов вне ЭДО
Внутри Файлера подпись формируется автоматически, и думать о её формате не приходится. Но иногда нужно подписать файл, созданный вне системы ЭДО — например, договор в PDF или Word. Тут полезно понимать два вида подписи. Присоединённая — когда подпись включается внутрь самого файла-контейнера. Отсоединённая (открепленная) — когда подпись лежит рядом отдельным сиг-файлом, тем самым SIG. Технически это форматы CMS (он же PKCS#7) либо усовершенствованные форматы CAdES. Для архивного хранения в подпись добавляют метку времени, иначе при истечении срока сертификата проверка станет проблемой.
Для подписания файлов вне ЭДО у Такскома есть бесплатная программа «КриптоЛайн»: она подписывает Word, Excel, PDF, JPEG и другие форматы, проверяет и удаляет подпись, умеет добавлять вторую подпись к файлу. PDF подписывают и через Adobe Acrobat Reader DC: пункт «Заполнить и подписать», затем «Сертификаты», «Поставить цифровую подпись», выделяете область, жмёте «Подписать» и сохраняете. Для Word и Excel используют лицензию КриптоПро Office Signature.
Проверка электронной подписи онлайн — сервис Добыто
Проверка электронной подписи
Следите за нашими каналами
Никакой воды — только важное и новости первыми.
Загрузите файл подписи или пару файлов для открепленной подписи.
Сервис проверит целостность подписи и покажет сведения о сертификате.
1 Выберите тип подписи:
Для присоединенной подписи нужен один файл. Для открепленной проверки требуются документ и файл подписи.
2 Загрузите документ и подпись:
Документ
Файл подписи
Подписать документ электронной подписью онлайн
Роуминг и обмен с контрагентами на других операторах
Если контрагент работает не в Такскоме, а у другого оператора, документы идут через роуминг. В «Такском-Файлер» услуга роуминга бесплатна, и это заметный плюс при выборе. Подписанный вами документ долетает до контрагента в Контуре, Тензоре или Астрале, статусы синхронизируются. Принцип подписания на стороне получателя такой же — открыл, проверил, подписал своей УКЭП.
Логика подписания у разных операторов похожа, но интерфейсы отличаются. Если ваш контрагент сидит в Тензоре, ему пригодится отдельный разбор, как подписать документ электронной подписью в Тензоре.
А для тех, кто перешёл на Астрал, есть инструкция, как подписать документ ЭЦП в Астрале. В сервисе Добыто мы регулярно настраиваем такой кросс-операторный обмен и подключаем подписание под конкретную учётную систему клиента.
МЧД при подписании документов в Такском-Файлер
Если документ от имени организации подписывает не сам руководитель, а сотрудник, нужна машиночитаемая доверенность — та самая эмчедэшка. С 1 сентября 2023 года она обязательна для подписания электронных документов представителем юрлица. МЧД создаётся в формате XML и подписывается УКЭП руководителя организации. В интерфейсе «Такском-Файлер» реализована загрузка МЧД, созданных в сторонних сервисах — по ID или импортом XML-файла, фильтрация доверенностей по статусам и привязка МЧД к конкретному сотруднику-пользователю.
Сотрудник в этом случае подписывает документ своим личным сертификатом физлица, а полномочия подтверждаются приложенной доверенностью. Это снимает необходимость выпускать отдельные сертификаты на каждого подписанта, что для крупного штата экономит и время, и денежки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«С МЧД главный нюанс — доверенность подписывает гендир своей УКЭП, и без этого она не взлетит. Мы при внедрении сразу закладываем создание и регистрацию доверенностей, чтобы потом сотрудники не бегали с вопросом, почему их подпись не принимается.»
Стоимость электронного документооборота и подписания документов
Стоимость зависит от количества сотрудников, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей — вида подписи, интеграции с учётной системой, электронного архива. Подписание входящих документов у операторов обычно бесплатно для получателя, платит отправитель. Если же вы выстраиваете полноценный кадровый и корпоративный документооборот с подписанием, ориентироваться удобнее по тарифам сервиса КЭДО Добыто.
| Тариф | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Старт — для небольших компаний в начале перехода | от 30 ₽ за сотрудника / мес | До 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны |
| Бизнес — для среднего бизнеса с полным набором функций | от 50 ₽ за сотрудника / мес | Неограниченно сотрудников, ПЭП/УНЭП/УКЭП, интеграция с 1С, архив |
| Корпорация — для крупного бизнеса с SLA | По запросу | Всё из Бизнес, выделенный сервер, SLA 99.9%, API |
Итоговая сумма складывается из численности персонала и набора модулей, поэтому точную цифру лучше считать под конкретную задачу — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться. Отдельно учитывайте стоимость самих сертификатов и лицензии КриптоПро, если их у вас ещё нет.
Следите за нашими каналами
Никакой воды — только важное и новости первыми.
Частые ошибки при подписании в Такском-Файлер
Первая и самая массовая — не настроено рабочее место. Ставят сертификат, забывают про драйверы токена или плагин КриптоПро, и при подписании выскакивает «Документ не был подписан. Документ не отправлен». Мотив понятен: хочется подписать быстро, минуя мастер настройки. Цена ошибки — сорванные сроки документооборота и повторный заход с техподдержкой.
Вторая — подпись просроченным или отозванным сертификатом. Сертификат перевыпускают раз в год, и если срок вышел, документ либо не подпишется, либо не пройдёт проверку у контрагента. Третья — сотрудник подписывает без МЧД после 1 сентября 2023 года; формально полномочия не подтверждены. Четвёртая — две СКЗИ на одной машине: установка нескольких криптопровайдеров часто приводит к сбоям, лучше держать один.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Логику части технических требований искать бессмысленно, их нужно просто выполнить. Один криптопровайдер на машину, актуальный серт, настроенный плагин — и подписание перестаёт быть шайтан-машиной. Большинство затыков лечится именно на этом уровне.»
Выводы: подписание документа в Такском-Файлер
Подписание в «Такском-Файлер» сводится к двум сценариям: входящий документ принимают и подписывают кнопкой «Принять и подписать» в разделе «Входящие», исходящий подписывается автоматически при отправке из раздела «Документы». Перед первым подписанием один раз настраивают рабочее место: квалифицированный сертификат, КриптоПро CSP, драйверы токена, актуальный браузер и «Такском-Агент». Сертификаты принимаются от любого аккредитованного УЦ, а счета-фактуры и УПД по статье 169 НК РФ подписывают только УКЭП.
На практике стоит заранее проверить срок действия сертификата, держать на машине один криптопровайдер и оформить МЧД для сотрудников, которые подписывают от имени организации — это требование действует с 1 сентября 2023 года. Файлы вне ЭДО подписывают через КриптоЛайн или Adobe Reader, получая присоединённую подпись либо отдельный SIG-файл с меткой времени для архивного хранения. Роуминг в Файлере бесплатен, поэтому обмен с контрагентами на Контуре, Тензоре и Астрале идёт без доплат.
В ближайшее время доля подписаний с телефона и через мобильную подпись будет расти — в том числе за счёт развития удалённой идентификации и приложений от операторов. Компаниям, которые выстраивают сквозной документооборот, имеет смысл сразу закладывать единый процесс: подпись, маршруты согласования и архив в одном контуре, а не собирать его из разрозненных программ.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли работать в Такском-Файлер с сертификатом другого удостоверяющего центра?
Какой подписью подписывать счёт-фактуру в Такском-Файлер?
Что делать, если появляется ошибка «Документ не был подписан»?
Нужна ли МЧД для подписания документов в Такском-Файлер?
Как подписать входящий документ и отказаться, если в нём ошибка?
Можно ли подписать документ с телефона?
Чем присоединённая подпись отличается от отсоединённой?
Как подписать документ, созданный вне системы ЭДО?
Что нужно установить на компьютер для подписания?
Сколько стоит подписание документов в Такском-Файлер?
Можно ли обмениваться документами с контрагентом на другом операторе?
Куда сохраняются подписанные документы?
Подписать документ в Такском-Файлер несложно, когда настроено рабочее место и выбран правильный вид подписи. Но если задача шире — перевести в электронный вид кадровый и корпоративный документооборот, подключить сотрудников, выстроить маршруты согласования и хранить подписанные документы в едином архиве — удобнее работать в специализированном сервисе.
Сервис КЭДО Добыто подключает подписание и обмен документами под любой ключевой носитель и облачную подпись, настраивает интеграцию с учётной системой и сопровождает клиента до полностью самостоятельной работы. Мы знаем практику работы операторов и УЦ, поэтому запускаем подписание без лишних граблей на старте.
- Поддержка всех трёх видов подписей — ПЭП, УНЭП, УКЭП — для любого процесса подписания
- Мобильное приложение для подписания документов с телефона — в командировке и в отпуске
- Готовый коннектор с 1С (ЗУП, КА, ERP) — подписание из привычного интерфейса одной кнопкой
- Гибкая маршрутизация согласования — параллельные и последовательные маршруты, выбор типа подписи на каждом этапе
- Вся цепочка подписей фиксируется с метками времени — защита при проверках и в суде
- Юридическая значимость по 63-ФЗ и 377-ФЗ — электронный документ равносилен бумажному
- Работа со штатными сотрудниками, самозанятыми и ГПХ в одном сервисе